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ARQUIVOLOGIA

Avaliação - Tabela de Temporalidade - Transferência – Recolhimento


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AVALIAÇÃO – TABELA DE TEMPORALIDADE – TRANSFERÊNCIA –


RECOLHIMENTO

AVALIAÇÃO DOS DOCUMENTOS


CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Avaliação documental

• É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de


guarda e destinação final a partir de seus valores;
• É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e
resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.

Atenção!
O ato de analisar o documento para determinar por quanto tempo ele deve
ser guardado é uma forma de avaliação do documento. Da mesma forma
que um profissional avalia um imóvel ou veículo, a empresa deverá formar
uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por
profissionais de várias áreas que terão como responsabilidade compor a Tabela
de Temporalidade da empresa/instituição.
ANOTAÇÕES

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Tabela de temporalidade

• A tabela de temporalidade é o instrumento que define os prazos de guarda


e a destinação final dos documentos da instituição;
• É criada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e
deve ser aprovada por uma autoridade competente para ser aplicada na
instituição.

Resolução n. 40 – CONARQ
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes
do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção con-
duzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
– CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta
Resolução.

Atenção!
Todo órgão público só poderá eliminar documentos se tiver uma Comissão
Permanente de Avaliação constituída e uma Tabela de Temporalidade criada
em que conste o que e quando se pode eliminar. Não se elimina documentos
com base no conhecimento de um funcionário.

TABELA DE TEMPORALIDADE – EXEMPLO:


ANOTAÇÕES

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QUESTÕES DE CONCURSO

1. (QUADRIX/CRA-GO) A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos docu-


mentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além
de definir critérios para eliminação, feitos por meio de uma análise documen-
tal sobre a importância, a legalidade e a necessidade.

Comentário
Atenção aos conceitos de tabela de temporalidade estudados neste bloco.

2. (CESPE/UNB/BACEN) A tabela de temporalidade de documentos é instru-


mento de gestão aprovado por autoridade competente que permite gerenciar
a massa documental acumulada e controlar o prazo de guarda e a destina-
ção final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.

3. (CESPE/UNB/SEE-DF) A tabela de temporalidade é um instrumento resul-


tante do processo de avaliação.

Comentário
A tabela de temporalidade é criada pela Comissão Permanente de Avaliação.

4. (FUNCAB/PREF.MACHADINHO D´OESTE/RO) A eliminação de documen-


tos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na
tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente.

Comentário
Os documentos só poderão ser eliminados mediante o prazo que está previsto
na tabela de temporalidade do órgão.
ANOTAÇÕES

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5. (CESPE-UNB/DFTRANS) Os documentos de guarda temporária devem ser


mantidos por cinco anos.

Comentário
Cada tipo de documento terá um prazo de guarda, definido na tabela de
temporalidade.

O pulo do gato
Cuidado com questões que generalizam o prazo de guarda/eliminação dos
documentos. Não existe um prazo padrão, mas, sim, um período definido dentro
da tabela de temporalidade do órgão/empresa e este varia de documento para
documento.

6. (CESPE/UNB/DPF) Por sua natureza, os processos possuem valor secundá-


rio, devendo ser recolhidos à guarda permanente.

Comentário
Os processos podem conter valor secundário ou não.

7. (CESPE/UNB/TRT-10ª REG) Um dos critérios estabelecidos nos processos


de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham
sido produzidos no prazo superior a 20 anos.

Comentário
Não se pode generalizar prazo de guarda/eliminação de documentos.

8. (CESPE/UNB/FUNCAP/PA) Todo documento com mais de cinco anos arqui-


vado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
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9. (CESPE/UNB/MME/CPRM) O prazo máximo de retenção de documentos na


fase corrente é de seis meses.

10. (CESPE-UNB/TRE-AL) O prazo indicado para o arquivamento de documen-


tos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

11. (CESPE/UNB/TRE/AL) Por suas características de produção, os autos de


todos os processos com origem no TRE/AL serão de guarda permanente.

12. (CESPE/UNB/FUNAG) Um dos critérios adotados pela comissão responsá-


vel pela avaliação dos documentos nos órgãos públicos é descartar os con-
juntos documentais que tenham sido produzidos há mais de 50 anos.

Atenção!
Toda questão que generalizar o prazo de guarda/eliminação de documentos
pode ser considerada incorreta, pois esses prazos devem ser definidos na tabela
de temporalidade e sempre variam de acordo com os critérios estabelecidos
pela Comissão Permanente de Avaliação de cada órgão/empresa.

13. (ESAF/DNIT) A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento


arquivístico que gerencia os prazos de guarda dos documentos. Em uma
tabela de temporalidade, indique quais são as opções para a destinação final
de documentos.
a. Guarda corrente ou intermediária.
b. Guarda permanente ou temporária.
c. Guarda permanente ou eliminação.
d. Guarda corrente ou permanente.
e. Guarda administrativa ou eliminação.
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Comentário
Todo documento terá um destino final, que estará descrito na tabela de
temporalidade, conforme exemplo abaixo:

14. (CESPE/UNB/ANATEL) Por meio da tabela de temporalidade, determina-se


a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou a guarda
permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das
instituições.

15. (CESPE-UnB/ANVISA) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na


definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda
corrente ou intermediária.

Comentário
Cuidado para não confundir os conceitos de destino final e prazo de guarda.

Vantagens da avaliação:

• ganho de espaço físico;


• agilidade ao organizar e recuperar a informação;
• economia de recursos humanos e materiais;
• preservação da história.

16. (CESPE/UNB/EBC) Constituem objetivos da etapa de avaliação de docu-


mentos a redução da massa documental e a liberação de espaço físico.

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17. (CESPE/UNB/MI) Os resultados esperados de um processo de avaliação de


arquivo incluem o aumento do índice de recuperação da informação.

18. (CESPE/UNB/DPF) A avaliação documental provoca, necessariamente, au-


mento de recursos humanos e de materiais.

19. (ESAF/ANEEL) A atividade de avaliação documental tem por finalidade


I – orientar o usuário sobre o acesso aos documentos de seu interesse.
II – permitir a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secun-
dário.
III – distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificação.
IV – otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade itens certos é igual a:
a. 0.
b. 1.
c. 2.
d. 3.
e. 4.

Comentário
Ao avaliar os documentos, pode-se determinar quando perderão o valor e
poderão ser eliminados, além de realizar economia.

Transferência: é a entrada de documentos no arquivo intermediário.

Recolhimento: é a entrada de documentos no arquivo permanente.


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Atenção!
Alguns documentos podem ser eliminados ou enviados ao arquivo permanente
já na fase corrente, sem que obrigatoriamente passem pela fase intermediária.
Assim, a idade intermediária não é obrigatória.

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Pontos de atenção:

• Todo documento passa pela idade corrente;


• Não há obrigatoriedade em passar pela idade intermediária;
• Alguns documentos podem ser “recolhidos” da idade corrente para a idade
permanente (não confundir com “transferidos”).

20. (CESPE/UNB/SEE-DF) Um documento passou que pela atividade de reco-


lhimento não pode ser mais eliminado.

Comentário
“Recolhimento” implica que o documento está agora no arquivo permanente.

21. (QUADRIX/CRBS) Julgue as afirmativas seguintes


I – Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os respon-
sáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até
a prescrição para fins administrativos.
II – Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrati-
vos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes
para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os
chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem
todos os documentos apresentarão esse valor.
III – A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Antes de eli-
minados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que
conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.

22. (QUADRIX/CRM-PI) Leia as afirmativas a seguir


I – Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.
Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases
intermediária e permanente.
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II – Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o inter-


mediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente,
transferência e recolhimento.
III – O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso
na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de
10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.

Comentário
Não se pode generalizar um prazo para a realização de procedimentos referentes
aos documentos. Estes devem ser prescritos na tabela de temporalidade.

23. (FUNCAB/FACELI) Em um órgão, um documentos que estava localizado em


um arquivo intermediário foi passado para um arquivo permanente.
Neste caso, pode-se dizer que houve um (A).
a. integralidade.
b. interposição.
c. recolhimento.
d. transferência.
e. descarte.

24. (CESPE/UNB/DPF) Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de


guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo per-
manente.

Comentário
Os documentos podem ou não ser recolhidos ao arquivo permanente, mas
isso é definido na tabela de temporalidade.

25. (CESPE/UNB/SERPRO) Os documentos que já cumpriram o prazo previa-


mente determinado de permanência no arquivo corrente devem ser automa-
ticamente eliminados.

Comentário
A eliminação não é obrigatória.

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GABARITO

1. C
2. C
3. C
4. C
5. E
6. E
7. E
8. E
9. E
10. E
11. E
12. E
13. c
14. C
15. E
16. C
17. C
18. E
19. c
20. C
21. I. C – II. C – III. C
22. I. C – II. C – III. E
23. c
24. E
25. E

Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a
aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.
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