Declaração…………………………………………………………………………………..…….ii
Dedicatória……………………………………………………………………………………….iii
Agradecimento………………………………………………………………………….…..…….iv
Resumo………………………………………………………………………………..…………..v
CAPITULO-I INTRODUÇÃO.......................................................................................................6
1.Introdução.....................................................................................................................................6
1.1.Objectivo Geral..........................................................................................................................6
1.2.Objectivos especificos...............................................................................................................6
1.2.1.Tema.......................................................................................................................................6
1.2.1.1.Problematização...................................................................................................................7
1.2.1.2.Hipoteses..............................................................................................................................7
1.2.1.3.Justificativa..........................................................................................................................7
CAPITULO-II REVISÃO BIBLIOGRÁFICA...............................................................................8
2.Recursos humanos, conceitos, definições.....................................................................................8
2.1.Teoria das três idades dos documentos......................................................................................8
2.1.1.Gestão De Documentos..........................................................................................................8
2.1.1.2.Objetivos a gestão de documentos tem os seguintes objetivos:..........................................9
3.3 - Fases As três fases básicas da gestão de documentos.............................................................9
CAPITULO-III CARACTERIZAÇÃO DOS ARQUIVOS..........................................................11
3.Caracterização dos Arquivos......................................................................................................11
3.1.Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes.........................................................11
3.2.Métodos de Arquivamento......................................................................................................12
3.3.Efetivação da Avaliação..........................................................................................................12
3.4.Pré-requisitos para realizar a Avaliação..................................................................................12
3.5.Prazo de Guarda dos Documentos...........................................................................................13
3.6.Valoração dos Documentos.....................................................................................................13
3.7.Características dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda guarda eventual:...........13
3.7.1.Avaliação em Acervos Acumulados.....................................................................................15
3.7.1.1.Seleção de Documentos.....................................................................................................16
CAPITULO-IV CONCLUSÃO, RECOMENDAÇÕES, BIBLIOGRAFIA.................................17
4.Conclusão...................................................................................................................................17
4.1.RECOMENDAÇÕES..............................................................................................................18
Referencia Bibliográfica................................................................................................................19
Apêndices………………………………………………………………………………………...20
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CAPITULO-I INTRODUÇÃO
1.Introdução
A Organização de documentos e arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar
instrumentos de controlo e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas
instituições, organizações empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias
de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados
tanto nas dependências do arquivar ou do funcionário.
Este trabalho está estruturada da seguinte forma: Capitulo I introdução, onde foi apresentados
objectivos, tema, problematização e justificativa, Capitulo II revisão bibliográfica onde foi
trazidos os principais conceitos básicos que norteia o trabalho, Capitulo III caracterização de
arquivos onde são apresentados relatos de estudo constatado no terreno, e o pôr fim Capitulo V
conclusões, recomendações e bibliografia, onde foi apresentados conclusões, e recomendações
desenvolvimento e por fim. Para materialização deste trabalho o autor recorreu a manuais, Pdfs,
internets e documentos fornecidos pela instituição.
1.2.1.Tema
Sistema de Arquivos nos Recursos Humanos nas organizações, Caso de estudo da 1ª Brigada
Mista de foguetes Anti-Aéreas-2018.
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1.2.1.1.Problematização
A recolha de informação, e acesso só se deve ao acto da necessidade do conhecimento da real
situação de recursos humanos. Os documentos foram acumulados no decorrer do tempo sem um
devido tratamento, com isso surgiram alguns problemas, como de localização e acesso da
documentação quando solicitado, acondicionamento indevido, o que gera muitas vezes acumulo
de poeira, perda e conservação. Devido à dificuldade de localizar os documentos referentes a
vida funcional dos funcionários, muitos processos que deveriam ser resolvidos prontamente, não
o são, fazendo com que os funcionários fiquem sem alternativas para resolver seus problemas
imediatos.
Diante da situação coloca-se a seguinte questão até que ponto os arquivos de funcionários são
arquivados sem prejuízo ao do mesmo e da vida funcional?
1.2.1.2.Hipoteses
As ações propostas de problema apontam para os seguintes eixos de atuação de problema:
Exiguidade de meios modernos introdução de novas tecnologias de gestão de
documentos, registo e arquivos;
Inexistência de uma sala ou espaço adequado para guarnição de arquivos;
Falta de quadro de formação profissional de técnicos da área e sua integração tendo em
conta as necessidades do sector.
1.2.1.3.Justificativa
A escolha deveu-se por se inserir no âmbito académico e do curso, porém uma parte que
conduziu para o estudo em questão deveu-se por eu mesma ter vivido a situação real do sector de
Recursos Humanos e deparei-me pelo problema de arquivos.
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CAPITULO-II REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
2.Recursos humanos, conceitos, definições
É um conjunto de princípios estratégicos e técnicos que contribuiu para atrair, manter, motivar,
treinar e desenvolver o patrimônio humano de qualquer organização. Outra definição nos é
fornecida por TOLEDO (1986), segundo a qual Recursos Humanos seriam "o ramo de
especialização da ciência da Administração que desenvolve todas as ações que têm como
objetivo a integração do trabalhador no contexto da organização e o aumento de sua
produtividade".
Diante disso, pode-se afirmar que essa área da organização trata do recrutamento, da seleção, do
treinamento, do desenvolvimento, da manutenção, do controle e da avaliação dos funcionários de
uma empresa. Sendo assim, pode-se considerar que a existência da área de Recursos Humanos
está diretamente relacionada à melhora da efetividade dos funcionários nas empresas, implicando
na melhor efetividade organizacional. (CHIAVENATO, 1981).
2.1.1.Gestão De Documentos
GALVINO (2006) refere que "considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente". A gestão de documentos é operacionalizada através do
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planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço
físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
• Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao
governo e aos cidadãos;
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou
para a pesquisa científica;
• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por
seus valores histórico e científico.
Esta fase é composta pelos seguintes elementos: - elaboração e gestão de fichas, formulários e
correspondência;
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informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a
implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
2.1.3.Conceituação de Arquivo
De acordo com CASTRO (2016) diz que "arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas
físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da
informação".
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CAPITULO-III CARACTERIZAÇÃO DOS ARQUIVOS
3.Caracterização dos Arquivos
De acordo com a natureza, os arquivos classificam-se em públicos e privados.
GALVINO (2006) diz nos que "os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos
e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito por comando
central, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias". São, também,
públicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter
público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Inspeção: proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se
ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os
documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados
ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
Análise: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências
cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado pelo serviço de
protocolo, a classificação ocorrerá nesta etapa.
3.3.Efetivação da Avaliação
Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase
corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária)
daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo
intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o
desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente
oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.
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• Análise das condições de armazenamento, estado de conservação e custo de manutenção dos
depósitos de arquivo;
Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se
propõe, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
Refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente criados: o documento passa a ser fonte de pesquisa e informação para o
próprio serviço e para terceiros.
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Guarda temporária: são aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante
do seu valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção. Neste grupo estão incluídos, por
exemplo, os documentos:
• Que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.
Guarda permanente: são documentos de valor probatório, isto é, relativos a direitos, tanto de
pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos
ou fenômenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda
permanente deve abranger:
Ex: atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos (estatutos, contratos
sociais, alvarás); documentos relativos a direitos patrimoniais;
Ex: todos os atos que digam respeito à sua organização e funcionamento (regulamentos,
regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; gráficos
(organogramas, fluxogramas); acordos, convênios, ajustes; atas e relatórios da direção;
correspondência que trate de suas atividades-fim;
• Documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição. Ex: programas
audiovisuais, ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações,
solenidades e obras;
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• Documentos que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às atividades
específicas da instituição. Ex: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e
relatórios técnicos;
• Documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo
menos um exemplar como amostra. Ex: folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e
postais;
De acordo com CASTRO (2016) refere que “Os procedimentos a serem adotados variam em
função da situação do acervo, bem como das formas pelas quais este se inter-relaciona com os
demais conjuntos documentais da instituição”. De maneira geral, os procedimentos a serem
adotados são os seguintes:
• Diagnóstico da situação do acervo: elaborado com a finalidade de obter dados quanto ao estado
de conservação dos documentos, às formas de classificação e arquivamento adotadas
originalmente e aos instrumentos de recuperação da informação, incluindo-se as listagens de
recolhimento, quando houver. A partir desse diagnóstico será possível definir as metodologias a
serem utilizadas na avaliação;
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• Pesquisa dos prazos de guarda: a partir do quadro de assunto, com base na legislação e em
entrevistas realizadas nas unidades administrativas da instituição, chega-se ao estabelecimento de
prazos de guarda em virtude do uso que se faz dos documentos e das determinações legais.
3.7.1.1.Seleção de Documentos
A seleção de documentos é realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por
técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecimento na Tabela de Temporalidade. A
seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:
• Recolhimento: envio dos documentos para a instituição arquivista pública, acompanhados dos
instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso
público.
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CAPITULO-IV CONCLUSÃO, SUGESTÕES, BIBLIOGRAFIA
4.CONCLUSÃO
Ao longo do trabalho, viu-se que o arquivo está preparado para auxiliar as organizações,
instituições, e empresas a vencer a batalha da velocidade e qualidade na gestão documental e
atendimento, através da transformação das informações existentes em processos convencionais
(papel) em informação digital superando as barreiras do tempo e riscos de extravios. Na maioria
dos casos, o fraco conhecimento dos princípios básicos de organização dos sistemas de
documentação e arquivos, por parte dos decisores e quadros técnicos, faz com que se subestimem
as qualificações técnicas necessárias para fazer este tipo de trabalho e os custos de criação e
manutenção destes sistemas.
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4.1.SUGESTÕES
O funcionamento de arquivos, centros de documentação tem sido assegurado, por um lado, de
forma deficiente e por pessoas sem formação, por outro, de forma insustentável, com consultores
externos e por vezes internos que criam sistemas que só duram o tempo de vigência.
A partir dos dados coletados foi possível propor as ações de melhoria, que ao serem executadas
podem atingir os seguintes resultados:
Preservar a história institucional, através da conservação da documentação;
Evitar o acúmulo indiscriminado de massa documental nos setores, ou departamento de,
resultando na liberação e melhor aproveitamento do espaço físico;
Uniformizar o tratamento da informação;
Proteger fisicamente os documentos originais mantendo a integridade da informação;
Melhorar o fluxo de trabalho, com maior celeridade e controle na tomada de decisões,
aumentando a produtividade e aperfeiçoando a gestão de recursos;
Facilitar e agilizar a busca e o acesso à informação;
Por meios modernos introdução de novas tecnologias de gestão de documentos, registo e
arquivos;
Colocar quadro de formação profissional de técnicos da área e sua integração tendo em
conta as necessidades do sector.
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Referencia Bibliográfica
CASTRO, R. M. Estudo do perfil de usuário de um acervo arquivístico. Disponível em:
<http://portal.febab.org.br/anais/article/viewFile/1525/1526>. Acesso em: 21 outu. 2018.
JARDIM, José Maria. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da Informação,
Brasília: IBICT, v. 25, n. 2, 1995.
TOLEDO, Flavio, o que são Recursos Humanos: Crises de Mudanças, 6ª ed, atlas,1986
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