Objetivos Ao longo do curso Jovens Profissionais Gestão de Projetos, o aluno foi exposto às diversas áreas de conhecimento que compõem o gerenciamento de projeto, fornecendo o ferramental necessário para se tornar um gestor. A presente disciplina tem como objetivo “amarrar” tais conceitos, a fim de possibilitar que o aluno compreenda como elas podem caminhar juntas e de que forma uma impacta na outra, fornecendo, portanto, um panorama geral. Ao fim desta disciplina, portanto, o aluno deve ser capaz de integrar o conhecimento adquirido até o momento no curso, estando apto a gerenciar um projeto como um todo.
O que é o gerenciamento de integração?
Quem tem a responsabilidade de gerenciar as expectativas dos clientes e atender aos
requisitos do projeto precisa contar com um bom nível de integração entre as partes interessadas do início ao fim do trabalho.
Dessa forma, com diversos processos e tarefas, a área de gerenciamento da integração
do projeto tem alta relevância profissional. Sua atuação abrange desde a elaboração do escopo, passando pelo monitoramento e controle do projeto, e termina na organização dos materiais finais, bem como no registro das lições aprendidas.
A comunicação é não só parte integrante, mas também fator fundamental em um
escritório de projetos. Imagine um ambiente marcado pela má comunicação entre os gerentes funcionais e de projeto?
Se eles não conseguem chegar a um consenso claro sobre a utilização de recursos, é
possível que duas tarefas importantes sejam alocadas para o mesmo item.
Mas o gerenciamento da integração do projeto evita esse tipo de ocorrência, já que
exige que as decisões sobre alocação de recursos sejam tomadas. Junto a isso, objetivos conflitantes são estudados, ao passo que as dependências mútuas entre as áreas de conhecimento passam por um gerenciamento.
Por que a integração dos processos é importante?
Não é possível encarar a integração das áreas de conhecimento dentro de um projeto
como uma missão simples. Pelo contrário: associar tempo, escopo, custos e recursos exige dedicação exclusiva, sem falar na experiência e técnica profissional.
Assim, quando se trata do gerenciamento de integração, é preciso pensar na unificação
de todos os processos previstos no plano do projeto. Como exemplo, você pode tentar responder às seguintes questões:
O orçamento do projeto combina com a quantidade de recursos alocados?
O risco cresce enquanto o tempo passa? Em quanto tempo as aquisições devem ser feitas? Há riscos envolvidos no fator qualidade?
Tudo precisa se manter interligado para que não haja conflitos durante a execução do projeto. Desse modo, todas as vezes em que o planejamento estiver pronto, revise o que foi estipulado e busque por pontos problemáticos. Você verá que, quando não há integração, os momentos conflitantes tendem a ser ainda mais alarmantes.
Que benefícios o gerenciamento de integração em projetos proporciona?
Quer entender melhor as vantagens do gerenciamento de integração? Dê uma olhada
nos tópicos a seguir.
Melhoria na comunicação
Como falamos, a eficiência comunicativa é uma das principais vantagens do processo
de gerenciamento de integração. O bom diálogo entre o gerente e os demais colaboradores é fundamental para o sucesso da rotina, evitando retrabalho, desgastes pessoais e custos desnecessários.
Prevenção criativa
Outro benefício dessa prática está no surgimento de soluções criativas antes que os problemas de fato aconteçam. Expor as eventuais dificuldades e os objetivos conflitantes obriga os envolvidos a levantarem as melhores formas para resolver tais equações.
Quando ninguém se importa devidamente com esse processo de avaliação, as crises
pegam o gerente e a equipe de surpresa. Portanto, nada melhor do que avistar os percalços do caminho com antecedência e agir de modo preventivo.
Definição e acompanhamento programático
O trabalho com prazos apertados é uma realidade problemática que só se resolve com o estabelecimento de um cronograma eficaz logo no começo do projeto. O processo de gerenciamento de integração organiza e define datas-limite para cada tarefa, além de incentivar o monitoramento dos momentos em que cada passo deve ser cumprido.
Quais são os processos envolvidos no gerenciamento da integração?
O gerenciamento da integração é dividido em seis etapas (que interagem entre si). A
seguir, veja quais são elas. 1. Preparação do termo de abertura do projeto
No primeiro passo, o foco é a elaboração de um documento que libera o início do
projeto ou de uma fase. Trata-se do Termo de Abertura do Projeto (TAP), visto como o pontapé necessário para o planejamento do que se espera com o trabalho. Isso também significa que todos os requisitos iniciais, com as partes interessadas, devem ser documentados.
2. Desenvolvimento do plano de gerenciamento
A importância dessa etapa está em definir como será conduzida a gestão do projeto. São documentadas todas as ações necessárias para estabelecer, preparar, integrar e gerir os planos de todas as áreas de conhecimento. Ou seja: os possíveis subplanos inclusos no projeto devem ser consolidados e executados em sincronia.
3. Orientação e gerenciamento da execução
Como o próprio nome anuncia, essa fase é responsável pela condução, com especificações e orientações a respeito da execução das tarefas previstas. O gestor deve monitorar os detalhes do projeto quanto a:
Trata-se de acompanhar e regular o projeto para checar se os objetivos definidos no
início estão sendo atingidos. Essa etapa é fundamental para a identificação de potenciais em tempo, recursos, resultados e escopo do projeto.
5. Controle integrado das mudanças
No quinto processo, as Solicitações de Mudança são analisadas. A partir de um fluxo
definido, promovido e conhecido por todos, esses pedidos podem ser aprovados ou rejeitados. A grande vantagem é que as solicitações são tratadas de modo integrado, reduzindo os impactos na entrega final do produto ou serviço.
6. Encerramento do projeto ou da fase
A última etapa cuida do encerramento formal do projeto (ou de uma fase), apontando a conclusão de todas as aquisições, atividades e desmobilizações. Com isso, os recursos destinados ao trabalho são liberados e realocados em outras ações.
Em busca de aumentar os níveis de harmonização e comunicação entre as áreas
envolvidas, é importante que a integração marque presença em todos os tipos de projetos.
Como vimos, o gerenciamento de integração do projeto engloba a coordenação de todos
os processos e interfaces das áreas do conhecimento inclusas em seu ciclo. Como resultado, as organizações tendem a alcançar seus objetivos com mais segurança, agilidade e qualidade nas etapas interligadas.
