Escritório de Projetos

Natália Sales Lima, PMP

disciplinapmo@gmail.com
 Instrutora

Bacharel em Sistemas de Informação - FIC;

MBA em Gestão Estratégica de Projetos – FIC;

PMP (Project Management Professional);

Analista de Projetos – PMO Banco do Nordeste;

Analista de Projetos Sr.– PMO da Esmaltec (atualmente);

 Agenda
• Aula 1

– Planejamento Estratégico;

– Projeto x Portfólio x Programa;

– Conceitos de Escritório de Projetos;

– Modelos de Escritório de Projetos;

 Como será a nota?

Regras:

10 exercícios;

Grupo de 5 pessoas;

Cada exercício valerá 1,0 ponto;

Será feito em sala;

Planejamento Estratégico
 Estratégia

Traçar metas

Escolha do
Projetar o
que NÃO
futuro
fazer

Estratégia
A Lei da Selva
 Planejamento Estratégico

É um processo gerencial que diz respeito à

formulação de objetivos para a seleção de
estratégias e para sua execução, levando em
conta as condições internas e
externas à empresa e sua evolução esperada.
 Governança: uma visão geral

Missão A razão de ser da empresa

Visão Onde a empresa quer estar no futuro

Valores Princípios

Objetivos estratégicos Grandes resultados

Decisões
Estratégias importantes

Inovações em
Projetos produtos ou
serviços

Projeto Operacionais Projeto Estratégico

Para que as organizações fazem projetos?
Empresa exportação de frutas

Objetivo: aumentar a rentabilidade da minha empresa.

PROJETOS

Estratégia RESULTADO

 Estratégia1: Redução de custo

 Estratégia2: Aumentar o portfólio de produtos
O QUE SÃO PROJETOS?
 O que são Projetos?

São um empreendimento não repetitivos,

caracterizado por uma sequência clara e lógica
de eventos, são temporários, que se destinam a
atingir um objetivo claro e definido, sendo
conduzido por pessoas dentro de parâmetros
bem definidos de tempo, custo, recursos
envolvidos e qualidade
 Projetos

Escola de Samba Construção de Brasília

Maior torre do mundo - Dubai Novos Produtos

 Exercício

1- Defina Programa, e
Portfólio.

2- Exemplifique.

Tempo: 30 min.
 Definições
Um PROGRAMA é um
conjunto de Projetos,
agrupados com a finalidade de
facilitar o gerenciamento, de
uma forma que não seria
possível alcançar os mesmos
resultados se cada projeto
fosse gerenciado de modo
independente.

Um PORTFÓLIO é um
conjunto de Programas e
Projetos, agrupados com a
finalidade de facilitar o
gerenciamento do trabalho
para alcançar os objetivos
estratégicos da Organização.
Programa de Projeto
Portfólio de Projeto
 Projetos x Programas x Portfólio

Projetos Programas Portfólios

Escopo estreito. Foco em Escopo amplo e sujeito a Tem escopo vinculado ao

entregáveis específicos mudanças para atender negocio e muda conforme
às expectativas de ocorrem mudanças nos
geração de benefícios da objetivos estratégicos
Organização
O Gerente de projetos Gerente de Programa têm Gerentes de Portfólio
tenta restringir as que contar com a devem monitorar as
mudanças ao mínimo ocorrência de mudanças mudanças no ambiente
possível e até apoiá-las como um todo
 Projetos x Programas x Portfólio

Projetos Programas Portfólios

O sucesso é medido pelo O sucesso é medido em O sucesso é medido em

atendimento aos termos de ROI termos de performance
requisitos dentro do total do portfólio
prazo e custo planejado
O estilo de liderança é Estilo de liderança focado O estilo de liderança com
focado em entregar em gestão de foco em adicionar valor às
tarefas e dirigindo de relacionamento e tomadas de decisão sobre
forma a alcançar os resolução de conflitos o portfólio
critérios de sucesso
Gerentes de projetos Gerentes de Programa Gerentes de Portfólio
gerenciam técnicos e gerenciam Gerentes de gerenciam a equipe de
especialistas Projetos gerenciamento de
portfólio
 Projetos x Programas x Portfólio

Projetos Programas Portfólios

Gerentes de projetos Gerentes de Programas Gerentes de Portfólio são

fazem parte da equipe e são líderes que motivam líderes provendo síntese e
motivam pelo pela visão e liderança insights
conhecimento e
habilidades
Gerentes de projetos Gerentes de Programa Criam e mantêm os
conduzem planejamento criam planos em alto processos e a
detalhado para entrega nível, servindo de guia comunicação relativa ao
de produtos do projeto para os projetos, onde os conjunto do portfólio
planos detalhados são
realizados
Controlam as tarefas de Monitoram projetos e Monitora a performance
produção dos entregáveis processos através de total e indicadores de
do projeto estruturas de governança valor
 Gerenciamento do Projeto e Portfólio

Fazer
Gerenciamento do CERTO o Gerenciamento do
Portfólio Projeto
“Fazer o Projeto Certo”
projeto “Fazer Certo o Projeto”
CERTO
O que é Sucesso no Gerenciamento de Projetos
e no Gerenciamento de Portfólio?

Gerenciamento de PROJETOS Gerenciamento de PORTFÓLIO

Cliente satisfeito com os
resultados
Prazos cumpridos conforme o
acordado
Ausência de desvios no
orçamento
Produtos dentro das
especificações técnicas
Fonte: Américo Pinto
Objetivos estratégicos
alcançados
Redução do ciclo de vida dos
projetos
Retorno adequado dos
investimentos
Rentabilidade do portfólio de
acordo com a esperada
 Dificuldade comuns nas Organizações

Não há uma visão clara sobre quais projetos são
necessários para materializar a Estratégia da
Organização;

A Organização utiliza uma Estratégia de “Tentativa e
Erro” para o desenvolvimento de seu portfólio;

Não há critérios claros para escolher quais projetos
serão desenvolvidos pela Organização.

As prioridades estão constantemente mudando.

Não há um acompanhamento efetivo do portfólio de
projetos a ser realizado;
Processo de Identificação, categorização e
seleção de projetos

Identificar Categorizar Selecionar

 Identificando os Projetos candidatos ao
Portfólio

A Organização deve estabelecer um processo que
permita identificar quais são os projetos candidatos
ao portfólio para execução no próximo período.

Deve haver uma regra comum para a apresentação
dos projetos candidatos.

Todos os projetos identificados devem ser mantidos
em uma base única, a qual poderá ser utilizada como
“Banco de Ideias” para ciclos futuros.

A identificação dos projetos candidatos deve ser feita
a partir do desdobramento da estratégia.
Identificando os Projetos candidatos ao
Portfólio
Categorizando os Projetos candidatos ao
Portfólio

As Categorias de Projetos são especialmente úteis
durante a seleção dos projetos que irão compor o
Portfólio da Organização.

As Categorias devem ser criadas não apenas para
agrupar projetos em função de características comuns.

O grande objetivo da criação de Categorias é permitir
que haja um direcionamento dos recursos financeiros
a cada uma das Categorias, de acordo com a estratégia
da Organização.
 Categorizando os Projetos candidatos ao
Portfólio
• Alguns exemplos mais comuns:
o Expansão do Negócio
o Melhoria do Negócio.
o Mandatórios ou Regulatórios
o Infra-Estrutura
o Novos Produtos
o Corporativos
o Internos
o Redução de Custos
o Aumento de Receitas
Categorizando os Projetos candidatos ao
Portfólio

Dessa forma, todas as Categorias podem ser
contempladas com um pedaço do orçamento,
levando-se em consideração os objetivos da
Organização para o próximo ciclo.

A classificação dos projetos apresentados em suas
respectivas Categorias pode ser realizada pelo PMO, o
qual atuaria como “guardião” dos processos de
Gerenciamento de Portfólio.

A lógica para a criação de Categorias deve ser a
mesma utilizada normalmente para a alocação do
Orçamento da Organização.
 Seleção e priorização do Portfólio de
Projetos

É fundamental avaliar os projetos candidatos ao
Portfólio, no sentido de buscar informações no maior
nível de detalhe possível para a tomada de decisão.

Normalmente é necessário estabelecer itens de
avaliação distintos para cada categoria de projetos.

Os itens de avaliação serão transformados
posteriormente em critérios de seleção e priorização.

Durante o processo de avaliação é necessário prever,
por exemplo:
 retorno esperado para o projeto, Riscos e benefícios associados ao
projeto, ganhos e benefícios difíceis de serem monetariamente
calculados.
 Selecionando os Projetos do Portfólio

Selecionar projetos significa escolher dentre os projetos
candidatos, quais de fato serão realizados no próximo
ciclo de execução.

Isso se deve ao fato de que entre os projetos
identificados:
• Estão projetos que de fato são fundamentais para a
materialização da estratégia da Organização.
• Estão projetos importantes, mas que a Organização não terá
recursos suficientes para realizá-lo no próximo ciclo.
• Estão projetos que não têm uma mínima ligação com a
estratégia da Organização para o próximo período e, a princípio,
não agregam valor algum.
 Seleção e priorização do Portfólio de
Projetos

Para que seja realizada uma efetiva seleção de projetos,
deve-se estabelecer critérios claros e objetivos.

Os critérios escolhidos pela Organização darão a
fundamentação necessária para justificar a proposta de
portfólio de projetos que será gerada após o passo da
seleção.

Alguns exemplos de critérios utilizados por Organizações
brasileiras:
• Retorno sobre o investimento
• Payback
• Risco
• Impacto Ambiental, Social ou Político
• Viabilidade Técnica
Nível de alinhamento dos projetos à
Estratégia
Processo de identificação dos projetos
candidatos ao portfólio
Processo de seleção dos projetos
candidatos ao portfólio
Processo de priorização dos projetos
candidatos ao portfólio
 Exercício

O QUE É UM ESCRITÓRIO DE
PROJETOS?
 O ESCRITÓRIO DE PROJETOS
PODE SER O QUE ELE QUISER!
 O que é um Escritório de projetos

“Escritório de Projetos é uma unidade

organizacional que contextualiza e coordena o
gerenciamento de projetos sob seu domínio.”
(PMBOK 4 edição)

“Escritório de Projetos deve buscar todo o tempo

uma margem de adaptação aceitável para a
padronização dos processos para atender as
diferentes realidades dos projetos na
Organização.” (Ricardo Mansur)
O que é um Escritório de projetos não é?

Um chato que ficará “bisbilhotando” o gerente

de projetos e fazendo microgerenciamento…
Inspeção;
Um centro burocrático;
Somente mais uma nova “onda”...
 Histórico dos Escritórios de Projetos
Foco em Controle / Reativo Foco Estratégico / Proativo

1960 1970 1980 1990

Escritório de Controle de Escritório de Suporte aos Escritório Estratégico de

Projetos Projetos Projetos

Especialistas em Controle Áreas funcionais Processos de

de Projetos participam do Gerenciamento
Gerenciamento de Projetos
Grandes projetos militares, Projetos de diferentes Multiprojetos/ Integração/
aeroespaciais e de áreas e isolados Projetos complexos
construção civil
Especialistas / Primeiro Software de Software de
Ênfase em Gerenciamento
Ferramentas especificas Gestão “amigáveis” Gerenciamento em Pcs
de Projetos
 Benefícios dos Escritórios de Projetos

Melhor gerenciamento dos projetos;
Compatibilidade entre
Gerente propostas e realidade;

Compartilhamento de linguagem,
melhores práticas...e problemas; de
Informação útil e
projetos disponível a tempo;

Planejamento de capacitação e
carreira;
Controle e monitoramento do
portfólio de projetos;

Controle de Mudanças;

ESCRITÓRIO Alta
Cliente DE administra
PROJETOS ção

Melhores projetos levando a mais e

melhores experiências e maior
Alinhamento com a estratégia de
satisfação; Organiza negócios;

Redução de ameaças e do
ção
Crescimento baseado em maior
retrabalho; lucratividade;

Garantia de Qualidade;
Melhoria contínua da performance;

QUAIS AS FUNÇÕES DE UM
ESCRITÓRIO DE PROJETOS?
 Funções de um Escritório de Projetos

 Definição da metodologia, procedimentos e documentações

compartilhadas pelo projeto;

 Controle e monitoramento dos indicadores de desempenho;

 Gestão financeira dos projetos;

 Capacitação e treinamento na metodologia de GP;

 Consolidar as boas práticas;

 Assegurar o alinhamento dos projetos com os objetivos

estratégicos.
Modelos de Escritórios de Projetos

RICARDO DARCI
MANSUR PRADO
Escritório Corporativo de Escritório Estratégico de
Projetos Projetos;

Escritório Dimensional de Escritório de Projetos da

Projetos Unidade de Negócios;

Escritório Setorial de Escritório de Controle de

Projetos Projetos;

Escritório Departamental
de Projetos
 Modelos de Escritórios de Projetos

• Escritório Estratégico de Projetos

Presidência
Centro de Gestão

Prioriza os projetos do Conhecimento;
Alinhados as estratégia da
empresa; PMO

Diretoria A Diretoria B Diretoria C

 Modelos de Escritórios de Projetos

• Escritório de Projetos da Unidade

de Negócios
Presidência
Priorização dos projetos;

Gerenciamento de Recursos;

Área A Área B Área C

PMO
 Modelos de Escritórios de Projetos

• Escritório de Controle de Projetos

Gerente do
Desenvolver o
Projeto Planejamento

PMO
Relatórios de
Desempenho

Gerente Área A Gerente Área B Gerente Área C

 Exercício

Qual tipo de Escritório de Projetos

você implantaria na sua empresa?
30 min.
 Escritório de projetos versus Gerente de
Projetos
Escritório de Projetos
é uma estrutura organizacional com
obrigações específicas que podem incluir
uma perspectiva empresarial
gerencia as principais mudanças do escopo
do programa e pode enxergá-las como
possíveis oportunidades para melhor
alcançar os objetivos de negócios
gerencia o risco global, a oportunidade
global e as interdependências entre os
projetos
otimiza o uso dos recursos organizacionais
compartilhados entre todos os projetos
fornece relatórios consolidados e visão
empresarial de projetos sob sua supervisão
Gerente de Projetos
é responsável pelo fornecimento de
objetivos específicos do projeto dentro das
restrições do projeto
concentra-se nos objetivos especificados do
projeto
gerencia o escopo, o cronograma, o custo e
a qualidade dos produtos dos pacotes de
trabalho
controla os recursos atribuídos ao projeto
para atender da melhor forma possível aos
objetivos do projeto
informa sobre o progresso do projeto e
outras informações específicas do projeto
Perfil de pessoas exigido pelo mercado

Qualidades mais valorizadas Características mais difíceis de ser

encontradas
Capacidade de se ajustar Aliar conhecimentos técnicos e
rapidamente a mudanças 88% experiência para conduzir as 67%
internas e externas tarefas
Habilidade para liderar e Experiência global
desenvolver o potencial de 88% 65%
pessoas
Saber trabalhar em equipe Habilidade para liderar e
87% desenvolver o potencial de 63%
pessoas
Ser criativo e inovador 85% Ser criativo e inovador 63%
Competência para antecipar e Competência para antecipar e
lidar com situações de risco 85% lidar com situações de risco 59%
UM POUCO DE ESTÁTISTICA
Missão

Estimular o ingresso de novos

consumidores em nossa base de clientes e,
otimizar ao máximo nossa receita por
assento disponível, buscando uma
adequada rentabilidade em relação ao
capital.
Visão

Queremos ser
reconhecidos como a mais
competitiva companhia de
bebidas do mundo, com um
crescimento anual de 15% no
EVA.
Valores

Ética

Compromisso Transparência

Respeito Coerência

http://www.esmaltec.com.br
Objetivos Estratégicos

a) crescer organicamente, mantendo-se atento às possibilidades de

aquisições, associações e parcerias, sempre comprometido com a
qualidade do atendimento e a segurança dos produtos, soluções e
serviços, buscando melhoria dos seus índices e indicadores operacionais;

b) identificar e avaliar riscos intrínsecos às atividades, aplicando controles

adequados e níveis aceitáveis em cada operação; e

c) parceria com o mercado de capitais, conduzindo os negócios com total

transparência, ética e remuneração adequada aos investidores
Projetos Estratégicos

Projeto Descritivo
Realizar a gestão de pessoas utilizando a metodologia de
Competências de forma a prover as unidades de acordo com os
Gestão por competência conhecimentos, habilidades e atitudes desejáveis ao seu melhor
funcionamento.

Promover ações para garantir um alto padrão de funcionamento e

TI à décima potência de disponbilização dos sistemas informatizados.

Proporcionar educação continuada orientada ao desenvolvimento

profissional e pessoal dos servidores, com ênfase nas
Capacitação Estratégica competências
estratégicas
 Ricardo Mansur

Engenheiro, graduado em Engenharia

Eletrônica;

Mestre em Administração e Finanças;

Atua em Gestão de Projetos desde 1985;

200 projetos na área de Tecnologia.
 Darci Prado

Lançou 1º livro em 1983;

Desenvolveu a Metodologia MEPCP;

Autor do software SISGEP;

Modelo de Maturidade MMGP;

Desenvolve uma pesquisa de maturidade
no site: www.maturityresearch.com