INFORMÁTICA BASICA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

GUIA DE TALLER

PROCESAMIENTO DE DATOS NUMERICOS CON EXCEL

¿Qué es Excel?

Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno

Windows y desarrollada por Microsoft, una hoja de cálculo es un programa que
es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Es útil para realizar
desde simples sumas hasta cálculos más complejos como préstamos
hipotecarios; Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Una hoja de cálculo pueden contener en sus celdas:

– texto
– valores numéricos, fechas y datos horarios
– fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta
celda en función de los valores de otras celdas.

Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de
16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA,
AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ...,
65536). En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda
preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se
identifica porque aparece más remarcada que las demás.

La utilización de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software

en el entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para
seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo
uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla
Esp. Adm. Jorge H. Santafé
 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

Intro para accionar, Alt + la letra subrayada de cada menú o comando para
seleccionar, etc.
¿Qué asimilaremos en este Taller?

Uso de las funciones básicas para la composición y edición de un libro:

• Identificación de un libro de Calculo y de las hojas de que lo componen.

• Selección del tipo, tamaño y estilo de la fuente tipográfica

• Introducción de datos literales y numéricos en filas y columnas de una tabla

• Modificación del ancho de las columnas

• Asignación de nombre del libro y de nombres de las hojas

• Marcación de líneas y bordes de las celdas de una hoja de cálculo

• Cálculo automático de promedios aritméticos por fila y por columna

• Presentación gráfica de resultados

• Llenado de una hoja de cálculo a partir de datos de otras hojas, con copiar
y pegar

• Acomodación automática del ancho de las columnas de datos

• Práctica de cálculo automático de promedios aritméticos por fila y por

columna

• Cálculo de promedios ponderados con fórmula personalizada

• Presentación gráfica de resultados mediante barras dobles

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

ACTIVIDAD N° 1: PRIMEROS PASOS CON LIBROS Y GRAFICOS

1. En el escritorio de Windows haga un click con el cursor del mouse en la

etiqueta Inicio y luego en Programas.

2. Ubique en el menú desplegable de programas el ítem de Microsoft Excel y

haga un clic sobre él.

3. Tras unos segundos que toma la carga del programa y la aparición

momentánea de su identificación en la pantalla, se deberá configurar
automáticamente el escritorio de trabajo de Excel, con una barra con varios
nombres de menús desplegables de comandos en la parte superior de la ventana
(Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana y Ayuda).
Bajo esta barra habrá una serie de íconos (en cantidad y ubicación variable según
la configuración que se haya dado al programa cuando fue instalado). Estos
íconos, igual que los que pueden aparecer en la barra inferior, equivalen a
comandos de uso frecuente disponibles también como rótulos en los menús
desplegables.

Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana
del entorno Windows (figura 1) y consta de las siguientes barras o componentes:

1. Barra de Título
2. Barra de Menús
3. Barra o barras de Herramientas
4. Barra de Referencia
5. Barra de Nombre del Documento.

El Libro por crear constituye lo que en OpenOffice.org Calc se denomina una

planilla. Cada Planilla puede estar compuesto por una o más planillas individuales,
que son Hojas, organizadas como tablas bidimensionales, con filas (horizontales)

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

y columnas (verticales) compuestas de celdas. En las celdas se introducen los

datos (textos, números, etc.) que componen cada hoja. Cada celda se identifica en
la hoja por una letra para la columna y un número de orden para la fila. Por
ejemplo, G8 identifica la celda de la columna G y fila 8.

5. Si bien el aspecto del escritorio de Excel se puede personalizar, es decir,

adaptar a las preferencias de cada usuario del programa en cuanto a las barras y
botones o íconos presentes en el escritorio, para el trabajo básico es conveniente
tener disponibles solamente las barras principales: Estándar, Formato y Dibujo.
Asegúrese de tener visibles estas barras haciendo lo siguiente:

• Haga un click en el menú Ver y luego en Barras de herramientas. Al

costado derecho asegúrese de que tengan la marca de activación los
casilleros que aparecen junto a las barras Estándar, Formato y Dibujo. Si
alguno de estos casilleros está en blanco, haga un click en su interior. Si
cualquiera de las otras barras de herramientas tiene la marca ,
desactívela haciendo un click en su casillero.

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

A continuación se procederá a crear un directorio o carpeta en el escritorio del PC

o en una unidad de almacenamiento USB personal para guardar el documento
que se elaborará en esta sesión de trabajo.

6. Haga un click con el mouse en la celda A1. Digite la palabra ALUMNOS y pulse
la tecla Intro. Para avanzar el cursor hacia las celdas laterales o inferiores, pulse
las teclas de dirección (flechas hacia los lados, arriba y abajo), según
corresponda.

También puede hacer un click con el mouse en cualquier celda en la que desee
insertar un dato.

7. Para los datos numéricos conviene - antes de introducirlos en la hoja -

cerciorarse el tipo de indicador de decimales que usa el programa (separador y
posiciones de decimales). Ubicar el cursor en una celda vacía en la que se desea
introducir un dato numérico y elegir la opción Celdas del menú Formato. Se
presentará la siguiente caja de diálogo:

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

Notar que se debe elegir la opción Número del menú del mismo nombre en la caja
de diálogo. Entonces en esta caja de dialogo se puede establecer el número de
cifras (posiciones) decimales deseadas para los datos, En nuestro caso
usaremos solamente 1 decimal, y la opción de separador de miles para sus
datos numéricos si lo requiriere.

9. Introducir en la hoja de cálculo la información de alumnos y notas de los 3

evaluaciones de la Materia de Sistemas, con el formato para decimales
determinado anteriormente pero sin preocuparse por ahora del formato de la tabla
en relación al modelo.

CELDA DE
SELECCIÓN
TODA LA
HOJA

10. El rectángulo gris de la hoja que está a la izquierda de A y sobre 1, o sea, en la

esquina superior izquierda de la tabla, permite seleccionar para edición toda la
hoja de una vez, haciendo un click sobre él. Seleccione toda la hoja y cambie la
fuente tipográfica a Bookman Old Style y el tamaño a 12 puntos.

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

11. Para acomodar el ancho de las columnas al espacio que requiere la

información almacenada en ellas, comenzaremos por aumentar el ancho de la
columna ALUMNOS. Para ello, hacer un click en la celda que contiene el
encabezado, o sea, la letra A, de modo de seleccionar para edición toda la
columna. A continuación llevar el cursor a la línea de separación de dicho
encabezado y el de la columna vecina, o sea, de la letra B. Cuando el cursor
adopte la forma de doble-flecha horizontal, presionar el botón izquierdo del mouse
y arrastrar hacia la derecha sin soltar el botón, hasta lograr un ancho apropiado
para la columna de ALUMNOS. Una vez conseguido esto, soltar el botón del
mouse.

12. Repetir la maniobra anterior para aumentar el ancho de la columna de

PROMEDIOS. Después adelgazar las columnas de las notas de las evaluaciones,
acomodándolas al ancho ocupado por los encabezados.

13. Seleccionar completas las columnas B, C, D y E y alineamos a la derecha

información que contienen, usando el icono para alinear a la derecha de la barra
de herramientas. La tabla debería ahora presentar el siguiente aspecto:

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

14. Escriba PROMEDIOS en la celda A22. Así, en las celdas vecinas de la misma
fila, podremos más tarde obtener los promedios de notas del curso para cada
evaluación aplicada en esta asignatura.

15. Seleccionar las celdas comprendidas desde la B2 hasta la E21, haciendo un

clic en B2 y arrastrando el mouse – sin soltar el botón izquierdo – bajando en
diagonal hasta la celda E22. En el menú Formato, elegir la opción Celdas…. En
la caja de diálogo marcar la opción Número de la categoría homónima. En la
casilla para indicar el número de posiciones decimales, indicar 1 (notas irán con
un decimal). Hacer un click en el botón Aceptar.

Observar que en la planilla ahora se mostrarán todas las notas con 1 decimal.

16. En el borde inferior de la hoja, sobre la barra de herramientas de dibujo,

aparecen unas etiquetas con los nombres “Hoja 1”, “Hoja 2”, etc. Haga doble click
en la etiqueta “Hoja 1” y reemplace ese nombre por Sistemas I. Reemplace la
etiqueta “Hoja 2” por Sistemas II Y “Hoja 3” por Sistemas III. Haciendo un clic en la
etiqueta Sistemas I se vuelve a esa hoja del cuaderno de Excel.

17. Ir al menú Formato y seleccionar la opción Página… Implementar las

decisiones de formato (tamaño del papel, márgenes y encabezado) que se indican
en las siguientes figuras:

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

NOTA: Para escribir el encabezado de la hoja, usar la pestaña Encabezamiento,

luego hacer clic en la opción Editar, igualmente para el pie de pagina.

18. Ubicar el cursor con un click en la celda E2. Del menú Insertar seleccionar la
opción Función… Se presentará un cuadro de diálogo, en el cual hay que elegir en
categoría Estadística en la ventana inferior (Función) y Promedio.

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

19. Haga clic en siguiente, en el cuadro número 1 haga clic en el botón reducir

, luego seleccione las celdas de las cuales deseamos obtener el promedio,

por el momento será el promedio del primer estudiante (celdas B2, C2, D2)
(B2:D2), vuelva hacer clic sobre el botón reducir, y luego haga clic en le botón
Aceptar.

20. Al aceptar se obtendrá el promedio del primer alumno. Para extender el cálculo
automático a los restantes alumnos del curso, simplemente ubique el cursor en el
vértice inferior derecho de la celda E2 (que tiene el primer resultado) y – cuando
el cursor adopte la forma de una cruz – arrastre hacia abajo, sin soltar el botón
izquierdo del mouse hasta la celda E21. Verifique algunos de los resultados para
comprobar.

21. Ubique ahora el cursor en la celda B22. Aplique el método de cálculo

automático (Insertar, función, estadística, promedio) ya utilizado para obtener el
promedio de todo el curso en la primera evaluación. Después extienda
automáticamente el cálculo hacia la derecha para obtener los promedios del curso
en las demás evaluaciones, hasta E22.

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

22. Seleccionar las celdas desde A1 hasta E17. En el la barra de herramientas de

Formato seleccionar la opción Borde y después en la opción .

23. Seleccionar la columna E completa y aplicar negritas para destacar.

Seleccionar la fila 22 y aplicar negritas.

24. Seleccionar las celdas desde A2 hasta E21. Pulsar el botón de la barra

superior de herramientas que tiene el icono , para dar orden ascendente a los
datos de la hoja.

25. Para presentar en un gráfico de barras los promedios de los alumnos en esta
asignatura, seleccione las celdas A1 hasta A21. Presione y mantenga presionada
la tecla Ctrl (control) mientras selecciona las celdas E1 hasta E21. Así habrá
seleccionado simultáneamente 2 columnas de datos para el gráfico.

26. Haga un click en el botón (Asistente para gráficos) de la barra principal, Se

mostrará el asistente para gráficos, siga los siguientes pasos:

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

Seleccione tipo de grafico “Columnas”, “Compara valores entre categorías”,

“Columnas Agrupadas”, luego haga clic en siguiente.

Seleccionamos EL tipo de serie “Columnas”, luego haga clic en siguiente.

Esp. Adm. Jorge H. Santafé

 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

      
 

En el la casilla Título del Grafico escriba “Promedios Sistemas”, active la casilla

“Eje de Categoría X” y escriba “Estudiantes”, active la casilla “Eje de Categoría Y”
y escriba “Calificaciones”. Luego haga clic en el botón Siguiente.

Y seleccionar “Como objeto en” y por ultimo dar clic en finalizar.

Esp. Adm. Jorge H. Santafé