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NOÇÕES DE

FLUXOGRAMA

MÓDULO 2
Fevereiro de 2002
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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 03

1. MÉTODO PADRONIZADO DE FLUXOGRAMA 04

2. TESTES DE ADERÊNCIA AO SISTEMA 05

3. PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA 06

4. RECOMENDAÇÕES PARA PREPARAÇÃO DOS FLUXOGRAMAS 07

5. SIMBOLOGIA 09

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INTRODUÇÃO

Uma das técnicas tradicionais de organização e métodos, amplamente utilizada em

auditoria é a técnica de representação gráfica de rotinas através de fluxogramas.

Rotina é o termo utilizado para descrever passo a passo como as pessoas interagem
dentro das empresas, ou entre elas e os clientes, fornecedores, etc.

As etapas para o estudo de rotinas seguem basicamente, a seguinte seqüência:

- escolha da rotina a ser analisada;

- coleta dos dados;
- desenho da rotina;
- análise.

Quando se executa uma auditoria analítica em uma empresa, um conjunto de

fluxogramas padronizados deve ser mantido atualizado, fazendo parte dos papéis de
trabalho. Esses gráficos podem ser úteis no entendimento dos ciclos operacionais a
fim de tomada de decisões, como por exemplo, a implantação de novos sistemas
informatizados.

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1. MÉTODO PADRONIZADO DE FLUXOGRAMA

Um esquema de auditoria orientado para o sistema operacional deve incluir algum

método de registro de informação, de maneira clara e facilmente compreensível. A
descrição sob a forma de narrativa escrita tem muitas desvantagens para o nosso
trabalho. Geralmente é muito extensa, tornando-se difícil sua absorção e a
integração mental de pontos relacionados entre si.

Um método padronizado de fluxograma é a resposta lógica para esse problema. Em

primeiro lugar, é a maneira mais concisa de registrarmos a nossa revisão do
sistema. Não só permite uma visão geral, como também uma documentação
eficiente e detalhada do exame desse sistema.

Em segundo lugar, o fluxograma é o instrumento mais eficiente para fazer a própria

análise. Os fluxogramas mostram claramente o que está acontecendo e oferecem
um método fácil de localização de fraquezas no sistema ou áreas onde poderiam ser
introduzidos melhorias. Dos diferentes tipos de fluxogramas usados, o horizontal
provou ser mais eficiente para a auditoria analítica.

O fluxograma horizontal tem a vantagem de nos permitir visualizar a relação entre as

diferentes partes de um sistema integrado. Os pontos positivos ou negativos
(fraquezas) do controle interno, originados da maneira pela qual as funções foram
divididas entre os funcionários da empresa, podem ser imediatamente observados
nos fluxogramas.

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2. TESTES DE ADERÊNCIA DO SISTEMA

Antes de avaliar o sistema e investigar as fraquezas, temos que ter certeza de que o
sistema a ser avaliado está realmente em operação. Com esse objetivo,
investigamos um número limitado de transações (quatro ou cinco de cada tipo)
através do sistema, desde a sua origem, até sua conclusão, ou vice-versa,
conhecido como teste de aderência. Isto é feito após completarmos os fluxogramas,
a fim de assegurar que não desperdiçamos tempo no estudo de um sistema
planejado que não está sendo executado na prática.

É importante compreender por que esse teste limitado de quatro ou cinco transações
é o bastante. As razões são as seguintes:

a) Não estamos testando somente quatro ou cinco transações no total, mas sim,
quatro ou cinco transações de cada tipo, processadas de maneira diferente. Isso
nos assegura que os fluxogramas demonstram todos os passos mais importantes
do sistema sob exame;

b) Não estamos tentando neste ponto de nossa auditoria provar que erros não
ocorram, mas simplesmente estabelecer qual é o sistema em operação.

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3. PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA

REVISÃO
DETALHADA DO
SISTEMA

REGISTRO DESSA
REVISÃO NOS
FLUXOGRAMAS

ANÁLISE
DOS
FLUXOGRAMAS

DETERMINAÇÃO DETERMINAÇÃO
DOS PONTOS DOS PONTOS
FRACOS FORTES

EXECUÇÃO DE UM
TRABALHO DE EXTENSÃO TESTES
RELACIONADO DIRETA- DOS
MENTE C/ESSAS ÁREAS CONTROLES

RECOMENDAÇÕES
RECOMENDAÇÕES DE POSSÍVEIS
MELHORAMENTOS

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4. RECOMENDAÇÕES PARA PREPARAÇÃO DOS FLUXOGRAMAS

a) Faça os fluxogramas finais em formulários próprios, usando o gabarito padrão,

baseando-se nos rascunhos, verificados ou modificados com base na auditoria
de fluxo;

b) Os fluxogramas devem ser legíveis para terceiros. O fato de os fluxogramas

serem exatos não é o bastante. Eles devem ser inteligíveis para um revisor ou
para um novo membro da equipe nos anos posteriores. Os fluxogramas devem
ser claros, concisos, logicamente dispostos e sem ambigüidades;

c) Assegure-se que os fluxogramas respondem às questões básicas de controle

interno. Lembre-se que a avaliação do controle interno terá que ser demonstrada
nos fluxogramas pelo assistente ao encarregado e por este ao gerente. Os
fluxogramas devem, por conseguinte, fornecer o suporte necessário para as
conclusões sobre o controle interno;

d) Siga os padrões de auditoria analítica. O bom senso, naturalmente, deverá ser

utilizado na aplicação destas técnicas. Inovações pessoais e variações do
método adotado, entretanto, não são admitidas. Os fluxogramas serão úteis se
forem padronizados e se puderem ser lidos por qualquer auditor. Símbolos
especiais ou gostos pessoais destruirão as vantagens de uma linguagem padrão;

e) Todos os fluxogramas devem ser feitos a lápis, ou via sistema informatizado para
que possam ser modificados onde for necessário;

f) Todas as palavras que apareçam no fluxograma deve ser em letra clara e

legíveis;

g) Divida o sistema entre os vários fluxogramas de maneira mais lógica possível.

Uma seção que envolva nove departamentos poderá ser dividida, por exemplo,
em quatro seções em uma folha e cinco na outra, e não necessariamente seis
numa folha e as restantes na outra;

h) Faça o seu fluxograma o mais simples e o mais direto possível. Evite disposições
que levem o leitor através de uma floresta de traços e setas;

i) Evite o cruzamento de linhas. Um semi-círculo, indicando a independência das

linhas ao se cruzarem é um recurso imperfeito. Evite o problema logo de início.
Isto normalmente pode ser obtido com uma nova disposição das informações no
papel;

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j) Coloque os funcionários ou departamentos que tenham grande troca de

documentos ou informações entre si, em colunas adjacentes. Evite o
aparecimento de longas setas que cruzem o papel de um lado para outro, sobre
colunas não utilizadas;

k) Assegure-se de que o início e o término de um fluxo são claramente visíveis, de

forma que o leitor saiba para onde ir antes de descer aos detalhes;

l) Escolha cuidadosamente a maneira de representar alternativas em cada caso;

• por setas bifurcadas

• por diferentes fluxogramas para cada alternativa

• por notas de rodapé

• por notas mais extensas em folhas anexas.

Algumas variantes são tão importantes que deverão ser explicadas por uma
dessas formas. Outras serão tão irrelevantes que não valerá a pena registrá-las.

Evite detalhes excessivos, mas assegure-se de cobrir todos os pontos

importantes de controle.

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5. SIMBOLOGIA

O fluxograma horizontal vem sendo usado por analistas há longos anos. Alguns
símbolos são virtualmente universais entre eles, conforme apresentamos a seguir:

A Assinatura

Razão Geral ou Razão Auxiliar

Fonte de Lançamento no Razão Geral

Pontos de Início

Transferido para outro ou de outro

fluxograma

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Documento.

Documento preparado.

Cópia de documento.

Documento produzido por computador ou relatório.

Capa de lote ou fita de máquina.

Fluxo físico de documentos ou fluxo sequencial de dados.

Fluxo de informação.

Decisão.

Transmissão de dados via telecomunicações.

Arquivo de fita magnética.

Arquivo de disco magnético.

Terminal de vídeo.

Unidade de entrada de dados ou terminal de consulta.

Finalização (deixa o sistema).

A N D Arquivo permanente:
(A) ordem alfabética, (N) numérica, (D) data.

A Arquivo temporário:
N D
(A) ordem alfabética, (N) numérica, (D) data.

Anexado.

Destruído.
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Para cada documento será descrita apenas uma simbologia, mencionando a

quantidade de vias emitidas ou existentes. A medida em que essas vias forem
distribuídas no fluxo, será identificada na simbologia de direção do fluxo qual das
vias está sendo remetida.

A medida em que for sendo desenvolvido o fluxo, deverão ser solicitados modelos
da documentação utilizada para posterior arquivamento junto ao fluxograma.

Com base no fluxograma desenvolvido, será elaborado o questionário de avaliação

do sistema, e aplicado junto aos funcionários envolvidos.

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