ARQUIVOLOGIA

Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Correspondência

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, pro-

duzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela
que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
Marilena Leite Paes

• Os documentos que circulam no órgão público, em geral, são chamados de

correspondência;
• Correspondência interna é a correspondência trocada entre setores ou
áreas de uma mesma instituição;
• Correspondência externa é aquela trocada entre uma instituição e outras
entidade e/ou pessoas físicas;
• Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de
interesse específico das atividades da instituição;
• Correspondência particular é a de interesse pessoal de funcionários/ser-
vidores da instituição.

QUESTÕES DE CONCURSO

1. (FUNCAB/SESC-BA) Correspondência é a comunicação escrita, expedida

ou recebida por entidades coletivas, pessoas ou famílias. Dentro do gênero
de documentos escritos, a correspondência merece tratamento especial por
se constituir numa parte considerável dos acervos arquivísticos, uma vez que
as ações administrativas são, em geral, desencadeadas por seu intermédio.
Quanto ao destino e procedência, as correspondências se classificam em:
a. pública e privada.
b. ostensiva e sigilosa.
ANOTAÇÕES

1
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

c. externa e interna.
d. primária e secundária.
e. corrente e permanente.

Comentário
As correspondências podem ser trocadas dentro do órgão público ou entre
órgãos distintos.

2. (QUADRIX/CRO/GO) Os termos geralmente adotados pela comunidade ar-

quivística brasileira consideram que é uma comunicação escrita, recebida
(passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, car-
tões-postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser inter-
na ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente.
a. correspondência
b. legado
c. dossiê
d. catálogo
e. processo.

3. (CESPE-UNB/FUNDAC-PB) A correspondência externa é aquela trocada en-

tre os órgãos de uma mesma instituição.

Comentário
A correspondência externa é trocada entre órgãos diferentes.

4. (CESPE-UNB/EMBASA) Qualquer espécie de comunicação escrita que cir-

cule nos órgãos ou entidades – exceto os processos – é denominada corres-
pondência. Quanto à sua natureza, ela pode ser interna ou externa, oficial ou
particular, recebida ou expedida. Quanto ao grau de sigilo, a correspondên-
cia oficial pode ser ostensiva ou sigilosa.
ANOTAÇÕES

2
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

Comentário
Atenção à exceção quanto aos processos.

5. (CESPE-UNB/MPS) Correspondência é o nome dado a todas as espécies de

comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os
processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida
ou expedida.

PROCESSO

Processo é o conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma

ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
Dicionário de Terminologia Arquivística

Portaria 5/2002 – MPOG:

Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais

detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres téc-
nicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

ANOTAÇÕES

3
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

6. (QUADRIX/CRO/PR) Processo é um conjunto de documentos que impliquem

responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao escla-
recimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante
sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de ou-
tros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.

Comentário
Atenção ao conceito de processo e sua tramitação.

7. (QUADRIX/FUND.ABC) Qual o termo geralmente usado na administração

pública para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial,
e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação admi-
nistrativa ou judiciária?
a. Guia.
b. Índice.
c. Processo.
d. Recolhimento.
e. Fundo.

AUTUAÇÃO

Portaria Interministerial 1.677/2015

Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocoliza-

dora, visando à formação de processo.

Atenção!
A Portaria Interministerial 1.677/2015 revogou a Portaria 5/2002 do MPOG e
trouxe novos conceitos e novas formas de tratar correspondências de modo a
atualizar informações que já estavam defasadas na portaria anterior.
ANOTAÇÕES

4
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

• O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina;

• Todas as folhas são numeradas sequencialmente;
• Cada folha é numerada, carimbada e rubricada;
• Os dados básicos são cadastrados em um sistema;
• É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da insti-
tuição;
• É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados.

• O setor de protocolo normalmente fica localizado na entrada do órgão

público.

• Exemplo de como devem ser acondicionados os autos do processo.

ANOTAÇÕES

5
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

NUMERAÇÃO DAS FOLHAS

• A numeração se dará em ordem crescente;

• A primeira folha do processo deve ser a número 1;
• A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso;
• A numeração, carimbo e rubrica é feita no canto superior direito da folha;
• Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a nume-
ração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração);
• As primeiras folhas são numeradas no protocolo, quando da autuação. As
demais folhas são numeradas pela área que incluir os documentos no pro-
cesso.

Exemplo de carimbo:

Localização do carimbo na folha:

6
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

Em caso de erro:

QUESTÕES DE CONCURSO

8. (CESPE-UNB/ANCINE) As peças de um processo devem ser numeradas e

rubricadas.

9. (CESPE-UNB/STJ) As folhas de um processo devem ser numeradas e rubri-

cadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo.

Comentário
A numeração das primeiras folhas é de responsabilidade do setor de protocolo,
as próximas folhas incluídas ao processo serão numeradas pelos funcionários
dos setores que as incluíram.

JUNTADA

• É a inserção de documentos a um processo. Pode ser feita por meio da

anexação ou apensação.
ANOTAÇÕES

7
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

ANEXAÇÃO

Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na

qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional

Atenção!
Na anexação pode-se juntar documentos soltos (procedimento mais comum) e
até mesmo processos inteiros, de acordo com a necessidade.

APENSAÇÃO

Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria

tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional

DESAPENSAÇÃO

É a separação de processos anteriormente apensados.

Dicionário de Terminologia Arquivística. Arquivo Nacional

Atenção!
Para a prova, é importante lembrar que: a anexação é a juntada de documentos em
caráter definitivo e a apensação é a juntada em caráter temporário. A separação
dos documentos apensados é chamada desapensação. Cuidado com questões
que podem trocar esses conceitos com o intuito de confundir o candidato.

10. (QUADRIX/DATAPREV) A juntada por apensação é a reunião de dois ou

mais processos que tenham correlação entre si, sem incorporarem-se em
definitivo, visando a uniformidade de tratamento em matéria semelhante.

Comentário
Apensação: em caráter temporário; anexação: em caráter definitivo.
ANOTAÇÕES

8
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

11. (CESPE-UNB/IBRAM) Apenso é o documento ou processo juntado a pro-

cesso sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento ou processo
juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma
procedência, por afinidade de conteúdo.

12. (CESPE-UNB/MI) Por meio da operação conhecida como juntada por ane-
xação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo
mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias se-
melhante.

13. (CESPE-UNB/MI) Por meio da operação conhecida como juntada por ane-
xação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo
mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias se-
melhante.

Comentário
Cuidado com a inversão de conceitos.

ABERTURA DE NOVOS VOLUMES

Portaria Interministerial 1.677/2015

É a divisão de um mesmo processo em várias capas, onde cada volume terá, no

máximo, 200 folhas.

Atenção!
As folhas são numeradas sequencialmente, ou seja, um novo volume começará
da folha 201 e não da folha 01 e assim sucessivamente.
ANOTAÇÕES

9
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

DESENTRANHAMENTO

Portaria Interministerial 1.677/2015

Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de for-

ma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do
órgão ou entidade ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO

Portaria Interministerial 1.677/2015

Desmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de for-

ma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão
ou entidade ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo.

14. (FUNCAB/SOPH-RO) A separação de parte da documentação de um ou mais

processos para formação de novo processo é conhecida como:
a. desapensação.
b. diligência.
c. despacho.
d. desmembramento.
e. distribuição.

15. (CESPE-UNB/ANATEL) Parte da documentação de um processo, de acordo

com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo.

Comentário
Atenção ao conceito de desmembramento.

16. (CESPE-UNB/MCT) O desmembramento é a retirada de folhas ou peças de

um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.
ANOTAÇÕES

10
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

Comentário
Cuidado para não confundir os conceitos de desmembramento e
desentranhamento.

DILIGÊNCIA

Portaria Interministerial 1.677/2015

Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complemen-

tar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

Portaria 5/2002 - MPOG

É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indis-
pensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

17. (FUNIVERSA/CEB) No contexto dos procedimentos administrativos, diligência é

a. o termo que caracteriza a abertura de um processo.
b. a separação física de processos apensados.
c. a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver
interesse da Administração ou a pedido do interessado.
d. a separação de parte da documentação de um ou mais processos para a
formação de novo processo.
e. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalida-
des indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao
órgão que assim procedeu.

Comentário
Diligência é devolver o processo a uma área anterior para se corrigir alguma
falha apontada.
ANOTAÇÕES

11
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

18. (CESPE-UNB/MI) O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as

formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.

ENCERRAMENTO OU ARQUIVAMENTO

Portaria Interministerial 1.677/2015

Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja trami-

tação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a
produção do documento.

São três as situações que implicam no arquivamento de um processo:

1) Pelo deferimento ou indeferimento do pleito, ou seja pelo atendimento ou
não do pedido realizado pelo requerente;
2) Pela expressa renúncia ou desistência do interessado; ou
3) Por decisão motivada de autoridade competente.

19. (CESPE-UNB/FUB) O processo, documento típico das organizações públi-

cas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento
da demanda.
ANOTAÇÕES

12
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Procedimentos Administrativos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

GABARITO

1. c
2. a
3. E
4. C
5. C
6. C
7. c
8. C
9. E
10. C
11. C
12. C
13. E
14. d
15. E
16. E
17. e
18. E
19. C

Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a
aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda. ANOTAÇÕES

13
www.grancursosonline.com.br