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MATERIAL DE APOIO 1
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Estes documentos servem como meio de comunicação dos atos da Administração. Essa
comunicação é interna, entre as unidades que compõem a organização administrativa, e
externa quando envolve cidadãos ou outras entidades empresariais ou do governo.
É necessário conhecer alguns detalhes acerca de cada tipo de documento, como a forma-
tação adequada, termos legais a serem utilizados, obrigatoriedade de emissão, temporali-
dade, entre outros itens que podem várias dependendo de cada caso e tipo de documento.
Os documentos administrativos são muito diversos, pois podem ser públicos ou privados e
variam em sua estrutura, bem como de acordo com sua intenção prática. Alguns deles são:
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Estudaremos abaixo, de forma aleatória, alguns dos mais importantes documentos admi-
nistrativos, considerando a relevância de seu uso nas organizações e suas características.
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AVISO
TIPOS DE RELATÓRIOS
Podemos dizer que todos os relatórios são gerenciais, uma vez que estes documentos au-
xiliam a gerir os negócios, tarefas, projetos e pessoas de maneira mais eficiente e assertiva.
Independente dos relatórios serem direcionados para a alta administração ou níveis opera-
cionais, o propósito base é "gerir algo" Considerando isso, trataremos como relatórios ge-
renciais todos os tipos de relatórios que estudaremos.
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Relatórios gerenciais são documentos oficiais que mensuram os resultados das empresas,
com o objetivo de auxiliar a tomada de decisões. Sua análise permite que os gestores te-
nham uma visão mais ampla do negócio e possam planejar estrategicamente suas opera-
ções e evitar a formação de dívidas, otimizar atividades operacionais e aumentar as chan-
ces de lucratividade.
Os relatórios gerenciais podem ser desenvolvidos para atender a diversas demandas es-
tratégicas do negócio, tais como a situação financeira, as condições do planejamento
orçamentário, o desempenho geral ou segmentado, a produtividade semestral ou
anual, e assim por diante.
O objetivo do documento deve ser definido pelas lideranças organizacionais, conforme as
necessidades e demandas do negócio.
Relatório de Vendas
O Relatório de Vendas é um documento fundamental para uma empresa. A sobrevivência
de qualquer organização está diretamente ligada à sua capacidade comercial de seus pro-
dutos ou serviços, por isso este relatório é tão importante.
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Cada empresa possui um modelo de estruturação próprio, mas algumas informações de-
vem estar presentes em qualquer relatório desse tipo, como por exemplo, quantidade de
peças ou atividades vendidas, o valor do ticket médio, e assim por diante.
Balanço Patrimonial
O Relatório de Balanço Patrimonial é obrigatório em todo país; somente microempresas e
empresários rurais estão isentos dessa demonstração financeira.
Esse documento permite visualizar a real condição do patrimônio de uma organização por
meio de um levantamento minucioso de balancetes, para validar os saldos das contas em-
presariais e apresentar sua posição contábil, financeira e econômica.
A análise é feita com base nos números anteriores da empresa. Ou seja, é considerado os
últimos 3 meses e/ou o mesmo período de anos anteriores.
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PROCURAÇÃO
Procuração é o instrumento pelo qual alguém nomeia outrem de sua confiança como seu
representante (procurador), para agir em seu nome em determinada situação em que não
queira ou não possa estar presente.
PROTOCOLO
ATA
Documento de valor jurídico, que consiste em registro narrativo e decisões do que passou
em uma assembleia, sessão ou reunião. Pode ser registrada em livro próprio, autenticado,
com páginas numeradas e rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e
de encerramento. Pode ser também elaborada em folhas soltas, digitadas, com páginas
numeradas, rubricadas e assinada pelo relator. Não pode ter modificações posteriores a
sua aprovação. Deve conter a assinatura de todos os participantes da reunião.
ATESTADO
CERTIDÃO
COMUNICADO
O comunicado é um tipo de aviso ou recado oficial, que é utilizado com o objetivo de passar
uma determinada informação. Uma empresa, um colégio, órgãos da administração pública,
entre outros costumam promover eventos, reuniões, etc., com divulgação nos meios de
comunicação. Essa divulgação é feita através do comunicado. O comunicado apresenta
duas formas de circulação que podem ser internas ou externas, de acordo com o objetivo.
CONVOCAÇÃO
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