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Sobre autoras.............................................................................................................02
Apresentação do livro...............................................................................................03
Capítulo 1
Cinco motivos para refletir sobre finanças...................................................................05
Capítulo 2
Os itens mais afetados pela saúde financeira do cartório.......................................... 07
Capítulo 3
Como avaliar as finanças do cartório...........................................................................09
Capítulo 4
O que pode dar errado ao avaliar as finanças do cartório?.........................................12
Capítulo 5
Execute os 5 passos iniciais da organização financeira..............................................14
Capítulo 6
Como analisar o fluxo de caixa....................................................................................18
Capítulo 7
A DRE e seus indicadores...........................................................................................20
Capítulo 8
A importância do orçamento........................................................................................26
Capítulo 9
Indo além...alugar ou comprar o imóvel do cartório?...................................................30
Capítulo 10
Casos para reflexão.....................................................................................................31
Conclusão....................................................................................................................34
Referências Bibliográficas.........................................................................................38
SOBRE AS AUTORAS
TALITA CALDAS É SÓCIA FUNDADORA DA TAC7
Sabe-se que a rotina financeira, via de regra, é vista como uma área espinhosa para a
maioria dos gestores de cartórios, que possuem dificuldade em responder algumas
questões específicas dessa área.
Para saber se este livro é indicado para você, leitor, foi elaborado uma lista de
questões para sua própria análise.
Após leitura, as Autoras contam com sua participação, enviando críticas, elogios,
observações ou compartilhando de suas experiências.
Contatos:
E-mail: atendimento@tac7.com.br
Telefone: (11) 3214-0874
Website: www.tac7.com.br
Penso, logo existo, logo gasto... tempo, energia e dinheiro. Esses três itens
idealmente deveriam ter planejamento prévio, pois podem ser seus melhores
amigos ou maiores inimigos.
Você pode pensar "é melhor investir meu tempo e energia para estudar como
melhorar a parte financeira do cartório? Ou é melhor contratar um especialista?”.
Cabe ao titular analisar o que seria o mais eficaz, eficiente e adequado para o
momento presente. Se o leitor optar pela primeira opção e escolher dedicar seu
tempo e energia, esta obra vai ajudá-lo a melhorar as finanças da serventia de
uma maneira mais rápida e ordenada. Como?
5) SUCESSO E MOTIVAÇÃO
Principalmente por ter o valor dos atos tabelado e o preço dos insumos subindo,
quanto melhor o gerenciamento financeiro, mais sustentável se torna o cartório.
Outro importante benefício do controle financeiro é descobrir os “ralos” ou falhas
(pela análise detalhada dos números) que possibilitam ações preventivas e
corretivas, de forma a não prejudicar o titular, a equipe e, muito menos, o cliente.
Além disso, manter a viabilidade econômica durante sua gestão contribuirá para
toda a serventia: o titular dormirá bem, poderá focar nos assuntos jurídicos e ainda
haverá a chance de reinvestir nas melhorias da serventia.
3) EQUIPE DE TRABALHO
O que não é medido não pode ser controlado e, por incrível que pareça, muitos
cartórios não monitoram por indicadores o que os seus colaboradores realizam
em termos de produtividade. Pessoas são a “mola mestre” de toda parte
intelectual do cartório e promover a gestão de pessoas também é uma tarefa que
precisa ser controlada financeiramente como custo e como investimento.
Portanto, o planejamento financeiro possibilita sim o investimento em Gestão de
Pessoas, que é normalmente o segundo item de maior preocupação das
serventias (após o aspecto financeiro).
4) SOCIEDADE
As finanças são “levadas mais a sério” quando há uma linearidade para priorizar
ações sem desmotivar um (ou alguns) por falta de dados salvos no histórico da
gestão.
Por exemplo, quando um funcionário solicita um aumento, você poderia responder
às questões seguintes simplesmente olhando o sistema: a) qual é o custo dele
em relação ao faturamento total? b) e em relação aos outros do departamento?
c) os investimentos com ele no último ano condizem com a produtividade? d) no
último ano, o quanto já foi investido em recursos que ele precisou? Tudo isso para
orientar a decisão e justificar a recusa ou a aceitação do reajuste salarial com
base em um controle financeiro efetivo.
Cada cartório tem seu contexto e seu tipo de gestão. O responsável pelas finanças
precisará ter um preparo prévio para avaliar as finanças da unidade.
Segundo passo: com o objetivo do titular em mente, coloque no papel todos os itens
relacionados à área financeira que respondem às seguintes perguntas:
• Quais são os pontos fortes do seu cartório que têm influência positiva na parte
financeira? Ex.: valor tabelado do ato, experiência do titular, agilidade no
atendimento.
• Quais são os pontos fracos? Ex.: falta de indicadores financeiros, falta de recursos
para remunerar bem e atrair profissionais mais competentes.
• Quais são os pontos do mercado, da região ou do governo que influenciam
negativamente (ameaçam) as finanças do seu cartório? Ex.: aumento dos insumos
de material de escritório, economia da região parada.
• Quais são as oportunidades que o mercado oferece? Ex.: a melhoria da economia
do país pode aquecer a compra e venda de imóveis.
Após colocar todas essas ideias no papel, você terá iniciado a análise SWOT,
PARABÉNS! Isso dará uma noção de contexto atual, de planejamento e o ajudará a
tomar as próximas decisões. Só para você ter uma ideia, seu cartório já se destacou! E
antes de ir para o próximo passo, leia a frase abaixo:
Como melhorar as finanças do seu cartório?
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Adquirido por Paulo Roberto Gaiger Ferreira
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“83% dos gestores de serventias extrajudiciais desconhecem a
análise SWOT como uma forma de identificar pontos de melhoria, e
como meio para fornecer informações importantes ao processo de
planejamento estratégico”.
Fonte: CALDAS, 2016.
Pelos dados mostrados nessa pesquisa, pode-se afirmar que cada “gestor de cartório”
tenta gerenciar de maneira própria, às vezes “inventando a roda”, o que delonga o
desenvolvimento do negócio, tornando-se um processo cansativo para quem executa,
com consequências para a equipe interna e para os clientes, que poderiam ter acesso
a um serviço mais eficiente se metodologias já existentes e amplamente testadas no
mercado fossem utilizadas.
É por meio da estruturação das ações estratégicas que a serventia aproveitará melhor
seus pontos fortes internos para prosperar, como também explorará ao máximo as
oportunidades que o mercado oferece, prevendo situações e minimizando as
dificuldades (ameaças) que podem ocorrer no futuro. E o resultado será uma gestão
em que o titular exerce, de fato, o controle administrativo.
Terceiro passo: das ações listadas, elabore os planos de ação que serão determinantes
para colocar em prática a sua estratégia e tente minimizar ou solucionar totalmente os
problemas.
Ao F-A-Z-E-R tudo isso, você acaba de aplicar a análise SWOT SOZINHO em seu
cartório!
Como melhorar as finanças do seu cartório?
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Ela é uma ferramenta extensivamente usada por empresas bem-sucedidas para ajudar
a elaborar o chamado “Planejamento Estratégico” e, repita-se: mais de 80% dos
gestores de cartório desconhecem essa ferramenta administrativa. Agora, você estará
se destacando desse montante e migrando para um seleto grupo! E por que é mesmo
importante saber disso?
O autor Gitman (2004) afirma que o plano financeiro de longo prazo se inicia com um
planejamento estratégico que ajuda a empresa a alcançar seus objetivos futuros. E, ao
realizar o passo a passo aqui explicado, você terá um plano de longo prazo e melhor
visão das possibilidades para ser assertivo em relação aos objetivos almejados.
No capítulo anterior dissemos que executar uma gestão financeira eficaz é trabalhoso.
Pois bem, esse fato pode piorar quando há familiares na equipe. Ter parentes
envolvidos com a gestão financeira pode ser positivo ou negativo, tudo depende de
como é feito o controle financeiro e de como são estabelecidas as regras internas em
relação aos funcionários e familiares.
Muitas serventias deixam de realizar uma gestão financeira adequada ou por total falta
de políticas bem estabelecidas (o que desde já recomendamos) ou por possuírem
profissionais inexperientes (treinamento é fundamental) e sem conhecimento técnico
para assumir o cargo (muitas vezes ocupados por amigos ou familiares do titular), o que
vai interferir diretamente nos resultados.
Custos e despesas separados proporcionam uma melhor visão do que é essencial para
prestação do serviço com qualidade e agilidade. Além de ser útil para a elaboração do
relatório DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) anual, que será explicado nos
próximos capítulos.
Custos são todos os valores gastos para realizar o ato jurídico. Exemplo: salários dos
funcionários, folha de segurança, selos, etc.
De acordo com Braga (2008), um bom controle financeiro auxilia as empresas em sua
tomada de decisões dando suporte para os responsáveis conduzirem a organização da
melhor maneira possível, tomando decisões mais assertivas e diminuindo riscos que
podem levar a prejuízos.
Afinal, o único método de redução de custos com empresas públicas (energia, água,
gás, etc) é evitar os desperdícios e, se possível, reduzir o consumo.
Exemplo 1:
Compra de material de escritório, no valor de R$100,00, com pagamento à vista, no dia
15 de abril.
Pelo regime de competência: o valor é apenas registrado no mês de abril, no local em
que são descritas as despesas (pode ser livro, planilha, ou programa automatizado).
Pelo regime de caixa: esse valor saiu da conta bancária do cartório para pagamento do
material de escritório, no momento da compra do material. Ou seja, no dia 15 de abril a
conta bancária diminuiu em R$100,00.
Exemplo2:
Compra de material de escritório, no valor de R$250,00, no dia 15 de abril, com
pagamento em 30 dias.
Atenção: ao trabalhar com mensalistas (empresas que pagam após 30, 40, 50 dias),
sugere-se fazer o recolhimento do Carne Leão no momento em que é gerado o fato
(regime de competência). Por lei, pode ser recolhido o valor no Carnê Leão quando do
recebimento do valor (regime de caixa). Porém, sugere-se que, na data do pagamento
do protocolo, o responsável faça o recolhimento do valor (independente de quando vai
entrar o dinheiro no caixa) para facilitar a organização dos números, principalmente se
for necessário prestar contas ao fisco ou corregedoria. Dessa forma, também é possível
evitar o esquecimento de algum pagamento.
SIM!
Por que?
Para saber o seu lucro real por mês! Você pode estar confuso, pois atualmente a
maioria das serventias utilizam somente o regime de caixa (no livro Caixa, que é
obrigatório). Porém só através dele não é possível apurar o lucro real do mês. Enquanto
o lucro (apurado da forma tradicional) é em função do regime de competência.
Outro exemplo: no mês de dezembro, o cartório não fatura o suficiente para pagar os
custos fixos acrescidos do décimo terceiro salário, portanto, através do Fluxo de Caixa
pode ser previsto um empréstimo.
Sem um excelente controle financeiro, o cartório não evolui. É preciso ter todos os
dados formalizados (mesmo que em planilha Excel) e controlar, ao menos uma vez por
semana, a evolução ou o regresso dos relatórios financeiros.
Por outro lado, se o saldo for positivo, indica que a serventia está conseguindo pagar
as suas obrigações e ter disponibilidade financeira. Para isso é essencial que o sistema
esteja sempre alimentado de informações atualizadas.
Abaixo dos exemplos serão realizados exemplos práticos utilizando os valores de cada
caso.
Utilize incansavelmente a DRE, pois por essa análise pode-se extrair vários indicadores
importantes. Seguem aqui alguns exemplos baseados na tabela acima:
CASO A: o lucro bruto é de R$100.000, que dividido pela receita líquida R$210.000
resultará em 0,48, que multiplicado por 100 é 48%. Ou seja, o lucro bruto foi 48% da
receita líquida e os custos com salários, selos e papel resultaram em 52% (100-48%)
da receita líquida.
É possível também utilizar a estrutura da DRE para encontrar o lucro ou o prejuízo por
departamento (protesto, notas, registro civil, entre outros). Primeiro, é
Como melhorar as finanças do seu cartório?
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necessário separar a receita de cada departamento. Depois, utiliza-se critérios de
rateios de despesas e custos para verificar se determinado departamento apresenta
lucro ou prejuízo. Exemplo: despesa de energia pode ser rateada através da proporção
de faturamento de cada departamento.
Sobre a lucratividade por departamento e por escreventes, elas podem ser úteis
dependendo do tipo de preocupação do responsável financeiro, para saber por
exemplo:
Qual é o custo da minha área de protestos?
Qual é o custo da minha área de notas?
Qual é a mais lucrativa?
Ou ainda...
Qual é o custo do meu escrevente A, comparado ao meu escrevente B, e suas
respectivas lucratividades?
Estes indicadores são muito importantes para melhorar a análise da saúde financeira
da sua serventia.
Visão Estratégica
Objetivo financeiro
RE$ULTADO
O ideal é fazer com base na mesma estrutura da DRE, visto no capítulo anterior, para
que as contas fiquem “comparáveis” e a chance de esquecer algum gasto diminua
bastante.
Contudo, é importante saber que existe uma ferramenta que pode ajudar o titular nessa
decisão. A fórmula utilizada para isso é a do Valor Presente Líquido (VPL). O cálculo
é feito através de um fluxo de caixa futuro, que deverá conter todas as receitas,
custos e despesas envolvidas, e pode ser realizado no Excel ou na calculadora
científica.
Utilizando o VPL, a melhor opção será sempre a que apresentar um valor maior no
momento presente. Diversos fatores influenciam no cálculo. Um deles é a dedução do
imposto de renda sobre o aluguel, que não ocorre com a compra do imóvel.
Seguem cinco casos que têm o objetivo de incentivar a reflexão sob a gestão do seu
cartório.
3 – Já um cartório de médio porte da grande São Paulo não possuía controle financeiro
adequado, nem planejamento de curto, médio e longo prazo. A crise financeira no país
impactou o cartório que não sabia o quanto, de fato, tinha perdido e nem a real razão:
foi pela crise? Foi o descontrole? Ou os dois? A diminuição da receita da serventia
interferiu nas finanças pessoais. Diante desse quadro, foi necessário enfatizar ao titular
e ao responsável financeiro a importância de fazer bons investimentos pensando em
médio e longo prazo, além de controlar as despesas de forma mais rígida (formal e
padronizada) e de monitorar a atuação dos colaboradores para fazer com que o cliente
não busque outro cartório.
5 – Em outro cartório de grande porte localizado na cidade de São Paulo foi encontrada
a seguinte situação: devido à alta concorrência, ele decidiu expandir as instalações da
serventia sem analisar adequadamente o impacto e os custos envolvidos.
Consequentemente, esse investimento não teve o retorno esperado e foi preciso
enxugar outros gastos (por exemplo: dispensar empregados e reduzir benefícios) que
interferiram diretamente - e de forma negativa - no clima organizacional. Após análise
da consultoria, foram determinados o custo e a receita por áreas, sugerido nova
readequação predial para recuperar a lucratividade no médio prazo, além de reajustar
algumas ações relacionadas à gestão de pessoas.
A avaliação desses indicadores certamente fará com que sua serventia tome decisões
gerenciais profissionais e, consequentemente, de forma muito mais adequada e segura
para manter a boa saúde econômica e financeira do seu cartório.
• Controlar receitas por origem: notas, registro civil, protesto, registro de imóveis.
• Separar gastos por descrições: água, luz, material de escritório, etc.,
• Separar custos de despesas,
• Diferenciar regime de competência do regime de caixa,
• Obter o planejamento financeiro,
• Orçar gastos incluindo índices econômicos (inflação, IGPM),
• Motivar equipe para alcançar o resultado planejado.
A gestão financeira pode ser uma mudança de cultura nas serventias, mas com o
passar do tempo os relatórios financeiros, as análises, as ações, as decisões
estratégicas se tornarão parte do dia a dia (além de ser um excelente hábito!).
Agora, se você, leitor, ao término deste livro, concluir que precisa uma assessoria ou
um suporte para avançar ainda mais rápido no progresso de seu negócio, sinta-se à
vontade para entrar em contato e saber mais sobre a consultoria prestada pela TAC7
nas áreas de: Financeira, RH, TI, Procedimentos Internos e Planejamento
Estratégico.
Caso queira saber como trabalhamos, aqui vai uma breve apresentação de cada área
de atuação e como podemos cooperar na melhoria de seu cartório:
Assim, você saberá de nossa agenda de cursos, palestras e dicas sobre inovações na
área de cartório.
Até mais!