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DOCUMENTOS COMERCIAIS

São comprovativos escritos no qual se baseiam a maior parte das operações comerciais, que
originam a troca de documentos entre o comprador e o vendedor. Os documentos são escritos
porque a actividade comercial desenvolve-se na maioria dos casos por celebração de contratos.
Funções dos Documentos Comerciais

Função de controle- para individualizar as funções dos intervenientes nos actos de comércio,
estabelecendo suas responsabilidades.
Função jurídica- é um meio de prova escrita das transações efectuadas e seus correspondentes
registros contabilísticos.
Função impositiva- facilitam a fiscalização e a auditoria.

A compra e venda consiste na transmissão onerosa de propriedade de bens e da prestação de


serviços

Esquema da compra e venda

Vendedor Documentos Comprador

(1)
Compras
vendas

(2) Armazém
Armazém

(3)
Contabilidade Contabilidade

Legenda:
(1) Nota de encomenda
(2) Guia de remessa
(3) Factura
Pedido Cotação Requisição Guia de Factura Recibo
de remessa
cotação

Legenda:

Documentos emitidos pelo comprador


Documentos emitidos pelo vendedor

Classificação dos Documentos Comerciais


Os documentos comerciais podem ser classificados em contabilísticos e administrativos.
Documentos contabilísticos- servem de base de suporte para os registos contabilísticos. Que
servirão para a emissão de demonstrações financeiras.
Exemplos de alguns documentos contabilísticos:
 Venda a dinheiro
 Factura
 Recibo
 Factura-recibo
 Talão de depósito
 Nota de débito
 Nota de crédito
 Documentos comerciais referentes aos Títulos de crédito
- Cheque
- Saque
- Aceite
- Endosso

Documentos administrativos – servem para o controle e gestão da entidade. Portanto não


servem de suporte para os registos contabilísticos.
Exemplos de alguns documentos administrativos:
 Factura pro-forma
 Nota de encomenda, equivalente a requisição
 Guia de remessa

Documentos contabilísticos
Venda a dinheiro (VD) é um documento comercial no qual o comprador adquire o
produto ou serviço a pronto pagamento. É emitido pelo vendedor pelo menos em
duplicado sendo o original para o comprador e o duplicado, triplicado, etc para o
vendedor.
Factura – é o documento base da compra e venda a credito, é emitida pelo vendedor sendo
enviado pelo vendedor ao cliente. Deve ser emitida pelo menos em duplicado sendo o original
para o comprador e o duplicado para o vendedor.
A factura inclui a quantidade, o preço unitário, o total das mercadorias, os descontos efectuados,
o imposto, prazos e condições de pagamento.
As facturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas por
computador, e devem ser:
• datadas;
• numeradas sequencialmente;
em caso de extravio de uma factura o procedimento correcto é emitir uma nova factura e
anular a anterior, referindo expressamente que se trata de factura em substituição e
nunca emitir uma 2ª via da factura.
Recibo – é o documento comprovativo de pagamento de determinada quantia. É emitido pelo
vendedor, pelo menos em duplicado, sendo o original para a entidade pagadora e o duplicado
para a entidade recebedora. O recibo deve conter a referência da factura que esta a ser paga.
Factura-recibo – é uma factura que também serve de recibo (documento de quitação).
Talão de depósito – é um documento impresso em duplicado através do qual o cliente realiza a
entrega do dinheiro ao banco.

Nota de débito – serve para uma entidade debitar certo valor a outra entidade, aumentando a
dívida deste último. Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre
as partes.
Porém, pode acontecer que tais despesas não tenham sido previstas.
Nessa situação, não se encontrando incluídas na factura, o fornecedor emitirá uma nota de
débito, através da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas.
É utilizado para debitar encargos de compras, despesas com serviços bancários, taxas aos
devedores quando são de sua conta.

Nota de crédito – tem a função inversa da nota de crédito, Ou seja, não se trata aqui de debitar
(cobrar) uma importância ao comprador mas sim de lhe creditar (devolver) um determinado
montante.
serve para uma entidade creditar certo valor a outra entidade, diminuindo a dívida deste último.
A emissão de uma nota de crédito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao emitir a
factura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a pronto e em
dinheiro.
É utilizado na devolução de vendas e descontos extra-factura.

Documentos comerciais referentes aos Títulos de crédito


Titulo de credito – é a garantia de pagamento das transações.

Cheque – é um documento no qual o depositante (sacador/ credor) ordenam os bancos (sacados/


devedores) que paguem determinada quantia até ao limite do valor depositado. O cheque pode
ser emitido pela empresa e enviado a terceiros, assim como pode ser emitido por terceiros e
recebido pela empresa.
Letra – é um titulo de credito através do qual uma pessoa ou entidade (sacador) ordena a outrem
(sacado) o pagamento de uma certa importância a si ou a outra pessoa numa determinada data.

Sacador- credor sacado – devedor

Saque – emissão da própria letra pelo sacador, ou ordenar a alguém (sacado) o pagamento de
certa quantia na data de vencimento.
Saque a / sobre - a empresa ordena ao cliente o pagamento. Debita cliente titulo a receber.412

Aceite –é dado pelo sacado. É a declaração de responsabilidade do pagamento da letra na data de


vencimento.
Aceite a / sobre alguém, a entidade aceita pagar ao fornecedor.

Endosso- consiste na transmissão da letra a outrem pelo portador.


Endossado- devedor endossante- credor
Para efectuar o endosso basta escrever no verso da letra a expressão pague-se a F ou a sua
ordem, seguida da assinatura do endossante. Aparecendo apenas o endossante o endosso diz-se
em branco.

Documentos administrativos
Factura pro-forma – é uma factura enviada pelo vendedor ao comprador antes de ter sido feita
a troca de bens e serviços. Não é um pedido de pagamento, apenas contem elementos da factura
normal.
Deve conter as quantidades, preços da mercadoria, prazo de validade, custo de transporte.
São usadas como pré-facturas para facilitar trocas internacionais, para estudar os custos quando a
moeda é diferente.

A nota de encomenda é emitida pelo comprador, sendo nela especificada a mercadoria


que este pretende adquirir, assim como os prazos de entrega e pagamentos desejáveis, as
quantidades, os preços (quando conhecidos) e outras indicações que se considerem úteis.
O número de exemplares depende da organização
das empresas envolvidas.
Como mero exemplo, a nota de encomenda poderia ser feita em seis exemplares:
• original para o fornecedor;
• cópia a ser devolvida ao comprador, confirmando a recepção da encomenda;
• cópia para o serviço da empresa compradora que fez o pedido de compra;
• cópia para o serviço de recepção das encomendas para que este possa planificar a sua
actividade;
• cópia para a contabilidade;
• cópia para arquivo geral.
Neste ponto (tal como acontece, aliás, com os restantes documentos a analisar) existe uma única
certeza: no mínimo, os documentos devem existir em duplicado (original e cópia).
muitas vezes a nota de encomenda é substituída por uma requisição com menores
formalidades, mas com mesmo efeito pratico.

A guia de remessa é emitida pelo vendedor (serviços de armazém) e enviada


conjuntamente com as mercadorias vendidas. Normalmente apresenta um talão
destacável o qual devera ser devolvido, após rubrica do comprador, se as mercadorias
entregues coincidem com as constantes nessa guia, o talão é prova de recepção das
mercadorias nas condições estabelecidas.
O numero de exemplares depende das necessidades de informação e controlo da empresa,
sendo no mínimo de três, dois dos quais devem acompanhar o bem.
Classe 2 - Inventários
2.1 Compras
2.2 Mercadorias
2.3 Produtos acabados e intermédios
2.4 Subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos
2.5 Produtos ou serviços em curso
2.6 Matérias primas, auxiliares e materiais

Inventários referentes as compras:


• Mercadorias
• Matérias-primas, subsidiárias e de consumo

Inventários referentes a produção:

• Produtos acabados e intermédios


• Subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos
• Produtos e trabalhos em curso

O custo dos inventários deve incluir:


1. custos de compra,
2. custos de conversão e
3. outros custos incorridos para colocar os inventários no seu local e na sua condição actuais.
1. Custos de compra: soma do respectivo preço de compra com:
� os direitos de importação e outros impostos suportados pela entidade, e
� os custos de transporte, manuseamento e outros custos directamente atribuíveis à aquisição
de bens acabados, materiais e serviços.
Nota: os descontos comerciais, abatimentos e outros itens semelhantes deduzem-se ao preço de
compra na
determinação dos custos de compra.
2. Custos de conversão: incluem custos directamente relacionados com a produção (p.ex.
mão-de-obra directa) e gastos gerais de fabrico.
3. Outros custos: p. ex. custos de concepção para clientes específicos

Inventário permanente:
Obrigatório para empresas de média e grande dimensão.
Por cada venda é registado o correspondente custo.
Inventário intermitente ou Periódico:
Só aceite para pequenas empresas.
O custo das vendas só é apurado periodicamente, após realização de um
inventário físico das mercadorias em armazém.

Inventário permanente
Em qualquer momento:
�A conta 21 Compras está saldada
�O saldo da conta de inventário reflecte as existências em armazém
�O CMVMC reflecte o custo das mercadorias vendidas até à data
Inventário intermitente ou Periódico
Durante o ano:
�A conta 21 Compras representa as compras feitas até à data
�O saldo da conta de inventário reflete as existências do início do ano
�O CMVMC não está apurado
Valorização dos inventários – é o processo de determinação dos preços de custo das entradas e
das saídas em armazém. Tem maior relevo quanto mais especial e quanto maior dor o volume de
stocks da empresa.
As entradas de inventários devem ser valorizados pelo preço de custo.

Preço de custo =
Preço de factura + despesas de compra – descontos comerciais obtidos ( na factura ou extra-factura)

Critérios de valorimetria das saídas de inventários


1. Critérios com base nos custos:
1.1 Históricos
Os custos históricos são custos passados suportados na aquisição dos inventários como:
1.1.1 Custo específico – Os produtos são avaliados pelo seu preço real, por todos encargos
de compra que lhe sejam directamente imputáveis.
É de aplicação difícil, sendo utilizado por alguns ramos de actividades, para artigos de
elevado valor como ourivesarias, joalharias, automóvel e maquinas industriais.
1.1.2 Custo cronológico directo – FIFO – first in, first out ( o primeiro a entrar é o
primeiro a sair). As saídas de inventários, isto é, os inventários vendidos e
consumidos são valorizados pelos preços mais antigos, sendo as existências em
armazém valorizadas aos preços mais recentes.
Com base neste critério, em períodos inflacionistas, há tendência de obter margens de
lucros elevados, pois o custo das mercadorias vendidas é função de preços antigos, e
as vendas são registradas a preços recentes ( inflacionados) mais elevados. Situação
inversa ocorre em períodos deflacionistas.
1.1.3 Custo cronológico inverso – LIFO- last in, first out ( o ultimo a entrar é o primeiro
a sair). As saídas de inventários, isto é, os inventários vendidos e
consumidos são valorizados pelos preços mais recentes, sendo as existências em
armazém valorizadas aos preços mais antigos.
Com base neste critério, em períodos inflacionistas, há tendência de obter margens de
lucros baixas, pois o custo das mercadorias vendidas é elevado.
1.1.4 Custo médio ponderado – O preço unitário dos produtos é determinado pela
média ponderada dos preços de compra e do valor do stock em armazém. Tal média
pode efectuar-se após cada compra.
Vantagens- Situa-se na posição intermedia entre o FIFO e o LIFO eliminando
vantagens e inconvenientes destes. É mais utilizado, é de fácil aplicação em processos
computarizados. A sua aplicação é menos arriscada.
Incovenientes- O custo actual de um produto ao ser ponderado a um preço mais
antigo, pode ser alterado afastando-se do seu valor real.

1.2 Custos de reposição ou NIFO – next in, first out ( o próximo a entrar é o primeiro a sair)
representam os preços de reposição. As existências são valorizadas pelo que a empresa
teria de suportar se substituísse suas existências nas condições em que se encontravam as
actuais.

LIFO não é critério recomendado é critério alternativo.


Classe 3 – Investimentos de capital
Investimentos
São elementos patrimoniais activos tangíveis e intangíveis não destinados a venda, de
caracter duradouro ( permanecem na empresa por prazos mais ou menos longos) que a
entidade utiliza para a realização de objectivos económicos (servindo como meio de
produção, fontes de rendimento). Geram valor económico, e entradas de valores
monetários.
Ex: na construção civil, os edifícios constituem produtos acabados, enquanto que para a
generalidade de outras empresas constituem investimentos.
Nas empresas revendedoras de automóveis, as viaturas que se destinam a venda são
consideradas mercadorias, enquanto que as viaturas adquiridas para uso, pelo seu caracter
de permanência constituem investimentos.
Os investimentos dividem-se em dois grandes grupos:
De rendimento ou fruição – abrangem investimentos de capital que visam proporcionar
certo rendimento ou controle de outras empresas.
Ex: participações de capital noutras empresas, empréstimos de financiamento,
investimento em imoveis, etc.

Técnicos – Constituídos por elementos que tornam possível o arranque e


desenvolvimento da actividade da entidade. Representam capitais investidos com
características de permanência ligadas as actividades normais. Podem ser de natureza
corpórea, ou com existência física, ou tangível como é o caso de edifícios, maquinas,
construções, ou de natureza incorpórea ou intangível como trespasse, alvarás, patentes,
etc.

Activos fixos tangíveis – São itens com existência física afectos a actividade normal da
empresa, que sejam utilizados durante um prazo superior ao período económico, para a
produção ou fornecimento de bens e serviços para arrendamento, fins administrativos,
etc.
Activos fixos intangíveis – são itens do activo identificáveis, sem existência física,
afectos a actividade normal da entidade por um período superior a um ano, gerando
benefícios económicos futuros.

Depreciação e amortização
Considerando que os activos fixos tangíveis e intangíveis tem caracter duradouro, então
´e fixado um período de tempo no qual se espera que possam ser utilizados em condições
de funcionamento económico – a esse período chama-se vida útil ou vida económica.
Ao determinar este período deve-se ter em conta a sua vida física e também a perda de
valor resultante de inovações tecnológicas ou obsolescência. São essas as razões
determinantes de uma vida económica mais curta que a vida física.
A medida que vai sendo usado, sua utilidade diminuí até chegar a um valor nulo.
Depreciar ou amortizar – é o registro da perda de valor do activo fixo ou repartir o seu
gasto pelos períodos económicos abrangidos pela sua vida útil.
Os gastos com a amortização não correspondem a desembolsos, a empresa actualiza os
valores dos bens anualmente.

O termo depreciação é usado quando se trata de activos fixos tangíveis.


O termo amortização refere-se a activos fixos intangíveis.

Os elementos do activo fixo estão sujeitos a desgastes, perda de valor causadas por:
Tempo de uso, acontecimentos extraordinários e negligências.

Critérios de Amortização
Critérios rígidos – Consideram apenas o tempo no processo de depreciação do activo.

1.Criterios rígidos
1.1 Quotas constantes (linha recta) – o desgaste do bem é directamente proporcional ao
tempo. As quotas anuais de amortização são constantes.

Qt = =
V0- valor de aquisição do activo fixo
R- Valor residual (atribuído ao activo no fim da sua vida útil)
A- Valor a depreciar e amortizar A= V0-R
Qt – Quota de depreciação/ amortização no período t
Mt – depreciação acumulada no período t
n- anos de vida útil ou económica.
Vt- valor contabilístico no fim do período t

Vt = V0-Mt, Mt = t*Qt
Vantagens- simples.
Desvantagens – com o envelhecimento, o activo fixo tende a reduzir o seu índice de
produtividade, com maiores tempos de paragens por avarias. Provoca imagem distorcida
dos resultados apurados, uma vez que ao imputar os mesmos gastos com depreciação a
uma menor produção de bens e serviços irá aumentar o custo unitário dos bens e serviços.

1.2 Quotas variáveis em progressão aritmética decrescente (critério dos dígitos)


Q1= Kn
Q2= K(n-1)
Q3= K(n-2)
Q4= K(n-3)
Vantagens – elimina o inconveniente das quotas constantes.
Sobrecarregam-se os primeiros anos com quotas mais elevadas. Gerando um equilíbrio de
gastos de bens e serviços produzidos ao longo da vida útil, devido a maiores
produtividades nos primeiros anos da sua vida útil e menores nos últimos. Os resultados
serão menores nos primeiros anos e maiores nos últimos. O pagamento de impostos é
diferido para períodos posteriores.

1.3 Quotas variáveis em progressão geométrica – consiste em utilizar uma taxa


determinada que incide sobre o valor de aquisição para determinação da quota no
primeiro período económico, continuando a aplicar-se a mesma taxa sobre os valores
contabilísticos dos sucessivos períodos, a diferença entre os valores de aquisição e
das depreciações acumuladas.
Qt = J*Vt-1
J- taxa de depreciação utilizada.
Vt-1- valor contabilístico no início do período t (fim do período t-1)
Vantagens – as mesmas que as quotas variáveis em progressão aritmética (critério dos
dígitos)
Inconvenientes – O valor a depreciar nunca será nulo. Deve-se considerar o prazo
máximo para depreciação e no ultimo período de depreciação considerar como valor da
quota o montante que falta depreciar (Vn-1) e não o resultante da aplicação da taxa.

2 critérios elásticos- tem em conta, o uso que é feito, ou que se prevê dar ao activo fixo
tangível, acontecimentos como grau de utilização do activo. Como exemplo, as horas de uma
maquina, o numero de pecas produzidas, o numero de embalagens realizadas, o numero de
quilómetros percorridos, etc.
2.2 critérios de desgaste funcional – As quotas de amortização são proporcionais a
utilização dos activos fixos. São determinadas com base em unidades que exprimem a
actividade desenvolvida durante os sucessivos exercícios da sua vida útil.

q= =

Qt = q*ut
U – nr de unidades de actividade (kms, horas, produtos fabricados) previsto para vida útil
do activo fixo.
ut- nr de unidades de actividade desenvolvida para ano t.
q- quota de depreciacao por unidade de actividade prevista.
Vantagens- proporciona a contabilização anual de um gasto de depreciação que se
aproxima do grau de utilização ( desgaste físico) do bem do activo fixo tangivel.
Desvantagens – não haverá depreciação no período em que o bem esteja inactivo, não
contemplando a depreciação causada pelo tempo, decorrente do envelhecimento do
activo.
2.3 Base dupla – Resulta da combinação dos critérios das quotas constantes e desgaste
funcional. A quota anual de depreciação em cada período é igual a diferença entre a
maior das depreciações acumuladas no período e a maior das depreciações no período
imediatamente anterior, calculadas de acordo com cada um dos critérios citados.
Vantagens- conjuga o desgaste provocado pelo uso físico (resultante da actividade
desenvolvida) com o decorrente do uso temporal.

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