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Gestão de Processos

Manuais administrativos – Parte 1


(MANUAIS DE ORGANIZAÇÃO / MANUALIZAÇÃO)

Prof. Arivaldo Brito


Manuais administrativos

“. . . é todo e qualquer conjunto de normas,


procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,
instruções e orientações que devem ser obedecidas e
cumpridas pelos funcionários da empresa, bem como a
forma como estas serão executadas, quer seja
individualmente ou em conjunto.”
( OLIVEIRA, 2010. p.365)

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Manuais administrativos

CARACTERÍSTICAS:
◼ Eficiente instrumento de racionalização de métodos, de
aperfeiçoamento do sistema de comunicações;

◼ Favorece a integração dos diversos subsistemas organizacionais;

◼ Tem a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser


observados nas diversas áreas de atividades;

◼ Divulgam aspectos mais estáveis, tais como: a estrutura


organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos
administrativos básicos;

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Manuais administrativos

CARACTERÍSTICAS:
◼ Constituído de diversos tipos, segundo os subsistemas
integrantes da empresa;

◼ Pode ter conteúdo diverso de uma empresa para outra,


embora alguns pontos possam ser comuns;

◼ Permite que os executivos de quaisquer órgãos fiquem


sabendo, com exatidão, quais suas responsabilidades e qual
seu relacionamento com os demais gerentes da organização,
evitando-se, conflitos de jurisdição, sobreposição da
autoridade, agilizando, assim, a tomada de decisões
programadas, e indicando, os graus de autoridade atribuídos
aos diferentes níveis administrativos.

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Manuais administrativos

VANTAGENS:
◼ Importante e constante fonte de informações sobre os
trabalhos da empresa;
◼ Facilitam o processo de efetivar normas, funções e
procedimentos administrativos;
◼ Possibilitam a normatização das atividades administrativas;
◼ Instrumento efetivo de consulta, orientação na empresa;
◼ Aprimoram o sistema de autoridade da empresa
◼ Aumentam a predisposição do pessoal para assumir
responsabilidades, etc;
◼ Facilita treinamentos;
◼ Elemento de revisão e avaliação das práticas e processos.
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Manuais administrativos

DESVANTAGENS:
◼ Constituem um ponto de partida, porém não a solução para
todos os problemas administrativos;
◼ Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz
sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das
operações pelas várias unidades organizacionais;
◼ O custo de preparação e de atualização pode ser elevado,
dentro de uma relação custo-benefício;
◼ São, em geral, pouco flexíveis;
◼ Incluem somente os aspectos formais da empresa;
◼ “Freio”a iniciativa e criatividade individuais;

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Manuais administrativos

Requisitos básicos de utilização de


manuais:
◼ Diagramação estruturada e adequada para as suas
finalidades;
◼ Redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem
como bom índice ou sumário;
◼ Instruções autênticas, necessárias e suficientes;
◼ Distribuídos a todos os funcionários que dele necessitem;
◼ Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos
usuários do sistema;
◼ Ter adequada flexibilidade;
◼ Ter processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.

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Manuais administrativos

Fases da elaboração do Manual

1. Definição do objetivo do manual;


2. Escolha do(s) responsável(eis) pela preparação;
3. Análise preliminar da empresa;
4. Planejamento;
5. Levantamento de informações;
6. Elaboração propriamente dita (redação/ diagramação/
formato/ codificação/ impressão/ encadernação/ teste
piloto);
7. Distribuição;
8. Instrução aos usuários;
9. Acompanhamento do uso.

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Manuais administrativos

Estrutura de um manual
Capa – título (indica a finalidade);
Índice numérico ou sumário: indica o assunto e número da
página. Permite rápida localização da informação;
Apresentação: enfocado seu objetivo. Geralmente
representada por uma carta do presidente;
Instrução para uso: A fim de facilitar o uso. Deve conter
instruções básicas sobre:
→ princípios que se baseiam os capítulos;
→ codificação utilizada;
→ utilização do apêndice;
→ utilização do glossário;
→ utilização do índice temático;
→ utilização da lista de figuras, quadros, etc..;
→ forma de atualizações;
→ necessidade de consulta em materiais extras. 8
Manuais administrativos

Estrutura de um manual
Conteúdo: a razão de ser do manual;
Apêndice ou anexo: Formulários, fluxogramas, gráficos,
etc..;
Glossário: dicionário de termos técnicos;
Índice temático: Temas relativos ao assunto do manual;
Bibliografia: referências bibliográficas (ordem alfabética, sobrenome dos
autores citados, título da obra, edição, local, editora e ano de publicação )

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Manuais administrativos

Tipos de manuais:
Que atendem a diferentes tipos de necessidade da
empresa:

◼ Manual de Organização;
◼ Manual de Normas e Procedimentos;
◼ Manual de Políticas e Diretrizes;
◼ Manual do Empregado;
◼ Manual de Instruções Especializadas.

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Referências

FONTES:
OLIVEIRA, D. P. R.. Sistemas, Organização e Métodos. 19a. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
Parte IV, Cap.13, Págs. 366 a 400.

ARAÚJO, L. C. G.. Organização, Sistemas e Métodos. 4a. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
Cap.7, Págs. 137 a 148.

CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística. 8a. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
Cap.15, Págs. 427 a 469.

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