Cinco maneiras de calcular subtotais em

dados de repetição
Aplica-se a

Microsoft Office Excel 2003

Microsoft Excel 97, 2000 e
2002

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Digamos que você monte uma lista de transações mensais na qual cada código de conta apareça várias

vezes. No fim do mês, você precisa organizar e calcular os subtotais por código de conta.

Há pelo menos cinco maneiras de fazer isso. Apresentaremos agora um tutorial para os cinco métodos.

Observação O conjunto de dados do exemplo possui números de contas na coluna A e valores na

coluna B. O intervalo de dados é A2:B100 e os dados não estão classificados.

Método 1: Usar argumentos SE criativos em conjunto com

Colar Especial

As etapas são:

1. Classifique os dados por Conta (coluna A).

2. Crie uma fórmula na coluna C que calcule o total para cada conta. Por exemplo, na célula C2:

=SE(A2=A1,C1+B2,B2)

3. Crie uma fórmula na coluna D que identifique a última entrada de uma conta. Por exemplo, na

célula D2:
 =SE(A2=A3,FALSO,VERDADEIRO)

4. Copie as fórmulas em C2:D2 para as linhas seguintes.

5. Copie C2:D100. Com esse intervalo selecionado, clique em Colar Especial no menu Editar,

clique em Valores e, em seguida, clique em OK para converter as fórmulas em C2:D100 em

valores.

6. Classifique pela coluna D, em ordem decrescente.

7. Para as linhas que tenham VERDADEIRO na coluna D, você terá uma lista exclusiva de

números de conta na coluna A, e o total final para cada conta na coluna C.

Prós É uma maneira rápida. Tudo o que você precisa é de um pouco de criatividade para criar os

argumentos SE.

Contras Há métodos melhores.

Método 2: Usar o Filtro Avançado para obter a lista de contas

exclusivas

Este é um método para obter uma lista dos números de conta exclusivos:

1. Selecione o intervalo A1:A100.

2. No menu Dados, aponte para Filtrar e clique em Filtro Avançado.

3. Clique em Copiar para outro local.

4. Marque a caixa de seleção Somente registros exclusivos.

 5. Escolha uma seção em branco da planilha onde você deseja exibir a lista exclusiva. Digite

essa referência na caixa Copiar para.

Observação A caixa Copiar para estará inativa, a menos que você clique em Copiar para outro

local.

6. Clique em OK. Os números de conta exclusivos serão exibidos no local informado.

7. Insira outros cálculos, fórmulas de matriz etc. para obter seus resultados.

Prós Mais rápido que o Método 1. Não há necessidade de usar a classificação.

Contras As fórmulas de matriz necessárias após esse método poderão deixá-lo confuso.

Método 3: Usar o comando Consolidar

Esse método usa o comando Consolidar, que possui alguns requisitos: O número da conta tem de estar à

esquerda dos campos numéricos que você deseja totalizar. É necessário haver títulos sobre cada coluna.

Você precisa atribuir um nome de intervalo ao bloco retangular de células que inclui os números de conta

na coluna esquerda e os títulos na linha superior. Nesse caso, o intervalo é A1:B100.

1. Selecione o intervalo A1:B100.

2. Atribua um nome de intervalo a essa área clicando na caixa de nome (à esquerda da barra de

fórmula) e digite um nome, como Totalização. (Alternativamente, no menu Inserir, clique em

Nome.)
 3. Clique sobre a célula de uma seção em branco da planilha.

4. No menu Dados, clique em Consolidar.

5. Na caixa Referência, digite o nome do intervalo (Totalização).

6. Na seção Usar rótulos na, selecione tanto Linha superior como Coluna esquerda.

7. Clique em OK.

Prós Não há necessidade de usar a classificação. Você pode usar uma série de atalhos de teclado:

ALT+D+N (nome do intervalo), ALT+T, ALT+L, ENTER. É facilmente escalável. Se o intervalo inclui as 12

colunas mensais, a resposta será os totais para cada mês.

Contras Se você usar o recurso Consolidar novamente na mesma planilha, terá de excluir o nome do

intervalo anterior da caixa Todas as referências com a tecla DELETE. Os números de conta têm de estar

à esquerda dos dados numéricos. É um pouco mais lento que uma Tabela Dinâmica, o que é significativo

para conjuntos de dados com mais de 10.000 registros.

Método 4: Usar o comando Subtotal

Este é um recurso interessante. Contudo, como os dados resultantes são pouco usuais para se trabalhar

com eles, você provavelmente usará esse comando com menos freqüência que o comando Consolidar.

1. Classifique pela coluna A, em ordem crescente.

2. Selecione qualquer célula no intervalo de dados.

3. No menu Dados, clique em Subtotais.

 4. Por padrão, o Excel seleciona a última coluna de dados para calcular os subtotais. Isso

funcionará neste exemplo, mas, em geral, você tem de navegar pela lista Adicionar subtotal a

para escolher os campos corretos.

5. Clique em OK. O Excel insere uma nova linha a cada alteração de número de conta e calcula

o subtotal.

Depois de calcular os subtotais, você verá pequenos botões 1, 2 e 3, abaixo da caixa de nome. Clique em

2 para ver somente uma linha por conta com os totais. Clique em 3 para ver todas as linhas.

Prós Recurso interessante. Excelente para imprimir relatórios com totais e quebras de páginas após

cada seção.

Contras Os dados devem estar classificados primeiro. Pode ser lento para grandes quantidades de

dados. Você tem de usar o comando Ir para (menu Editar) e clicar em Especial para selecionar somente

as células visíveis, para que possa mover os totais para outro local. Você tem de usar o comando

Subtotais (menu Dados) e clicar em Remover Todos para retornar aos dados originais.

Método 5: Usar uma Tabela Dinâmica

A solução de Tabela Dinâmica é a mais versátil de todas. Os dados não precisam estar classificados. As

colunas numéricas podem estar à esquerda ou à direita do número da conta. Você pode apresentar os

números de conta horizontal ou verticalmente.

1. Selecione qualquer célula no intervalo de dados.

2. No menu Dados, clique em Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmicos.

3. Clique em Avançar para aceitar os padrões na Etapa 1.

4. Verifique se o intervalo de dados na Etapa 2 está correto (em geral, sim) e clique em

Avançar.
 5. Clique no botão Layout na Etapa 3. (Os usuários do Excel 97 vão automaticamente para o

Layout na Etapa 3).

6. Na caixa de diálogo Layout, arraste o botão Conta do lado direito e solte-o na área Linha.

7. Arraste o botão Valor do lado direito e solte-o na área Dados.

8. Clique em OK. (Os usuários do Excel 97 devem clicar em Avançar.)

9. Especifique se deseja que os resultados sejam exibidos em uma nova planilha ou em uma

seção de uma planilha existente, e clique em Concluir.

Prós Método rápido, flexível, ágil. Veloz, mesmo com grandes quantidades de dados.

Contras Método um pouco complexo.