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Programa de Aprendizagem – CIEE/PR

MATERIAL DE APOIO 1

Autor ou empresa que postou o artigo ou detentora do site: Banco de Artigos

Fonte: link do site: https://cieepr-adm.wixsite.com/banco-de-artigos/artigos

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Revisão Ortográfica do material, realizada por:

RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS

Neste tópico estudaremos um pouco sobre logística, com ênfase em Almoxarifado. Para
isso, compreenderemos inicialmente os seguintes conceitos:

O setor de logística é responsável pela coordenação de todo o fluxo de produção e de

movimentação de materiais e, geralmente, trabalha com um grande volume de informações.
Em razão de sua complexidade, para garantir a excelência nos produtos, é necessário
investir em processos integrados e bem planejados, otimizados para todas as atividades
necessárias. É aqui que precisamos entender o papel do Almoxarifado.
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Almoxarifado é o local onde se encontram armazenados materiais ou produtos enviados e

recebidos, adequados de acordo com sua natureza, a fim de suprir as necessidades
operacionais dos setores integrantes de uma estrutura organizacional.

Esses itens podem ser mercadorias e produtos (limpeza, escritório, serviços, medicamentos
etc.), ferramentas, componentes, enfim, objetos dos mais variados nichos, de acordo com
o estabelecimento que os controla.

O almoxarifado tem como suas principais funções:

• Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com Nota Fiscal ou

equivalentes;
• Armazenar e registrar os materiais em estoque;
• Registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;
• Elaborar estatísticas de consumo por materiais e centros de custos para previsão
das compras;
• Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;
• Garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos
materiais, visando a um atendimento ágil e eficiente;
• Estabelecer as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para fins de
reposição de estoque, bem como solicitar sua aquisição;
• Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente.

Cada uma das etapas do processo de armazenagem deve ser bem pensada e planejada
para assegurar a qualidade e integridade de todas as mercadorias, fazendo a entrega no
tempo determinado e gerando o mínimo de custos. Dessa forma, o cliente estará satisfeito
e se tornará fidelizado, reforçando a reputação e a imagem da empresa.

A atividade planejada e bem cumprida de todas as etapas do processo de armazenagem é

crucial para manter um diferencial competitivo, ampliando a atuação de qualquer empresa
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no mercado. Ao mesmo tempo, é necessário trabalhar com a redução de custos, evitando

o aumento do preço final de cada produto.

Afinal, quais são as principais etapas do processo de armazenagem?

As etapas do processo de armazenagem são, de uma forma geral, sete principais. Algumas
variações podem ocorrer, mas, certamente, estão embutidas dentro das que enumeramos
a seguir:

1. Etapa 1: recebimento de mercadorias

A primeira das etapas do processo de armazenagem é o recebimento de mercadorias. Os
locais devem estar sempre preparados para o recebimento de veículos que, logo depois de
posicionados, devem começar a descarregar os produtos.
De acordo com sua especificação e características, esses produtos devem seguir para a
etapa seguinte com o auxílio de empilhadoras e niveladores, entre outros equipamentos.

2. Conferência e endereçamento
Antes de dispensar os veículos de entrega é necessário conferir se as mercadorias
entregues, assim como sua nota fiscal, estão de acordo com o pedido. A conferência vai
permitir receber todos os itens sem qualquer avaria.
Depois da conferência, os materiais devem ser devidamente etiquetados antes de serem
encaminhados para o armazenamento.

3. Estocagem ou armazenamento
Na terceira das etapas do processo de armazenagem, o operador deve verificar o código
de endereçamento e se ele está dentro da conformidade para o local a que foi destinado.
Depois de confirmado, a empilhadeira ou outro equipamento apropriado deve guardar o
material.

4. Identificação dos itens

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Depois que os materiais estiverem armazenados, é preciso esperar que sejam solicitados.
Pelo sistema de gerenciamento do próprio armazém, o material poderá ser identificado mais
rapidamente, sendo localizado para a próxima das etapas do processo de armazenagem.

5. Separação dos materiais

Identificados e localizados, os materiais devem ser levados pelo operador até a área de
separação e, sempre de acordo com o pedido, a carga deve ser desfeita e fracionada,
quando necessário. A área de separação deve ser instalada em um local à parte da
estrutura de armazenamento.

6. Embalagem dos materiais

Os materiais podem ser levados à área de produção, no caso de indústrias, ou
encaminhados para receber a embalagem, no caso de comercialização. O tipo de
embalagem deve ser feito de acordo com o produto, sempre zelando pela integridade da
mercadoria e com a utilização de itens de segurança.

7. Expedição dos materiais

A última das etapas do processo de armazenagem é a expedição. Nessa etapa, a
mercadoria pode ser encaminhada para o processo de industrialização através de
equipamentos apropriados ou seguir para os veículos para serem levados ao seu destino
final. Essa operação deve ser feita respeitando as regras de tempo de embarque.

Todas as etapas do processo de armazenagem devem manter registros precisos de todos

os itens movimentados. Essa é uma necessidade para a ocasião do inventário, que deve
ser feito periodicamente, garantindo que os itens armazenados e utilizados estão dentro
das quantidades contábeis.

Com a implementação das etapas do processo de armazenagem, a empresa terá redução

de custos e melhor aproveitamento de todos os itens utilizados.
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Como manter o seu almoxarifado sempre organizado?

Imagine que você trabalhe no departamento financeiro/fiscal de uma determinada empresa

e precise de caixas de arquivo e demais materiais para alocar notas fiscais, recibos e
comprovantes. Ao buscá-los em um almoxarifado, você o encontra totalmente
desorganizado e, por conta dessa desorganização, não há mais caixas disponíveis em
estoque.

Agora imagine essa mesma situação, mas para profissionais que trabalham na linha de
produção e que precisam com urgência de equipamentos de proteção individual.

Portanto, um almoxarifado deve estar sempre bem organizado e ter um controle bem
estruturado e administrado por um profissional competente. É interessante que esse local
seja, no mínimo, parcialmente automatizado.

Além disso, há muito o que fazer para preservar esse ambiente impecavelmente. Assim,
vamos conhecer 5 dicas para manter a organização de um almoxarifado em dia.
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1. Avaliar o tamanho e condições do almoxarifado

Dependendo do tamanho de uma organização ou da empresa, seu almoxarifado deverá ter
espaço suficiente para acomodar os produtos a serem estocados. Um ambiente pequeno
para muitos insumos comprometerá toda a ideia de se conseguir uma determinada
organização no local.

Não é só o tamanho do espaço que tem que ser avaliado, mas também é necessário
analisar suas condições de uso. Afinal, o local deve oferecer as condições corretas para
que os insumos estocados não estraguem e gere prejuízo.

Para tal, devem-se analisar, por exemplo, a luminosidade, a fiação e a ausência de umidade,
rachaduras e insetos. Além de perigos iminentes de acidentes de trabalho. Se as condições
do espaço não forem as adequadas, ele deve ser transferido ou uma reforma deverá ser
providenciada.

2. Controlar o estoque: entrada e saída de materiais

Saber exatamente o que há nesse local é imprescindível. Para tal, é necessário realizar
inventários periodicamente. Consumir o que existe em demasia antes de realizar nova
compra é uma dica importante, além de devolver itens danificados que ocupam espaço aos
fornecedores.

Manter essa organização em um almoxarifado passa pela situação de receber e conferir os

materiais adquiridos ou cedidos de acordo com Nota Fiscal. A partir daí, deve-se fazer o
lançamento desse documento no sistema.

Ocorrendo qualquer erro na remessa, o fornecedor deve ser avisado para corrigir a nota ou,
dependendo do tipo de falha, até mesmo devolver o material. Todo cuidado é pouco para
que não haja erros no momento do lançamento no sistema.
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O mesmo serve para a saída desses itens para consumo interno. Tudo o que for sendo
abastecido na organização deve ser registrado no sistema.

Vale salientar que, caso uma pessoa não autorizada precise de um material com urgência
e o almoxarife não se encontrar no local, toda movimentação de material deve ser anotada
e repassada ao responsável. O mesmo vale para dias em que o sistema da empresa estiver
fora de funcionamento.

Com um controle bem feito, a necessidade da realização de inventários em curtos períodos

diminuirá. Assim como o tempo de contagem quando houver a necessidade desse
expediente.

3. Otimizar o espaço físico

Otimizar o espaço físico é nada mais que facilitar a vida do almoxarife e das pessoas que
solicitarão materiais no local. O primeiro passo pode ser dividir o estoque por categorias de
produtos. Se em um almoxarifado temos itens de papelaria, medicamentos e uniformes, por
exemplo, deixá-los bem separados já tornará a procura mais eficiente.

Podemos implantar ainda subdivisões. Uma delas pode ser por frequência de uso. Nada
mais justo que deixar mais próximo de nossas mãos os materiais com maior saída. O
tamanho pode ser outro tipo de subdivisão, pensando em não sobrecarregar as prateleiras.

4. Identificar os itens
Depois de separados por divisões e subdivisões, identificar cada prateleira e espaço onde
cada material se encontra deixará a organização de um almoxarifado totalmente
profissional. Um bom exemplo é a organização das bibliotecas e livrarias que, sem dúvida
alguma, estão preparadas para agilizar a procura.

Com o tempo, o almoxarife vai saber exatamente onde cada item se encontra. No entanto,
haverá situações em que outras pessoas poderão acessar o local por conta própria e essa
identificação será de suma importância para sua procura.
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5. Automatizar o almoxarifado
Vivemos em uma época em que o mundo digital faz parte de nosso cotidiano. Assim, por
que não adotar a automatização do almoxarifado em uma empresa? Esse expediente vai
diretamente de encontro com a nossa segunda dica. Controlar a entrada e saída dos
produtos só terá sucesso através de um sistema operacional.

Se esse sistema for integrado, melhor ainda. Pois toda a empresa ou organização estará
conectada entre si. Assim, o fluxo de trabalho se torna mais eficaz.

Um almoxarifado organizado gera eficiência e facilita o trabalho de todos os profissionais

envolvidos.

Qual a importância de um almoxarifado bem organizado?

Pudemos entender que a organização do almoxarifado é bem-vinda pela facilidade de se
encontrar um produto com rapidez. Além de manter o controle da quantidade existente de
cada um desses produtos no estoque. E, por consequência, saber exatamente o que deve
ou não ser comprado para reposição.

Mas outros fatores também estão diretamente ligados a um almoxarifado bem organizado.
Dentre eles podemos citar a ciência que o profissional responsável pelo ambiente terá sobre
a qualidade do material que está sendo recebido.

Assim, ele poderá alertar os compradores responsáveis pela aquisição de insumos e os

departamentos que o receberão quanto a esse quesito. Afinal, a utilização de produtos de
qualidade duvidosa saindo do almoxarifado irá gerar tarefas com resultados nada
satisfatórios.
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Com todo esse controle baseado em um ambiente muito bem organizado, o administrador
do almoxarifado terá mais eficiência também em confirmar se os itens armazenados estão
dentro do prazo de validade e em condições de uso.

Outra situação imprescindível quanto à importância na organização do almoxarifado é saber

o que está em falta no estoque. Isso evitaria que a ausência de um insumo qualquer
atrasasse atividades relevantes na empresa. O que seria a causa, mais uma vez, de
prejuízo financeiro dependendo do departamento.

Concluindo, foi-se o tempo em que um almoxarifado era sinônimo de canto de bagunça de

uma organização. Hoje, esse local deve ser visto com outros olhos por todos os que
acreditam que uma empresa deva funcionar como uma engrenagem.