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Modelo de ordem de

serviço: 13 tópicos
para construir o seu
Gestão equipe externa
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Empresas de todos os portes precisam de processos para garantir

produtividade, qualidade e segurança. Para isso, o primeiro passo é


encontrar um modelo de ordem de serviço que se adeque a sua
realidade, à de seu colaborador e claro, a de seu cliente!

Quando falamos de estabelecer processos dentro de uma empresa,

muitas pessoas já imaginam pilhas de papéis e uma burocracia


enorme que só atrapalha o serviço. Não é sobre esse tipo de processo

que esse artigo se trata.

Você pode estar acostumado a repassar as instruções de serviços para

a sua equipe verbalmente. Ou no máximo por e-mail ou uma rápida


reunião na parte da manhã.

Independente de qual seja o modelo que você aplica atualmente, se


não for por meio de um documento de ordem de serviço, você

precisa rever com urgência sua dinâmica.

Atenção com as imposições


legais!
Antes de mais nada, está previsto em lei a necessidade da emissão e

uso de ordem de serviços. Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação


das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas: II – instruir

os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a

serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças


ocupacionais. Então não deixe de se adequar a lei. Adote

imediatamente um sistema de ordem de serviços.

Além da obrigatoriedade prevista em lei, as ordens de serviço são

instrumentos aliados das empresas. Por meio delas, as instruções de

cada atividade a ser realizada pelos membros da equipe fica


claramente apresentada.

Como resultado, não há riscos de algum ponto ficar sem a atenção


necessária.

Principalmente, quando se trata de uma empresa que realiza a gestão


de equipe externa, a importância da ordem de serviço é ainda mais

evidenciada.

Quando bem desenvolvida, o colaborador da empresa, ao atender um

cliente, terá acesso a seu histórico, às suas solicitações, necessidades e

contato.

Dessa forma, um bom modelo de ordem de serviço trata-se muito

mais do que de burocracia. Ele está relacionada à organização da


empresa, bem como a sua produtividade e relacionamento com o

cliente.

Leia também: 5 dicas de como aumentar a produtividade da empresa.

13 tópicos que não podem faltar


em um modelo de ordem de
serviço que garante alta
produtividade
MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO: 13 TÓPICOS QUE NÃO P…

A ordem de serviço pode ser emitida em momentos distintos e com

dois objetivos diferentes.

Em primeiro lugar, quando um funcionário entra em uma empresa. Ele

pode receber um documento com as políticas da empresa, que


apresenta suas regras de segurança, atividades que o funcionário irá

desenvolver, quais treinamentos ele deve receber e participar,

procedimentos em caso de acidentes e termo de responsabilidade.

Em segundo lugar, na execução de uma tarefa específica. Por

exemplo, se você é gerente de uma empresa de manutenção de

elevadores, pode receber chamados de clientes e ter que enviar uma

equipe externa ao local.

Nesse momento você emite uma ordem de serviço com dados sobre a

demanda solicitada, histórico do cliente, dados de contato e outras


informações.
Uma aplicação não exclui a outra. Então, vamos lá! Abaixo, você confere

os 13 tópicos que devem estar presentes em seu modelo de ordem de

serviço.

1.Função

Descreva a função para a qual a ordem de serviço está sendo

emitida. Se for uma ordem de serviço para apresentar a empresa e

orientações para o funcionário, o gestor deve descrever todas as

funções que ele vai exercer dentro da organização.

Quando for uma ordem de serviço para uma tarefa específica, como a

manutenção de um elevador, é preciso descrever com detalhes todas


as vistorias que devem ser feitas.

Aqui aconselhamos a construção de um checklist para cada serviço


que pode ser prestado. Dessa forma, o técnico externo não esquecerá

de avaliar cada tópico dentro do serviço de manutenção.

2. Dados do funcionário

A assinatura do funcionário não basta. É preciso que a ordem de

serviço apresente o nome completo do funcionário e algum outro

dado que considere importante.

3. Versão atualizada

Serve para acompanhar qual a versão atual da ordem de serviço. Em


muitos casos existem atualizações nas OS, por isso é importante

acompanhar qual a versão atual por meio de uma numeração que faça

sentido para a empresa e funcionários.


4. Atividades desenvolvidas

Apenas a descrição das funções pode não compreender todas as

atividades específicas que um colaborador pode executar dentro

de uma empresa. Por exemplo, ele pode ter como função ser técnico

eletricista, mas apenas essa apresentação não descreve as atividades

que ele exerce. É aqui que você deve descrever essas questões.

5. Risco da operação

É importante que o colaborador esteja ciente de todos os riscos de sua

função e atividades, por isso um espaço específico para essa questão


deve estar no modelo de ordem de serviço.

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6.EPIs – Uso obrigatório

Os EPIs são equipamentos de proteção individual. Cada função e

atividade exigem equipamentos próprios e nesse campo eles devem


ser descritos.

Por falar em EPI, não deixe de ler: Como fazer uma ficha de EPI:
aprenda o passo a passo.

7. Medidas preventivas

Esse espaço é reservado para a descrição de normas de segurança do

trabalho adotadas pela empresa e que devem ser seguidas pelo


colaborador. Neste campo podemos até colocar normas
administrativas da empresa. Exemplo: bater ponto no horário.

8. Treinamentos necessários

Cada função necessita de treinamentos especiais que vão variar de


acordo com as atividades exercidas e vão ser diferentes de empresa

para empresa.

Leia mais: Tendências para treinamento e desenvolvimento de

funcionários.

9. Procedimento em caso de acidente de


trabalho

Descrição de todos os procedimentos adotados em caso de acidentes


no trabalho. Varia de empresa para empresa.

10. Termo de responsabilidade

É o espaço do modelo de ordem de serviços reservado para que o

colaborador confirme que está ciente das normas da empresa. Deve


ter embasamento legal.

11. Assinaturas
Do empregado e de quem está aplicando a OS, pode ser um Técnico
de Segurança do Trabalho, ou o pessoal dos Recursos Humanos.

12. Data

Serve para documentar a data de emissão daquela Ordem de Serviço.

13. Dados e histórico do cliente

Ao emitir a OS para designar um colaborador para prestar serviço


específico fora da empresa, como por exemplo no conserto do ar

condicionado de um cliente, é importante que o técnico tenha


informações sobre o cliente e até mesmo seu histórico.

Essas informações são importantes para que o colaborador amplie sua


produtividade, uma vez que já vai conhecer os problemas passados

que ocorreram com o produto e o que já foi feito para consertá-lo, bem
como para melhorar o atendimento ao cliente.

O modelo de ordem de serviço pode ser ainda mais eficiente se a


empresa utilizar a tecnologia a seu favor e iniciar um trabalho de
ordem de serviço online.

Resolva tudo em um sóSobre


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Essa solução reduz a quantidade de informações inseridas
incorretamente. Não exigem a interpretação de escrita ruim, são

armazenadas em um ambiente digital, o que dificulta a perda de


informações.

E com isso, podem ser facilmente enviadas aos clientes personalizando


assim seu atendimento, entregando suporte em todos os lugares.

As ordens de serviço online ainda permitem que o técnico anexe


fotos de suas visitas aos clientes. Permite assinaturas digitais.

É possível também que o gestor acompanhe a localização da equipe


externa. Como resultado, facilita o deslocamento produtivo de um

membro do time para atender emergências.

Como apresentamos, a ordem de serviço é uma ferramenta de

gerenciamento de projetos fundamental para qualquer empresa.

Conheça o Field Control

A busca por soluções que facilitem o controle de atividades é


fundamental para uma empresa. O Field Control é um sistema de

gerenciamento para prestadores de serviços externos. Com ele o


técnico:

Recebe as atividades no celular;

Preenche checklists;

Anexa fotos

Colhe a assinatura do cliente, dentre outros.


Toda ordem de serviço fica 100% digitalizada. Entre em contato com a

nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus


funcionários.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas


prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para
os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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