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REGIONAL
AUTÓNOMA MAESTRIA EN INFORMATICA
DE LOS EMPRESARIAL
ANDES
TOPICOS AVANZADOS DE
GESTION INFORMATICA
2009
Santo Domingo de los Tsáchilas, junio 26 del 2009
2009-2010
1. INICIO DEL PLAN INFORMÁTICO
2
El Carmen, junio 08 del 2009
Magíster
Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
Presente.-
Las herramientas informáticas hoy en día son de gran ayuda para el hombre,
el futuro profesional que se forma en la Universidad, no es la excepción, esta
tecnología es un soporte para la investigación y la enseñanza – aprendizaje de
conocimientos que serán aplicados como profesionales.
Ante esta necesidad quienes nos suscribimos Jaime Javier y Denny Lourdes
Zambrano Quiroz, solicitamos a usted brindar la colaboración necesaria para
realizar la propuesta de una Plan de Sistema Informático, planteamiento que
permitirá detectar ciertas falencias en lo que respecta a recursos informáticos,
y así poder presentar propuestas que permitan la organización y solución de
dichos inconvenientes.
Atentamente,
3
El Carmen, junio 10 del 2009
Señores
Jaime Javier Zambrano Quiroz
Denny Lourdes Zambrano Quiroz
Presente.-
Atentamente.
4
1.1 Descripción general del PSI
5
1.2 Identificación del alcance del PSI
Ámbito
Manejo de datos.
Seguridad física
Seguridad Informática
6
Objetivo General
Objetivos específicos
7
1.2.3 Factores críticos de éxito
Equipo de trabajo
Colaboradores
8
2 DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PSI
Cuando se han registrado todos los datos, se realiza un enlace remoto con
la matriz, para transferir datos al sistema general de calificaciones.
9
Catálogo de objetivos del PSI
Objetivo General
Objetivos específicos
10
2.2 Organigrama funcional de la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen
ESTRUCTURA ORGÁNICA
JUNTA DE EXTENSIÓN
FACULTAD DE LOS
PARALELOS EN MANTA
CONSEJO DE EXTENSIÓN
FISCALÍA
AUXILIARES DE GUARDIANÍA
UNIDAD DE SERVICIO
PLANEAMIENTO
COORDINACIÓN GENERAL
ACADÉMICA
ENFERMERÍA
A. SISTEMAS
ING. INDUSTRIAL
COORDINADORES DE COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR
HOTELERÍA Y T.
PARALELOS
JURISPRUDENCIA.
ADMINISTRACIÓN DE
GRANJAS
11
Catálogo de usuarios
Estudiantes: Estudiar y aprobar cada una de las asignaturas conforme con los
plantes, programas y reglamentos de estudios vigente en la Extensión. Otro de
los deberes de los estudiantes es obtener la calificación que corresponde a su
rendimiento.
12
Auxiliar de Secretaría: Asistente de secretaría, encargada actualmente de la
manipulación del sistema de control de notas. (Lic. Laura Zambrano).
Equipo de trabajo
13
2.4 Comunicación del plan de trabajo
Magíster
Gonzalo Díaz Troya
DECANO DE LA UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
Presente.-
Una vez analizados cada uno de los recursos informáticos con que cuenta la
Institución que usted tan acertadamente dirige, es grato comunicarle que el Plan
de Trabajo del PSI de la Universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión
en El Carmen se encuentra concluido.
Atentamente,
14
3 ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE
Para la elaboración del PSI, primero se realizó una observación de campo, luego
fue necesario entrevistas con el personal que labora en los departamentos de
secretaría general, auxiliar de secretaria, de los representantes de las
coordinaciones de escuela, administrador de centros de cómputo y estudiantes,
donde se puede detectar los recursos informáticos que existen la Universidad
Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen.
Una vez seleccionado los campos de acción de PSI, se identificó los recursos
informáticos de la universidad, con los cuales pudimos obtener información
como: el procesamiento de los datos, el manejo del sistema computacional, la
administración tecnológica y el desenvolvimiento del recurso humano.
Una vez receptada la información por escrito, esta es ingresada al sistema por la
auxiliar de la secretaria general, quien se encarga de la manipulación del sistema
SEGEM.
Como se pudo observar al momento existe una sola persona encargada de operar
el sistema, lo cual involucra en cierta manera agotamiento mental, por tal motivo
sería necesario que todas las auxiliares de secretaria que representan a cada una
de las especialidades conozcan del sistema de información y tengan acceso al
sistema a través de una red.
15
La universidad Laica “Eloy Alfaro” de Manabí, Extensión en El Carmen, se
encuentra tecnológicamente equipada, la misma que dispone de cuatro salas de
cómputo y de 30 salones de clases con equipos para proyección, disponibles para
la enseñanza – aprendizaje de los estudiantes.
16
En la mayoría de computadoras de la Institución se utiliza el sistema operativo
Windows Xp, Office 2007, antivirus Avira y Nod 32, a excepción del laboratorio
número de 2 que posee adicionalmente otro sistema operativo como es Ubuntu
9.00.
- Reestructuración de procesos.
- Actualización de equipos de cómputo de la Sala No. 1, Biblioteca y Sala
de la granja experimental.
- Seguridad en el manejo de datos.
- Estructurar la red de cómputo en los laboratorios que no poseen.
- Uso de software libre
- Respaldar la información.
- Actualizar antivirus.
- Extender la señal de red inalámbrica
17
Catálogo de normas del PSI
Para que los datos estén seguros y no haya mal manejo de los mismos, se
deberán asignar claves de acceso a los diferentes programas que maneje la
empresa, sobre todo si se trata de un sistema informático.
18
4 IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
19
cuenta que otras extensiones no se encuentren accediendo al mismo
tiempo, ya que solo permite una conexión a la vez.
Como se pudo observar al momento existe una sola persona encargada de operar
el sistema, lo cual involucra en cierta manera agotamiento mental, por tal motivo
sería necesario que las auxiliares de secretaria que representan a cada una de las
especialidades conozcan del sistema de información y tengan acceso al sistema a
través de una red.
20
El control del las cuatro salas de computación se encuentra a cargo del
Administrador de Centro de Cómputo, quien es la encargada de dar
mantenimiento de hardware y software. Brinda las facilidades necesarias a los
docentes que hacen uso de los laboratorios para sus clases, de igual forma el
docente y los estudiantes son responsables del uso y manipulación de los equipos.
En caso existiese algún incidente dentro del laboratorio deberá ser notificado
inmediatamente a la persona encargada.
Modelo de información
• Entidad – Relación
21
SECRETARIA GENERAL
ADM. CENTRO DE CÓMPUTO EQUIPO DE COMPUTACION
MATRIZ
COORDINADOR ACADEMICO
Entidades:
• Decano:
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Secretaria
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
22
Estado Civil
Título Académico
• Auxiliar de Secretaria
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Sistema Informático
Nombre
Módulos
• Estudiantes
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Curso
Especialidad
• Docentes
• Cédula
• Nombre
• Apellidos
• Teléfono
• Dirección
• Estado Civil
• Título Académico
• Especialidad
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• Nominación de estado (Contrato o nombramiento)
Equipos de Cómputo
Marca
Estado
Monitor
Características
Teclado
Mouse
Tipo (escritorio o laptos)
Servicio (Administrativo, proyector o salas de cómputo)
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Coordinador académico
Cédula
Nombre
Apellidos
Teléfono
24
Dirección
Estado Civil
Título Académico
• Decano
Organizar ( )
Coordinar( )
Solicitar ( )
Verificar ( )
Supervisar ( )
Controlar ( )
Evaluar ( )
Gestionar ( )
• Secretaria
Administrar( )
Coordinar ( )
Registrar ( )
Operar ( )
Controlar ( )
Organizar ( )
• Auxiliar de secretaria
• Registrar ( )
• Operar ( )
• Controlar ( )
• Enviar ( )
• Sistema Informático
Registrar( )
Informar ( )
Generar ( )
25
Facilitar ( )
Controlar ( )
• Estudiantes
Asistir ( )
Generar ( )
Cumplir ( )
• Docentes
• Organizar ( )
• Coordinar( )
• Verificar ( )
• Supervisar ( )
• Controlar ( )
• Evaluar ( )
• Impartir ( )
• Equipos de cómputo
• Procesar( )
• Almacenar( )
• Generar( )
• Facilitar ( )
• Enviar ( )
• Garantizar ( )
• Administrar ( )
• Mantener ( )
• Asesorar ( )
• Controlar ( )
• Organizar ( )
• Reparar ( )
• Informar ( )
26
• Secretaria General (Matriz)
• Supervisar ( )
• Actualizar ( )
• Controlar ( )
• Verificar ( )
• Coordinar ( )
• Coordinador académico
• Organizar ( )
• Coordinar( )
• Solicitar ( )
• Verificar ( )
• Supervisar ( )
• Controlar ( )
• Evaluar ( )
• Gestionar ( )
Gerente
Decano Secretaria
1 1..*
27
Secretaria S. Informático
1 1
1 1..*
1 1..*
Docentes Estudiantes
1..* 1..*
28
Varios docentes pueden impartir sus clases a uno o varios estudiantes
1 1..*
1 1..*
1 1
1 1
29
Ad. Centro C. Aux. de Secret.
1 1..*
1 1..*
30
Diagrama de clases
31
4.3 Catalogación de requisitos
Dentro del estudio de los procesos del PSI y el respectivo análisis de las
necesidades de la información se ha podido establecer los requisitos necesarios
de los procesos afectados por el plan informático.
32
Renovar equipos de computación a las auxiliares de secretaria, con la
finalidad de ejecutar el sistema de información y brindar un mejor
servicio. (Anexo Propuesta de proformas).
33
5 ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES
5.1 Alcance y objetivos del estudio de los sistemas de información
actuales
Decano
34
Secretaria General
35
Administración centros de cómputo
Personal docente
36
Coordinación Académica
Decano
Secretaria general
37
Administrador de centros de cómputo
Auxiliares de secretaria
Docentes
Estudiantes
38
información académica, personal docente y administrativo, para
cumplir metas y objetivos propuestos en la Institución.
39
y de esta forma poder organizar los recursos tecnológicos existentes en la
universidad. Al iniciar el plan informático es necesario una auditoria
informática, partiendo de ello se podrá detectar las falencias existentes, lo
cual conlleva a poner en prácticas los procedimientos necesarios para la
aplicación del plan. Sin embargo se consideran algunos aspectos:
40
Estar acorde a la tecnología informática, para que la universidad se
encuentre en constante actualización.
41
DIAGRAMA DE REPRESENTACION
Sistema Informático
Reportes
Estudiantes Profesores
Control matrículas
Seguridad en
información
Sala No. 1
Proyectores
Decano Coord. Acad. Software libre
Biblioteca
42
Participantes
Consultores
Decano
Secretaria
Auxiliares de secretaria
Administrador de centros de cómputo
Consultores Informáticos
Usuarios Expertos
43
5.3 Valoración de los sistemas de información actuales
Organización Coordinación Planificación Control Operatividad Mantenimiento Cableado Servicio Reportes Eficacia
Involucrados
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Decano
Secretaria
Aux. Secretaria
Adm. C. Comp
Coord. Academ.
Profesores
Estudiantes
Tabla de Valoración
1 Deficiente
2 Bueno
3 Muy bueno
4 Excelente
44
6 DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
45
Como se puede observar en la matriz, hay departamentos donde se detecta
que existen mejoras y otras se conservan, para ello hemos propuesto
soluciones que se presentan en el desarrollo del PSI.
46
Ubicar un equipo de computación, enlazado con el sistema de control
de notas, a disposición de los estudiantes, de tal forma que tengan
acceso a consultas posteriores de sus calificaciones.
47
Las salas de computación 3 y 4 deben ser ubicadas en red, debido que
estos centros de cómputo son utilizados por los maestros para sus
clases.
48
Es necesario el aumento en el ancho de banda que posee la universidad,
debido que el existente es muy bajo en comparación a la tecnología que
posee la universidad.
49
Computadoras libres de virus.
Mayor seguridad en el manejo de la información.
Mejor cableado de la red.
Equipos más sofisticados.
Ahorro económico en compra de licencias.
Equipos sofisticados
Cableado de red
Control de virus
Software libre
Servicio tecnológico
84 86 88 90 92 94 96 98 100
50
Análisis Coste / Beneficio
COSTE BENEFICIO
Compra de equipos de Desenvolvimiento en las tareas
cómputo para facilitar el y manejo de información.
trabajo. Seguridad en el flujo de los
Actualización de equipos para datos y acceso a los mismos.
ofrecer un mejor servicio. Libre navegación en internet,
Estructurar cableado de red. sin contagio de los equipos de
Ampliar ancho de banda cómputo.
Mejorar calidad educativa
universitaria.
Impacto en la organización
51
8 DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
Definición de proyectos
52
Se plantea el uso de software libre en toda la institución, y así evitar
problemas de licencias para lo posterior. Esto conlleva la capacitación a todo
el recurso humano involucrado en este plan.
Prioridad de proyectos
53
En lo que concierne al reestructurar el cableado existente, permite una mejor
organización y distribución de las computadoras, y más que todo en los
laboratorios de computación que se usan para impartir las clases a los
estudiantes.
54
Calendario de proyectos y acciones
55
8.2 Elaboración del plan de Mantenimiento del PSI
• Priorizar las direntes salas de cómputación en concordancia con los docentes que hacen uso de ellas.
• Capacitación en el uso del software libre al personal involucrado en eL PSI
Impl. de
Software libre • Control de uso de programas
56
Una vez que hemos definido el proyecto propuesto, en el que se ha
considerado la actividades prioritarias y hemos establecido un calendario para
la ejecución de las mismas, considerando además el plan de mantenimiento del
PSI.
57
9 REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PSI
58
El Plan Sistemático de Información, pretende promover la organización y
control de los recursos informáticos, en donde se establece costos, beneficios
en la ejecución del proyecto. En la aplicación del plan, se diagnostica
claramente los recursos informáticos de la Institución, los mismos que son
evaluados para crear las normas aplicables en la utilización de los recursos,
debido que servirá de base para la correcta toma de decisiones.
Presentación
59
tecnológicamente a la Institución, dotándola de equipos necesarios para
brindar buen servicio a quienes forman parte de esta entidad.
60
Resultado de las sesiones de trabajo (mejora de la propuesta), que
afectan a:
Arquitectura de información
Modelo de información
61
Arquitectura tecnológica
62
9.3 Aprobación del PSI
Analistas de Sistemas
Jaime Javier Zambrano Quiroz
Denny Lourdes Zambrano Quiroz
Presente.-
Atentamente,
63
Plan de comunicación del PSI
Señores
Personal docente y administrativo
UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO”
EXTENSIÓN EN EL CARMEN
Ciudad.-
Es necesario que cada uno contribuya con los requerimientos establecidos para
poder ejecutar este plan, que en lo posterior se dará a conocer cuál será su rol
dentro de este proceso.
Atentamente,
64