BUSCAR ENTRAR

Documentos escolares,
uma questão de ordem
Manter os documentos organizados é essencial
para o bom funcionamento da escola. E, acredite,
não é impossível

POR:
Frances Jones
01 de Novembro de 2012

Prontuários, atas, projetos, chários, autorizações, planos,

prestações de contas... A pilha de documentos em cima (e até
ao redor) da mesa do gestor às vezes assusta. Embora a
informatização ajude a organizar tudo isso, muitas escolas
ainda preferem o papel para elaborar seus registros. Porém,
para não se perder em um mar de formulários, é preciso
ordem. Quanto mais tempo você passar acumulando papelada,
mais difícil será resolver o problema. Ou seja, não vale adiar a
arrumação. Até porque a arrumação do ambiente
administrativo costuma ser referência para funcionários,
professores e alunos. "Uma instituição organizada tem mais
/
 credibilidade", diz Mariângela
Camba, professora de Gestão BUSCAR ENTRAR

Escolar na Trevisan Escola de

Negócios, em São Paulo, e ex-
dirigente regional da Secretaria
da Educação do Estado de São
Paulo, com anos de experiência
como diretora.

A boa notícia é que ninguém

precisa fazer tudo sozinho, até
porque a equipe - que também
utiliza os papéis no dia a dia -
tem de ajudar. "O diretor pode
delegar ao secretário a função
de guardião dos documentos e ao coordenador a missão de
cuidar dos registros pedagógicos", acrescenta Mariângela.

Para Clóvis Roberto dos Santos, professor do Instituto Federal

de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo, campus
Piuma, o gestor deve tratar da burocracia de tal forma que ela
não se torne um m em si mesma: "Eu vejo o diretor escolar
como um macrocoordenador, preocupando-se mais com as
atividades- m do que com as atividades-meio, já que essas
podem ser perfeitamente delegadas ao vice-diretor e aos
auxiliares administrativos", diz.

Uma unidade considerada exemplar quando o assunto é

organização é a EMEIEF Professora Mariângela Ferreira Aranda
Fuzetto, uma das cinco escolas supervisionadas por Ana Lúcia
Toledo dos Santos, coordenadora de serviços educacionais no
município de Santo André, na Grande São Paulo. Em duas
pequenas salas, onde funcionam a diretoria e a secretaria,
arquivos grandes com pastas e livros de atas abrigam toda a
/
vida do colégio, incluindo registros dos estudantes,
professores, funcionários e do próprio prédio. "Não adianta ter BUSCAR ENTRAR

os documentos se eles não estiverem em ordem para que

possam ser encontrados", comenta Ana Lúcia.

Os prontuários dos atuais alunos cam em envelopes

individuais, etiquetados e classi cados em ordem alfabética e
guardados em pastas especí cas para cada classe. Os
documentos de funcionários são organizados da mesma
maneira e o dos professores, em pastas com plásticos internos,
para facilitar a separação dos itens importantes. O arquivo
morto - depósito de papéis antigos que, pela importância, não
podem ser descartados - ca em um outro espaço, dentro de
pastas identi cadas pelo ano. "Assim tudo ca fácil de achar.
Nunca passei por uma situação de aperto", conta a diretora,
Mirian Conrado Wiesmann.

O que guardar?
Confira a sugestão da equipe da EMEIEF Professora Mariângela

Ferreira Aranda Fuzetto para guardar os papéis mais importantes

Mapa de movimento Uma cópia do documento que tem o número de

alunos por classe, transferências e mudanças de horário fica em uma

pasta.

Folhas de ponto A escola envia as folhas para a Secretaria todo mês,

mas guarda cópias para consultas e controle interno.

Prestação de contas Uma pasta com plásticos organizados por data fica

com as notas fiscais e outros comprovantes de gastos.

Educação inclusiva O professor faz registros individuais dos estudantes

em livros e impressos próprios, que são arquivados separadamente.

/
Reunião de pais Um pai faz a ata e a entrega à diretoria junto com a lista

de presença. Os professores mantém uma cópia com eles. BUSCAR ENTRAR

Projeto pedagógico O PPP da escola é gravado em CD, porém uma

cópia impressa é anexada aos projetos dos professores.

Atendimentos à família O registro das conversas particulares com os

pais - com data e assinaturas - facilita a montagem do histórico do aluno.

Formação semanal Em cada encontro, um professor faz a ata, que serve

para acompanhar as soluções e as ações encaminhadas.

Reuniões mensais As atas são digitadas, impressas e coladas em um

livro próprio, com a assinatura dos professores presentes.

Atendimentos a professores Os registros das conversas individuais

ajudam no acompanhamento de eventuais problemas com a equipe.

Conselhos de ciclo Os registros sobre alunos com dificuldades de

aprendizagem ficam mais objetivos quando feitos em formulários

individuais.

Conselho de escola A pauta da reunião mensal e as resoluções

conjuntas - assinadas pelos presentes - são digitadas e coladas em um

livro próprio.

Pesquisa de orçamento Os orçamentos feitos para a escola, até mesmo

pela internet, são agrupados e vão compor o dossiê de cada compra.

Conselho mirim Atas registram as informações sobre as reuniões

mensais do conselho dos alunos, formado por um representante de cada

classe.

/
Atrasos e saídas antecipadas Uma ficha é colada em cada página, com

o nome do aluno, dia, hora e motivo do atraso ou da saída antes do BUSCAR ENTRAR

horário.

Visitas à escola A presença de supervisores, palestrantes e outras

pessoas é registrada com a identificação completa do visitante e

assinatura.

Arquivos eletrônicos facilitam a consulta e a atualização dos

documentos

Na EE Avelino Antônio Vieira, localizada em Curitiba, há dois

pequenos ambientes reservados à secretaria: um com registros
de estudantes e professores inativos e outro com material dos
ativos. Por considerar a documentação o "coração" da escola, a
diretora, Tânia Mara Moraes Cordeiro, digitalizou todos os
arquivos, aproveitando o fato de o governo do estado do
Paraná ter um sistema de processamento de dados para esse
m: "O aluno pode acessar de casa o boletim, com as notas e as
faltas. Os históricos escolares também estarão disponíveis no
futuro", explica Tânia.

Já na EMEF José Bonifácio, em Novo Hamburgo, a 43

quilômetros de Porto Alegre, a informatização foi mais longe.
"Os ofícios, projetos, informativos para as famílias ou para os
professores, registros em fotos e históricos estão no sistema
online municipal", conta a diretora, Renata Crislaine Schu de
Souza. Cada professor e gestor tem um e-mail institucional,
que facilita a comunicação interna. "De tempos em tempos,
gravamos CDs ou DVDs para arquivar as informações", diz ela.
Nesse caso, é importante ordenar os dados, identi car os CDs
e DVDs com os conteúdos e as datas e guardá-los
corretamente.

/
Atualmente, o diário de frequência das turmas já vai direto para
o sistema e as avaliações individuais - com o parecer dos BUSCAR ENTRAR

professores - estão acessíveis na rede virtual da Secretaria

Municipal, que disponibiliza um acesso restrito para os
gestores: "Dessa forma, qualquer escola da cidade poderá
imprimir a avaliação de um aluno recém-transferido, por
exemplo. O melhor de tudo é a possibilidade de localizar os
materiais a qualquer momento, dispensando buscas em pastas
e gavetas. Isso agiliza muito os processos de trabalho", a rma
Renata.

A vantagem de manter papéis e arquivos digitais em ordem é

exatamente a rapidez. Você pode até gastar algumas horas para
classi car a documentação com sua equipe e pensar numa
maneira de sistematizá-la. Porém na hora de consultar uma
planilha, procurar o telefone de um aluno ou conferir a
documentação de um professor, vai perceber que ganhou algo
muito precioso: tempo.

Sempre à mão
Uma maneira de organizar prontuários e documentos da equipe e dos

estudantes

Alunos: envelopes pessoais agrupados em pastas de acordo com a

sala

- Ficha cadastral

- Histórico

- Registros de ocorrência assinados

- Comprovante de endereço

- Relatórios de desempenho

- Atestados médicos

- Impresso para compensação de faltas

Funcionários: envelopes individuais etiquetados

/
- Ficha cadastral com foto

- Atestado médico BUSCAR ENTRAR

Professores: pastas arrumadas em ordem alfabética

- Ficha com dados pessoais

- Diplomas

- Certificados e comprovantes de cursos

- Portarias e acúmulos de cargos

- Guias médicas

- Contagem de pontos para promoção

- Avaliações (da equipe de direção)

Mais e mais papéis

Para ficarem acessíveis, documentos de consulta regular podem ser

guardados em um arquivo com pastas suspensas, identificadas e

organizadas com divisórias e plásticos. São eles:

- Censo escolar anual

- Decretos e resoluções da Secretaria de Educação

- Fichas para o atendimento aos pais

- Contratação temporária de funcionários

- Encaminhamento para conselho tutelar

- Calendário do ano em vigor, do anterior e do seguinte

- Lei Orgânica do Município

- Catálogo com os livros da biblioteca e os adotados no PNLD

- Patrimônio (inventário patrimonial)

- Planta da construção do imóvel

- Ofícios recebidos e enviados

- Quadro de horas extras

- Quadro de entrega de documentos

TAGS

DOCUMENTOS ÚTEIS ARQUIVOS

/
ASSUNTOS RELACIONADOS

BUSCAR ENTRAR

Avaliação do PPP

Avaliação do projeto

político-pedagógico: o que

manter? O que descartar?

Direção

Quais as principais tarefas

do diretor no final do ano

letivo?

Ciências; Laboratório

Como transformar a sala de

aula em um laboratório de

Ciências

Lidas da semana

1 A reprovação na escola é um túnel sem luz no nal?

/
 Não seja maquiavélico: o diálogo como alternativa a ser
2 amado ou odiado
BUSCAR ENTRAR

3 Portfólio: coordenador também pode ter o seu

IMPRIMIR

SALVAR PDF

COMPARTILHE ESTE CONTEÚDO:

Quer receber mais de 30

documentos para
gestores escolares?

Nome

E-mail

ENVIAR

LEIA MAIS SOBRE

DOCUMENTOS
ÚTEIS

Anúncio

/
 BUSCAR ENTRAR

Newsletter Quem somos Fale Conosco Parcerias

Áreas de Planejamento
Minha Equipe e
atuação Escola comunidade

MANTENEDORA

Associação Nova Escola © 2017 - Todos os direitos reservados.

É proibida a reprodução total ou parcial deste website, em qualquer meio de comunicação, sem prévia
REDES autorização.
SOCIAIS