Curso MS Project 2007 bajo los

lineamientos del PMI®

Expositor:
Ing. Paul Villacorta Chávez
Agenda - Menú
1. Introducción a Proyectos

2. Proyectos?

3. Gestión de Proyectos?

4. PMI / PMP?

5. Overview MS Project!

6. Conclusiones - Recomendaciones

7. Preguntas?
Introducción a los Proyectos I

Diferencias
entre
Qué son los Subproyecto,
Proyectos? Programas y
Portafolios de
Proyectos?
Qué características tiene un proyecto?

Limitado en tiempo

Tiene una fecha de inicio y de fin

Tiene entregables definidos

Tiene actividades interrelacionadas

Necesita de recursos

Tiene un patrocinador

No se ha hecho antes
Introducción a los Proyectos II

• Formulación y Evaluación de Proyectos

Diferencias • Administración o Gerencia de
Proyectos
entre: • Operaciones

Formulación y Administración ó Operaciones

Evaluación Gerencia
Introducción a los Proyectos III

Qué es la Administración
de Proyectos?

Cual es la diferencia con

los Planes?
• Plan de Negocios
• Plan de Marketing
• Plan Estratégico
• Etc.
¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

Es la aplicación de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y
técnicas, a las
actividades de un
proyecto para
lograr los
requermientos de
los involucrados.
Responsabilidades del GP ó DP?

Lograr que el
trabajo se haga a
Servir de integrador Transmitir lo
tiempo, dentro del Desarrollar el
entre la alta aprendido a la
presupuesto y de equipo gerencia y el equipo organización
acuerdo a las
especificaciones
Stakeholders

Aquellos afectados, positiva o

negativamente, por el desarrollo del proyecto
Agentes del Proyecto
Involucrados

Sponsor Gerente del

Proyecto

Comité de
Proyectos Stakeholders
Líderes de
Proyectos

Representantes
“inhouse”
Cliente
Relación: Stakeholders y Proyectos
Macro – Procesos del Proyecto (PMI)

Iniciación

Planeación

Ejecución

Seguimiento y
Control

Cierre
Interacción de los Procesos
Interacción de los Procesos en un Ciclo
Introducción a los Proyectos IV (antes)

• Alcance
• Costos
• Tiempo
Qué es la triple
restricción en
los Proyectos?
Introducción a los Proyectos IV (actual)

• Alcance
• Costos
• Tiempo
• Recursos
• Riesgos
Qué son las
restricciones en
los Proyectos?
Caso de Proyectos

Si aumenta el ámbito?
Ámbito Costo Tiempo
• Qué cambia?
x 10,000 12 meses
Si se reduce el tiempo?

• Qué cambia?

Si el disminuye el costo?

• Qué cambia?
Y si se quiere aumentar el ámbito, Calidad?
con el mismo costo y a menor
tiempo?
• Qué sucede?
Organigrama de un Proyecto
Lenguaje de los Proyectistas?
Stakeholders Managment

Kick Off IT/IS

Best Practice Team

Sponsor Integrate

WBS PMBOK

Leaders Resources

PMO CPM - PERT

Gantt Chart OPM3

Restriction Project Charter

PMI - PMP Cost

Task WBS Chart Pro

Cierre del proyecto I

La retención de
la
La aceptación del documentación
proyecto por el esencial del
cliente proyecto

Las revisiones
finales y la
generación de la
documentación
final
Cierre del proyecto II
Prepara el pago
final

Comienza la
Finaliza el
garantía y la
proyecto
operación

Prepara los
reportes de costo Provee al cliente
final y de con toda la
programación información
final

Cierra las órdenes

Reasigna el
de compra y los
personal
subcontratistas
Cierre del proyecto III

Comunicar el fin oficial del proyecto.

Notificar al equipo.

Da las últimas recomendaciones y

registros.
Señala las razones de las últimas tomas
de decisiones.
Qué es PMI?
El Project Management
Institute (PMI) es una
institución fundada en
1969 en EEUU por y para
profesionales de dirección
de proyectos.
• Actualmente cuenta con más de
200.000 miembros en mas de
125 países. Tiene entre sus
objetivos el establecer
estándares de Gerenciamiento
de Proyectos y administrar la
certificación de profesionales.
Las certificaciones
profesional que otorga el
PMI son cada vez más
reconocidas y demandadas
por profesionales y
empresas a nivel mundial.
Entre sus certificaciones
más importantes están:
PMP (Project
Management
Professional) y el CAPM
(Certified in Project
Management).
Qué es PMI?
PMBOK?
Áreas del Conocimiento
(PMBOK)
 Ejemplo:
Area Conocimiento
vs Procesos
Certificaciones PMI?
Contacto PMI - Perú?
Ciclo de Vida del Proyecto
Impacto Costo vs Interesados
Mapa del proyecto

El Mapa del proyecto

recoge las fases del
ciclo de vida de un
proyecto: el inicio, la
elaboración de un plan,
la ejecución, control y
el cierre del proyecto.
Mapa del Proyecto: Fase I
Mapa del Proyecto: Fase II
Mapa del Proyecto: Fase III
Ejemplo de Proyecto de 1 Fase
Ejemplo de Proyectos de varias Fases
Software de Proyectos?
• En qué nivel de
proyectos se usa?
• En que se diferencia
con otros paquetes?
• MS Project solo para
Qué es el MS proyectistas?
Project?
Otros Paquetes para Proyectos?

MS Excel Primavera S10

Econometric
WBS Chart SPSS
Views
Overview MS Project?

Documento de
Microsoft Project
 • Se inicia descomponiendo
el proyecto en
FASE operaciones componentes
PLANEACION: para formar una lista
completa de las
actividades esenciales.
 • Es construir un
diagrama de tiempo que
muestre los tiempos de
FASE inicio y término para
PROGRAMACION: cada actividad, así como
su relación con las otras
actividades del
proyecto.
 • Esta incluye el uso del
diagrama PERT y
FASE GANTT para el
CONTROL: desarrollo de reportes
periódicos y de
avance.
Fundamentos de redes

Un diagrama de redes es
un modelo matemático
que usa pequeños
círculos (nodos)
conectados por lazos o
ramas que representan las
relaciones precedentes.
GRÁFICA 1 3
12

5
8
18 4

12 4 6
1 2 4 7 8
5
3 9

Camino Tiempos
6
A: 1-2-3-4-5-7-8 12+8+12+4+6 = 12
Cuál es el camino crítico?
B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6 = 44
Cuánto tiempo de holgura está
disponible? C: 1-2-4-6-7-8 12+4+5+9+6 = 36
D: 1-2-6-7-8 12+3+9+6 = 30
GRAFICA 2 B
$4
$2
E $3
Planta $5
Distribución
$1 $7
A C F

$6 $5

D
Cuál es la ruta de menor costo?
Los caminos posibles y sus costos son:
Camino A-B-E-F = $2+4+3 = $9 (millones)
A-C-E-F = $1+5+4 = $9 (millones)
A-C-F = $1+7 = $8 (millones)
menor costo
A-D-F = $6+5 = $11(millones)
GANTT vs. PERT vs. CPM

El diagrama (GANTT), así como los

métodos de camino crítico (CPM) y
la técnica de revisión y evaluación
del programa (PERT) son técnicas
de redes para analizar un sistema de
actividades y eventos que deben ser
terminados en una secuencia
específica para lograr una meta.
Método del Camino Crítico

Definir el proyecto en términos de actividades y tareas.

Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones

entre ellos.

Calcular el tiempo para cada camino de la red.

Asignar recursos para garantizar el logro óptimo de los

objetivos.
Programación de proyectos

En la administración de
Proyectos uno de los
aspectos importantes
es establecer la
asignación de tiempo a
cada tarea.

Supongamos, que en el
planteamiento de un • Valor más optimista (por la noche) 0.5 h.
PERT, se encuentra una • Valor muy pesimista (embotellamiento) 4.0 h.
tarea (transporte de • Valor normal (el más frecuente) 1.5 h.
una ciudad a otra):
Una estimación mínima, por debajo de la cual es imposible
descender (sería la más optimista), se designará como
"a“

Una estimación máxima, por encima de la cual es

imposible que el trabajo se prolongue (salvo accidente,
situación muy hipotética, cuya probabilidad de aparición
se desprecia) será una estimación muy pesimista, se
designará como "b"

Una valor más frecuente, en el que posee la mayor

probabilidad de aparición, se trata del Modo o valor
Modal de la función repartición (se sobreentiende,
repartición de las probabilidades entre los diferentes
valores posibles, se designará como "m")

Hoja de cálculo de
Microsoft Excel
 INTRODUCCION AL MS PROJECT

Es una
herramienta
que permite
QUE ES
planear
MICROSOFT
sistemáticamen
PROJECT?
te las fases y
tareas de un
proyecto
MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

Organizar la
Asignar
lista de Imprimir una
recursos y Obtener la
actividades gran
costos a las gráfica de red
en una variedad de
diferentes del proyecto.
estructura informes.
actividades.
jerárquica.
Práctica: MS Project

Introducción
• Microsoft Project
• Diagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo)

• Calendario
• Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y
operaciones con tareas)
• Diagrama Gantt
• Asignación de recursos
• Personalización del proyecto
Uso de un programa de actividades de un proyecto

Calcular el tiempo necesario para completar

el proyecto.

Tiempo de las actividades: De que me sirve

saber cuando voy a empezar?, es importante
conocer esto, para poder tener los recursos
disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duración Total del Proyecto: Es importante,

ya que el responsable podrá conocer cuanto le
afecta el proyecto en costos y en días ,si ocurre
un cambio de una actividad.
DIAGRAMA DE GANTT

• Creador Henry L. Gantt

• Es una ayuda gráfica creada
Objetivo del para poder organizar las
Diagrama de actividades de un proyecto en
un horizonte de tiempo
Gantt
Información previa

Título de su proyecto

Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto

(Receso acádemico, sábados y domingos)

Lista de tareas principales (WBS – EDT)

Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea

principal)

Determinar la duración de cada tarea y subtarea.

Ejemplo: Cronograma de trabajo para la preparación de un seminario
1 2 3
Preparar Información •Determinar Fecha,
Indicaciones sobre el Básica (Conocimientos, Hora y Lugar:
seminario otras presentaciones, •Búsqueda del Sitio
etc.) •Confirmación del sitio

6 5 4
Realizar Presentación
en Power Point : Enviar mensajes de Verificar el correcto
•Preparar ejemplo en Invitación al personal funcionamiento del
Microsoft Project
•Borrador administrativo. programa en el sitio
•Diseñar la presentación

7 8
Imprimir Handouts y Realización del
Fotocopias seminario
TAREAS Y SUBTAREAS
PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto
•Indicaciones sobre el seminario
•Preparar Información Básica
•Determinar Fecha, Hora y Lugar Tarea Principal
•Búsqueda del Sitio
Tareas secundarias
•Confirmación del sitio
•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio
•Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.
•Realizar Presentación en Power Point
•Buscar un ejemplo de aplicación
•Realizar la presentación en borrador
•Diseñar la presentación
•Imprimir Handouts y Fotocopias
•Realización del seminario
CONCLUSIONES

La Gestión de
proyectos es
Los Proyectos han
caracterizada por los
tenido y seguirán
conflictos derivado
teniendo una
de los objetivos
importancia crítica,
trazados, y el escaso
estando presentes en
uso de los recursos, y
un amplio abanico de
de los cambios
organizaciones.
deseados por los
clientes.
 Recomendaciones

El uso de las tecnologías de información, serán muy

necesarias en función o no del tamaño o complejidad del
proyecto, del tipo de análisis requerido (recursos, costos,
riegos, etc.) y de la frecuencia en la actualización del mismo.
Estas ventajas del empleo de métodos informáticos son claras:
• El equipo del proyecto dispondría de más tiempo para dedicarse a problemas
prioritarios.
• Una clara y mejora en la programación y control.
• Se disminuye el riesgo asociado al retraso del proyecto.
• Los equipos disponen de herramientas para la toma de decisiones precisas y
rápidas.
CONCLUSIONES

Aprender
sobre
Proyectos Usar paquetes
de Proyectos

Certifícate!
 Recomendaciones

Capacitación
Tecnológica
Competencias
Empresariales
Hacer
Empresa!
(Convertirse
en Proyectista)
Microsoft.com/latam/educacion/cursos
Aulaclic.com