“Si la redacción es el corazón de un periódico,

el servicio de documentación –su archivo–, es su cerebro”,

Jun Luis
Cebrián, 1981.

Las funciones de la Documentación para Comunicadores

1) Función previsora:

Una parte de las informaciones que recibimos a través de los medios de

comunicación es previsible. Todos los años se informa sobre algunos
acontecimientos que se repiten como por ejemplo la llegada del invierno, las
Navidades, etc. Y son acontecimientos que se pueden prever de una año a todo.

Muchos acontecimientos se repiten cíclicamente como las elecciones, los

juegos olímpicos o la entrega de los Oscar, por ejemplos. Otros eventos se
celebran con cierta periodicidad, como el recuerdo del nacimiento de grande
personajes o el Centenario del Quijote. Diariamente, incluso algunos
periódicos recuerdan como una agenda las efemérides. Todos estos
acontecimientos serán noticia y son previsibles. Es relativamente sencillo
saber que van a ocurrir y es importante tener preparado el material
informativo necesario para que la previsión pueda convertirse en noticia.
Para ello es necesario que los documentalistas trabajen con base de datos
en la que tengan registrados estos acontecimientos y puedan ordenarlos
cronológicamente, a modo de agenda.

Esta anticipación a los hechos permite a los redactores avanzar en su

tarea de preparación de la información, a la cual también contribuye
la Documentación. La anticipación posibilita una mejor organización
del trabajo informativo.

A través de este trabajo el documentalista puede detectar datos que

produzcan en el futuro una noticia y avisar a los redactores del posible interés
de esa informativa.

Es tarea del documentalista revisar lo que publican otros medios y acudir a

fuentes de información que le puedan aportar materiales noticiosos.

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 Las rebajas es uno de los acontecimientos
comerciales que se resaltan en los medios de
comunicación en determinados momentos del
año desde hace ya muchos años.

2) Función preparatoria:

Anticiparse a las noticias previsibles permite llevar a cabo una buena preparación
de las informaciones.

Los periodistas documentalistas habrán recurrido a los centros de

documentación o a las fuentes especializadas para profundizar en la detalles
de una noticia o entrevista a realizar. Averiguará cual ha sido su trayectoria,
su perfil biográfico, etc. Es decir, deberán haber investigado y profundizado
en los aspectos de fondo de esa noticia en el por qué de esa información. En
esa preparación de la noticia puede observarse la diferencia de
profesionalidad de los medios.

Como indica Galdón “toda información implica una información

previa” y todo proceso investigación está indisolublemente asociado
al rastreo de fuentes de información de muy distinto tipo, objeto de
análisis de los servicios de Documentación.

Este mismo autor apunta que hay géneros periodísticos que necesitan
preparación documental especial: la semblanza biográfica, el reportaje o la
entrevista. Tomando como ejemplo este último género parece difícil imaginar
que un periodista que vaya, por ejemplo a entrevistar al arquitecto Santiago
Calatrava no se haya documentado previamente y conozca suficiente datos
sobre el personaje y sobre la obra. Sin esas informaciones previa, es raro será
que el periodista pueda formularle buenas preguntas que den pie al
arquitecto a ofrecer informaciones novedosas y originales, que resulten
interesantes para el lector. Con una pregunta simple como ¿cuáles han sido
sus últimas obras ejecutadas darán lugar a una respuesta sobradamente
conocida por los lectores de los lectores habituales de los periódicos. Es una
pregunta que a penas requiere preparación documental previa, pero que a
penas aporta nada nuevo.

Otras cuestiones más preparadas como ¿cuáles son sus respuestas a las
críticas recibidas tras la construcción del Aeropuerto de Zamudio?, esta

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 pregunta implica que el periodista conoce la obra del autor y que ha seguido
su repercusión en la prensa especializada.

El trabajo de preparación documental realizado por el periodista

marca la diferencia entre una entrevista superficial y una entrevista
en profundidad.

El trabajo de preparación documental no afecta sólo al trabajo informativo.

También es básica para la ficción y la persuasión. No puede concebirse la
escritura de un guión cinematográfico sin haber investigado en profundidad
sobre lo que se está por escribir. Tampoco es posible imaginar que el
diseñador de una marca de chocolate, por ejemplo, no tenga en cuenta
determinados datos científicos que pongan en relieve las buenas propiedades
de este producto. Encontrar este tipo de información le proporcionará
argumentos para hacer más convincente su campaña y conseguir una mayor
efectividad publicitaria. Incluso una vez realizada la campaña, habrá que
documentase sobre el tipo de medio de comunicación que consumen los
destinatarios del anuncio, los horarios en los que ven la tele o los programas
de radio que más escuchan con el objetivo de lograr la mayor efectividad
posible.

3) Función crítico-verificadora:

Todos los comunicadores tienen la obligación de transmitir información fiable y

veraz. Verdadera y correcta. Esta corrección es especialmente importante en el
caso de los informadores, pero no es desdeñable en el campo de la Publicidad, la
Comunicación Corporativa o las Relaciones Públicas.

Para ofrecer informaciones correctas a los lectores, telespectadores,

radioyentes o internautas, los profesionales de la comunicación,
deberán dedicar una parte de su tiempo a verificar los datos que
están ofreciendo.

Los centros de documentación y las fuentes que él se manejan son

herramientas claves para comprobar la corrección de los datos que se están
aportando en el mensaje informativo y en el persuasivo.

La rapidez con la que se trabaja en los medios de comunicación dificulta la

tarea de comprobación de datos.

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 Revisar, corroborar y corregir deben
ser pasos imprescindibles antes de
presentar un trabajo o mandar a
imprimir un documento.

En estrecha relación con esta función crítico-verificadora Gabriel Galdón

apunta también la función rectificadora. Si bien lo deseable es que no se
comentan errores en los distintos mensajes que se generen, también lo es,
que si se comenten sean reconocidos y corregidos inmediatamente por el
medio de manera que generen confianza en sus mensajes.

Los apartados de fe de erratas y los destinados al defensor del oyente, del

lector, etc. Son sin duda, los espacios reservados para cumplir esta función
rectificadora a la que debe ayudar la Documentación.

Fuentes: GIMENEZ, TOLEDO, Elea, “Manual de documentación para

Comunicadores” Eunsa, 2004. Páginas 30,31 y 32 y FUENTES I PUJOL, María
Eulalia (edit), Manual de Documentación Periodística, Síntesis, 1995.

4. Función completiva

La función completiva consiste en aportar datos concretos a una información que

permitan enriquecerla. Un antecedente de otro año, una fotografía o las
declaraciones de protagonista de la información son algunos de los ejemplos de
cómo se puede “completar” una información.
Es necesario aportar un dato más porque sino no se entiende (como una foto).

Cuántas veces ante una información que sucede a última hora de la tarde,
esperamos el periódico del día siguiente porque sabemos que esa información
estará completada, documentada, profundizada.

El seguimiento de una noticia, muestra cómo la documentación va permitiendo

ampliar poco a poco ampliar una información, evita la mera transcripción de un
teletipo y aporta información que le permita al lector situar la noticia en un
determinado contexto, conocer las causas de esa noticia o sus consecuencias. Sin
un buen servicio de documentación, la noticia que puede ofrecerse es una simple
reproducción de la información facilitada por una sola fuente. Es precisamente la
tarea de contextualización de la noticia y de análisis de la misma la que diferencia a
un medio de otro.

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(Ver ejemplos en el manual, pág. 33.)

5. Función lingüístico-clarificadora

El lenguaje utilizado en los medios de comunicación juega un papel clave en la

efectividad de esa comunicación. Las palabras y expresiones empleadas en un
informativo o en un anuncio están cargadas de sentido y, a veces, tras una
expresión aparentemente inocente se esconde una clara intencionalidad política o
ideológica. Las palabras no se eligen al azar, como lo cuenta Alex Grijelmo (Director
de la Agencia EFE) que observa que las palabras se utilizan para manipular, para
decir o para conversar. Entre “abertzales” y a la carrera. (también puede ser
completiva)

¿Puede un informativo manipular una información para hacerla favorable o

desfavorable para el Gobierno, por ejemplo?,¿Qué tipo de expresiones se incorporan
a un guión cinematográfico que pretende llegar a los adolescentes? En ambos casos
se juega con el lenguaje para lograr los objetivos pretendidos.

• Grijelmo creador del libro de estilo de El País señala que “los mensajes que
excluyen vocablos conocidos por el público para sustituirlos por otros
desconocidos pueden adquirir un gran valor de sugestión inconsciente. Una
formula de seducción publicitaria consiste, por ejemplo, en enviar a millones
de personas hispano parlante, monolingües, un mensaje en inglés o en
francés”. Como consumidores potenciales, nos atrae más un anuncio que
nos hable de “fluido con liposomas” que de “crema hidratante”. Lo diferente,
lo técnico, lo científico nos arrastra.
Los comunicadores deben cerciorarse de la corrección lingüística de sus mensajes
mediante la consulta de las fuentes indicadas. Deberá acudir a herramientas como
diccionarios lingüísticos, etimológicos, de dudas, ideológicos, o libros de estilo para
encontrar las expresiones más adecuadas.

6. Función informativa

Para preparar una información es necesario conocer las fuentes más importantes
relacionadas con ese tema, además de los expertos que pueden hablarnos sobre esa
cuestión. Pero no sólo se debe ser capaz de buscar, recuperar, reunir y analizar esa
información, sino también estructurarla y redactarla. Son productos que implican
una compilación de datos, y en ocasiones, un cierto análisis de los mismos. Las
formas que adoptan son: cronologías, estadísticas, cuadros explicativos, obituarios o
necrológicas, semblanzas, biografías, antecedentes o infográficos. Aportar más
información si no se entiendo la noticia. Tendrá toda la información en el titular. “El
PP exige que se convoque a Chávez y el Gobierno lo descarta”.

A veces, la tarea informativo-documental es tan importante que los centros de

documentación tienen profesionales dedicados pura y exclusivamente a esta tarea.
Es el caso, por ejemplo del Departamento de Documentación de la agencia EFE.

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En el ámbito de la publicidad o de mensajes con objetivos de entretenimiento o
persuasivo, podemos encontrar, por ejemplo un anuncio de televisión en el que se
muestran distintas zonas de una misma ciudad en distintos momentos históricos. El
mensaje que quiere transmitir el anunciante es que hay cosas que nunca cambian.
Para ello habrá que recuperar y compilar imágenes que serán el centro del anuncio.
En este caso la función informativa se transforma en función ilustrativa, mostrando
e informando, pero con imágenes.

7. Función profesional:

Nos va a demostrar lo que el profesional sabe, su formación, su especialización,

alguien k además de hacer su trabajo se ha especializado en la tecnología. En esta
función hay un exceso de tecnología, por eso, va a tener que manejar muchos
programas. El profesional va a tener que seguir muy de cerca las nuevas
publicaciones científicas que aborden aspectos relacionados con su especialidad, ya
que la actualización de sus conocimientos es una de las claves para obtener el éxito
profesional del siglo XXI.

8. Función modélico-narrativa:

Nos habla de formas de trabajar. Un argumento es algo que funciona en publicidad

mas que dos imágenes sin conexión. En el cine, la primera persona atrae maás al
espectador.
Son anuncios como los de Loreal, que siempre te intentan convencer de algo que no
va a pasar solo por seguir vendiendo. Son modelos narrativos que aplicados a la
publicidad funcionan. (SI TODOS LAS FUNCIONES DE LA DOCUMENTACION SE
APLICARAN A TODOS LOS TRABAJOS SERIA MEJOR).
Se refiere a la posibilidad de que la documentación aporte formas de expresión que
puedan utilizarse como base a la hora de abordar determinados temas complejos,
delicados o especiales en la comunicación. Los silogismos son estructuras eficaces
en la publicidad y la narración en primera persona en el cine, acerca más al
espectador, se prevé una serie de expresiones formales que ayudan a informar
mejor de un determinado asunto.

9. Función probatoria:

En ocasiones, los documentos dejan de ser meras fuentes de información para

convertirse en auténticos protagonistas de las noticias, de películas o de anuncios
publicitarios. Son las pruebas fehacientes de aquello que se quiere comunicar y
demuestran algo que se había dicho o discutido, que se había ocultado o
tergiversado.

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Un ejemplo de ésta función sería el Fairy o algunos anuncios que lanzan las ONGs al
sacar la realidad que se está viviendo en el tercer mundo (anuncio de ANESVAD).
También lo asociamos a la serie que emite TVE Cuéntame que explica los avatares
de una familia española de clase media en los años finales de la dictadura.

Función sugestiva:

Mientras te documentas te puedes encontrar con algo que no esperabas que

puede ser la fuente de tu inspiración. Generalmente, los profesionales van a cetros
de documentación en busca de documentos que les aporten información, la cual,
será en muchas ocasiones un tema para investigar o idea para desarrollar. También
podemos encontrar a algún director de cine que confiesa que la idea de su película
surgió al leer una noticia en el periódico, o simplemente por una escena
contemplada en la calle. (Anuncio de PEPSI en el que salen diferentes jugadores de
fútbol en un contexto que corresponde a las películas del oeste con solo ver las
primeras imágenes ya lo vemos, porque esta inspirado por ejemplo en una película
del oeste, o en otra película diferente etc.)