INTRODUCÃO

Álbum empresarial, sistema integrado de administração da sua empresa, Financeiro,

Vendas, Departamento Pessoal, Contabilidade, Folha, Manutenção e Produção, abaixo
fizemos alguns breves resumos das funções de cada tópico do sistema.

VENDAS/EXPEDIÇÃO
O objetivo de desenvolver as rotinas e processos da vendas/expedição dentro
do sistema ÁLBUM EMPRESARIAL foi o de facilitar o máximo possível a
execução das tarefas de venda, eliminar papéis e anotações manuais, com o
intuito de agilizar e garantir a segurança das informações geradas por este
setor.

Como funciona o ÁLBUM EMPRESARIAL?

O sistema ÁLBUM EMPRESARIAL é integrado, o que significa que uma atividade

desenvolvida pelo departamento de vendas, vai gerar lançamentos para o financeiro e a
contabilidade, além de gerar todos os relatórios de vendas como: extrato de item de
estoque, mapa de vendas por produto, maiores clientes, etc. Então preste atenção se
você perceber que errou em algum lançamento de saída, informe ao departamento
financeiro e a contabilidade para evitar problemas no futuro. O sistema dispõe da tela
F7 – consulta, qualquer dúvida consulte o cadastro do cliente, cadastro de estoque,
cadastro de freteiros, etc, use a tecla esc para sair de qualquer tela do sistema ou
interromper um lançamento antes de confirmar, após confirmado o lançamento você
poderá usar a opção alterar para mudar qualquer lançamento.

O sistema é controlado por senha de acesso, portanto, mesmo que o menu apresente
outras opções, você terá acesso, somente às opções que se referem a área de vendas.
Nos exemplos abaixo demonstramos apenas as opções que será utilizada pelo
vendas/expedição.

FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO DE VENDA

• Emissão nota Fiscal

• Televendas

• Vendas balcão

• Recebimento venda à vista

• Controle de saída de mercadoria

• Controle de entrega

• Controle de venda antecipada

• Controle de permuta

• Controle de empenho

• Fechamento de vendas diário

• Controle diário e mensal de frete

• Mapa de faturamento

• Entrega de vale pedágio

CONTABILIDADE
O sistema ÁLBUM EMPRESARIAL, por ser integrado, gera automaticamente
todos os relatórios contábeis, assim como os formulários e livros de entrada e
saída, inventário, livro de encerramento, etc. Considerando a possibilidade de
lançamentos errados o sistema dispõe de recursos para que a contabilidade
efetive os acertos necessários através de lançamento de conta para conta ou
através de lançamentos de crédito ou débito ou cancelamento de transações..
Aconselhamos que o departamento de contabilidade acompanhe diariamente
os lançamentos da empresa e corrija em tempo real para evitar erros nos
relatórios mensais ou trimestrais emitidos pelo sistema ÁLBUM
EMPRESARIAL.

Funções da contabilidade

• Classificação dos documentos;

• Planilha para lançamentos;

• Conciliação das contas;

• Fechamento de balanço trimestral, e anual;

• Classificação das notas fiscais;

• Planilha de lançamentos

• Fechamento da apuração do ICMS

• Classificação de notas fiscais de saídas

• Apuração de ISS

FINANCEIRO
 As atividades inerentes ao departamento financeiro não se limitam a apenas
pagar e receber contas, mas, executar atividades de planejamento, tentar
visualizar como estará a empresa nas próximas semanas, fazendo análise do
fluxo de caixa (recebimentos e pagamentos), passando estas informações para
a diretoria da empresa, ou departamento de vendas para juntos tomarem uma
decisão para gerar recursos caso haja necessidade, ou mesmo definir taxas
de crescimento nas vendas, e até mesmo planejar compromissos com
fornecedores, selecionando as melhores datas para pagamentos de acordo
com o fluxo de recebimentos etc. Manter a organização de documentos, e do
sistema de gerenciamento atualizado e controlar os resultados diários e
mensais do percentual de inadimplentes, das receitas mensais, do balancete
mensal que detalha todos os pagamentos e recebimentos ocorridos no mês,
enfim demonstrar como está a empresa em tempo real, e não depender da
contabilidade, que trabalha com fatos do passado. É muito importante os
controles a nível de gerência para a definição de estratégias e tomadas de
decisão mais acertadas em cima de dados reais da empresa.

O departamento financeiro executas as seguintes atividade: controle do que

tem disponível, controle de contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa,
demonstrativo do fluxo financeiro mensal e anual, conciliações bancarias e de
caixas, enfim, executa o controle gerencial da empresa.

Funções do Financeiro

• Recebe e arquiva notas fiscais;

• Recebe e arquiva boletos de cobrança de clientes e fornecedores;

• Emissão de cheque de pagamento;

• Faturamento;

• Registro contas a pagar, receber;

• Quitação de pagamentos de clientes e fornecedores;

• Emissão de cobrança

Envio cobrança p/ banco

DEPARTAMENTO PESSOAL
O Departamento pessoal, trabalha dentro das normas exigidas pela legislação
pertinente do País. O sistema ÁLBUM EMPRESARIAL, procurou trazer as
rotinas da folha de pagamento obedecendo estas normas de maneira prática e
segura.

Funções do Departamento Pessoal

• Gerar folha de pagamento;

• Cálculo do INSS, FGTS, PIS, COFINS.

• Organizar e secretariar as reuniões da CIPA

• Agendar e controlar o PCMSO

• Controle dos exames de saúde dos funcionários

• Organizar e acompanhar o trabalho dos membros da cooperativa na

empresa;

• Controle do cartão de ponto

• Desenvolver trabalho de assistência social, orientando funcionários

necessitados;

• Encaminhamento para aposentadoria

• Afastamento por doença ou acidente de trabalho

• Emissão de rescisão de contrato de trabalho e acompanhamento no

sindicato

• Arquivamento de documentos pessoais

• Imposto de renda

• Acompanhamento de reuniões do sindicato

MANUTENÇÃO
O setor da manutenção, compreende o almoxarifado, borracharia, tornearia, elétrica e
manutenção geral. O fato de termos pessoas da manutenção executando serviços na área
de produção, ou em qualquer área da empresa não significa que eles estejam ligados a
área onde estejam atuando, mas a área de manutenção e devem obedecer aos comandos
da chefia da manutenção.

Todos os controles deste setor devem partir do almoxarifado, que vai liberar peças,
ferramentas e equipamentos, óleos e combustíveis, sempre com impressão de um
documento que autorizou a saída, retirada ou consumo e no caso das ferramentas no
momento da devolução das mesmas será emitido outro documento comprovando este
fato. No momento em que o registro for executado no sistema ÁLBUM
EMPRESARIAL, o sistema vai efetuar as baixas no caso das peças e registrar a saída
no caso das ferramentas e a entrada no caso da devolução, gerando assim relatórios
individuais ou totais de cada item diários ou mensais de acordo com a necessidade.
Desta forma teremos em mãos os custos mensais de cada patrimônio (tratores,
equipamentos), além, do consumo mensal de óleos, combustíveis e peças consumidas
pelo setor e o controle dos saldos dos itens estocados no almoxarifado.

A cada registro de entrada ou saída de material de consumo (peças ou combustíveis) o

sistema vai pedir o centro de custo (a que parte da empresa pertence aquele custo),
exemplo: se o combustível utilizado na máquina vai servir para à área de produção,
então o centro de custo é produção, mas se o combustível vai ser usado por um carro do
escritório então o centro de custo é administração e a conta onde será feito o débito.
Estas informações serão sistematizadas pela contabilidade e serão repassadas para este
setor.

Funções da Manutenção

• Coordenação da manutenção;

• Chefe do almoxarifado;

• Coordenação da oficina mecânica, tornearia, borracharia e lubrificação;

• Custo mensal por equipamento;

• Controle de abastecimento;

Funções do almoxarifado

• Controle diário de entrada e saída de veículos;

• Controle de entrada de notas fiscais de compra de peças de consumo;

• Controle de estoque de óleo de diesel;

• Controle de consumo de óleo diesel e lubrificantes;

• Controle de custo de manutenção de veículos;

• Recebimento, controle e acondicionamento de peças de reposição;

• Recebimento, controle e acondicionamento de pneus;

• Controle de estoque entrada e saída de material;

PRODUÇÃO
A produção é o centro nervoso da empresa, deste setor depende toda a receita da
empresa, e todos os outros setores da empresa. É muito importante medir custos,
produtividade, tempo de parada e mantê-lo em constante produção.
Funções da Produção

• Controle de produção diário e mensal;

• Entrada de matéria prima no sistema ÁLBUM EMPRESARIAL

• Controle de parada de máquinas e equipamentos;

• Consumo de matéria prima

• Relatórios de consumo de matéria prima (deverão ser encaminhados

mensalmente)

• Controle do estoque de explosivos (deverão ser encaminhados

mensalmente);

• Coordenação dos funcionários da produção.

Equipe de Produção - Album Empresarial

Acylino Marcondes Rezende Jr. - Idealizador e responsável pela arquitetura do

Sistema