Sistema de Información para la gestión

administrativa de los Consejos Comunales del

Municipio Petit
Venus Negrón, Marbelys Cánchica, Alejandra Colina y Jesús Rojas

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Fecha de recepción: 05 de Junio de 2009 ABSTRACT
Fecha de aprobación: 01 de Julio de 2009 The purpose of the research was to design an Information System for
the Administrative Management of Community Councils of the
RESUMEN Municipality Petit Falcon State. The study itself was framed within
the research work at the application level [1], complying with the
El propósito de la investigación fue diseñar un Sistema de
phases of planning, implementation and evaluation. For application
Información para la Gestión Administrativa de los Consejos
development, we used the methodology of Rational Unified Process
Comunales del Municipio Petit del Estado Falcón. El estudio de la
(RUP), proposed by [2], which is made up of 4 phases: design,
misma estuvo enmarcado dentro de los trabajos de investigación a
development, construction and transition, where each one concluding
nivel de aplicación [1], cumpliendo con las fases de planificación,
with a point review. For the collection of information is made use of
ejecución y evaluación. Para el desarrollo de la aplicación, se utilizó
two techniques: the interview and observation. It also was used to
la metodologia de Rational Unified Process (RUP), propuesta por [2],
validate the view of the instrument designed by experts [3], with
la cual esta constituida por 4 fases: concepción, elaboración,
certain adaptations in order to achieve better relevance to what was
construcción y transición; donde cada una se concluye con un punto
intended to measure. The results obtained indicate that SICOM
de revisión. Para la recopilación de información se hizo uso de dos
system is able to efficiently meet the requirements specified level of
técnicas: la entrevista y la observación. Así mismo, se utilizó para la
functionality and process.
validación a juicio de expertos el instrumento diseñado por [3], con
ciertas adaptaciones a fin de lograr una mejor pertinencia con lo que
se pretendìa medir. Los resultados arrojados señalan que el sistema
SICOM se encuentra en capacidad de cumplir eficientemente los Keywords—Keywords-information system, community councils,
requerimientos especificados a nivel de funcionalidad y proceso. automation, Administrative Management

Palabras Clave—Sistema de informacion, consejos comunales, I. INTRODUCCION

automatización, Gestión Administrativa
Venus Negrón: veneri41@yahoo.com, Magíster en Telemática. Ingeniero en
Computación. Profesora en la categoría Instructora tiempo completo en el eje
de Tópicos especiales de la Computación de la Universidad Nacional
Experimental “Francisco de Miranda” Complejo académico los Perozo
Santa Ana de Coro Estado Falcón. Venezuela
Marbelys Cánchica: marbelysc@yahoo.com, Doctorante en Innovaciones
Educativas. MSc. en Educación mención tecnologías de la información y
comunicación. Licenciada en Educación mención Informática y Matemática.
Profesora en la categoría Agregado tiempo completo en el eje de Tópicos
especiales de la Computación en el eje Informática y Tecnología Educativa de
la Universidad Nacional Experimental “Francisco de Miranda” Complejo
académico los Perozo Santa Ana de Coro Estado Falcón. Venezuela
Alejandra Colina: colalejandra@gmail.com, Candidata a Magister en
Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicación. Ingeniero de
Sistemas. Profesora en la categoría Asistente tiempo completo en el eje de
Sistemas de Información de la Universidad Nacional Experimental “Francisco
de Miranda” Complejo académico los Perozo Santa Ana de Coro Estado
Falcón. Venezuela 4101.
Jesús Rojas: jesus25dite@gmail.com, Candidato a Magister en Informática
Educativa. Licenciado en Educación en Matemática mención Informática.
Profesor en la categoría Instructor tiempo completo en el eje de Programación
de la Universidad Nacional Experimental “Francisco de Miranda” Complejo
académico los Perozo Santa Ana de Coro Estado Falcón. Venezuela
La comunidad de Caburé en el Municipio Petit del Estado
Falcón - Venezuela, está conformada por 12.078 habitantes, en
un área total de 1025 km2 , ubicado entre las coordenadas 10º
55’ y 11º 14’ Latitud Norte y 69º 45’ de Longitud Oeste, forma
parte de la Sierra de San Luís.
La disponibilidad de los recursos naturales con los que cuenta
éste Municipio, está basada fundamentalmente en el recurso
suelo- agua, lo cual le confiere un potencial agrícola artesanal
y el recurso climático paisajista que posibilita el desarrollo de
actividades turísticas de orden estrictamente ecológico dada la
fragilidad del ecosistema[4]. En la actualidad este Municipio
está conformado por 63 consejos comunales (organizaciones
sociales), divididos políticamente en tres parroquias: Caburè,
Colina y Curimagua. La gestión administrativa y registros están
relacionadas con datos sobre: censos demograficos y
socioeconòmicos, viviendas, condición en que se encuentra
nùmero de personas que la habitan, miembros de la familia,
nombres, apellidos, enfermedades presentes, educacion,
información laboral, actividad econòmica presentes o que
pueden desarrollar, información propia de los consejos
comunales, si es vocero o pertenece a algùn comitè de los

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diferentes òrganos o unidades, y otras estadísticas que permitan
reflejar realidades y necesidades de estos contextos.
De acuerdo a diagnóstico realizado, estos datos son llenados de
forma manual, y almacenados en archivos fìsicos para su
posterior utilizaciòn, evidenciandose con ello la carencia de
una herramienta automatizada que recopile y refleje la
información referente a la comunidad.
Por otra parte, también se identificó que los consejos
comunales deben llenar las actas de sus asambleas, para poder
determinar exhaustivamente y colectivamente las necesidades y
prioridades comunitarias de modo que puedan establecerse
propuestas en pro de la construcción colectiva de la visión de
desarrollo del municipio. Generalmente es importante dar
detalle de la negociación y mediación de conflictos entre la
comunidad, y los Consejos Locales de Planificación Pública
(Clpp) y la Alcaldía, data que también debe quedar
evidenciada en los registros.
En este sentido, es importante destacar que cada una de las
tareas realizadas por los consejos comunales deben quedar
plasmadas en la historia y vida misma de la comunidad, las
convocatorias, sus reuniones, asambleas, creación de redes
sociales comunitarias y municipales, resultado del diagnóstico
comunitario participativo de las necesidades, problemas y
prioridades comunitarias, formulación, seguimiento, monitoreo
y evaluación de planes y proyectos, formulación evaluación y
seguimiento de presupuestos, entre otras. Evidentemente, es
necesario mejorar el manejo de las gestiones administrativas y
registro de la información llevada por los consejos comunales,
de tal manera, este disponible y de manera actualizada.
El desarrollo actual de las tecnologías ha facilitado que la
información sea transcrita, almacenada y que pueda
actualizarse en cualquier momento y en el menor tiempo,
además que permita accederse desde cualquier lugar donde
físicamente se encuentre, rompiendo así con las limitaciones de
tiempo y espacio. Estas características ofrecen invalorables
ventajas en las gestiones llevadas por las comunidades.
Toda esta información puede fácilmente perderse de no quedar
soportada en registros de información, de allí que resulte
conveniente pensar en la posibilidad de usar otros tipo de
estrategia que optimice la organización de todos los datos que
puedan estar generándose continuamente.
La forma en que opera toda organizaciòn en la actualidad ha
ido cambiando gracias a la presencia de los sistemas de
información y las Tecnologias de Información. Mediante su
uso se logran importantes mejoras, ya que automatizan los
procesos operativos, suministran una plataforma de
información necesaria para la toma de decisiones y, lo más
importante, su implantación logra ventajas competitivas.
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y
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salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos
elementos están determinados por un propósito u objetivo, el
cual es establecido a su vez por la organización. A pesar de las
diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de
información, en todos ellos pueden encontrar un conjunto de
funciones, para el interés de este estudio, se centraría en la
gestión administrativa.
Se plantea entonces a partir de esta investigación la urgente
necesidad de automatizar y crear una base de datos para la
gestión administrativa de los procesos en pro de seguir
brindando este servicio, inherente en cuanto a la actualizaciòn
y mejoramiento de la comunidad a la que pertene cada consejo
comunal del municipio Petit.
En consecuencia como objetivo general de la investigación se
estableció el desarrollar un sistema de información
automatizado para la gestión administrativa de los consejos
comunales del municipio Petit. Y como objetivos específicos:
 Identificar los requerimientos y funcionalidades del
sistema actual en los consejos comunales del
Municipio Petit en función de generar registros sobre
gestiones administrativas, datos poblacionales,
aspectos referidos a salud, vivienda, educación.
 Definir el modelo de sistema adecuado a la gestión
administrativa llevada por los consejos comunales en
el Municipio Petit.
 Validar el Sistema automatizado para el
procesamiento de la información de los consejos
comunales del Municipio Petit mediante juicio de
experto.
II. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo se ubica dentro de estudios descriptivos,
que según [5], corresponden a un tipo de investigación donde
“se busca especificar propiedades, características y rasgos
importantes de cualquier fenómeno que se analice,
pretendiendo medir o recoger información de manera
independiente o conjunta sobre los conceptos o variables a los
que se refieren” (p.119).
Con relación a la población de la investigación, viene
representado por los consejos comunales, del Municipio Petit
siendo un total de 63, los cuales están divididos en tres
parroquias: Caburé, Colina y Curimagua.
En cuanto a la muestra, fue aplicado un muestreo no
probabilístico de tipo intencional u opinático, donde el
investigador ha seleccionado una pequeña muestra de la
totalidad de la población. El criterio seguido para la selección
de una muestra de 10 personas, estuvo basado en que son estos
quienes son miembros activos y principales en los consejos
comunales de su comunidad. Estos representantes
correspondían entonces a los consejos comunales Palma Sola,
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San Hilario, Las Cruces, Pozo Negro, Los Pastos, Santa Rosa,
La Cámara y El Samàn todos de la Parroquia Caburè y el
Barrilito y La Fila de la Parroquia Colina, quienes además
determinaron la funcionalidad de la propuesta.
Para la recolección de la información se aplicaron entrevistas a
la muestra ya indicada. Estas fueron no estructuradas con
preguntas abiertas y cerradas con la finalidad de describir el
proceso de gestión administrativa que llevaban los consejos
comunales del Municipio Petit del Estado Falcón. No obstante,
también se aplicó la observación participativa que permitió la
identificación de las categorías presentes en el procedimiento
utilizado para la gestión administrativa. El análisis de los datos
se hizo a partir de una codificación de tipo cualitativa.
III. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO CUMPLIDO PARA
EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
BAJO LA METODOLOGÍA RUP
A. Fase 1: Inicio
1. Modelado de Negocio: Al aplicarse la primera fase de
la metodología empleada, se describió de modo
especifico el área de dominio correspondiente al
proceso de registros llevados por los consejos
comunales del Municipio Petit del estado Falcón. Para
ello se emplearon las técnicas de recolección de
información ya señaladas en el apartado anterior,
permitiendo de este modo que los entrevistados
compartieran sus perspectivas del problema.
2. Alcance de Dominio: En esta actividad se pudo
definir de manera descriptiva desde donde debía
comenzar y hasta donde debía llegar el proceso de
automatización.
El proceso de la gestión administrativa llevada en los consejos
comunales comienza con el llenado de planillas donde se
concentra datos de estudios demográficos y socioeconómicos
de cada habitante (nombres, apellidos, C.I., dirección, salud,
ingresos, educación, vivienda, etc).
Luego esta información sirve para realizar estadísticas en
cuanto a deficiencias presentes en el municipio, de tal forma
que los consejos comunales conformados puedan realizar
proyectos a modo de solventarlos, las mismas planillas
permiten verificar las personas que pueden participar en
elecciones para la conformación de todos los miembros que
conformarán cada consejo comunal.
1. Definición del Modelo de Negocios: En esta
Actividad se procedió a describir los procesos
estáticos y dinámicos del sistema propuesto. La
descripción de los procesos estáticos implica la
especificación de los actores, reglas y estructura. La
estructura del sistema fue planeada para permitir el
ingreso a dos actores con privilegios excluyentes que
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quedan representados por un usuario y un
administrador los cuales cuentan con permisos
específicos de acuerdo con las reglas constituidas.
2. Definición y Especificación de Requerimientos: En
esta fase se determinaron los requerimientos tanto
funcionales como no funcionales para el proceso de la
gestión administrativa del los consejos comunales del
Municipio Petit a través del cumplimiento de las
siguientes actividades.
Requisitos Funcionales:
 El sistema debe capturar, ordenar y almacenar los
datos obtenidos de la información de insumos.
 Mantener la información de la base de datos
actualizada.
 Generar los reportes de información de la familia
(vivienda, trabajo, educación, salud).
 Generar reportes de los miembros de los diferentes
consejos comunales.
 Permitir el ingreso al sistema sólo a personal
autorizado para garantizar la protección de la
información, mediante el uso de contraseña.
 Facilitar el suministro de información correspondiente
tanto al usuario como al administrador.
 Facilitar al administrador la ayuda del manejo de la
interfaz del sistema.
Requisitos no Funcionales:
 Proporcionar una interfaz de acceso libre a los
usuarios para consultar los estudios socioeconómicos
de interés de manera detallada.
 Emplear un lenguaje acorde con la terminología usada
por el personal que trabaja en el proceso que se lleva
actualmente.
 Especificidad y sencillez de los comandos u opciones
para mayor facilidad de uso del sistema.
Para la especificación de los requerimientos se utilizó el
modelo funcional, basado en el lenguaje formal de
diagramación en Lenguaje de Modelado Unificado (UML), los
diagramas de usos, los diagramas de clases y los diagramas de
secuencia.
B. Fase 2: Elaboración
En esta fase se definió un modelo de solución reflejando los
requerimientos anteriormente descritos por los representantes
de los usuarios.
1. Diseño de Interfaz de Usuario: En esta actividad se
comenzó a definir la arquitectura del sistema para su
interacción con los usuarios. Primero, se definió el
modelo de navegación, el cual fue adaptado al tipo de
navegación libre, a fin de que el usuario seleccione de
 acuerdo a sus propósitos alguna función del sistema.
El diseño del sistema ha quedado sujeto a restricciones de
acceso, solo hay dos sesiones una para Administrador y otro
para Usuario, por lo que es necesario tener un nombre y una
contraseña.
Para el diseño visual de los formularios se utilizaron
combinación de colores fuertes atenuando su intensidad y
luminosidad, los cuales fueron sugeridos por los miembros de
los consejos comunales, el color blanco como principal para
las interfaces del sistema, según la psicología del color, es
relajante, crea la sensación de pulcritud, frescura, pureza y
permitirá equilibrar la intensidad de los colores fuertes.
Para ciertos detalles se utilizó el color amarillo, el cual
estimula fuertemente el sistema nervioso y ayuda a resaltar
detalles que con un uso discreto demuestra utilidad. También
se incluyó el uso de botones y formularios para el control de
los datos
2. Especificación de los componentes, modelado. Se
produce con la especificación de cada una de las
operaciones de las interfaces.
En la interfaz que corresponde a la sesión de usuario,
D. Fase 4: Transición
han sido provistos formularios que permiten registrar
datos de la gestión administrativa de los consejos
comunales, así como consultar y generar reportes.
En la interfaz dirigida a administradores, se ofrecen
operaciones de registro, y actualización de datos de la tabla de
la base de datos, opciones para la generación de reportes y
acceso a la modificación de contraseñas.
3. Especificación de la Base de datos: Para la
representación de la base de datos se utilizó el modelo
entidad-relación.
C. Fase 3: Construcción
1. Refinamiento de la Interfaz del Usuario: Se analizaron
y examinaron cada uno de los objetos que se
encuentran sobre las pantallas para mejorar detalles
propios de la organización de los mismos, y así
proporcionar facilidad de uso y un mejor aspecto
visual a los usuarios del sistema.
2. Aprovisionamiento del Componente: Posterior a ello
se desarrollaron los enlaces, menú, botones de acción,
ayuda entre otros.
Los formularios fueron desarrollados con el software de
aplicación Access 2007, seleccionado por sugerencias del
personal que labora en la alcaldía del Municipio Petit, ya que
la misma es una herramienta fácil de manejar, es estable y
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posee buenas ventajas en el manejo de datos.
1. Prueba de los Componentes: Una vez elaborados los
componentes de la aplicación se procedió a efectuar la
prueba individual de cada uno de ellos para así
verificar y dilucidar los posibles errores.
2. Implementación de la Data de los Componentes: La
base de datos implementada se realizó por medio del
manejador de base de datos Access versión 2007 de
Microsoft. Una vez que todas las tablas fueron
creadas se procedió a la realización de las pruebas de
comportamiento de las base de datos, permitiendo
fácil control de los atributos de conexión y selección
de la data
3. Ensamblaje de los componentes: Es importante acotar
que el software Access permitió realizar la aplicación
con su base de datos, ya que este lenguaje integra
dentro de su entorno herramientas para la creación de
la base de datos, así como también formularios,
consultas y reportes.
4. Ensamblaje de la Aplicación: En este proceso se
realizó la conexión de la base de datos con la
arquitectura diseñada de la aplicación, obteniendo con
ellos resultados favorables.
1. Prueba de la Aplicación: Para la medición de la
calidad y satisfacción de la aplicación diseñada se
aplicó a expertos el instrumento sugerido por [3],
efectuándose con ello las pruebas de funcionalidad,
comportamiento y aceptación del sistema.
En atención a los resultados obtenidos a través de la
aplicación del instrumento de validación del Sistema de
Información para la gestión administrativa de los
consejos comunales del municipio Petit, se puede
evidenciar que la mayoría de los expertos consideran
que los elementos seleccionados para verificar la
funcionalidad, utilidad, y psicológicos del mismo son
cumplidos en su mayoría de manera satisfactoria, de
igual modo certificaron que los aspectos técnicos y
estéticos cumplen con todas las exigencias necesarias
para brindar a los usuarios una interfaz sencilla,
flexible, dinámica y atractiva.
2. Implementación de la Aplicación: Entre las
actividades correspondientes a este proceso está la
capacitación al personal de la Alcaldía del Municipio
Petit y a integrantes de los consejos comunales de
dicho municipio, a través de charlas de inducción en
el manejo del sistema, así como también se les
facilitará el manual de usuario del sistema para
garantizar la puesta en marcha del mismo.
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 IV. CONCLUSIONES
Tomando en cuenta los objetivos planteados y los resultados
obtenidos por esta investigación, se concluye lo siguiente:

Las entrevistas aplicadas al personal experto en los registros

llevados por los consejos comunales, además de contribuir con
la descripción de la gestión que éstos emprenden, permitieron
determinar que por la complejidad de realizar estadísticas
continuas y la complejidad de la labor llevada, era necesario
contar con una herramienta automatizada que contribuyera a
facilitar el trabajo que durante cada año se hace más complejo
debido al crecimiento de la población.

Se determinó que la metodología más idónea para el diseño y

desarrollo del sistema propuesto era la sugerida por [2],
denominada (RUP), ofreciendo ventajas en la estructuración
del trabajo en componentes.

Finalmente los resultados obtenidos de la aplicación de los

instrumentos para la validación por parte de expertos, reflejan
la pertinencia del producto desarrollado (SICOM) en respuesta
a los requisitos especificados, permitiendo evidenciar la
calidad del Sistema de Información para la Gestión
Administrativa de los Consejos Comunales.

REFERENCIAS

[1] Alvarez, G, “Trabajo de Grado denominado nivel de Aplicación”.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL). Caracas-
Venezuela, 2002.
[2] Krunchten,P, “Rational Unified Process(RUP)”. [Pagina web en Línea].
Disponible:
http://www.simclac.umassd.edu/NewWensite/download/EdSoftwareArc
h.pdf, 1996.
[3] Marquez, P. “Plantilla para la catalogación, evaluación y uso
contextualizado de páginas Web” [Pagina web en Línea]. Disponible:
http://www.pangea.org/peremarques/evalweb.htm
[4] Martinez, J., “ Caracterización del Municipio Petit”. Área de
planificación Municipal, 2006.
[5] Hernandez,R, Fernandez, C. y Baptista, P, “Metodologia de la
Investigación”. Mac Graw Hill Interameicana, S.A. Mexico, 2003.

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