POP-01

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Data: 04/07/2020
Revisão: 02
Página: 1 de 5

1. OBJETIVO
Assegurar que os documentos e dados estejam atualizados e possam ser acessados por todos os
que deles necessitem para executar suas atividades.

2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se aos documentos internos e externos e dados do SISTEMA XXXXX.

3.DEFINIÇÕES

 Manual do Sistema XXX (MA) – documento que define as boas práticas para fabricação do
....

 Procedimentos Operacionais Padrão (POP) – são os documentos que descrevem

processos ou atividades do Sistema XXXXX.
 Instruções de Trabalho (IT) – são os documentos que detalham atividades ou descrevem
operações específicas.

 Especificações – (EP) - documentos que definem parâmetros ou requisitos a serem

atingidos ou cumpridos.

 Registros – documentos que evidenciam a execução de atividades descritas em um

procedimento ou instrução, que são definidos como formulários.
 Normas e Regulamentações aplicáveis ao ....

4. DESCRIÇÃO

4.1. FORMATO DOS DOCUMENTOS INTERNOS

Todos os documentos com exceção das Normas e Regulamentações contém as seguintes
informações:
Logo da empresa;
Título do documento;
Código do documento;
Número da revisão (revisão 00 é a emissão original);
Data da revisão;
Número da página/número total de páginas do documento; e
Responsável pela aprovação.

Documentos do tipo "Formulários" têm formato específico e seguem codificação conforme definido
no item 4.3 deste procedimento.

A fonte usada para os documentos é "Arial" preferencialmente no tamanho "11".

4.2. CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS INTERNOS

O conteúdo dos documentos e sua organização variam conforme a necessidade ou aplicação do
mesmo.
Procedimentos e Instruções de Trabalho apresentam no mínimo, os seguintes itens:

Objetivo;
 POP-01
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Data: 04/07/2020
Revisão: 02
Página: 2 de 5

Campo de aplicação;
Descrição;
Registros e
Histórico de Alterações.

4.3. CODIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS INTERNOS E REGISTROS

Manual do Sistema ........: o código é único (MA) e não contém extensão numérica.

Procedimentos e Instruções de Trabalho: São numerados sequencialmente com dígitos duplos.

Exemplo: POP-01, POP-02, IT-01.

Registros: Os registros citados em Procedimentos e Instruções de Trabalho recebem o código

FORM acrescido de uma sequência numérica crescente. Exemplo: FORM 01, FORM 02.

4.4. ANÁLISE CRÍTICA E APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS INTERNOS

Todos os documentos são aprovados pela Diretoria.

O responsável pela atividade ou processo que deve atender a um requisito, elabora ou faz elaborar
um documento preliminar e submete-o a análise crítica do Representante da Direção para a
verificação de conflitos. Analisado o documento, este o envia ao diretor para aprovação. Aprovado
o documento, o Representante da Direção lança os dados no FORM 01 - Lista Mestra de
Informação Documentada e o distribui.

A Lista Mestra de Documentos e Registros é tratada como documento e é mantida atualizada pelo
Responsável pela Qualidade. Este documento não necessita aprovação.

4.5. ATUALIZAÇÕES OU ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS INTERNOS

O Manual do Sistema XXXX é alterado toda vez que ocorrerem mudanças nos processos descritos.

As atualizações ou alterações em documentos do Sistema XXXXX são aprovadas pelas mesmas

pessoas ou funções definidas em 4.4.

Modelos de Formulários quando alterados geram alteração nos Procedimentos e Instruções e estas
são registradas no Histórico de Alterações.

Atualizado um documento do Sistema XXXXXX, este recebe novo nº de revisão e data, que passa
a ser a versão atual ou versão válida, deste documento.

O documento de origem passa ao estado de DESATUALIZADO.

4.6. GUARDA DOS DOCUMENTOS INTERNOS

Documentos originais, assinados (impressos):
Os documentos originais aprovados (c/ assinatura do responsável pela aprovação) e na versão
válida (atual, atualizada) são armazenados em pasta.

Os documentos originais, aprovados, nas versões anteriores à versão vigente, devem ser mantidos
na Pasta identificada com carimbo “DESATUALIZADO” e devem permanecer arquivados por pelo
menos 5 anos.

Documentos originais em formato eletrônico:

 POP-01
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Data: 04/07/2020
Revisão: 02
Página: 3 de 5

O Representante da Direção é responsável por manter os documentos originais em uma pasta

eletrônica com acesso restrito. Quando for necessária se gerar uma revisão, o documento original
deverá ser copiado em outra pasta eletrônica e então alterado, de forma a garantir a integridade do
documento de origem.

O Representante da Direção é também responsável por gerar a cópia dos documentos em formato
PDF e disponibilizá-las ao pessoal de acordo com a Lista Mestra de Informação Documentada.

4.7. IDENTIFICAÇÃO DE CÓPIAS DE DOCUMENTOS INTERNOS

Documentos obsoletos ao serem arquivados na Pasta e identificados como “DESATUALIZADOS”
são marcados com os dizeres “DESATUALIZADO”.

4.8. DISTRIBUIÇÃO DOS DOCUMENTOS INTERNOS

A distribuição das cópias físicas dos documentos internos está registrada na Lista Mestra de
Informação Documentada.

4.9. CONTROLE DA DISTRIBUIÇÃO DOS DOCUMENTOS INTERNOS

O controle da distribuição é do Representante da Direção e consiste no recolhimento das cópias
que se tornaram desatualizadas e substituição pelas de nova versão.

Recolhidas as cópias desatualizadas, estas são invalidadas e descartadas de forma a impedir o uso
indevido destes documentos.

4.10. CONTROLE DE DOCUMENTOS EXTERNOS

A empresa mantém um acervo das normas e regulamentações aplicáveis ao Sistema XXXXX e/ou
aos seus produtos. Anualmente, o Representante da Direção consulta os sites da ABNT
(http://www.abntcatalogo.com.br/) e verifica se há novas normas ou alteração da situação de
normas existentes (nova versão ou cancelamento).

No caso de alteração, o Representante da Direção atualiza a Lista Mestra de Informação

Documentada.

No caso de edição de nova norma ou aprovação de novo regulamento, este é adquirida (ou é feito
download) e enviada ao principal envolvido para que seja feita análise crítica e caso houver
alterações significativas ao sistema XXXXX, o mesmo é registrada em Ata de Reunião.

Normas obsoletas na versão imediatamente anterior à versão válida são carimbadas com os dizeres
“DESATUALIZADO” e são arquivadas na pasta “DESATUALIZADOS”, para eventuais consultas.

4.11. Detalhamento do controle de documentos e registros na lista mestra

Os documentos e registros devem ser preenchidos de modo legível e devem ser arquivados sob
condições que previnam danos, deterioração ou perdas. Estão definidos em item específico de
Procedimentos, Instruções de Trabalho, Métodos de Ensaios ou Documentos Complementares e
são controlados como definido, considerando:

A Identificação: maneira de se identificar o registro para se conseguir recuperá-lo: pela origem,

pelo tipo de documento, pela área responsável pela guarda do registro durante o tempo de retenção
definido, pelo código do documento e Título (nome) do formulário, data da revisão e número da
revisão.
Ex.:
 POP-01
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Data: 04/07/2020
Revisão: 02
Página: 4 de 5

ORIGEM DO TIPO DE SETOR COD IDENTIFICAÇÃO Data Revisão Número da

DOCUMENTO DOCUMENTO RESPONSÁVEL DOCUMENTO Revisão
Lista Mestra de
INTERNO REG. SGQ FORM 01 Informação 02/04/19 01
Documentada
Sistema de
Gestão da
EXTERNO PROC. SGQ ISO 9001:2008 01/03/18
Qualidade –
Requisitos.

A situação: É a condição em que se encontra o documento, vigente, obsoleto ou revisado.

Ex.:

SITUAÇÃO
Vigente Desatualizado Revisado
X

A situação: É a condição em que se encontra o documento, em vigente, obsoleto ou revisado.

Ex.:

SITUAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA

Vigente Desatualizado Revisado
Aplicável
X

Armazenamento: Mídia (meio eletrônico ou físico) e local onde os registros devem estar colocados
de fácil acesso aos colaboradores que possuam permissão de uso.
Ex.:

ARMAZENAMENTO
MÍDIA LOCALIZAÇÃO
Pasta AZ
Física
Documentos

Cada usuário é responsável por armazenar e manter os documentos e registros legíveis e em

condições que preservem a integridade dos mesmos.

Proteção: são os meios e formas utilizadas para manuseio e armazenamento dos documentos
registros, prevenindo deterioração ou perda. (Pasta física, armários, arquivos...) e permissão de
acesso.

Ex.:

ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO
MIDIA LOCAL MEIO ACESSO
Física Qualidade Pasta A-Z Qualidade

Os documentos e registros armazenados em meio físico são mantidos em locais secos e isentos
de umidade;

Os documentos e registros em meio eletrônico são adicionalmente protegidos pela realização de

backups;

Os colaboradores têm acesso aos documentos e registros pertinentes à função desempenhada.

Os Diretores e RD têm acesso a quaisquer documentos e registros da Qualidade.

 POP-01
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
CONTROLE DE INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Data: 04/07/2020
Revisão: 02
Página: 5 de 5

Recuperação / indexação : maneira de arquivamento do documento ou registro ( ordem numérica,

ordem cronológica, ordem alfabética, etc. ).
Ex.:

ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO /

MIDIA LOCAL MEIO ACESSO INDEXAÇÃO
Física Qualidade Pasta A-Z Qualidade Data (Ano)

Retenção: Os Documentos ou Registros devem ser retidos por, no mínimo, 5 anos.

Ex.:

ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO / TEMPO DE

MIDIA LOCAL MEIO ACESSO INDEXAÇÃO RETENÇÃO
(ANOS)
Física Qualidade Pasta A-Z Qualidade Data (Ano) 5

Disposição: é a disposição dada pelo responsável pela guarda do registro após o vencimento do
tempo de retenção. Os registros em meio físico são triturados e arquivos em meio eletrônico são
deletados.
Ex.:

ARMAZENAMENTO PROTEÇÃO RECUPERAÇÃO / TEMPO DE DISPOSIÇÃO

MIDIA LOCAL MEIO ACESSO INDEXAÇÃO RETENÇÃO DA CÓPIA
(ANOS) OBSOLETA
Física Qualidade Pasta A-Z Qualidade Data (Ano) 5 Destruição

5. REGISTROS
FORM 01 - Lista Mestra de Controle de Informação Documentada.

6. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

DATA REVISÃO ITEM HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES

01/03/18 00 - Elaboração do documento
02/04/19 01 Título Revisão segundo a Norma XXXX
04/07/20 02 Logomarca Atualização da logo atualizada