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Mala DIRETA

A mala direta trabalha com dois tipos de arquivo.

 Planilha do Excel
 Documento em branco do Word.

1. Temos de ter a planilha do excel pronta com as informações que queremos


transportar para o Word.
2. Temos de nos atentar para que as informações corretas estejam nas colunas
corretas, pois elas são as nossas referencias. Além disse também precisamos
saber qual aba da planilha estão as informações que buscamos.
3. Tendo isso em mente, vamos salvar a planilha do Excel em um local de fácil
acesso.
4. Abrimos o Word em branco, no menu inicial clicamos em “correspondências”.
5. No menu “correspondência” clicamos em “iniciar mala direta” e escolhemos a
opção desejada. Neste exemplo vamos usar “Documento normal do Word”.
6. No mesmo menu, vamos clicar em “Selecionar Destinatário” >> “Usar uma
lista Existente”. Neste momento vamos selecionar o arquivo Excel que temos
as informações que necessitamos preencher de forma automática. Ao
indicarmos o arquivo ele vai pedir para identificar a ABA que contem as
informações que necessitamos.
7. Selecionada a ABA correta, agora vamos trabalhar no documento Word. Temos
de escrever o texto nele que não podemos puxar da planilha, no caso da mala
direta de qualificação temos de deixar o documento pronto para receber só o
nome, cpf, etc.
8. Segue o modelo básico para qualificação: «NOME», «NACIONALIDADE»,
«PROFISSÃO», inscrito no CPF: «CPF», RG: «RG», residente e domiciliado na
«ENDEREÇO», «BAIRRO», «CIDADE», «UF», «CEP»; «Próximoregistro»«NOME»,
«NACIONALIDADE», «PROFISSÃO», inscrito no CPF: «CPF», RG: «RG»,residente
e domiciliado na «ENDEREÇO», «BAIRRO», «CIDADE», «UF», «CEP».
9. No caso o texto que está entre “<< >>” diz respeito a mesclagem com a planilha do
excel. No exemplo dado anteriormente para que fique “<<NOME>>”, devemos clicar
em “Incluir campo de mesclagem”, nesta aba do menu devem aparecer os nomes das
colunas do excel, com o titulo que elas tem, bastanto apenas incluir o titulo certo no
campo certo do texto do Word.
10. Ao terminar o registro completo de um cliente, antes de iciciar outro, vemos que temos
o comando <<próximo registro>>, ele referencia que a partir daquele ponto vai pegar os
dados da próxima linha do excel, ele sempre deve aparecer antes do primeiro registro do
próximo contato, no nosso caso, iniciamos com o NOME, portanto próximo registro
deve aparecer antes do NOME, para incluir o comando “próximo registro” temos de
clicar no menu “Regras”>>”Proximo Registro”.
11. Finalizada a linha de exemplo basta copiar e colar o número de vezes necessárias para
que toda a planilha seja incluída no arquivo.

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