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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP

Código Data Emissão Data de Vigência Próxima Revisão Versão nº

POP – 002 Agosto/2020 Agosto/2020 Agosto/2021

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ÁREA EMITENTE: CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO E REGISTROS

ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

OBJETIVO
Padronizar a forma que os documentos de qualidade são elaborados, aprovados, atualizados e
distribuídos.

APLICAÇÃO
Este POP aplica-se aos responsáveis pela elaboração, aprovação, atualização e distribuição de
documentação.

MATERIAIS E EQUIPAMENTOS UTILIZADOS

Caneta, papel, lápis e borracha.

EPI’s
Uniforme

PROCEDIMENTOS:

 Responsabilidades:
 Garantia da qualidade
Atua na elaboração dos documentos da qualidade, junto com o encaarregado do setor em que os
documentos serão aplicados e o responsável técnico. Fazer formatação, revisão, correção, impressão,
reprodução, entrega, guarda e controle dos documentos da qualidade
 Responsável técnico
Atua na elaboração dos documentos da qualidade, junto com o gerente do setor em que os
documentos serão aplicados e a garantia da qualidade. Responsável por assinar como Elaborador nos
documentos. Atua na revisão, correção, impressão, reprodução, entrega, guarda e controle dos documentos
da qualidade.
 Encarregado do setor em que os documentos serão aplicados:
Discutir e opinar na elaboração do documento necessário. Solicita a elaboração de documentos,
quando couber. Verifica a eficácia dos documentos no setor. Verifica os seus cumprimentos.
 Gerente industrial:
Atua na revisão dos textos e verifica se os mesmos se enquadram nas rotinas industriais aplicadas
aos setores, podendo incluir processos ou sugerir correções. É o responsável por revisar todos os
documentos e assinar como Revisador.
 Responsável legal:
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ÁREA EMITENTE: CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO E REGISTROS

ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

Efetua leitura dos documentos, revisa novamente os textos, podendo incluir processos ou sugerir
correções e aprova os documentos após total consenso das pessoas envolvidas. É o responsável por
aprovar todos os documentos e assinar como Aprovador.

PASSO A PASSO PARA ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS

 1º passo: Reunião para apresentação da legislação/resolução vigente

 É realizada reunião entre: garantia da qualidade, responsável técnico, encarregados dos setores em
que os documentos serão aplicados, gerente industrial e responsável legal, em local da empresa.
 O responsável técnico apresenta na reunião a legislação/resolução vigente que a empresa deve seguir
para enquadrar em conformidade com a Agência Nacional de Vigilância Sanitária e aspectos de
qualidade. (RDC 47 de 25 de outubro de 2013), distribuindo a todos uma cópia.
 É efetuada a leitura de toda legislação/resolução, pontuando os itens mais importantes.

 2º passo: Reunião para apresentação de documentos sugeridos

 O responsável técnico, a garantia da qualidade e os encarregados dos setores, após 5 dias da primeira
reunião e leitura da legislação/resolução vigente, novamente se reúnem em local da empresa.
 É apresentado pelos encarregados dos setores, sugestões de documentos para enquadrar na
legislação vigente.

 3º passo: Elaboração inicial dos documentos

 A garantia da qualidade, junta todas as sugestões de documentos apresentados pelos encarregados
dos setores e redige seguindo o estabelecido na legislação/resolução vigente.
 O responsável técnico, efetua leitura do documento redigido e inclui ou exclui informações
importantes para a qualidade, seguindo sempre a legislação. Elaborando então o documento inicial.

PASSO A PASSO PARA APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

 1º passo: Apresentação do documento inicial

 A garantia da qualidade, o responsável técnico e os encarregados dos setores, se reúnem em local da
empresa.
 É apresentado pelo responsável técnico o documento inicial elaborado.
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ÁREA EMITENTE: CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO E REGISTROS

ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

 É apresentado na reunião possíveis correções e sugestões para melhor enquadramento do

documento nas rotinas industriais e na legislação/resolução vigente.
 Em consenso entre todas as partes envolvidas o documento é finalizado e assinado como
‘elaborado”, pelo responsável técnico.

 2º passo: Envio para revisão

 A garantia da qualidade, envia o documento para revisão, para o gerente industrial.
 O gerente industrial efetua leitura do documento.
 O gerente industrial pode sugerir correções ou alterações.
 Se acaso ocorrer, o documento deverá ser novamente redigido e enviado para apresentação entre
garantia da qualidade, responsável técnico e encarregados dos setores que em comum consenso após
redação aprovada, envia novamente o documento para a revisão.
 Após consenso entre: responsável técnico, garantia da qualidade, encarregados e gerente
industrial, o documento é assinado como ‘revisado’ pelo gerente industrial.

 3º passo: Envio para aprovação

 A garantia da qualidade, envia o documento para aprovação, para o responsável legal
 O responsável legal efetua leitura do documento.
 O responsável legal pode sugerir correções ou alterações.
 Se acaso ocorrer, o documento deverá ser novamente redigido e enviado para apresentação entre
garantia da qualidade, responsável técnico, gerente industrial e encarregados dos setores que em
comum consenso após redação aprovada, envia novamente o documento para a aprovação.
 Após consenso entre: responsável técnico, garantia da qualidade, encarregados, gerente
industrial e responsável legal o documento é assinado como ‘aprovado’ pelo responsável
legal.

PASSO A PASSO PARA ATUALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

 1º passo: Reunião para apresentação da legislação/resolução vigente ou

processo/documento/registro necessário de atualização.

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ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

 É realizada reunião entre: garantia da qualidade, responsável técnico, encarregados dos setores em
que os documentos serão aplicados, gerente industrial e responsável legal, em local da empresa.
 O responsável técnico apresenta na reunião a legislação/resolução vigente que a empresa deve seguir
para enquadrar em conformidade com a Agência Nacional de Vigilância Sanitária e aspectos de
qualidade. (RDC 47 de 25 de outubro de 2013), distribuindo a todos uma cópia.
 É efetuada a leitura de toda legislação/resolução, pontuando os itens mais importantes.
 O processo/documento/registro/ apontado como necessária atualização é apresentado a todos da
reunião.

 2º passo: Reunião para apresentação de documentos sugeridos

 O responsável técnico, a garantia da qualidade e os encarregados dos setores, após 5 dias da primeira
reunião e leitura da legislação/resolução vigente e do processo/documento/registro apontado como
necessária atualização, novamente se reúnem em local da empresa.
 É apresentado pelos encarregados dos setores, sugestões para a atualização, sempre enquadrar na
legislação vigente.

 3º passo: Elaboração inicial dos documentos

 A garantia da qualidade, junta todas as sugestões de documentos apresentados pelos encarregados
dos setores e redige seguindo o estabelecido na legislação/resolução vigente.
 O responsável técnico, efetua leitura do documento redigido e inclui ou exclui informações
importantes para a qualidade, seguindo sempre a legislação. Elaborando então o documento inicial
passível de atualização.

 4º passo: Apresentação do documento inicial atualizado.

 A garantia da qualidade, o responsável técnico e os encarregados dos setores, se reúnem em local da
empresa.
 É apresentado pelo responsável técnico o documento inicial elaborado, atualizado.
 É apresentado na reunião possíveis correções e sugestões para melhor enquadramento do
documento nas rotinas industriais e na legislação/resolução vigente.
 Em consenso entre todas as partes envolvidas o documento é finalizado e assinado como
‘elaborado”, pelo responsável técnico.

 5º passo: Envio para revisão

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ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

 A garantia da qualidade, envia o documento para revisão, para o gerente industrial.

 O gerente industrial efetua leitura do documento.
 O gerente industrial pode sugerir correções ou alterações.
 Se acaso ocorrer, o documento deverá ser novamente redigido e enviado para apresentação entre
garantia da qualidade, responsável técnico e encarregados dos setores que em comum consenso após
redação aprovada, envia novamente o documento para a revisão.
 Após consenso entre: responsável técnico, garantia da qualidade, encarregados e gerente
industrial, o documento é assinado como ‘revisado’ pelo gerente industrial.

 6º passo: Envio para aprovação

 A garantia da qualidade, envia o documento para aprovação, para o responsável legal
 O responsável legal efetua leitura do documento.
 O responsável legal pode sugerir correções ou alterações.
 Se acaso ocorrer, o documento deverá ser novamente redigido e enviado para apresentação entre
garantia da qualidade, responsável técnico, gerente industrial e encarregados dos setores que em
comum consenso após redação aprovada, envia novamente o documento para a aprovação.
 Após consenso entre: responsável técnico, garantia da qualidade, encarregados, gerente
industrial e responsável legal o documento é assinado como ‘aprovado’ pelo responsável
legal.
 Após aprovação o documento é atualizado no campo ‘versão’. Sendo versão 1 a primeira redigida e
após atualizações, seguir sequência numérica. Incluir informações no campo “revisões” do
documento, como exemplo abaixo:
Versão Data da O que foi revisado Responsável pela Código
atual revisão aprovação atualizado
01 27/08/2020 Alteração de tempo de Responsável legal 02
análise

PASSO A PASSO PARA DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS

 1º passo: Impressão dos documentos para assinaturas

 A garantia da qualidade imprime os documentos aprovados para coleta de assinaturas.
 A garantia da qualidade colhe as assinaturas nos documentos.

Elaborado Revisado Aprovado Data

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ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

 2º passo: Distribuição dos documentos

 Após a coleta de assinaturas a garantia da qualidade seleciona os documentos conforme as
necessidades das áreas.
 Após seleção e separação dos documentos conforme as áreas, a garantia da qualidade organiza os
mesmos em pastas.
 As pastas contendo as documentações são distribuídas nas áreas, afixadas em locais limpos e
identificados com o nome da documentação, com fácil acesso para leitura e preenchimento,
conforme Anexo I
 Os registros são afixados em local limpo, identificado com o nome do registro, de fácil acesso para
preenchimento, afixados em pastas específicas, conforme Anexo II.

REGISTRO DAS REUNIÕES

Todas as reuniões são documentadas em ata de reunião (Anexo III), que deve conter:
 Data, local, número da ata, horário de início e fim da reunião: informar onde e quando as
pautas foram discutidas;
 Pessoas presentes e seus cargos: informar por quem as decisões foram tomadas;
 Pauta da reunião: informar o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
 Discussões abordadas: informar as discussões para esclarecer porque as decisões foram tomadas;
 Registro das decisões: registrar o que de fato foi acordado entre os integrantes e listar quais serão
os próximos passos;
 Compromissos: registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o dia,
horário, local e participantes da próxima reunião;

REFERÊNCIAS
RDC 47 de 25 de outubro de 2013.

ANEXOS
Anexo I – Pastas para distribuição de documentos

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ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

Anexo II – Pastas para distribuição de registros

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ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

Anexo III – Ata de reunião

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REGISTRO - R

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ÁREA EMITENTE: CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO E REGISTROS

ASSUNTO: ATA DE REUNIÃO

ATA DE REUNIÃO Número:

Local de execução do registro: Local de reunião da empresa – Aplicável a todos os setores

Procedimentos vinculados: POP XXX, POP XXX
Data da reunião:
Local da reunião:
Horário de início:
Horário de finalização:

PESSOAS PRESENTES E CARGOS

Nome completo Cargo

PAUTA DA REUNIÃO

DISCURSÕES ABORDADAS

REGISTRO DAS DECISÕES

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ASSUNTO: ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE
DOCUMENTAÇÃO

COMPROMISSO

REVISÕES
Versão atual Data da revisão O que foi revisado Responsável pela aprovação Código atualizado

Elaborado Revisado Aprovado Data

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Revisões:
Versão Data da O que foi Responsável pela Código
atual revisão revisado aprovação atualizado

Elaborado Revisado Aprovado Data

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