Praetoriani Server - Material de Estudo para

Concursos Públicos

Adaptação da apostila : Introdução ao Microsoft Access de

Hiroo Takaoka e Ronaldo Zwicker.

http://praetoriani.da.ru
 ALUNO CURSO
Número de matrícula [Inteiro] Código do Curso [Texto (3)]
Nome do Aluno [Texto (30)] Nome do curso [Texto (30)]
Data de Nascimento [Data/Hora]
Sexo [Texto (1)]
Nacionalidade [Texto (10)] DISCIPLINA
Endereço [Texto (50)] Código da disciplina [Texto (8)]
Complemento [Texto (20)] Nome da disciplina [Texto (30)]
Cidade [Texto (10)] Número de Créditos [Byte]
Estado [Texto (2)]
CEP [Texto (9)]
Telefone [Texto (13)] APROVEITAMENTO
Home Page [Hyperlink]
Número de matrícula [Inteiro]
Bolsa [Moeda]
Observações [Memorando] Código da disciplina [Texto (8)]
Foto [Objeto OLE] Nota 1 [Simples] Caixa de
Código do Curso [Texto (3)] Nota 2 [Simples] diálogo de
propriedades
do campo
Cria
Chave Primária formulários,
Muda para o Inserir e Lista de Planilha de
relatórios,
modo folha Salva Excluir linhas propriedades definição de
Índices consultas e
de dados modificações de campos da tabela campos
macros

Tamanho do campo numérico

Tamanho Bytes Variação
byte 1 0 a 255
inteiro 2 -32.768 a 32.767
inteiro longo 4 -2.147.483.648 a 2.147.483.647
simples 4 –3,402823E38 a –1,401298E-45 e 1,401298E–45 a 3,402823E38
duplo 8 –1,79769...E308 a –4,94065...E–324 e 4,94065...E–324 a 1,79769...E308
 Conceito:
É comum que dados de uma tabela
estejam associados com dados de
outras tabelas.
Neste caso podemos estabelecer um
relacionamento entre as duas
tabelas.
É através do relacionamento que o
Access consegue, a partir de dados
numa tabela, obter dados registrados
na outra tabela.
Existem 3 tipos de relacionamentos
entre duas tabelas A e B:
Relacionamento um-para-um
Relacionamento um-para-muitos
Relacionamento muitos-para-muitos
Criação de relacionamentos: Botão Relacionamentos
(1)
(2)
Relacionamento um-para-um:
Ocorre quando um registro na tabela A possui no
máximo um registro associado na tabela B e um
registro na tabela B possui no máximo um registro
associado na tabela A.
Relacionamento um-para-muitos:
Ocorre quando um registro na tabela A pode ter mais
de um registro associado na tabela B, mas um registro
na tabela B possui no máximo um registro associado
na tabela A (Ex.: tabelas Curso → Aluno)
Relacionamento muitos-para-muitos:
Ocorre quando um registro na tabela A pode ter mais
de um registro na tabela B e um registro na tabela B
pode ter mais de um registro na tabela A.
Não podem ser especificados diretamente no Access.
É necessário criar uma tabela intermediária.
(Ex.: tabelas Aluno → Aproveitamento ← Disciplina)
Um relacionamento muitos-para-muitos é
convertido em 2 relacionamentos um-para-muitos
/ Botão Mostrar tabela
(3)
(4)
(5)
(6)
Integridade referencial: É um conjunto de regras utilizadas pelo Microsoft Access utiliza para garantir que os
relacionamentos entre as tabelas sejam válidos e para não eliminar ou alterar acidentalmente os dados relacionados.
Ou seja, consiste nas regras utilizadas para preservar os relacionamentos definidos entre tabelas ao inserir ou
excluir registros. Ao se optar pela integridade referencial, o Microsoft Access impedirá, por exemplo, as operações
de adicionar registros a uma tabela relacionada quando não houver registro associado na tabela primária, alterar
valores na tabela primária que resultariam em registros órfãos em uma tabela relacionada, e excluir registros da
tabela primária quando houver registros coincidentes em uma tabela relacionada.
Chave primária: Um ou mais campos (colunas) cujos valores identificam exclusivamente cada registro em uma
tabela.
A chave primária não pode permitir valores Nulo e deve sempre ter um índice exclusivo.
Exemplos: RG, CPF, Matrícula
Chave primárias de um só campo: Se você tem um campo com valores exclusivos como números de
identificação ou de série, pode designar esse campo como chave primária.
Chaves primárias de vários campos: Em situações em que você não pode garantir a exclusividade de qualquer
campo, talvez seja possível designar dois ou mais campos como chave primária.
A situação mais comum em que isso ocorre é na tabela utilizada para relacionar duas outras tabelas em um
relacionamento muitos-para-muitos.
Chave externa ou chave estrangeira: Campo ou conjunto de campos (colunas) de uma tabela que aparecem como
chave primária em outra tabela relacionada.
Índice: Recurso que agiliza a pesquisa e classificação em uma tabela. É um arquivo auxiliar utilizado internamente
pelo Access para acessar diretamente cada registro do arquivo de dados a ele associado.
A chave primária de uma tabela é indexada automaticamente.
Os campos Memorando, Hyperlink e Objeto OLE não podem ser indexados por causa do tipo de dados.
Índice exclusivo ou Índice Único: Não permite entradas duplicadas no campo indexado.
Criado pela definição da propriedade indexado de um campo como Sim (Duplicação Não-Autorizada).
Definir um único campo como chave primária torna automaticamente este campo um índice exclusivo.
Relacionamento: Uma associação estabelecida entre campos comuns (colunas) em duas tabelas. Um
relacionamento pode ser um-para-um, um-para-muitos ou muitos-para-muitos.
A espécie de relacionamento que o Microsoft Access cria depende de como os campos relacionados são definidos:
• Um relacionamento um-para-muitos é criado quando somente um dos campos relacionados é uma chave
primária de um só campo ou tem um índice exclusivo.

• Um relacionamento um-para-um é criado quando ambos os

campos relacionados são chaves primárias de um só campo ou têm
índices exclusivos.
Esse tipo de relacionamento não é comum, pois a maioria das
informações assim relacionadas estaria em uma só tabela.
A utilização de um relacionamento um-para-um é recomendada quando
você deseja dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma
tabela por segurança ou armazenar informações que se apliquem
somente a um subconjunto da tabela principal.
Por exemplo: Criar uma tabela para registrar os funcionários que
participam de um jogo de futebol para levantamento de fundos.

• Um relacionamento muitos-para-muitos são dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela
cuja chave primária consiste em dois campos com as chaves estrangeiras das outras duas tabelas.
OBSERVAÇÃO: Antes de iniciar a entrada dos dados, fazer a seguinte configuração:
Ferramentas/Opções de Auto-Correção/Desmarcar a caixa “Substituir Texto ao Digitar”
Consultas constituem um recurso útil para obter informações específicas contidas no banco de dados. Com ela podemos:
Escolher campos específicos de tabelas específicas;
Selecionar informações segundo critérios;
Mostrar informações em várias ordens;
Obter dados de várias tabelas simultaneamente;
Calcular totais.
Os registros selecionados em uma Consulta constituem um conjunto dinâmico no sentido de seu conteúdo ter por origem
várias tabelas e no sentido de só existir enquanto a Consulta estiver ativa.

CRIAR NOVA CONSULTA

A obtenção de uma nova consulta é feita a partir da Janela Banco de Dados / Consultas / Criar consulta no modo Estrutura

Tipo de Executa a Mostrar

Consulta consulta tabela

Exemplo: Selecionar todos os alunos do curso de Administração

A janela da consulta apresenta duas áreas, a área das tabelas envolvidas na consulta e a área de especificação da
consulta propriamente dita, denominada grade de design.
Na grade de design a especificação da consulta é feita através da linguagem QBE (Query By Example).
CRITÉRIOS DE SELEÇÃO ENVOLVENDO UM ÚNICO CAMPO
Expressão Resultado
>520 Todos os números maiores que 520
Entre 520 e 528 Todos os números entre 520 e 528 inclusive
= “Carlos Moreira” Todos exatamente iguais a “Carlos Moreira”
“S*” Todos iniciados com a letra S
“fe*eira” Por exemplo: Ferreira, fereira, festeira
“sm?th” Por exemplo: Smith, smyth
“* * *” Nomes de três palavras separadas por um branco
*/*/1993 Todas as datas no ano 1993
>=1/1/1983 e <=31/12/1984 Todas as datas no intervalo
“S*” ou “R*” Todos iniciados pela letra S ou R
nulo Todos os registros com campo nulo
negado nulo Todos os registros com valor no campo
data( ) Todos com a data atual
entre data( ) e data()-7 Todos com a data da última semana

CRITÉRIOS DE SELEÇÃO ENVOLVENDO MAIS DE UM CAMPO

Neste caso, emprega-se as linhas critério e ou da grade de design e utiliza-se as seguintes regras:
Expressões ligadas por e ficam ba mesma linha
Expressões ligadas por ou ficam em linhas diferentes

Exemplos:
1) Selecionar todos os alunos do curso de Biblioteconomia e que nasceram em 1984:

2) todos os alunos do curso de Contabilidade ou alunos nascidos em 1985:

 CONSULTAS COM MÚLTIPLAS TABELAS

TOTALIZAÇÕES

É possível obter totais em consultas. Podemos contar o número de ocorrências de registros, obter somas, médias, mínimos,
máximos, etc. Para obter totais é necessário acrescentar uma linha Total na grade de design o que é feito pelo botão Totais (∑) na
barra de ferramentas ou menu Exibir opção Totais.
 CONSULTAS COM PARÂMETROS
Podemos construir consultas cujos critérios de seleção podem ser fornecidos quando a consulta for executada.
Formulários constituem telas para a entrada de dados e apresentação de informações.
É possível criar rapidamente um formulário através do recurso denominado Assistente.
O Assistente gera formulários relativamente padronizados sobre os quais é possível fazer ajustes depois, se desejado.
CRIAR NOVO FORMULÁRIO/SUBFORMULÁRIO COM O ASSISTENTE DE FORMULÁRIO
1. A criação de um novo formulário é feito na Janela Banco de Dados / Formulários / Criar Formulário usando o assistente
2. Escolha a tabela ou consulta para a qual o formulário será desenvolvido. Ex.: Tabela Aluno

3a. Siga as indicações dadas pela caixa de diálogo e na última clique no botão Concluir. O Access exibe o formulário criado.
É possível ainda criar formulários contidos dentro de um formulário, denominados subformulários.
Ex.: Para cada aluno, listar as disciplinas que estão inscritos com as respectivas notas
3b. Repita os passos 1 e 2 e após escolher a tabela Aluno e selecionar todos os seus campos, escolha a tabela
Aproveitamento e selecione todos os campos exceto o campo Número de matrícula.
4. Certifique que a opção Formulário com subformulário(s) está ativada e se o formulário vai ser exibido por Aluno
incorporando o subformulário de Aproveitamento. Observe que o Assistente conseguiu inferir esta organização baseado no
relacionamento um-para-muitos existente entre essas duas tabelas.

5. Siga as indicações dadas pela caixa de diálogo e na última clique no botão Concluir. O Access exibe o formulário criado.

JANELA FORMULÁRIO NO MODO ESTRUTURA

Inspecione a estrutura de um formulário acionando o botão Modo estrutura. As informações em um formulário estão
contidas em objetos denominados controles.
Mesmo criando o formulário com um Assistente, muitas vezes é necessário adicionar, mover, redimensionar ou ajustar os
controles no Modo estrutura, utilizando para isso a Caixa/Barra de Ferramentas.
Para seleção de um controle clique sobre ele. Aparecem marcas guias de manipulação.
Guias de Movimentação Caixa de texto selecionada
Guias de Redimensionamento
Rótulo
Alguns controles, como as caixas de texto, possuem normalmente outro controle associado do tipo rótulo.
Para movimentar o par rótulo e caixa de texto selecionado, coloque o cursor sobre sua borda inferior até que se
transforme em uma mãozinha, clique e arraste.
 Para mover apenas o rótulo ou a caixa de texto, clique a sua guia de movimentação (o cursor se transforma em uma
mãozinha apontando para a guia) e arraste.
Para mover apenas um dos elementos do par para outra seção (cabeçalho, rodapé) utilize o menu Editar. Selecione o
controle e utilize Recortar. Em seguida, selecione a seção para onde o controle será movido e utilize Colar.
Para restringir a direção de movimentação dos controles, mantenha pressionada a tecla SHIFT, selecione e arraste.
Para redimensionar um controle, posicione o mouse sobre uma guia de redimensionamento, até virar uma seta ↔ de
duas pontas, clique e arraste. Para ajustar as bordas de um rótulo ao texto, use Formatar/Dimensionar/para caber.
É possível adicionar controles para exibir dados adicionais ou tornar o formulário mais atraente ou fácil de usar.
Podem ser adicionados controles vinculados, controles não vinculados ou controles calculados.
Controle vinculado: Use ferramenta Caixa de texto, selecione campo na lista de campos(Exibir) e arraste para o formulário.
Controle não vinculado: Use ferramenta Rótulo e clique no formulário onde deve ficar o canto superior esquerdo do rótulo.
Controle calculado: Use ferramenta Caixa de texto, clique no formulário onde deve ficar o canto superior esquerdo do
controle, digite o nome do rótulo e a expressão de cálculo (inicie a expressão com o sinal de igual e coloque nomes de
campos entre colchetes), clique com o botão direito, selecione Propriedades e digite (Ex.: o Formato e as Casas Decimais).
Mostra a folha de dados, Lista de Caixa de
formulário ou estrutura campos Ferramentas

Controles vinculados
exibem dados do
banco de dados

Controle não
vinculado exibe um
texto informativo

Controle calculado
exibe um valor
derivado de uma
expressão

Selecionador de objetos Assistente para controles

Rótulo
Selecionador de objetos Caixa de texto

Botão alternar
Grupo de opção
Caixa de Seleção
Botão de Opção
Caixa de Listagem
Caixa de Combinação
Imagem
Botão de comando
Moldura de objeto
Moldura de objeto acoplado
não acoplado
Controle guia
Quebra de página
Linha
Subformulário/subrelatório
Mais controles
Retângulo
♦Permitem a apresentação de dados oriundos de tabelas ou consultas em papel impresso, permitindo agrupar
dados.
♦É possível criar rapidamente um relatório utilizando o recurso Assistente e ajustá-lo depois no modo estrutura.

CRIAR NOVO RELATÓRIO COM O ASSISTENTE DE RELATÓRIOS

Ex.: Relação de alunos e suas notas por disciplinas, imprimindo também a média das notas por aluno e disciplina.
1. Na janela Banco de Dados selecione o botão Relatórios e selecione a opção Criar relatório usando o assistente.
2. Escolha os campos Número de matrícula e Nome do aluno da tabela Aluno, os campos Código da disciplina e
Nome da disciplina da tabela Disciplina e os campos Nota 1 e Nota 2 da tabela Aproveitamento.

3. Agrupe os dados por disciplina. Não adicione níveis de grupo pois desejamos calcular a média por disciplina.
4. Escolha a ordem de classificação por nome do aluno e em opções de resumo escolha Média de Nota 1 e Nota 2.
5. Escolha como deseja ordenar o relatório (Tópico 1), o estilo (Corporação) e o título (Alunos por Disciplina).
6. Clique no botão Concluir. O Access exibe o relatório gerado a partir das opções escolhidas.
JANELA RELATÓRIO NO MODO ESTRUTURA
♦O relatório acima gerado pelo assistente apresenta alguns problemas: a legenda Código da disciplina aparece
truncada, há títulos em excesso, resumos não solicitados e não aparecem a média por aluno e a média da média.
♦Todos os problemas citados podem ser resolvidos manualmente na janela Relatório no Modo estrutura.
♦As ações que podem ser realizadas são as mesmas já descritas para o FORMULÁRIO no Modo estrutura.
1. Selecione a legenda (rótulo) Código da disciplina e use o comando do menu Formatar/Dimensionar/para caber.
2. Inclua o controle calculado e o rótulo Média, para calcular a média de cada aluno: =([Nota 1]+[Nota 2])/2 .
3. Clique no botão Propriedades e altere o Formato para Fixo e Casas decimais para 1.
4. Inclua o controle calculado Média para a média da média das notas: =(Média([Nota 1])+Média([Nota 2]))/2
5. Remova as caixas de texto de resumo indesejadas (DEL) e red imensione as linhas que envolvem os rótulos.
6. Para inserir quebras de páginas, selecione o respectivo botão na caixa de ferramentas. Clique no local desejado.