INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I.P.

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Quais os prazos para arquivar os documentos de uma empresa?

Os documentos são o testemunho da atividade de uma empresa, devendo, por isso, ser
conservados a título de prova dos atos praticados. Para tal, é fundamental ter
conhecimento da legislação no que concerne à conservação de toda a documentação.

Prazos para arquivar os diferentes documentos:

Documentos de transporte – 2 anos

Segundo o artigo 6º do Regime dos Bens em Circulação, os documentos de transporte

devem ser guardados até ao segundo ano seguinte ao da sua data de emissão.
Todos os exemplares deverão ser arquivados, nomeadamente os documentos de
transporte destinados ao remetente e ao destinatário, bem como os destinados à
inspeção tributária que não tenham sido recolhidos.

Documentos contabilísticos – 10 anos

De acordo com o artigo 40º do código comercial, as empresas são obrigadas a arquivar
e conservar, durante 10 anos, todos os documentos contabilísticos e respetivos
relatórios financeiros da atividade. Estes documentos podem ser arquivados com
recurso a meios eletrónicos.

Correspondência – 10 anos

Em relação à correspondência, aplica-se também o artigo 40º do código comercial,

existindo, desta forma, o dever de arquivo da mesma por um prazo de 10 anos.
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Dossier Fiscal – 10 anos

Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS, com contabilidade organizada, são

obrigados a manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de
documentação fiscal relativo a cada ano de tributação, à exceção dos isentos nos termos
do artigo 9º.

Documentos de IRC – 10 anos

Segundo o número 4) do artigo 123º do código do imposto sobre as pessoas coletivas,

os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser
conservados em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de
conservação extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos
tratamentos informáticos.

Documentos de IVA – 10 anos

Segundo o código do IVA, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em

boa ordem, durante os 10 anos civis subsequentes, todos os livros, registos e respetivos
documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios
informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos (artigo
52º do CIVA).
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Arquivo Pessoal

As faturas em papel tendem a acumular-se na carteira, na mala ou mesmo em casa.

Será que é necessário guardarmos as faturas para sempre ou cada uma delas tem um
prazo diferente?

Prazos para um consumidor guardar faturas:

Todas as que solicita com o número de contribuinte e que surgem automaticamente no

portal e-fatura podem ser destruídas. No entanto, caso precise de inserir alguma
manualmente, deverá guardar o comprovativo durante quatro anos. Se,
eventualmente, o comerciante carregar a fatura e ela aparecer em duplicado, nesse
caso já poderá deitar fora o documento em papel.

Este é o procedimento recomendado para as faturas referentes ao IRS. Para todas as

outras, relativas a compras, pagamento de serviços ou para fins de garantia, os prazos
variam entre seis meses a cinco anos.

6 meses
As faturas que devem ser guardadas durante seis meses são as de serviços, ou
seja, água, eletricidade, gás e telecomunicações, uma vez que este é o prazo disponível
para estas empresas cobrarem os consumos efetuados. Passados os seis meses as
faturas prescrevem, portanto, caso lhe cobrem consumos com mais de meio ano, saiba
que, segundo a Lei dos Serviços Públicos (artigo 10º) não tem que os pagar.
Seis meses é também o prazo mínimo aconselhável para guardar faturas relativas
a alimentação e alojamento, exceto aquelas que pretender apresentar como gastos do
IRS, conforme explicado acima.
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1 ano
Imagine que fez algum serviço em casa e recorreu a um canalizador, pintor ou
eletricista. Se precisar de reclamar desse serviço, tem um ano para o fazer. Por isso, é
também um ano, o tempo que precisa de guardar essas faturas, pois passado esse
tempo perde o direito de fazer reclamações.

2 anos
Durante dois anos deve guardar faturas de compras de bens móveis, tais como,
eletrodomésticos, móveis, telemóveis ou brinquedos, por exemplo. Geralmente a
garantia mínima destes produtos é de dois anos, por isso guarde os documentos
durante esse tempo. Caso possua uma extensão da garantia, guarde o comprovativo da
mesma.
Além disso, as reparações automóvel também têm uma validade de dois anos. Assim,
se levou o seu carro à oficina nos últimos dois anos, garanta que tem a fatura em local
seguro, caso venha a ser necessária.
Quem diz mecânicos diz também profissionais liberais, como médicos e advogados.
Os comprovativos de pagamento de despesas destes profissionais também devem ser
guardados pelo menos durante dois anos.

3 anos
As faturas de saúde devem ser guardadas durante três anos pois este é o prazo que as
instituições públicas têm para reclamar pagamentos. Se não tiver guardado os
comprovativos não tem como provar que efetuou os pagamentos.

4 anos
As despesas inseridas pelo contribuinte no e-fatura devem ser guardadas durante
quatro anos. Porém, apesar de não ser obrigatório guardar as restantes, alguns
especialistas aconselham a que o faça. Ou seja, alguns especialistas aconselham a que
o consumidor conserve todas as faturas referentes ao IRS, pelo menos até à liquidação
do mesmo.
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Da mesma forma, o comprovativo do pagamento do Imposto Único de Circulação

(IUC) também deve ser preservado durante quatro anos. Durante esse tempo, o fisco
pode lhe solicitar que comprove que o pagamento foi feito.

5 anos
É aconselhado guardar os comprovativos de pagamento de renda ou de
condomínio pelo prazo mínimo de cinco anos.
O mesmo acontece com serviços de empreitada, no caso de ser proprietário de algum
imóvel: todos os documentos relativos aos pagamentos do serviço devem estar em
lugar seguro durante este tempo.