Sua empresa está organizada?

Descubra se cada setor cumpre sua função dentro do negócio

Nas empresas bem-sucedidas, um dos fatores mais importantes para o sucesso é a sinergia
entre departamentos. Nelas, tanto o empresário quanto os funcionários têm a consciência de
que não existe um departamento mais importante que o outro. O grupo trabalha comprometido
com objetivos comuns.

Companhias que enfrentam dificuldades, por sua vez, servem de cenário para uma autêntica
“guerra” entre os departamentos. Cada um se acha mais importante que o outro embora
nenhum deles esteja realmente comprometido com a estratégia e os objetivos da empresa.

É como a velha história de uma cervejaria que, ao parar no botequim da esquina pede uma
marca concorrente. Quando questionado sobre isso, ele responde: “Não trabalho no
departamento de vendas”.

Caso assim parece piada, mas representam bem o ciúme, a vaidade e a disputa que
contaminam as empresas e as levam ao fracasso. O compromisso com os objetivos deve estar
presente em qualquer companhia, mesmo nas menores, que têm apenas uma pessoa
cuidando de cada área ou um único funcionário responsável por várias tarefas. O fundamental
é compreender a importância de cada atividade e entender que elas são complementares – e
não concorrentes.

No teste a seguir, você poderá avaliar se sua empresa existe este espírito. E se todos os
departamentos estão organizados para garantir o sucesso do negócio.

Assinale as questões com um “x”, de acordo com o que ocorre em cada departamento. Se a
empresa não tiver, de forma estruturada, todos os departamentos ao lado, avalie o profissional
que realiza as funções, mesmo que ele acumule trabalhos em outras áreas.

1 Departamento Administrativo

1. Todos os funcionários do departamento compreendem que fazem parte de um conjunto

maior e que a soma de todos vai garantir o sucesso da empresa?

Sim [ ] Não [ ]

2. Todos os funcionários do departamento conhecem e executam as tarefas de maneira a

garantir a qualidade do trabalho?

Sim [ ] Não [ ]

3. No setor, existe um conjunto de normas e procedimentos que indique como, quando e

por quem as tarefas devem ser executadas? Também é de conhecimento de todos o
objetivo de cada tarefa?

Sim [ ] Não [ ]

4. Os documentos da empresa estão atualizados (Contrato Social, CNPJ, ficha cadastral

e escrituração fiscal)?

Sim [ ] Não [ ]

5. Balancetes, balanços e declaração de imposto de renda são feitos rotineiramente, nos

prazos estipulados pela legislação?

Sim [ ] Não [ ]

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6. Impostos e Contribuições são apurados e recolhidos regularmente?

Sim [ ] Não [ ]

7. Todos os documentos da empresa estão arquivados corretamente e são de fácil

consulta?

Sim [ ] Não [ ]

8. Contas e despesas dos sócios são controladas e pagas separadamente das contas da
empresa?

Sim [ ] Não [ ]

9. Existe um sistema de controle de estoque?

Sim [ ] Não [ ]

10. Existe um almoxarifado para todos os produtos estocados, com controle de acesso,
entradas e saídas de itens?

Sim [ ] Não [ ]

Total Sim [ ] Não [ ]

2. Departamento financeiro

1. Todos os funcionários do departamento compreendem que fazem parte de um conjunto

maior e que a soma de todos garantirem o sucesso de empresa?

Sim [ ] Não [ ]

2. Todos os funcionários do departamento conhecem e executam as tarefas de maneira a

garantir a qualidade do trabalho?

Sim [ ] Não [ ]

3. No setor, existe conjunto de normas e procedimentos que indique como, quando e por
quem as tarefas devem ser executadas. Também é de conhecimento de todos o
objetivo de cada tarefa?

Sim [ ] Não [ ]

4. Há uma planilha de fluxo de caixa, com a previsão de receitas e despesas, no mínimo,

para um mês?

Sim [ ] Não [ ]

5. Existem planilhas para acompanhamento das despesas fixas, mês a mês?

Sim [ ] Não [ ]

6. O setor faz acompanhamento das contas a receber que não foram pagas no prazo?

Sim [ ] Não [ ]

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7. Todos os pagamentos realizados são registrados em controles próprios, não importa o
valor

Sim [ ] Não [ ]

8. Há controle de contas a pagar e a recebe?

Sim [ ] Não [ ]

9. O departamento faz uma conferência diária das contas bancárias?

Sim [ ] Não [ ]

10. Autorizações de pagamento estão centralizadas com o proprietário da empresa?

Sim [ ] Não [ ]

Total Sim [ ] Não [ ]

3. Departamento de compras

1. Todos os funcionários do departamento compreendem que fazem parte de um conjunto

maior e que a soma de todos vai garantir o sucesso da empresa?

Sim [ ] Não [ ]

2. Todos os funcionários do departamento conhecem e executam as tarefas de maneira a

garantir a qualidade do trabalho?

Sim [ ] Não [ ]

3. No setor, existe um conjunto de normas e procedimentos que indique como, quando e

por quem as tarefas devem ser executadas? Também é de conhecimento de todos os
objetivos de cada tarefa?

Sim [ ] Não [ ]

4. São realizadas, periodicamente, pesquisas de satisfação dos clientes?

Sim [ ] Não [ ]

5. Também é realizado com freqüência um estudo sobre o desenvolvimento de novos

produtos ou serviços?

Sim [ ] Não [ ]

6. Regularmente é realizado um estudo sobre o potencial do mercado?

Sim [ ] Não [ ]

7. Regularmente é enviada mala-direta aos clientes cadastrados?

Sim [ ] Não [ ]

8. Regularmente é realizado um estudo das ações dos concorrentes?

Sim [ ] Não [ ]

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9. Antes de qualquer campanha de divulgação, o departamento faz um planejamento para
indicar objetivos, orçamento e resultados esperados?

Sim [ ] Não [ ]

10. Após as campanhas de divulgação, é feita uma avaliação dos resultados alcançados
(custo x benefícios)?

Sim [ ] Não [ ]

Total Sim [ ] Não [ ]

4.Departamento de marketing

1. Todos os funcionários do departamento compreendem que fazem parte de um conjunto

maior e que a soma de todos vai garantir o sucesso da empresa?

Sim [ ] Não [ ]

2. Todos os funcionários do departamento conhecem e executam as tarefas de maneira a

garantir a qualidade do trabalho?

Sim [ ] Não [ ]

3. No setor, existe um conjunto de normas e procedimentos que indique como, quando e

por quem as tarefas devem ser executadas? Também é de conhecimento de todos os
objetivos de cada tarefa?

Sim [ ] Não [ ]

4. É pesquisada, regularmente, e existência de fornecedores alternativos de produtos e

matérias-primas essenciais?

Sim [ ] Não [ ]

5. Existe um cadastro atualizado dos fornecedores?

Sim [ ] Não [ ]

6. Há um formulário de “Requisição de Materiais” que deve ser preenchido pelo

requisitante, para evitar erros internos na compra? Ele reúne informações sobre
quantidades, tipos de matérias e tamanhos?

Sim [ ] Não [ ]

7. Antes de qualquer compra, são solicitados orçamentos em pelo menos três empresas
diferentes?

Sim [ ] Não [ ]

8. Em todas as compras, há uma negociação de preços?

Sim [ ] Não [ ]

9. As compras somente são realizadas quando o proprietário da empresa autoriza?

Sim [ ] Não [ ]

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10. Depois que o pedido é feito, há um acompanhamento para garantir a entrega na data
prevista?

Sim [ ] Não [ ]

Total Sim [ ] Não [ ]

5. Departamento de vendas

1. Todos os funcionários do departamento compreendem que fazem parte de um conjunto

maior e que a soma de todos vai garantir o sucesso da empresa?

Sim [ ] Não [ ]

2. Todos os funcionários do departamento conhecem e executam as tarefas de maneira a

garantir a qualidade do trabalho?

Sim [ ] Não [ ]

3. No setor, existe um conjunto de normas e procedimentos que indique como, quando e

por quem as tarefas devem ser executadas? Também é de conhecimento de todos os
objetivos de cada tarefa?

Sim [ ] Não [ ]

4. Existe um cadastro, regularmente atualizado, de clientes?

Sim [ ] Não [ ]

5. Mensalmente, são definidas metas gerais e individuais de vendas?

Sim [ ] Não [ ]

6. O departamento acompanha as propostas apresentadas aos clientes, até que a venda

seja fechada?

Sim [ ] Não [ ]

7. Existe um relatório de vendas por produto, área, vendedor e venda média?

Sim [ ] Não [ ]

8. Um sistema de comissão sobre as vendas é utilizado para motivar os vendedores?

Sim [ ] Não [ ]

9. O setor controla as vendas perdidas e tenta identificar as razões?

Sim [ ] Não [ ]

10. As áreas de atuação de cada vendedor estão claramente definidas, para que não
ocorram conflitos?
Sim [ ] Não [ ]

Total Sim [ ] Não [ ]

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6. Recursos Humanos

1. Todos os funcionários do departamento compreendem que fazem parte de um conjunto

maior e que a soma de todos vai garantir o sucesso da empresa?

Sim [ ] Não [ ]

2. Todos os funcionários do departamento conhecem e executam as tarefas de maneira a

garantir a qualidade do trabalho?

Sim [ ] Não [ ]

3. No setor, existe um conjunto de normas e procedimentos que indique como, quando e

por quem as tarefas devem ser executadas? Também é de conhecimento de todo o
objetivo de cada tarefa?

Sim [ ] Não [ ]

4. Novos funcionários somente são contratados por meio de um processo da seleção que
privilegia as qualificações – e não somente as indicações?

Sim [ ] Não [ ]

5. Existe um planejamento de férias que procura evitar o acúmulo no mesmo período ou o

vencimento de duas férias para o mesmo funcionário?

Sim [ ] Não [ ]

6. Os registros de funcionários são mantidos atualizados e arquivados?

Sim [ ] Não [ ]

7. Existe um sistema de controle de freqüência (cartão ou livro de ponto) de funcionários?

Sim [ ] Não [ ]

8. O departamento mantém uma agenda de datas de pagamento das obrigações

trabalhistas? Essas obrigações são pagas?

Sim [ ] Não [ ]

9. Existe uma descrição das funções e dos salários pagos para cada funcionário?

Sim [ ] Não [ ]

10. As orientações do contador quanto á admissão e demissão são integralmente

cumpridas?

Sim [ ] Não [ ]

Total Sim [ ] Não [ ]

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 Avaliação
No quadro abaixo, indique a quantidade de respostas da coluna “sim”, conforme o
departamento.

Número de respostas “sim”

Financeiro [ ]
Marketing [ ]
Compras [ ]
Vendas [ ]
Recursos Humanos [ ]

Diagnóstico do departamento

 Até 6 pontos
A organização do departamento está muito abaixo do necessário e, com isso, toda a
empresa pode ser seriamente prejudicada. As deficiências devem ser imediatamente
corrigidas.

 De 6 a 10 pontos
O departamento está consciente da necessidade de organização, da sua importância para
a empresa e de como ele deve contribuir com os demais setores.
Para melhorar ainda mais, avalie os itens que receberam “não” e implemente as ações
imediatamente. Uma única falha pode comprometer a empresa.

 De 4 a 6 departamentos receberam de 1 a 5 pontos

Cuidado. Praticamente todas as áreas da empresa apresentam deficiências de
organização. Isso é extremamente perigoso e pode trazer prejuízos sérios para o negócio.

 1 ou 2 departamentos receberam de 1 a 5 pontos

Muito bom. Os problemas de organização estão restritos a essas áreas. Ainda assim, é
importante agir imediatamente e corrigir as deficiências, pois mesmo um problema
localizado pode prejudicar toda a empresa. Lembre-se de que os setores estão interligados
e dependem uns dos outros.

* Américo José da Silva Filho é formado em Propaganda e Marketing, consultor e diretor

da Átco Treinamento e Consultoria. Telefone: (11) 3258-1657. Internet: www.atcotc.com.br
e américo@atcotc.com.br

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