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Planejando a execução
da consultoria
palavras chave
Planejamento, Análise, Rota, Ferramenta
32 módulo i • formação de consultores
Nesta Unidade de Estudo você entenderá a importância do planejamento para a consultoria e apren-
derá que o planejamento deve ser uma ferramenta para a redução da possibilidade de erros e para agi-
lizar a tomada de decisão quando os erros acontecerem em um projeto de consultoria, e não uma mera
formalidade administrativa. Ele deve lhe preparar para enfrentar situações indesejáveis.
b) identificar ferramentas de planejamento que possam ser aplicadas a cada projeto de consultoria;
Para você iniciar seus estudos você vai aprender por que planejar.
a) definir prioridades;
c) definir necessidades e buscar soluções para o negócio e para a tecnologia (com a devida antecedência);
e) documentar a atividade a ser realizada facilitando a sua realização pela disseminação uniforme da
informação (a mesma informação para todos), etc.
Então, por que a maioria das empresas não realiza planejamento de forma sistemática nos seus diver-
sos níveis? Seria uma questão cultural? O planejamento não faz parte da cultura?
2 • Planejando a execução da consultoria 33
Yestock ([20--?])
Para responder a essa questão, veja antes o que a Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) por meio do
seu Modelo de Excelência da Gestão (MEG), reconhecido nacional e internacionalmente como uma refe-
rência na área da gestão das Organizações, apresenta.
O texto que segue apresenta 11 Fundamentos da Excelência estabelecidos a partir de uma pesquisa
realizada na década de 1980 pelo National Institute of Standards and Technology (NIST) nos EUA para
identificar as principais características das empresas denominadas de Classe Mundial.
Conheça a seguir os fundamentos em que se baseiam os Critérios de Excelência da FNQ (2009, p.10):
1. Pensamento sistêmico.
2. Aprendizado organizacional.
3. Cultura de inovação.
6. Visão de futuro.
7. Geração de valor.
Desses 11 Fundamentos destacam-se cinco que apresentam uma relação direta com a questão do
planejamento. Conheça a seguir cada um deles.
Pensamento sistêmico
O pensamento sistêmico é o “entendimento das relações de interdependência entre os diversos com-
ponentes de uma organização, bem como entre a organização e o ambiente externo” (FNQ, 2009, p. 10).
Gerar o pensamento sistêmico é a essência do planejamento, sem planejamento não há pensamento sis-
têmico. É por meio do planejamento que se consegue estabelecer as relações de interdependência entre
os diversos componentes do processo de consultoria.
Aprendizado organizacional
O aprendizado organizacional significa a “busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para
a organização por meio da percepção, reflexão, avaliação e do compartilhamento de experiências”. (FNQ,
2009, p. 10). O planejamento é o primeiro passo para sistematização (pensamento sistêmico) do aprendiza-
do. Por meio dele é possível, e importante, avaliar em que se acertou e em que se errou, gerando o conhe-
cimento, bem como estabelecer os processos de comunicação necessários para a disseminação do conhe-
cimento. A figura a seguir mostra exatamente o processo do aprendizado organizacional, sendo que o ciclo
menor representa o gerenciamento da rotina (dia a dia) e o ciclo maior, a melhoria contínua (aprendizado).
Planejamento
Execução
da execução
Definição
das práticas
e padrões
Ação Verificação
Davi Leon (2016)
Melhoria Avaliação
“Qualquer vento serve para quem não sabe para onde quer ir.” Essa frase formulada há mais de mil
anos deixa claro que é preciso de um norte, um rumo, uma direção a ser seguida.
ConstantinosZ ([20--?])
O planejamento pode não ser a direção em si, mas é por meio dele que se pode definir onde e como se
quer chegar, garantindo a constância de propósito.
A principal forma de gerar valor por meio do planejamento é identificar as atividades e processos (da
consultoria) que agreguem valor para o cliente (organização).
36 módulo i • formação de consultores
Visão de futuro
Para se ter uma visão de futuro é necessário ter a “compreensão dos fatores que afetam a organização,
seu ecossistema e o ambiente externo no curto e no longo prazo, visando a sua perenização”. (FNQ, 2009,
p. 10). O planejamento deve ser o momento no qual se busca estabelecer quais são os fatores que afetam
ou podem afetar a consultoria (riscos) e se preparar para eles, garantindo, assim, a constância de propó-
sitos! Então, você acabou de conhecer cinco dos fundamentos que trazem informações extremamente
importantes para um ótimo desempenho do seu papel de consultor.
O mesmo Modelo de Excelência da Gestão apresenta ainda no Critério 2 – Estratégias e Planos, que:
Como você acabou de ver, as organizações de Classe Mundial têm suas principais práticas de gestão
estruturadas com base em 11 Fundamentos, dos quais o planejamento tem a ver com pelo menos cinco
deles. Portanto, essas organizações usam o planejamento como forma de desdobramento da estratégia
em todos os seus níveis, o que nos leva a concluir sobre a importância do planejamento.
A seguir você irá conhecer algumas ferramentas que podem ser utilizadas durante o planejamento.
Considere o ciclo PDCA como a base de todo planejamento. Assim você teria, então:
Para planejamentos de baixa complexidade, a etapa de planejar pode parecer uma redundância. Mas e
se você estiver diante de um planejamento de alta complexidade? E se você tiver que planejar a realização
de um serviço de consultoria a ser realizado em várias unidades de uma mesma empresa, envolvendo vá-
rios campos do conhecimento que devem ser aplicados de forma complementar e ainda com uma equipe
de consultores oriundos de diferentes regiões do país? Então?
Diante do exposto, deve-se salientar que a aplicação das ferramentas que seguem varia justamente em
função do grau de complexidade e de detalhamento necessários para a realização do planejamento.
• Brainstorming;
• Blueprint.
O blueprint nada mais é que um brainstorming em que as pessoas são orientadas a escreverem as suas
ideias, que podem depois serem agrupadas criando “famílias de ideias”, apresentando duas grandes van-
tagens em relação ao método tradicional:
Para o exemplo dado (levantamento de recursos necessários), sugere-se ainda a utilização da ferra-
menta “espinha de peixe” com uma estrutura do tipo 6Ms para melhor direcionar o levantamento.
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Conheça a estrutura típica da ferramenta espinha de peixe e a explicação de cada um dos 6Ms:
Folha de verificação
Usada para tabular resultados e escolher alternativas com base na frequência de ocorrência de um
determinado evento:
Lista de Verificação
Estágio de fabricação: inspeção final Data: 06/04/2006
Produto: plástico moldado Seção: Expedição
Total inspecionado: 1.525 Inspetor: João
Lote: 2006A001 Turno: A
Trincas 11
Peça incompleta 26
Deformação 3
Outras 5
TOTAL 62
Total Rejeitado 42
Diagrama de Pareto
Tem a mesma aplicação da folha de verificação, permitindo a escolha de alternativas com base em uma
frequência acumulada, com ênfase na identificação de aspectos vitais (relação 80/20).
Diagrama de Pareto
500 100%
450 90%
400 80%
350 70%
300 60%
250 50%
200 40%
150 30%
100 20%
Davi Leon (2016)
50 10%
0 0%
Rebarbas Diagrama Diagrama Sem Outros
menor maior usinagem
Dando continuidade aos seus estudos, a seguir você vai conhecer a ferramenta para a priorização e
tomada de decisão.
Matriz GUT
A Matriz GUT trabalha três fatores: gravidade, urgência e tendência. A gravidade está relacionada ao im-
pacto ou tamanho do impacto (positivo ou negativo) que pode ser causado pela ocorrência (ou não ocor-
rência) de determinado fato ou situação. A urgência estabelece a linha de tempo (prazo) que se tem até a
provável ocorrência (ou não ocorrência) de determinado fato ou situação. E a tendência traduz o potencial
positivo ou negativo da situação analisada, ou seja, se ocorrer (ou não ocorrer) isso será bom ou ruim?
A Matriz GUT pode ser uma excelente ferramenta para análise de situações de risco identificadas
durante o planejamento e que podem precisar de planos de contingência.
Agora que você já estudou como elaborar o planejamento, na sequência verá como realizar a análise
crítica. Acompanhe!
Análise crítica
Realizar uma análise crítica significa fazer uma avaliação para verificar se tudo está correto, se nada foi
esquecido. Quando a análise crítica é realizada ao final do planejamento, ela pode ser chamada de verifica-
ção e deve ser realizada preferencialmente por alguém que tenha uma visão geral da atividade planejada.
A verificação pode também ser realizada por um grupo de pessoas, o que pode ser uma boa opção
para planejamentos que envolvem atividades de várias áreas do conhecimento, em que cada pessoa do
grupo terá o conhecimento específico de uma determinada área. Mas mesmo assim é importante que
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um elemento do grupo tenha a visão do todo. Para planejamentos muito extensos, verificações inter-
mediárias podem ser úteis para evitar retrabalhos gerados pela identificação de falhas no planejamento
somente ao final. Quando isso acontecer (verificações intermediárias), devem estar previstas como eta-
pas do próprio planejamento.
Em determinadas situações, pode ser necessário que o planejamento seja analisado criticamente tam-
bém pelo próprio cliente. Nesse caso, chama-se a análise crítica de validação!
A validação (análise crítica pelo cliente) somente deve ser realizada após a etapa de verificação e também
deve estar prevista como uma etapa do próprio planejamento. Tanto a verificação quanto a validação devem
ser registradas de forma a permitir a recuperação da informação relativa a quem, quando e como realizou
a verificação e/ou validação.
“Quem” – Deve reportar uma designação formal de responsabilidade e autoridade para tal.
Aqui se considera importante fazer a seguinte indagação: o que seriam critérios de aceitação para um
planejamento? Como é possível saber se um planejamento está “conforme” esses critérios?
Cada pessoa poderia pensar em critérios próprios, mas sugere-se alguns como ponto de partida. Então,
ao realizar a análise crítica de um planejamento, observe se ele contempla, no mínimo, os aspectos rela-
cionados a seguir.
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Depois de entender a importância da análise crítica e aprender como realizá-la, a seguir você verá
como fazer as mudanças necessárias para o projeto depois de identificados os problemas na etapa de
planejamento.
Corrigindo a rota
Todo planejamento é passível de alteração! É para isso que se planeja!
Mudanças realizadas na etapa de planejamento são muito mais baratas do que quando ocorrem
durante a execução, lembre-se disso!
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Uma vez realizada a análise crítica do planejamento, pode-se ter que fazer algumas correções de rota,
para isso alguns cuidados devem tomados:
c) cópias das revisões anteriores do planejamento devem ser guardadas para o caso de precisarmos
recuperar alguma informação;
d) todas as áreas ou pessoas envolvidas com a etapa a ser alterada devem ser comunicadas;
e) deve haver uma verificação da eficácia da comunicação (para que ninguém diga depois “eu não
sabia!”).
Nesta Unidade de Estudo foi possível ter uma visão geral do planejamento dentro da atividade de con-
sultoria e da importância dele durante o exercício da atividade de consultoria. Na próxima Unidade, você
vai estudar como colocar em prática os conceitos e dicas estudados até aqui.