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ARQUIVOLOGIA

APOSTILA 2010

Prof. Lino Madureira

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MÓDULO 1
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
ARQUIVO (Schellenberg)
ARQUIVOLOGIA
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
Estudo, ciência e arte dos arquivos. BIBLIOTECA ARQUIVO
Documentos impressos Documentos textuais
É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos Audiovisual Audiovisual
relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos Cartográfico Cartográfico
Arquivistas.
ORIGEM
BIBLIOTECA ARQUIVO
ARQUIVISTICA
- Os documentos são - Os documentos são
Princípios e técnicas a serem observados na produzidos e produzidos e
construção, organização, desenvolvimento e conservados com conservados com
utilização dos arquivos. objetivos culturais. objetivos funcionais.

DOCUMENTO AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA


BIBLIOTECA ARQUIVO
Registro de uma informação independente da - Os documentos são - Os documentos não
natureza do suporte que a contém. colecionados de fontes são objetos de
diversas, adquiridos por coleção; provêm das
*Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida compra ou doação. atividades públicas ou
num documento. A informação é sempre privadas, servidas
incorpórea, por isso é definida como matéria prima pelo arquivo.
abstrata. - Os documentos
existem em numerosos - Os documentos são
exemplares. produzidos num único
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO exemplar, ou limitado
em número de cópias.
- Arquivo - A significação do
Acumulação ordenada dos documentos, em sua acervo documental não - Há uma significação
maioria textuais, criados por uma instituição ou depende da relação que orgânica entre os
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados os documentos tenham documentos.
para a consecução de seus objetivos, visando à entre si.
utilidade que poderão oferecer no futuro.
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
- Biblioteca BIBLIOTECA ARQUIVO
Conjunto de material, em sua maioria impresso, - Aplica-se a unidades - Preserva-se a
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e isoladas. documentação
consulta. referente a uma
atividade, como um
- Museu conjunto e não como
Instituição de interesse público, criada com a unidades isoladas.
finalidade de conservar estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos - O julgamento não - Os julgamentos são
de valor cultural. tem caráter finais e irrevogáveis.
irrevogável.

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- O julgamento - A documentação não FUNÇÃO
envolve questões de raro existe em via
conveniência, e não de única. Tornar disponível as informações contidas no
preservação ou perda acervo documental sob sua guarda.
total.
- Guarda e conservação
- Acessibilidade e pesquisa
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO
BIBLIOTECA ARQUIVO
- Utiliza métodos - Estabelece CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS
predeterminados. classificação CRIADORAS / ENTIDADES
específica para cada MANTENEDORAS
instituição, ditada
pelas suas - Públicos
particularidades. Federal
Estadual
- Exige conhecimento - Exige conhecimento Distrito Federal
do sistema, do da relação entre as Municipal
conteúdo e da unidades, a
significação dos organização e o - Privados
documentos a funcionamento dos Institucionais
classificar. órgãos. Comerciais
Pessoais

MÉTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a
documentais. conjuntos - Franqueado
documentais. Franqueado ao público, utilizando algumas
formalidades de consulta.
- As séries (anuários, - As séries são
periódicos,...) são consideradas unidades - Confidencial
unidades isoladas para para fins de descrição. Que podem ser consultados por pessoas
catalogação. credenciadas.

- Restrito
ARQUIVO Arquivos que preservam a segurança nacional.

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os


conjuntos de documentos produzidos e recebidos CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO
por órgãos públicos, instituições de caráter público OU FREQUENCIA DE USO
e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa 1ª Idade - Corrente
física, qualquer que seja o suporte da informação ou Constituído de documentos em curso ou
a natureza dos documentos. consultados frequentemente, conservados nos
(Lei 8.159, Art. 2º) escritórios ou nas repartições que os receberam e
os produziram ou em dependências próximas de
FINALIDADE fácil acesso.

1º Servir à administração
2º Servir à história
2
São conservados pela administração e somente o merecem tratamento especial não apenas no que
pessoal dessa administração tem competência para se refere ao seu armazenamento, como também
sobre o seu trato, classificação e utilização. no registro, acondicionamento, controle e
conservação.

2ª Idade - Intermediário - Especializados


Constituído de documentos que deixaram de ser Documentos resultantes da experiência humana
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que num campo específico, independente da forma
os receberam e os produziram podem ainda solicitá- física que apresentem, são também chamados de
los. Não há necessidade de serem conservados arquivos técnicos.
próximos aos escritórios.

Saem do domínio exclusivo da administração que


os produziu e tornam-se passivos de ação comum DOCUMENTOS DE ARQUIVO
desta e da Administração de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira. Aquele produzido e/ou recebido por uma
instituição pública ou privada, no exercício de
suas atividades, que constitua elemento de prova
3ª Idade - Permanente ou de informação.
Constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa, que se conservam
em razão de seu valor histórico ou documental e Característica
que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evolução. - Criação e recepção por uma entidade
- Prova de transações passadas
São de competência exclusiva da Administração - Caráter orgânico ou administrativo
dos Arquivos. - Exemplar único

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO /


ATUAÇÃO CARACTERÍSTICAS

- Setoriais Conforme suas características, forma ou


São aqueles estabelecidos junto aos órgãos conteúdo os documentos podem ser
operacionais, cumprindo funções de arquivo classificados de acordo com suporte, forma,
corrente. formato, gênero, espécie, tipo.

- Gerais / Centrais DEFINIÇÃO EXEMPLOS


São os que se destinam a receber os documentos TÉCNICA
correntes provenientes dos diversos órgãos que
integram a estrutura de uma instituição, SUPORTE “Material sobre - Acetato
centralizando, portanto, as atividades de arquivo o qual as - Papel
corrente. informações - Fita Magnética
são registradas” - Disco Óptico

CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA


DOS DOCUMENTOS FORMA “Estágio de - Original
preparação e de - Cópia
- Especiais transmissão de Rascunho/Minuta
Documentos de formas físicas diversas (fotografias, documentos”
fitas, microformas, slides...), e que por esta razão

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- Sigilosos
FORMATO “Configuração - Cartaz Documentos que devem ser de conhecimento
física de um - Livro restrito, e requerem medias especiais de
suporte, de - Planta salvaguardar sua custódia e divulgação.
acordo com a - Folhas avulsas
natureza e o Os dados ou informações sigilosos serão
modo como foi classificados em ultra-secretos, secretos,
confeccionado” confidenciais e reservados, em razão do seu
teor ou dos seus elementos intrínsecos.
(Decreto nº 4.553, Art. 5º)
GÊNERO “Configuração - Audiovisual
que assume o - Sonoro
documento de - Iconográfico QUESTÕES – MÓDULO 1
acordo com o - Textual
sistema de - Cartográfico 1 - A DIVISÃO DE GÊNERO DOCUMENTAL, QUE REÚNE
signos utilizado - Micrográfico TIPOS DOCUMENTAIS POR SUAS CARACTERÍSTICAS
na comunicação - Informático COMUNS DA ESTRUTURAÇÃO DA INFORMAÇÃO,
de seu DENOMINA-SE:
conteúdo”
A) SÉRIE;
B) ESPÉCIE DOCUMENTAL;
ESPÉCIE “Configuração - Boletim C) GRUPO;
que assume um - Certidão D) SUBSEÇÃO OU SUBGRUPO;
documento de - Declaração E) SUBSÉRIE.
acordo com a - Relatório
disposição e a
natureza das 2 - Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
informações definidos segundo uma certa categorização de
nele contidas” documentos arquivísticos. Assinale a definição
que melhor conceitua essa categorização.

TIPO “Configuração - Boletim de (A) Configuração que assume um documento de


que assume Ocorrência acordo com o sistema de signos utilizado na
uma espécie comunicação de seu conteúdo.
documental, de - Boletom
acordo com a Médico (B) Denominação dos documentos conforme o
atividade que a estágio de preparação e de transmissão.
gerou” - Boletim
Escolar (C) Configuração que assume um documento de
acordo
com a disposição das informações nele contidas.

(D) Configuração que assume uma espécie


documental de acordo com a atividade que a
gerou.
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO
(E) Configuração física de um suporte de acordo
-Ostensivos / Ordinários com a sua natureza e o modo como foi
Documentos cuja divulgação não prejudica a confeccionado.
Administração.

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3 - As fotografias resultantes de atividades 6 - O gênero distingue os documentos
desenvolvidas pelo poder público devem
a) textuais dos iconográficos e
(A) ser organizadas por assuntos, seguindo o audiovisuais.
método proposto pelo código de catalogação anglo- b) públicos dos privados e notariais.
americano (AACR2). c) sigilosos dos reservados e confidenciais.
d) ativos dos semi-ativos e inativos.
(B) ser encaminhadas para museus ou centros de e) manuscritos dos impressos e
documentação quando retratarem aspectos urbanos dactiloscritos.
antigos.

(C) constituir fundos diferentes, de acordo com o 7 - Contrato de prestação de serviço é exemplo
fotógrafo autor da imagem. de

(D) ser agregadas às demais fotografias, públicas ou a) espécie documental.


privadas, do mesmo assunto, constituindo-se b) gênero documental.
coleções temáticas. c) suporte.
d) formato.
(E) sujeitar-se aos princípios e técnicas e) tipo documental.
arquivísticos, estando perfeitamente inseridas no
campo da arquivologia.
8 - A classificação dos documentos de arquivo
em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou
Considerando o universo de normas, conceitos, “iconográfico” implica em definição
práticas e finalidades das atividades desenvolvidas
no âmbito da Arquivologia, julgue os itens (A) da espécie documental.
subseqüentes. (B) da forma do documento.
(C) do formato do documento.
(D) do gênero documental.
4 - Quanto ao gênero, na categoria de documentos (E) do tipo documental.
iconográficos, inserem-se os desenhos, os
negativos, os diapositivos, as fotografias e as
gravuras 9 - Quanto à natureza do assunto, os documentos
(V) (F) podem ser classificados em:

(A) públicos e privados.


5 - A acumulação, formação típica dos arquivos, (B) ostensivos e sigilosos.
opõe-se à coleção, em que há (C) correntes e permanentes.
(D) tipológicos e diplomáticos.
a) procedimentos seletivos de reunião de (E) administrativos e históricos.
documentos.
b) transferência natural de documentos.
c) relação orgânica entre documentos 10 – O ciclo vital dos documentos
d) correspondência entre os documentos e a s administrativos compreende três fases.
atividades da instituição. Identifique a ordem correta.
e) ligação entre os valores primários e
secundários dos documentos. a) Permanentes, correntes, temporários.
b) Temporários, intermediários, correntes.
c) Correntes, temporários, intermediários.
d) Intermediários, correntes, temporários.
e) Correntes, intermediários, permanentes.

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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

11 – Um conjunto de diversos documentos A avaliação de documentos de arquivo é a etapa


referentes a um mesmo assunto chama-se decisiva no processo de implantação de políticas
de gestão de documentos, tanto nas instituições
a) expurgo. públicas quanto nas empresas privadas.
b) indexação.
c) inventário. Trabalho interdisciplinar que consiste em
d) dossiê. identificar valores para os documentos (imediato
e) guia. e mediato) e analisar seu *ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou
eliminação, contribuindo para a racionalização
dos arquivos e eficiência administrativa, bem
como para a preservação do patrimônio
MÓDULO 2 documental.

*Ciclo de Vida dos Documentos


GESTÃO DE DOCUMENTOS 1ª Idade – Arquivo Corrente
2ª Idade – Arquivo Intermediário
Considera-se gestão de documentos o conjunto de 3ª Idade – Arquivo Permanente
procedimentos e operações técnicas à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE
ou recolhimento para guarda permanente. DOCUMENTOS
(Lei 8.159, Art. 3º)
• Preservação Documental
• Redução da massa documental
OS TRÊS MOMENTOS DA GESTÃO DE • Liberação de espaço físico
DOCUMENTOS • Melhor conservação dos documentos de
guarda permanente
Produção dos Documentos • Incremento à pesquisa
Inclui a elaboração de formulários, implantação de • Agilidade na recuperação dos
sistemas de organização da informação, aplicação documentos e das informações
de novas tecnologias aos procedimentos • Racionalização da produção e do fluxo
administrativos. de documentos (tramite)
• Eficiência administrativa
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos
sistemas de reprodução, automatização do acesso, VALOR PRIMÁRIO
mobiliário, materiais, local.
Qualidade inerente às razões da criação de todo
Destinação Final dos Documentos documento em decorrência das atividades-fim e
Programa de avaliação que garanta a proteção dos das atividades-meio de uma instituição.
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatório e informativo. VALOR SECUNDÁRIO

Qualidade informativa que um documento pode


possuir depois de esgotada sua utilização
primária (utilização primária - vigência
administrativa).
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tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito
VALORES seu que entenda violado.

• Probatório Prescrição: Extinção dos prazos para a aquisição


• Legal ou perda de direitos contidos nos documentos
• Fiscal (Dicionário Brasileiro de Terminologia
• Técnico Arquivística).
• Histórico
• Informativo PRAZO DE PRECAUÇÃO

Intervalo de tempo durante o qual o poder


METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO público, a empresa ou qualquer interessado
guarda o documento antes de eliminá-lo ou
A Tabela de Temporalidade é instrumento encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo
fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo Permanente.
de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
corrente, de sua transferência ao arquivo central ou TABELA DE TEMPORALIDADE
intermediário, e sua destinação final, quando se
determina sua eliminação ou recolhimento ao Instrumento aprovado pela autoridade
arquivo permanente. Nesse instrumento é competente que regula a destinação final dos
importante registrar também os documentos que documentos (eliminação ou guarda permanente);
deverão ser reproduzidos em outros suportes define prazos para a guarda temporária
(microfilmagem, digitalização etc.). (vigência, prescrição, precaução), em função de
seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade determina prazos para sua transferência,
deverá ser aprovada por autoridade competente e recolhimento e eliminação.
amplamente divulgada entre os funcionários da
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade
instituição ou empresa.
Área Folha Nº
A Tabela de Temporalidade é um instrumento
Responsável Data / /
dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa Item Documental Tempo de Observações
ser periodicamente atualizada a fim de incorporar Arquivamento
os novos conjuntos documentais que possam vir a C I DF
ser produzidos, e devido as mudanças que Constituição de É opcional a
eventualmente ocorrem na legislação e podem Bancas seleção por
Examinadoras; 6 5 Guarda amostragem das
implicar em mudança nos prazos de arquivamento. Editais; permanente provas
Exemplares Únicos dos candidatos,
de Provas; segundo critérios
Gabaritos; estabelecidos
PRAZO DE VIGÊNCIA Resultados; pela Comissão
e Recurso Permanente de
Intervalo de tempo durante o qual o documento Avaliação.
produz efeitos administrativos e legais plenos, C – Corrente / I – Intermediário / DF – Destinação
Final
cumprindo as finalidades que determinaram sua
produção.

PRAZO DE PRESCRIÇÃO
ELIMINAÇÃO
Intervalo de tempo durante o qual o poder público,
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a

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Destruição de documentos que, no processo de
avaliação, foram considerados sem valor para • Constituição formal da Comissão de
guarda permanente. Avaliação de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade à equipe
A eliminação depende de algum instrumento legal responsável.
ou normativo que a autorize.
• Elaboração de textos legais ou
A inutilização dos documentos poderá ser efetuada normativos que definam normas e
por procedimentos diversos, dependendo de seu procedimentos para o trabalho de
suporte. Como a massa documental produzida e avaliação.
acumulada ainda é predominantemente papel, cada
órgão público ou empresa deverá definir os • Estudo da estrutura administrativa do
métodos e adquirir os equipamentos órgão e análise das competências,
(fragmentadoras de pequeno e grande porte) funções e atividades de cada uma de suas
necessários ao processamento de eliminação. Não é unidades.
recomendável do ponto de vista ecológico a
incineração de papéis, que poderão ser • Levantamento da produção documental:
mecanicamente transformados em aparas e doados entrevistas com funcionários,
ou vendidos para reciclagem. responsáveis e encarregados, até o nível
da seção, para identificar as séries
É importante prever os procedimentos adequados à documentais geradas no exercício de
eliminação durante a elaboração de textos legais ou suas competências e atividades.
normativos que deverão disciplinar a matéria.
• Análise do fluxo documental: origem,
• Quais os dispositivos legais ou normas pontos de tramitação e encerramento do
internas que legitimam o ato. trâmite.

• Quem registra o ato. • Identificação dos valores dos


documentos de acordo com sua idade:
• Onde e quando será realizada. administrativo, legal, fiscal, técnico,
histórico.
• De que maneira será processada.
• Definição dos prazos de guarda em cada
• O que será feito com o resíduo da local de arquivamento.
eliminação.

COMPETÊNCIA PARA AVALIAR


Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os DOCUMENTOS
seguintes dados:
A complexidade e responsabilidade do trabalho
• Órgão Produtor de avaliar, exigem a constituição de equipes, que
• Série Documental poderão ser denominadas grupos ou comissões
• Datas-limite de avaliação, para analisar os documentos nos
• Quantidade Eliminada (em metros lineares) seus mais diversos aspectos. Esse processo
• Data da Eliminação participativo de profissionais ligados às mais
• Assinatura dos Responsáveis diversas áreas do conhecimento será decisivo
para se definirem critérios de valor, sendo
recomendável que faça parte da comissão um
técnico de nível superior da área específica de
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE competência do órgão, um procurador ou
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO assessor jurídico e um arquivista.
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estabelecimento de rotinas de eliminação
ou envio para guarda permanente.
COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO
• Propor as modificações cabíveis para a
• Coordenar e orientar as atividades Tabela de Temporalidade, atualizando-a
desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de sempre que necessário.
Avaliação, respeitada a legislação específica
de cada órgão. • Elaborar a relação dos documentos a
serem eliminados ou remetidos para
• Avaliar, adequar e aprovar as propostas de guarda permanente.
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas
Comissões Setoriais de Avaliação. • Coordenar o trabalho de seleção e
preparação material dos conjuntos
• Orientar a execução das decisões registradas documentais a serem eliminados,
na Tabela de Temporalidade (eliminação, deixando-os disponíveis para eventuais
transferência, recolhimento, reprodução). verificações.

• Supervisionar as eliminações de • Presenciar a eliminação dos documentos,


documentos ou recolhimentos ao Arquivo lavrando a respectiva ata.
Permanente, de acordo com o estabelecido
nas Tabelas de Temporalidade.

• Aprovar as amostragens.
QUESTÕES – MÓDULO 2
• Propor critérios de organização,
racionalização e controle da gestão de
documentos e arquivos. 12 - UM ARQUIVO PÚBLICO (FEDERAL, ESTADUAL OU
MUNICIPAL), PARA ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO
ARMAZENADA, DEVERÁ INTRODUZIR UMA POLÍTICA
DE GESTÃO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO CONSIDERANDO AS FASES CORRENTES E
DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIAS, ALÉM DA PERMANENTE. DE
IMEDIATO, O SEGUINTE PROCEDIMENTO
METODOLÓGICO OPERACIONAL DEVERÁ SER
• Promover o levantamento e a identificação IMPLEMENTADO:
das séries documentais produzidas,
recebidas ou acumuladas por seu respectivo A) ARRANJO E DESTINAÇÃO DA PRODUÇÃO
DOCUMENTAL;
órgão. B) OTIMIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E DAS
ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS;
• Elaborar a proposta da Tabela de C) AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ARQUIVAMENTO E
MICROFILMAGEM;
Temporalidade, encaminhando-a, D) LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL;
acompanhada das necessárias justificativas, E) controle do fluxo de documentos.
para a apreciação e aprovação da CCAD.

• Solicitar a colaboração de auxiliares 13 - OBSERVE A EQUAÇÃO RELATIVA À UTILIZAÇÃO


temporários para o desenvolvimento dos DE ARQUIVOS DEFINITIVOS: ARQUIVOS DEFINITIVOS =
trabalhos, em razão de sua especificidade ou VALOR SECUNDÁRIO = NECESSIDADE HISTÓRICA.
volume.
SOBRE ESSA EQUAÇÃO, ROUSSEAU E COUTURE
• Acompanhar os trabalhos de organização, ESCLARECEM:
racionalização e controle de arquivos e
documentos de seu órgão, visando o A) OS AUTORES NÃO ACEITAM A DENOMINAÇÃO
VALOR SECUNDÁRIO;
9
B) OS ARQUIVOS DEFINITIVOS SÓ POSSUEM
DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO INTRÍNSECO; c) que aguardam em depósito de armazenamento
C) NÃO SE DEVE ASSOCIAR O VALOR SECUNDÁRIO À temporário sua destinação final.
NECESSIDADE EXCLUSIVAMENTE HISTÓRICA, ELA É UMA
ENTRE OUTRAS; d) que exigem medidas especiais de proteção
D) O DOCUMENTO QUE POSSUI VALOR SECUNDÁRIO quanto à sua guarda e acesso ao público.
AGREGA A NECESSIDADE HISTÓRICA;
E) A NECESSIDADE HISTÓRICA INDEPENDE DO VALOR e) reunidos de acordo com um critério de arranjo
SECUNDÁRIO E DO VALOR PRIMÁRIO. preestabelecido.

14 - Durante o período da Ditadura Militar, parte da


repressão aos opositores foi feita pela via jurídico- 17 - Nas operações de destinação propostas por T. R.
Schellenberg, na obra Arquivos Modernos, não consta
legal, produzindo processos. Anos mais tarde, tais
processos serviram de base para que o Projeto a) a doação.
Brasil: Nunca Mais denunciasse a adoção de b) a destruição.
práticas ilegais pelo regime ditatorial. Este episódio
é bem ilustrativo de que c) a microfilmagem.
d) a transferência.
(A) nenhum documento é neutro, condicionando sempre os e) o recolhimento.
interesses de quem o manipula.

(B) o uso secundário dos documentos fica 18 - Quanto ao prazo precaucional utilizado para a
escondido nas entrelinhas até que uma pesquisa definição de prazos de guarda de documentos de
torne isso público. arquivo, é correto afirmar que
a) se relaciona ao valor secundário.
(C) o documento de arquivo em si é neutro, b) ocorre durante a vigência do documento.
existindo diferentes possibilidades de aplicação, c) se cumpre no arquivo corrente.
condicionadas pelos interesses de quem o utiliza. d) pressupõe a garantia de direitos.
e) se define durante a tramitação.
(D) a pesquisa pode transformar documentos falsos
em documentos verdadeiros, revelando a verdadeira
intenção documental. Com relação à política de avaliação a ser
adotada no STJ para os documentos de cunho
(E) documentos inverídicos podem ser arquivístico, julgue os seguintes itens.
transformados em documentos autênticos através de
pesquisa científica. 19 - Compete às comissões setoriais de
avaliação de documentos a aprovação das
amostragens.
15 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo (V) (F)
vital dos documentos, desde a sua criação até a sua
eliminação ou guarda permanente, passando pelos Acerca do recolhimento de documentos, julgue
estágios corrente e intermediário. os itens subseqüentes.
(V) (F)

20 - Somente serão recolhidos à fase permanente


16 - Os documentos de segunda idade são aqueles os documentos com valor secundário.
a) que retratam a origem da entidade, o seu (V) (F)
procedimento e o seu funcionamento. 21 - Por diagnóstico de arquivo entende-se

b) que se conservam junto aos órgãos produtores


em razão da freqüência com que são consultados.
10
a) o recolhimento da massa documental e) a eliminação de documentos, segundo
acumulada. recomendação do CONARQ, não pode
b) a elaboração de planos de destinação de ser feita por meio de fragmentação
documentos. manual ou mecânica.
c) a execução das determinações das tabelas
de temporalidade.
d) a aplicação das normas da ISAD(G). 25 - Nos arquivos permanentes, o potencial
e) a análise das informações básicas sobre informativo dos documentos
arquivos.
a) é inversamente proporcional ao seu grau
de sigilo.
22 - Na elaboração da tabela de temporalidade, são b) extrapola as razões pelas quais foram
atividades prévias: criados.
c) depende de sua vigência jurídico-
a) eliminação de documentos supérfluos e administrativa.
repetitivos. d) equivale ao que lhes permite o valor
b) pesquisas sobre estrutura e funcionamento primário.
do órgão produtor. e) não favorece a pesquisa retrospectiva.
c) remissivas entre documentos do arquivo
corrente e do arquivo intermediário.
d) relação de documentos a serem 26 - O princípio arquivístico da organicidade
microfilmados. baseia-se na relação entre
e) recolhimento das séries documentais ao
arquivo permanente. a) as atividades-fim e as atividades-meio.
b) as atividades da instituição e as de
entidades congêneres.
23 - Na prática de avaliação, são em geral c) os documentos e as atividades da
considerados de valor permanente instituição.
d) os originais e as cópias dos documentos
a) as cópias cujos originais são conservados. e) os documentos e os assuntos tratados.
b) os documentos cujos textos estão
reproduzidos em outros.
c) os documentos que comprovam a origem da 27 - A ADMINISTRAÇÃO DA PRODUÇÃO,
entidade. TRAMITAÇÃO, ORGANIZAÇÃO, USO E AVALIAÇÃO DE
d) os documentos desprovidos de interesse DOCUMENTOS, MEDIANTE TÉCNICAS E PRÁTICAS
para a administração. ARQUIVÍSTICAS, A FIM DA RACIONALIZAÇÃO E
e) os documentos apócrifos. EFICIÊNCIA DOS ARQUIVOS, DENOMINA-SE:

(A) ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (OM);


24 - Na avaliação de documentos de arquivo, (B) GESTÃO DE DOCUMENTOS;
(C) CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS;
a) as grandes massas acumuladas facilitam o (D) DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS;
processo de triagem de documentos. (E) PRINCÍPIO DA UNIDADE PROTOCOLIZADORA.
b) a adoção do método numérico-cronológico
pelos protocolos dos órgãos públicos é um
poderoso instrumento de apoio.
c) o descarte independe de instrumentos legais
que o autorizem.
d) a liberação de espaço físico tem sido um 28 - É prática corriqueira nas instituições
argumento forte. brasileiras a formação de grandes depósitos de

11
massa documental acumulada, vulgarmente
denominados “arquivo morto”. Tais documentos

(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,


evitando o acúmulo.
MÓDULO 3
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os
papéis permanentes.

(C) representam documentos sem nenhum valor MICROFILMAGEM


jurídico ou histórico.

(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
Nacional para realizar sua seleção. deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
intermediário. em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
1.799 de 30/01/1996).

29 - De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de • Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio


janeiro de 1991, a eliminação de documentos de 1968 - regula a microfilmagem de
públicos de valor permanente documentos oficiais e dá outras
providências
(A) ocorrerá após concluído o processo de
avaliação conduzido pelas respectivas Comissões • Decreto Federal nº 1799 de 30 de
Permanentes de Avaliação. janeiro de 1996 - regulamenta a Lei
5.433/68.
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das
tabelas de temporalidade junto ao Arquivo • Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009
Nacional. - Secretaria Nacional de Justiça - dispõe
sobre o registro e a fiscalização do exercício
(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do da atividade de microfilmagem de
poder executivo da esfera de competência dos documentos
documentos.
(D) não é permitida por serem documentos
imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor Vantagens: Integridade das informações.
histórico, probatório e informativo. Segurança contra fraudes e arquivamento
incorreto, facilidade de pesquisas através de
(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não Leitores de Microfilme.
houver compradores interessados na sua aquisição.
Segurança: Duas vias de microfilme, original e
cópia, proporcionando à Microfilmagem total
30 – Para definir os prazos de retenção e ter um segurança.
instrumento norteador do destino dos documentos
na empresa é necessária a Tabela Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio
de índices em banco de dados, busca das
a) Cronológica. informações em poucos minutos e cópias em
b) PHA. papel se necessário.
c) de Temporalidade Documental
d) de Temporalidade Assessoral. Redução do espaço ocupado: até 98% de
e) CUTTER. redução de espaço físico dos arquivos.

12
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se As jaquetas podem ter canaletas de 16mm,
total durabilidade de arquivo. 35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma
jaqueta é 105mm x 148mm.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968. Suas principais vantagens são a possibilidade de
atualização por itens independentes de arquivo,
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível a facilidade de disseminação da informação e o
com as mídias magnéticas e ópticas. baixo custo dos aparelhos de leitura.

Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para


MICROFORMAS indexação, possível por meio de vários recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Principais Bitolas

• 16mm (até A4) Microficha


• 35mm (Grandes Formatos, Plantas)
• 105 mm (Micropublicações, Microfichas) A microficha nada mais é que uma folha de
filme, normalmente da largura superior a 70mm.
A microficha considerada padrão e a mais usada
PRINCIPAIS MICROFORMAS é a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode
variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
Rolo de Microfilme podem ser geradas de muitas maneiras
diferentes, entre elas as mais comuns são:
O rolo de microfilme é a microforma básica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à • Duplicando uma jaqueta
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o • Montando tiras de filmes
menor custo por imagem filmada. Proporciona • Utilizando uma câmara planetária tipo
perfeita integridade de arquivo. “Step & Repeat”
• Utilizando uma câmara C.O.M.
O rolo de microfilme não se presta à
microfilmagem de informações sujeitas a
atualizações constantes em seus diversos itens, MODOS DE MICROFILMAGEM -
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS
somente crescimento seqüencial numérico ou
cronológico. Simplex
Um documento após o outro ao longo da
As larguras mais usadas são 16mm para película de microfilme. Pode ser obtido em
documentação administrativa e os de 35mm para câmaras rotativas e planetárias. Pode ser
arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc. aplicado em filmes de 16mm e 35mm

- Fotograma em pé - Comic Mode


Jaqueta

A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster


especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
canais, que permanecem abertos nas extremidades,
por onde serão inseridas as tiras de microfilme.

13
Microfilmadoras Rotativas
- Fotogramas Deitado - Cine Mode
Utilizada para microfilmar documentos
padronizados, possui um sistema de transporte
por meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na
microfilmadora rotativa tanto o documento
quanto o filme estão em movimento no
momento da microfilmagem.
Duplex
Frente e verso de um documento são microfilmados A microfilmadora rotativa possibilita a
simultaneamente, com uma única passagem do filmagem no sistema “duo” ou duplex.
documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.

Processadoras
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao Após a microfilmagem as processadoras
chegar ao final utiliza-se a parte inferior do mesmo. transformam a imagem latente em imagens
visíveis.

EQUIPAMENTOS

Microfilmadoras Planetárias

Composta de uma base fixa onde está o campo


fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento Duplicadores
está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto
o documento quanto o filme estão parados no Utilizado para fazer cópias das microformas
momento da microfilmagem.

14
Leitores Simples A principal vantagem é o armazenamento e a
diminuição do volume físico dos documentos.
Utilizados para a consulta das microformas, os
leitores simples se restringem apenas a consulta. • 13.000 páginas A4 digitalizadas cabem
em 1 CD-ROM.

Outro aspecto importante é com relação à


disponibilidade e acessibilidade. O mesmo
documento pode ser disponibilizado para
consulta de mais de uma pessoa ao mesmo
tempo, e acessibilidade pode ser restringida
através de senhas.

Workflow
Leitores Copiadores
Ferramenta para armazenamento, recuperação e
Diferente dos leitores simples, os leitores tramitação de Documentos, o termo Workflow
copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar a refere-se ao modo como os documentos são
imagem. processados.

Com os documentos convertidos para imagens,


era preciso uma tecnologia que substituísse o
processo humano de trâmite de documentos em
papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow
para imagens de documentos

O Work Flow é uma poderosa ferramenta no


processo de tomadas de decisões onde é
necessário um intenso trâmite de documentos
muitas vezes até em cidades e países diferentes.

Vantagens:
GED – GERENCIAMENTO • Incremento ao Tramite
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS • Informação “just in time”.

Definição
É um conjunto de tecnologias que permite o Sistema de GED
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas Um sistema de GED é composto por:
origens e mídias, como papel, microfilme, som, Entrada / Armazenamento / Consulta /
imagem e mesmo arquivos já criados na forma Saída.
digital.

Document Imaging Entrada (Input)


É o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos digitalizados. Os No processo de GED os documentos originais
documentos originalmente em mídias analógicas podem estar nos mais diversos suportes como,
(papel, mirofilme,...) deverão ser convertidos por exemplo, Imagem Estática, Imagem
através de processos de digitalização. Dinâmica, Áudio, e serão convertidos para o
formato digital.

15
CD-R
Para a realização destes procedimentos são DVD
utilizados Hardwares específicos: DVD-R
Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura BLU-RAY
(Vídeo e / ou Áudio).

Scanner: Dispositivo que converte de maneira Mídias Magneto-Ópticas


eletro-óptica um documento analógico (impresso)
em código binário (documento eletrônico, Utiliza um campo magnético que altera a
documento digital) pela detecção e medida da luz informação quando o disco é aquecido
refletida ou transmitida. através do laser.

Indexação: a indexação é o processo que garantirá Nos processos de gravação, alteração e/ou
a recuperação dos documentos, na indexação são exclusão dos dados o laser aquece o ponto a
atribuídos termos (palavras-chave) relacionados ao ser modificado, e um campo magnético faz a
conteúdo do documento. Esse processo pode ser alteração necessária.
realizado com a identificação destes termos antes
da digitalização do documento ou após a No processo de leitura apenas o laser é
digitalização, o que vai definir o momento exato da utilizado no processo.
indexação é o grau de complexidade de CD-RW
identificação destes termos. DVD-RW

Duas tecnologias permitem que ao digitalizar uma


imagem um software reconheça o conteúdo textual Consulta (Visualização)
da imagem convertendo-a para texto em caracteres
(ASCII). Para a realização de uma consulta adequada aos
documentos é de grande importância a utlização
• OCR – Optical Character Recognition de monitores de alta definição onde se possa
visualizar um documento com a menor distorção
• ICR – Intelligent Character Recognition de tamanho possível.

A ênfase neste quesito vai para as placas de


Armazenamento (Storage) vídeo, que processam a imagem, e para os
monitores.
Mídias Magnéticas

Mídias com superfície magnética na qual podem ser Saída (Output)


armazenados dados pela magnetização de áreas de
sua superfície. A saída de um sistema de GED é a possibilidade
Disquetes (8” ; 5 “1/4 ; 3 ½ ; ZIP ; Jaz) de se obter o documento impresso novamente,
Fitas (Analógicas, Dat, DLT, LTO) para isso as impressoras utilizadas devem ser de
Hard Disk alta resolução e com uma boa velocidade de
impressão de páginas por minuto.

Mídias Ópticas Outro aspecto relevante é possibilidade de


converter o suporte de documentos para outros
Mídia que aceita e mantém informações sob a formatos, exemplo:
forma de marcas numa camada de gravação que
pode ser lida com um raio óptico. • COM – Computer Output to Microfilm
CD-ROM Utilizado para gerar microfilme.

16
EQUIPAMENTO, QUE PERMITE ARMAZENAR AS
• COLD – Computer Output to Laser Disk INFORMAÇÕES MICROFILMADAS EM QUALQUER
Utilizado para gerar discos ópticos. SUPORTE INFORMÁTICO, FOI INCORPORADO AO
ARQUIVO COMO UM COMPLEMENTO AO PROJETO
DE MICROFILMAGEM DE ARQUIVOS CORRENTES,
QUESTÕES – MÓDULO 3 AINDA EM CURSO. COM TAL EQUIPAMENTO,
ESPERA-SE PODER DIVULGAR E CONSULTAR OS
DOCUMENTOS ATRAVÉS DE TERMINAIS EM REDE E
31 - NA LITERATURA ARQUIVÍSTICA, SISTEMA HÍBRIDO É DE CD-ROMS, PRESERVANDO O MICROFILME.
A COMBINAÇÃO DE MAIS DE UMA TECNOLOGIA COM O
OBJETIVO DE POTENCIALIZAR RESULTADOS, Nesta situação específica, a confecção de um
APROVEITANDO O QUE CADA UMA TEM DE MELHOR A filme cópia, a partir do filme original,
OFERECER. SÃO REQUISITOS BÁSICOS PARA O ÊXITO DE
QUALQUER MÉTODO DE REPRODUÇÃO: (A) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser
armazenados em locais diferentes por questões
A) SELEÇÃO E DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS; de segurança.
B) HIGIENIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO;
C) AVALIAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; (B) é desnecessária, já que o arquivo pode
D) SELEÇÃO E RESTAURAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO; atender melhor os consulentes através das cópias
E) TRANSFERÊNCIA DA DOCUMENTAÇÃO E SUA eletrônicas.
FOTOGRAMETRIA.
(C) é desnecessária se uma cópia em Cd-Rom
for depositada junto ao cartório de títulos e
32 - A ADOÇÃO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS PARA documentos.
ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO REQUER A
OBSERVÂNCIA DE CRITÉRIOS FUNDAMENTAIS QUE (D) é necessária para garantir a consulta em caso
LEVEM EM CONSIDERAÇÃO: de pane do sistema informático.

A) LEGISLAÇÃO EM VIGOR; COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (E) é desnecessária porque apenas duplicaria


INTERNACIONAL, APLICAÇÃO DE NORMAS tanto os custos do processo como o espaço
INTERNACIONAIS; climatizado para o armazenamento.

B) PRECEITOS TÉCNICOS DA ARQUIVOLOGIA,


LEGISLAÇÃO EM VIGOR E RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO 34 - O procedimento de microfilmagem elimina
DE SUA IMPLANTAÇÃO; o prévio tratamento técnico da documentação.
(V) (F)
C) RELAÇÃO CUSTO BENEFÍCIO DE SUA IMPLANTAÇÃO;
APLICAÇÃO DE NORMAS INTERNACIONAIS; COMUTAÇÃO
DE REGISTROS DOCUMENTAIS NACIONAIS E Tendo em vista a legislação que regula a
INTERNACIONAIS; microfilmagem de documentos oficiais, julgue
os itens a seguir.
D) COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA; NORMAS
INTERNACIONAIS DE WEBSITES; PRINCÍPIOS 35 - A microfilmagem será feita em
ARQUIVÍSTICOS; equipamentos que garantam a fiel reprodução
das informações, sendo permitida a utilização de
E) FUNDAMENTOS ARQUIVÍSTICOS; INSERÇÃO NO microfichas.
PROGRAMA DA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO; (V) (F)
COMUTAÇÃO DE REGISTROS DOCUMENTAIS
INTERNACIONAIS. 36 - É vedada a utilização de filmes atualizáveis
33 - ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL ACABOU DE de qualquer tipo, tanto para a confecção do
COMPRAR UMA DIGITALIZADORA DE MICROFILMES. O original como para a extração de cópias.

17
(V) (F)

42 - O PROCEDIMENTO DA MICROFILMAGEM:
37 - Na microfilmagem, poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, desde que sejam (A) SUBSTITUI A ETAPA ARQUIVÍSTICA DA
garantidas a legibilidade e a qualidade de AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS;
reprodução.
(V) (F) (B) NÃO ELIMINA O PRÉVIO TRATAMENTO TÉCNICO
DA DOCUMENTAÇÃO;

As discussões em torno da produção e preservação (C) OTIMIZA O ARRANJO DO ACERVO E A ORDENAÇÃO


dos documentos eletrônicos têm sido uma constante DE SUAS SÉRIES;
nos eventos realizados pelos organismos
internacionais de arquivística em todo o mundo. (D) É FEITO CONCOMITANTEMENTE COM A
Acerca dos documentos eletrônicos, julgue os itens AVALIAÇÃO E A SELEÇÃO DOCUMENTAL;
a seguir.
(E) SIMPLIFICA O USO DOS MÉTODOS PADRONIZADOS
DE ARQUIVAMENTO.
38 - Na conservação desses documentos, é
aconselhável a transferência periódica dos dados
para outros suportes. 43 - Você é contratado como consultor de uma
(V) (F) instituição pública que vem enfrentando
problemas com o crescimento desordenado de
seu arquivo permanente. O diretor da instituição
39 - O documento eletrônico pode apresentar lhe pede que encaminhe soluções para o
perdas da integridade do conteúdo. problema. Você, então,
(V) (F)
(A) propõe digitalizar parte do acervo para
ocupar menos espaço.
40 - Os documentos eletrônicos são distintos dos
documentos em suporte-papel, pois (B) propõe um novo fluxograma que otimize o
trâmite dos documentos permanentes.
a) não alcançam valor histórico. (C) sugere a eliminação dos documentos
b) são desprovidos de autenticidade. permanentes sem valor histórico.
c) têm espécies e tipos indeterminados.
d) demandam diferentes métodos de leitura e (D) elabora um projeto de gestão para os
de conservação. documentos das fases corrente e intermediária.
e) só podem ser analisados por cientistas da
informação. (E) elabora uma tabela de temporalidade para os
documentos permanentes.

41 - Na solução de problemas de mudança de


suporte, para fins de guarda prolongada de
documentos, a literatura arquivística recomenda o
uso de

a) disco óptico.
b) fita magnética.
c) disco rígido. 44 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
d) filme de sais de prata. janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433,
e) pergaminho.

18
sobre a microfilmagem de documentos oficiais, Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo
microfilmagem é com a necessidade.

(A) um processo de reprodução em filme, de RECURSOS HUMANOS


documentos, dados e imagens, por meios Cadastro de Funcionários
fotográficos ou eletrônicos. documentos pessoais
Benefícios
(B) um processo de reprodução fotográfica, de alimentação
quaisquer documentos em graus de redução vale-transporte
ínfimos.

(C) um processo de reprodução em filme ou em Nas subclasses serão inseridas as séries


microfichas, de documentos arquivísticos com grau tipológicas como, RG e CPF.
de redução de 96,5%.
RECURSOS HUMANOS
(D) qualquer processo de reprodução ótica de Cadastro de Funcionários
documentos e imagens com grau de redução documentos pessoais
superior a 95%. - cópia do RG
- cópia do CPF
(E) qualquer processo de transferência de quaisquer Benefícios
informações alimentação
documentais para suportes mais reduzidos. vale-transporte

A classificação é geralmente traduzida em


esquema no qual a hierarquia entre as classes e
subclasses aparece representada espacialmente,
esse esquema é chamado de Plano de
MÓDULO 4 Classificação.

CLASSIFICAÇÃO O Plano de Classificação pode seguir o critério


O objetivo da classificação é dar visibilidade às FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL.
funções e as atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligações entre os Critério Funcional: que tem por eixo as funções
documentos. desempenhadas pela entidade produtora do
arquivo
Podemos entender que classificação é antes de tudo,
lógica: a partir da análise do organismo produtor de Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura
documentos de um arquivo, são criadas categorias, administrativa da entidade produtora do arquivo
classes genéricas, que dizem respeito às funções /
atividades detectadas, por exemplo:
Um Plano de Classificação deve possuir três
Uma classe RECURSOS HUMANOS subdividida características (Schellemberg):
em Cadastro de Funcionário e Benefícios • Simplicidade
• Flexibilidade
RECURSOS HUMANOS • Expansibilidade
Cadastro de Funcionários
Benefícios

19
* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo MÉTODOS BÁSICOS DE
ARQUIVAMENTO
Plano de Classificação: Esquema de distribuição
de documentos em classes, de acordo com métodos • ALFABÉTICO
de arquivamento específicos, elaborado a partir do
estudo das estruturas e funções de uma instituição e • GEOGRÁFICO
da análise do arquivo por ela produzido. Expressão
geralmente adotada em arquivos correntes. • NUMÉRICOS
(Dicionário de Brasileiro de Terminologia Arquivística) Simples
Dígito Terminal
Cronológico
Quadro de Arranjo:
Esquema estabelecido para o arranjo dos
• IDEOGRÁFICOS (Assunto)
documentos de um arquivo, a partir do estudo das
Alfabético
estruturas, funções ou atividades da entidade
enciclopédico
produtora e da análise do acervo. Expressão
dicionário
adotada em arquivos permanentes.
(Dicionário de Brasileiro de Terminologia Arquivística)
Numéricos
duplex
decimal
ORDENAÇÃO

Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a Sistema Direto: a busca do documento é
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se realizada diretamente no local onde o
refere a uma mesma atividade, e em relação a um documento está guardado.
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo. Sistema Indireto: para se localizar um
documento é necessário utilizar um índice ou
A ordenação é feita com base nos elementos um código.
informativos contidos nos documentos:

• Nº do documento (atribuído pelo ORDENAÇÃO ALFABÉTICA


emissor ou pelo receptor) Existem dois tipos de ordenação alfabética.
• Data
- LETRA por LETRA
• Local de procedência
Considera cada letra como elemento de
• Nome do emissor ou do destinatário ordenação. (desconsiderar o espaço entre as
palavras).
Para a definição do critério de ordenação devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada Ex:
documento. Monte Alegre
Monte Branco
Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor Monteiro
maneira de dispor fisicamente notas de empenho Monte Mor
(seqüência numérica), extratos bancários (ordem Montenegro
cronológica). Monte Sinai

- PALAVRA por PALAVRA


Considera a palavra como elemento de
ordenação.

20
Ex: 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa,
Monte Alegre São, não se separam.
Monte Branco
Monte Mor → ALFABETADO
Monte Sinai Jorge Santa Cruz Santa Cruz, Jorge
Monteiro Waldemar Santo Antonio
Luis Carlos da Silva São Bento Santo Antonio, Waldemar
Montenegro
São Bento, Luis Carlos da Silva
* Para ambos os casos as partículas não devem ser
consideradas no momento da ordenação (de, da,
e,...) 5º) As indicações de grau de parentesco como
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
partes integrantes do último sobrenome e não
MÉTODO ALFABÉTICO são separadas.

O elemento considerado para ordenação é o → ALFABETADO


NOME. Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho
Regras de Alfabetação Sebastião de Pádua Júnior
Antonio de Brito Neto Brito Neto, Antonio de
1º) Nas pessoas físicas considera-se o último
Oliveira Sobrinho, Oscar de
sobrenome e depois o prenome.
Pádua Júnior, Sebastião de
→ ALFABETADO
Paulino Macedo Andrade, José Antunes
Pedro Paulo Silveira 6º) Os títulos são colocados no final do nome
José Antunes Macedo, Paulino entre parênteses.
Andrade
Silveira, Pedro Paulo → ALFABETADO
General Oscar Teixeira Brito, Paula (Dra.)
2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a
Dra. Paula Brito Teixeira, Oscar (General)
ordem alfabética do prenome

→ ALFABETADO
João Antunes Antunes, Aníbal 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir
Paulo Antunes do penúltimo sobrenome, que corresponde ao
Aníbal Antunes Antunes, João sobrenome paterno.
Antunes, Paulo → ALFABETADO
3º) Sobrenomes compostos por substantivo Jose Oviedo y Baños Arco y Molinero, Ramon del
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. Ramon del Arco y Molinero
Oviedo y Baños, Jose
→ ALFABETADO
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Costa
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos, Heitor

21
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são • Dentro das divisões estaduais seguem as
registrados como se apresentam, sem inversão divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A
→ ALFABETADO CAPITAL
Li Yutang Al Ben-Hur
Al Ben-Hur Ex: PERNAMBUCO
Li Yutang
Pernambuco – Recife
Pernambuco – Caruaru
Pernambuco – Limoeiro
9º) Nomes de empresas e instituições devem ser
Pernambuco – Olinda
transcritos como se apresentam, porém, os artigos
iniciais não devem ser considerados para
RIO GRANDE DO NORTE
alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
Rio Grande do Norte – Natal
Rio Grande do Norte – Caicó
→ ALFABETADO Rio Grande do Norte – Mossoró
EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Fundação Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia. EMBRATEL
A Colegial Ltda.
Fundação Joaquim Nabuco 2ª FORMA: CIDADE – ESTADO
Pesca do Vale e Cia.
• Os documentos são agrupados por
Cidade
10º) Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito Ex: Caicó
por extenso deverão aparecer no final entre Limoeiro
parênteses. Mossoró
Natal
Olinda
→ ALFABETADO
II Conferência da Saúde Conferência da Saúde (II)
Recife
Quarto Encontro de Turismo
3º Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3º)
• Ao lado de cada Cidade indicar o
Encontro de Turismo (Quarto) Estado a que pertence.

Ex: Caicó – Rio Grande do Norte


MÉTODO GEOGRÁFICO Limoeiro - Pernambuco
Mossoró – Rio Grande do Norte
Utiliza informações do aspecto geográfico do Natal – Rio Grande do Norte
documento. Olinda - Pernambuco
Recife - Pernambuco
Existem 3 (três) formas de arquivamento

1ª FORMA: ESTADO – CIDADE 3ª FORMA: PAÍS – CIDADE

• Os documentos são agrupados por Estados • Os documentos são agrupados por País

Ex: Pernambuco Ex: França


Rio Grande do Norte Portugal

22
• Dentro das divisões de País seguem as ÍNDICE ALFABÉTICO
divisões por Cidades, FICANDO A Aguiar, Antonio - 40072
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA Caldas, Luis Henrique - 30095
CAPITAL Guerra Filho, George - 41737
Magalhães, João - 20241
Ex: FRANÇA Tenório, Edilson – 30021
França – Paris
França – Lorena
PORTUGAL MÉTODO DÍGITO-TERMINAL
Portugal – Lisboa
Portugal – Coimbra Os documentos são numerados seqüencialmente,
Portugal – Porto porém, os números são dispostos em grupos de
dois dígitos, separados por hífen, e lidos da
direita para a esquerda formando pares.
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
Ex:
O Método numérico simples considera um número
já existente no documento (ex: nº de matrícula do Decompondo o número 829319
funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do Teremos: 82-93-19
documento pode atribuir um número ao documento.
Sendo o grupo primário para ordenação 19,
IMPORTANTE . Controle da numeração para não seguido do grupo secundário, 93, e do grupo
atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. terciário 82.

O método numérico simples é um método indireto Se o número apresentar apenas cinco dígitos o
pois exige a utilização de um índice alfabético para grupo terciário deverá ser complementado com
a realização de uma busca. um número 0 (zero).

Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Ex:


Matrícula. 56212  05-62-12

Ex:
PASTAS – Dossiês de Funcionários
NUMÉRICO DÍGITO-
41737 SIMPLES TERMINAL
56212 21-87-03
40072 86212 05-62-12
94217 08-62-12
218703 09-42-17
30095
672789 97-26-89
972689 67-27-89
30021

20241 MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento


(DATA) para a ordenação.

No momento da ordenação, os documentos mais


recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se

23
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente nota fiscal de imobilizado
das mais antigas. nota fiscal de saída

PESSOAL
INFORMAÇÃO Atestado Médico
CRONOLÓGICA Contrato de Trabalho
DIA MÊS ANO Folha de Pagamento
1 Janeiro / jan. /01 ... Teste de Admissão
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO
3 Março / mar. / 03 1940
4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência
5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
... Julho / jul / 07 1966 ⇒
... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA Os assuntos são divididos em classes e
... Setembro / set. / 09 ... sub-classes.
29 Outubro / out. /10 1999
30 Novembro / nov. / 2000
11 O método permite a criação ilimitada de classes,
31 Dezembro / dez. / 2001 o que exige cuidado para que não sejam criadas
12 pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.

• para cada assunto principal é atribuído


ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO um número
Ex:
Assuntos isolados são dispostos em ordem
alfabética. CONTABILIDADE 1
PESSOAL 2
EX:
ATESTADO MÉDICO
CONTA DE ÁGUA • Dentro dos assuntos principais podem
CONTA DE LUZ ocorrer subdivisões
CONTRATO DE TRABALHO Ex:
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE ENTRADA CONTABILIDADE 1
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO CONTAS DE CONSUMO 1-1
NOTA FISCAL DE SAÍDA NOTAS FISCAIS 1-2
TESTE DE ADMISSÃO

• Dentro das subdivisões podem ocorrer


ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO
novas subdivisões.
Ex:
Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um
TÍTULO GERAL.
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
EX:
Conta de Água 1-1-1
Conta de Luz 1-1-2
CONTABILIDADE NOTAS FISCAIS 1-2
Conta de Água
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1
Conta de Luz
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
Notas Fiscais
Nota Fiscal de Saída 1-2-3
nota fiscal de entrada
24
PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É Esta Classificação divide o conhecimento
FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE humano em 9 (nove) classes principais e 1
CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica
utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico
(uma) décima reservada para assuntos gerais.
que deverá ser utilizado com base no assunto).
0 – Obras Gerais
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 1 – Filosofia
1 CONTABILIDADE 2 – Religião
1-1 CONTAS DE CONSUMO 3 – Ciências Sociais
1-1-1 Conta de Água 4 – Filologia
1-1-2 Conta de Luz 5 – Ciências Puras
1-2 NOTAS FISCAIS 6 – Ciências Aplicadas
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 7 – Belas Artes
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado 8 – Literatura
1-2-3 Nota Fiscal de Saída 9 – História e Geografia

ÍNDICE O número de classificação é composto por uma


Conta de Água 1-1-1 parte inteira formada por três dígitos, podendo
Conta de Luz 1-1-2 ou não ter uma parte decimal.
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1 Ex:
Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 612
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 616
Nota Fiscal de Saída 1-2-3 616.1
NOTAS FISCAIS 1-2 616.2

Pastas Organizadas Pelo Método Duplex Após o ponto podem existir quantos números
sejam necessários. Lembrando que cada novo
1-2-3 número é um nível de especificidade e
detalhamento maior do assunto.
1-2-2
Importante: Não há uma classificação universal
para arquivos com uma listagem de assuntos que
1-2-1
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de
1-2 Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a
Técnica e não o Sistema de Classificação.
1-1-2
Ex:
1-1-1 100 CONTABILIDADE

1-1
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de Água
112 Conta de Luz
1
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Entrada
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL 121.1 serviços
121.2 produtos
O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado 122 Nota Fiscal de Imobilizado
na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey – 123 Nota Fiscal de Saída
Classificação Decimal de Dewey (CDD).

25
A desvantagem é que a cada nível temos um
número de subdivisões limitado. (C) Central de Pesquisas Aplicadas
Central European University
Universidade de São Paulo
Universidade Estadual de Ponta Grossa
ROTINA DE PROTOCOLO Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico
* Atividade do Arquivo Corrente
(D) Central European University
As rotinas do Protocolo podem ser divididas em Central de Pesquisas Aplicadas
dois grupos. Universidad de las Americas
Universidade de São Paulo
Grupo 1 Universidade Estadual de Ponta Grossa
• Recebimento Universidad Nacional Autonoma de Mexico
• Classificação
(E) Central European University
Recebe a documentação , faz a separação de acordo Central de Pesquisas Aplicadas
com a sua classificação, adiciona o carimbo de data Universidad de las Americas
de recebimento. Universidad Nacional Autonoma de Mexico
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Grupo 2 Universidade de São Paulo
• Registro
• Movimentação

Funciona como uma atividade de distribuição de 46 - Considerando a correspondência entre o


documentos. Faz o registro do documento anotando número de identificação dos dossiês funcionais
dados de identificação, e encaminha os documentos com os respectivos funcionários, conforme
aos setores a que se destinam. indica a tabela abaixo, indique a alternativa que
corresponde à ordem correta de arquivamento
dos nomes pelo método dígito-terminal.

QUESTÕES – MÓDULO 4 Nº do dossiê Nome do funcionário


103.678 Maria Júlia Rodrigues
322.206 Maria Vicente Afonso
45 - Indique a ordenação alfabética mais correta 152.206 Paula da Silva Caruci
para as instituições abaixo: 151.977 Antônio Heron Ferreira
784.120 Joaquim Manoel Sabóia
(A)Central European University 984.020 João Guilherme Smit
Central de Pesquisas Aplicadas
Universidad de las Americas
Universidad Nacional Autonoma de Mexico (A) Paula da Silva Caruci
Universidade de São Paulo Maria Vicente Afonso
Universidade Estadual de Ponta Grossa Joaquim Manoel Sabóia
João Guilherme Smit
(B) Central de Pesquisas Aplicadas Antônio Heron Ferreira
Universidade de São Paulo Maria Júlia Rodrigues
Universidade Estadual de Ponta Grossa
Central European University (B) Maria Júlia Rodrigues
Universidad de las Americas Antônio Heron Ferreira
Universidad Nacional Autonoma de Mexico Paula da Silva Caruci
Maria Vicente Afonso

26
Joaquim Manoel Sabóia
João Guilherme Smit (E) Arranjar documentos significa aplicar um
conjunto de operações que, de acordo com as
(C) Antônio Heron Ferreira diferentes tipologias e atividades da entidade
João Guilherme Smit produtora, visam distribuir os documentos de
Joaquim Manoel Sabóia um arquivo.
Maria Júlia Rodrigues
Maria Vicente Afonso
Paula da Silva Caruci 48 - O método de arquivamento numérico
simples é aquele em que as pastas são ordenadas
(D) Maria Vicente Afonso de acordo com o registro de entrada
Paula da Silva Caruci correspondente. Usa-se, também, um índice
Antônio Heron Ferreira alfabético remissivo para a codificação das
Maria Júlia Rodrigues pastas.
Joaquim Manoel Sabóia (V) (F)
João Guilherme Smit

(E) Paula da Silva Caruci 49 - Conforme consta na obra Arquivo: teoria e


Maria Vicente Afonso prática, de Marilena Leite Paes, receber de
João Guilherme Smit vários setores documentos a serem
Joaquim Manoel Sabóia redistribuídos é uma rotina característica de
Antônio Heron Ferreira
Maria Júlia Rodrigues a) protocolo.
b) arquivo corrente.
c) arquivo intermediário.
d) arquivo permanente.
47 - Indique, entre as alternativas, a frase que e) sala de consulta.
melhor define um sistema de arranjo estrutural.

(A) O arranjo deve levar em consideração a ordem


original dos documentos, ou seja, a forma em que
estavam dispostos ao serem arquivados, agrupando 50 - Observe o quadro abaixo:
os documentos relacionados a um determinado Dissertações
assunto ou tema. Antropologia
Antropologia Cultural
(B) Por arranjo documental entendemos a guarda de Teoria Antropológica
documentos em mobiliário ou equipamentos História
próprios, nas áreas e estruturas que lhes são Sociologia
destinadas, respeitando sempre os princípios da Monografias
Antropologia
arquivologia.
História
História Antiga
(C) Denomina-se arranjo à ordenação dos História Moderna
documentos provenientes de mais de uma fonte Sociologia
geradora, reunidos pela semelhança de atividades, Teses
em fundos, séries dentro dos fundos e, se Antropologia
necessário, dos itens documentais dentro das séries. História
Sociologia
(D) Um sistema de arranjo de arquivos públicos Sociologia da Educação
pelo qual, para cada documento, há que remontar ao Sociologia Rural
órgão governamental, repartição administrativa ou
instituição por que foi expedido ou recebido.

27
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, (D) EXPANSÕES RESTRITAS, ASSUNTO-NUMÉRICO,
de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação CODIFICAÇÕES ALFANUMÉRICAS;
adotada no exemplo acima corresponde à (E) SISTEMA MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO E
SUJEITO A EXPANSÕES.

a) duplex.
b) enciclopédica. 54 - MÉTODO DE ARQUIVAMENTO NO QUAL AS
c) alfabética. PASTAS SÃO ORDENADAS DE ACORDO COM O
d) dicionária. REGISTRO DE ENTRADA DOS CORRESPONDENTES.
e) decimal. USA-SE, TAMBÉM, UM ÍNDICE ALFABÉTICO
REMISSIVO PARA A CODIFICAÇÃO DAS PASTAS.
TRATA-SE DO MÉTODO:

51 - Uma entidade, pública ou privada, deve (A) DECIMAL;


organizar seus arquivos com base (B) DUPLEX;
(C) ENCICLOPÉDICO;
a) nas linguagens ou sistemas de signos (D) ALFANUMÉRICO;
adotados para comunicar os diferentes (E) NUMÉRICO SIMPLES.
conteúdos.
b) nos assuntos tratados na correspondência
dos seus órgãos de cúpula. 55 - A utilização de métodos numéricos de
c) nos códigos de classificação dos arquivamento
documentos do governo federal.
d) na distribuição hierárquica dos documentos (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de
em dez grandes classes. recebimento
e) nas competências, funções e atividades por dos documentos.
ela desenvolvidas. (B) pode ser aplicado em correspondências se
houver um
índice alfabético.
52 - Um plano de classificação deve basear-se (C) deve guardar estreita relação com a ordem
alfabética
a) nos gêneros documentais, formatos e dos documentos.
suportes. (D) aplica-se somente a documentos que tenham
b) no conteúdo informacional dos documentos um número
que integram as diferentes séries. de série original.
c) no grau de sigilo e no período de vigência (E) pode ser feita apenas em documentos que
dos documentos. tenham passado
d) nas classes ou assuntos dos documentos de pelo protocolo.
interesse históricos.
e) na estrutura, funções e atividades das
instituições de origem dos documentos. 56 – Na administração de documentos correntes
tem-se a preocupação de conservá-los de
maneira ordenada e acessível. Para atingir esses
53 - As qualidades que são atribuídas por objetivos torna-se necessário que os documentos
Schellenberg a um sistema de arquivamento são: sejam bem

(A) SISTEMA DE NOTAÇÃO MISTA, ÍNDICES REMISSIVOS E a) classificados e manuseados.


MNEMÔNICO; b) classificados e arquivados.
(B) SISTEMA SIMPLES DE ASSUNTO, FLEXÍVEL E QUE c) selecionados e arquivados.
ADMITA EXPANSÕES; d) selecionados e classificados.
(C) FLEXÍVEL, MNEMÔNICO, DE ASSUNTO-NUMÉRICO; e) selecionados e manuseados.

28
57 – A colocação correta das pastas e guias nas FATORES AMBIENTAIS
gavetas do arquivo, onde cada documento deve
ocupar um único e exclusivo lugar, é chamada de Temperatura e Umidade Relativa do AR

a) arranjo. A temperatura ideal deve ser mantida em torno


b) notação. dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio
c) etiquetas. deve ser mantido pois, a umidade elevada
d) projeções. associada com a temperatura alta atuam como
e) classificados. agentes facilitadores da proliferação de fungos e
bactérias, bem como garante características
propícias para infestação por animais. Já a baixa
umidade resseca o papel tornando-o quebradiço.

É importante fazer o monitoramento do


MÓDULO 5 ambiente através do “Termo-Higrômetro”, e
garantir uma boa circulação do ar.

Radiação da Luz
PRESERVAR
O Controle da luminosidade é um elemento que
Consiste em adotar medidas e procedimentos para contribui para a preservação dos documentos. A
garantir a integridade dos documentos, não incidência luz natura ou artificial sobre os
permitindo que estes venham a se deteriorar. documentos causa danos de forma irreversível,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
papel.
CONSERVAR

Consiste em adotar medidas e procedimentos com a Qualidade do Ar


finalidade de parar um processo de deterioração já
iniciado. É importante controlar a qualidade do ar pois
nele temos dois elementos que podem
comprometer a segurança dos documentos, os
RESTAURAR gases que provocam reações químicas formando
ácidos que danificam os documentos, e as
Consiste em medidas e procedimentos adotados partículas sólidas que se encontram em
com a finalidade de recuperar documentos que já suspensão.
sofreram um processo de deterioração e perderam
informações de forma parcial ou total.
AGENTES BIOLÓGICOS

Os agentes biológicos de deterioração de


CARACTERÍSTICAS DO PAPEL acervos são, entre outros, os insetos (baratas,
brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é, presença depende quase que exclusivamente das
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de condições
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de ambientais reinantes nas dependências onde se
umidade com o meio ele sofre dilatação e contração encontram os documentos.
das fibras. O controle do conjunto de elementos
ambientais é fundamental para a preservação dos Para que atuem sobre os documentos e
acervos. proliferem, necessitam de conforto ambiental e
alimentação. O conforto ambiental para

29
praticamente todos os seres vivos está basicamente (D) ter o uso restringido em dias mais frios para
na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca não resfriar demais o ambiente.
circulação de ar, falta de higiene.
(E) ser suspenso nos horários em que o arquivo
está fechado ao público.
INTERVENÇÃO HUMANA

O homem é um dos maiores agentes de deterioração 59 - Entre as atividades de conservação, assinale


dos documentos. a que corresponde à utilização de agentes
químicos para a destruição de insetos e
Vandalismo microorganismos que causam danos aos
documentos.
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
documentos são atos intencionais que podem ser a) Laminação
minimizados com uma política de acesso e b) Umidificação
segurança dos documentos. c) Higienização
d) Desacidificação
e) Fumigação
Acondicionamento

O acondicionamento deve ser feito de forma Com relação à preservação de documentos,


adequada utilizando materiais próprios para cada julgue os itens subseqüentes.
suporte documental. Essa prática vai garantir a
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o 60 - Os documentos de terceira idade que,
mobiliário com padrão arquivístico. porventura, apresentem um estado de
conservação precário devem ser objeto de
A utilização de forma correta dos invólucros avaliação para posterior eliminação.
(envelopes, pastas, caixas) também são importantes (V) (F)
para garantir a integridade documental, visto que a
prática mais comum é a superlotação dos
invólucros, danificando os documentos na sua 61 - A laminação corresponde à utilização de
manipulação de retirada e guarda. agentes químicos para a eliminação de insetos e
microrganismos que causam danos aos
documentos.
(V) (F)
QUESTÕES – MÓDULO 5

62 - A umidificação é um procedimento em que


documentos ressecados são colocados em uma
58 - O uso de condicionadores de ar para a atmosfera úmida, para readquirirem
climatização de um arquivo deve flexibilidade pela absorção de vapor d’água.
(V) (F)
(A) ser substituído por umidificadores e
vaporizadores em regiões secas e áridas.
63 - A encapsulação é um processo de
(B) garantir um controle de temperatura e umidade preservação no qual o documento é colocado
constantes em todo o acervo. entre duas superfícies de plástico transparente,
cujas bordas são seladas.
(C) integrar em uma única circulação de ar tanto o (V) (F)
acervo como a sala de consulta.

30
64 - Na conservação dos arquivos, deve-se CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservação preventiva em arquivos e
a) fazer o monitoramento de temperatura e da bibliotecas.
umidade relativa, por meio do termo-
higrômetro. CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística =
b) expor o papel à radiação ultravioleta, para Técnica; Arquivologia = Ciência.
que o papel não fique ressecado.
c) utilizar fungicidas e água nocombate aos CENADEM – http://www.cenadem.com.br
esporos ativos e dormentes.
d) permitir que os gases e partículas sólidas DICIONÁRIO brasileiro de terminologia
atuem no controle da qualidade do ar. arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
e) passar borracha nos papéis de textura porosa 2005. 232p.
para efetuar limpeza de superfície.
FILIPPI, Patrícia; LIMA, Solange Ferraz de;
CARVALHO, Vânia Carneiro de. Como tratar
65 - Para estabilizar os documentos, interrompendo coleções de fotografias. São Paulo: Arquivo do
o processo de deterioração de seu suporte, deve-se Estado, 2002. 93 p.

a) aplicar solventes na limpeza da superfície. GONÇALVES, Janice. Como classificar e


b) adotar procedimentos arquivísticos ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
irreversíveis. Arquivo do Estado, 1998.
c) utilizar materiais de qualidade arquivística.
d) evitar colas a base de metilcelulose. LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever
e) promover a cultura de térmitas. documentos de arquivo: elaboração de
instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo
do Estado, 2002. 60 p.

LUCCAS, Lucy; SERIPIERRI, Dione.


Conservar para não restaurar: uma proposta
FONTES DE INFORMAÇÃO para preservação de documentos em bibliotecas.
Brasília: Thesaurus, 1995. 128 p.
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre GED
– gerenciamento eletrônico de documentos PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prática.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1). fundamentos da disciplina arquivística.
Toda a coleção disponível na integra em: Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p.
http://www.saesp.sp.gov.br
SCHELLEMBERG, T. R. Arquivos modernos:
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise princípios e técnicas. 2. ed. Rio de Janeiro:
diplomática e análise tipológica de documentos FGV, 2002. 386 p.
de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002.
120 p. SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São
Paulo: CENADEM.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos
permanentes: tratamento documental. 2. ed. ver. SERIPIERRI, Dione; et al. Manual de
amp. Rio de Janeiro: FGV, 2004. 318 p. conservação preventiva de documentos: papel
e filme. São Paulo: EDUSP, 2005. 80 p.

31
SILVA, Marilene Luzia da. Administração de prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
departamento pessoal. 3. ed. rev. atual. São Paulo: ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
Érica, 2005. 230 p. imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da
SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair intimidade, da vida privada, da honra e da
Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado imagem das pessoas.
para aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo Art. 5º - A administração pública
do Estado, 2003. 55 p. franqueará a consulta aos documentos públicos
na forma da Lei.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de
indenização pelo dano material ou moral
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo
das ações penal, civil e administrativa.
LEGISLAÇÃO ARQUIVISTICA
CAPÍTULO II
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Dispõe sobre a política nacional de Art. 7º - Os arquivos públicos são os


arquivos públicos e privados e dá conjuntos de documentos produzidos e
outras providências recebidos, no exercício de suas atividades, por
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Distrito Federal e municipal em decorrência de
Faço saber que o Congresso Nacional suas funções administrativas, legislativas e
decreta e eu sanciono a seguinte Lei: judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos
CAPÍTULO I de documentos produzidos e recebidos por
DISPOSIÇÕES GERAIS instituições de caráter público, por entidades
privadas encarregadas da gestão de serviços
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão públicos no exercício de suas atividades.
documental e a proteção especial a documentos de § 2º - A cessação de atividade de
arquivos, como instrumento de apoio à instituições públicas e de caráter público implica
administração, à cultura, ao desenvolvimento o recolhimento de sua documentação à
científico e como elementos de prova e informação. instituição arquivística pública ou a sua
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os transferência à instituição sucessora.
fins desta Lei, os conjuntos de documentos Art. 8º - Os documentos públicos são
produzidos e recebidos por órgãos públicos, identificados como correntes, intermediários e
instituições de caráter público e entidades privadas, permanentes.
em decorrência do exercício de atividades § 1º - Consideram-se documentos
específicas, bem como por pessoa física, qualquer correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
que seja o suporte da informação ou a natureza dos movimentação, constituam objeto de consultas
documentos. freqüentes.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos § 2º - Consideram-se documentos
o conjunto de procedimentos e operações técnicas intermediários aqueles que, não sendo de uso
referentes à sua produção, tramitação, uso, corrente nos órgãos produtores, por razões de
avaliação e arquivamento em fase corrente e interesse administrativo, aguardam a sua
intermediária, visando a sua eliminação ou eliminação ou recolhimento para guarda
recolhimento para guarda permanente. permanente.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos § 3º Consideram-se permanentes os
órgãos públicos informações de seu interesse conjuntos de documentos de valor histórico,
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas probatório e informativo que devem ser
em documentos de arquivos que serão prestadas no definitivamente preservados.

32
Art. 9º - A eliminação de documentos Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São
produzidos por instituições públicas e de caráter considerados, também, do Poder Executivo os
público será realizada mediante autorização da arquivos do Ministério da Marinha, do
instituição arquivística pública, na sua específica Ministério das Relações Exteriores, do
esfera de competência. Ministério do Exército e do Ministério da
Art. 10 - Os documentos de valor Aeronáutica.
permanente são inalienáveis e imprescritíveis. § 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo
do Poder Executivo, o arquivo do Poder
CAPÍTULO III Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
DOS ARQUIVOS PRIVADOS § 3° - São Arquivos do Distrito Federal o
arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
os conjuntos de documentos produzidos ou § 4° - São Arquivos Municipais o
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
decorrência de suas atividades. Poder Legislativo.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser § 5° - Os arquivos públicos dos
identificados pelo Poder Público como de interesse Territórios são organizados de acordo com sua
público e social, desde que sejam considerados estrutura político-jurídica.
como conjuntos de fontes relevantes para a história Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a
e desenvolvimento científico nacional. gestão e o recolhimento dos documentos
Art. 13 - Os arquivos privados identificados produzidos e recebidos pelo Poder Executivo
como de interesse público e social não poderão ser Federal, bem como preservar e facultar o acesso
alienados com dispersão ou perda da unidade aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
documental, nem transferidos para o exterior. implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Na alienação desses Parágrafo único - Para o pleno exercício
arquivos o Poder Público exercerá preferência na de suas funções, o Arquivo Nacional poderá
aquisição. criar unidades regionais.
Art. 14 - O acesso aos documentos de Art. 19 - Competem aos arquivos do
arquivos privados identificados como de interesse Poder Legislativo Federal a gestão e o
público e social poderá ser franqueado mediante recolhimento dos documentos produzidos e
autorização de seu proprietário ou possuidor. recebidos pelo Poder Legislativo Federal no
Art. 15 - Os arquivos privados identificados exercício de suas funções, bem como preservar e
como de interesse público e social poderão ser facultar o acesso aos documentos sob sua
depositados a título revogável, ou doados a guarda.
instituições arquivísticas públicas. Art. 20 - Competem aos arquivos do
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de Poder Judiciário Federal a gestão e o
entidades religiosas produzidos anteriormente à recolhimento dos documentos produzidos e
vigência do Código Civil ficam identificados como recebidos pelo Poder Judiciário Federal no
de interesse público e social. exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como
CAPÍTULO IV preservar e facultar o acesso aos documentos
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE sob sua guarda.
INSTITUIÇÕES Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Federal e municipal definirá os critérios de
organização e vinculação dos arquivos estaduais
Art. 17 - A administração da documentação e municipais, bem como a gestão e o acesso aos
pública ou de caráter público compete às documentos, observado o disposto na
instituições arquivísticas federais, estaduais, do Constituição Federal, e nesta Lei.
Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São Arquivos Federais o Arquivo CAPÍTULO V
Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do DO ACESSO E DO SIGILO DOS
33
DOCUMENTOS PÚBLICOS § 2° - A estrutura e funcionamento do
Conselho criado neste artigo serão estabelecidos
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso em regulamento.
pleno aos documentos públicos. Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de de sua publicação.
sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos Art. 28 - Revogam-se as disposições em
públicos na classificação dos documentos por eles contrário.
produzidos. Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170°
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha da Independência e 103° da República.
em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem FERNANDO COLLOR
como aqueles necessários ao resguardo da Jarbas Passarinho
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas são originalmente [Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991,
sigilosos. e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à segurança da sociedade e do Estado
será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por
igual período. Regula a microfilmagem de
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos documentos oficiais e dá outras
referentes à honra e a imagem das pessoas será providências.
restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a
contar da data de sua produção. O Presidente da República.
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em Faço saber que o Congresso Nacional
qualquer instância, determinar a exibição reservada decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
de qualquer documento sigiloso, sempre que Art. 1° É autorizada, em todo o território
indispensável à defesa de direito próprio ou nacional, a microfilmagem de documentos
esclarecimento de situação pessoal da parte. particulares e oficiais arquivados, estes de
Parágrafo único - Nenhuma norma de órgãos federais, estaduais e municipais.
organização administrativa será interpretada de §1° Os microfilmes de que trata esta Lei,
modo a, por qualquer forma, restringir o disposto assim como as certidões, os traslados e as cópias
neste artigo. fotográficas obtidas diretamente dos filmes
produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora
DISPOSIÇÕES FINAIS dele.
§2° Os documentos microfilmados
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade poderão, a critério da autoridade competente, ser
penal, civil e administrativa, na forma da legislação eliminados por incineração, destruição mecânica
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir ou por outro processo adequado que assegure a
documentos de valor permanente ou considerado sua desintegração.
como de interesse público e social. §3° A incineração dos documentos
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional microfilmados ou sua transferência para outro
de Arquivos - CONARQ , órgão vinculado ao local far-se-á mediante lavratura de termo, por
Arquivo Nacional, que definirá a política nacional autoridade competente, em livro próprio.
de arquivos, como órgão central de um Sistema §4° Os filmes negativos resultantes de
Nacional de Arquivos - SINAR. microfilmagem ficarão arquivados na repartição
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos detentora do arquivo, vedada sua saída sob
será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo qualquer pretexto.
Nacional e integrado por representantes de §5° A eliminação ou transferência para
instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e outro local dos documentos microfilmados far-
privadas. se-á mediante lavratura de termo em livro
34
próprio pela autoridade competente.
§6° Os originais dos documentos ainda em
trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO
antes de ser arquivados. DE 1996
§7° Quando houver conveniência, ou por
medida de segurança, poderão excepcionalmente Regulamenta a Lei n° 5433, de
ser microfilmados documentos ainda não 8 de maio de 1968, que regula a
arquivados desde que autorizados por autoridade microfilmagem de documentos
competente. oficiais, e dá outras
Art. 2° Os documentos de valor histórico providências.
não deverão ser eliminados, podendo ser
arquivados em local diverso da repartição detentora O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no
dos mesmos. uso das atribuições que lhe confere o art. 84,
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o
no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio
indicando as autoridades competentes, nas esferas de 1968
federais, estaduais e municipais para a autenticação Decreta:
de traslados e certidões originais de microfilmagem Art. 1° A microfilmagem, em todo
de documentos oficiais. território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433,
§1° O decreto de regulamentação de 8 de maio de 1968, abrange a dos
determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos documentos oficiais ou públicos, de qualquer
públicos capacitados para efetuarem a espécie e em qualquer suporte, produzidos e
microfilmagem de documentos particulares bem recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
como os requisitos que a microfilmagem realizada, Judiciário e Legislativo, da Administração
por aqueles cartórios e órgãos públicos devem Indireta, da União, dos Estados, do Distrito
preencher para serem autenticados, a fim de Federal e dos Municípios, bem como a dos
produzirem efeitos jurídicos em juízos ou fora dele, documentos particulares ou privados, de pessoas
quer os microfilmes, quer os seus traslados e físicas ou jurídicas.
certidões originárias. Art. 2° A emissão de cópias, traslados e
§2° Prescreverá também o decreto as certidões extraídas de microfilmes, bem assim a
condições que os cartórios competentes terão de autenticação desses documentos, para que
cumprir para autenticação de reproduções possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora
realizados por particulares, para produzir efeitos dele, é regulada por este Decreto.
jurídicos com a terceiros. Art. 3° Entende-se por microfilme, para
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da fins deste Decreto, o resultado do processo de
firma da autoridade que autenticar os documentos reprodução em filme, de documentos, dados e
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
os traslados e certidões originais de microfilmes. em diferentes graus de redução.
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua Art. 4° A microfilmagem será feita em
publicação. equipamentos que garantam a fiel reprodução
Art. 6° Revogam-se as disposições em das informações, sendo permitida a utilização de
contrário. qualquer microforma.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Parágrafo único. Em se tratando da
Independência e 80° da República. utilização de microfichas, além dos
procedimentos previstos neste Decreto, tanto a
A. COSTA E SILVA original como a cópia terão, na sua parte
Luís Antônio da Gama e Silva superior, área reservada a titulação, a
identificação e a numeração seqüencial legíveis
[Diário Oficial da União, de 10 de maio de 1968] com a vista desarmada, bem como fotogramas
destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer
35
espécie, será feita sempre em filme original, com o documento, com os seguintes elementos:
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, I - identificação do detentor dos
garantida a segurança e qualidade de imagem e de documentos microfilmados;
reprodução. II - informações complementares
§ 1° Será obrigatória, para efeito de relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
segurança, a extração de filme cópia, do filme III - termo de encerramento atestando a
original. fiel observância às disposições do presente
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes Decreto;
atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a IV - menção, quando for o caso, de que a
confecção do original como para a extração de série de documentos microfilmados continua em
cópias. microfilme posterior;
§ 3° O armazenamento do filme original V - nome por extenso, qualificação
deverá ser feito em local diferente do seu filme funcional e assinatura do responsável pela
cópia. unidade, cartório ou empresa executora da
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser microfilmagem.
utilizado qualquer grau de redução, garantida a Art. 9° Os documentos da mesma série
legibilidade e a qualidade de reprodução. ou seqüência, eventualmente omitidos quando
Parágrafo único. Quando se tratar de da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens
original cujo tamanho ultrapasse a dimensão não apresentarem legibilidade, por falha de
máxima do campo fotográfico do equipamento em operação ou por problema técnico, serão
uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, reproduzidos posteriormente, não sendo
sendo obrigatória a repetição de uma parte da permitido corte ou inserção no filme original.
imagem anterior na imagem subseqüente, de modo § 1° A microfilmagem destes
que se possa identificar, por superposição, a documentos será precedida de uma imagem de
continuidade entre as seções adjacentes observação, com os seguintes elementos:
microfilmadas. a) identificação do microfilme, local e
Art. 7° Na microfilmagem de documentos data;
cada série será sempre precedida de imagem de b) descrição das irregularidades
abertura, com os seguintes elementos: constatadas;
I - identificação do detentor dos documentos c) nome por extenso, qualificação
a serem microfilmados; funcional e assinatura do responsável pela
II - número do microfilme, se for o caso; unidade, cartório ou empresa executora da
III - local e a data da microfilmagem; microfilmagem.
IV - registro no Ministério da Justiça; § 2° É obrigatório fazer indexação
V - ordenação, identificação e resumo da remissiva para recuperar as informações e
série de documentos a serem microfilmados; assegurar a localização dos documentos.
VI - menção, quando for o caso, de que a § 3° Caso a complementação não
série de documentos a serem microfilmados é satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a
continuação da série contida em microfilme microfilmagem dessa série de documentos
anterior; deverá ser repetida integralmente.
VII - identificação do equipamento Art. 10. Para o processamento dos filmes
utilizado, da unidade filmada e do grau de redução; serão utilizados equipamentos e técnicas que
VIII - nome por extenso, qualificação assegurem ao filme alto poder de definição,
funcional, se for o caso, e assinatura do detentor densidade uniforme e durabilidade.
dos documentos a serem microfilmados; Art. 11. Os documentos, em tramitação
IX - nome por extenso, qualificação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
funcional e assinatura do responsável pela unidade, competente, ser microfilmados, não sendo
cartório ou empresa executora da microfilmagem. permitida a sua eliminação até a definição de sua
Art. 8° No final da microfilmagem de cada destinação final.
série será sempre reproduzida a imagem de Art. 12. A eliminação de documentos,
encerramento, imediatamente após o último após a microfilmagem, dar-se-á por meios que

36
garantam sua inutilização, sendo a mesma acordo com o disposto neste Decreto;
precedida de lavratura de termo próprio e após a II - que se responsabilizam pelo padrão
revisão e a extração de filme cópia. de qualidade do serviço executado;
Parágrafo único. A eliminação de III - que o usuário passa a ser
documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer responsável pelo manuseio e conservação das
se a mesma estiver prevista na tabela de microformas.
temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia,
competente na esfera de atuação do mesmo e produzidos no exterior, somente terão valor
respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de legal, em juízo ou fora dele, quando:
8 de janeiro de 1991. I - autenticados por autoridade
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, estrangeira competente;
com valor de guarda permanente, não poderão ser II - tiverem reconhecida pela autoridade
eliminados após a microfilmagem, devendo ser consular brasileira a firma da autoridade
recolhidos ao arquivo público de sua esfera de estrangeira que os houver autenticado;
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. III - forem acompanhados de tradução
Art. 14. Os traslados, as certidões e as oficial.
cópias em papel ou em filme de documentos Art. 18. Os microfilmes originais e os
microfilmados, para produzirem efeitos legais em filmes cópia resultantes da microfilmagem de
juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela documentos sujeitos à fiscalização, ou
autoridade competente detentora do filme original. necessários à prestação de contas, deverão ser
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, mantidos pelos prazos de prescrição a que
extraída de microfilmes de documentos privados, estariam sujeitos os seus respectivos originais.
deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá Art. 19. As infrações, às normas deste
constar que o filme que o acompanha é cópia fiel do Decreto, por parte dos cartórios e empresas
filme original, cuja autenticação far-se-á nos registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o
cartórios que satisfizerem os requisitos infrator, observada a gravidade do fato, às
especificados no artigo seguinte. penalidades de advertência ou suspensão do
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, registro, sem prejuízo das sanções penais e civis
extraída de microfilmes de documentos privados, a cabíveis.
autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, Parágrafo único. No caso de reincidência
em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os por falta grave, o registro será cassado
requisitos especificados no artigo seguinte. definitivamente.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá
parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se as instruções que se fizerem necessárias ao
qualquer meio de reprodução, desde que seja cumprimento deste Decreto.
assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398,
Art. 15. A microfilmagem de documentos de 24 de abril de 1969.
poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados Art. 22. Este Decreto entra em vigor na
nos termos deste Decreto. data de sua publicação.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de Brasília, 30 de janeiro de 1996; 175° da
microfilmagem de documentos, as empresas e Independência e 108° da República.
cartórios, a que se refere este artigo, além da
legislação a que estão sujeitos, deverão requerer FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à Milton Seligman
fiscalização que por este será exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto. [Diário Oficial da União, de 31 de janeiro de
Art. 16 As empresas e os cartórios, que se 1996]
dedicarem à microfilmagem de documentos de
terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um
documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de

37
ARQUIVO NACIONAL LISTA DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE
1999 TERMOS DE ATOS OFICIAIS E OUTROS
DOCUMENTOS
Dispõe sobre a adoção de
símbolos ISO nas sinaléticas a
serem utilizadas no processo de Acórdão _ Decisão proferida por tribunal, em
microfilmagem de documentos grau de recurso.
arquivísticos.
Alvará _ Documento por meio do qual a
O PRESIDENTE DO CONSELHO administração pública autoriza ou licencia o
NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso exercício de uma atividade, de um direito ou
de suas atribuições previstas no item IX, do art.18, prática de algum ato. Também se chama alvará a
de seu Regimento Interno, de conformidade com autorização judicial para a prática de algum ato.
deliberação do Plenário, em sua 15ª reunião
ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Anteprojeto _ Trabalho preliminar para a
Considerando os dispositivos da Lei nº redação de um projeto. Esboço de um plano, de
5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo um projeto.
Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da
Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que Ata _ Documento contendo registro expositivo,
tratam da microfilmagem de documentos tanto de fatos ocorridos, como de deliberações
arquivísticos; tomadas durante reuniões formais.
Considerando os resultados da Comissão
Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 Atestado _ Declaração de autoridade
de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar competente, afirmando ou negando o que é do
os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à conhecimento oficial do signatário.
microfilmagem de documentos arquivísticos;
Considerando a necessidade de que a Aviso _ Correspondência usada nos ministérios
microfilmagem dos documentos arquivísticos seja militares, do oficial superior para o subordinado.
realizada dentro dos padrões e normas Na área civil, é correspondência trocada entre
internacionais, resolve: ministérios ou entre dirigentes de órgãos
Art. 1º Adotar, no processo de subordinados à Presidência da República.
microfilmagem de documentos arquivísticos,
símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e Boletim _ Publicação periódica, em geral de
o roteiro de sinaléticas, anexo 2. pequeno formato, destinada a divulgar matéria
Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na de interesse das instituições.
data de sua publicação.
Certidão _ Documento extraído de registros
públicos originais por quem tenha autoridade
para fazê-lo, ou o expediente em que no serviço
JAIME ANTUNES DA SILVA público se dá fé acerca de algo constante de seus
assentamentos.
[Diário Oficial da União de 22 de dezembro de
1999. Seção I, pg. 202] Certificado _ Ato escrito em que se afirma um
fato. Certificar significa "dar por certo".
(NO FINAL DO TEXTO - ANEXO COM AS
SINALÉTICAS)

38
Circular _ Documento enviado simultaneamente, Laudo _ Parecer, por escrito, de arbitradores ou
com o mesmo teor, a vários destinatários. peritos (médicos, engenheiros e outros técnicos)
depois de relatar minuciosamente os exames a
Contrato _ Acordo em que pessoas ou instituições que procedem e as condições a que chegaram.
se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma
coisa. Lei _ Norma baixada pelo Poder Legislativo.
Expediente que consubstancia a expressão da
Convenção _ Documento utilizado para regular vontade do governo, ditada pelos representantes
direitos e deveres bilaterais ou para oficializar do povo no Poder Legislativo. É submetida à
ajustes entre partes. sanção do chefe do Poder Executivo.

Convênio _ pacto firmado entre instituições. O Mandado _ Ordem escrita expedida por
mesmo que ajuste. autoridade judicial ou administrativa, para
cumprimento de alguma diligência. O mandado
Decisão _ Documento em que se registra a judicial é o mais conhecido e dele há diversos
resolução aprovada por órgão colegiado. tipos: de citação, de prisão, de busca e apreensão
etc.
Declaração _ Documento em que alguém, sob
responsabilidade, consigna um fato ou manifesta Manifesto _ Exposição pública de programa
opinião ou conceito. político, religioso ou diplomático, elaborada por
autoridades, corporações etc.
Decreto _ Ato pelo qual o Poder Executivo
(federal, estadual ou municipal) baixa regulamento Manual _ Obra de formato cômodo que reúne
para o cumprimento de leis, faz nomeações, disposições de trabalho, diretrizes, decisões,
promoções etc. métodos e rotinas de uma unidade
administrativa ou de determinada função.
Decreto legislativo _ Ato do Poder Legislativo
(federal, estadual ou municipal) baixado para Medida provisória _ Ato expedido pelo
atender a imperativos constitucionais no que se presidente da República, com força de lei, nos
refere a atribuições que lhe são privativas. casos de relevância e urgência, o qual,
submetido ao Congresso Nacional, poderá ser
Distrato _ Desfazimento de contrato. convertido ou não em lei, no prazo de trinta dias
a partir da publicação.
Edital _ Aviso ao público em geral ou a grupos de
interessados, destinado a ampla divulgação por Memorando _ Correspondência interna de
meio da imprensa, chamando a atenção para um ato breve tramitação e pequeno formato.
ou fato administrativo.
Memorial _ Requerimento coletivo ou petição
Estatuto _ Conjunto de normas orgânicas relativas individual, em que a parte expõe
a entidades públicas ou privadas, a corporações ou circunstanciadamente seu direito, justificando a
associações de classe. pretensão.

Exposição de motivos _ Documento em que Mensagem _ Comunicação ou correspondência


autoridades sugerem a seus superiores decisões a entre os representantes dos poderes do Estado,
respeito de assunto sobre o qual fazem relato especialmente enviada ao Poder Legislativo para
circunstanciado. proposição de medidas que devem ser
consubstanciadas em lei.
Inquérito administrativo _ Processo para apurar
responsabilidade de servidores apontados como Minuta _ Esboço ou rascunho de qualquer ato,
faltosos (processo administrativo disciplinar). contrato ou correspondência, a ser revisto e

39
aprovado por outrem, antes de se tornar definitivo. Provisão _ Documento oficial com a finalidade
de conferir autoridade a uma pessoa, de
Moção _ Meio pelo qual se propõe algo numa autorizar o exercício de um cargo, de uma
assembléia (moção de simpatia, desagravo, aplauso profissão, ou de expedir instruções.
etc.).
Regimento _ Conjunto de normas descritivas do
Monografia _ Estudo exaustivo sobre determinado funcionamento de um órgão incluindo
assunto, elaborado usualmente em forma de finalidades, estrutura organizacional,
relatório. competências e atribuições, além de suas
ligações com outros órgãos ou entidades.
Nota _ Comunicação entre ministros ou entre
autoridades em geral. Designa também registro ou Regulamento _ Ato oficial em que se explica o
serviço de notariado. modo e a forma de executar uma lei. Conjunto
de normas cujo fim é esclarecer um texto legal,
Notificação _ Documento pelo qual se dá a facilitando-lhe a execução.
conhecer um preceito a alguém, pessoa física ou
jurídica, para a prática ou não de um ato. Relatório _ Exposição circunstanciada de
ocorrência, da execução de atividades ou do
Ofício _ Instrumento oficial de comunicação entre funcionamento de uma instituição.
autoridades ou destas com entidades públicas ou
particulares. Requerimento _ Documento escrito por
particular ou servidor público, solicitando o
Ordem do dia _ Relação de matérias escolhidas atendimento de uma pretensão qualquer.
para tratamento em sessão daquela data.
Requisição _ Ato em que uma autoridade
Ordem de serviço _ Ato de competência de administrativa pede oficialmente alguma coisa
autoridade administrativa, de acordo com a forma ou a execução de determinada ação.
privativa estabelecida na instituição, contendo
decisões, instruções etc. Definições extraídas de: MACHADO, Helena Corrêa,
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Roteiro para
implantação de arquivos municipais. São Paulo :
Parecer _ Opinião técnica, dada com a finalidade Secretaria de Estado da Cultura/Porto Calendário, 1996.
de servir de base à decisão sobre caso relacionado
com o fato apreciado (administrativo, jurídico,
técnico ou científico).

Pauta _ Relação das datas e dos feitos a julgar ou


discutir em reuniões oficiais.

Petição _ O mesmo que requerimento.

Portaria _ Ato de competência de autoridade


administrativa, de acordo com a forma privativa
estabelecida na instituição, contendo decisões,
instruções etc.

Processo _ Documento que, uma vez autuado,


passa a receber informações, pareceres e despachos
que a ele se incorporam, no decurso de uma ação
administrativa ou judiciária.

40
ANEXO 1- SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1,
deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos
indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar
letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18
milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá
variar entre 3 e 7 milímetros.
ANEXO 2 - ROTEIRO DE SINALÉTICAS – QUADRO DE APLICAÇÃO

I - SINALÉTICAS QUE ANTECEDEM À SEQÜÊNCIA DE


DOCUMENTOS A SEREM MICROFILMADOS:

CORPO DAS LETRAS E


SÍMBOLOS ISO NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O
ARIAL OU SIMILAR 1 USO
SINALÉTICAS
(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS

Deve constar de todos os


1. INÍCIO DO ROLO 70 18 rolos para que não restem
ou superior ou superior dúvidas quanto ao início do
filme.
Deve ser usada para
2. CONTINUAÇÃO DE informar que os
OUTRO ROLO 70 18 documentos que precedem
ou superior ou superior os que serão microfilmados
encontram-se em outro
rolo.
Deve ser usada para indicar
as omissões, problemas de
3. IMAGEM DE legibilidade ou outras
OBSERVAÇÃO __ 14 a 30 3 a 7 ocorrências previstas no
art. 9º do Decreto nº
1.799, de 30 janeiro de
1996.
Deve constar de todos os
rolos uma folha em branco,
4. DENSIDADE preferencialmente com as
UNIFORME __ __ __ características do papel
fotográfico fosco, que
permita a medição da
densidade do microfilme.
Cada rolo de microfilme
70 18 poderá receber um
5. NÚMERO DO FILME __ ou superior ou superior número, para fins de
identificação, registro,
controle e acesso.
6. LOGOTIPO E Deve constar de todos os
IDENTIFICAÇÃO DA rolos. Caso a instituição
INSTITUIÇÃO 14 a 30 3 a 7 possua logotipo, este
DETENTORA DO __
ACERVO poderá integrar a
sinalética.
7. LOGOTIPO E Pode ser usada quando a
IDENTIFICAÇÃO DO 36 a 58 9 a 15 microfilmagem decorrer de
PROJETO DE __ patrocínio, convênio,
MICROFILMAGEM intercâmbio etc.
Pode ser usada para
informar ao usuário que a
instituição se reserva o
direito de recusar pedidos
de reprodução de
documentos de seu acervo,
8. RESTRIÇÕES que violem dispositivos
QUANTO À __ 14 a 30 3a7 legais em vigor, tais como:
REPRODUÇÃO Lei nº 9.610, de 19 de
fevereiro de 1998 [Direitos
Autorais), Lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991 (Lei
de Arquivos) e seus
decretos
regulamentadores.
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

1
CORPO DAS LETRAS E
SÍMBOLOS ISO NÚMEROS INFORMAÇÕES SOBRE O USO
ARIAL OU SIMILAR 2
SINALÉTICAS
PONTOS MILÍMETROS
(ANEXO 1)
9. SÍMBOLOS UTILIZADOS 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
ANEXO 1 visando à orientação do usuário.
10. IMAGEM DE ABERTURA 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
__ para a identificação dos
documentos e dos procedimentos
utilizados na microfilmagem, em
conformidade com o art. 7º do
Decreto nº 1.799/96.
11. IDENTIFICAÇÃO DO 70 18 Pode ser usada para destacar
FUNDO / COLEÇÃO __ ou superior ou superior conjuntos documentais (fundos,
coleções, séries etc.),
acrescentando outras informações
de interesse para a melhor
orientação do usuário.
12. CONTEÚDO DO ROLO 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e
__ localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
13. CARTÃO DE __ __ Deve constar de todos os rolos
RESOLUÇÃO __ para permitir a realização de
testes de qualidade.
14. SEPARAÇÃO DE __ __ Pode ser usada antes de cada
CONJUNTOS __ conjunto documental para alertar
DOCUMENTAIS o usuário da mudança de um
conjunto documental para outro.
Mais conhecida como ZEBRA.
15. GRAU DE REDUÇÃO 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos
__ para informar os graus de redução
adotados. Sempre que houver
necessidade de alteração do grau
de redução para determinado
conjunto documental, o novo grau
de redução adotado deverá ser
informado.
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números
não serifados, isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

2
II - SINALÉTICAS POSTERIORES À SEQÜÊNCIA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS:
CORPO DAS LETRAS E INFORMAÇÕES SOBRE O
SÍMBOLOS ISO NÚMEROS USO
SINALÉTICAS
ARIAL OU SIMILAR

(ANEXO 1) PONTOS MILÍMETROS


1. DENSIDADE Deve constar de todos os
UNIFORME __ __ __ rolos uma folha em
branco, preferencialmente
com as características do
papel fotográfico fosco,
que permita a medição da
densidade do microfilme.
2. CARTÃO DE Deve constar de todos os
RESOLUÇÃO __ __ __ rolos para permitir a
realização de testes de
qualidade.

3. IMAGEM DE Deve constar de todos os


ENCERRAMENTO __ 14 a 20 3a7 rolos, contendo as
informações previstas no
art. 8º do Decreto nº
1.799/96.
4. CONTINUA EM Deve ser usada para
OUTRO ROLO 70 18 informar que documentos
ou superior ou superior do mesmo conjunto
documental encontram-
se microfilmados em
outro rolo.
5. FIM DO ROLO Deve constar de todos os
70 18 rolos para que não
ou superior ou superior restem dúvidas quanto ao
fim do filme.

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