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SUMÁRIO

Sobre autoras.............................................................................................................02

Apresentação do livro...............................................................................................03

Capítulo 1
Cinco motivos para refletir sobre finanças...................................................................05

Capítulo 2
Os itens mais afetados pela saúde financeira do cartório.......................................... 07

Capítulo 3
Como avaliar as finanças do cartório...........................................................................09

Capítulo 4
O que pode dar errado ao avaliar as finanças do cartório?.........................................12

Capítulo 5
Execute os 5 passos iniciais da organização financeira..............................................14

Capítulo 6
Como analisar o fluxo de caixa....................................................................................18

Capítulo 7
A DRE e seus indicadores...........................................................................................20

Capítulo 8
A importância do orçamento........................................................................................26

Capítulo 9
Indo além...alugar ou comprar o imóvel do cartório?...................................................30

Capítulo 10
Casos para reflexão.....................................................................................................31

Conclusão....................................................................................................................34

Referências Bibliográficas.........................................................................................38
SOBRE AS AUTORAS
TALITA CALDAS É SÓCIA FUNDADORA DA TAC7

Formada em Administração de Empresas pelo Mackenzie.


Pós-graduada em Marketing pela ESPM.
Pós-graduada em Gestão Estratégica pela USP.

Em 2016, concluiu uma pesquisa inédita com 87 serventias


extrajudiciais do Estado de São Paulo, na qual analisou as
principais demandas administrativas da classe cartorária.

Trabalha há 19 anos na área de prestação de serviços,


concentrando seus últimos oito anos em projetos na área de:
Marketing de Relacionamento, Inteligência de Mercado
(Business Intelligence - BI), Implantação e gerenciamento de
Sistema de Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management - CRM),
Elaboração de Planejamento Estratégico, Análise de Eficiência e Produtividade, Pesquisa
de Mercado, Pesquisa de Satisfação, Criação de Plano de Negócios (Business Plan) e
Execução de treinamentos nacionais e internacionais.

Daniela Sciascia: Diretora de Finanças da TAC7

Formada em Ciências Contábeis. Pós-graduada em


Administração de Empresas pela FAAP. Atuou mais de 25 anos
na área Financeira em multinacional de grande porte, ocupando
as posições de Controller de Negócios para a América Latina e
de Controller Financeiro no Brasil.
Foi responsável pelas rotinas financeira, contábil e de
gerenciamento de risco.

Atuou diretamente nos controles tributário, orçamentário e de


fluxo de caixa. Além, também, de fornecer suporte aos
departamentos para elaboração de novas estratégias.

Daniela possui experiência em aconselhamento financeiro e gerenciamento de crises


financeiras para organizações de pequeno e médio porte. Atua também no âmbito das
finanças pessoais, com foco em organização financeira e planejamento financeiro.

Atualmente, desenvolve análises econômico-financeiras gerenciais para todos os tipos de


cartórios, com o propósito de avaliar a situação financeira e orientar as decisões dos
gestores de cartórios que visam conquistar melhores resultados futuros na serventia.

Como melhorar as finanças do seu cartório?


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Adquirido por Paulo Roberto Gaiger Ferreira
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Apresentação do livro
Durante as consultorias desenvolvidas pela TAC7, as Autoras periodicamente são
indagadas pelos titulares e/ou gestores do cartório: “- É possível administrar as finanças
de um cartório com ferramentas específicas de administração e de finanças?”

Sem dúvida alguma a resposta é SIM!

Por isso, Talita e Daniela – especialistas e entusiastas pela matéria – resolveram


escrever juntas este livro, para mostrar de forma resumida COMO MELHORAR AS
FINANÇAS DO SEU CARTÓRIO, com base em ferramentas objetivas, de acordo com
a necessidade real dos
cartórios, visando melhorar ainda mais a organização financeira.

POR QUE LER ESTE LIVRO?

Ao estabelecer uma rotina financeira e administrativa, os titulares e/ou responsáveis


financeiros poderão dedicar mais tempo aos atos jurídicos e a outros atos
administrativos realmente essenciais e, com isso, gerenciar a serventia com mais
elementos assertivos para a tomada de decisões.

Sabe-se que a rotina financeira, via de regra, é vista como uma área espinhosa para a
maioria dos gestores de cartórios, que possuem dificuldade em responder algumas
questões específicas dessa área.

Para saber se este livro é indicado para você, leitor, foi elaborado uma lista de
questões para sua própria análise.

• Qual foi o seu faturamento deste mês? Ele cobriu os custos?


• Há projeção financeira para o próximo trimestre, semestre e ano?
• Os impostos foram pagos em dia?
• Todos os encargos trabalhistas e previdenciários foram recolhidos?
• Quais foram as principais reclamações dos clientes? Por quê? Você sabe como
pode melhorar?
• Já teve erros que geraram prejuízos? Quais? Por quê? Como? Quais medidas
foram tomadas?
• Você precisa rever os seus procedimentos internos? Dar mais treinamento aos
colaboradores? Fazer novos cursos?
• Como estão organizados os seus arquivos (documentos)? Qual o seu nível de
segurança?
• Sente necessidade de investir um novo sistema de gestão administrativo e
financeiro?
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1) Se você, leitor, não soube responder ou teve alguma dúvida sobre uma ou mais
perguntas da lista, SIM, ESTE LIVRO AJUDARÁ MUITO VOCÊ.
2) Agora, se você, leitor, soube responder facilmente todas as perguntas,
parabéns, este livro pode ajudá-lo em seu aprimoramento.

Como dito, o conteúdo desta obra foi baseado no resultado de inúmeros


questionamentos recebidos dentro dos próprios cartórios e também dentro das salas
de aula. Por isso, seu conteúdo é teórico, prático e voltado à real possibilidade da
aplicação de ferramentas já existentes na contabilidade gerencial para resguardar a
viabilidade econômica e financeira dos cartórios.

O propósito é apresentar uma leitura esclarecedora, tecnicamente precisa e em uma


linguagem acessível a todos.

Dependendo dos conhecimentos de cada leitor, alguns temas podem ser


considerados mais aprofundados nos conceitos de administração e finanças, no
entanto são muito relevantes para a análise do atual contexto dos cartórios do Brasil.

Ressalta-se que o intuito deste ebook não é esgotar a matéria ou apresentar


respostas prontas para todas as indagações, mas sim estimular novas reflexões e um
aprofundamento ainda maior sobre o assunto.

Após leitura, as Autoras contam com sua participação, enviando críticas, elogios,
observações ou compartilhando de suas experiências.

Contatos:

E-mail: atendimento@tac7.com.br
Telefone: (11) 3214-0874
Website: www.tac7.com.br

TAC7, uma forma moderna e eficaz de gerenciar o seu cartório!

Como melhorar as finanças do seu cartório?


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CAPÍTULO 1
CINCO MOTIVOS PARA REFLETIR
SOBRE FINANÇAS

1) GASTAR, GASTAR, GASTAR

Penso, logo existo, logo gasto... tempo, energia e dinheiro. Esses três itens
idealmente deveriam ter planejamento prévio, pois podem ser seus melhores
amigos ou maiores inimigos.

Você pode pensar "é melhor investir meu tempo e energia para estudar como
melhorar a parte financeira do cartório? Ou é melhor contratar um especialista?”.

Cabe ao titular analisar o que seria o mais eficaz, eficiente e adequado para o
momento presente. Se o leitor optar pela primeira opção e escolher dedicar seu
tempo e energia, esta obra vai ajudá-lo a melhorar as finanças da serventia de
uma maneira mais rápida e ordenada. Como?

A palavra aqui é DISCIPLINA. Disciplina para estabelecer rotinas financeiras,


usar ferramentas úteis e se engajar na realidade (e responsabilidade) dos
números.

2) TODO OBJETIVO EXIJE UMA PREPARAÇÃO.

Finanças não é diferente. Além dos conceitos básicos tradicionais, o responsável


pelas finanças da serventia terá que adaptar o conteúdo aqui presente para o
contexto atual de seu cartório; se aprofundar em alguns métodos mais
necessários para sua realidade; e, acima de tudo, criar uma frequência de análise,
de preferência mensal, para controlar as falhas, planejar ações preventivas e
tomar decisões corretivas mais rapidamente.

3) NO CAMINHO, ÀS VEZES, É PRECISO “FICAR FEIO PARA FICAR BONITO”.

Prejuízo pequeno também é lucro. Muitas vezes é um engano pensar somente


em lucro. Sim, ele é importante, também! Pode-se usar a metáfora de quem usa
aparelhos fixos nos dentes: é preciso ficar feio para ficar bonito! É preciso investir
na organização dos dados, nas formas de controlar e trabalhar as informações
mais relevantes do cartório e, talvez, até assumir um prejuízo menor no curto
prazo para, então, obter melhores resultados no médio e longo prazos.

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4) NÚMEROS FOFOCAM, ASSUMA A VONTADE DE MUDAR.

Números não mentem, mas podem “fofocar” como estão as prioridades da


serventia (e do titular). Qual é nossa zona de conforto? Quais situações não
queremos enxergar?
Por exemplo, há desperdícios que podem ser reduzidos ou extintos?
O planejamento dos pontos necessários de mudanças está somente “na cabeça”?

5) SUCESSO E MOTIVAÇÃO

A saúde financeira determina: a) o sucesso da serventia, b) o tipo de gestão do


titular e, c) a motivação para continuar, pois mudanças positivas para a
organização podem inclusive melhorar o engajamento da equipe.

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CAPÍTULO 2
OS ITENS MAIS AFETADOS PELA SAÚDE
FINANCEIRA DO CARTÓRIO
1) PATRIMÔNIO DA FAMÍLIA DO TITULAR

O titular assume uma grande responsabilidade civil e até desembolsa um


montante mensal para se resguardar com o seguro de responsabilidade civil. Ao
se tornar titular, o seu patrimônio pessoal entra em risco. Sendo assim, qualquer
decisão financeira e administrativa deve ser tomada com base em informações
confiáveis, pois poderá colocar os bens da família para responder na justiça.

2) VIABILIDADE DO PRÓPRIO CARTÓRIO

Principalmente por ter o valor dos atos tabelado e o preço dos insumos subindo,
quanto melhor o gerenciamento financeiro, mais sustentável se torna o cartório.
Outro importante benefício do controle financeiro é descobrir os “ralos” ou falhas
(pela análise detalhada dos números) que possibilitam ações preventivas e
corretivas, de forma a não prejudicar o titular, a equipe e, muito menos, o cliente.
Além disso, manter a viabilidade econômica durante sua gestão contribuirá para
toda a serventia: o titular dormirá bem, poderá focar nos assuntos jurídicos e ainda
haverá a chance de reinvestir nas melhorias da serventia.

3) EQUIPE DE TRABALHO

O que não é medido não pode ser controlado e, por incrível que pareça, muitos
cartórios não monitoram por indicadores o que os seus colaboradores realizam
em termos de produtividade. Pessoas são a “mola mestre” de toda parte
intelectual do cartório e promover a gestão de pessoas também é uma tarefa que
precisa ser controlada financeiramente como custo e como investimento.
Portanto, o planejamento financeiro possibilita sim o investimento em Gestão de
Pessoas, que é normalmente o segundo item de maior preocupação das
serventias (após o aspecto financeiro).

4) SOCIEDADE

A organização financeira também é positiva para a sociedade quando serventias


mais estruturadas possuem sistemas organizados que refletem serviços ainda
mais ágeis, com maior controle e melhor atendimento. Por consequência, espera-
se serviços com mais qualidade dos estabelecimentos controlados e planejados
financeiramente.
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5) ASSERTIVIDADE NAS DECISÕES

As finanças são “levadas mais a sério” quando há uma linearidade para priorizar
ações sem desmotivar um (ou alguns) por falta de dados salvos no histórico da
gestão.
Por exemplo, quando um funcionário solicita um aumento, você poderia responder
às questões seguintes simplesmente olhando o sistema: a) qual é o custo dele
em relação ao faturamento total? b) e em relação aos outros do departamento?
c) os investimentos com ele no último ano condizem com a produtividade? d) no
último ano, o quanto já foi investido em recursos que ele precisou? Tudo isso para
orientar a decisão e justificar a recusa ou a aceitação do reajuste salarial com
base em um controle financeiro efetivo.

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CAPÍTULO 3
COMO AVALIAR AS FINANÇAS DO CARTÓRIO

Executar uma gestão financeira é


trabalhoso, como tudo na vida que
gera resultado e que é
transformador. Antes de mais nada,
é necessário envolver as pessoas
mais interessadas em fazer a
mudança acontecer, para então
planejar e executar. Observação:
se você, leitor, não puder ser o
responsável, delegue para alguém
que sabe que fará e controle.

Cada cartório tem seu contexto e seu tipo de gestão. O responsável pelas finanças
precisará ter um preparo prévio para avaliar as finanças da unidade.

Primeiro passo: tenha claramente qual é o objetivo do titular em relação às finanças.


Esse é um assunto sempre muito delicado, pois no final das contas, o resultado
financeiro também reflete o patrimônio pessoal do titular.

Segundo passo: com o objetivo do titular em mente, coloque no papel todos os itens
relacionados à área financeira que respondem às seguintes perguntas:

• Quais são os pontos fortes do seu cartório que têm influência positiva na parte
financeira? Ex.: valor tabelado do ato, experiência do titular, agilidade no
atendimento.
• Quais são os pontos fracos? Ex.: falta de indicadores financeiros, falta de recursos
para remunerar bem e atrair profissionais mais competentes.
• Quais são os pontos do mercado, da região ou do governo que influenciam
negativamente (ameaçam) as finanças do seu cartório? Ex.: aumento dos insumos
de material de escritório, economia da região parada.
• Quais são as oportunidades que o mercado oferece? Ex.: a melhoria da economia
do país pode aquecer a compra e venda de imóveis.

Após colocar todas essas ideias no papel, você terá iniciado a análise SWOT,
PARABÉNS! Isso dará uma noção de contexto atual, de planejamento e o ajudará a
tomar as próximas decisões. Só para você ter uma ideia, seu cartório já se destacou! E
antes de ir para o próximo passo, leia a frase abaixo:
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“83% dos gestores de serventias extrajudiciais desconhecem a
análise SWOT como uma forma de identificar pontos de melhoria, e
como meio para fornecer informações importantes ao processo de
planejamento estratégico”.
Fonte: CALDAS, 2016.

Pelos dados mostrados nessa pesquisa, pode-se afirmar que cada “gestor de cartório”
tenta gerenciar de maneira própria, às vezes “inventando a roda”, o que delonga o
desenvolvimento do negócio, tornando-se um processo cansativo para quem executa,
com consequências para a equipe interna e para os clientes, que poderiam ter acesso
a um serviço mais eficiente se metodologias já existentes e amplamente testadas no
mercado fossem utilizadas.

É possível que os gestores de cartórios pensem que somente grandes corporações


podem planejar estrategicamente. Contudo, perguntas como “onde estamos?” e “aonde
queremos chegar?” podem e devem ser feitas por todo titular (ou responsável) que
deseja melhorar seu cartório, ou melhor, seu negócio.

É por meio da estruturação das ações estratégicas que a serventia aproveitará melhor
seus pontos fortes internos para prosperar, como também explorará ao máximo as
oportunidades que o mercado oferece, prevendo situações e minimizando as
dificuldades (ameaças) que podem ocorrer no futuro. E o resultado será uma gestão
em que o titular exerce, de fato, o controle administrativo.

Terceiro passo: das ações listadas, elabore os planos de ação que serão determinantes
para colocar em prática a sua estratégia e tente minimizar ou solucionar totalmente os
problemas.

Você acha que são muitas ações a serem tomadas?


Priorize cada ação de acordo com:
- o tipo de retorno financeiro (alto ou baixo),
- o tipo de impacto no cartório (alto ou baixo),
- se precisa de investimento financeiro (sim ou não).

A partir do momento que essa planilha estiver pronta, estabeleça um prazo, um


responsável e marque reuniões de revisão do plano de ação. Atenção, o objetivo aqui
é: prosperar e aproveitar os pontos fortes internos; explorar ao máximo as
oportunidades que o mercado oferece; mitigar as dificuldades e fraquezas e se prevenir
para situações que podem ocorrer no futuro.

Ao F-A-Z-E-R tudo isso, você acaba de aplicar a análise SWOT SOZINHO em seu
cartório!
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Ela é uma ferramenta extensivamente usada por empresas bem-sucedidas para ajudar
a elaborar o chamado “Planejamento Estratégico” e, repita-se: mais de 80% dos
gestores de cartório desconhecem essa ferramenta administrativa. Agora, você estará
se destacando desse montante e migrando para um seleto grupo! E por que é mesmo
importante saber disso?

O autor Gitman (2004) afirma que o plano financeiro de longo prazo se inicia com um
planejamento estratégico que ajuda a empresa a alcançar seus objetivos futuros. E, ao
realizar o passo a passo aqui explicado, você terá um plano de longo prazo e melhor
visão das possibilidades para ser assertivo em relação aos objetivos almejados.

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CAPÍTULO 4
O QUE PODE DAR ERRADO AO AVALIAR AS
FINANÇAS DO CARTÓRIO?

No capítulo anterior dissemos que executar uma gestão financeira eficaz é trabalhoso.
Pois bem, esse fato pode piorar quando há familiares na equipe. Ter parentes
envolvidos com a gestão financeira pode ser positivo ou negativo, tudo depende de
como é feito o controle financeiro e de como são estabelecidas as regras internas em
relação aos funcionários e familiares.

A administração financeira eficaz interfere diretamente no aumento da lucratividade do


cartório. Por isso, as tomadas de decisões realizadas com base emocional e afetiva
impactam (direta ou indiretamente) na boa gestão. Se elas forem corretas, o negócio
estará no melhor caminho, com a boa utilização dos recursos financeiros. Se estiverem
sendo bem controlados, melhor ainda e, neste caso, esta obra servirá como reforço de
aprendizagem na esfera administrativa.

Primeiramente, o responsável pelas finanças deve evitar o predomínio da emoção nas


principais tomadas de decisão. Assim, o segundo passo é separar o controle da gestão.
Por exemplo, controlar as entradas e saídas de caixa é fundamental. A gestão pode ser
familiar (e profissional), mas os controles devem ser rígidos, para que retiradas tipo
“empréstimos” não atendam aos interesses individuais acima dos objetivos do cartório.

E aqui esses “empréstimos” são o uso inadequado de recursos da empresa para


pagamento de contas pessoais dos membros da família.

Nesse contexto, os principais problemas de cartórios são: a) misturar despesas


pessoais com as da pessoa jurídica; b) se acomodar para evitar conflitos; c) postergar
ações que podem aumentar a lucratividade.

Se, além dos familiares, somarem-se a presença do paternalismo generalizado, a


resistência às mudanças; a falta de critérios de cargos e salários, entre outros; esse
cenário exige uma visão estratégica urgente, principalmente se o gestor do cartório
realmente estiver interessado na melhoria financeira.

Muitas serventias deixam de realizar uma gestão financeira adequada ou por total falta
de políticas bem estabelecidas (o que desde já recomendamos) ou por possuírem
profissionais inexperientes (treinamento é fundamental) e sem conhecimento técnico
para assumir o cargo (muitas vezes ocupados por amigos ou familiares do titular), o que
vai interferir diretamente nos resultados.

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Portanto, ao modificar a forma de controle financeiro você também modificará
procedimentos internos, como a política de gestão de pessoas. O foco aqui é trabalhar
com os dados financeiros relevantes para a tomada de decisões importantes, visando
sempre o aumento da lucratividade.

Trabalhar os dados financeiros é gerar relatórios de fluxo de caixa, contas a pagar e a


receber, e avaliar o quão “saudável” a serventia está para investir, controlar e planejar
gastos e investimentos futuros.

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CAPÍTULO 5
EXECUTE OS CINCO PASSOS INICIAIS DA
ORGANIZAÇÃO FINANCEIRA

1) SEPARE OS CUSTOS DAS DESPESAS

Custos e despesas separados proporcionam uma melhor visão do que é essencial para
prestação do serviço com qualidade e agilidade. Além de ser útil para a elaboração do
relatório DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) anual, que será explicado nos
próximos capítulos.

Custos são todos os valores gastos para realizar o ato jurídico. Exemplo: salários dos
funcionários, folha de segurança, selos, etc.

Despesas são gastos que acontecem independentemente dos serviços executados.


Exemplo: aluguel, água, tarifa bancária, etc.

Não é raro o titular ou responsável financeiro (principalmente de cartórios pequenos e


médios) dizer “saber de cabeça” todos os gastos. Contudo, projeções informais, com
todo o respeito, não são válidas para a organização como um todo, pois dificultam o
controle rígido e profissional, principalmente se o objetivo é melhorar...

De acordo com Braga (2008), um bom controle financeiro auxilia as empresas em sua
tomada de decisões dando suporte para os responsáveis conduzirem a organização da
melhor maneira possível, tomando decisões mais assertivas e diminuindo riscos que
podem levar a prejuízos.

2) MONTE UM PLANO DE CONTAS

O Plano de Contas é a organização das suas contas em grupos. Além de facilitar as


análises dos resultados econômico, financeiro e patrimonial da serventia, no momento
de uma fiscalização do Juiz Corregedor, o controle através de um plano de contas pode
facilitar as explicações, pois todos os dados já estarão organizados. Exemplo de Plano
de Contas:

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Ele deve ser criado de maneira estruturada e, preferencialmente, com a alimentação
dos dados de forma automática, sob pena de aumentar o trabalho de toda equipe
envolvida e se arriscar a chance de erros de digitação e inconsistências do fator
humano. Aqui um programa de informática que automatize a gestão financeira é
fundamental para não gerar retrabalho na digitação de dados e sobrecarregar a equipe!

3) SEPARE AS DESPESAS DEDUTÍVEIS DAS INDEDUTÍVEIS

Saber diferenciar os gastos dedutíveis dos indedutíveis pode evitar problemas e


possíveis desgastes com a Receita Federal do Brasil. Comece pela redução das
despesas indedutíveis imediatamente.

Itens dedutíveis: salários e encargos, despesas com a sede da unidade (aluguel,


condomínio, IPTU), sistemas de informática – manutenção e assessoria, entre outros.

Itens indedutíveis: benfeitorias em imóveis, uniformes, leasing, compras de máquinas e


equipamentos, e despesas que não estão relacionadas diretamente à atividade
principal, entre outras.

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4) NEGOCIE OS GASTOS COM AS EMPRESAS PRIVADAS

Renegocie os gastos relacionados aos contratos com empresas privadas, como:


aluguel, limpeza, segurança, telefonia, material de escritório. Em épocas de crise, essa
negociação é até esperada.

Afinal, o único método de redução de custos com empresas públicas (energia, água,
gás, etc) é evitar os desperdícios e, se possível, reduzir o consumo.

5) ENTENDA A DIFERENÇA ENTRE REGIME DE COMPETÊNCIA E REGIME DE


CAIXA

Entender a diferença entre o regime de competência e o regime de caixa pode evitar


que seu caixa fique negativo.

• No regime de competência, a receita e despesa são registradas no período em


que é gerada (data), independentemente do seu recebimento e pagamento.
• No regime de caixa, a receita e a despesa são registradas no momento do
recebimento ou pagamento (valor), ou seja, quando entra ou sai o dinheiro do
caixa.

OBSERVAÇÃO: O seu cartório já pratica o regime de caixa ao escriturar o Livro Caixa.


Contudo, é importante saber que todas as empresas são obrigadas por lei a trabalhar
também com o Regime de Competência para apurar seus resultados.

Exemplo 1:
Compra de material de escritório, no valor de R$100,00, com pagamento à vista, no dia
15 de abril.
Pelo regime de competência: o valor é apenas registrado no mês de abril, no local em
que são descritas as despesas (pode ser livro, planilha, ou programa automatizado).
Pelo regime de caixa: esse valor saiu da conta bancária do cartório para pagamento do
material de escritório, no momento da compra do material. Ou seja, no dia 15 de abril a
conta bancária diminuiu em R$100,00.

Exemplo2:
Compra de material de escritório, no valor de R$250,00, no dia 15 de abril, com
pagamento em 30 dias.

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Pelo regime de competência: o valor é apenas registrado no mês de abril, no local em
que são descritas as despesas (pode ser livro, planilha, ou programa automatizado).
Pelo regime de caixa: esse valor não saiu da conta bancária do cartório no mês de
abril. Esse valor saiu no mês de maio para pagamento do material de escritório. Ou
seja, a conta bancária diminuiu em R$250,00 somente no mês de maio.

No caso de serventias que faturam (tem recebimentos de “clientes mensalistas”), elas


recebem, por exemplo, após 30 dias do protocolo pago. O valor da receita deveria ser
registrado assim:
Pelo regime de competência: no dia em que foi dado a entrada no serviço (dia em que
o cliente solicitou o serviço e pagou o protocolo).
Pelo regime de caixa: no dia em que foi de fato recebido o valor do serviço, após 30
dias, quando efetivamente entrou o dinheiro no caixa.

Atenção: ao trabalhar com mensalistas (empresas que pagam após 30, 40, 50 dias),
sugere-se fazer o recolhimento do Carne Leão no momento em que é gerado o fato
(regime de competência). Por lei, pode ser recolhido o valor no Carnê Leão quando do
recebimento do valor (regime de caixa). Porém, sugere-se que, na data do pagamento
do protocolo, o responsável faça o recolhimento do valor (independente de quando vai
entrar o dinheiro no caixa) para facilitar a organização dos números, principalmente se
for necessário prestar contas ao fisco ou corregedoria. Dessa forma, também é possível
evitar o esquecimento de algum pagamento.

E se o cartório não tem clientes mensalistas, precisa realmente se preocupar com


isso?

SIM!

Por que?

Porque as despesas podem ser faturadas, como no exemplo da compra de material de


escritório acima.

Mas por que?

Para saber o seu lucro real por mês! Você pode estar confuso, pois atualmente a
maioria das serventias utilizam somente o regime de caixa (no livro Caixa, que é
obrigatório). Porém só através dele não é possível apurar o lucro real do mês. Enquanto
o lucro (apurado da forma tradicional) é em função do regime de competência.

Competência: gerenciar o Caixa: quando efetivamente


tempo (datas) das entradas e ocorreram as entradas e saídas
das saídas. de valores.
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CAPÍTULO 6
COMO ANALISAR O FLUXO DE CAIXA
Fluxo de Caixa é uma ferramenta financeira muito utilizada para orientar as tomadas de
decisões, pois possibilita uma visão mais ampla e ao mesmo tempo detalhada dos
valores exatos das contas a pagar e a receber, e o saldo disponível, em datas
específicas.
Agora vamos ao que interessa: como controlar minhas contas com o fluxo de
caixa?
É possível fazer isso utilizando o Fluxo de Caixa com projeções.

Você deve se perguntar: posso utilizar os dados do livro caixa mensal?


Sim! Desde que tenha certeza que ele retrata exatamente a situação econômica do
cartório. O Fluxo de Caixa é de fácil elaboração para os que já possuem os dados
financeiros bem organizados.
O livro caixa já é realizado pelos cartórios mensalmente e reflete o passado. Já, no
Fluxo de Caixa, são realizadas as projeções das entradas e das saídas futuras de
dinheiro (o que deve ser recebido e pago no futuro). Ou seja, são as projeções que
mostram a liquidez do cartório e quanto é necessário ter em caixa para satisfazer as
obrigações adquiridas. Sugere-se que o fluxo sempre seja checado com o extrato
bancário e com o disponível em caixa para que não ocorram divergências.

Por exemplo, o cartório tem clientes mensalistas e a receita do mês atual


“aparentemente está boa” (com dinheiro entrando). Na verdade, se não há um controle
específico dos tipos de entradas (recebimentos), o cartório pode estar recebendo o que
faturou no mês passado; contudo, na verdade, seu mês atual está ruim em
movimentação (com pouca entrada de dinheiro no caixa).

Outro exemplo: no mês de dezembro, o cartório não fatura o suficiente para pagar os
custos fixos acrescidos do décimo terceiro salário, portanto, através do Fluxo de Caixa
pode ser previsto um empréstimo.

Sem um excelente controle financeiro, o cartório não evolui. É preciso ter todos os
dados formalizados (mesmo que em planilha Excel) e controlar, ao menos uma vez por
semana, a evolução ou o regresso dos relatórios financeiros.

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Ao analisar o Fluxo de Caixa, se o saldo for negativo, significa que a empresa tem
gastos a mais. Neste caso, o responsável financeiro terá que rever os gastos para
conseguir reduzir o saldo negativo.

Por outro lado, se o saldo for positivo, indica que a serventia está conseguindo pagar
as suas obrigações e ter disponibilidade financeira. Para isso é essencial que o sistema
esteja sempre alimentado de informações atualizadas.

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CAPÍTULO 7
A IMPORTÂNCIA DA DRE E SEUS INDICADORES

O relatório do Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) é obrigatório para


algumas empresas e altamente recomendada para todas. Pelas normas da
Corregedoria, as serventias não estão obrigadas, entretanto, entenda três motivos
importantes para elaborar esse relatório nos cartórios:

A. Todas os dados numéricos já são conhecidos pelos gestores de cartório e estão


em alguns dos documentos exigidos pelo CNJ ou pela Receita Federal, eles
somente devem ser estruturados dentro do modelo DRE. Veja modelo sugerido
na próxima página.

B. Proporcionará ao titular (e/ou responsável financeiro) conhecer com clareza todos


os seus valores de receita, custos, despesas, impostos, lucro de forma detalhada
e organizada. E, no caso de o titular assumir uma nova serventia, ele saberá
verificar rapidamente a saúde financeira do novo local.

C. Proporcionará a realização de análises dentro do próprio mês (quantificar o


quanto é de despesa em relação à receita) e comparações de um mês para o
outro (por exemplo, os gastos foram mais altos em fevereiro do que em janeiro).
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Modelo sugerido de DRE e indicadores:

Abaixo segue um dos modelos de estrutura de DRE com dois exemplos:


1) Serventia com lucro (CASO A).
2) Serventia com prejuízo (CASO B).

Abaixo dos exemplos serão realizados exemplos práticos utilizando os valores de cada
caso.

DRE CASO A CASO B


Receita Bruta 300.000 50.000
(-) Impostos e Repasses -90.000 -15.000
(=) Receita Líquida 210.000 35.000
(-) Custos
Salários/encargos 100.000 18.000
Selo 8.000 8.000
Papel 2.000 2.000
(=) Lucro Bruto 100.000 7.000
(-) Despesas Comerciais 1.000 500
(-) Despesas Administrativas
Aluguel 10.000 5.000
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Energia 1.000 500
Telefone /Internet 60 300
Água 600 400
Assessoria Informática 3.000 2.000
Limpeza 500 500
Manutenção 500 500
(-) Despesas Financeiras 100 30
Total das Despesas Operacionais 16.760 9.730
(=) Resultado Operacional antes
do IRPF 83.240 -2.730
(-) IRPF - 23.000 - 1.500
Lucro Líquido/ Prejuízo 60.240 - 4.230

Utilize incansavelmente a DRE, pois por essa análise pode-se extrair vários indicadores
importantes. Seguem aqui alguns exemplos baseados na tabela acima:

INDICADOR 1: Lucro bruto em relação a receita líquida

CASO A: o lucro bruto é de R$100.000, que dividido pela receita líquida R$210.000
resultará em 0,48, que multiplicado por 100 é 48%. Ou seja, o lucro bruto foi 48% da
receita líquida e os custos com salários, selos e papel resultaram em 52% (100-48%)
da receita líquida.

INDICADOR 2: Total de despesas em relação a receita líquida

CASO A: o total de despesas de R$16.760 dividido pela receita líquida R$ 210.000,


resultará em 0,08, que multiplicado por 100 é 8%. Ou seja, 8% da receita líquida total
foi destinado a despesas operacionais da serventia. Já pensou em acompanhar esse
indicador mês a mês?

INDICADOR 3: Lucro líquido em relação a receita líquida

CASO A: o lucro líquido de R$60.240 dividido pela receita líquida de R$210.000,


resultará em 0,29, que multiplicado por 100 é 29%. Desta forma, o lucro líquido é de

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29%. Ou seja, a cada real (da receita líquida) de atos prestados na serventia, o titular
terá 29% de Lucro líquido, que é também denominado de Margem Líquida.

INDICADOR 4: Ponto de Equilíbrio

Para analisar a lucratividade, é preciso calcular o ponto de equilíbrio ou “Break-Even-


Point”. Esse cálculo apresenta o valor mínimo necessário para cobrir os custos e
despesas do cartório, ou seja, ficar no zero a zero para não ter prejuízo. Portanto, ponto
de equilíbrio é a situação em que as receitas se igualam aos custos e despesas totais,
não gerando nem lucro nem prejuízo.
No CASO A o ponto de equilíbrio foi superado em R$60.240, porque apresentou lucro
e, no CASO B, ficou abaixo -R$4.230 porque apresentou prejuízo.
REFLEXÃO: Será que se o Sinoreg soubesse qual é o Ponto de Equilíbrio dos cartórios
deficitários, o valor do repasse poderia ser mais adequado, de acordo com suas reais
necessidades?

INDICADOR 5: Análise Vertical

É verificar, percentualmente, o quanto cada conta de Custos ou Despesas


representa na Receita Líquida de um determinado mês. Esta análise tem por objetivo
identificar as contas que estão impactando o resultado da serventia.
No CASO B, a despesa de aluguel representa 14% da Receita líquida. A conta a se
fazer é: Despesa de aluguel / Receita Líquida = R$5.000 / R$35.000 = 14%. Você sabe
quanto representa o valor da sua folha de pagamento? E das suas gratificações?

INDICADOR 6: Análise Horizontal

Identifica a proporção entre o aumento ou diminuição das Receitas, Custos e


Despesas ao longo do tempo. É utilizada para fazer análise de um mês para o outro,
ajudando a verificar a evolução dos números mensalmente e a encontrar desvios como,
por exemplo, lançamentos em contas incorretas, ou até mesmo lançamentos em
duplicidade. Ao considerar o CASO A como “mês 1” e o CASO B como “mês 2”, pode-
se dizer que as Despesas Operacionais do mês 2 reduziram 42% em relação ao mês
1. Veja: Despesa Operacional CASO B / Despesa Operacional CASO A) -1 = (R$9.730/
R$16.760) - 1 = - 0,42 * 100 = - 42%

INDICADOR 7: Lucratividade por departamentos

É possível também utilizar a estrutura da DRE para encontrar o lucro ou o prejuízo por
departamento (protesto, notas, registro civil, entre outros). Primeiro, é
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necessário separar a receita de cada departamento. Depois, utiliza-se critérios de
rateios de despesas e custos para verificar se determinado departamento apresenta
lucro ou prejuízo. Exemplo: despesa de energia pode ser rateada através da proporção
de faturamento de cada departamento.

INDICADOR 8: Lucratividade por escreventes

O mesmo é possível para os escreventes, basta ter a receita de cada um e utilizar


critérios de rateio de despesas e custos mais adequados para cada cartório. Por
exemplo: despesa de aluguel poderá ser rateada por metragem que cada escrevente e
sua equipe ocupa.

Sobre a lucratividade por departamento e por escreventes, elas podem ser úteis
dependendo do tipo de preocupação do responsável financeiro, para saber por
exemplo:
Qual é o custo da minha área de protestos?
Qual é o custo da minha área de notas?
Qual é a mais lucrativa?
Ou ainda...
Qual é o custo do meu escrevente A, comparado ao meu escrevente B, e suas
respectivas lucratividades?

Por que é importante acompanhar esses indicadores?

• Ter históricos (ano a ano, mês a mês, etc.);

• Iniciar comparações (custo com receita, lucro com receita, etc.);

• Analisar gastos no mesmo mês e em períodos diferentes;

• Acompanhar o desenvolvimento da Receita e do Lucro;

• Colocar metas para seus objetivos.

Estes indicadores são muito importantes para melhorar a análise da saúde financeira
da sua serventia.

Porém mais do que elaborar os cálculos, é necessário interpretar o que os números


estão dizendo sobre a realidade da gestão financeira (o que precisa ser alterado, onde
tem mais impacto, o motivo, etc.).
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Pelas experiências das autoras a avaliação de performance é sempre uma
informação muito importante, estratégica e direcionadora!

Visão Estratégica

Análise Gerencial Financeira

Objetivo financeiro

Indicador para tomar decisões

Objetivo com meta

Plano de Ação em Finanças

RE$ULTADO

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CAPÍTULO 8
A IMPORTÂNCIA DO ORÇAMENTO
As finanças das serventias atualmente são representadas por obrigações (Livro Caixa,
Diário Auxiliar e informações ao Portal do Extrajudicial). Independentemente das
respectivas utilizações, os cartórios já possuem todos os dados necessários (receitas,
impostos, gastos) para executar uma análise financeira gerencial e, neste contexto, o
orçamento é parte essencial dessa análise, pois:

• É um valioso instrumento de planejamento e controle das operações da serventia,


qualquer que seja seu porte.
• Sua finalidade é planejar e direcionar os gastos ao longo de um ano, para
proporcionar uma visão bem aproximada da situação futura.
• Por ele, metas podem ser estabelecidas para os funcionários e, assim, fornecer o
status de onde a serventia está em relação ao que ela quer chegar.
• Oferece dados para responder a questões como: a) quando é o melhor momento de
investir na infraestrutura do cartório?; b) quando é o melhor momento para investir
em treinamento dos funcionários?; c) posso gratificar meus funcionários?

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Como elaborar o orçamento?

1º) Tenha o histórico de dados padronizados, pois para criar o orçamento é


recomendável basear-se no histórico de receita, custos e gastos.
2º) Leve em conta os índices de reajustes periódicos, como inflação, dissídios e
contratos para projetar os aumentos na folha de pagamento, nos contratos de serviços,
aluguel e serviços públicos.
3º) Liste os itens que gostaria de realizar, como: aumentar o quadro de funcionários;
executar treinamentos, reciclagens e especializações; realizar gratificações por
performance (meritocracia), etc.
4º) Contabilize férias, licenças maternidades e demissões. Mesmo sem ter
conhecimento pleno de quando acontecerão, é recomendável planejar valores para
esses eventos.
5º) Avalie as despesas não recorrentes, ou seja, gastos que não acontecem todos os
anos, como participações em congressos, compra de móveis, entre outros.
6º) Adicione o valor dos litígios em andamento, para possível perda.

Qual seria o modelo ideal de orçamento?

O ideal é fazer com base na mesma estrutura da DRE, visto no capítulo anterior, para
que as contas fiquem “comparáveis” e a chance de esquecer algum gasto diminua
bastante.

DRE REAL ORÇADO


Receita Bruta 300.000 350.000
(-) Impostos e Repasses -40.000 -30.000
(=) Receita Líquida 260.000 320.000
(-) Custos
Salários/encargos 50.000 49.000
Selo 5.000 4.000
Papel 2.000 1.500
(=) Lucro Bruto 203.000 265.500

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(-) Despesas Operacionais
Despesas Comerciais 2.000 1.500
Despesas Administrativas
Aluguel 12.000 12.000
Energia 1.000 500
Telefone /Internet 500 200
Água 600 300
Assessoria Informática 2.000 1.500
Limpeza 500 500
Manutenção 500 500
Despesas Financeiras 30 30
Total das Despesas 19.130 17.030
(=) Resultado Operacional antes do IRRF 183.870 248.470
(-) IRPF -55.000 -60.000
(=) Lucro Líquido/ Prejuízo 128.870 188.470

Que informações podemos tirar do modelo acima?

Saber o quanto do planejado foi realmente feito em todas as contas. A regra é:


(Nº Real / Nº Orçado) – 1 x 100 = a porcentagem do que foi feito (número real) em
relação ao orçado (número planejado).
Exemplo a) da conta “Receita Líquida”: (260.000 / 320.000) – 1 x 100 = -19%,
A Receita Líquida realizada é -19% do Orçado, ou seja, foi atingida 81% da meta da
Receita Líquida. Portanto, neste caso da receita, o resultado foi abaixo do esperado.
Exemplo b) da conta “Despesas”: (19.130 / 17.030) -1 x 100 = 12%
As Despesas foram 12% mais altas que o orçado, ou seja, as despesas foram mais
altas do que haviam sido planejadas.

O ideal é que as análises do “real versus orçado” sejam realizadas mensalmente. E, se


necessário, revisar o orçamento para os próximos períodos (mês ou ano), de acordo

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com os eventos e desvios ocorridos, de forma que a meta seja alcançável.
Acompanhar o orçamento serve como alerta para verificar o quanto o cartório está longe
ou perto das metas e valores ideais de acordo com o que foi estabelecido no
planejamento financeiro para que a serventia possa atingir a “plena saúde financeira”.
Como dissemos antes, um programa de informática que automatize a gestão financeira
é fundamental para não gerar retrabalho na digitação de dados e sobrecarregar a
equipe!

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CAPÍTULO 9
INDO ALÉM... ALUGAR OU COMPRAR O IMÓVEL
DO CARTÓRIO?

O titular está feliz em ter sido aprovado no concurso, assumirá a responsabilidade de


uma nova serventia e quando começa a verificar todos os custos atuais, surpreende-se
com o valor do aluguel. Neste momento é preciso tomar uma decisão importante
relacionado ao imóvel da unidade.

Ressalta-se que a decisão de comprar ou alugar


nem sempre é baseada somente em termos
financeiros.

Outras variáveis não quantificáveis também


interferem na decisão de compra ou locação,
como por exemplo a situação econômica do país
se for o caso de entrar em um financiamento, ou
uma excelente oportunidade em local de alta
valorização, ou laço afetivo com a região, entre
outros.

Contudo, é importante saber que existe uma ferramenta que pode ajudar o titular nessa
decisão. A fórmula utilizada para isso é a do Valor Presente Líquido (VPL). O cálculo
é feito através de um fluxo de caixa futuro, que deverá conter todas as receitas,
custos e despesas envolvidas, e pode ser realizado no Excel ou na calculadora
científica.

Utilizando o VPL, a melhor opção será sempre a que apresentar um valor maior no
momento presente. Diversos fatores influenciam no cálculo. Um deles é a dedução do
imposto de renda sobre o aluguel, que não ocorre com a compra do imóvel.

O VPL apresenta apenas atratividade do investimento no momento atual. Existem


outros tipos de ferramentas que podem ser utilizadas. No entanto, o propósito aqui é
ressaltar que a análises financeiras também são importantes para uma decisão desse
porte e podem embasar decisões importantes e estratégicas.

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CAPÍTULO 10
CASOS PARA REFLEXÃO

Seguem cinco casos que têm o objetivo de incentivar a reflexão sob a gestão do seu
cartório.

1 – As consultoras se depararam com um cartório de pequeno porte, do interior do


Estado de São Paulo, sem nenhum tipo de sistema para controlar o caixa, além de
dados sem padronização, falta de controle (e de presença) do titular. Após análise,
foram verificadas uma série de irregulares (inclusive financeira) por parte do substituto
que, por falta de controle do titular e por falta sistema de informática, se aproveitou para
tirar vantagem da situação. O titular realizou ações mínimas de mudança (tais como:
implantação de controle interno, especialmente do caixa e dos trabalhos dos
funcionários, além da contratação de novo substituto), mas não teve interesse em dar
seguimento a outras mudanças por excesso de paternalismo.

2 – Outro cartório de pequeno porte, também do interior do Estado de São Paulo, já


tinha o sistema de caixa organizado, mas sem dados padronizados para avaliar
despesas. Além disso, tinha o ambiente de trabalho completamente desorganizado e
mínima estrutura possível para realização dos atos jurídicos e administrativos.
Colaboradores totalmente desmotivados com a falta de investimento no local e sem
plano de carreira para desenvolvimento profissional. Após análise, foi necessário
padronizar as despesas, definir regras para gratificações e evitar altos gastos com
imprevistos que poderiam ter sido planejados (por exemplo: falta de toner da
impressora, defeito no portão da serventia e no ar condicionado). Além disso, foram
realizados investimentos na estrutura e no treinamento dos funcionários para motivar a
equipe.

3 – Já um cartório de médio porte da grande São Paulo não possuía controle financeiro
adequado, nem planejamento de curto, médio e longo prazo. A crise financeira no país
impactou o cartório que não sabia o quanto, de fato, tinha perdido e nem a real razão:
foi pela crise? Foi o descontrole? Ou os dois? A diminuição da receita da serventia
interferiu nas finanças pessoais. Diante desse quadro, foi necessário enfatizar ao titular
e ao responsável financeiro a importância de fazer bons investimentos pensando em
médio e longo prazo, além de controlar as despesas de forma mais rígida (formal e
padronizada) e de monitorar a atuação dos colaboradores para fazer com que o cliente
não busque outro cartório.

4 – Em um cartório de grande porte da grande São Paulo foi encontrado já sistemas e


equipamentos modernos, mas sem rotinas administrativas e financeiras padronizadas.
Havia dificuldade em cobrar mensalistas, não tinha controle “de perto”
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do responsável, o que gerava incerteza no controle dos recebíveis e dúvidas na
quantidade de gastos. Após análise, houve reestruturação na metade da equipe,
procedimentos internos foram padronizados, relatórios de controles com indicadores
foram criados com frequência mensal e o departamento financeiro foi completamente
readequado para controle total de todos os fluxos de pagamentos e recebimentos. Hoje,
o que o titular busca é uma referência do setor para conseguir comparar se seus
números estão de acordo com o que acontece no mercado em geral, verificar as
melhores práticas e melhorar continuamente.

5 – Em outro cartório de grande porte localizado na cidade de São Paulo foi encontrada
a seguinte situação: devido à alta concorrência, ele decidiu expandir as instalações da
serventia sem analisar adequadamente o impacto e os custos envolvidos.
Consequentemente, esse investimento não teve o retorno esperado e foi preciso
enxugar outros gastos (por exemplo: dispensar empregados e reduzir benefícios) que
interferiram diretamente - e de forma negativa - no clima organizacional. Após análise
da consultoria, foram determinados o custo e a receita por áreas, sugerido nova
readequação predial para recuperar a lucratividade no médio prazo, além de reajustar
algumas ações relacionadas à gestão de pessoas.

REFLEXÃO: Cada exemplo merece um momento para pensar e refletir sobre as


tomadas de decisão.
Foram corretas ou não? Quais ações foram corretas ou não? Quais foram realmente
necessárias ou precipitadas? A verdade é que é difícil julgar e a análise externa sempre
observa com outros olhos e emoções.

Via de regra, os titulares e/ou responsáveis nos apresentam as seguintes


situações:

• Execução de toda a administração e fiscalização – exceto as obrigações jurídicas.


• Dificuldade em avaliar melhores investimentos e buscar opções de crescimento.
• Preocupação constante com folha de pagamento e despesas altas.
• Não distinção entre finanças da serventia e finanças pessoais.
• Falta de controle financeiro.
• Falta de formalização dos procedimentos voltados à eficiência e à segurança das
informações, que deveriam ser normas internas.
• Falta de organização e padronização de dados financeiros e administrativos.
• Falta de definição da cadeia de comando.
• Excessivo acolhimento, principalmente com funcionários de laços familiares,
mesmo sabendo que a postura atual de alguns interfere na lucratividade da
serventia.
• Crença que consegue tomar conta de tudo sozinho.
• Reserva pouca verba para treinar os colaboradores e para reinvestir na unidade.
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• Distribuição de benefícios sem regra clara, objetiva e transparente.
• Não preocupação com a satisfação real do cliente, inclusive com funcionários que
ignoram a participação dos clientes na receita.

O que eles esperam no curto prazo?

• Aprender ferramentas de controle financeiro.


• Gerenciar melhor o resultado de cada funcionário com análises de desempenho.
• Ter conhecimento técnico de administração financeira para utilização no cartório.
• Saber o cenário ideal e o que precisam fazer para se aproximar dele.
• Estabelecer indicadores de gestão para monitorar o desempenho geral da
serventia.
• Ter uma visão diferente dos conhecimentos praticados até agora na serventia.
• Saber identificar gastos desnecessários.
• Aprender a controlar melhor o que acontece na serventia.
• Tentar aproveitar melhor o potencial dos colaboradores para gerar mais renda ao
cartório.
• Estabelecer um planejamento de longo prazo.
• Profissionalizar ainda mais o cartório.
• Entender melhor como monitorar e medir qualidade da prestação de serviços.
• Obter melhores resultados.

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CONCLUSÃO

Qual a melhor forma de monitorar o desempenho financeiro?

Ao utilizar a DRE e o orçamento, a serventia começa a trabalhar no chamado “modelo


de gestão de resultados”. Desse modelo, pode-se extrair vários indicadores que
possibilitam inúmeras análises e formas de monitorar o desempenho financeiro da
unidade extrajudicial.

A avaliação desses indicadores certamente fará com que sua serventia tome decisões
gerenciais profissionais e, consequentemente, de forma muito mais adequada e segura
para manter a boa saúde econômica e financeira do seu cartório.

A DRE e o orçamento também servem como um guia para organizar os dados


financeiros, uma vez que quando a serventia iniciar sua elaboração, ela irá
automaticamente:

• Controlar receitas por origem: notas, registro civil, protesto, registro de imóveis.
• Separar gastos por descrições: água, luz, material de escritório, etc.,
• Separar custos de despesas,
• Diferenciar regime de competência do regime de caixa,
• Obter o planejamento financeiro,
• Orçar gastos incluindo índices econômicos (inflação, IGPM),
• Motivar equipe para alcançar o resultado planejado.

Por onde começar?

Comece montando a DRE e calcule os indicadores que mencionados no capítulo 7.


Assim, iniciará medindo lucro bruto, despesas totais, margem líquida e ponto de
equilíbrio.
Como mencionado, a DRE poderá ser elaborada através de simples planilhas de Excel.
A TAC7 pode ajudar com isso, veja a página 27.

A serventia deve apresentar um controle financeiro rígido (sem misturar as finanças


pessoais com as das serventias) e ter regras claras com familiares, funcionários e suas
funções.

As metas a longo prazo devem estar em consonância com o planejamento estratégico


e serem acompanhadas mensalmente pelos gestores; além de possuírem sistemas
integrados e alimentados diariamente com novas informações que auxiliem nas
decisões do titular.

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Considera-se que os esforços concentrados na busca de uma gestão financeira
eficiente alcançam benefícios como aumento do valor do patrimônio por meio do lucro,
melhoria nos resultados, otimização de processos, melhor alocação de recursos e
estratégias bem definidas tanto a curto quanto a longo prazo.

Uma gestão estratégica com foco nos resultados em FINANÇAS proporciona:

1) Maior clareza na tomada de decisão.


2) Acompanhamento por indicadores de desempenho.
3) Melhor administração gerencial do cartório.

A gestão financeira pode ser uma mudança de cultura nas serventias, mas com o
passar do tempo os relatórios financeiros, as análises, as ações, as decisões
estratégicas se tornarão parte do dia a dia (além de ser um excelente hábito!).

Quais outros ganhos poderão ocorrer?

➢ Autogerenciamento: a serventia poderá ser gerenciada financeiramente através


de relatórios financeiros e indicadores consistentes.

➢ Substituto poderá tomar decisão: o substituto poderá ter mais autonomia


quando tem o conhecimento de onde financeiramente o titular quer chegar.

➢ Padronização: relatórios financeiros padronizados poderão trazer mais clareza


e confiabilidade.

➢ Delegação de tarefas: o ato de delegar ficará mais fácil com o conhecimento da


estratégia financeira da serventia.

➢ Compromisso da equipe: a equipe - conhecendo onde o titular gostaria de


chegar financeiramente - pode ficar ainda mais motivada a contribuir.

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Parabéns!

Você investiu seu bem mais precioso que é o seu tempo na


leitura deste ebook porque você quis se dedicar a COMO
MELHORAR AS FINANÇAS DO SEU CARTÓRIO.
Esperamos que a leitura tenha sido agradável e que o conteúdo tenha transmitido
conhecimento técnico útil, de maneira simples, para ser utilizado efetivamente na
prática da sua serventia, passo a passo!

Desejamos que a melhoria e a evolução sejam sempre contínuas!

Agora, se você, leitor, ao término deste livro, concluir que precisa uma assessoria ou
um suporte para avançar ainda mais rápido no progresso de seu negócio, sinta-se à
vontade para entrar em contato e saber mais sobre a consultoria prestada pela TAC7
nas áreas de: Financeira, RH, TI, Procedimentos Internos e Planejamento
Estratégico.

Caso queira saber como trabalhamos, aqui vai uma breve apresentação de cada área
de atuação e como podemos cooperar na melhoria de seu cartório:

Finanças Cartoriais: desenvolvemos análises econômico-financeiras gerenciais para


todos os tipos cartórios, com o propósito de rever a situação financeira atual e orientar
as decisões do titular que visa conquistar melhores resultados na serventia
(independente de quando foi iniciada a gestão na unidade atual).

Gestão de Pessoas: desenvolvemos programas de recursos humanos customizados


para cartórios de pequeno, médio e grande porte.

Sistemas de Automação: executamos a automação de sistemas para cartórios,


desenvolvendo programas que auxiliam os gestores de cartórios na tomada de
decisão administrativa e financeira, de forma simples e focada nos resultados.

Mapeamento dos Procedimentos Internos: mapeamos todos os fluxos de trabalho


com a finalidade de aumentar o controle, diminuir falhas, erros, retrabalhos, para
otimizar o tempo e maximizar o resultado.

Planejamento Estratégico: criamos e/ou atualizamos o seu planejamento estratégico


para que tenha um direcionamento durante a execução da administração da serventia,
com metas e indicadores de médio e longo prazo.

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área de cartório.

Até mais!

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REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
BOSSIDY, L., CHARAN, R. Desafio: fazer acontecer, a disciplina de execução nos
negócios. 3ªed. Rio de Janeiro: Negócio Editora, 2002.

BRAGA, Roberto. Fundamentos e técnicas de administração financeira. São Paulo:


Atlas, 2008.

CALDAS, Talita. Como Gerenciar um Cartório com Indicadores de Desempenho.


132 p. 1ª Ed. São Paulo: Editora CLA, 2017.

FREZATTI, Fábio. Orçamento Empresarial - Planejamento e Controle Gerencial.


São Paulo: Atlas, 2002.

_______. BSC e a estrutura de atributos da contabilidade gerencial. Disponível


em: < http://www.redalyc.org/html/1551/155115784005/>. Acessado em 10 jun. de
2017.

GITMAN, Lawrence J. Princípios de administração financeira. 10ª ed. São Paulo:


Pearson, 2004.

GUEDES, Gabriel; MUNIZ, Raquel. Balanced Scorecard e Gestão por


Competências na Administração Pública. Anais do II SINGEP e I S2IS – São Paulo
– SP – Brasil – 07 e 08/11/2013.

JORGE, Fauzi Timaco / MORANTE, Antonio Salvador. Controladoria. 4ª ed. São


Paulo: Atlas, 2009.

KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação: Balanced Scorecard. 20ª


ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997.

MACEDO JR., Jurandir Sell / Kolinsky,Régine / Junça de Morais,José Carlos.


Finanças Comportamentais. Ed Atlas. 2015.

Como melhorar as finanças do seu cartório?


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39
MÁLAGA, Flavio. Análise de Demonstrativo Financeiros e da Performance
Empresarial. 2ª ed. São Paulo: Atlas Editora Saint Paul, 2012.

SOUSA, Paulo de Tarso. Indicadores-de-desempenho. Disponível em


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VEIGA, Rafael Paschoarelli / CERBASI, Gustavo. Finanças para Empreendedores e


Profissionais Não Financeiros. 1ª Ed. São Paulo: Saraiva, 2007.

Autorizamos a reprodução ou divulgação apenas parcial deste


trabalho, por qualquer meio convencional ou eletrônico, para fins
exclusivamente de estudo e pesquisa, desde que citada a fonte:

CALDAS, Talita / SCIASCIA, Daniela. Como Melhorar as Finanças


do seu Cartório? Aprenda Passo a Passo. 2017. 39 p. Ebook
comercializado no website www.tac7.com.br.

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