O GUIA

PARA ORGANIZAR
EVENTOS DE ÚLTIMA HORA
 SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 3

COMO ORGANIZAR EVENTOS DE

ÚLTIMA HORA? 5

COMO APROVEITAR O MÁXIMO DO

SEU TEMPO? 14

NÃO PERCA O FOCO 16

CONCLUSÃO 18
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

Organizar um evento é sempre um momento

muito importante para quem organiza, para quem
é o “motivo da festa” e para os convidados. Seja
uma festa de fim de ano, aniversário, despedida,
casamento, evento empresarial, um simples
churrasco de domingo etc. Cada detalhe faz toda
diferença em qualquer ocasião.

É sempre importante conciliar o gosto de quem

está organizando com os convidados, assim todo
mundo fica feliz e confortável. Mas pensar em
detalhes como decoração, comidas e bebidas,
ambiente, convites etc. não é uma tarefa fácil e,
geralmente, exige-se tempo para que tudo saia
conforme o planejado. Mas imprevistos acontecem
e nem sempre há prazo o suficiente para organizar
o evento com calma.

Mas calma! Independentemente do motivo pelo

qual não foi possível organizar o evento antes,
não é preciso se desesperar — ainda há tempo
para se programar e dar uma ótima festa! O
importante é não perder o entusiasmo e manter
o foco. As dúvidas podem ir surgindo ao longo do
planejamento, mas tudo tem uma solução. Para
garantir que seu evento seja um sucesso, separamos
neste e-book algumas dicas importantes. Confira!

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COMO ORGANIZAR EVENTOS
DE ÚLTIMA HORA?
COMO ORGANIZAR EVENTOS
DE ÚLTIMA HORA?

Como foi dito anteriormente, é sim possível

preparar uma festa de última hora. Mesmo com o
curto tempo, dá para deixar tudo organizado e
sem faltar nada. Para isso, é importante criar uma
checklist com itens necessários a serem seguidos.
Assim, fica mais fácil organizar o evento por
etapas e sem desespero. Acompanhe!

CRIE UM PLANEJAMENTO BÁSICO

Comece pensando em qual será o tipo de evento

que você quer realizar — afinal de contas, isso
influenciará em todo o evento. Uma festa de
aniversário é completamente diferente de uma
empresarial, por exemplo. Os convidados vão mudar, o
tipo de comida, bebida, decoração, ambiente etc.

Na hora de pensar no tema da festa, tente optar pelo

simples e se esforce na criatividade — um vaso de
flores ou um quadro diferente pode deixar o ambiente
mais aconchegante. Assim, nem sempre comprar
tudo pronto é a solução. No caso da decoração, por
exemplo, muitas vezes você consegue utilizar objetos
que já tem em casa ou de festas anteriores. Levando
em consideração o curto prazo em que a festa será
organizada, uma décor muito elaborada é dispensável.

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 COMO ORGANIZAR EVENTOS DE ÚLTIMA HORA?

Além disso, liste os demais pontos importantes do evento. Pense

desde o começo: recepção e comidas de entrada, meio — música,
iluminação, bebidas, prato principal, etc., até o final — sobremesas,
lembrancinhas, limpeza, dentre outros.

Por mais que seja difícil pensar em um plano B com o curto

prazo, se possível pense em alternativas para cada item que for
planejado. Isso pode evitar as frustrações futuras.

AVALIE SEU ORÇAMENTO

Depois que você se organizar e montar planejamento, será a

hora de pensar nos gastos. Para não haver nenhuma surpresa
desagradável no fim das contas, é importante questionar o
quanto está disposto a gastar. Afinal de contas, é partir disso
que terá mais tranquilidade para elaborar sua festa, buscando
por aquilo que estará ao seu alcance financeiro.

Para auxiliar nas contas, cria uma tabela de custos e

estimativas de gastos. Assim, você terá um controle maior de
tudo o que for gasto — incluindo gastos posteriores.

Aqui, é importante frisar que dependendo da festa, é possível

conseguir ajuda dos amigos. Hoje em dia, é muito comum
que os convidados levem alguma como contribuição coisa ou
criem vaquinhas online. Você pode fornecer as comidinhas
e deixar que os amigos levem as bebidas, por exemplo. Mas
isso requer uma atenção redobrada no planejamento, pois
é preciso organizar onde os convidados vão deixar tudo o que
eles levarem e como tudo será servido.

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 COMO ORGANIZAR EVENTOS DE ÚLTIMA HORA?

DISTRIBUA TAREFAS

Não queira fazer tudo de uma vez, saiba dividir

seu tempo! Por mais que o tempo não esteja ao seu
favor, o tempo que você "gasta" para organizar é, na
verdade, um tempo ganho.

Assim, organize tudo o que é preciso comprar,

reservar etc., e, se possível, trace uma rota entre o
supermercado e as demais lojas que precisa passar.
Com isso, você consegue evitar voltas desnecessárias.

Fique por conta de resolver primeiro as pendências

que demandam mais tempo ou que não
dependem só de você — serviços terceirizados
como o aluguel de espaço para festas ou
decorações, se necessário.

Isso vai impedir que você tenha que mudar todos

os seus planos caso algo não esteja ao seu alcance
naquele momento. Para que seu planejamento não
atrase, coloque esses serviços como principais na
hora de programar seu evento.

Caso necessário, peça ajuda aos amigos ou

pessoas próximas, pois outras pessoas podem
auxiliar e agilizar no planejamento. Mas evite
colher muitas opiniões que possam deixá-lo
indeciso e, por isso, atrapalhar o desenvolvimento
do seu evento.

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 COMO ORGANIZAR EVENTOS DE ÚLTIMA HORA?

DETERMINE PRAZOS

Os prazos vão depender do período de quando você

começa a planejar o evento — quanto antes, melhor
— até a data da festa. Mesmo se tiver algumas semanas
para planejar o evento, não pense que o prazo é longo.
Se “sobrar” tempo, será possível definir melhor alguns
detalhes importantes e evitar transtornos de última hora.

Mas se, por exemplo, a festa começar a ser planejada

em menos de uma semana, siga aquele famoso ditado
que diz "não deixe para amanhã o que se pode fazer
hoje.” Estabeleça tudo a prazo de urgência e siga
sua checklist coerentemente. Você pode marcar
alguns itens como urgentes e outros como menos
relevantes. Mas não deixe que isso influencie na hora
da organização — lembre de que tudo é para última
hora e que não há tempo a perder.

Algumas coisas podem ficar para o fim da lista mas

não são menos importantes. Comprar bebidas,
por exemplo, não é uma tarefa complicada, mas
assegure-se de que isso será feito a tempo de que
elas estejam geladas na hora do evento.

Já o bolo ou uma sobremesa devem estar

encaminhados o quanto antes, já que trata-se de algo
personalizado. Ainda falando sobre a alimentação,
caso você tenha preferências específicas, comece o
planejamento por estes itens.

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 COMO ORGANIZAR EVENTOS DE ÚLTIMA HORA?

ESCOLHA O ESPAÇO

Seria tudo mais cômodo se pudéssemos elaborar

todos os eventos em casa, mas quase nunca é possível.
Dependendo do tema da festa ou o número de
convidados, é preciso buscar por outras alternativas.

Com a falta de tempo, alugar um espaço vira uma tarefa

difícil. As pessoas geralmente buscam os melhores lugares
meses ou até mesmo anos antes da data prevista para o
evento. Isso pode dificultar um pouco na hora de planejar,
mas não deixe isso acabar com sua disposição.

Procure pensar em lugares que acomodarão os seus

convidados, que não sejam tão longe e/ou difícil acesso
e que talvez já forneçam alguns serviços necessários —
como as comidas e bebidas, decorações e entretenimento.
O ambiente vai variar de acordo com o tipo de evento. Não
será legal um ambiente infantil para receber uma festa de
casamento ou um evento empresarial — a menos que esse
seja o tema da confraternização.

Caso você não consiga encontrar o lugar dos seus

sonhos, procure usar bastante do seu lado criativo.
Existem vários tipos de arranjos decorativos e lojas
especializadas no mercado. Por mais que o ambiente
não seja o mais bonito ou como planejamento, uma boa
decoração pode ajudar. É possível encontrar adereços
para festas simples — festas em casa — e até mesmo
decorações para casamentos.

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 COMO ORGANIZAR EVENTOS DE ÚLTIMA HORA?

ESCOLHA FORNECEDORES DE COMIDA,

BEBIDAS, MOBILIÁRIO E DECORAÇÃO
CONFIÁVEIS

Se você não tem noção em planejar festas, esse item

pode parecer um pouco difícil. Geralmente, quem já
planejou festas têm uma lista de contatos que vão
servir de apoio para planejar um evento de última
hora. Se for um contato mais próximo, não pense
duas vezes em procurá-lo. Além da possibilidade de
um desconto, é possível encontrar datas disponíveis
mais facilmente.

Escolha fornecedores que tenham o máximo de

itens juntos — comida e bebida, por exemplo,
assim a entrega fica concentrada em um lugar e
você acaba poupando tempo.

Mesmo se não tiver nenhum fornecedor de confiança,

procure ajuda de pessoas próximas que podem dar
indicações. Caso você não encontre nenhuma dica
e referências entre os amigos e pessoas próximas,
opte pelos sites de busca. Uma busca rápida pelo
navegador pode ajudá-lo na escolha.

Como o tempo para a realização do evento é

curto, talvez os preços estejam um pouco fora do
mercado, então esteja preparado. Mas não deixe de
fazer pesquisas e tente balancear a qualidade dos
serviços e preços.

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 COMO ORGANIZAR EVENTOS DE ÚLTIMA HORA?

FAÇA UMA BOA DIVULGAÇÃO

Depois que tudo estiver organizado, é hora

de anunciar o evento. Em cima da hora
será praticamente impossível planejar uma
divulgação tradicional — convites impressos,
por exemplo. Por isso, criar um evento
em redes sociais como o Facebook pode
facilitar bastante a comunicação com
os convidados.

Procure listar todos e não esquecer de

ninguém — mas caso isso aconteça, ligue
e explique a situação. Deixe claro o horário
— início e fim — e local do evento com
suas referências. As observações também
serão necessárias. Caso você escolha por
uma festa com contribuições dos amigos,
deixe tudo muito explicado. Assim,
ninguém fica confuso ou desconfortável.

Se o evento for de grande porte —

e, principalmente, empresarial, é
indispensável a utilização de todos os
meios de comunicação, cartazes, e-mail,
telefonemas e etc. A confirmação da
presença dos convidados pode facilitar
bastante no planejamento. Isso evitará
que você planeje uma festa maior do que o
número de convidados.

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 COMO APROVEITAR O
MÁXIMO DO SEU TEMPO?
COMO APROVEITAR O
MÁXIMO DO SEU TEMPO?

Deixe para realizar o planejamento do

evento em um momento mais relaxado
do seu dia.

No fim do expediente, quando sobrar um

tempo livre no trabalho ou na faculdade,
no caminho para casa — caso vá de metrô
ou ônibus, por exemplo —, na hora do
almoço ou deixe para quando já estiver
em casa.

Com a cabeça um pouco mais vazia,

as ideias surgirão com mais facilidade e
será possível pensar nos detalhes mais
importantes. Por mais que o tempo seja
curto, não é preciso organizar tudo de uma
vez só. Divida as tarefas e assim elas
fluirão melhor.

Anote tudo o que vier a cabeça mesmo

quando não estiver com tempo necessário
para pensar no evento. Depois, quando
puder e tiver uma oportunidade, as
ideias estarão anotadas e você pode dar
continuidade ao que estava pensando
anteriormente.

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NÃO PERCA O FOCO
NÃO PERCA O FOCO

É preciso manter o controle desde o

momento que se inicia o planejamento
até o fim do evento. Caso o que foi
proposto inicialmente não ocorra como
planejado ou alguns prazos não sejam
possíveis de cumprir, pule a tarefa ou
tente um outro jeito/ideia.

O descontrole pode deixar

tudo ainda pior e, no fim das
contas, nada estará como o que
foi organizado inicialmente. É
preciso distribuir bem as ideias
e pensar com os "pés no chão." Se
você começar a ter ideias difíceis
de realizar, a negatividade pode
atrapalhar.

Às vezes, fica difícil raciocinar sob

pressão. Por isso, pense em tudo o que
possa trazer calma — ouvir uma música
ou comer alguma coisa.

O cérebro funciona por impulsos e

nessas horas é preciso buscar por todas
as alternativas possíveis.

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 5.

CONCLUSÃO
5. CONCLUSÃO

Certamente seria mais fácil planejar um evento

com meses de antecedência, mas isso nem
sempre é possível. E mesmo quando possível,
alguns imprevistos podem acontecer e você
precisa estar preparado para resolvê-lo.

Seguindo os itens da checklist que citamos

acima, fica mais fácil criar um evento
mesmo não havendo muito tempo para
planejá-lo. Por mais que tudo não saia
como pensando inicialmente, com certeza
o evento será um sucesso e as pessoas vão
se divertir.

Na hora da festa, fique atento ao que faltar e

aos possíveis imprevistos que acontecer, mas
procure se divertir também. Afinal de contas, as
pessoas vão entender ou nem mesmo perceber
caso algo saia diferente do planejado.

Não fique muito preso às ideias iniciais e ao que

não estiver dando certo. Alguns imprevistos
podem deixar a festa ainda melhor. Por fim,
leve tudo como uma boa experiência e, se
possível, não deixe que isso se repita da próxima
vez. Mas se acontecer, já sabe por onde começar!

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