11/02/2011 Mylius - Gestão de Projetos e Processo…

Mapeamento, Análise e Desenho de Processos

Dados da SAP e do Gartner Group indicam que BPM talvez seja a maior revolução nas empresas após o advento da
internet. É um caminho irreversível, que tende a interligar os processos interfuncionais das empresas e entre elas através
de serviços baseados em SOA, com o devido uso de tecnologias produtivas.

Quanto mais cedo uma empresa se interligar internamente, mais estará preparada para se interligar aos seus fornecedores
e canais de distribuição ou diretamente aos seus clientes, criando assim, antecipadamente, maior competitividade em
relação aos seus concorrentes e atendendo aos contratos se serviço (públicos ou privados) – SLAs - que lhe dizem
respeito, utilizando a tecnologia adequada, os procedimentos adequados e a sinergia das pessoas envolvidas. Essas, sem
dúvidas, são as conclusões que podem ser tiradas após vários anos de atuação nessa metodologia, criando cases em
empresas de médio e grande porte em setores como varejo, indústria e governo.

O mapeamento do processo atual não pode visar sua padronização mas sim descobrir gaps de desempenho entre a
estratégia e os procedimentos e tecnologia. Para tanto, o mapeamento deve sempre ter uma visão integrada, e para se
ter essa visão integrada, é necessário que a etapa de mapeamento ocorra por uma Equipe Interfuncional de Projeto
instalada numa sala de projeto (ou escritório de projetos e processos) onde possam ser identificados e analisados:

Que Processos e atividades não existem no macro processo atual: cada um dos macro processos tem etapas-
padrão. Por exemplo: encontra-se muitas vezes num processo de marketing a inexistência da análise de micro
mercados (praças), ou, num processo de compras a inexistência de um processo de marketing reverso.
Quais são as oportunidades de melhoria dentro do escopo atual dos processos da empresa e de seus fornecedores
e distribuidores, e qual a sua categoria: custos, tecnologia, padrão de qualidade ou de tempo e sua defasagem
aos benchmarkings do mercado (disponíveis).
Benchmarkings que devem ser realizados com outras empresas, prática realmente recomendável e cada vez mais
utilizada;
Dados históricos e tendências sobre o setor

Numa análise e desenho de novos processos, a EQUIPE INTERFUNCIONAL DE PROJETO é o motor da mudança. Embora
num projeto existam sempre os papéis indispensáveis de patrocinador e coordenador, é a equipe do projeto que será a
responsável pelo desenho do novo processo e pela sua implantação direta. Jamais um resultado efetivo será obtido em
qualquer organização, de qualquer setor ou porte, se as idéias (projetos) não forem materializadas por uma equipe
integrada, que irradia a implantação para as demais pessoas envolvidas.

Assim, exemplificando: mesmo no estudo de um determinado processo, digamos de produção industrial, é necessário que
na equipe estejam presentes funcionários representantes das áreas de vendas, compras, logística, e de cada linha de
produção, além de funcionários das áreas financeiras, de tecnologia da informação e de recursos humanos, pois o
processo de produção é diretamente dependente do processo de vendas e de compras, e é fornecedor direto do
processo de produção, tendo também interface com processos financeiros. Além disso, na etapa de implantação de um
novo processo, além das demandas que serão geradas para essas áreas, serão geradas demanda para as áreas de
Tecnologia da Informação e de Recursos Humanos.

O passo seguinte é desenhar o processo Como funcionará.

São inputs para tanto o plano do projeto e benchmarkings realizados, assim como workshops de Best pratices e
informações de mercado (concorrência, clientes, fornecedores e legislação,regulamentações a serem obedecidas).

O novo processo deve incorporar novas atividades que agreguem valor ao negócio, eliminar atividades desnecessárias e
que possam ser desempenhadas pelo uso customizado de tecnologia, e pode ser mapeado através do custeio ABC.

Cada processo mapeado tem suas atividades e especificações para procedimentos da qualidade e requisitos para
desenvolvimento de sistemas.

A documentação do processo pode ser realizada em ferramenta de flow-chart , mas a melhor alternativa é a utilização de
ferramentas de automação de processos já na fase de modelagem. Ferramentas de workflow ou BPMS já preparam a
modelagem para posteriores desenvolvimentos de serviços da tecnologia da informação.

No entanto, após o novo desenho do processo e da análise da base tecnológica atual, numa análise de custo x benefício,
pode-se chegar à conclusão de que se deve adquirir um novo sistema. Então, a partir do novo processo desenhado
podem se remitidas as RFIs (Request for Information ), que são documentos para coletar dados da qualidade de serviços
ofertados por possíveis fornecedores frente à nova demanda do novo pacote de sistemas para atender às especificações
do novo processo, e, na seqüência, a emissão de uma RFP ( Request for Proposal) constando todos os novos requisitos
de tecnologia para serem atendidos pelo novo processo.

Modelagem de Processos
A modelagem de processos significa construir a cadeia de processos de uma empresa, alinhada aos seus fornecedores e
canais de distribuição. Teoricamente, se pensarmos os processos de modo hierárquico, existem três classes (ou níveis) de
macro processos: os estratégicos; os do negócio; e os de suporte ao negócio e que se replicam, por analogia qualquer
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que seja o negócio (Indústria, Comércio, Convênios de Saúde, Secretarias da Fazenda de Governos Estaduais, ONGs,
etc.).

Processos estratégicos (Planejamento Estratégico, Gestão do Desempenho, Alianças estratégicas, etc.)

Processos de negócio (marketing; vendas/atendimento; produção. operação, compras e logística)
Processo de suporte ao negócio (financeiro, RH, contabilidade, infra-estrutura e aquisições)

Construir a arquitetura de negócio de uma empresa compreende desenhar esses processos de modo que eles se tornem
uma rotina a baixo custo, com utilização de tecnologia adequada. Por exemplo: o processo de Planejamento Estratégico
não deve ser apenas um book na gaveta. Deve ser um processo que se abre em planos táticos de marketing, vendas,
logística, produção e compras, e que são revisados anualmente, e durante o ano, revistos em períodos trimestrais ou
bimestrais de acordo com o ciclo de compra produção-venda e entrega da empresa, e de seu setor (indústria, varejo,
finanças) e acordado com os fornecedores, no conceito de cadeia de valor (SCM – Supply Chain Management ). Ou
ainda, em outras palavras, tornar a empresa de demanda empurrada, para demanda puxada, com alto giro baixo estoque
(seja de bens ou informações).

Por detrás da Modelagem de Processos, que reflete o negócio da empresa, está a Modelagem Tecnológica (no desenho
acima na caixa de pano de fundo, em verde), que consiste no alicerce para o gerenciamento dos Processos (BI por
BPMs – Business Process Management ). Essa arquitetura envolve os sistemas operacionais, sistemas de Banco de Dados,
os Sistemas Integrados de Gestão (ERPs) e todas as demais aplicações que apóiam a execução e gerenciamento dos
processos, tais como sistemas de CRM, Suply Chain, Worfklows, GED, Certificação Digital, EDI e metodologias da
Tecnologia da Informação que garantem a Governança em TI (tais como CMMI, SOA, ITIL e Cobit).

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