Índice

1.0.Introdução....................................................................................................................4

1.0.1.Objectivos.................................................................................................................4

1.0.2.Metodologia..............................................................................................................4

1.1.Classificação e avaliação de documentos-Sistema nacional de arquivos (SNAE)......5

1.2.Procedimento para avaliação de documentos..............................................................6

1.3.Estrutura do Plano de Classificação............................................................................6

1.4.Código.........................................................................................................................8

1.5.Codificação..................................................................................................................8

2.0.Avaliação de Documentos...........................................................................................9

2.1.Avaliação Propriamente Dita....................................................................................10

2.2.Procedimentos para avaliação de documentos..........................................................10

2.3.Transferência e Recolha de Documentos..................................................................11

2.4.Eliminação de Documentos.......................................................................................11

2.5.Procedimentos para a Eliminação de Documentos...................................................12

2.6.Condições e Material Necessários para Avaliação de Documentos de Arquivo.......12

2.7.Modelos de Fichas Eliminação de Documentos........................................................12

3.0.Conclusão..................................................................................................................13

Referências bibliográficas...............................................................................................14
1.0.Introdução
O aumento do volume de documentos produzidos e recebidos pelas instituições da
Administração Pública no desenvolvimento das suas actividades coloca a avaliação e
selecção de documentos como um desafio no processo da preservação da memória
institucional. Hoje em dia, pretender conservar tudo é uma opção que se revela
impraticável devido aos problemas que acarreta, tais como: a falta de espaço físico,
dificuldades de acesso à documentação, perda da informação, entre outros. Para
ultrapassar este cenário (documentos acumulados) deve-se fazer uma avaliação
permanente por forma a reduzir ao essencial o volume de documentos a conservar,
proporcionando deste modo uma boa gestão de arquivo e valorizando o património
documental.

1.0.1.Objectivos
Geral

 Conhecer a Classificação e avaliação de documentos-Sistema nacional de

arquivos (SNAE)

Específicos

 Identificar a Classificação e avaliação de documentos-Sistema nacional de

arquivos (SNAE);
 Descrever a Classificação e avaliação de documentos-Sistema nacional de
arquivos (SNAE).

1.0.2.Metodologia
Para a elaboração do trabalho usou-se a metodologia de pesquisa bibliográfica, que é
um apontamento geral sobre os principais trabalhos já realizados, revestidos de
importância por serem capazes de fornecer dados actuais e relevantes relacionados com
o tema”. Portanto, este método consistiu na escolha selectiva dos autores que abordam o
tema em estudo.

4
1.1.Classificação e avaliação de documentos-Sistema nacional de arquivos (SNAE)
Na opinião de Rosseau e Couture (1998), “A classificação consiste em organizar os
documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de
forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação”.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificação é uma das

atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui
procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no
gerenciamento e controle das informações. Bernardes, I. (1998).

O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho

utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada
com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar
sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento. Portanto, a
classificação define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se
em referencial básico para sua recuperação. Gonçalves, J. (1998).

O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é o instrumento de trabalho

utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um
órgão no exercício das funções e actividades.

Avaliação de documentos é o processo de análise e selecção de documentos visando

estabelecer prazos para a sua guarda nas fases corrente e intermediária e a sua
destinação final (eliminação ou guarda permanente).

Objectivos

A avaliação de documentos visa alcançar os seguintes objectivos:

 Reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos;

 Localizar a informação com celeridade;
 Dispor de maior espaço físico para arquivo de documentos;
 Racionalizar o uso de recursos humanos na busca de documentos;
 Reduzir os recursos materiais e financeiros, arquivando o essencial;

5
  Preservar o património arquivístico
 Controlar o processo de produção documental.

1.2.Procedimento para avaliação de documentos

Para que o processo de avaliação de documentos atinja os resultados desejados é preciso

cumprir com os seguintes procedimentos:
a) Ter formalmente criada a comissão de avaliação de documentos nos termos do
Diploma Ministerial nº 37/2010, de 16 de Fevereiro e capacitados tecnicamente
os seus membros;
b) Ter a tabela de temporalidade de documentos das actividades - meio e
actividades – fim;
c) Identificar os conjuntos documentais a serem avaliados;

 Para facilitar o processo de avaliação, os documentos devem ser classificados no

momento da sua produção.
 Os documentos devem ser arquivados de acordo com a classificação
No Plano, os conjuntos documentais estão distribuídos em classes, subclasses, grupos e
subgrupos.

1.3.Estrutura do Plano de Classificação

Atendendo a função como assunto, na organização do Plano de Classificação de

Documentos, as funções estão sistematizadas em duas grandes áreas: as que envolvem
necessariamente, actividades que o órgão deve cumprir de forma directa e específica
(Actividades-Fim), bem como actividades que lhes dão suporte (Actividades-Meio).
Paes, (1997).

Para Paes, (1997). Assim, das dez classes do Plano de Classificação, as duas extremas –
000 e 900 são das Actividades-Meio e as restantes – 100 a 800 são das Actividades-Fim.
As dez classes representam-se por um número inteiro, composto por três algarismos,
conforme se ilustra abaixo:

6
Fonte: Paes, (1997).

As classes 000, referente aos assuntos de administração geral e classe 900,

correspondente a assuntos diversos são duas classes comuns a todos os órgãos da
Administração Pública. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos
relativos às Actividades-Fim do órgão. Estas classes, por não serem comuns, a sua
elaboração, caberá aos respectivos órgãos em conformidade com as orientações técnicas
da entidade que superintende a Administração Pública.

Ilustração de esquema de pastas contendo documentos referentes a Actividades-Meio.

Fonte: Gonçalves, (1998).

7
O esquema de organização das pastas de documentos na Administração Pública obedece
ao critério funcional e não estrutural, uma vez que as estruturas são frequentemente
alteradas, enquanto as funções e as actividades permanecem praticamente inalteradas
com o decorrer do tempo, para além de ser um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício
de suas funções e actividades. Gonçalves, (1998).

1.4.Código

É o campo no qual estão representados os símbolos numéricos sob a forma de

classificação decimal os quais reflectem a harmonia funcional do órgão definidos
através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo sempre do geral para
particular. Paes, (1997).

1.5.Codificação

De acordo com Paes, (1997). No Plano de Classificação, os conjuntos documentais são

acompanhados dos seus respectivos códigos de classificação, partindo do geral ao
particular, assim temos uma divisão dos assuntos, respeitando a seguinte subordinação:

1. As classes dividem-se em subclasses.

2. As subclasses dividem-se em grupos.

3. Os grupos dividem-se em subgrupos.

Nos três algarismos que representam as classes, esta subordinação traduz-se na flexão,
do segundo algarismo para a formação de subclasses, do terceiro algarismo para a
formação de grupos, do acréscimo e flexão do quarto algarismo em diante para a
formação de subgrupos. Paes, (1997).

Note que só se coloca o ponto após o desdobramento de 3 algarismos. Vide exemplo

abaixo:

8
Fonte: Gonçalves, (1998).

2.0.Avaliação de Documentos

Objectivos

A racionalização do ciclo vital dos documentos será alcançada com os seguintes

Objectivos:

a) Redução, ao essencial, da massa documental dos arquivos,

b) Aumento do índice de recuperação da informação,
c) Ampliação do espaço físico para arquivamento,
d) Racionalização dos recursos humanos, matérias e financeiros,
e) Constituição do património arquivístico governamental,
f) Controlo do processo de produção documental,

Os documentos devem ser avaliados nos arquivos correntes, pois torna-se muito difícil
faze-lo nos arquivos intermediários, do ponto de vista técnico e gerencial.

Avaliação é o processo de análise e selecção de documentos que visa a estabelecer

prazos de guarda nas fases correntes e intermediaria e seu destino final, ou seja,
eliminação ou guarda permanente.

9
2.1.Avaliação Propriamente Dita
 Documentos produzidos e não classificados:

1. Deve-se atribuir o código de acordo com o plano de classificação em vigor;

2. Verificar a temporalidade dos documentos e dar a destinação de acordo com a tabela

de temporalidade.

 Documentos Classificados

1. Verificar a classificação de acordo com o plano de classificação;

 Proceder à análise e separação física dos documentos. Dependendo da fase do
arquivo (corrente ou intermediário), poder-se-á formar conjunto de documentos
a serem transferidos do arquivo corrente para o intermediário, recolhidos para o
arquivo permanente ou eliminados, nos termos do Diploma Ministerial
nº31/2008, de 30 de Abril;

2.2.Procedimentos para avaliação de documentos

 Ter criada a comissão de avaliação de documentos;

 Identificar, na base da tabela de temporalidade os conjuntos documentais
 A serem avaliados;
 Proceder com a análise e separação física dos documentos;
 Definir as rotinas (transferência ou recolha) ou destino (eliminação ou guarda
permanente) a serem seguidos pelos conjuntos documentais seleccionados.

Na avaliação de documentos deve se ter em conta os prazos de guarda e a destinação

prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos;

Na transferência ou recolha deve-se organizar, higienizar os documentos e guarda-los

em caixas apropriadas (nessa organização deve-se salvaguardar o conjunto dos
documentos; Deve-se preencher a Ficha de Remessa e o Auto de Entrega.

Os documentos que não apresentarem valor par guarda permanente serão eliminados.
Portanto, a eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram
considerados sem valor para guarda permanente. Aqui está a responsabilidade do
avaliador de documentos, se durante o processo de produção ou elaboração do
documento for avaliado e atribuído código errado, este documento terá um tempo não
10
exaccto de vida nos arquivos. Poderá ser eliminado ou mantido nos arquivos
desnecessariamente. Paes, (1997).

2.3.Transferência e Recolha de Documentos

Transferência - é o processo de passagem de documentos do arquivo corrente para o

arquivo intermediário;

Recolha/Recolhimento - é o processo de passagem de documentos para guarda no

arquivo permanente.

Na transferência ou recolha deve-se:

 Organizar os documentos avaliados, salvaguardando os conjuntos documentais

(processos/dossiers);
 Higienizar os documentos e guarda-los em pastas ou caixas apropriadas.
 Preencher a Ficha de Remessa, arrolando os conjuntos documentais a serem
remetidos ao arquivo intermediário ou permanenteç
 Remeter os documentos ao arquivo intermediário ou permanente;
 Preencher o Auto de Entrega

2.4.Eliminação de Documentos

Eliminação - é processo de destruição manual ou mecânica dos documentos

desprovidos de valor primário e secundário. Paes, (1997).

A eliminação de documentos que não estejam mencionados na Tabela de

Temporalidade de Documentos carece da autorização expressa do Órgão Director
Central do SNAE; Paes, (1997).

Os actos praticados pelas CADAPs sujeitos a publicação são tornados públicos através
do BR e afixados na sede da instituição.

Valor primário – decorre da razão pela qual o documento foi gerado pelo órgão ou
instituição, no exercício de suas actividades, destacando-se o valor administrativo, fiscal
e legal. Paes, (1997).

Valor secundário – alguns documentos mesmo depois de esgotado seu valor primário,
continuam tendo relevância probatória ou informativa e portanto, tornam-se importantes

11
fontes de pesquisa, tanto para a Administração Pública como para o cidadão. Paes,
(1997).

2.5.Procedimentos para a Eliminação de Documentos

 Elaborar a ficha de eliminação e submeter ao Órgão Director Central do SNAE

(Ministério da Função Pública);
 Aguardar pelo despacho de aprovação pelo Órgão Director Central do SNAE;
 Preencher o Edital de Ciência de Eliminação (Anexo V do Diploma Ministerial
n° 31/2008, de 30 Abril) e mandar publicar no Boletim da República e afixá-lo
na sede da instituição durante 60 dias antes da eliminação;
 Passado este período sem nenhuma reclamação procede-se à eliminação dos
documentos identificados/seleccionados, de acordo com a listagem de
documentos aprovados pelo Órgão Director Central do SNAE;
 Após a eliminação lavra-se o auto de eliminação e manda-se afixar na sede da
instituição.

2.6.Condições e Material Necessários para Avaliação de Documentos de Arquivo

 Espaço físico para fazer a avaliação de documentos

 Espaço físico para o arquivo de documentos;
 Mesa e cadeiras;
 Estantes, pastas (para o arquivo corrente), e caixas (para o arquivo interme-
diário);
 Máscaras de protecção e batas.

Para o arquivo intermediário recomenda-se estantes metálicas devido a sua resistência

ao peso e à acção destruidora de micro organismos;

2.7.Modelos de Fichas Eliminação de Documentos

1. Ficha de Remessa de Documentos;

2. Auto de entrega de Documentos;

3. Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;

4. Ficha de eliminação de Documentos;

12
3.0.Conclusão
Após ter feito o trabalho verificou-se que a avaliação de documentos-Sistema nacional
de arquivos (SNAE) é a atividade chave na gestão de documentos uma vez que a partir
dela o expediente é analisado ou inspecionado para depois atribui-lhe um código que,
será o seu timbre para todo sempre, isto é, no processo de tramitação, uso e
arquivamento. Enquanto que a classificação de documentos-Sistema nacional de
arquivos (SNAE) consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela
organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial
para a sua recuperação.

Referências bibliográficas
Bernardes, I. (1998). Como Avaliar Documentos de Arquivos. São Paulo: Arquivo do
Estado;

13
Gonçalves, J. (1998). Como Classificar e Ordenar os Documentos De Arquivo. São
Paulo: Arquivo do Estado,

Paes, M. L., (1997). Arquivo, Teoria e Pratica. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 3ª edição;

Universidade Eduardo Mondlane. (2005). Introdução a Gestão de Documentos. (Texto

De Apoio). Coordenação Edugenio Monteiro. Maputo: AHM,

Decreto nº 36/2007, de 27 de Agosto (Sistema Nacional de Arquivos do Estado -

SNAE);

Decreto no36/2007 de 27 de Agosto.

Diploma Ministerial no30/2008 de 30 de Abril.

Diploma Ministerial no35/2010 de 10 de Fevereiro.

14