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CONCEITO
É o resultado de um processo através do qual a autoridade é distribuída, as atividades
são especificadas desde os níveis mais baixos até a alta administração e um sistema de
comunicação é delineado, permitindo que as pessoas realizem as atividades e exerçam a
autoridade que lhes compete para o atingir os objetivos organizacionais.
Diretor de RH
Gerente de
Vendas
Recepção
Gestor de Vendas
Vendedor
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3. Custo de comunicação: análises feitas mostram que os custos de comunicação
ocorrem tanto no apoio necessário para geral as informações como no tempo que ela
absorve e das demoras que acarreta.
Comunicações com elementos codificados: quando se utilizam gráficos, estatísticas,
tabelas, ordens de fabricação etc. Comunicação com elementos não codificados: políticas,
planejamento, organização.
1. Fator humano: todo executivo deve trabalhar com e por meio de pessoas, e essas
pessoas realizam os trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam
alcançados. Para o desenvolvimento de uma estrutura organizacional eficiente devem-se
levar em consideração os seguintes fatores:
O valor das pessoas considerando ética, estrutura de atuação, relacionamentos, etc.
O conhecimento que elas possuem da estrutura organizacional; e
Sua motivação para fazê-la funcionar da melhor forma possível.
4. Fator Tecnologia
Quando se considera o fator tecnologia, é necessário se considerar dois aspectos: a
evolução da tecnologia que está ocorrendo no ambiente empresarial e a tecnologia aplicada
na empresa. Evolução tecnológica é o processo gradativo e acumulativo dos
conhecimentos que têm influência direta ou indireta sobre os negócios, produtos e serviços
de um conjunto de empresas e a tecnologia é o conjunto de conhecimentos que são
utilizados para operacionalizar, de forma otimizada as diversas atividades da empresa.
CONTEÚDO 03 - DEPARTAMENTALIZAÇÃO
CONCEITO
OBJETIVO
Visa fortalecer o desempenho funcional, que deverá ocorrer por meio de
procedimentos apropriados:
Agregação: colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho a fim de
possibilitar a troca de experiências, o que resultará em ampliação do conhecimento
de cada um deles e consequentemente se traduzirá em maiores índices de
produtividade e qualidade. Com propósitos semelhantes, sempre que possível, os
equipamentos especiais devem ser colocados numa mesma área de trabalho.
Controle: as atividades devem ser agrupadas de forma que possam ser facilmente
supervisionadas, possibilitando exercer um controle eficaz e eficiente, favorecendo a
realização dos ajustes necessários antes do produto ser considerado acabado e
chegar aos clientes.
Coordenação: a fim de se obter uma unidade de ação que será conseguida caso
forem agrupadas atividades correlatas e de objetivos comuns em uma mesma
unidade organizacional.
Enquadramento: as atividades devem ser agrupadas em unidades, de acordo com
suas caraterísticas, em consonância com cada grupo estrutural básico, o que evitará
possíveis conflitos internos.
Processos: destacar para um primeiro plano as atividades mais relevantes que estão
inseridas em um mesmo processo, buscando agrupá-las dentro de unidades cujos
objetivos sejam comuns e que atendam a clientes determinados.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Diretoria geral
Desvantagens:
Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação
desnecessária de recursos e equipamento.
Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários
grupos de produtos.
Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos,
o que pode desestabilizar a estrutura da empresa.
Diretoria
comercial
As lojas de departamentos, por exemplo, podem ter uma seção para o grupo dos
catorze aos vinte anos, uma seção para gestantes ou uma seção de roupas masculinas
sociais, sem mencionar os departamentos para bebês e crianças. Em cada caso, o esforço
de vendas pode concentrar-se nos atributos e necessidades especificas do cliente.
As principais vantagens desse tipo de departamentalização são:
Proporcionar para a empresa, situação favorável para tirar proveito das condições de
grupos de clientes bem definidos; e
Assegurar reconhecimento e atendimento contínuo e rápido aos diferentes tipos e
classes de clientes.
As principais desvantagens são:
Podem existir dificuldades de coordenação entre esse tipo de departamentalização e
outros tipos, devido aos gerentes dos departamentos por clientes exigirem, em boa
parte das vezes, um tratamento especial; e
Provocar a utilização inadequada de recursos humanos e de equipamentos, em
termos de grupos de clientes.
Principais vantagens:
Maior especialização de recursos alocados.
Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas.
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Principais desvantagens:
Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo.
Flexibilidade restrita para ajustes no processo.
Diretoria
Projeto C
Departamentalização Mista: é o tipo mais frequente, cada parte da empresa deve ter a
estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional.
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Características:
- Produto fabricado em grandes quantidades e semelhantes entre si
- Equipamentos dedicados, dispostos de acordo com sequência de operações,
- Utilizado em sistema de produção contínuo,
- Programação e controle da produção mais simplificado,
- Exige balanceamento da linha de produção.
Vantagens do arranjo físico linear ou por produto :
- Baixo custo unitário do produto,
- Manuseio simplificado de materiais,
- Baixos custos de treinamento da mão-de-obra,
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- Alta produtividade,
- Baixa quantidade de estoque de produtos em processamento.
Desvantagens:
- Trabalho repetitivo,
- Falta de flexibilidade,
- Máquinas e operários especializados nem sempre são aproveitados em outras
tarefas,
- Quebra eventual de máquina, afeta todo o sistema.
Ex. Linha de Montagem de Automóveis
Características:
- As máquinas ficam fixas e o produto se movimenta,
- Os produtos e os roteiros de produção são variáveis,
- Utilizado em sistemas de produção intermitente,
- As máquinas e equipamentos são agrupados por função.
Vantagens:
- Flexibilidade do sistema em adaptar-se a produtos ou serviços variados,
- Falhas localizadas no sistema, não afetam todo o sistema, as operações gozam de
certa independência,
- Permite a implantação de sistemas de incentivo individual e por desempenho,
- É adaptado a demanda intermitente.
Desvantagens:
- Estoque de material em processo tendem a ser elevados,
- Programação e o controle da produção torna-se complexa,
- Manuseio de materiais tende a ser ineficiente,
- Obtenção de volumes relativamente modestos de produção.
Ex. Marcenaria, Confecções.
Características:
- Lotes de tamanho médio, produtos e roteiros variados,
- Agrupamento das máquinas e equipamentos geralmente em forma de “U”,
- Utilização de operários polivalentes,
- Ajusta-se ao Just-In-Time.
Vantagens:
- Mutabilidade das células,
- Permite controle da produção mais simples e eficaz,
- As células permitem visualização clara dos processos de produção, facilitando o
controle e supervisão,
- As máquinas podem ser dispostas de modo a permitir aos operadores controlar várias
delas ao mesmo tempo,
- Os operários são treinados para executarem várias tarefas.
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FATORES A SEREM ESTUDADOS NA ELABORAÇÃO DO ARRANJO FÍSICO
Ao se elaborar um arranjo físico, os principais fatores a serem estudados são:
material, máquinas, mão-de-obra, movimentação, armazenamento, edifícios, mudanças e
serviços auxiliares.
Material
São considerados todos os materiais que são processados e manipulados no setor :
matéria prima, material em processo, produto final, embalagem, etc. Estudam-se dimensões,
pesos, quantidade, características físicas, químicas. O processo de produção deve ser
detalhado : tipos, sequência e tempos padrões das operações.
Deve-se procurar:
- que o fluxo do material seja de acordo com o processo;
- diminuir o manuseio dos produtos (menos riscos de acidentes);
- diminuir o percurso dos produtos e mão de obra.
Máquinas
Levam-se em conta todos os equipamentos utilizados na produção , na manutenção,
em medidas e controle e no transporte. Listam-se informações sobre:
- identificação do equipamento (nome, tipo, acessórios);
- dimensões e peso;
- áreas necessárias para operação e manutenção;
- operadores necessários;
- suprimento de energia elétrica, gás, água, ar comprimido, vapor, etc.;
- periculosidade, ruído, calor, etc.;
- possibilidade de desmontagem das máquinas;
- ocupação prevista para a máquina;
- características operacionais: tipos de operação e velocidade.
Deverão ser estudados:
- dimensionamento da área necessária (visando diminuir acidentes, facilitar operação
no posto de trabalho e movimentação do operador, segurança do operador);
- posicionamento do equipamento em função do processo, tipo de equipamento
(ruído, periculosidade).
Mão de Obra
Inclui todo o pessoal direto e indireto da fábrica, observando-se as áreas necessárias
para o desenvolvimento do trabalho de cada elemento.
Deve-se:
- obter todas as informações sobre as condições de trabalho (iluminação, barulho,
vibração, limpeza segurança, ventilação) e do pessoal necessário (qualificação, quantidade
e sexo).
- dimensionar o banheiro, vestuário, serviços auxiliares (restaurantes e/ou
refeitório ), bebedouros em função do número de pessoas; posicionar o banheiro, vestuário,
etc. em função do fluxo das pessoas;
Movimentação
Este é um dos principais fatores na elaboração do arranjo físico.
Deverão ser analisados:
- percurso seguido pelo material, máquinas e pessoal com as especificações das
distâncias;
- tipos de transportes usados;
- manuseio (frequência, razão, esforço físico necessário, tempo utilizado);
- espaço existente para a movimentação.
- dimensionamento da largura do corredor em função dos equipamentos, meio de transporte,
etc.;
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- segurança dos funcionários e visitantes;
- acesso aos meios de combate de incêndio, meios auxiliares, etc.
Armazenamento
Considera-se o armazenamento de todos os materiais, inclusive aqueles em processo
(esperas intermediárias existentes antes de uma dada operação), nos seguintes aspectos :
localização, dimensões, métodos de armazenagem, tempo de espera, cuidados especiais.
Deverão ser estudados:
- dimensionamento em função do material (em processo e final);
- dimensionamento dos corredores do depósito;
- diminuição da estocagem em processo;
- dimensionamento dos corredores do depósito;
- distância das prateleiras com paredes, etc.
Serviços Auxiliares
Inclui os espaços destinados à manutenção, controles e inspeção, escritório (sala de espera,
treinamento, conferências), laboratórios, equipamentos e linhas auxiliares (ar, vapor, gás),
facilidades ( restaurantes, vestiários, lavatórios, relógio ponto, estacionamento).
Mudanças
Inclui todas as modificações que afetam as condições existentes (material, máquinas,
homens, manuseio, estoques, serviços e edifícios.)
Edifício
Estudam-se: área, compartimentos, estruturas, tetos, acessos, rampas, escadas, elevadores
e outras características do edifício.
FATORES ECOLÓGICOS
Ruído: a presença de ruídos é um dos fatores que mais perturbam o bom andamento dos
trabalhos, afetando a concentração e, por conseguinte, a produtividade. Os ruídos podem ter
origem externa, em decorrência do transito ou de outros barulhos, como também interna,
proveniente de maquinas em funcionamento, de campainhas e sirenes, ou de movimentação
de pessoas. Algumas medidas para amenizar os ruídos poderiam ser a substituição de
campainhas por sinais óticos, colocação de fechadores automático nas portas, borrachas
nos pés das cadeiras, etc.
Quanto ao som ambiente, percebe-se muitas variações na concentração e bem estar,
num primeiro momento as empresas especializadas apresentam as mais diversas teorias
sobre o beneficio do som ambiente, mas a interferência da musica sobre o trabalhador oscila
de acordo com o seu próprio gosto musical e representa-se em irritação ou relaxamento,
mostrando que o som ambiente é totalmente desaconselhável para os ambientes de
trabalho que exijam um grau mínimo de concentração.
Cores: é inquestionável o efeito psicológico que as cores dos móveis e cômodos causam às
pessoas. Além disso, elas auxiliam na criação de efeitos de ilusão de ótica que, as vezes,
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são necessários, em decorrência de alguma disfunção estrutural do local. Ha livros e
estudos específicos que podem ser encontrados nesta área. Todos são unanimes em
aconselhar, como as mais ideias para escritórios, as cores frias, como branco, creme,
tonalidades claras de azul, verde e cinza.
A Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT padronizou normas de cores
para o uso nos postos de trabalho:
Vermelho – usada para distinguir e indicar perigo (caixa de alarme, extintores, etc.)
Alaranjado – Identifica partes moveis e perigos de maquinas e equipamentos.
Amarelo – é a cor usada no sentido de perigo para indicar cuidado (partes baixas de
escadas portáteis, corrimão)
Verde – caracteriza segurança, identificando caixas de equipamento de socorro de urgência,
boletins, avisos de seguranças, etc.
Azul – indica cuidado, exemplificando elevadores, tornos, caldeiras, tanques, etc.
Branco – empregado para assinalar passadiços e corredores de circulação por meio de
faixas, etc.
Preto – identifica coletores de resíduos. Usado também para substituir o branco quando as
condições locais exigirem.
São recomendados os seguintes graus de reflexão, para um bom conforto visual Teto 80 a
90%
Paredes 40 a 60%
Móveis 25 a 45%
Máquinas e aparelhos 30 a 50%
Pisos 20 a 40%
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CENTRO DE ESTUDOS SUPERIORES DE ITAITUBA LTDA
FACULDADE DE ITAITUBA – FAI
Disciplina: ORGANIZAÇÃO & MÉTODOS
Docente: ANA PAULA MAFFEZZOLLI, Esp.
Discente:_________________________________________
Forças
A força descreve quais as competências mais fortes da sua empresa, aquelas que
estão sobre sua influência. Uma forma de encontrá-las é utilizando as seguintes perguntas:
O que você faz bem?
O que sua empresa tem de melhor está sob seu comando?
Quais são os recursos que você tem?
O que possui melhor que seus concorrentes?
O que faz os clientes voltarem à sua empresa?
Com estas respostas você consegue desenvolver esta parte da análise, sempre
lembrando que quanto maior a vantagem competitiva que uma força lhe traz, mais
importante ela é dentro da análise.
Fraquezas
As fraquezas são as competências que estão sobre sua influência mas que, de
alguma forma, atrapalham e/ou não geram vantagem competitiva. Você pode encontrá-las
fazendo as seguintes perguntas:
Meus funcionários são capacitados para suas funções?
Onde eu deveria melhorar minha empresa?
Por que meus clientes escolhem os concorrentes?
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Quais são as deficiências dos meus colaboradores?
Por que os clientes não voltam depois de uma compra?
As fraquezas devem ser bem estudadas e mensuradas, pois muitas vezes é possível
revertê-las em forças. Uma pequena parte das causas costuma causar a maior parte dos
problemas.
Oportunidades
As oportunidades são as forças externas à empresa que influenciam positivamente
sua organização, mas que não temos controle sobre elas. As oportunidades muitas vezes
podem vir através de algum aspecto econômico novo, como o advento da classe média, o
aumento do número de filhos dos consumidores, a melhoria da renda e do crédito, entre
outros. Outro fator que pode influenciar o fomento de oportunidades são as ações políticas
do governo, como a escolha de investir em infraestrutura.
Ameaças
As ameaças são as forças externas que não sofrem sua influência e que pesam
negativamente para sua empresa. Elas podem ser consideradas como um desafio imposto à
empresa e que pode deteriorar sua capacidade de gerar riqueza. Devem ser
constantemente monitorada pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco
muito maior que a capacidade de retorno.
Por exemplo, para uma empresa importadora, uma forte desvalorização da moeda
pode causar um aumento muito forte no custo de aquisição, em um cenário onde não é
possível repassar este valor ao mercado, deteriorando assim as margens da empresa. Por
isso, é importante que a empresa crie políticas que possam combater as ameaças. Como no
exemplo anterior, onde ela poderia ter feito uma proteção cambial (Hedge) para manter suas
margens em segurança.
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CENTRO DE ESTUDOS SUPERIORES DE ITAITUBA LTDA
FACULDADE DE ITAITUBA – FAI
Disciplina: ORGANIZAÇÃO & MÉTODOS
Docente: ANA PAULA MAFFEZZOLLI, Esp.
Discente:_________________________________________
CONCEITOS
Manuais Administrativos
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades,
políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidas e cumpridas pelos
funcionários, bem como a forma como estas serão executadas, quer seja individualmente ou
em conjunto.
Manual de Organização
Tem por finalidade, enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os
diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como
estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das
unidades organizacionais da empresa.
Pode-se afirmar que toda empresa, independentemente de seu tamanho, deve ter um
manual de organização; salvo algumas microempresas que podem ter uma situação em que
a falta desse manual não venha afetar sua eficiência, eficácia e efetividade.
Conteúdo
Principais aspectos que devem fazer parte integrante do manual de organização são:
- estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa;
- organograma geral e organogramas parciais, por grande área ou divisão da empresa;
- relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais;
- relações de linha e assessoria;
- níveis hierárquicos e amplitude de controle;
- grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar;
- aspectos de centralização e descentralização; e
- interação com o sistema de comunicações, informações e decisões.
Conteúdo
Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar – pessoa ou unidade
organizacional – os diversos trabalhos do processo administrativo.
Procedimentos: é a indicação de como são executados os trabalhos dentro do processo
administrativo.
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Formulários: é a indicação dos gráficos representativos dos diversos procedimentos
descritos.
Anexos: podem conter tabelas, figuras e reproduções.
Conteúdo
O conteúdo básico são as políticas dos vários níveis e áreas da empresa, tais como:
- políticas de marketing;
- políticas de tecnologia;
- políticas de logística;
- políticas de recursos humanos;
- políticas de produção; e
- políticas de finanças.
Manual de Padrões
Determina quais são as especificações pré-determinadas e que dizem respeito aos
diferentes tipos padrões para as funções, tais como: compras, controle de qualidade,
planejamento de produtos etc.
Conteúdo:
- objetivos básicos;
- informações sobre cargos/funções;
- relação das tarefas básicas;
- interação das tarefas básicas com as tarefas de outros cargos/funções da empresa; e
- instruções para execução e avaliação das tarefas.
Manual do Empregado
Mais utilizado nas médias e grandes empresas pelos seus níveis intermediários e
inferiores. Para maior motivação deve ter boa diagramação e redação.
Conteúdo:
- atividades da empresa;
- breve resumo histórico da empresa;
- objetivos gerais perseguidos pela alta administração;
- explicação do sistema de autoridades;
- regime de incentivos;
- direitos e obrigações do empregado, de forma geral;
- regime de sanções;
- normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal; e
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- serviços que a empresa proporciona a seus funcionários.
ESTRUTURA DE UM MANUAL
Um manual pode ser elaborado da forma mais complexa a mais simplificada possível,
dependendo, claro, da necessidade da empresa. O manual deve conter as seguintes partes
básicas:
- índice numérico ou sumário: é o índice básico com indicação do assunto e do número da
página;
- apresentação: nessa parte é enfocado seu objetivo;
- instruções para uso: deve ser suficientemente clara e objetiva, para facilitar seu pelos
vários funcionários envolvidos no processo;
- conteúdo básico: é a parte mais extensa do manual e que possui todo conteúdo principal;
- apêndice: nessa parte, normalmente, são colocados formulários, fluxogramas,
organogramas, gráficos, exemplos etc.;
- glossário: é uma espécie de dicionário de termos técnicos, que serve para homogeneizar a
conceituação dos termos técnicos utilizados no manual;
- índice temático: é o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localização ao
longo das páginas do manual; e
- bibliografia: é a lista de referências bibliográficas citadas no texto.
Manuais eletrônicos
A Tecnologia da Informação (TI), mais especificamente a Informática oferece várias
opções que permitem a elaboração e a implantação dos manuais da empresa por meio dos
recursos on-line da TI. Manual eletrônico é, portanto, o que é elaborado e disponibilizado
aos usuários por meio de redes de computadores existentes nas empresas.
FORMULÁRIOS
Elaboração de formulários:
Apresentação do detalhamento do instrumento de trabalho- formulários, envolvendo o
conhecimento de critérios técnicos para elaboração, estabelecidas pela Associação
Brasileira de Normas Técnicas – ABNT, análise de viabilidade técnica, cuidados que
facilitem o preenchimento pelos usuários, questionamento sobre as vantagens e
desvantagens de se manter a centralização do controle e codificação dos formulários de
uma empresa sob o aspecto de custo e benefícios.
Importância:
Os formulários são um poderoso meio de que dispõe o analista para o trabalho de
organização. Eles são utilizados para a obtenção e intercâmbio de informações entre o
publico usuário e os órgãos da empresa, ou entre estes últimos.
Na era da informação, com os microcomputadores ligados em rede, correio eletrônico,
data warehouses, software para workflow e muitos outros recursos de informática, imaginou-
se que os papéis em breve seriam banidos das empresas. Mas isso não ocorreu, pois os
documentos em mídia digital são criados mais facilmente e em maior número e
constantemente baixados para o papel. Assim fica muito distante o momento em que eles
poderão ser eliminados, além do que, em nossa vida inteira lidamos com eles. Vejamos:
No nascimento: ficha do Bebê e Certidão de Nascimento;
Na meia idade: Título de Eleitor, Carteira de Identidade, de Motorista, de Reservista, de
Trabalho, Certidão de Casamento, entre outros;
No fim da Vida: Certidão de Aposentadoria e Certidão de Óbito.
- São requerimentos, cheques, autorizações, crachás, notas fiscais, carnês, vales-
transporte, guias de recolhimento de impostos, vales alimentação, declarações, etc.
- Usamos formulários para declarar rendimentos à Receita Federal, para jogar na loteria,
para prestar informações à nossa escola e para outras inúmeras coisas. Em suma
querendo ou não, são documentos integrantes da rotina de vida de um cidadão.
- Nas empresas são criados e utilizados como base de sustentação para a dinâmica dos
diversos processos organizacionais, os quais possuem as mais variadas características e
finalidades.
Em função disso, as empresas se preocupam em tratá-los e controlá-los, envolvendo
questões de volume, custo, tempo e esforço consumido com eles etc.
VANTAGENS
Evitar formação de filas para fornecimento de dados e para solicitação de informações
sobre serviços, entre outras. Visando padronizá-los, racionalizá-los, diminuir seus custos
geralmente, os formulários são elaborados e controlados pela área de O&M, por estarem
intimamente ligados à racionalização de rotinas administrativas. A sua elaboração em função
disso, exige o domínio de certas normas e técnicas que estão na área de conhecimentos do
Analista de O&M, tais como: os princípios, as técnicas de elaboração e análise, as
finalidades básicas (registrar, transmitir, e armazenar informações), além de uma boa dose
de criatividade e bom senso, para propor formulários racionais, funcionais e com uma ótima
estética.
Diante da proposta de criação de um novo formulário, o órgão de O&M deve:
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Verificar se a adoção do formulário é pertinente em função da rotina à qual se
destina. Qual será a sua contribuição para o fluxo do trabalho? Ele tem um objetivo
bem definido? É importante para o desenvolvimento do processo? Se não for elaborado
trará algum tipo de prejuízo para os serviços ou para a produção?
Verificar se há possibilidade de utilização conjunta de um formulário já existente,
mediante pequena ou nenhuma alteração. Há possibilidade de se incluir novas
informações desejadas pelos usuários?
Verificar a viabilidade e praticidade do novo formulário junto aos órgãos e pessoas que
o utilizarão. Verificar se serão usados constantemente e por um grande números de
usuários. É de uso específico de um determinado setor da empresa.
NORMAS DE ELABORAÇÃO:
Uma vez identificada a necessidade real de elaboração de um novo formulário e feita a sua
solicitação ao órgão de O&M, este deve:
Dispor fisicamente as questões do formulário dentro de uma sequência lógica, em
função da sua transcrição posterior e da própria linha de pensamento do usuário;
Elaborar questões claras, somente os campos necessários e bem definidos, aqueles
realmente relevantes, facilitando o seu preenchimento pelo usuário e seu manuseio
pela equipe de informática;
Sempre que a questão tiver um número limitado de alternativas, citá-las para que o
usuário marque com um “x” ao invés de responder em aberto, objetivando ganhar
tempo no seu preenchimento;
Programar os seus espaços de acordo com os meios que serão utilizados para o seu
preenchimento (manual datilográfico ou por computador);
O uso de quadrículas para cada dígito utilizado torna os campos mais legíveis e
delimitados, facilitando a sua transcrição posterior (no caso de entrada de dados);
Devem ser previstos campos para dígitos de controle destinados a testar a consistência
dos dados ( formulário eletrônico );
Ajustar o tamanho do formulário, bem como o tipo e a gramatura do papel, às
exigências do numero de cópias, do seu manuseio e do seu tempo de arquivamento.
A gramatura do papel, cores e suas necessidades;
Os órgãos, o fluxo do modelo e principalmente o local de arquivamento dos meios
impressos e o modo como serão destruídos após o uso das informações ali contidas;
É de uso interno ou externo?
É de estoque ou não estoque?
Não confeccioná-lo de forma definitiva em uma gráfica sem antes testá-lo , verificando
a sua validade, para fazer as correções necessárias.
Atribuir um número de codificação para o novo modelo.
A função dos formulários nas empresas é dar apoio aos diversos fluxos de trabalho,
tanto de ordem operacional quanto administrativa, quer seja: registrando, transmitindo,
controlando, armazenando, apresentando, programando , estabelecendo, priorizando etc.,
dados e informações no desenvolvimento e no inter-relacionamento das diversas atividades
empresariais.
Neste sentido, faz-se necessária uma visão global e sistêmica de todo o fluxo de
trabalho para poder entender suas inter-relações e o seu envolvimento nos diversos
processos.
De posse dos formulários levantados, inicia-se uma análise, etapa que permitirá
verificar quais são supérfluos, desorganizados, semelhantes, muito complicados,
incompletos etc., dando condições de:
ELIMINÁ-LOS, se supérfluos ou obsoletos;
COMBINÁ-LOS, se semelhantes ou possuírem objetivos comuns;
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REORGANIZÁ-LOS, se incompletos ou malfeitos;
SIMPLIFICÁ-LOS, se complicados ou excessivamente detalhados.
Para adotar as providências acima, deve-se fazer as seguintes interrogações:
a) Qual é o seu objetivo?
b) Por que de cada campo?
c) Todas as vias são necessárias?
d) Existem formulários semelhantes ou com informações de mesma natureza?
e) Os campos estão dispostos dentro de uma ordem lógica e racional?
f) Possui muitas informações? Existe um detalhamento excessivo?
CONTROLE DE FORMULÁRIOS:
Para fins de controle, o órgão de O&M deve manter um arquivo com os modelos de
todos os formulários utilizados pela empresa, acompanhados dos respectivos guias de
especificações e instruções de preenchimento. É bom lembrar que mesmo os formulários
em uso na empresa devem ser periodicamente revistos, para que se tenha certeza de que
nenhuma modificação é necessária, de que todos os seus campos são ainda
imprescindíveis e de que não se justifica o acréscimo de novos campos, em função de
alterações da operação. Evitar duplicações desnecessárias e assegurar o cumprimento das
normas relativas à utilização de formulários.
MISSÃO
A missão é basicamente a razão de ser do seu negócio. Ela pode ser alterada com o
tempo e é difícil encontrar uma companhia que mantém sua missão intacta por anos a fio.
Define seu propósito fundamental, a finalidade de sua existência, o motivo pela qual foi
criada. Diz sobre onde ela está. Missão é a identidade da empresa.
Identificação da Missão
Antes de definir a missão da empresa é necessário analisar as necessidades dos
consumidores, seus desejos, e os produtos que serão oferecidos para satisfazer essas
necessidades. A missão dever estar orientada para o exterior da organização, nas
necessidades da sociedade e dos seus indivíduos. A missão dever ser voltada para um
futuro a longo prazo deve ter credibilidade, e todos os que trabalham na organização devem
conhecê-la, compreende-la, vivê-la e sentir-se atraídos e comprometidos com seus
objetivos. A missão deve ser simples, clara e direta, não podem de forma alguma confundir o
indivíduo e causar-lhe dúvidas.
VISÃO
É o sonho de uma organização. É aquilo que se espera ser num determinado tempo e
espaço. A Visão é um plano, uma ideia mental que descreve o que a organização quer
realizar objetivamente nos próximos anos de sua existência. Normalmente, é de longo prazo
(pelo menos, cinco anos). A visão é mutável por natureza, algo concreto a ser alcançado
deve ser inspiradora, clara e concisa, de modo que todos a sintam.
Andrade (2002), também define que visão de uma organização dever ser a situação
futura desejada a longo prazo, dever ser uma meta ambiciosa, e servir como um guia para a
definição dos objetivos e a realização da missão. Para Zacharias (2008), simplesmente
descreve que visão é o sonho da organização, é o futuro do negocio e onde a organização
espera estar nesse futuro.
Definição da Visão
Visão deve estar alinhada como os valores centrais da organização. Ou seja, são os
princípios essenciais e duradouros da organização. A organização precisa voltar seus olhos
para dentro da própria organização para definir a visão, portanto um observador externo não
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pode considerar como certo ou errado a visão desta organização. A visão tem que ser
inspiradora e impulsionadora, ela dever gerar uma energia positiva para seus colaboradores.
Visões com foco financeiros não costumam trazer estimulo e criatividade para a
organização, o mesmo vale para a liderança e participações de mercados onde a
organização atua. A visão será bem definida quando a resposta, “o que queremos criar?” for
respondida.
VALORES
São princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os comportamentos,
atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das suas
responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a Missão, na direção
da Visão.
Os Valores de uma organização representam os princípios éticos que norteiam todas
as suas ações. Normalmente, os valores compõem-se de regras morais que simbolizam os
atos de seus fundadores, administradores e colaboradores em geral. É importante destacar
que os valores devem realmente fazer parte da cultura organizacional da instituição, isto é,
devem ser percebidos por todos. Em síntese, podemos dizer que os valores são o “ar que se
respira” na organização, aquilo que é imediatamente percebido de forma tácita por um
visitante ao manter contato com a instituição.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização & Métodos Uma
Abordagem Gerencial. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
CURY, Antônio. Organização e Métodos: Uma Visão Holística. 7. ed. São Paulo, Atlas, 2000.
592p.
CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.