PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO

EVENTO
2. Planeamento e Organização de um Enquadramento
Evento do Capitulo

Momento da
Pré-Evento
Pré-Evento
Iniciação

Momento da
Evento
Evento
Operacionalização

Pós-Evento Momento da
Pós-Evento
Reflexão e Avaliação

Avaliação Não um momento mas,

Avaliação
um Processo Contínuo
2. Planeamento e Organização de um
Evento

• Um evento é sempre a realização de um sonho, que

pode ter motivação comercial, social, cultural, politica ou
religiosa, entre outros, mas vai ser sempre um sonho,
um desejo que precisa de ser realizado.

• Quem se propõe a assumir as funções de organizar um

evento, deve entender que é preciso deslumbrar, cativar
fascinar e seduzir não só o cliente mas também quem
vai participar no evento.
2. Planeamento e Organização de um
Evento

• Para que possamos compreender todo o processo de

planeamento de um evento vamos ver todas as fases
por que este passa:

• As fases do processo de planeamento e organização de

eventos são:

ƒ Pré-evento – planeamento e organização

ƒ Evento – Realização
ƒ Pós-evento – avaliação e encerramento
 2.1 Pré-Evento

• É a fase inicial do evento, onde haverá a definição do

projecto e o planeamento de todas as actividades.

• O planeamento, é a peça fundamental num processo

de organização de um evento.

• É o primeiro esforço organizacional que engloba todas as

etapas de preparação e desenvolvimento do evento.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

O estabelecimento de objectivos segue vários

1. Definição de critérios, que habitualmente são sintetizados
Objectivos pelo acrónimo SMART:

ƒ Specific
Os objectivos devem ser ƒ Measurable
simples e claros, evitando
confusão, incompreensões ƒ Agreed or Achievable
ou a transmissão de
mensagens incorrectas. ƒ Realistic or Relevant
ƒ Timed
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Antes de se partir para a escolha de acções

2. Verificação e estratégicas para o evento é necessário estabelecer
Análise do um orçamento básico para a sua realização. Bem
Orçamento como o seu grau de flexibilidade.

O orçamento deverá ser discutido com a direcção da empresa, para se

chegar a um valor adequado. Caso não se disponha da verba
necessária tem de ser analisada a participação ou não no evento tendo
em conta os objectivos que pretendemos atingir.
 2.1 Pré-Evento

• Definidos os objectivos e o orçamento parte-se para a

escolha da estratégia a ser adoptada, intimamente
dependente destes.

• A estratégia constitui o factor determinante dos

resultados e do sucesso da participação da empresa no
evento.

• Dela devem constar importantes decisões como: o tema

do evento; o público-alvo; a data; o horário; e o
convite, entre outras.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Definir, explicitar e divulgar o tema do

3. Definição do evento é um passo muito importante que
Tema do Evento deve ser realizado rapidamente, pois dessa
definição dependerá a linha que irá nortear
todas as decisões em relação à sua
organização.

Do tema escolhido dependerá a sua divulgação a escolha do

local, a elaboração de convites, material de apoio as
promoções, atracções entre outros.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

O tema é a linha orientadora do evento

por isso deverá ser:
3. Definição do
• Claro na linguagem que utiliza
Tema do Evento
• Anunciado com antecedência
• Actual e de grande interesse

Mesmo que o tema não apareça nos materiais impressos ou não for divulgado
aos convidados é fundamental que os envolvidos na organização do evento o
conheçam e entendam perfeitamente o seu significado, para que possam
desenvolver todas as actividades com um único alvo.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Decidir quais as empresas e profissionais,

4. Definição do de que segmentos, de que regiões
Público-Alvo geográficas e com que perfil de consumo
serão convidados a participar.

Essa definição, que no caso das feiras fica sob

responsabilidade da organizadora oficial, nos outros
eventos é passo fundamental para que a empresa possa
desenvolver as outras etapas da organização.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Por exemplo o evento poderia ser direccionado

4. Definição do para a participação de empresas do sector dos
Público-Alvo têxteis com uma facturação anual superior a um
milhão de euros e restrito a directores
comerciais, de marketing ou de produto.

• Neste exemplo apresentamos uma segmentação

que envolve determinado sector e os seus
profissionais.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• No entanto pode ser necessária a definição de

4. Definição do um público-alvo composto por consumidores.
Público-Alvo Nesse caso para a definição do público-alvo do
evento contaríamos com aspectos tais como:

• Idade, sexo, perfil de consumo, localização

geográfica, nível sócio-económico e cultural e
profissão, etc.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Tanto no caso das empresas como dos

4. Definição do consumidores, a definição e o conhecimento do
Público-Alvo perfil do público-alvo deverão corresponder às
expectativas traçadas nos objectivos do evento.

Por exemplo, se o objectivo é aumentar o volume de vendas de

um software financeiro de baixo custo, o público-alvo do evento
são os profissionais financeiros das pequenas e médias empresas
que necessitem de controlo financeiro das suas actividades.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Apesar de aparentemente se tratar de

5. Definição da uma definição rápida e fácil, a escolha da
Data do Evento data para a realização do evento deve
seguir alguns critérios que serão decisivos
para o sucesso.

• Muitos eventos, embora bem organizados, fracassaram

pela escolha inadequada da data porque os responsáveis
se esqueceram de verificar com algum cuidado a sua
viabilidade.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

5. Definição da
Data do Evento Primeiro deve definir-se qual a melhor época
para a empresa.

• O passo seguinte será verificar, nos calendários regional, nacional e

internacional (caso esteja previsto receber convidados estrangeiros),
os feriados e datas comemorativas durante o ano e para todas as
religiões.

• Dependendo do tipo de objectivos do evento, coincidir a sua data com

uma dessas poderá favorecer ou prejudicar o comparecimento dos
convidados e, consequentemente o sucesso do evento.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

5. Definição da
Data do Evento
Se o público-alvo forem empresas
devem evitar-se os primeiros e
últimos dias do mês:

• As melhores datas neste caso são entre o dia 11 e 25 de cada

mês, de preferência entre terça e quinta-feira uma vez que esses
são os dias em que se consegue um número mais expressivo de
participantes independentemente do público-alvo que se pretende
atingir.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

5. Definição da
Data do Evento Algumas das razões porque não se devem
realizar eventos à segunda-feira:

• É o primeiro dia útil da semana, após um fim-de-semana fora do

ambiente e das preocupações do trabalho e as pessoas podem muitas
vezes esquecer-se do evento.

• Geralmente, como à segunda-feira começam a surgir os primeiros

problemas da semana, muitas vezes acumulados na semana anterior,
os profissionais podem preferir permanecer na empresa para os
solucionar;
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

5. Definição da
Data do Evento Algumas das razões porque não se devem
realizar eventos à segunda-feira:

•A segunda-feira é normalmente associada a um dia “chato” e

“desanimado” após um fim-de-semana em que se acordou mais tarde, e
se desabituou do horário semanal.

•A maioria dos lugares mais importantes para os eventos,

especialmente os restaurantes fecha.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

A escolha do horário está relacionada com o

6. Escolha dos
tipo de evento
Horários para
o Evento Algumas Dicas:
Algumas Dicas:

• Planear os discursos para, no mínimo, meia horas + tarde que o

horário impresso no convite;
• Reservar, no mínimo, 15 minutos a mais no tempo previsto para cada
intervenção;
• Deixar para o fim a atracção mais importante.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

7. Escolha do Para ser ter a certeza de que se está a escolher o

Local do Evento sítio certo para a realização do evento é necessário
considerar as seguintes questões:

• É o sítio adequado para o evento?

• Tem as infra-estruturas necessárias?

• Condiz com a expectativa do investimento?

 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

7. Escolha do É o sítio adequado para o evento?

Local do Evento
Após a passagem pelos pontos anteriores é provável
que já se tenha criado uma imagem do evento.
Podemos já saber se por exemplo, o evento será
formal ou descontraído, de um dia ou de um fim-de-
semana, com público-alvo formado na maioria por
jovens ou por empresários de mais idade provenientes
de regiões geográficas mais distantes.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

7. Escolha do • De acordo com o resultado do conjunto

Local do Evento dessas decisões deve ser feita a escolha do
local mais adequado ao evento

• Como existem diversas possibilidades de

locais, é perfeitamente possível encontrar
aquele que mais se adequa ao evento
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Tem as infra-estruturas necessárias?

7. Escolha do
A qualidade dos serviços oferecidos, a capacidade e a infra-
Local do Evento estruturas física do local são pontos importantes para uma
escolha adequada. Vários serviços e aspectos de infra-
estruturas devem ser analisados, tais como:

• Estacionamento,
• Recepção,
• Equipamentos,
• Localização da sala e acesso a ela
• Acomodação,
• Limpeza e higiene do local
• Segurança oferecida.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Para proceder a essa verificação o responsável pelo

evento deverá analisar todos os itens pessoalmente e
in loco
7. Escolha do
Local do Evento • Muitos locais tentarão convencer por meio de
argumentos realizados por telefone, fax, catálogos, ou
qualquer outra forma impessoal

• Porém, mesmo que o local esteja noutra cidade é

imprescindível a verificação pessoal

• Existem hotéis que, sem compromisso, concedem um

ou mais dias gratuitos para o responsável do evento
conhecer melhor as suas infra-estruturas
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Ao chegar ao local o organizador

7. Escolha do deverá verificar os seguintes itens:
Local do Evento
• O estacionamento é imprescindível, mesmo
quando há vagas em estacionamento fechado
ou nas ruas próximas, esse serviço
normalmente é pago individualmente.

• Nas empresas que queiram agradar aos seus

convidados poderão arcar com esses custos,
calculando em função do número previsto de
carros.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Uma boa localização da recepção também

é importante
7. Escolha do
Local do Evento • O convidado não poderá sentir-se perdido ou
abandonado em momento algum durante o
evento, principalmente quando chega ao local

• Uma forma de evitar essa situação, além da

presença de pessoas bem-informadas na
recepção, é a boa sinalização interna do local
por meio de banners, faixas e placas
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Equipamentos – A existência de equipamentos

necessários para a realização do evento constitui ponto
7. Escolha do fundamental na escolha do local
Local do Evento
• Dependendo do que se pretende apresentar durante o
evento será preciso um tipo especifico de equipamento.
Para citar alguns exemplos, o local deverá ter à
disposição:
– Equipamento de som, com colunas espalhadas pela sala;
– Retroprojector;
– Tela de projecção de acetatos, vídeos ou slides;
– Datashow ou equipamento para a apresentações
directamente do computador;
– Microfones com fio ou sem fio;
– Sistema de iluminação adequado.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• O facto da sala possuir todos os equipamentos

7. Escolha do essenciais não garante, por si só, a sua
qualidade.
Local do Evento
• Além de verificar a sua existência, deve
verificar-se o bom funcionamento de cada um
deles.

• Nem sempre será possível encontrar no local

todos esses equipamentos para a realização
do evento. Se isso acontecer devem alugar-se
os equipamentos a fornecedores externos.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Sala – Existem hotéis, restaurantes,

7. Escolha do bares e outros locais que possuem
Local do Evento várias salas para a realização de
eventos

• Deve verificar-se pessoalmente a

opção oferecida pelo local ou pelo
menos obter a planta da sala antes de
se fechar o contrato do espaço.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Muitas vezes o que o hotel ou local considera ser

7. Escolha do uma sala para X pessoas, pode, na verdade
Local do Evento comportar menos ou mais do que o número
estimado.

• Ambas as situações são desfavoráveis ao evento.

Se a sala for menor do que o necessário, os
convidados vão sentir-se espremidos; se for
maior o evento parecerá, aos olhos dos
presentes, um fracasso de público.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

7. Escolha do • A melhor opção é prever um tamanho de

sala suficiente para acomodar o número de
Local do Evento convidados esperados e procurar colocar
as cadeiras e mesas de maneira que o
local não fique nem apertado, sufocando os
convidados, nem espaçoso demais.

• Além do tamanho da sala outro aspecto

importante é a sua localização e acesso.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Há salas que ficam bem localizadas, próximas

7. Escolha do à entrada do hotel e de fácil sinalização.
Local do Evento
• Existem, por outro lado, salas escondidas, nos
fundos do hotel ou no seu subsolo, de difícil
acesso, sem iluminação e fechadas demais.

• Deve verificar-se pessoalmente qual a sala

proposta pelo hotel ou local, pois será
fundamental para evitar situações
desagradáveis.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Limpeza do local – a limpeza e a boa

7. Escolha do conservação de todos os ambientes, e não
Local do Evento somente da sala onde será realizado o
evento, têm também de ser verificadas.

• Deve analisar-se a entrada, os corredores e

todos os ambientes por onde os convidados
irão circular. Deve dar-se especial atenção às
casas de banho tanto femininas como
masculinas.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Acomodações – Se o evento prevê o

7. Escolha do alojamento dos convidados no hotel deve
Local do Evento também verificar-se a qualidade dos
quartos e dos serviços de quarto
prestados.

• Novamente a limpeza e a boa

apresentação devem imperar na escolha
do local.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• Segurança – A segurança oferecida pelo local

7. Escolha do onde será realizado o evento é factor essencial a
Local do Evento ser verificado com antecedência.

• Em eventos com quantidade de convidados

superior a mil, a empresa deverá providenciar,
obrigatoriamente, uma apólice de seguro contra
qualquer eventualidade. Além disso é
imprescindível, nessas circunstâncias, que se
providencie toda a assistência médica
necessária.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Condiz com a expectativa do investimento?

7. Escolha do • A viabilidade ou não da realização de um evento
Local do Evento em determinado local dependerá do custo desse
local, que despenderá directamente da
disponibilidade financeira total para o evento.

• Se grande parte do total da verba disponível para

o evento for para a reserva do local da sua
realização, pouco restará para outras actividades
importantes, que constituem peças fundamentais
para o seu sucesso.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

8. Escolha da • No caso de eventos realizados em salas de

Disposição das hotéis ou em salas de espectáculos, poderá
Salas ter de se escolher a disposição dos móveis e
das pessoas na sala.

• Isso vai depender do perfil do evento, do

tamanho da sala, do nº o previsto de pessoas,
entre outros aspectos.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “U”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em “U” é muito utilizada quando se pretende o envolvimento directo de

todos os convidados presentes, e não prejudica os oradores, caso usem equipamento na
sua apresentação.
Esta disposição é mais utilizada nas convenções de vendas, reuniões com clientes ou
Workshops.
Uma das desvantagens desta disposição prende-se com a dificuldade de colocar um
grande numero de participantes
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “Quadrado”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em quadrado também permite uma grande interacção entre os

participantes e é muito utilizada quando a actividade principal do evento consiste
numa discussão em conjunto.
Por não ter uma parte aberta, esta disposição dificulta a apresentações em
powerpoint.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “T”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em “T” diferencia-se das anteriores, pelo facto de

permitir uma separação mais clara entre os participantes, pois é
possível os convidados mais importantes ou oradores ficarem
acomodados na parte de cima do “T”.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “Círculo”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em círculo não dá origem que os participantes fiquem separados

por nível hierárquico.
Esta disposição facilita a integração do grupo desde que não seja muito
numeroso.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição “Escolar”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição Escolar é muito utilizada em aulas e conferências pois

permite melhor disposição do material do participante
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “Espinha”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em espinha de peixe deriva do escolar garante a interacção e

comunicação entre os participantes e o orador.
A visualização da parte frontal da sala também é melhor, devido à inclinação das
mesas.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “Auditório”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em auditório é muito utilizada quando o nº de participantes é

elevado e a interacção entre eles não é importante.
Nesta disposição o orador tem maior controlo sobre a plateia, pelo que é um
bom modelo para conferências e congressos.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “Grupos”
8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em grupos, sendo menos comum, pode ser utilizada com sucesso
quando se deseja que a solução de problemas ou desafios seja trabalhada por
grupos.
A principal vantagem é o maior controlo de cada grupo por parte dos
organizadores, de cada grupo, sem que seja prejudicada a visão do conjunto.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Disposição em “E” ou “Pente”

8. Escolha da
Disposição das
Salas

A disposição em “E”ou pente é mais comum nos eventos sociais

(especialmente jantares e banquetes) de reuniões formais, como
cerimónias e comemorações importantes
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Independentemente da disposição da
8. Escolha da sala, deve-se:
Disposição das
Salas
• Manter a largura adequada nos corredores entre filas
de mesas ou cadeiras;
• Garantir o espaço correcto entre filas de mesas ou
cadeiras;
• Escolher cadeiras confortáveis e mesas amplas;
•Verificar a possibilidade de elevar o palco de modo a
facilitar a visibilidade
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

As empresas que organizam os eventos normalmente

necessitam de patrocínios, por outro lado existem sempre
9. Patrocínio empresas interessadas em associar o seu nome ao evento
para ganharem maior visibilidade no mercado, especialmente
junto do público alvo desse evento específico.

Para se poderem vender as “quotas” do evento é necessário

que o vendedor exactamente quais os objectivos estratégicos
do evento e se estes se adaptam às necessidades do
candidato a patrocinador.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

10. Articulação Depois de estabelecida a estrutura geral para a

de Todos os realização do evento devem reunir-se todos os
Envolvidos intervenientes e definir-se quais as responsabilidades
que cabem a cada um bem como elaborar um
cronograma de actividades.
 CRONOGRAMA GERAL DO EVENTO

NOME EMPRESA OU ORGANIZAÇÃO:

NOME DO EVENTO:
DATA DE REALIZAÇÃO:

PRÉ-EVENTO EVENTO PÓS-EVENTO

MESES
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho
COMPROMETIDOS

Projecto e
Patrocínio

Organização

Operacionalização

Controle

Realização do
evento

Feed-back e
avaliação do
evento

Modelo referencial que poderá sofrer alterações dependendo da tipologia e porte do evento
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação • Muitas vezes há necessidade de contratar

de Serviços de serviços de terceiros, sejam eles de catering,
equipamentos, recepcionistas entre outros, de
Terceiros acordo com as necessidades especificas de
cada evento.

• Na maioria das vezes será possível contar com

os serviços do próprio local escolhido para o
evento, mas, caso o local não disponha dos
serviços com as características necessárias, há
que contratar empresas especializadas.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação CATERING
de Serviços de • Se for necessário contratar o catering a uma empresa
Terceiros da especialidade o primeiro passo será definir o tipo e o
nº de refeições, que pretendemos servir. Pode ser um
almoço, ou um almoço e dois coffe-breaks ou ainda um
almoço dois coffe-breaks e um jantar.

• Devem também ser determinados os horários exactos

para cada uma das refeições, só assim será possível à
empresa preparar as refeições a tempo e assegurar
maior qualidade do serviço, sem atrasos nem
antecipações.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação CATERING
de Serviços de
Terceiros •O próximo passo na contratação do catering
refere-se à definição do número de pessoas
previstas para cada refeição, o qual deverá ser
informado à empresa prestadora do serviço

•A empresa de catering costuma trabalhar com uma

margem de 10% a 20% a mais em relação ao
solicitado
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação CATERING
de Serviços de
Realizados estes passos escolhe-se então o menu
Terceiros
para cada refeição, estas empresas oferecem
normalmente 3 a 5 níveis de preços para cada
refeição. Desde os almoços mais básicos com poucas
opções de pratos quentes, frios e entradas até aos
mais requintados e completos, a escolha irá depender
do orçamento disponível, do perfil dos convidados e
do perfil do evento
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação EQUIPAMENTOS
de Serviços de • Equipamentos necessários para as apresentações dos
oradores, para escolher os equipamentos mais adequados às
Terceiros apresentações deve ter-se em conta a forma como os
oradores pretendem fazer a sua apresentação (perguntar ao
orador qual o equipamento que necessita e se necessita de
alguém para o apoiar na apresentação).

• Equipamento de som, O equipamento instalado na sala deve

ser suficiente para garantir uma boa reprodução quer do som
dos equipamentos utilizados para as apresentações quer dos
microfones dos oradores e dos participantes. É importante
também verificar a competência das pessoas que vão operar o
equipamento de som.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação RECEPCIONISTAS
de Serviços de • Estes profissionais podem desempenhar vários papeis no
Terceiros local.

• Desde a recepção dos convidados à entrada e condução

até à mesa que distribui a documentação, participação nas
mesas de distribuição de pastas, documentação e
identificação.

• Apoio à comunicação social, fornecendo todas as

comunicações necessárias.

• Acompanhamento das entidades oficiais

 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação RECEPCIONISTAS
de Serviços de
Terceiros • Participam na interacção dos participantes com os
oradores fornecendo o microfone aos participantes para
que estes possam colocar as suas perguntas, duvidas,
críticas ou sugestões aos oradores.

• Outros serviços desempenhados pelas/os recepcionistas

em conferências ou congressos diz respeito ao
atendimento das necessidades da mesa de oradores:
trocar equipamentos com falhas, fornecer e reabastecer
garrafas de água.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação TRANSPORTES
de Serviços de
• Dependendo da quantidade de equipamentos utilizados
Terceiros durante o evento, pode ser necessário contratar uma
transportadora, o que confere segurança e evita trabalho
pesado por parte dos funcionários da empresa.

• Pode ser necessário fazer deslocar os convidados para

locais distantes do local do evento (alojamento, refeições,
tranfers de aeroporto, etc.), sendo nesse caso necessário
alugar um autocarro ou outro tipo de transporte adequado
ao numero de convidados a transportar.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação
de Serviços de SERVIÇOS DE FILMAGEM E
Terceiros FOTOGRAFIA
• Ter o evento e os principais acontecimentos do evento registados
com fotografias ou vídeo é de todo o interesse para a empresa.

• Este serviço pode ser executado por um colaborador da empresa

ou por uma empresa especializada

• Cabe à empresa decidir qual o nível de profissionalismo

pretendido para o evento em questão

• Se decidir contratar uma empresa especializada deve certificar-se

da qualidade desta, avaliando outros trabalhos que a empresa tenha
realizado
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

11.Contratação DECORAÇÃO
de Serviços de • A decoração do ambiente do evento composta por
Terceiros arranjos florais, plantas e vasos fica, de modo geral, à
responsabilidade do próprio local onde este se realiza.

• Para proceder à contratação deste tipo de serviço vale

a pena utilizar a mesma regra, ou seja, comprovar a
qualidade apresentada pela empresa em decorações
anteriores, solicitando fotos e catálogos.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

12. Elaboração do Com base no tema do evento deve-se definir o

Programa e programa geral, incluindo horários, duração e
Conteúdo do conteúdo das intervenções, refeições, espectáculos e
Evento outras actividades a realizar durante todo o evento. No
programa do evento, devem constar:
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

No programa dos eventos consta normalmente o

seguinte:
12. Elaboração do • Dias em que se realiza o evento, horário de inicio, fim
Programa e e tema;
Conteúdo do • Horário, inicio e fim de cada actividade;
Evento • Oradores e descrição profissional de cada um;
• Resumo de cada sub-tema;
• Salas onde será apresentada cada actividade;
• Horários e locais das refeições;
• Informação sobre o transporte dos convidados;
• Ficha de inscrição
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

12. Elaboração do O programa do evento pode ser

Programa e
apresentado como parte integrante
Conteúdo do
Evento do convite, em separado ou entregue
aos convidados na abertura do
evento.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

O convite pode transformar-se num dos principais

13. Elaboração
elementos para garantir a presença do convidado no
e Envio de evento, pelo que, a criatividade e eficiência na sua
Convites elaboração deverá merecer a devida atenção. Assim,
não se deve economizar na criação do convite.

Deve desenvolver-se um convite que seja apelativo e

crie expectativa em relação ao evento.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

O convite pode transformar-se num dos principais

13. Elaboração
elementos para garantir a presença do convidado no
e Envio de evento, pelo que, a criatividade e eficiência na sua
Convites elaboração deverá merecer a devida atenção. Assim,
não se deve economizar na criação do convite.

Deve desenvolver-se um convite que seja apelativo e

crie expectativa em relação ao evento.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Elementos que devem constar no convite:

• Data, horário, local e tema do evento
13. Elaboração
• Logótipo da empresa
e Envio de
• Principais assuntos a tratar no evento
Convites
• Telefone para confirmação da presença
• Se a apresentação do convite for obrigatória para a entrada
no evento, essa informação deverá ser impressa no convite.
• Caso se trate de um convite pessoal e intransmissível, essa
informação deverá constar no convite;
• Se for necessário vestuário adequado, essa informação
deverá constar do convite.
 2.1 Pré-Evento

13. Elaboração
e Envio de Etapas da Organização de 1 Evento
Convites
Alguns cuidados a ter com os convites:
• O convite deve estar nas mãos do convidado no mínimo com quatro dias de
antecedência (cuidado com os sábados, domingos e feriados);
• O convite deve ser pessoal, constando nome completo, cargo do convidado, evitar
o nome da empresa e cargo;
• Deve estar-se preparado para receber telefonemas de confirmação dos convites,
para isso é necessário que o nº que consta nos convites esteja sempre acessível;
• Com dois dias de antecedência convém telefonar a confirmar se todos os nossos
convidados receberam o convite e se não há duvidas em relação a ele;
• Não esquecer de convidar a imprensa, caso seja do nosso interesse a presença
de jornalistas para cobertura do evento.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Crachás
14. Desenvolvimento
do Material Devem ser utilizados quando se tem um
público diversificado, constituído por
Promocional e de
profissionais ou pessoas de várias
Sinalização
empresas que ainda não se conhecem. A
utilização de crachá visa assim a
integração geral do grupo.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

A identificação nas mesas do evento e

auditório
14. Desenvolvimento
Para fácil identificação dos oradores por
do Material
parte dos participantes coloca-se na mesa
Promocional e de
no lugar destinado ao orador uma placa
Sinalização
com o seu nome. Se se pretende fixar os
participantes em lugares pré-definidos
durante todo o evento, pode elaborar-se
um pequeno display para que cada
convidado encontre facilmente o seu lugar.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Sinalização interna do local

14. Desenvolvimento Deve manter-se o padrão visual em todas as
do Material peças e evitar-se exageros. Podem ser
Promocional e de utilizados, para essa finalidade, cartazes,
placas, banners, faixas.
Sinalização
Por traz da mesa dos oradores deve estar
uma faixa com o tema e logótipo do evento
(ou a projecção através de datashow.)
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Kit de evento (conferência, congresso, etc.)

14. Desenvolvimento Durante o evento , o convidado pode desejar tirar
do Material anotações do seu interesse para guardar. Assim
Promocional e de pode preparar-se um Kit completo composto por

Sinalização uma pasta, um bloco de notas, uma caneta, uma

cópia das intervenções (quando são
disponibilizadas antecipadamente pelos oradores),
um programa do evento, e alguns folhetos
promocionais da região ou da empresa. Todos os
itens do kit devem ter o logótipo do evento.
 2.1 Pré-Evento

14. Desenvolvimento Etapas da Organização de 1 Evento

do Material
Promocional e de
Brindes
Sinalização
Qualquer que seja a ocasião ou o tipo de evento, os convidados
esperam receber brindes criativos e úteis. Existem os brindes que são
utilizados apenas no evento, como sejam t-shirts ou bonés, porta-chaves
com o logótipo do evento mas também se pode pensar em brindes que
os convidados levem para casa. A escolha do brinde tem de ser
adequada ao tema e às características do evento.
No caso dos oradores são feitas também ofertas mas estas escolhidas
de forma cuidada, normalmente são ofertas representativas da
instituição ou empresa ou então produtos característicos da região da
empresa ou instituição organizadora.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

15. Definição dos Como os eventos são muitas vezes cansativos e

Concursos e prolongados, devem ter momentos de pausa, mais
Atracções descontraídos, para além da parte técnica e
formal. O concurso deverá estar relacionado com o
tema do evento e o perfil dos convidados. Quanto
às atracções podem contratar-se grupos de teatro,
ou musicais que proporcionem aos convidados
momentos agradáveis.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

Se o público-alvo for abrangente, a empresa ou

16. Definição das instituição pode não querer limitar-se ao envio
Estratégias de de convites. Caso haja possibilidade, as
Comunicação e empresas devem recorrer a outros meios de
Marketing divulgação do evento, tais como a imprensa, a
televisão, a rádio e os outdoors. A maioria das
empresas utiliza esta divulgação quando a
participação no evento é cobrada, pois nestas
circunstâncias, é desejável uma mais visível
exposição no mercado.
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

• O trabalho de assessoria de imprensa tem

fundamentalmente como finalidade, divulgar o evento nos
17. Contratação
media, garantindo maior visibilidade na imprensa; deve no
da Assessoria de entanto pensar-se primeiro se é efectivamente do nosso
Imprensa interesse ter a presença de jornalistas.
• Para conquistar a atenção da imprensa e convencer os
media mais importantes a estarem presentes, utiliza-se o
press-release e o convite.
• É também conveniente entregar aos jornalistas um kit de
imprensa, que lhe forneça toda a informação necessária
para desenvolverem as peças jornalísticas acerca do
evento.
 2.1 Pré-Evento

17. Contratação Etapas da Organização de 1 Evento

da Assessoria de
Imprensa
Regras do Comunicado à Imprensa
• Identificar o documento: “ “Comunicado à Imprensa” / “Informação à
Comunicação Social”
• Incluir o logótipo da empresa
• Referir o nome da empresa e morada
• O Título: breve, simples ir directo ao assunto
• Lead: (quem, o quê, onde e quando) e o nome da empresa
• Corpo da notícia: redacção simples e clara, uso de frases curtas. Não
muito extenso
• Incluir a data e contactos da empresa ou de alguém desta
 2.1 Pré-Evento

Etapas da Organização de 1 Evento

18. Preparação do No caso em que os convites são enviados

Sistema de Registo para um público-alvo definido e seleccionado

de Convidados pela empresa, é possível utilizar a lista de
confirmações e a relação de presenças
durante o evento como um registo dos
visitantes.
 2.2 Evento

E finalmente…chegou o momento para o

qual tanto se trabalhou!!

O evento está para começar…

 2.2 Evento

• Nesta fase, o instrumento de trabalho mais eficaz é o

checking list, além do acompanhamento pelo cronograma
de actividades, já elaborado na fase anterior. O principal
beneficio do checking list está em agrupar, num único lugar,
todos os minúsculos detalhes e materiais necessários para
a implementação do evento.

• Este é o momento da operacionalização, da coordenação

eficaz para garantir o perfeito entrosamento entre todos os
fornecedores. Só assim os objectivos poderão ser
alcançados com sucesso.
 2.2 Evento
Recepção

A recepção é a figura chave na realização do evento pois será o elo

para a coordenação, supervisão e controle de todas as actividades do
evento, ou seja:
• Receber os participantes, imprensa, convidados e autoridades;
• Atender os participantes (informação necessária e entrega de material);
• Apoiar e dar assistência à sala do evento;
• Preparar com antecedência os impressos e outros materiais necessários ao
evento;
• Supervisionar os serviços oferecidos aos participantes, convidados e
autoridades;
• Efectuar novas inscrições;
• Entregar certificados;
• Etc.
 2.2 Evento

Sala VIP

• Local destinado a receber as autoridades, convidados especiais e oradores.

• Dentro do evento, os oradores devem ocupar lugar de destaque, pois sem

eles não haverá congresso, conferência etc., os participantes estão lá para
ouvi-lo.

• Prepara-se uma sala confortável perto da sala(s) de reunião e da recepção,

onde devem estar à disposição (café, água, snacks, etc.) e equipamento que
lhe permita rever os slides da sua apresentação.

• É um local óptimo para o entrosamento com os outros oradores.

 2.2 Evento

Sala de
Imprensa

• É um local reservado e concebido exclusivamente para a imprensa; deverá

ser equipado com computadores, internet, impressoras e linhas telefónicas
exclusivas para tal fim.

• Este espaço deve ter em conta o porte do evento, para que a capacidade
da sala não seja excedida.
 2.2 Evento

Sala
Médica

• Local reservado à aparelhagem médica mínima, à

medicação e aos profissionais de saúde,
indispensáveis para o atendimento dos participantes
em caso de necessidade.
 2.2 Evento

Verificações à Infra-estrutura logística e operacional

Infra-estrutura física:
• O local onde ficou instalada a recepção é fundamental. Deve ser de
visibilidade e acesso fácil de preferência perto das salas onde se vai realizar
o evento;

Equipamento e mobiliário:
• Os equipamentos devem ser testados. Deve também verificar-se os
equipamentos que ficam na reserva técnica;

Material da recepção:
• Na preparação dos procedimentos para a instalação da recepção, deve ser
verificado o cheking-list do material necessário, evitando que fique esquecido
algum material essencial;
 2.2 Evento

Verificações à Infra-estrutura logística e operacional

Limpeza e segurança:
• A limpeza de toda a área do evento deve ser adequada ao tipo de evento (diária
ou até várias vezes ao dia). A segurança é fundamental e deve ser
equacionada para garantir o bem estar físico de todos os participantes,
fornecedores, equipamentos e instalações do evento;

Alimentos e bebidas:
• Todos os serviços necessários devem ser verificados novamente, acertando os
pontos pendentes e adequando o que foi solicitado ao número de participantes
efectivos;

Programação social, cultural e turística:

• Verificar a adesão, redimensionamento dos serviços e reservas necessárias.
 2.2 Evento

Verificações à Infra-estrutura logística e operacional

Para os eventos que assim o exijam face à sua grande

envergadura, deverá ser assegurado apoio operacional
externo, no aeroporto; no hotel; na programação social; cultural
e turística; nos serviços de transporte; etc.
 2.3 Pós-Evento

Não é comum dar-se muita importância à fase

normalmente conhecida por pós-evento. Para muitos o
término do evento representa apenas a finalização de
mais um trabalho, quando na verdade essa fase, como
as anteriores é de vital importância e contribui para
garantir o sucesso dos próximos trabalhos.
 2.3 Pós-Evento

É neste momento de reflexão e análise dos resultados

que se podem tirar conclusões sobre o que correu bem
e o que correu mal e se traçam directrizes e estratégias
de actuação para um próximo evento.
 2.3 Pós-Evento

Nesta fase são desenvolvidas as tarefas finais (envio de certificados,

prestação de contas aos patrocinadores…) Deverá efectuar-se uma
avaliação de todo o evento e registar numa base de dados todos os
elementos necessários para a realização futura de eventos similares.

• Identificação dos Pontos Fortes e Fracos

do Evento
• Avaliação do conteúdo técnico e científico
Reunião com dos temas abordados e da actuação dos
a Equipa oradores ou artistas
Organizadora
• Avaliação administrativa e qualitativa dos
serviços prestados
• Avaliação do alcance dos objectivos
propostos […]
 2.3 Pós-Evento

Aspectos operacionais do pós-evento

• Após a conferência é necessário assegurar com o mesmo rigor os

serviços de apoio ao regresso das individualidades convidadas,
dos oradores, moderadores e participantes nos termos que
tiverem sido definidos;

• Envio de agradecimentos às individualidades, oradores e

moderadores;

• Manifestação de reconhecimento às entidades apoiantes do

evento (patrocinadoras);
 2.3 Pós-Evento

Aspectos operacionais do pós-evento

• Manifestação de reconhecimento, aos recursos humanos que

prestaram apoio,

• Elaboração do relatório do evento e divulgação nos termos que

tiverem sido definidos e/ou edição das comunicações e
conclusões,

• Pagamento e acerto de todos os pagamentos em aberto.

 2.4 Avaliação

O processo de avaliação deve ser sumativa (desenvolvido no final do

evento) e formativo (desenvolvido durante a realização do evento).

Avaliação Avaliação
Avaliação
Avaliação
Formativa Sumativa
Sumativa
Formativa

• Elaboração de relatório final que analise o

Avaliação permanente de erros e acertos
Garantia de que o orçamento disponível
está adequado
Responsabilizar todos os membros da
organização pela sua execução
desempenho e proponha recomendações
para futuros eventos, tendo em conta as
deficiências detectadas
• Possibilidade de usar o relatório como
informação para a definição de estratégias
de marketing
FIMDO
FIM DO2º
2ºCAPÍTULO
CAPÍTULO

Prontos
Prontos
para
para
oo próximo???
próximo???