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aprovisionamento

Dependendo de vários fatores (tipo de atividade desenvolvida, dimensão, etc.), as


organizações adotam uma determinada estrutura organizacional, que se traduz na
existência, de forma mais ou menos autónoma, de um conjunto de áreas funcionais que
abarcam todas as vertentes da sua atividade. As áreas funcionais ou funções mais
comuns são: a função aprovisionamento; a função produção, que trata de todos os
aspetos relacionados com a transformação dos inputs em outputs através da
incorporação dos fatores produtivos (trabalho, materiais e equipamentos); a função
comercial, que tem a seu cargo a gestão dos aspetos relacionados com as vendas, os
canais de distribuição, a política de promoções, etc.; a função pessoal, que trata dos
aspetos associados aos trabalhadores ao serviço da organização, como sejam o
recrutamento, a formação, as remunerações, as condições de trabalho, etc.; a função
financeira, que tem como objetivo a gestão eficiente dos aspetos financeiros,
nomeadamente no que concerne à obtenção e aplicação de fundos na atividade.
O principal objetivo da função aprovisionamento é garantir, através de um alargado
conjunto de ações, que todos os utilizadores dentro da empresa (incluídos nas restantes
áreas funcionais) disponham permanentemente de todos os bens e serviços de que
necessitam em condições adequadas no que respeita a quantidade, qualidade,
custo, timing e segurança. As condições adequadas são precisamente aquelas que
maximizam a eficiência global da organização. Os bens e serviços necessários ao
normal funcionamento da organização são, entre outros, os seguintes: mercadorias;
matérias-primas, subsidiárias e de consumo; materiais diversos; material de expediente;
imobilizado, etc. Tendo em conta as suas incumbências, e dependendo do tipo de
organização em causa, a função aprovisionamento desempenha um papel fulcral, na
medida em que, sem os bens e serviços necessários, a sua atividade não poderia
naturalmente ser desenvolvida adequadamente.
Em termos mais estritos, a função aprovisionamento abrange as áreas de organização
das compras e gestão de stocks.
A organização das compras (muitas vezes consubstanciada num departamento de
compras) responsabiliza-se por todos os aspetos ligados à aquisição por parte da
entidade dos bens e serviços de que necessita, nomeadamente a política de fornecedores
(avaliação e seleção destes), condicionantes da decisão de compra e gestão das
encomendas. O objetivo básico é a aquisição ao menor custo possível, ou seja, comprar
nas quantidades certas, com a qualidade desejada, no prazo adequado, ao preço mais
conveniente e com a máxima segurança.
A gestão de stocks tem como principal incumbência a maximização da eficiência no
tratamento interno dos stocks (bens armazenados) resultantes das compras até à sua
entrega junto dos serviços utilizadores desses stocks. Neste contexto, a gestão de
stocks pode ser analisada numa tripla perspetiva: como gestão material, no sentido em
que lhe incumbe a gestão dos armazéns, no sentido de minimizar os custos de
armazenagem, implementar um sistema eficaz de identificação dos bens, racionalizar as
movimentações dentro dos armazéns, etc; como gestão administrativa, tratando dos
suportes documentais das movimentações de stocks e das informações daí resultantes;
como gestão económica, analisando economicamente aspetos como o custo de posse em
armazém, quantidades ótimas a encomendar, montante financeiro imobilizado
em stocks, etc.

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