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— V E J A O B R A A P R E S E N TA

COMO PLANEJAR E
GERENCIAR SUA OBRA DO
INÍCIO AO FIM
Sumário

I N T R O D U Ç Ã O . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
B R I E F I N G . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
O R Ç A M E N T O : O P R I M E I R O P A S S O . . .. . .. . .. . 5
D E F I N I Ç Ã O D E M A T E R I A I S . . . . . . . . . . . . . . . 6
M Ã O D E O B R A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
E V I T A N D O D E S P E R D Í C I O S . . .. . .. . .. . .. . .. . 8
C O T A Ç Ã O D E M A T E R I A I S . . .. . .. . .. . .. . .. . 9
GERENCIAMENTO DA CADEIA
D E S U P R I M E N T O S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1
C R O N O G R A M A D E O B R A S . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2
C R O N O G R A M A F Í S I C O - F I N A N C E I R O . . . . . . . . 1 3
T E C N O L O G I A : S U A M A I O R A L I A D A ! . . . . . . . . 1 4
C O N C L U S Ã O . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6

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Introdução
A distância de arquitetos da gestão de obras está
atrelada à formação acadêmica desses profissionais: no
Brasil, as faculdades não preparam os estudantes para
ir além da formulação de projetos. Por esse motivo,
profissionais que possuem as habilidades e ferramentas
necessárias para conduzir a gestão de uma obra
tendem a se destacar no mercado.

De certo que o projeto arquitetônico é fator chave para


a gestão eficiente de uma obra. Afinal, só é possível
medir o sucesso na execução de um projeto através
da discrepância entre prazos e orçamentos projetados,
com a realidade.O papel aceita tudo, mas a realidade
não. Por isso um bom projeto deve, acima de tudo,
ser compatível com a realidade do cliente tanto
esteticamente, quanto financeiramente.

Neste ebook você irá encontrar dicas valiosas para


realizar um planejamento de obras, além das boas
práticas profissionais para que seja possível realizar
correções de rota de forma rápida e entregar projetos
dentro dos limites estabelecidos.

Boa leitura!

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Briefing
Hoje em dia, o arquiteto não é só um idealizador ou um executor de ideias.
O profissional também lida com ambições e com a realização dos sonhos das
pessoas. Por isso, o briefing deve ser o primeiro passo na gestão da sua obra!

É nesse momento que o profissional deve registrar todas as demandas do cliente,


garantindo que o mesmo sinta-se confortável para expressar também as limitações
que possui para o projeto. Ao final do dia, o briefing servirá como diretriz
resumida e precisa para o trabalho criativo.

Por isso é importante que você tome conhecimento não somente dos dados
técnicos sobre a construção - como informações sobre o clima, localização,
topografia, vegetação, características do entorno, dimensões exatas, entre outros
- mas também sobre o uso e funcionalidade de cada um dos ambientes, tudo para
garantir que o resultado final esteja de acordo com o gosto e as expectativas do
cliente.
Lembre-se que corresponder às expectativas do cliente pode ser um grande
desafio, pois, no geral, a partir do momento em que se decide tudo a respeito do
projeto, o que resta a ele é esperar, e essa é uma fase que gera grande ansiedade!

Para garantir que esse processo seja o menos “traumático” possível,


recomendamos o uso de tecnologias que facilitem o compartilhamento de
informações entre os profissionais responsáveis pelo projeto e o cliente final. Ao
manter o cliente atualizado acerca da execução da obra, você gera uma relação de
confiança e transparência, ambos fatores importantes para que o próprio cliente
possa entender o motivo de algum eventual atraso ou da necessidade de revisão
no orçamento.

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Orçamento:
O Primeiro Passo
Sabemos que, quando falamos em reformas, sejam
elas grandes ou pequenas, é muito comum que
imprevistos aconteçam: nem sempre aquilo que foi
planejado no papel é executado fielmente. Muitas
vezes, muito do que se planejou (especialmente nas
etapas de orçamento e cronograma) é ignorado,
esquecido ou relevado para contornar algum
acontecimento inesperado no canteiro de obras.

É exatamente por isso que, quanto mais bem


planejada uma obra menos passível de imprevistos
ela está, e o primeiro passo de uma obra com
planejamento é estimar o orçamento total para a
execução do projeto. A pergunta de ouro é: quanto
será que o meu cliente está disposto a gastarr?
Entender as limitações do cliente é imprescindível
para que o mesmo fique satisfeito ao final do
projeto e para que seja estabelecida uma relação de
confiança entre o contratado e o contratante.

Por isso, antes de colocar a mão na massa é


necessário uma estimativa realista dos investimentos
que serão empregados na obra, evitando assim
possíveis surpresas que acarretam em alterações
significativas na execução do projeto, atrasos e até
mesmo os tão temidos custos extras.

E para garantir que essa estimativa seja o mais


assertiva possível, é importante contar com
uma equipe de profissionais com diferentes
especialidades, que irão te ajudar na definição dos
materiais e atividades necessárias para que seja
possível tornar tudo em realidade.

A seguir você confere algumas das variáveis que não


podem faltar no seu orçamento de obra!

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— ORÇAMENTO

Definição de Materiais
Se você é um profissional da área de construção civil sabe que hoje
existe uma variedade enorme de materiais disponíveis no mercado.
Cada material possui uma característica, e isso influencia de maneira
decisiva no conforto do ambiente. Por esse motivo é essencial definir
os materiais que serão utilizados já na fase de projeto.

Não tem mágica! É preciso levantar informações sobre o consumo de


materiais em cada um dos serviços a serem realizados.

Para que seja possível fazer um levantamento dos gastos previstos


para a realização de cada serviço a ser realizado, identifique todos os
materiais, equipamentos e mão de obra necessários para a execução
da mesma. Não se esqueça de verificar custos indiretos que podem ser
aplicados.

Uma boa dica para não se perder nos cálculos é a utilização de um


padrão de medida único - como quilogramas para materiais e horas
para mão de obra, por exemplo. O uso de tecnologias como softwares
online também é uma opção para otimizar o gerenciamento dos custos
de um projeto.

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— ORÇAMENTO

Mão de Obra
Você sabia que a contratação de mão de obras está entre as principais
causas de problemas em obras? A escolha de um profissional que tenha o
perfil adequado para o trabalho em questão é fundamental, do contrário
pequenos trabalhos podem se tornar uma grande dor de cabeça para você
e o seu cliente.

Além disso, uma obra malfeita pode ser responsável por uma estrutura
ruim, e uma reforma que deveria ter validade longa acaba precisando de
reparos depois de pouco tempo.

Por esses e outros motivos, a dica aqui é buscar referências com outras
pessoas ou até mesmo visitar obras realizadas pelos profissionais que você
pretende contratar. Afinal, certamente os custos com mão de obra serão
bastante relevantes, por isso é importante não só conhecer o trabalho do
profissional, mas também pesquisar preços relacionados a cada tipo de
serviço no local da obra.

Conhecer os preços locais evita que você tenha surpresas e custos extras
decorrentes até mesmo de tributos e outros fatores econômicos.

Ainda referente a mão de obra, é importante atentar-se a questões


trabalhistas envolvidas. Dedique tempo para planejar a alocação dos
profissionais na obra, os salários envolvidos, encargos trabalhistas,
benefícios, leis sobre descanso, horas de trabalho, segurança no canteiro
de obras, entre outros.

Todas essas questões podem variar de acordo com o ramo de atividade,


e no caso da construção civil, podem variar até de uma obra para outra.
Portanto, fique atento às obrigações trabalhistas da sua empresa, evitando
assim custos desnecessários, provenientes de processos movidos por
funcionário e até mesmo multas.

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Evitando Desperdícios
Um dos grandes problemas que tem comprometido
a produtividade do setor da construção civil é o
desperdício na obra. Infelizmente, toda a cadeia de
processos dentro de um canteiro está acostumada com
isso: uma pesquisa realizada pela USP demonstrou que
o desperdício médio nas obras é de 8%. Para alguns
setores e materiais, as perdas podem chegar a 288%,
como é o caso do cimento e dos revestimentos e
rejunte.

Em seguida, te mostramos algumas medidas simples


para eliminar os custos extras do seu orçamento!

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— E V I TA N D O D E S P E R D Í C I O S

Cotação de Materiais
Assim que todos os materiais forem especificados na
fase de projeto da obra, faça uma lista de aquisições,
avalie as quantidades necessárias para cada material
e realize orçamentos em diversos fornecedores.
Nesse momento é fundamental ter uma atenção
redobrada em relação às medidas especificadas no
projeto de obra para evitar a produção de entulho
desnecessário.

Quanto mais opções de preços para um mesmo


produto você tiver em mãos, maiores serão suas
chances de conseguir valores mais em conta. Muitas
lojas possuem o costume de encobrir os preços
dos concorrentes, por isso negocie condições de
pagamento e busque descontos sempre que possível.
Lembre-se sempre que negociar faz sim a diferença
para os custos da sua obra.

Outra prática interessante para chegar a bons


patamares de preço e condições especiais de
pagamento, é a elaboração de políticas de parceria
e aliança com os fabricantes. Levar em consideração
também o volume de compras é uma ótima saída
para conseguir negócios mais vantajoso.

Por exemplo: se você tem cinco casas que vão


consumir mármore, porque não adquiri-lo em
conjunto? Ao adquirir um produto em maior
quantidade, a negociação pode se tornar mais
vantajosa, podendo gerar descontos ou prazos
maiores para pagamento. Isso proporciona uma folga
nas despesas.

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Vale lembrar que, caso os fornecedores de material ou equipamentos não
sejam do local onde a obra será edificada, considere a possibilidade de
custos extras com frete, por exemplo.

Por fim, não esqueça de manter o registro de todos os dados coletados


- como nome do fornecedor, unidades de medida adequada para cada
item, quantidade, preços, condições de pagamento, data da cotação. Esse
trabalho torna a confecção de futuros orçamentos mais fáceis, além de
aumentarem o seu poder de barganha com os fornecedores.

Sabemos que essa é uma tarefa trabalhosa, por isso a nossa dica aqui é
contar com ferramentas de gestão online que viabilizem o registro de todas
essas informações em uma única plataforma. Assim você tem acesso às
informações necessárias para negociar preços a qualquer momento.

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— E V I TA N D O D E S P E R D Í C I O S

Gerenciamento da Cadeia
de Suprimentos
É importante atentar-se às práticas logísticas de um projeto: evite que pedidos
sejam feitos com urgência, pois quanto maior a necessidade por um material
específico, mais caro você irá pagar por ele. Em alguns casos esses materiais
podem ser difíceis de serem encontrados, e a falta deles pode causar estagnação
e retrabalho. Tudo isso gera atrasos e custos extras!

Faça uma gestão efetiva e lembre-se que a logística da chegada e estocagem


do material na obra também pode interferir no cumprimento do seu orçamento
- peças, máquinas e determinados materiais podem ser frágeis e geralmente são
comprados em quantidade exata. Uma boa dica é deixar os materiais perto de
onde eles serão utilizados:o vaivém deles aumenta bastante a probabilidade de
perdas, por isso atenção também aos prazos de entrega, para que você não tenha
material acumulado no canteiro.

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Cronograma de Obras
É mais do que comum escutarmos de conhecidos que a obra estourou o
orçamento e demorou o dobro do prazo combinado. Certamente esses casos
poderiam ter sido evitados se o engenheiro responsável tivesse feito um bom
cronograma de obra.

Com o Orçamento preliminar definido e aprovado, é hora de estabelecer um


sequenciamento lógico para as atividades que deverão ser realizadas no canteiro
de obras. Recorde-se que, neste momento, estamos falando apenas dos aspectos
operacionais de uma obra.

Definitivamente, antes de colocar a mão na massa é necessário que você tenha


clareza a respeito de todo o processo de obra. Portanto, o primeiro passo é fazer
uma lista com todas atividades previstas (desde a montagem do canteiro até o
acabamento final).

É nesse momento que definimos quais os profissionais responsáveis pela


execução de cada uma das tarefas, os materiais necessários (que você já deve ter
mais ou menos definidos ao final do orçamento), e o mais importante, o tempo
estimado para a realização de cada uma das atividades programadas.
Um cronograma de obras bem feito deve ser o mais fiel possível à realidade,
ainda que seja muito difícil controlar todo o processo. As particularidades
do projeto só irão aparecer quando colocarmos a mão na massa, por isso é
indispensável que seja feito o acompanhamento diário do cronograma durante a
execução do projeto!

Para não frustrar as expectativas e ganhar alguma margem de manobra, a dica


aqui é incluir no cronograma possíveis atrasos no desenvolvimento do processo.
Afinal, imprevistos acontecem, certo?

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Cronograma Físico-Financeiro
Ao final desse exercício, será possível agrupar o planejamento dos custos da
obra conforme cada etapa do projeto, estimando quanto será gasto por fase da
obra. Isso consiste em um cronograma físico-financeiro.

O uso dessa ferramenta é vital para que o cliente possa se planejar


financeiramente, pois fornece uma maior previsibilidade das despesas da obra.
Além disso, por meio do cronograma físico-financeiro é possível planejar quando
será necessário fazer a aquisição dos materiais, a contratação de cada um dos
profissionais, entre outros.

Outra grande vantagem dessa ferramenta é a possibilidade de acompanhamento


e controle da execução das atividades, garantindo que tudo está saindo
conforme o planejado, e também identificando a necessidade do uso de reservas
para imprevistos.

Tudo isso ajuda a evitar descontrole das contas e até necessidades de crédito
junto a instituições financeiras, o que certamente resultaria em despesas extras
como juros e taxas bancárias. Do lado positivo, também se torna possível
identificar se haverá sobras do orçamento e até direcioná-las para outros fins.

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Tecnologia: Sua Maior Aliada!
A gestão de qualquer negócio envolve o gerenciamento de uma grande
quantidade de informações e colaboradores. Mas na área de arquitetura, ainda
é necessário saber manejar as expectativas do cliente e o controle adequado de
recursos. Nessa hora, ter um software de gestão de projetos de arquitetura pode
fazer muita diferença.
A dificuldade no acompanhamento de obras é um dos principais desafios
enfrentados por gestores de obras atualmente - a distância entre o canteiro
de obras e o escritório, bem como o tempo de deslocamento de um canteiro
para o outro tornam cada vez mais necessária a mobilidade de informações na
indústria da construção civil.

Comprovadamente, a utilização de tecnologias no canteiro de obras é


responsável pelo aumento do trabalho colaborativo entre os membros de um
projeto, redução do número de imprevistos ao longo do desenvolvimento do
mesmo, aumento da produtividade da equipe de obras, e ainda pela entrega de
projetos em maior velocidade.

À medida que os projetos se tornam mais complexos e as equipes mais diversas,


o uso de uma ferramenta capaz de unificar as informações do projeto e que
viabilize o compartilhamento em tempo real e acesso das mesmas, torna-se
fundamental. Por meio de softwares e plataformas digitais é possível também
obter um maior controle das horas produtivas da sua equipe, já que fica mais fácil
monitorar a apropriação dos funcionários nas tarefas desempenhadas.

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Comprovadamente, a utilização de tecnologias no canteiro de obras é responsável
pelo trabalho colaborativo entre os membros de um projeto, pela redução do
número de imprevistos ao longo do desenvolvimento do mesmo, e ainda pela
entrega de projetos em maior velocidade. A maioria das obras bem geridas é
entregue dentro do prazo e do orçamento, o que pode reduzir os custos em até
20%

Além disso, facilitam na gestão financeira do escritório e conferem maior


transparência aos procedimentos.

Um bom software de gestão entrega uma experiência mais amigável ao usuário,


fornecendo uma visão geral sobre o projeto, incluindo informações de diferentes
etapas do projeto, como é o caso do VEJA OBRA.

Utilizando oVEJA OBRA fica mais fácil fazer o acompanhamento de obras devido
à possibilidade de atualizar e compartilhar informações da obra com todos os
colaboradores do projeto em tempo real, diminuindo ruídos de comunicação e o
tempo necessário para tomar decisões.

Por fim, o principal benefício relacionado ao uso de softwares de gestão como o


VEJA OBRA é a possibilidade de armazenamento de todos os dados relacionados
ao planejamento e execução do projeto para consulta. Isso permite que você
aprenda com os seus erros, otimizando seus processos para futuros projetos.

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Conclusão
Até aqui, vimos que o sucesso de uma obra é definido pela discrepância entre os
valores planejados e aquilo que foi de fato executado. Isso significa que quanto
menor for a diferença entre os valores, mais eficiente terá sido sua equipe na
execução de um dado projeto.

Quanto melhor e mais completo o seu planejamento inicial, maiores as chances


de você conseguir se ater aos prazos e limites estipulados pelo seu cliente,
pois minimizam-se as chances de imprevistos. Utilizando-se de softwares para o
armazenamento de informações de forma organizada, fica mais fácil tomar decisões
de forma ágil e consciente!

Por fim, enfatizamos a necessidade de acompanhar periodicamente o seu


cronograma físico-financeiro, mantendo-o sempre alinhado com as mudanças
econômicas e com a realidade da execução do projeto, fazendo atualizações
sempre que for necessário.

Agora que você já aprendeu como elaborar um bom planejamento, gerir e


executar uma obra, chegou a hora de colocar a mão na massa! Ainda não faz o
uso de softwares de gestão de obras? Conheça agora os planos que VEJA OBRA
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