sistema complexo e o conceito de administração como atividade dinamizadora das organizações. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 2 Objetivos
▪ Identificar as principais funções de gestão e a sua
relação com a cultura organizacional.
▪ Identificar e interiorizar os fatores que definem a
coordenação numa organização. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 3 Conteúdos
▪ 1.0. Gestão e coordenação da atividade da organização
❑ 1.1. Organização como combinação planeada
de recursos e meios.
❑ 1.2. Elementos fundamentais das organizações
e os seus ambientes. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 4 Conteúdos
▪ 2.0. Organização como sistema complexo
❑ 2.1. Organizações como sistemas complexos
❑ 2.2. Organizações a sua interdependência
❑ 2.3. Empresas exemplos de organizações
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 5 Conteúdos ▪ 3.0. Administração como atividade motora da organização
❑ 3.1. Conceito de administração
como atividade motora das organizações
❑ 3.2. Administração e as suas orientações
❑ 3.3. Premissas organizacionais
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 6 Conteúdos
❑ 3.4. Planeamento e controlo das organizações
❑3.5. Os atuais desafios da gestão
• Gestão da mudança
• Gestão do conhecimento
• Gestão pela cultura
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 7 1. Gestão e coordenação da atividade da organização
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 8
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 9
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios Uma entidade social composta por pessoas que trabalham juntas e deliberadamente, de forma estruturada, numa divisão do trabalho para atingir um objetivo comum. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 10 1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios
As tarefas são divididas
e a responsabilidade pelo seu desempenho é atribuída a cada um dos seus membros.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 11
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios
O propósito é produzir um produto ou serviço para satisfazer as necessidades dos clientes, que podem ser consumidores, utilizadores, associados ou contribuintes.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 12
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 13
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 14
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios Atuação coordenada
▪ Não basta que um conjunto de pessoas
atue com vista a atingir um objetivo comum;
▪ É necessário também que essas pessoas se organizem,
que desenvolvam as suas atividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 15
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios
▪ Esta coordenação e controlo é geralmente efetuada por um líder
mas encontram-se muitas vezes organizações em que estas tarefas são efetuadas por todos os membros em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 16
1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios Recursos
▪ Representam todos os meios colocados à disposição da organização
e necessários à realização das suas atividades.
✓ Recursos humanos ✓ Recursos materiais ✓ Recursos tecnológicos ✓ Recursos financeiros ✓ Imagem de mercado ✓ Credibilidade Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 17 1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios Afetação eficaz Os recursos são escassos, daí que a sua alocação deva ser efetuada eficazmente por forma a que a probabilidade de atingir os objetivos pré-definidos seja a maior possível. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 18 1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios Objetivos ▪ Representam as metas ou resultados organizacionais pretendidos e a obter no futuro.
▪ O propósito que justifica toda a atividade desenvolvida ou mesmo a
própria existência da organização.
▪ Definir as medidas e formas de atuação e de alocação de recursos
que se pensam mais adequadas para os atingir. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 19 1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios Contexto ▪ Representa toda a envolvente externa da organização que, de forma direta ou indireta, influencia a sua atuação e o seu desempenho.
• económico clientes • tecnológico fornecedores • sócio-cultural concorrentes • político-legal sindicatos • ambiental comunicação social Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 ... 20 1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios ❑ Tipos de organizações
▪ Económicas – produção e comercialização de bens e serviços
(bancos e empresas);
▪ Governamentais – prestação de serviços públicos
(escolas, hospitais, etc.);
▪ Não-governamentais – fornecimento de serviços sem fins lucrativos
(IPSS, ONG, ONGD); Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 21 1.1. Organização como combinação planeada de recursos e meios ❑ Tipos de organizações
▪ Sociais – satisfação de cultura, diversão, convivência, e ajuda mútua
(clubes, associações de socorros mútuos);
▪ Segurança – protegem contra os riscos de vida em sociedade;
(polícia, forças armadas, bombeiros);
▪ Religiosas – satisfação das necessidades de culto.
(igrejas, sinagogas, mesquitas. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 22 2. Organização como sistema complexo
Feedback Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 24 2.1 Organização como sistema complexo
Como acontece com todos os
sistemas, tão importante quanto a qualidade dos seus componentes é a qualidade das relações e interações que se estabelecem entre eles.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 25
2.1 Organização como sistema complexo
A própria organização, entendida como um sistema, também é sujeita a interações com outros sistemas, pertencentes ao meio envolvente em que se encontra inserida.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 26
2.1 Organização como sistema complexo Organizações são sistemas abertos
▪ São suscetíveis de interação com outros sistemas os quais,
influenciam a sua própria capacidade de transformação de inputs em outputs e a sua capacidade de atingir os objetivos. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 27 2.2. Organizações e a sua interdependência
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 28
2.2. Organizações e a sua interdependência ❑ A eficácia organizacional está associada: ▪ à gestão de recursos humanos,
▪ às políticas e práticas definidas pelo gestor.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 29
2.2. Organizações e a sua interdependência ❑ Algumas das práticas determinantes para o sucesso de qualquer organização:
▪ seleção das pessoas mais qualificadas para a função definida na
estrutura formal da empresa (organograma);
▪ avaliação do seu desempenho como fator de motivação e
facilitador da distribuição de recompensas;
▪ formação e desenvolvimento dos trabalhadores, de forma a
incrementar a sua performance e uma progressão mais rápida na carreira. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 30 2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ Organizar, conduz-nos à criação da estrutura organizacional.
▪ O conjunto de tarefas formais atribuídas aos departamentos,
divisões, secções.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 31
2.2. Organizações e a sua interdependência
▪ As relações de subordinação, linhas de autoridade,
responsabilidade, níveis hierárquicos e amplitude de controlo administrativo;
▪ O desenho de sistemas para assegurar a coordenação eficaz entre as
pessoas ao longo das unidades da organização. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 32 2.2. Organizações e a sua interdependência ❑ A Estrutura organizacional é o conjunto de relações formais entre os grupos e os indivíduos que constituem a organização.
▪ Define as funções de cada unidade da organização e os modos de
colaboração entre as diversas unidades e é normalmente representada num diagrama chamado organograma.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 33
2.2. Organizações e a sua interdependência
▪ Existem vários tipos de estrutura e a opção por um ou outro tipo é
determinada por um conjunto de fatores:
❑ a estratégia da empresa, ❑ a sua idade e dimensão, ❑ o nível tecnológico disponível, ❑ o estilo de liderança, ❑ o nível de controlo desejado, ❑ etc.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 34
2.2. Organizações e a sua interdependência ▪ Uma função corresponde a um tipo de atividade laboral que pode ser identificada e se distingue de qualquer outra:
▪ diferenciação horizontal • formar novos departamentos ao mesmo nível da hierarquia.
▪ Num e noutro caso, a necessidade de diferenciação tem geralmente
como causa fundamental o acréscimo do volume ou da complexidade do trabalho. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 36 2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ A responsabilidade é a obrigação de se empenhar da melhor forma
possível, na realização das funções que a essa pessoa foram atribuídas.
❑ A autoridade é o direito de decidir, de dirigir outros na execução das
tarefas ou desempenho de certos deveres tendo em vista a prossecução dos objetivos da organização.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 37
2.2. Organizações e a sua interdependência ❑ O administrador, qualquer que seja o seu nível hierárquico, tem de ter autoridade para que possa organizar e dirigir o uso dos recursos à sua disposição.
▪ Sem autoridade, os vários departamentos não desenvolveriam a sua
atividade de forma coerente, coordenada e alinhada com os objetivos da organização.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 38
2.2. Organizações e a sua interdependência São as relações de autoridade que tornam possível o funcionamento das organizações, facilitam as atividades dos diversos departamentos e proporcionam a coordenação.
▪ Autoridade e responsabilidade, devem variar no mesmo sentido, se
a responsabilidade de uma pessoa aumenta, deve ser-lhe conferido um maior nível de autoridade. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 39 2.2. Organizações e a sua interdependência ❑ A delegação é o processo de atribuir a alguém a responsabilidade do exercício de uma atividade e a correspondente autoridade necessária para o efeito.
▪ A delegação é um dos conceitos mais importantes na organização
de empresas.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 40
2.2. Organizações e a sua interdependência ❑ As razões principais para a delegação são:
▪ Maior rapidez nas ações e na tomada de decisões;
▪ Permitir o treino e desenvolvimento do pessoal;
▪ Aumentar o nível de motivação;
▪ Aumentar o “moral” e a cooperação;
▪ Levar a melhores decisões e a trabalho mais bem executado;
▪ Permitir desempenhar tarefas e funções mais complexas.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 41 2.2. Organizações e a sua interdependência Chefão
Chefe Chefe
Chefinho Chefinho Chefinho Chefinho
▪ A tendência das estruturas organizacionais vai no sentido da redução
dos níveis hierárquicos, o que implica que cada gestor tenha cada vez um maior número de subordinados para coordenar.
▪ Só possível com recurso a graus de delegação cada vez mais elevados.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 42 2.2. Organizações e a sua interdependência
Leaders Go First – O líder vai na frente
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 43 2.2. Organizações e a sua interdependência ▪ Na maior parte das vezes a delegação não resulta por não terem sido tomadas as precauções devidas e analisados os prós e os contras em cada situação.
▪ Algumas vezes os gestores tendem a delegar pouco porque gostam
de desempenhar eles próprios as tarefas ou porque, oriundos de uma carreira técnica, se refugiam nas suas aptidões de especialista em prejuízo da sua carreira de gestor. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 44 2.2. Organizações e a sua interdependência
▪ Evitam delegar porque consideram que as tarefas são consideradas
desagradáveis ou são mais bem desempenhadas por eles próprios do que pelos subordinados, o que se traduz em custos adicionais e ineficiência da organização.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 45
2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ Para o processo de organização resultar e os objetivos
serem atingidos, há que considerar um conjunto de princípios básicos:
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 46
2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ Unidade de comando
▪ Cada subordinado reporta a apenas um superior.
❑ Paridade entre autoridade e responsabilidade
▪ A responsabilidade exigida a um membro da organização não
pode ser superior à que está implícita no grau de autoridade delegada. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 47 2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ Princípio escalar e cadeia de comando
▪ A autoridade deve passar do gestor de topo até ao último
elemento da hierarquia através de uma cadeia de comando.
❑ Amplitude de controlo
▪ Mede o número máximo de subordinados que deve reportar a
um gestor.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 48
2.2. Organizações e a sua interdependência
▪ A amplitude de controlo depende de um conjunto de circunstâncias:
❑ complexidade do trabalho,
❑ similaridade de funções,
❑ contiguidade geográfica,
❑ interdependência ou interligação das tarefas,
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 49
2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ estabilidade ou instabilidade do ambiente,
❑ número de standards estabelecidos,
❑ competência,
❑ experiência e motivação dos colaboradores,
❑ empenhamento na organização.
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2.2. Organizações e a sua interdependência
❑ Fases do Processo Organizativo
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2.2. Organizações e a sua interdependência
1. Identificar as atividades a realizar na empresa
▪ Para que o processo de organização se possa iniciar têm que ser
identificadas as tarefas necessárias à obtenção dos objetivos traçados para a empresa.
▪ A hierarquização destas atividades bem como os recursos afetos a
cada uma são indispensáveis a uma correta organização da empresa. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 52 2.2. Organizações e a sua interdependência ▪ Para que possa identificar as atividades críticas na empresa (i.e., aquelas que acrescentam mais valor), o gestor tem que conhecer as prioridades do seu negócio, mas na perspetiva dos seus clientes.
▪ Só sabendo o que significa Qualidade para o cliente, pode determinar
a importância de cada atividade para a satisfação atual e futura desse mesmo cliente. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 53 2.2. Organizações e a sua interdependência 2. Agrupar as atividades
▪ Este é provavelmente um dos passos mais complexos no processo de
organização.
▪ Definir quais as atividades que deverão estar associadas a um
determinado departamento ou área funcional nem sempre é pacífico e consensual.
Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 54
2.2. Organizações e a sua interdependência ▪ O agrupamento mais adequado, ou seja, aquele que permite a obtenção de maiores sinergias e evita maiores conflitos, depende de fatores como:
❑ a natureza da organização,
❑ as competências dos seus recursos,
❑ o perfil dos seus dirigentes,
❑ a sua política comercial,
❑ etc... Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 55 2.2. Organizações e a sua interdependência 3. Atribuição de autoridade
▪ Um dos princípios básicos da gestão diz-nos que o processo de
delegação de funções só é eficaz se à atribuição de determinado nível de responsabilidade corresponder a equivalente delegação de autoridade.
▪ Cabe ao líder da organização identificar as chefias dentro da empresa
definindo claramente quais as suas responsabilidades, autoridade de que dispõem e quais os recursos que lhe estão afetos. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 56 2.2. Organizações e a sua interdependência
4. Desenhar sistemas de coordenação a nível vertical e horizontal
▪ Este passo consiste na determinação das relações que se devem
estabelecer entre os diversos departamentos ou áreas funcionais e como elas se devem processar.
▪ Trata-se de definir o organograma da empresa e os mecanismos de decisão
e comunicação dentro da empresa. Paulo Real (paulojmreal@gmail.com) 2020 57
