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PROJET MAU-06/002
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Etude préalable à la mise en place d’un système intégré de gestion du personnel de l’Etat
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SOMMAIRE
I- PRELIMINAIRE………………………………………………………..…….. 3
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Etude préalable à la mise en place d’un système intégré de gestion du personnel de l’Etat
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I/ PRELIMINAIRE
I-1 Introduction
Cette étude, objet du présent document, constitue le « document de lancement du projet » du
système intégré bilingue de la gestion du personnel de l’Etat Mauritanien et porte sur
l’évaluation et la planification de la solution cible et la trajectoire permettant d’aboutir à cette
cible.
La première partie de l’étude a permis de présenter brièvement la situation actuelle et
d’arrêter les orientations stratégiques de développement du système à mettre en place.
Il est à rappeler que le choix pour la mise en place d’un système intégré de gestion du
personnel de l’Etat a été retenu lors de l’atelier de validation de l’étude d’un système de
référence unique réalisé en 2004.
La deuxième partie du présent document présentera :
− La solution cible,
− La trajectoire matérialisée par la description des projets et des actions à
entreprendre,
− L’évaluation et la planification de la solution retenue. Il s’agit d’arrêter les
différents plans d’actions annuels compte tenu des priorités fixées et des contraintes
de moyens et d’organisation. Ce sont essentiellement les plans de développement, de
moyens, de financement, d’organisation et de formation,
− La définition des procédures et des structures de mise en œuvre.
I-2 Champ de l’étude
Le champ de l’étude couvre l’ensemble des structures intervenant dans la gestion du
personnel de l’Etat de l’administration Mauritanienne notamment :
Revoir la liste ci-dessous
- Le ministère de la Fonction publique et de l’emploi
- Le ministère des Finances ;
- Les ministères utilisateurs ;
- Les structures de contrôle et de validations
- Banques, caisse de retraite.
Il englobe sur le plan fonctionnel la gestion administrative et financière conformément à la
réglementation en vigueur ainsi que les outils de prévision, d’aide à la décision et d’ouverture
de l’administration sur son environnement.
I-3 Objectifs de l’étude
Conformément aux termes de référence de la mission pour l’étude de mise en œuvre d’un
système de gestion intégrée du personnel de l’Etat, il s’agit de parachever les actions
ultérieures afin d’instaurer un système moderne de gestion du personnel de l’Etat intégrant les
différentes composantes et utilisant les nouvelles technologies de l’information et de la
communication (NTIC) et en particulier l’interconnexion des différents intervenants.
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Le système IGPE a été bâti autour d’une architecture fortement centralisée reflétant l’état de
l’art de la technologie de l’époque (base de données relationnelles, client-serveur). Ce
système est hébergé sur l’ordinateur de la direction informatique de la Fonction Publique.
Depuis la mise en exploitation de l’application aucune opération de réactualisation réelle n’a
eu lieu. Les actions de maintenance matérielle et logicielle sont également absentes. Il est à
constater aussi l’absence d’un fichier historique qui rend difficile la reconstitution de la
carrière des agents.
Il est à remarquer le manque d’interface et d’échange de données automatique avec le fichier
de la Solde et de certains ministères gestionnaires disposant de logiciel de gestion du
personnel afin d’éviter les doubles saisies.
Pour ce qui est de l’exploitation du système, certains ministères gestionnaires au nombre de
six tel que l’enseignement fondamental ou la santé ont été connectés au système central via
des lignes spécialisées. Une salle utilisateur a été réservée aux ministères à faibles effectifs.
Les principales fonctionnalités de l’application sont :
1. la gestion collective (recrutements collectif, avancements, titularisation et retraite
pour limite d’âge);
2. La gestion individuelle (positions, notations, congé, discipline, promotions
(reclassements) et cessation définitive des services
3. la gestion de la formation professionnelle ;
4. la gestion prévisionnelle ;
5. la gestion des échéanciers ;
6. la gestion de la loi cadre ;
7. la prise en charge et l’administration de la base des données ;
8. les procédures de validation et de mise à jour automatique des données.
Sur le plan équipement informatique la DI-FP dispose de deux plates formes la première
assure l’exploitation du système « IGPE » et la seconde a été acquise pour l’action
d’opérationnalisation. Les systèmes de secours et de sauvegarde ne sont pas mis en place.
Globalement, il peut être relevé que le Matériel actuel est mal entretenu, sans aucun contrat de
maintenance des équipements ou des logiciels.
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4 - Organisation de l’informatique
La structure de l’informatique est constituées d’une direction composée de deux services et
dispose mise à part le bureau du directeur de deux salles, une pour l’hébergement des serveurs
et accessoires informatiques et l’autre pour l’exploitation des traitements.
5 - Présentation des Moyens Humains
Le service informatique du MFP dispose actuellement de trois (3) cadres informaticiens
(ingénieurs) dont Un directeur, un chef de service et un chef de division et d’un programmeur
(le chef de service et le chef de division viennent de réintégrer le MFPE). Ces ressources
humaines du Service Informatique ont une formation aux outils Windows et Oracle, outil de
développement de l’application actuellement. Le Service Informatique a souffert cependant
d’un exode constant d’ingénieurs (6 Ingénieurs ont quitté la DFP depuis 1992).
5. Budget de l’activité informatique
La direction informatique du ministère ne dispose pas d’un budget de fonctionnement pour les
besoins nécessaires.
6 – Infrastructure
La direction informatique ne dispose pas de locaux sécurisés, absence d’entretien et des
moyens pour un bon déroulement de l’activité informatique.
La salle Informatique au niveau du ministère de la FP est très mal adaptée pour un service
informatique : aucune protection contre le vol et la poussière et accessible facilement par les
personnes étrangères à la direction.
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Un projet de modernisation des traitements de la Solde a été lancé dès 1994, qui a permis
depuis 1997 à ce jour d’accorder des droits d’accès au serveur central à certains utilisateurs, à
travers des postes clients locaux et à distance (cas du Contrôle Financier).
1. Applications
Le système informatique de traitement de la Solde installé au MF a été développé en 1978
sous COBOL par une société française dénommée SINORG. A l’instar du IGPE, la
réglementation en vigueur dans ce système est celle liée aux textes de 1967 et de 1969.
Le système informatique de gestion de la paie, est un simple programme de traitement des
bulletins de paie et n’intègre pas la réglementation en vigueur. La liaison entre le système
IGPE et le système informatique de la Solde est manuelle (à travers la codification du SCS).
Une application développée avec le logiciel « Oracle » a été réalisée. Cette application a
démarré en 1992 et a finalement été achevé en 2001. Un test de l’application a eu lieu sur le
personnel fonctionnaire, mais elle n’a jamais été mise en exploitation. La réalisation a été
basée sur des projets de statuts particuliers non en vigueur. D’après les techniciens de la
direction informatique, cette application peut avec une adaptation de la nouvelle
réglementation remplacer momentanément la version Cobol de traitement de la paie mais elle
n’a pas été conçue dans un esprit d’ouverture et d’intégration globale avec le système de
gestion administrative.
2. Données
La direction informatique du ministère des finances chargée du traitement de la solde dispose
d’un fichier classique de 34605 agents réparti comme suit :
Fonctionnaires : 28 907
Contractuels : 2 865
Auxiliaires : 1 941
Autres : 892
Total : 34 605
L’écart d’effectif par rapport au fichier de la FP s’explique essentiellement par les agents
payés par la solde et non géré par le MFPE tel que le corps de la police et les agents intégré
directement au niveau de la solde.
Par ailleurs, la structure du fichier de la solde est très différente de celle de la FP, ainsi que
l’ensemble des tables de codification. Une action d’harmonisation est nécessaire.
Il est à préciser que la DI du Ministère des finances est chargée de l’attribution de l’identifiant
des agents de l’Etant, alors que la création des agents se fait par le MFPE au moment de
l’élaboration des actes de recrutement. Des matricules provisoires sont attribués à l’occasion
en attendant l’identification de la Solde.
3. Présentation des moyens matériels
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Appréciations :
La plus part des actes manuels sont élaborés manuellement en double version
arabe/latin ;
Un acte signé peut ne pas être expédié au MFPE pour validation (potentiel
problème de reconstitution du fichier central des actes de carrière du personnel de
l’État) ;
Le travail manuel domine dans la gestion des ressources humaines de l’Etat
aussi bien au MFP et les MG avec l’élaboration manuel des actes qu’au service de la
Solde par l’élaboration manuelle des fiches de position et la saisie des données ;
Il n’existe pas de contrôle automatique de la régularité des actes du MFP, ni
aucun moyen de redresser automatiquement certaines erreurs ;
Le circuit des actes à travers la fiche de circulation est manuel, aucune action
d’allégement du circuit n’a eu lieu faute d’un contrôle automatique de la
réglementation ;
Les applications actuelles aussi bien au niveau de la FP qu’à la Solde sont très
anciennes utilisant des outils informatiques dépassés par les nouvelles technologies
et ne répondent pas aux besoins des gestionnaires et des fonctionnaires. La première
n’est plus opérationnelle et la seconde ne fait qu’un simple traitement de la paie sans
aucun contrôle automatique de la réglementation avec beaucoup de tâches manuelles
sources permanente d’erreurs ;
Manque d’interface entre le fichier de la Solde et celui de la FP ;
Un acte signé, mais non validé au MFP, peut néanmoins être envoyé et pris en
compte au SCS (potentiellement générateur de différences entre les données
électroniques et la situation réelle des carrières du Personnel de l’État) ;
Incohérence des données entre le fichier de la FP et de la solde ;
Une partie du matériel est obsolète et les versions des logiciels de
développement sont très anciennes ;
Une très mauvaise circulation des informations entre les parties prenantes dans le
processus de gestion du personnel. Une bonne transmission des actes peut être le
gage de la cohérence au niveau des différents fichiers ;
Le manque d’interface entre le MFP et la Solde et les Ministères Gestionnaires
(MG) ne permet pas de réduire la charge de travail et l’unicité des informations
manipulées ;
Un manque crucial de cadres se fait sentir au niveau des informaticiens.
La production manuelle de tous les actes est la source de beaucoup d’erreurs et
de retards ;
Recommandations
Capitalisation : la capitalisation des efforts fournis dans le développement des
applications sous Oracle (gestion administrative et traitement de la paie) est à
prendre en considération au niveau du savoir faire acquis par les ingénieurs qui sont
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encore en place, au niveau des études détaillées élaborées ainsi que pour les aspects
matériels.
Il sera tenu compte de ces acquis au niveau de l’élaboration des spécifications
techniques des cahiers des charges de développement et d’acquisition de matériel.
Les applications actuelles en exploitation au niveau du MFPE et la Solde sont
dépassées par rapport à l’architecture technique des applications, les outils utilisés,
l’ergonomie et les règles de gestion appliqués. Dans l’état actuel des applications et
au vu des objectifs du nouveau système à mettre en place, il est recommandé une
refonte globale des applications dans un esprit d’intégration totale avec l’utilisation
des deux langues arabe/latin.
La nouvelle application doit tenir compte des besoins des ministères gestionnaires et
de l’ensemble des intervenants dans le système de gestion du personnel de l’Etat.
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Après discussion, la solution choisie sera articulée autour d’un scénario organisationnel et
technique basé sur :
- une solution organisationnelle qui prévoit la centralisation des applications et des
données au niveau central,
- une architecture technique 3-tiers et la mise en place d’une plate-forme pour les sous-
systèmes retenus.
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a) Orientations stratégiques
– Mettre en œuvre les nouvelles technologies de l’information et de la communication
afin d’améliorer les relations entre l’administration et les administrés.
– Assurer une formation et un recyclage permanent des informaticiens et des
utilisateurs en matière d’informatique et de télécommunication.
– Impliquer les responsables aussi bien dans les différentes étapes d’élaboration du
plan d’action que dans les différentes phases du cycle de vie des solutions
informatiques qui leur sont destinées.
– Développer la sécurité des systèmes d’information et de télécommunication suite à
l’introduction des nouvelles technologies.
– Simplifier les documents existants en réduisant au maximum la manipulation des
supports papier ;
–Définir une répartition rationnelle des responsabilités entre les différents partenaires de
gestion de manière à éviter « les flous » et les confusions dans l’accomplissement
des activités.
–Exploiter les grandes performances de l’outil informatique et notamment les réseaux
pour asseoir une organisation efficiente répondant aux besoins des différentes
structures grâce à une forte délégation d’attributions et un bon circuit de retour
d’information et par conséquent un bon système de suivi des activités ;
– Le nouveau système informatique pour son exploitation et sa maintenance doit
prévoir des équipements adéquats permettant notamment d’intégrer des nouvelles
technologies offrant les meilleures performances et le maximum de sécurité ;
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Système d’Information de la
V1.1 - Schéma de la solution cible :
Gestion des Personnels de l’Etat
S/S REFERENTIELS
on
Fonctionnaires
re
(Citoyens)
Sous-système METIER
d’Ord
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IO Bure Dé
S AT Gestion COLLECTIVE
AGENT
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Gestion de l’Ordonnancement
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Organigramme
G.E.D
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G
AI Le Traitement des Salaires
N tè
M Autres Tables
Intranet
A sys
H O Workflow
D us-
C So
E on
ati
DOMAINE SUPPORT
str
ni
mi
Documentation
Ad Etudes Juridique Publications
et Archives
Ce domaine ne fait pas l’objet de cette étude
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Une description des procédures de gestion du personnel de l’Etat et du rôle des différents
intervenants dans le système à mettre en place se trouve en annexe 1.
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Parmi les innovations à introduire dans le nouveau système à mettre en place, la mise en place
d’un référentiel unique qui fédèrera l’ensemble des systèmes de données de la gestion du
personnel de l’Etat.
Les objectifs assignés à la mise en place d’un référentiel unique de gestion des ressources
humaines sont :
Doter le nouveau système à mettre en place d'un système d'information homogène et
intégré qui répond aux besoins fonctionnels et permet la génération des états
décisionnels.
Avoir une gestion cohérente et fiable des référentiels via une base de données
partagée.
Ne pas créer autant de référentiels isolés les uns des autres que de systèmes
d’informations ou d’applications.
Avoir un référentiel qui représente le noyau du système en termes de référence et de
règle de contrôle et qui sera sollicité par tous les sous systèmes qui tournent autour.
Garantir l’interfaçage d’une manière transparente avec toutes les applications sans
avoir à dupliquer les informations pour éviter tout type de redondance.
Instaurer un système de mise à jour régulier et continue des différentes composantes
du référentiel notamment, par l’échange périodique avec les acteurs externes ;
A travers l’établissement du référentiel unique le ministère de la FP entend remédier aux
inconvénients décelés de la situation actuelle. Il permettra par la même occasion les services
qualitatifs suivants :
Une information pertinente qui répond au mieux aux besoins réels des
utilisateurs,
Une information actualisée, basée sur la régularité avec laquelle l'information
est recueillie, diffusée et analysée.
Une information cohérente et uniforme et partagé
La notion de partage consiste en une mise à disposition aisée et fiable de l'ensemble des
données des différentes bases de données.
Les prestations à fournir pour la mise en place sont les suivantes:
collecter les informations communes à plusieurs applications;
concevoir le référentiel;
mettre en place le référentiel unique
former et accompagner les administrateurs du référentiel désignés par le
ministère ;
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En fait, l’enregistrement des dossiers du personnel de l’Etat sur un système GED servira entre
autres :
A réduire le volume des documents en papiers manipulés par les agents.
Préserver les dossiers du personnel d’une manipulation qui risque de les altérer.
Faciliter la consultation de ces dossiers.
Assurer, en cas de besoins la confrontation du contenu des dossiers avec les données
enregistrées sur le système IGPE.
Editer des copies des dossiers.
Saisir des données destinées au système IGPE.
L’échange de dossiers entre les services concernés.
4. L’installation des call Center (assistance utilisateurs)
Le Centre d'appels une plate-forme chargée d'assister les utilisateurs.
A cet effet, il permet d'assister les utilisateurs dans le cadre de l'utilisation d'une application
ou dans leurs tâches quotidiennes.
Le choix d’une solution de centre d’appels pour le système de gestion du personnel de l’Etat
est une décision stratégique qui engage l’organisation de l’administration dans une nouvelle
relation avec les gestionnaires et les citoyens.
Le centre d’appels du projet d’informatisation du personnel de l’Etat est une solution
innovante qui devra s’adapter aux besoins de l’utilisateurs et aussi variée qu’un service
d’information, une assistance technique ou une collecte d’information.
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L’architecture matérielle et logicielle du futur système informatique projeté repose sur une
solution centralisée avec concentration des moyens au niveau d’une structure informatique
ou d’un centre d’hébergement. Les Départements (MFP, MF, M. Gestionnaires et autres
intervenants), seront connectés au site central via le réseau inter administratif pour la prise en
charge, la consultation et le traitement de leurs données.
Compte tenu des contraintes et des moyens humains, cette centralisation des données et
traitements présente les avantages suivants :
Faciliter la maîtrise et l’exploitation d’un système informatique.
Optimiser les ressources et capitaliser les qualifications
Faciliter l‘intégration du système d’information
Assurer une meilleure sécurisation du système informatique
Permettre l’économie des moyens humains
Réduire les coûts.
Pour ce faire, tous les intervenant sur le système seront dotés de moyens informatiques
nécessaires (matériels et logiciels) pour l’exploitation du futur système d’information et
l’accès à Internet et ce grâce aux réseaux locaux et inter administratif mis en œuvre.
Le Ministère de la Fonction publique et le Ministère des Finances constitueront les pôles de
concentration de l’activité informatique aussi bien pour le développement, la maintenance et
l’exploitation du projet. Le matériel informatique à savoir les serveurs centraux de données et
d’applicatifs, les équipements de sécurisation du réseau informatique seront localisé et
entretenus au centre d’hébergement choisi.
Le rapprochement de l’Administration à l’administré et au citoyen sera garanti par la mise en
ligne de services accessibles par réseau et notamment le réseau mondial INTERNET.
La sécurisation de cette architecture technique constitue un objectif primordial pour le projet
puisque la pérennité et la fiabilité de fonctionnement du futur système d’information et de
communication sont des atouts majeurs pour assurer le suivi rigoureux des activités de la
gestion du personnel de l’Etat.
La solution technique sera construite essentiellement autour de serveurs supportant les
données et les traitements. Elle reposera sur une architecture 3 tiers conçue autour des
standards ouverts du marché et permettant la liaison avec l’extérieur tout en préservant la
sécurité au niveau de l'Internet et de l'Intranet.
La solution technique sera donc caractérisée par (schéma macroscopique ci-joint : page 35)
est constituée :
– Un système d’exploitation ouvert, multi plateforme (exploitation assistée,
dépannage à distance).
– Un système de gestion de base de données évolutif, supportant la langue arabe et
permettant le contrôle d’accès, l’intégrité des données, la gestion automatisée des
sauvegardes et l’administration fiable, puissante et aisée des bases de données.
– Un environnement de développement complet performant, ergonomique et ouvert
sur le web.
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Compte tenu de l’importance à accorder aux aspects sécurité, la mise en place d’une solution
(plan) de sécurité informatique est nécessaire.
La sécurité du système informatique se situe à plusieurs niveaux :
Sécurité de continuité de fonctionnement du système
Sécurité des logiciels, programmes et données
Sécurité du réseau local et distant
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Ces serveurs sont des ordinateurs à architecture biprocesseur extensibles avec un bus mémoire
supérieur ou égal à 64 bits. Ce sont des machines évolutives sur site et ouvertes sur les
standards du marché en matière des interfaces d'E/S et des équipements de communications.
Libellé Quantité
Serveurs centraux 4
Serveurs de développement 2
Micro-ordinateurs 30
Imprimantes 30
Plates formes d’impression 2
d) Les logiciels
La solution technique sera construite dans un environnement ouvert, supportant la langue
arabe et offrant une interface WEB. Ainsi, elle sera caractérisée par :
− Le système d’exploitation
Le système d’exploitation doit être conforme aux spécifications d’un système
ouvert (label X/Open), supportant les SGBD relationnels conformes aux standards
SQL, offrant les services de transfert de fichier et le partage des ressources et doté
d’une interface utilisateur simple et ergonomique qui masque la complexité du
système. Il doit être doté de logiciels de communication de transfert de fichiers dont
FTP et SSH et d’outils et utilitaires permettant :
- L’administration du système ;
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Architecture technique
Le centre d’hébergement peut être situé :
CENTRE D’HEBERGEMENT - Au Ministère de la Fonction Publique
- Au Secrétariat d’Etat à la Technologie
Nouvelle (SETN)
Ou Au Ministère des Finances
Cluster
Cluster
Baie de Stockage
Serveur Serveur de
Sécurité Sauvegarde
Plate forme
Développement
MONDE
INTERNET
Réseau National Inter-Administratif
( SETN )
Ministères F. Publique
Ministères Utilisateurs
Ministères des Finances
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VI / DEFINITION DE LA TRAJECTOIRE
La stratégie de développement du système d’information cible et notamment son découpage
en sous-systèmes constituent le cadre général pour identifier les projets et actions
informatiques et d’en proposer une perspective de leur développement à court et à moyen
termes.
Le système d’information sera bâti autour de :
- la capitalisation du savoir faire en ce qui concerne la gestion du personnel de l’Etat,
- le développement par la sous-traitance et l’acquisition de progiciels spécifiques
couvrant les aspects techniques.
VI. 1 Les Projets de Développement
L’identification des projets et des actions à entreprendre prend en considération
essentiellement :
- le découpage du système d’information en sous-systèmes et domaines,
- la nature des activités de la gestion du personnel de l’Etat,
- le mode de développement préconisé,
- les priorités de développement arrêtées,
Les projets identifiés sont les suivants : Revoir les projets qui ne peuvent pas se dissocier
(Ex : intégration du GED au niveau de l’historique pour reconstitution mais pas en tant
que projet à part)
1 – Les projets stratégiques métier :
D01 : La refonte des applications de gestion administrative et de paie ;
3 – Les projets innovants qui couvrent l’aide à la décision et la communication nécessitent
l’acquisition et la mise en place des outils de développement à haute contribution
technologique et de services à valeur ajoutée :
D02 : Pilotage et aide à la décision;
D03 : Gestion électronique des documents ;
D04 : Mise en place d’un site web ;
D05 : Centre d’appel (assistance utilisateurs);
2 – La mise en place d’un référentiel unique:
Deux projets sont à prévoir à ce niveau :
D06 : Le redressement et la mise en place de fichier unique du personnel de l’Etat ;
D07 : L’harmonisation de l’ensemble des tables de codification ;
L’élaboration d’un cahier des charges pour la sous-traitance du développement est la première
action à entreprendre.
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La refonte
r des applications de gestion administrative et de paie en vue de mettre en place un
système intégré bilingue de gestion du personnel de l’Etat;
Il est fortement recommandé de procéder à la refonte des applications existantes de gestion
administrative et de gestion salariale du personnel de l’Etat vu l’ancienneté de ces deux
applications. Le nouveau système de gestion intégré bilingue du personnel de l’Etat doit tenir
compte de la nouvelle architecture et des améliorations apporter par la mise en place du fichier
unique.
Le développement du système de gestion du personnel de l’Etat sera appréhendé d’une façon
progressive conformément à la stratégie à mettre en place et selon une planification à court et à
moyen terme (2 ans).
Cette partie du développement tiendra compte des modules suivants :
La gestion administrative : gestion administrative et collective
La gestion de la paie : ordonnancement et traitement des salaires
La gestion des échéances et des effectifs (budget);
Les outils de contrôle ;
Les services en lignes
Le développement d’une application de gestion du circuit des actes et de
paiement. Cette application permettra essentiellement la rationalisation du travail au
niveau des différents sites de traitement de la gestion administrative et financière de
IGPE et la réduction des délais des procédures.
La réalisation de cette application comporte les étapes suivantes :
Conception du nouveau système (conception générale, étude
détaillée et modélisation des données et des traitements).
Développement de l’applicatif ;
Migration des données,
Mise en œuvre.
Et ce dans la perspective d’un système intégré bilingue de gestion du personnel de l’Etat.
L’étude et la réalisation de ce projet tiendront compte de la réglementation en vigueur et des
nouveaux statuts particuliers récemment approuvés, des nouveaux besoins et de l’organisation
des structures de gestion du personnel de l’Etat.
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pour les remplacer par des documents électroniques traitables par des applications
informatiques.
Acquisition des moyens matériels et logiciels pour le développement de la gestion
électronique des documents
Développement de la gestion électronique des archives administratives et techniques
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L’ensemble des projets fera l’objet d’un cahier des charges de développement
comportant les aspects suivants:
Lot 1 : le développement du projet métier (D01) ;
Lot 2 : Etude des modules innovants et choix des outils (D02, D03, D04 et D05);
Lot 3 : Etude, conception du référentiel unique (.D06, D07)
Il est à remarquer que :
Le cahier des charges tiendra compte des aspects cohérence et intégration entre les
différents modules.
L’acquisition des outils et logiciels des modules innovants seront pris en charge par le
cahier des charges matériels et logiciel.
Le redressement du fichier agent et l’harmonisation des tables de codification feront
l’objet d’une action à part.
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Cependant, une étude d’organisation doit être menée pour la recherche et le développement
d’une solution optimale tenant compte :
Néanmoins, quelle que soit l’organisation adoptée, la composition des moyens humains dont
doit disposer la direction informatique du MFPE pour assurer la mise en œuvre des plans
d’actions doit comporter les profils suivants :
- un chef de projet;
- un administrateur système,
- un administrateur réseau et sécurité,
- un administrateur base de données,
2 - Etude sécurité
La sécurité qui sera adoptée devra être conforme à la l’état de l’art en la matière et tenir
compte des objectifs futurs tracés dans ce plan d’actions.
Les enjeux autour desquels, la conception de la solution de sécurité sera tracée, sont :
La disponibilité des ressources informatiques
La confidentialité des informations
L’intégrité des données.
Les domaines concernés par cette solution de sécurité sont :
Les serveurs et postes de travail
Les données
Le réseau
Les locaux informatiques.
Le plan d’action à mettre en place pourrait être traité au niveau de la SETN pour tout ce qui
est aspect sécurité réseau et au niveau des cahiers des charges matériel et logiciel pour les
autres aspects.
3 - Autres Actions
3.1 – Elaboration des cahiers des charges
Cette étape consiste à l’élaboration des cahiers des charges pour l’acquisition du matériel, des
logiciels de base, des outils de développement et de sécurité et de la réalisation ou de
l’acquisition de l’applicatif selon la stratégie de développement à adopter.
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Deux cahiers des charges sont à prévoir pour la mise en place du nouveau système à savoir :
Le cahier des charges de développement qui intégrera l’aspect métier, module
innovants et référentiel unique ;
Le cahier des charges matérielles qui prendra en charge les équipements
informatiques, les logiciels de base et les outils et logiciels des modules innovants et
de sécurité.
3.2 – L’identification des fonctionnaires (Identifiant unique)
Le système actuel d’identification des fonctionnaires présente des insuffisances, il y a lieu
d’engager une réflexion sur le sujet en vue de mettre en place une identification unique qui
répond aux besoins de l’ensemble des intervenants du système de gestion du personnel de
l’Etat.
3.3 – L’aménagement du site informatique du ministère de la FPE
Indépendamment du site central d’hébergement de l’application SIGPE, un aménagement des
locaux de la direction informatique du MFPE ou l’attribution de nouveaux locaux est à faire
afin d’assurer la sécurité et la protection des équipements et des données. L’évaluation de cet
aménagement dépend fortement du choix du site d’hébergement de l’applicatif (FP ou hors
FP).
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Etude préalable à la mise en place d’un système intégré de gestion du personnel de l’Etat
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1) L’information générale
L’information de l’ensemble du personnel consiste à :
L’Informer de la finalité du projet et de l’importance de sa réalisation.
Lui expliquer les choix fonctionnel, organisationnel et technique qui ont été retenus.
Lui faire comprendre que partager l’information n’est pas dangereux, qu’apprendre
fait partie de leur travail et que la formation n’est pas une fin en soi, mais un moyen
de progresser.
L’informer sur les aspects de la sécurité informatique et le sensibiliser à l’enjeu qui
en découle.
2) La formation des décideurs
La formation des décideurs et des cadres devrait leur permettre de :
S’initier aux nouvelles technologies de l’information et de la communication,
Améliorer leurs compétences et rationaliser l’utilisation de l’outil bureautique et des
services Internet / Intranet,
S’approprier du nouveau système pour comprendre les liaisons qui existent entre toutes
les applications et pouvoir suivre la partie concernant sa structure,
S’impliquer d’une manière efficace dans les différentes étapes du projet.
Les principaux thèmes associés sont :
Les méthodes de conduite et de suivi des projets,
La technologie « Datawarehouse » : les outils d’analyse et de reporting,
Les services Internet/Intranet,
La planification et la stratégie informatiques.
3) La formation du personnel informaticien responsable de la réalisation et du suivi des
projets
Pour assurer le bon déroulement et l’efficacité de cette formation, il est envisagé de :
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3. L’évaluation financière est une estimation d’ordre de grandeur étant donné la diversité
(en terme de fonctionnalité, d’intégration et de prix) des produits et des services
informatiques offerts sur le marché.
En plus elle n’inclut pas les charges afférentes aux actions induites (études et
réflexions proposées). Ils seront réalisés par l’Expert ou le bureau d’étude chargé de
l’assistance et l’accompagnement.
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Projet
N° Livrable Charge Délais
Action
D00 Elaboration de c. charges logiciel 2,5
Elaboration de cahier des charges Cahier des charges 1.00 1
Appel d'offres
Dépouillement Avis rapport de dépouillement 1.00 1
Contrat projet de contrat 0.5
Acquisition et installation Rapport de test et de mise en
place
D01 Refonte technique des Applications 50
Conception Détaillée Rapport de validation de la CD 4 2
Réalisation Rapport de validation et de test 40 10
Mise en oeuvre 6
Evaluation financière
Développement
Domaine Charge en Observations
Coût en $
H-M*
Elaboration de cahier des charges
1 20 000 $
logiciel
- Refonte des applications
- Modules Complémentaires
Pilotage et aide à la décision 50 500 000 $
Gest. Electronique documents
Help desk (Centre d’appel)
Référentiel unique Tenant compte des équipes de
(redressement des données)
2 80.000 $ collecte données et redressement
TOTAL 600.000 $
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2 – Acquisition matériel
L’architecture matérielle et logicielle du futur système informatique projeté est
essentiellement composée des éléments suivants (le cahier des charges précisera avec plus
d’exactitude la configuration matériel à acquérir) :
DESIGNATION Quantité
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B/ Logiciels de base :
SGBD, Système d’exploitation et Outils de développement 50 000 $
30 000 $
Outils bureautiques, messagerie, workflow et autres 20 000$
Outils d’aide à la décision
100.00 $
S/Total logiciels
Evaluatio
Population Durée
Thème Effectif n
ciblée (en jour)
Financière
Maîtrise de la micro informatique et des outils Décideurs
Utilisateurs 50 3 15 000 $
Bureautiques
Concepts et utilisation Internet, intranet et Décideurs
Utilisateurs 50 3 15 000 $
extranet
Décideurs
Concepts et utilisation des logiciels groupware 50 3 15 000 $
Utilisateurs
S/Total Formation en Intra (*) 45 000 $
Outils d’Aide à la Décision : exploitation des outils
d’extraction, d’analyse et de personnalisation des Décideurs 10 5 10 000 $
données
Gestion électronique des documents : notion de base
Utilisateurs 10 5 10 000 $
et utilisation
Administration du Système d’Exploitation (base
d’utilisation, outils avancés, communications et Informaticiens 6 5 10 000 $
administration)
Administration SGBDR (concept, outils
Informaticiens 6 10 15 000 $
d’administration et sécurité)
Sécurité des Réseaux et des Systèmes d’Information,
Informaticiens 6 10 15 000 $
Plan de Sécurité
Outils de Développement et Application à
Informaticiens 6 10 15 000 $
Architecture 3-tiers
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Etude préalable à la mise en place d’un système intégré de gestion du personnel de l’Etat
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Les études et les réflexions proposées, seront réalisées par l’expert ou le bureau d’étude dans
le cadre de sa mission d’accompagnement et d’assistance.
Rubrique Coût
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PLANNING
Etapes Charge 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Elaboration des cahiers
1
des charges logiciels
Appel d’offre,
2
dépouillement, contrat
Développement
3
(Conception, Réalisation)
4 Déploiement
Modules
Innovants
Migration
6
des données
référentiel unique
5
(Redressement données)
Elaboration des cahiers
7
des charges logiciels
Appel d’offre,
8
dépouillement, contrat
9 Formation
Pilotage, Encadrement
10
et Assistance
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Etude préalable à la mise en place d’un système intégré de gestion du personnel de l’Etat
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Réunions de travail:
Fréquence : Trimestrielle ou à la demande,
Document de travail permanent: Rapport de suivi du comité technique et du comité de
gestion et de suivi ;
Autres documents de travail: A préciser en fonction de l'objet de la réunion,
Résultat: PV de réunion du comité de pilotage,
Création:
- Note de création : Elaborée par le Ministre de la Fonction publique
- Date : Avant le lancement du projet
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Création:
- Note de création : Elaborée par le ministre de la FPE
- Date : Avant le lancement du projet.
LE COMITÉ DE TECHNIQUE:
Missions:
Le comité technique est un comité de suivi technique pour l’ensemble des composantes du
projet du maître d’ouvrage, ses missions sont :
Valider les différentes étapes et phases contractuelles techniques du
projet menées par le sous traitant, c’est à dire toutes les étapes prévues pour être
validées par le comité de pilotage ainsi que les tâches et phases intermédiaires dans
le projet telles que la validation des documents techniques, des études, des rapports
techniques et du rapport de suivi à soumettre au comité de pilotage ;
Valider les documents administratifs (cahier des charges, rapport de
dépouillement, contrats,…), les documents techniques, les produits et les services
livrés et les réceptions (quantitatives, provisoires, définitives,…) ;
Veiller à l’intégration de l’ensemble des composantes du projet réalisées par le
sous-traitant ;
Solutionner les problèmes techniques rencontrés au cours de la réalisation du
projet,
Actualiser les plans d’actions de mise en œuvre du projet ;
Préparer les travaux du comité de pilotage et du comité de gestion et de suivi ;
Composition:
Ce comité sera composé des membres permanents suivants :
-Le chef de projet du MFPE,
-L’expert effet1 ;
-Le(s) chef de service informatique du MFPE ;
-Le directeur informatique du MF ;
-Le chef de service de la Solde ;
-Le représentant de la STEN ;
-Le représentant de la MEN ;
-Le représentant de la Santé ;
-Les représentants des ministères gestionnaires et des intervenants dans le projet
-D’autres membres dont la participation sera jugée utile ou invités, selon l’ordre du jour
de la réunion (responsable de la structure métier, responsable sous-traitant, etc.)
Réunions de travail:
Fréquence : Mensuelle ou à la demande,
Document de travail permanent: Rapport de suivi du projet,
Autres documents de travail: A préciser en fonction de l'objet de la réunion,
Résultat: PV de réunion du comité technique,
Création:
- Note de création : Elaborée par le ministre de la FPE
- Date : Avant le lancement du projet.
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Groupe utilisateurs :
La constitution de groupe utilisateurs par métiers est nécessaire dans toutes les étapes du
cycle de vie du projet en particulier dans la définition des besoins, la validation des
spécifications fonctionnelles et le test et la validation des produits logiciels. Le groupe
utilisateurs participe dans la réception des produits (logiciels) en particulier dans la partie
relevant de son domaine et s’assure par ailleurs de l’adéquation des produits livrés au
fonctionnement du domaine.
Le Secrétariat du Projet
Cette unité est responsable de tous les aspects administratifs. Elle assure la saisie, la
reproduction, la diffusion, et l’archivage des documents, rapports et courriers. Elle
gère les aspects logistiques du projet, notamment ce qui est nécessaire pour
l’organisation des contacts et des réunions.
L’Unité Documentation
- Collecter et organiser toute la documentation technique et contractuelle des projets ;
- Assister les chefs de projet à la mise en place d’une méthode de classement de la
documentation technique et contractuelle ;
- Procéder à la correction de tous les documents et rapports ;
- Rédiger les procès verbaux de réunion du coordinateur chefs des projets, du comité de
pilotage et du comité technique ;
- Etablir une démarche de rédaction et de suivi des PV de réunion et assister les chefs de
projets dans l’utilisation de cette démarche ;
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ANNEXES
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- La gestion individuelle
La gestion automatique des échéances et des effectifs;
La gestion des contractuels ;
La gestion et l’organisation des concours ;
La gestion de la formation et du perfectionnement ;
La gestion des actes administratifs :
Elle permet d’assurer toutes les opérations de gestion administrative aussi bien individuelles
que collectives depuis le recrutement jusqu’au départ définitif, conformément à la
réglementation en vigueur relative aux différentes catégories du personnel de l’Etat à savoir :
Les statuts de base ;
Les statuts particuliers ;
Les décrets ;
Etc.
La gestion individuelle
Ce type de gestion prend en charge tous les évènements individuels qui interviennent dans la
carrière de l’agent :
Recrutement individuel ;
Promotion ;
Positions ;
Congés ;
Disciplines ;
Cessation définitive des fonctions.
Gestion Collective
Les actes collectifs correspondent à des opérations systématiques répétées une ou plusieurs
fois par an et portant sur plusieurs agents.
Nous y trouverons par exemple :
Recrutement collectif ;
Titularisation ;
Avancement d’échelon ;
Promotion de Fonctionnaire ;
Mutation Collective ;
Détachement collectif ;
Retraite (pour limite d’âge).
Il est à prévoir en plus la possibilité d’élaborer des extraits individuels pour chaque acte
collectif.
2.2 - Fonction de l’ordonnancement et des traitements de la paie
La gestion de l’ordonnancement et de la paie couvre les aspects suivants :
La gestion des procédures d’ordonnancement ;
La paie mensuelle ;
Les primes ;
Les paies ponctuelles ;
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Traitemen
Traitemen t
Acte Dossier
Initiés t
Dossier Avancement
MFP Elaboration Ministère
d’échelon Projet Acte utilisateurs
Elaboration
Projet Acte
Acte
Initiés Min. Projet Acte
Gestionnaire Visé Visa
Législation
Transmissio
n
Visa Budget
Transmissio
n
Signature Numérotatio
n
PM • Intéressés
• Ministère Gestionnaire
Mise à jour Diffusion
Fichier FP • Solde (Ministère des
Finances)
• Dossier Archive
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Actes
FP/MG
Elaboration
Fiche prise
en compte
Evaluation
Incidence
financière
Etablissemen
t
mandat
Vérification
Visa
Transmission
- Saisie
- Contrôle
- Bulletin
paie Diffusion
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* Solution Organisationnelle
Ce scénario prévoit la centralisation de l’ensemble des données et des traitements au
niveau centre unique d’hébergement.
Les différents sites (MFP, MF et MG) ne disposent d’aucune application locale et
l’ensemble des traitements est réalisé à partir des transactions faisant appel via les
réseaux local et distant aux applications pour consulter et mettre à jour les bases de
données hébergées au niveau central. Ces traitements seront réalisés en temps réels.
* Solution Technique
L’architecture de la solution technique prévoit la mise en place de plusieurs serveurs
au niveau central, qui permettrons de regrouper les données et les traitements de
l’ensemble du futur système IGPE.
Les utilisateurs seront équipés de postes de travail (clients légers), connectés aux
réseaux locaux et communiquent directement avec le niveau central via le réseau
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distant pour exploiter en temps réel les données et les traitements situés au niveau
central.
Il est à rappeler que le SETN dispose d’un centre d’hébergement sécurisé dédié aux
applications inter administratives.
De même la direction informatique du ministère des Finances est en cours de mise en
place d’un centre d’hébergement sécurisé.
3 - Risques et Enjeux (Scénario centralisé)
− Ce scénario semble être mieux adapté à la stratégie du gouvernement. En effet, elle
s’appuie sur une architecture articulée autour d’une base de données unique et
centralisée.
− Il s’intègre d’une façon optimale dans l’architecture n-tiers préconisée et qui
reflète l’état de l’art actuel en matière d’architecture.
− L’option de centralisation satisfait aux plus hautes exigences en matière d’intégrité
et de sécurité des données, de protection des données, de performances et de
gestion des programmes et données (différents niveaux de version, back-up, etc.
…).
− Le réseau de transmission des données doit disposer d’une bande passante assez
importante et d’un niveau de sécurité approprié à la taille du projet afin d’assurer
l’accès au système au temps réel et l’échange de données inter structures et avec
l’environnement externe.
− Ce scénario est pénalisant au niveau de la sécurité de fonctionnement. Pour
remédier à cette situation, il faut privilégier un dédoublement du système central et
du réseau afin de garantir un fonctionnement continu.
− Il assure une meilleure intégrité et cohérence du système d’information ce qui est
de nature à faciliter son administration et sa maintenance
− Le partage des ressources, la non redondance des données et des traitements et la
communication inter utilisateurs sont favorisés
− L’unicité de la plate forme technologique et les impacts en terme de compétences
informatiques et de ressources humaines nécessaires sont moins lourds
− Le budget d’équipement est moins important
4 - Stratégie de développement
Nous distinguons trois scénarios pour le développement du nopuveau système de gestion
administrative et salriale du personnel de l’Etat, à savoir :
1. confier à la fonction publique publique et au ministère des finances le développement
des modules correspondants ;
2. Créer une équipe commune (MFP/MF) dans le cadre de mise en place d’un projet
unique pour le développement et la mise en œuvre du système intégré des gestion du
personnel de l’Etat. Cette équipe peut être appuyer d’une expertise dans le domaine de
gestion de projets, et de la gestion du personnel de l’Etat et renforcer d’ingénieurs en
régie ayant une bonne expérience sur les outils de développement ;
3. Confier le développement à la sous-traitance (Bureau d’d’étude national ou
internationl) pour le développement du système à mettre en place. Et une expertise
pour le pilotage des travaux, l’élaboration des cahiers des charges et l’assistance à la
mise en œuvre.
4. Acquisition d’un progiciel.
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Autre action :
Comparaison du fichier agent de la FP avec celui de la Solde en vue de la mise en
place d’un fichier unique du personnel de l’Etat ;
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MS Ministère de la Santé
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