INSTITUTO TERCEIRA VISÃO

:: APRENDA A ADMINISTRAR O SEU TEMPO ::

ENSINO MULTIDISCIPLINAR EM TERAPIAS NATURAIS,

HOLÍSTICAS E COMPLEMENTARES
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GESTÃO DO TEMPO

Aprender a administrar o nosso tempo pode ser o princípio chave para um melhor
desempenho pessoal e profissional.

Partimos da ideia de que, compreendendo o tempo, estaremos aptos a identificar as

principais fontes de desperdício do mesmo e a dominar as técnicas que introduzem maior
eficácia na gestão do tempo e das prioridades.

Compreensão do tempo

O tempo é considerado o recurso mais escasso e valioso à face da Terra.

Com efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na história
da Humanidade, é dinheiro.

Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar,

no local de trabalho ou fora dele pois as atitudes das pessoas em relação ao tempo são
complexas e variáveis.

As nossas atitudes em relação ao tempo estão em constante mudança e, muitas dessas

mudanças devem-se ao aparecimento de novas tecnologias que afetam o nosso trabalho,
viagens e comunicações.

A Internet tornou a troca de informações quase instantânea e muito mais prática. Comunicar-
se com um familiar que mora em outro estado ou outro país se tornou ainda mais fácil. Há
alguns anos, a comunicação a longas distâncias era demorada. As cartas levavam dias até
chegarem aos seus destinos e, por muitas vezes se perdiam no caminho. Mas, era tão bom
receber uma carta de familiares, não é mesmo?

A internet, o avanço tecnológico gerou um aumento das opções disponíveis possibilitando-

nos a fazer mais coisas em espaços de tempo menores, em prazo reduzidos, em um único
dia. No entanto, por outro lado, aumenta a pressão do nosso tempo.

Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo, mas que seja de modo eficiente
e produtivo. De fato, todos temos bastante consciência do uso do tempo, porém, nem sempre
prestamos atenção em como passamos rápido por ele.

Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo diminuem a eficiência e a

produtividade! O importante é gerir o tempo adequadamento, compreendendo
quanto tempo precisamos por dia, para que sejamos eficientes e produtivos ao
mesmo tempo.

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Uso do tempo

Poucas são as pessoas que admitem que grande parte do dia (de trabalho) não é produtivo.

No entento existe uma maneira de gerir melhor o tempo que é analisar a forma como o
utilizamos, e estudar maneiras de distribuiras tarefas dentro do tempo, de um modo mais
eficaz.

Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

Avaliação do seu dia

• Há sempre exigências na utilização do tempo. É fácil gastar muito tempo com coisas
rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade.

• É importante avaliar como dividimos o nosso dia...

• Damos prioridade ao nosso trabalho de modo a debruçar-se sobre os assuntos mais

urgentes?...

• ... Ou concentramo-nos a terminar primeiro as tarefas mais agradáveis?...

• ... Nos distraimos com facilidade com situações que não condizem ou não estavam
programadas para o nosso dia?...

• ... Desperdiçamos muito tempo, quanto?

• ... Como avaliamos o tempo desperdiçado? Tenho uma agenda e anoto os horários
destinados para cada tarefa?...
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Não podemos achar que devemos fazer tudo, que não precisamos de ajuda para
determinadas tarefas, que tudo só depende de nós. Precisamos entender o que podemos e
o que devemos delegar.

Custos do tempo

Você sabe o custo do seu tempo? Quanto vale uma hora do seu trabalho? Aqui estamos nos
referindo a custo de trabalho, custo do nosso tempo dedicado as atividades do dia-a-dia.

Podemos calulcar o custo do nosso tempo de trabalho e mensurar quanto tempo não está
senod utilizado de forma eficientemente.

Você deve estar se perguntando qual é o objetivo de saber o custo do seu tempo, não é
mesmo?!! Hoje em dia, se ouve muito falar, “não se tem mais tempo para nada”; o dia
precisaria de umas 70 horas mais ou menos”; “nunca consigo concluir todas as atividades
que estão na minha agenda pois me faltam horas no dia”; e, assim por diante. Mas realmente
faltam horas ou fata uma gestão organizada do tempo que deverá ser utilizado para cada
atividade, para cada compromisso, para o dia ser útil e rentável?

Bem, podemos utilizar uma fórmula para entender muito bem se estamos utilizando o nosso
tempo de trabalho de forma adequada, útil e eficiente.

Para descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o seu tempo no trabalho, basta
utilizar a seguinte fórmula:

Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salário anual por 1,5
– para incluir despesas gerais – e divida pelo número de horas de trabalho anual (as horas
de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.

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Podemos utilizar esses cálculos para analisar o custo relativo de algumas atividades típicas
do seu nosso dia-a-dia, tais como preparar uma reunião em vez de pedir à outra pessoa que
o faça! No entanto, é extremamente importante e saudável avaliar o que estamos fazendo
que não precisamos mais fazer e, o que estamos fazendo que outra pessoa pode fazer.

Diário do tempo

Você já imaginou ter todo o seu tempo cronometrado, organizado e gerido por uma agenda?
É isso mesmo. Hoje podemos utilizar diversas ferramentas que podem nos auxiliar de forma
fantástica na organizaçõa das tarefas e mensuração do tempo para cada tarefa. Agendas
digitais, agendas de papel, planilhas de excel, aplicativos digitais entre outros. Registar
diariamente quanto tempo passa com determinadas atividades é fundamental para conseguir
gerir o seu tempo eficientemente.

No entanto, vale ressaltar que devemos gerir o tempo de forma saudável e não com pressa,
ansiedade e falta de comprometimento.

Podemos nos surpreender com os resultados da gestão do nosso tempo ao visualizarmos a

quantidade de tempo que desperdiçamos e como poderemos ajustar isso. O diário do tempo
nos possibilita um ponto de partida para avaliar quais são as áreas que precisam de ajustes
e melhorias.

Para o profissional da área holística é extremamente importante que se adapte a utilização

de uma agenda, onde possa controlar o tempo de cada atendimento, o tempo de intervalo
para o lanche e descanso, o tempo que precisará no dia para dedicar a todos os clientes da
mesma forma. Importante salientar que a utilização de uma agenda possibilita que o
profissional saiba quem será o seu primeiro cliente do dia, quem será o próximo cliente, quais
são as técnicas holísticas previstas para aquele atendimento, bem como, o tempo que
precisará para aplicação das técnicas. Lembrando que algumas técnicas holísticas como por
exemplo a TVP-Terapia de Vivências Passadas e Regressão terapêutica geralmente, precisam
de um tempo maior. No geral, o tempo de um atendimento terapêutico varia entre 40 e 50
minutos.

Bem, com o seu diário do tempo, poderá mensurar quanto tempo leva para cada atividade,
anotando ao lado da mesma o horário de início e o horário de finalização da tarefa e ou
atendimento. Assim conseguirá verificar em quais períodos do dia ou, em quais atividades
está desperdiçando tempo ou está dedicando pouco tempo.

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Revisão do Diário do tempo

Para analisar o seu diário do tempo, uma dica é organizar suas tarefas em categorias, de
acordo com a natureza de cada uma. Calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de
tarefa, tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a correio, ajuda a colegas,
telefonemas, atendimentos terapêuticos e etc.

Poderemos calcular, então, o percentual de tempo investido em cada tarefa. Desta forma
conseguiremos compreender como distribuir melhor o nosso tempo.

Com o diário do tempo pode-se avaliar a eficiência do nosso trabalho!

Divisão de Tarefas

As categorias pelas quais distribuiu-se as tarefas diárias podem ser subdivididas em grupos
como por exemplo:

• tarefas de rotina;

• projetos em decurso;

• tarefas que desenvolvem mais o trabalho;

Após dividir as tarefas em grupos é relevante descubrir o percentual de tempo total que
precisará para cada cumprir as tarefas de cada grupo.

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Uso do tempo

Distribuição Ideal Do Distribuição Real Do

Tempo Tempo

Tarefas de rotina 15% 60%

Projetos em decurso 25% 25%

Planejamento 60% 15%

Analisar a distribuição do tempo do nosso dia-a-dia possibilita uma organização e

planejamento fundamentais para o bom fluxo do trabalho. Avaliar a divisão e organização
das tarefas vai de encontro às expectativas do seu dia de trabalho.

De tempos em tempos é fundamental reavaliarmos as atividades diárias e a organização do

nosso tempo e, existem algumas perguntas importantes para entendermos se estamos no
caminho certo.

• Estou fazendo tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?

• Há assuntos que se repetem no meu diário de tempo?

• As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planejado/pensado?

• Tenho tempo suficiente para ser criativo e inovador?

• Existe algo que eu estou fazendo que não tem mais necessidade de ser realizado?

• Existe algo que pode ser modificado, alterado, mudado?

• Em quais atividades do dia de trabalho precisarei de ajuda?

Para os profissionais da área holística nos atendimentos terapêuticos:

• Estou cumprindo com os horários dos atendimentos terapêuticos?

• Estou atrasando o próximo atendimento terapêutico?

• Quantos clientes/utentes posso atender em um dia de trabalho?

• Minha agenda de horários está organizada?

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Avaliação da Eficiência

• Quão perto está o seu modelo de trabalho da distribuição ideal 60:25:15?

• Será que reúne capacidades de gerir o tempo?

Programe um dia de trabalho, partindo de uma situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!

Planejamento para o sucesso

A gestão do tempo é o cerne do planejamento da nossa vida e da gestão do estresse.

Alcançar o planejamento ideal diz respeito ao que se pretende na vida e como nos planejamos
atingir os objetivos. Porém, para muitas pessoas o primeiro desafio é “O que é que eu
pretendo da vida?”...

É uma profunda mas importante questão, desejar sentir-se preenchido, completo.

Disponibilizar tempo do seu dia, da sua vida para refletir sobre este assunto é extremamente
importante pois, depois, terá o entendimento para estabelecer para si mesmo objetivos
específicos.

Estabeleça Prioridades

Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência, o que significa que, muitas vezes, as
coisas fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difíceis que
realmente alteram as nossas vidas...

A prioridade deve, então, ser determinada tanto pela urgência como pela importância,
assim como pela duração da execução de uma tarefa.

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Faça uma Lista

Mantermos, sempre, uma lista dos “afazeres” e nos certificarmos de que atribuimos uma
prioridade a cada uma das tarefas poderá ser uma ferramenta crucial no processo de regencia
do seu tempo. Podemo utilizar um sistema simples elencando as tarefas como:

• Prioridade Elevada

• Prioridade Média

• Prioridade Baixa

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Planejamento para o sucesso

A lista de planejamento nos ajuda a nos concentrarmos nas áreas mais importantes do nosso
trabalho e da distribuição adequada do nosso tempo para as atividades diárias.

Se não atribuirmos prioridades aos nossos objetivos e tarefas, a tendência é fazermos as

coisas de que mais gostamos ou as que podem ser feitas mais rapidamente deixando o que
realmente é urgente para depois. As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho
ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte, compromentendo, muitas vezes o
alcance dos objetivos.

Comprometa-se com um início

Após a atribuição de prioridades, é necessário estabelecer uma data para início do controle
do diário de tempo.

Muitas pessoas concentram-se em prazos, porém, temos que ter cuidado pois, poderemos
deixar as coisas para o último minuto. As vezes os prazos atuam como ímãs para o minuto
final.

Urgência e importância

Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se às atividades que ficam na zona
M1 (muita importância e muita urgência) e P1 (pouca importância e muita
urgência). São raras as pessoas encontrando tempo para as M2 (muita importância mas
pouca urgência).

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Este planejamento pode ser aplicado tanto no dia-a-dia, como em mudanças na vida.

Vamos lá, pergunte a si mesmo:

• Qual a percentagem de tempo que é gasta nas atividades M1 e P1, juntas?»

• Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a
percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?

• Gasta tempo suficiente com as atividades do tipo M2?

• Estas são as que, raramente, contribuirão para alterar a sua vida... Como conseguir o
equilíbrio?...

Muitas pessoas não planejam falhar – falham no planejamento!!!

Evite adiamentos

A prorrogação é a arte de se convencer que pode deixar para amanhã o que deveria fazer
hoje.

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O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado a olhar para um trabalho que tem que
ser feito e pensar: “A última coisa que tenho vontade é de fazer isto agora!”

Então, se faz outra coisa qualquer, passando o problema para o dia seguinte. Porém, no dia
seguinte o seu diário do tempo já está comprometido.

Evite a Prorrogação

A prorrogação é o “ladrão do tempo”.

Exigir de si mesmo cumprir tarefas no tempo e prazo determinados é o mínimo que podemos
fazer para gerirmos o nosso próprio tempo para o trabalho. Quando se confrontar com um
prazo limite, fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e mantenha-o. Podemos dividir os
grandes projetos em setores menores de modo a nos ocuparmos deles aos poucos com o
tempo determinado.

Ter uma ideia clara sobre as prioridades e começar fazendo as coisas de maior produtividade
(tarefas mais agradáveis e urgentes/tarefas de maior prioridade).

PLANIFIQUE O SEU TEMPO

Após ter fixado os seus objetivos e prioridades, um bom planejamento ajudá-lo-á a atingi-los

É importante que o planejamento seja criativo, você estará a planejar no futuro e no

desconhecido. Deve, também, ser flexível para que se possa adaptar às possíveis alterações.

Quando surgem ideias claras dos objetivos, é relevante resolver dois aspectos:

• Quanto tempo está ao seu dispor?

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• Com que antecedência pode-se planejar?

Para que os objetivos possam ser alcançados é necessário o planejamento:

• A longo prazo

• A médio prazo

• A curto prazo

CURTO PRAZO

O curto prazo, para a maioria de nós, é formado pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui
e o agora, assim como o culminar de todos os outros planejamentos.

Obtenha o máximo de cada dia:

• Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de

manhã, não desperdice com tarefas de pouca prioridade;

• Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis;

• Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planejado no início de cada dia;

• Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um
começo;

• Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao

“telefone”;

• Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a planejar de
modo mais eficiente;

• Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para leituras;

• Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

Não se torne escravo do seu plano diário! Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado
ao longo do dia!

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MÉDIO PRAZO

• O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso que é importante ter uma
ideia do seu tempo efetivo para planejamento.

Planejamento a Médio e Longo Prazo

• Identifique os seus objetivos a longo prazo, o que lhe dará um sentido de fim em vista,
e uma direção (para prosseguir).

• Reparta os grandes objetivos por setores e utilize a sua imaginação para avaliar todas
as possibilidades e alternativas.

• Use um gráfico de planejamento mensal e/ou anual.

• Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade.

• Mantenha-se flexível no seu planejamento e não tente responsabilizar-se em demasia.

A Gestão do Tempo

Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo:

• Aumentar a quantidade de tempo disponível: sugere que o chefe “alargue” as suas

horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia trazer como consequência uma
grave depressão, esgotamento e falta de eficiência.

• Realizar mais trabalho durante o tempo disponível: esta perspectiva está virada para
o trabalho e para os métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Não
existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo,
poderia converter-se o chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos, em
vez de melhorar a sua tomada de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades
de chefia.

• Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível: esta perspectiva

sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe
um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceituais, em vez de se
entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais deverão ser
delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia orientada para a ação. Requer
preparação, treino, e, em geral, um clima organizado e adequado.

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LEIS E PRINCÍPIOS DA GESTÃO DO TEMPO

Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

• O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito tempo.

• Devemos nos concentrar no essencial.

• 80% dos resultados são obtidos com 20% de esforço.

Lei das Sequências Homogêneas de Trabalho

• Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for
executado de modo contínuo.

• Evitar interrupções.

Lei de Parkinson

• O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do

necessário).

• Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo

disponível.

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Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite

• Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e

torna-se negativa.

• Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra coisa.

Lei da Alternância

• Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.

• Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma coisa de cada vez, e faça-a
bem!

Lei dos Ritmos Biológicos

• Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos.

• Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do

dia.

Lei da Dimensão Subjetiva do Tempo

• O tempo tem uma dimensão objetiva e outra dimensão subjetiva que é função do
interesse pela atividade exercida.

• Ter em consideração a dimensão subjetiva do tempo.

Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

Definir claramente os objetivos prioritários a serem alcançados, a função a desempenhar na

empresa e os resultados esperados, de forma a adequar o tempo à atividade a ser
realizada.

Para tanto, ter uma boa agenda, onde são escritas todas as tarefas a serem realizadas e os
compromissos, de modo a libertar a memória para assuntos da vida (pessoal).

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Saber gerir os outros, para controlar as interrupções e minimizá-las. Se trabalhamos, por

exemplo, num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver atividade em open-space,
a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Caso contrário,
identifique uma maneira de informar que não pode ser interrompido naquele período.

É extremamente importante aprendermos a delegar tarefas. Além de ficarmos com muito

mais tempo e de nos preocuparmos menos com as questões operacionais, aumentamos as
competências das pessoas que nos rodeiam.

Definirmos as prioridades, distinguindo entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o

importante, como reuniões, por exemplo. Estas deverão ser curtas, eficazes e bem
preparadas. É imprescindível muita auto-disciplina.

LEMBREMO-NOS...

... Do Exercício Físico

O exercício físico é muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia.

Como atualmente a maior parte do trabalho realizado é de natureza sedentária, passamos a

maior parte do tempo na mesma posição (sentada).

Inscreva-se em uma academia, corra ao final do dia ou pratique um esporte que você goste.

... De Uma Alimentação Saudável

O que comemos, e a que horas nos alimentamos. O ideal é começar o dia com fruta fresca,
cereais ou vitaminas, e finalizá-lo com uma refeição leve. Comida muito pesada à noite pode
provocar-lhe insônia, fadiga ou irritabilidade.

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... De Prevenir O Estresse

Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso poderá transformar-se numa
fonte de estresse. Adapte-se às mudanças com naturalidade. Reserve tempo para programar
as próximas horas de forma produtiva. Planejar as atividades é bom a nível psicológico, pois
permite-lhe comandar o tempo. Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob
o seu controle. Planejar é positivo e ajuda a reduzir o estresse!

Viva intensamente o momento de agora, o hoje. Por isso, planejar o seu dia de trabalho
contribuirá para o seu desempenho profissional interferindo positivamente na sua vida
pessoal.

BOM TRABALHO!!!!

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