GUIA COMPLETO PARA CONSEGUIR

DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS

INTRODUÇÃO................................................................................................... 3
IMPORTÂNCIA DA EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE PROJETOS....................... 5
ELEMENTOS BÁSICOS DA GESTÃO DE PROJETOS...................................10
DICAS PARA DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS......................... 15
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS............................................... 21
CONCLUSÃO................................................................................................... 25
SOBRE A PROJECT BUILDER........................................................................27
Introdução
 4

A execução de projetos é comum em

empresas de diversos tipos. Desde uma
construção ao lançamento de um
produto, esse tipo de execução faz parte
da rotina dos negócios. Para garantir
a eficiência completa na atuação, é
importante focar na gestão de projetos.

Isso serve como o pilar fundamental de

toda a atuação e considera questões
determinantes para alcançar uma
performance específica. Mais que
saber como colocar isso em prática, é
essencial buscar a eficiência e meios de
descomplicar a atividade.

Pensando nisso, elaboramos um guia

completo com tudo o que você precisa
saber para ter uma gestão de projetos
eficaz e cheia de potencial. Confira!

INTRODUÇÃO
Importância da eficiência na gestão de projetos
 6

A gestão de projetos consiste na execução estruturada e planejada para garantir o melhor aproveitamento dos recursos
disponíveis, em busca de um resultado de interesse.

Para que isso seja possível, ela envolve diversas competências e habilidades, além de conhecimentos técnicos e metodologias. Se o gerenciamento
for executado corretamente e de modo eficiente, ele é capaz de entregar muitos benefícios para a equipe e para o negócio, em geral.

A seguir, veja quais são os pontos positivos e entenda por que a gestão de projetos é tão importante!

REDUÇÃO DOS CUSTOS

Para ser viável, um projeto deve apresentar as

características corretas quanto aos custos. Afinal, se ele for
muito caro, pode não valer a pena ou mesmo ser arriscado
colocá-lo em prática. Então, é essencial definir e controlar
o orçamento e garantir que ele seja respeitado.

A gestão eficiente ajuda exatamente nesse sentido.

Ela é capaz de diminuir erros, aliviar o impacto de
imprevistos e melhorar a organização. Assim, todas
as etapas, do planejamento até a execução, ficam
menos onerosas para o negócio.

IMPORTÂNCIA DA EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE PROJETOS


AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Outro aspecto relevante tem a ver com a ampliação da
capacidade produtiva. Se o gerenciamento realmente
aproveitar os recursos corretamente, o mesmo time
consegue atuar com maior intensidade. Então, é possível ter
uma equipe enxuta e com grande capacidade de entrega.
Além disso, a redução de erros também elimina o
retrabalho, enquanto a organização favorece a criação
de fluxos altamente eficazes. Assim, a conquista de
resultados se torna ainda melhor.
IMPORTÂNCIA DA EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE PROJETOS
7
CUMPRIMENTO DO PRAZO
O prazo de entrega de um projeto é um dos seus elementos mais
importantes. Porém, atrasos em etapas críticas podem dificultar o
seu cumprimento, o que acarreta diversos problemas em potencial.
Com a gestão certa, entretanto, as chances de isso ocorrer
são menores. De fato, com mais estrutura e produtividade
a tendência é que ocorra um cumprimento do prazo ou
até um adiantamento na entrega. Isso permite atender às
necessidades específicas definidas pelas partes interessadas,
evitando a propagação de atrasos.
 8

AUMENTO DA QUALIDADE
DE ENTREGA

Ao mesmo tempo em que há uma

redução de custos e um aumento na
produtividade e na rapidez, há uma
ampliação do nível de qualidade
da entrega. Ou seja, não é porque a
execução se torna mais em conta e eficaz
que ela deixa de atender aos critérios
mínimos exigidos — muito pelo contrário.

Isso é essencial para dar origem a um

produto final que cumpre os seus
objetivos, dentro de uma proposta
viável e atraente. Se o projeto for a
implementação de uma tecnologia em
determinado processo, por exemplo,
é provável que o seu uso tenha muito
menos erros e vulnerabilidades se tiver
uma gestão eficiente.

IMPORTÂNCIA DA EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE PROJETOS

 9

GARANTIA DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE

Utiliza-se o gerenciamento de projetos, também, para que seja possível conquistar a avaliação positiva do cliente. Graças a essa
abordagem, é possível atender a todas as expectativas de quem solicita a execução de um projeto, em busca de um resultado.

Isso é essencial para melhorar a reputação do negócio, gerar fidelização e até garantir mais previsibilidade de resultados. Desse modo,
é possível atingir os objetivos estratégicos com a empresa.

IMPORTÂNCIA DA EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE PROJETOS

Elementos básicos da gestão de projetos
 11

Para que o gerenciamento de projetos seja executado, há alguns conceitos e elementos fundamentais e que direcionam toda a
atuação. Então, conhecer esses aspectos é indispensável para que seja possível explorar todos os aspectos positivos e realmente
conquistar eficiência.

Nesse sentido, venha descobrir quais são os elementos básicos da gestão de projetos e saiba o significado de cada um!

ESCOPO

O escopo funciona como o “esqueleto” ou a

estrutura de um projeto. É nesse documento
em que estão definidas todas as questões
relevantes para que o projeto aconteça de
forma a atingir as expectativas.

Só que o escopo é mais que um planejamento.

Além de definir as metas, ele conta com um
plano de ação, com um cronograma, com um
orçamento e assim por diante. Também define
todas as tarefas, as relações entre elas e os
fluxos de trabalho. Portanto, é essencial para a
conquista de desempenho.

ELEMENTOS BÁSICOS DA GESTÃO DE PROJETOS


QUALIDADE
A qualidade compreende os critérios definidos pelo cliente e
que têm que ser atendidos na entrega. Ou seja, ela determina
como deve ser o produto e quais parâmetros ele deve atingir.
O projeto para a criação de um produto, por exemplo, pode
exigir qualidades específicas de forma e função, o que
exige o uso de certos materiais e elementos de design.
Então, essa questão envolve as expectativas do dono do
projeto e orienta o que se deve alcançar.
ELEMENTOS BÁSICOS DA GESTÃO DE PROJETOS
12
CUSTOS
Como dissemos, a viabilidade econômica de um projeto é
critério indispensável para o sucesso. Então, o planejamento
e o acompanhamento de custos fazem parte da gestão de
negócio. A intenção é impedir desperdícios e gastos extras,
acima do previsto ou provisionado.
Para que seja possível respeitar tais valores, há a elaboração
de um orçamento. Ele define quais recursos seguem para
quais áreas, além de prever uma reserva de emergência.
 13

TEMPO

Como dissemos, a entrega a tempo é crucial para atender às expectativas e garantir a viabilidade econômica do projeto. Nesse sentido, a
definição de prazos é um elemento crucial para etapas individuais e para o produto final.

Nesse sentido, é comum que o gerenciamento elabore um cronograma de execução, com prazos definidos para as etapas. É comum
que as tarefas mais complexas tenham um prazo mais longo, de modo a atender a todas as necessidades.

RISCOS

Os riscos de um projeto são as situações

atípicas e que podem causar impactos
indesejáveis na execução de uma ou
várias etapas. O ideal é que eles sejam
identificados e gerenciados de maneira
antecipada, como forma de prevenção.

Também é importante haver um plano

de mitigação, de modo a diminuir as
potenciais dificuldades causadas pela
consolidação de riscos.

ELEMENTOS BÁSICOS DA GESTÃO DE PROJETOS

 14

STAKEHOLDERS

Os stakeholders são as partes interessadas e envolvidas

no projeto. Então, isso inclui o cliente direto, mas também
os gerentes e tomadores de decisão sobre as diversas
etapas de planejamento e execução.

Essas partes devem ser consideradas, em especial,

durante mudanças, em momentos de aprovação e em
outros contextos que possam determinar quais serão os
resultados obtidos pelo projeto.

RESPONSÁVEIS

Os responsáveis são aqueles que devem realizar certas

tarefas delegadas, de modo a atender aos objetivos
previstos no planejamento. São diferentes dos stakeholders
porque são, acima de tudo, executores.

Os responsáveis devem ser muito bem definidos porque

todo esse processo de direcionar atividades tem grandes
impactos na produtividade e na eficiência.

ELEMENTOS BÁSICOS DA GESTÃO DE PROJETOS

Dicas para descomplicar a gestão de projetos
 16

Apesar de ser indispensável para o sucesso, a gestão de

projetos é relativamente complexa, pois envolve diversas
áreas de conhecimento e resultados desejados. Porém, não
é preciso que isso se mantenha dessa maneira.

Com algumas ações, é possível descomplicar o

gerenciamento e obter tudo o que ele tem a oferecer
de positivo. A seguir, veja dicas indispensáveis para
simplificar a gestão de projetos!

ESCOLHA OS PROJETOS CERTOS

Por mais eficiente que seja um gerenciamento, ele não será

suficiente se o projeto não apresentar as características
certas. Por isso, é indispensável ter cuidado com a seleção
de quais projetos serão realizados.

Faça uma análise sobre a viabilidade econômica e,

também, sobre a capacidade técnico-financeira da
empresa. Antes de assumir esse tipo de compromisso, é
indispensável ter certeza de que é possível concluir tudo e,
principalmente, que o resultado vale a pena.

DICAS PARA DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS

 17

ELABORE UM ESCOPO COMPLETO

Com o projeto selecionado, é indispensável elaborar um escopo robusto e que compreenda todos os pontos relevantes. Ele servirá
como um mapa para a atuação de todos os envolvidos e, por isso, deve ser feito de maneira ampla.

É muito importante definir desde os objetivos e as expectativas até questões práticas de execução e de medição de resultados.
Também é essencial explicitar todas as etapas necessárias até a conclusão, por mais simples ou óbvias que pareçam. Assim, há
menos riscos de ocorrerem perdas.

ELABORE PLANOS DE AÇÃO

Sabendo tudo o que precisa ser feito, é o momento

de estabelecer como todas as atividades devem ser
executadas. É o caso de estabelecer em qual ordem
elas devem ser colocadas em prática ou como os
resultados de cada fase serão validados, por exemplo.

A criação de planos de ação deve considerar

todas as características relevantes. Isso inclui
os recursos que serão utilizados, os resultados
desejados e as técnicas utilizadas.

DICAS PARA DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS


DEFINA OS PRAZOS CORRETAMENTE
Junto ao escopo e ao plano de ação, é fundamental
determinar e controlar os prazos com precisão.
Afinal, um atraso em uma etapa crítica pode atrapalhar
outras fases e, até mesmo, fazer com que o projeto
estoure o prazo previsto.
Por isso, o ideal é criar um cronograma completo,
definindo quando cada atividade deve estar concluída.
Esse elemento deve ser acompanhado à risca, de modo
a maximizar a eficiência.
DICAS PARA DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS
18
MONTE UMA EQUIPE ADEQUADA
Para realmente facilitar a gestão de projetos, é importante
poder delegar tarefas para profissionais capacitados
e comprometidos. Assim, pode-se focar em outras
questões relevantes para o gerenciamento, em vez de
ficar preso à parte operacional.
Isso só se concretiza com a escolha adequada dos
integrantes da equipe, que pode ser multidisciplinar. Vale
considerar a disponibilidade, o desempenho e a capacitação
dos membros para atingir resultados melhores.
 19

ACERTE NA COMUNICAÇÃO

Com o time formado, é hora de fazer com que todos trabalhem juntos e de modo eficiente. Para tanto, é indispensável se preocupar em
evitar ruídos de comunicação e garantir um bom fluxo de informações.

É crucial definir claramente os responsáveis por tarefas e garantir que todos saibam, por exemplo. Também é o caso de integrar setores
e funções, além de realizar reuniões periódicas. Como consequência, todos podem se ajudar rumo ao desempenho desejado.

ESTEJA PREPARADO PARA

IMPREVISTOS

Mesmo com um bom planejamento, nem tudo sai

como o esperado. Então, é indispensável preparar
o projeto para a ocorrência de imprevistos. É o
caso de ter uma reserva financeira ou de ajustar o
cronograma para prever possíveis atrasos.

Quanto maior for a capacidade de antecipar

riscos, problemas e falhas, menor tende a ser o
impacto. Além disso, é uma forma de aproveitar
melhor os recursos disponíveis.

DICAS PARA DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS

 20

SELECIONE BOAS FERRAMENTAS

A gestão de projetos se torna mais simples quando é

apoiada por ferramentas e recursos de qualidade e
que sejam representativos. Por isso, o ideal é selecionar
as alternativas adequadas para as suas necessidades.

Somente dessa maneira você garante que a tomada

de decisão será mais efetiva e capaz de atender aos
objetivos do planejamento.

TENHA O APOIO DA TECNOLOGIA

Por falar em ferramentas, é interessante recorrer à

tecnologia para aumentar a eficiência e diminuir a
complexidade. Como consequência, o gerenciamento
promete ser muito mais eficaz.

Com as tecnologias certas, inclusive, muitos riscos são

reduzidos ou até eliminados, de modo que a execução
de tarefas seja favorecida.

DICAS PARA DESCOMPLICAR A GESTÃO DE PROJETOS

Ferramentas de gestão de projetos

Como dito, as ferramentas certas tornam a gestão de
projetos melhor e mais eficiente. Nesse sentido, alguns
recursos são especialmente importantes, pois trazem
informações e descomplicam a atuação, em geral.
A seguir, veja quais são algumas ferramentas de gerenciamento
de projetos e descubra o que elas podem fazer!
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS
22
GRÁFICO DE GANTT
Em termos de gestão de projetos, o Gráfico de Gantt é
um dos mais importantes. Seu papel é servir como um
recurso visual de monitoramento de prazos e progresso.
Por meio da sua análise, é possível saber quais são as tarefas
simultâneas em execução, quais foram finalizadas e quais virão.
Inclusive, é possível saber se existe algum atraso, por exemplo.
DIAGRAMA DE PARETO
O Diagrama de Pareto utiliza a regra de 80/20, que diz
que 20% dos esforços são responsáveis por 80% dos
resultados. Isso se aplica a quase qualquer relação de
causa e efeito, como custos e desempenho ou tempo
usado versus andamento até a conclusão.
Para elaborá-lo, é preciso fazer um histograma de frequência
e avaliar quais são as questões que respondem por 80%
dos problemas ou situações. Assim, é possível saber onde é
melhor focar esforços e o que deve ser priorizado.
 23

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Também conhecido como diagrama espinha de peixe, o

Diagrama de Ishikawa permite conhecer a relação de causa e
efeito em diversas situações. Ele utiliza 6 aspectos principais:

• método;

• material;

• mão de obra;

• máquina;

• medida;

• meio ambiente.

É possível realizar um brainstorming para encontrar as

possíveis causas de problemas. Isso ajuda na definição de
soluções pelo projeto e também pode ser aplicado para
avaliar dificuldades na execução.

FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS

 24

SOFTWARE DE GESTÃO

Os recursos anteriores são ferramentas

consagradas ao longo das décadas e que
podem ser executados de modo manual.
No entanto, é possível ir além para ter
melhores resultados — e isso ocorre
graças ao uso do software de gestão.

Com uma solução como o Project Builder,

você centraliza informações, mantém
a comunicação com o time e consegue
visualizar melhor todos os resultados.

Entre as soluções também estão

a documentação de projeto, o
acompanhamento de execução e a geração
de relatórios, entre outros aspectos.
Assim, você consegue atuar de maneira
ainda mais relevante e diferenciada.

FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS

Conclusão
 26

A gestão de projetos pode ser

descomplicada com a ajuda de uma
abordagem estratégica e que faz
uso das ferramentas e dicas certas.
Dessa forma, é possível simplificar os
processos, que vão do planejamento
à execução e que culminam na
consolidação de resultados.

CONCLUSÃO
Sobre a Project
Builder

Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos
portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta
performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:

• nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso,
se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos;

• temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos

pacotes de consultoria baseadas nesta metodologia para o uso efetivo do Project Builder;

• produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e

desenvolvimento de produtos. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, Webinars e
templates na Academia Project Builder.

Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa solução por meio de uma demonstração por
vídeo ou realize um teste gratuito!