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Gestão de

Projetos
Prof. Dra. Moema Pereira Nunes
Gerenciamento da Comunicação
• É o planejamento, a execução e o monitoramento de estratégias de
comunicação do projeto.
• OBJETIVO: garanAr que as informações certas estejam disponíveis
para as pessoas que precisam no momento em que elas precisam
• Deve-se escolher o canal mais adequado
• Deve-se evitar o máximo de ruído possível
E-mail
Informativo interno
Tipos de Comunicação
• Existem basicamente dois tipos de comunicação:
• verbal, que abrange tudo aquilo posto em palavras, na forma escrita ou
falada, e
• não-verbal, que inclui os gestos, a entonação da voz, a expressão do rosto,
imagens etc. Tudo isso pode afetar a forma como uma mensagem é
interpretada.
Gerenciamento da comunicação
• Os projetos possuem diferentes necessidades de comunicação,
dependendo da complexidade, da quantidade de pessoas envolvidas,
da cultura, do momento político da organização e do tipo de projeto.
• Exemplo: as estratégias de comunicação utilizadas no projeto da
reforma de uma casa não são as mesmas utilizadas no projeto de
construção de uma usina nuclear
Importância da Comunicação
• Quando a comunicação não ocorre, o projeto fica exposto a falhas e
riscos que podem atrasar as entregas, afetar o orçamento e diminuir a
qualidade dos resultados.
• O Gerenciamento da Comunicação promove o alinhamento entre
as partes interessadas, evitando pontas soltas no projeto.
Importância da Comunicação
• O gerenciamento da comunicação aumenta as chances de a
mensagem enviada pelo emissor chegar ao receptor com o menor
ruído possível, possibilitando uma decodificação mais exata da
mensagem e evitando ambiguidades na comunicação.
Importância da Comunicação
• Quantas vezes você saiu de uma reunião com a sensação de não ter
entendido nada?
• Ou então, no caso de você ter sido o condutor da reunião, teve a
impressão de que cada pessoa entendeu de uma forma diferente o
que você estava tentando dizer?
Papel do gerente de projetos
• TERMO DE ABERTURA: é preciso nomear um gerente de projetos e
deixar claro para a organização sobre os movimentos que ocorrerão
em função do novo projeto
• ESCOPO: É necessário fazer um trabalho pesado de entrevistas com o
cliente para extrair suas principais necessidades e acordar qual a
solução mais adequada para resolver o problema dele
• Uma boa comunicação é fundamental para garantir que aquilo que o
cliente está pensando é o mesmo que o gerente de projetos
entendeu e o mesmo que a equipe do projeto vai entregar.
Papel do gerente de projetos
• Entre uma passagem e outra da informação, muitos detalhes podem se
perder e a mensagem pode ir se transformando de uma forma que
ninguém tem controle
• Por isso, é importante definir algumas documentações “oficiais”. Assim,
mesmo que alguém tenha esquecido de algum detalhe, poderá consultar
na fonte de comunicação definida.
• Gramática correta, eliminação do excesso de palavras, direcionamento das
mensagens conforme as necessidades dos receptores, encadeamento de
um fluxo controlado e lógico de ideias etc.
3 passos para gerenciar a comunicação

1. Elabore o plano de gerenciamento das comunicações


2. Execute as a=vidades de comunicação listadas no plano
3. Monitore a efe=vidade das a=vidades de comunicação
1. Elabore o plano de gerenciamento das
comunicações
• Deve-se especificar quais estratégias de comunicação serão adotadas
no projeto, considerando os públicos aos quais as mensagens se
desAnam.
• É muito comum que essas estratégias sejam revistas posteriormente
• Deve-se escolher as ferramentas adequadas de distribuição da
informação
• Mandar ou e-mail ou agendar uma reunião?
• Que palavras usar?
1. Elabore o plano de gerenciamento das
comunicações
Na hora de elaborar as estratégias de comunicação é importante se perguntar:
• Quais informações devem ser comunicadas?
• Por que as informações a serem distribuídas são relevantes?
• Qual o intervalo de tempo e a frequência da distribuição das informações?
• Quem é responsável por cada comunicação?
• Quem receberá cada informação?
• Quais as ferramentas que podem ser utilizadas na comunicação do projeto? Quais as mais apropriadas e para
quem?
• Qual o tempo e o orçamento disponíveis para gerenciar as comunicações?
• As partes interessadas são internas e/ou externas?
• A equipe está agrupada no mesmo local?
• Quais idiomas serão utilizados na comunicação?
2. Execute as atividades de comunicação
listadas no plano
• É neste momento que se realizam as atividades que ajudarão a
garantir que as informações do projeto sejam coletadas, distribuídas,
armazenadas, recuperadas e, acima de tudo, estejam disponíveis no
momento certo para quem precisar.
• Pode-se fazer pequenas adaptações no plano de comunicação ao
longo do tempo.
• As informações devem ser passadas no momento em que os
envolvidos tenham condições de compreendê-las.
3. Monitore a efetividade das atividades
de comunicação
• Acompanhar o andamento das aAvidades de comunicação através
de indicadores.
• As informações sobre o progresso da execução do plano de
comunicação normalmente são compiladas em um documento
conhecido como relatório de desempenho.
• É possível verificar se as ações de comunicação realizadas estão sendo
realmente efeAvas, produziram os resultados esperados e
contribuíram para o sucesso ou fracasso do projeto.
Relatório de Desempenho – Eduardo e
Mônica
• Na obra da nova casa, embora fosse responsabilidade dos
construtores, Eduardo e Mônica queriam garanAr que as condições de
segurança estavam sendo cumpridas.
Relatório de Desempenho – Eduardo e
Mônica
• Mônica pediu para Eduardo colher informações sobre os vários tipos
de serviços que estavam em andamento, para que, nos finais de
semana, fizessem a análise do desempenho dos empregados da obra.
• Assim, pediu para que fossem relatados os serviços executados até o
momento, incluindo o estado atual do serviço, bem como relatar os
serviços pendentes
Relatório de Desempenho – Eduardo e
Mônica
O que são riscos em um projeto?
• Um risco é um evento ou uma condição incerta que, caso aconteça,
tem um efeito (negaAvo ou posiAvo) em pelo menos um objeAvo do
projeto.
• Risco significa ousar. É uma palavra que vem do laAm (risicu) e se
trata da possibilidade de algo dar errado. Assim, os riscos estão
presentes em todas as aAvidades do homem e das organizações.
O que são riscos em um projeto?
• Na gestão de projetos, os riscos podem ser classificados de acordo
com:
• o nível de conhecimento (conhecido ou desconhecido),
• o efeito provocado (negaDvo ou posiDvo) e
• a abrangência (individual ou geral).
Riscos conhecidos vs. riscos
desconhecidos
• Riscos conhecidos: são os riscos que o gerente de projetos sabe que
existem. A partir dessa consciência, esse profissional consegue
planejar ações com antecedência para lidar com esse tipo de riscos.
• Riscos desconhecidos são aqueles que o gerente de projetos não faz
a menor ideia de que podem acontecer. Mesmo que esse profissional
tente pensar em possibilidades, gastará muito tempo e ainda assim
não conseguirá identificar possíveis situações de riscos. Ainda que
consiga, pode ser que tenha gasto tempo pensando em ações que
não acontecerão.
Riscos negativos vs. riscos positivos
• Os riscos com efeito negativo são as ameaças ao projeto, já os riscos
com efeito positivo são as oportunidades do projeto.
• Quando não gerenciadas, as ameaças podem acarretar em atrasos,
estouro de orçamento e perda de reputação e, portanto, o gerente de
projetos deve programar ações para reduzir esses impactos.
• As oportunidades, por sua vez, trazem redução de tempo e de custo,
melhor desempenho e ganho de reputação e, portanto, devem ser
potencializadas.
Riscos individuais vs. riscos gerais
• Um risco individual do projeto é uma condição incerta que pode
acarretar em efeitos posiAvos ou negaAvos em uma parte específica
do projeto.
• Já um risco geral do projeto é o efeito da incerteza do projeto no seu
todo, decorrente de todas as fontes de incerteza.
Exemplos de riscos
Confira alguns exemplos de riscos, reFrados da 6ª edição do Guia PMBOK®:
• Saída de um colaborador-chave da organização;
• ProduFvidade abaixo do planejado;
• Número de erros encontrados durante testes maior ou menor do que o
esperado;
• Condições meteorológicas aXpicas.
Gerenciamento de Riscos
• Gerenciamento de riscos em projetos é um conjunto de ações que
tem o objetivo de aumentar as chances de um projeto ser concluído
com sucesso.
7 processos do gerenciamento de risco

1. Planejar o gerenciamento dos riscos;


2. Identificar os riscos;
3. Realizar a análise qualitativa dos riscos;
4. Realizar a análise quantitativa dos riscos;
5. Planejar as respostas aos riscos;
6. Implementar respostas aos riscos;
7. Monitorar os riscos.
1. Planejar o gerenciamento dos
riscos
• Consiste em definir de que forma os riscos serão gerenciados, o que
inclui a escolha da metodologia e das ferramentas a serem uAlizadas.
• Esses itens devem ser documentados em um plano de
gerenciamento de riscos, garanAndo que o controle seja proporcional
aos riscos do projeto.
• Caso haja mudanças no escopo durante o ciclo de vida do projeto,
será necessário revisar o plano de gerenciamento de riscos,
adequando-o à nova versão do escopo.
1. Planejar o gerenciamento dos
riscos
• Podem ser feitas reuniões com os parAcipantes-chave do projeto,
como o próprio gerente de projetos, alguns integrantes da equipe do
projeto, outros stakeholders etc.
• Também é interessante contar com o apoio de opinião especializada,
isto é, profissionais que possuem amplo conhecimento sobre gestão
de projetos e/ou sobre a natureza do projeto que está sendo
gerenciado e podem ajudar na tomada de decisão
2. Identifique os riscos

• Deve-se fazer o mapeamento dos riscos individuais e gerais do


projeto, bem como suas características
• Com isso, traz informações para que o gerente de projetos e sua
equipe consigam responder de forma adequada a esses riscos,
independentemente se eles forem ameaças ou oportunidades
• A descrição dos riscos deve ser a mais clara possível e sem
ambiguidades
2. Identifique os riscos

• Algumas técnicas de identificação de riscos que podem ser usadas


são: brainstorming, entrevistas, checklists, análise de causa raiz
e matriz SWOT
• Ao final do processo de identificação dos riscos será consolidado
o registro dos riscos, que normalmente contém título e categoria dos
riscos, causas e efeitos dos riscos, gatilhos, atividades afetadas,
quando os riscos poderão acontecer etc.
3. Realize a análise qualitativa dos
riscos
• Consiste em priorizar os riscos individuais idenAficados, considerando
principalmente sua probabilidade de ocorrência e seus impactos nos
objeAvos do projeto. Leva em conta a experiência, emoções,
moAvação, intuição, etc.
• É preciso atribuir um responsável para cada risco, que terá o papel de
planejar uma resposta adequada e garanAr que ela seja
implementada
• Ferramentas: opinião especializada, reuniões, entrevistas para coleta
de dados, análise de dados, matriz de probabilidade e impacto
4. Realize a análise quantitativa dos
riscos
• Avaliar — em números — quais os impactos que os riscos individuais
priorizados anteriormente podem causar nos objeAvos do projeto.
• requer dados de alta qualidade e demanda grande esforço de gestão.
Portanto, esse Apo de análise é mais adequado para projetos
complexos, de grande porte e/ou estratégicos
• Exemplos: lógica, dados históricos, pesquisas de mercado, análise
cienffica e modelagem.
5. Planeje as respostas aos riscos
• Desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para
lidar com a exposição geral aos riscos e tratar os riscos individuais.
• As respostas devem ser adequadas à relevância do risco,
contempladas pelo orçamento e aceitas pelos stakeholders.
• Planejar as respostas aos riscos é muito importante para minimizar
ameaças, maximizar oportunidades e reduzir a exposição geral do
projeto aos riscos.
5. Planeje as respostas aos riscos
• É possível classificar o gerenciamento de riscos em projetos de acordo com o nível de gestão:
• Gerência de crises: apagar incêndios e endereçar os riscos somente depois que se tornam
problemas.
• Conserto de falhas: detectar e reagir aos riscos rapidamente, mas só depois que eles acontecem.
• Mitigação de riscos: planejar antecipadamente os recursos, mas sem fazer nada para eliminar os
riscos.
• Prevenção: implementar e executar um plano como parte da gestão do projeto para identificar e
prevenir os riscos antes que eles se tornem problemas.
• Eliminação das causas: identificar e eliminar os fatores que geram os riscos.
• Aceitação: reconhecer e assumir os riscos, sem tomar nenhuma ação sobre eles.
5. Planeje as respostas aos riscos
Estratégias para riscos negativos ou ameaças:
1. Eliminar: Alterar o plano do projeto para eliminar totalmnte o risco,
protegendo os objetivos do projeto dos impactos deste risco eliminado.
exemplo: Transferir a festa do campo para um salão coberto, eliminando o risco de
chuva ou mal tempo.
2. Transferir: Transferir o risco para um terceiro, transferindo os impactos e a
responsabilidade. É preciso ter em mente que o risco não é eliminado, e
quase sempre envolve o pagamento de prêmios a parte que está
assumindo o risco.
exemplo: Contratação de um seguro de carro ou residência.
3. Mitigar: Reduzir a probabilidade ou impacto de um risco até um nível
aceitável.
exemplo: Ir ao banco sacar 100 mil reais no caixa eletrônico, acompanhado de
seguranças fortemente armados e sair de lá em um carro blindado.
4. Aceitar: Quando não é possível aplicar nenhuma das outras estratégias, e
a equipe do projeto decide correr o risco.
5. Planeje as respostas aos riscos
Estratégias para os riscos positivos ou oportunidades:
1. Explorar: É o desejo de garantir que a oportunidade aconteça e se
concretize durante o projeto.
exemplo: Certificar um profissional para a participação da empresa em uma licitação
que exige tal certificação;
2. Compartilhar: Unir-se a um ou mais terceiros que tenham maior
qualificação para capturar a oportunidade em benefício do projeto;
exemplo: Montar um consórcio de empresas com parceiros que já tenham as
qualificações exigidas para a participação em uma determinada licitação.
3. Melhorar: Procurar facilitar ou aumentar as possibilidades de que a
oportunidade aconteça;
exemplo: Finalizar o projeto atual dentro dos objetivos do cliente, pensando em futuras
oportunidades de novos projetos.
4. Aceitar: Quando não é possível aplicar nenhuma das outras estratégias, e
a equipe deseja a oportunidade mas não tem o objetivo de aplicar
esforços para que ela aconteça.
5. Planeje as respostas aos riscos
• Embora possa parecer prejudicial ao projeto, os riscos normalmente
são aceitos quando:
• Eles representam uma oportunidade;
• Não são relevantes no contexto do projeto;
• A resolução dos riscos é muito cara;
• Não é possível solucionar o risco.
• Lembre-se: nem todos os riscos podem ser gerenciados, afinal, o
gerente de projetos possui limitação de materiais, tempo e dinheiro.
6. Implemente respostas aos riscos
• Significa colocar em prática os planos de ação elaborados para lidar
com os riscos, garantindo que tudo seja executado conforme o que foi
planejado.
• Para isso, é possível contar com o auxílio de um software de gestão de
projetos, como o Artia, que ajuda a integrar a implementação das
respostas aos riscos à própria gestão do projeto.
7. Monitore os riscos
• Consiste em acompanhar a exposição do projeto aos riscos,
idenAficando o melhor momento para executar a resposta planejada.
• O monitoramento dos riscos também determina se as respostas aos
riscos estão sendo suficientes e se os riscos do projeto sofreram
alterações ou surgiram novos riscos.
• Além disso, verifica o cumprimento dos processos de gerenciamento
de riscos e a uAlização das reservas de conAngência. Isso pode ser
feito através de reuniões e auditorias.
Exemplo – Eduardo e Mônica
• Um dos riscos idenAficados e priorizados no projeto da construção da
casa são as condições meteorológicas afpicas.
• Como plano de ação foi estabelecida a compra de uma tenda, que
será instalada acima da construção ou na parte lateral
• Dessa forma, em caso de chuva o Ame do projeto ainda poderá
conAnuar trabalhando, sem afetar (ou afetando o mínimo possível) o
orçamento e o cronograma do projeto.
PROJETO: OBRA

Descrição do Causas Consequências Controles Tratamento Responsável


Risco
Chuva Meteorologia, Pode danificar a Previsão do Tenda protetiva Empreiteiro
época do ano obra e atrasar o tempo
cronograma

Abalo na Má sustentação Pode desabar Testes de Aplicar uma Engenheiro


estrutura das colunas estrutura margem de
Erro de cálculo segurança maior
na sustentação
da estrutura.

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