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Reunião é uma ferramenta de agilização do processo decisório consensual.

MM A falta de objetividade, organização, planejamento, pauta, bom aproveitamento de tempo e


informações consistentes que possam subsidiar a fixação de metas e o posterior acompanhamento de
resultados têm sido responsáveis pela predisposição contrária às reuniões. Torná-las produtivas,
criativas - por que não dizer agradáveis, respeitando as peculiaridades de cada grupo pode aumentar a
sua capacidade de ser um poderoso mecanismo de comunicação e coordenação e facilitador do
processo de desenvolvimento de equipes de trabalho.

Esta é a proposta desse curso. O conteúdo a seguir lhe ajudará neste desafio.

Vamos lá!
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c (Revista Exame)
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c (Silveira Neto)
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Segundo Tim Hindle, os objetivos a maioria das reuniões se encaixam em pelo menos uma das categorias
a seguir.

Decida em quais delas a reunião se enquadrará e certifique - se de que todos estejam cientes
disso.
Transmitir informação ou conselho.
Divulgar instruções.
c Lidar com reclamações ou arbitrar.
Tomar ou implementar decisões.
Gerar idéias criativas.
Apresentar proposta para discussão e, em geral, decidir sobre ela.
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Utilize outras técnicas quando:
Outras formas de comunicação se mostrarem mais
adequada;
O grupo não está preparado adequadamente;
Não estarão presentes as pessoas que realmente
c tomarão decisões;
Existirem posições extremamente antagônicas;
As decisões já foram tomadas;
O assunto é trivial;
O assunto interessa apenas a uma pessoa.
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 c- Expor ou apresentar fatos, dados e informações.
MMc  cc - Coletar sugestões, opiniões ou identificar alternativas para a solução de
problemas.
MMc  c Definir a implantação de decisões adotadas no esforço cooperativo.
MMc   ccVender ou convencer sobre uma idéia.
MMc 
c Estudos, troca de experiências, apresentações, etc
MMc   c Avaliar o impacto das ações implantadas e estabelecer medidas corretivas caso
sejam necessárias.

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MMc  cPeriódicas - Dias certos e previamente combinados Intermitente - Data combinada, mas
depende de fatores externos para a sua realização.

MMc!
 " cNão existe data nem hora acertadas previamente. São realizadas em decorrência
de fatores inesperados, urgentes ou críticos.

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MMc  c Quando todos os participantes estão presentes no mesmo local.

MMc$  c Quando os participantes não estão presentes no mesmo local, mas utilizam recursos
informatizados para manter a comunicação.

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Você viu que há muitos tipos de reunião, cada um para uma situação específica.

Antes de começar sua reunião descubra qual é o tipo mais adequado ao objetivo pretendido e as
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condições existentes.
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A necessidade da reunião;
Os objetivos da reunião;
As condições existentes;
Os participantes necessários.
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O processo de escolha dos métodos e técnicas a serem utilizados durante uma reunião precisa estar
relacionado com o objetivo a ser atingido.

Ou melhor, uma reunião será mais 


 quanto mais estreita for a relação existente entre
c objetivo - metodologia - conteúdo.
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A tabela abaixo tem como objetivo auxiliar esta relação, porém ela não esgota a variedade de técnicas
possíveis. Apenas demonstra que as técnicas já inventadas ou a serem inventadas dependem do
objetivo a alcançar.

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- Exposição oral / Diálogo


- Expor ou apresentar fatos, dados e - Exposição oral com auxílio de recursos audiovisuais.
informações. - Gráficos para ilustrar a informação.
- Exemplos para dinamizar a apresentação.
- Coletar e elaborar informações e - Brainstorming - Brainwrinting (escrever as idéias antes de
dados serem compartilhadas)
- Tomar decisões. - Matrizes de análise e compatibilidade.
- Definir a implantação de decisões
- 5W e 1H
adotadas no esforço cooperativo.
- Vender ou convencer sobre uma - Exposição oral.
idéia. - Exposição oral com auxílio de recursos audiovisuais.
- Exposição oral.
- Estudos, troca de experiências, - Exposição oral com auxílio de recursos audiovisuais
apresentações, etc. - Dinâmicas de grupo com verbalização
- Debates
- Questionários avaliativos.
- Perguntas a serem respondidas e compartilhadas.
- Avaliar métodos e resultados.
- Folha de verificação
- 5W e 1H
- Construir coisas. - Métodos de projetos de empreendimento
- Organizar atividades. - Metodologias de planejamento
- Metodologias de resolução de problemas
- Resolver problemas.
- Matriz de causa e efeito
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Clique aqui
Veja uma Tabela com as técnicas adequadas de acordo com o objetivo da Reunião.

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, Considere os aspectos da informação. A informação tem que ser significativa, oportuna,
envolvente, acessível, aplicável e escassa (clara e objetiva)

Œ,cA informação precisa estar:ccondensada, contextualizada e apresentável

ÿ, Selecionar o meio certo Recursos a serem utilizados. Os mais comuns são:


Apresentação em vídeo - Os vídeos precisam ser curtos de 3 a 10 min, no máximo. Escolha
com atenção em que momento da reunião apresentar
Videoconferência - Excelente recurso para possibilitar a participação em tempo real nas
reuniões virtuais.
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$ " c- Excelente recurso para possibilitar a participação em tempo real


nas reuniões virtuais.
  +c
cc- Utilize somente Powerpoint, pois é um software específico
para apresentação.
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c c barato, de fácil reprodução . providencie cópias para todos os
participantes.
 c .c caso seja necessário, imprima e leve para todos

 +c  c Lembre-se que você antes de ser ouvido, você é visto.
Então cuide da sua aparência. Procure olhar nos olhos das pessoas enquanto fala.
/ ccSe for necessário, que utilize. Regule a altura e a distância com ele
desligado, teste antes de utilizá-lo e não enrole o fio enquanto fala.

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A reunião tem três etapas:

0c!  c Planejamento ou Preparação


Œ0c!  c Condução
ÿ0c!  c Fechamento ou Ação Final

Quais as ações a serem feitas em cada uma das etapas?


Na etapa de Planejamento ou preparação:
- Estabelecer objetivos
- Selecionar os tópicos
- Selecionar os participantes
- Planejar e divulgar a pauta
- Verificar o local e os meios audiovisuais que serão utilizados
- Providenciar água e café

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Na etapa de condução:

- Apresentar os participantes
- Integrar as pessoas
- Declarar o objetivo da reunião
- Conduzir cada assunto

Na etapa de fechamento ou ação final:


- Avaliação - Levantamento das disfunções existentes
- Follow Up - Instrumento utilizado para analisar os resultados da avaliação, buscando melhorar
seu atuação nas futuras reuniões.
- Ata - Registro da reunião e posterior divulgação

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Trabalhar para atingir os objetivos

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Todo participante é capaz de contribuir como líder numa reunião quando:

- Analisa o desenrolar das atividades;


- Intervêm positivamente; e
- Se comunica assertiva e positivamente.

Caberá ao coordenador da reunião exercer a liderança da mesma, oportunizando e estimulando


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as manifestações de liderança dos participantes.
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Dependendo do objetivo da reunião, do tamanho do grupo e da técnica utilizada para condução,


c o coordenador poderá contar com o auxílio dos participantes para desempenhar outros papéis:
cronometrista, facilitador, anotador e secretário.
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8 - Algumas situações difíceis possíveis de acontecer, como tentar resolve-las?


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Uma reunião num clima construtivo exige muito esforço e habilidade. As sugestões abaixo se
baseiam em aspectos que ajudam a manter esse clima:

Manter a discussão focalizando um item da ordem do dia de cada vez.


Interromper a discussão ( ou debate) quando se torna redundante.
Garantir que todos possam ser ouvidos.
Ser capaz de saber quando delegar a voluntários.
Ter certeza que os itens da ordem do dia são de interesses de todos.
Manter a atmosfera descontraída e informal.
Encorajar a discussão plena (negociador).
Ouvir melhor que qualquer outro.
Manter a calma.
Encerrar a reunião na hora certa.

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