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Manual Técnico do Formando

Conceitos Fundamentais

A janela do Microsoft Excel


2007

Iniciar o Microsoft Excel


2007

Operações na Folha de
Cálculo
TIC_B3_B
Formatar Células
UTILIZAR UMA APLICAÇÃO DE
Formatação da Folha de
Cálculo FOLHA DE CÁLCULO
Fórmulas e Funções

Inserir Gráficos, Imagens,


Texto.

Gestão e análise de listas


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Índice
ÍNDICE.................................................................................................... 2
1. INTRODUÇÃO.................................................................................. 5
2. APRESENTAÇÃO DO EXCEL 2007 ................................................ 6
3. A JANELA DO MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................... 7
3.1. O botão do Office ................................................................................................................................. 9
3.2. A barra de ferramentas de acesso rápido ................................................................................... 10
3.3. O friso do Microsoft Excel ............................................................................................................... 10
3.3.1. Separadores do friso ...................................................................................................................... 11

4. INICIAR O MICROSOFT EXCEL 2007 ........................................... 15


4.1. Livro em branco ................................................................................................................................. 15
4.2. Abrir um livro existente .................................................................................................................... 15
4.3. Guardar um livro ................................................................................................................................ 16
4.4. Área de trabalho ................................................................................................................................. 20
4.5. Alterar o espaço destinado às folhas (separadores) ............................................................... 21
4.6. Teclado ................................................................................................................................................. 21
4.7. Manipulação das folhas de cálculo ............................................................................................... 22
4.7.1. Mudar o nome da folha de cálculo ................................................................................................ 22
4.7.2. Inserir uma folha de cálculo ........................................................................................................... 24
4.7.3. Eliminar uma folha de cálculo........................................................................................................ 24
4.7.4. Mover uma de folha de cálculo ..................................................................................................... 25

5. OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO...................................... 29


5.1. Seleccionar células ........................................................................................................................... 30
5.1.1. Seleccionar um bloco de células com o rato ............................................................................... 30
5.1.2. Seleccionar vários blocos de células ........................................................................................... 31
5.1.3. Seleccionar todas as células da folha .......................................................................................... 32
5.2. Tipos de dados ................................................................................................................................... 33
5.2.1. Texto ................................................................................................................................................. 33
5.2.2. Valores numéricos .......................................................................................................................... 33
5.2.3. Datas ................................................................................................................................................. 33
5.2.4. Fórmulas ........................................................................................................................................... 33
5.2.5. Inserção de dados em células ....................................................................................................... 35
5.2.6. Inserção de texto ............................................................................................................................. 36
5.2.7. Inserção de números ...................................................................................................................... 36
5.2.8. Inserção de números como texto.................................................................................................. 37

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5.2.9. Completar automaticamente texto em colunas .......................................................................... 37


5.3. Alterar o conteúdo das células ...................................................................................................... 38
5.3.1. Eliminar o conteúdo das células ................................................................................................... 38
5.3.2. Alterar parcialmente o conteúdo das células .............................................................................. 39
5.3.3. Substituir totalmente o conteúdo de uma célula ......................................................................... 40
5.4. Mover e copiar células...................................................................................................................... 41
5.4.1. Combinações de teclas .................................................................................................................. 41
5.4.2. Friso................................................................................................................................................... 42
5.4.3. Técnica de arrastar e largar........................................................................................................... 43
5.5. Linhas e colunas ................................................................................................................................ 43
5.5.1. Inserir células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ........................................... 44
5.5.2. Inserir células, linhas e colunas utilizando o friso ...................................................................... 45
5.5.3. Eliminar células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ....................................... 46
5.5.4. Eliminar células, linhas e colunas utilizando o friso ................................................................... 47
5.5.5. Formatar a altura das linhas e das colunas ................................................................................ 48

6. FORMATAR CÉLULAS .................................................................. 50


6.1. Esconder a grelha .............................................................................................................................. 50
6.1.1. Tipo de letra ..................................................................................................................................... 51
6.1.2. Tipo de dados .................................................................................................................................. 54
6.1.3. Alinhamento ..................................................................................................................................... 55
6.1.4. Moldar o texto .................................................................................................................................. 56
6.1.5. Unir células ....................................................................................................................................... 56
6.1.6. Orientação de texto ......................................................................................................................... 57
6.1.7. Limites das células .......................................................................................................................... 58
6.1.8. Cor de preenchimento .................................................................................................................... 60
6.2. Estilos de células ............................................................................................................................... 61

7. FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO ................................... 63


7.1. Criar cabeçalho e rodapés .............................................................................................................. 64
7.1.1. Cabeçalho e rodapés pré-definidos.............................................................................................. 65
7.1.2. Mudar entre o cabeçalho e o rodapé ........................................................................................... 66
7.1.3. Cabeçalhos e rodapés personalizados ........................................................................................ 67
7.1.1. Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar página .................................................................. 67
7.2. Configurar a folha de cálculo para impressão ........................................................................... 70
7.2.1. Margens da página ......................................................................................................................... 70
7.2.2. Definir área de impressão .............................................................................................................. 71

8. FÓRMULAS E FUNÇÕES .............................................................. 73


8.1. Trabalhar com fórmulas ................................................................................................................... 73
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8.1.1. Operadores ...................................................................................................................................... 75


8.1.2. Fórmulas com referências absolutas ........................................................................................... 77
8.1.3. Soma ................................................................................................................................................. 80
8.1.4. Média................................................................................................................................................. 84
8.1.5. Máximo e Mínimo ............................................................................................................................ 85
8.1.6. Contar ............................................................................................................................................... 86
8.1.7. Combinar funções ........................................................................................................................... 87

9. GRÁFICOS ..................................................................................... 89
9.1. Criar um gráfico ................................................................................................................................. 89
9.2. Formatar o gráfico ............................................................................................................................. 92
9.2.1. Estilo de gráfico ............................................................................................................................... 95
9.2.2. Esquema de gráfico ........................................................................................................................ 96
9.2.3. Formatar o gráfico ........................................................................................................................... 97

10. LISTA DE DADOS .......................................................................... 99


10.1. Importar dados ................................................................................................................................. 100
10.1.1. A partir do Microsoft Access ........................................................................................................ 100
10.1.2. A partir de um ficheiro de texto ................................................................................................... 103
10.2. Ver as ligações existentes ............................................................................................................. 106
10.3. Inserir dados numa lista ................................................................................................................ 107
10.3.1. Conclusão automática .................................................................................................................. 107
10.3.2. Remover valores duplicados ....................................................................................................... 108
10.3.3. Validação de Dados ...................................................................................................................... 110
10.3.4. Destacar dados inválidos ............................................................................................................. 113
10.4. Ordenar uma lista de dados .......................................................................................................... 115
10.5. Filtrar uma lista de dados .............................................................................................................. 117
10.5.1. Filtros automáticos ........................................................................................................................ 117
10.5.2. Filtros personalizados ................................................................................................................... 119
10.5.3. Filtros Numéricos .......................................................................................................................... 122
10.5.4. Filtros Avançados .......................................................................................................................... 123
10.6. Agrupar dados .................................................................................................................................. 125
10.6.1. Criar linhas de Subtotais .............................................................................................................. 125

11. CONCLUSÃO ............................................................................... 128


12. BIBLIOGRAFIA ............................................................................ 129
13. SUGESTÕES DE ACTIVIDADES ................................................. 130
14. ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES ......................................................... 131

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1. Introdução
Este manual foi criado para ser um suporte na aprendizagem do Microsoft
Excel 2007. Está descrito de uma forma simples e com referência a alguns
exercícios que poderá utilizar para praticar a ferramenta.

Esta versão de Excel introduz inúmeras alterações, a maioria das quais


são ao nível da facilidade de utilização.

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2. Apresentação do Excel 2007


O Microsoft Excel [Pinto07], [França08] é uma poderosa folha de cálculo
que dispõe de inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para
analisar, partilhar e gerir dados com facilidade.

A formatação de dados e de folhas de cálculo é facilitada pela existência


de diversas galerias de formatos pré-definidos, para isso basta seleccionar
o formato mais adequado ao seu caso.

O Excel possibilita a utilização de fórmulas e o recurso a funções pré-


definidas, organizadas em diversas categorias. Podemos ainda elaborar
vários tipos de gráficos, ordenar listas de dados, consultar dados com
base na definição de critérios (filtro de dados), criar listas de sub-totais,
proteger e partilhar folhas de cálculo em ambiente colaborativo, assim
como recorrer a diversas ferramentas de simulação, como o Solver e o
Atingir Objectivo ou criar cenários diversos a partir do mesmo conjunto de
dados.

O Microsoft Excel oferece inúmeras possibilidades de formatação de


dados que tornam a folha de cálculo mais legível e mais apelativa. Nesta
versão surge diversas galerias de estilos de células, de formatação de
tabelas e de temas da folha de cálculo.

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3. A janela do Microsoft Excel


2007
A janela do Microsoft Excel 2007 [França08], [Frye07] apresenta, na parte
superior, o friso que agrupa diversos comandos organizados num conjunto
de separadores. O botão Office, localizado no canto superior esquerdo da
janela, dá acesso às funções mais básicas do processador de texto, tais
como:
 Novo
 Abrir
 Guardar
 Guardar Como
 Imprimir
 Prepara
 Enviar
 Publicar
 Fechar

A barra de ferramentas de acesso rápido, agrupa um


conjunto de comandos, que podem ser utilizados independentemente do
separador que está activo no friso. Esta barra é personalizável através do
botão .

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Na parte inferior da Janela, são visíveis os separadores das folhas de


cálculo do livro aberto. A última barra da janela consiste na barra de
estado possibilita o acesso às diferentes vistas do documento e à
personalização do zoom.

Minimizar
Separadores do friso janela
Maximizar
janela
Barra de ferramentas Nome do livro (livro)
de acesso rápido
Fecha
janela
Fechar
Botão do
Office

Ajuda

Friso
Barra de Expandir a
fórmulas barra das
fórmulas
Coluna
activa
Barra de
deslocamento
vertical
linha
activa

Barra de
deslocamento
horizontal

Menos Personalizar Mais


Zoom Zoom Zoom
Vistas do
Célula documento

activa

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3.1. O botão do Office

O botão do Office substitui o menu ficheiro existente nas versões


anteriores.

Este botão encontra-se na parte superior esquerdo da janela do Excel e ao


clicar sobre este botão surge os comandos básicos, como o Abrir um
documento, Guardar um documento, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar,
Fechar, lista dos documentos recentemente utilizados e às opções do
Office.

Figura 1 – Botão do Office

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A partir do botão Opções do Excel podemos configurar diversas opções


gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel.

A partir deste botão é possível configurar diversas opções


gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel tais como dados
pessoais, opções de visualização e impressão de documentos, idioma
utilizado, número de folhas existentes em cada livro, etc.

3.2. A barra de ferramentas de acesso rápido


A barra de ferramentas de acesso rápido contém um conjunto de
comandos que são independentes do separador que está activo. É
possível, adicionar ou remover comandos, bem como movê-la para outro
lugar, Usando a seta que se encontra à direita da barra - , esta permite-
lhe personalizar a barra de acesso Rápido.

Anular acção
Repetir acção

Guardar
documento
Personalizar barra de
ferramentas

3.3. O friso do Microsoft Excel


O friso do Microsoft é constituído por vários separadores que organizam os
comandos disponíveis em função das funcionalidades que apresentam.

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3.3.1. Separadores do friso

Base: Este separador contém comandos relacionados com a formatação


de células (tipo de letra, alinhamento, formatos de dados), formatação de
tabelas (estilos de tabelas, inserir, eliminar linhas /colunas) ordenar e
procurar dados.

Figura 2 – Separador Base

Inserir: Este separador contém comandos relacionados com a inserção de


vários objectos numa folha de cálculo: Tabelas dinâmicas, Imagens,
ClipArt, formas automáticas, Gráficos, Caixas de texto, Cabeçalhos e
Rodapés, WordArt, etc.

Figura 3- Separador Inserir

Esquema de página: Contém comandos relacionados com a configuração


de páginas: temas de página, fundo de página, margens e tamanho de
página, etc

Figura 4 – Esquema de Página

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Fórmulas: Contém comandos relacionados com a inserção de funções e


fórmulas de cálculo. Fornece acesso à biblioteca de funções pré-definidas
e à auditoria de fórmulas, que permite analisar e avaliar as fórmulas
introduzidas. Este separador possibilita ainda a definição de nomes de
células e a especificação de opções de cálculo.

Figura 5 – Separador Fórmulas

Dados: Contém comandos relacionados com a importação de dados a


partir de outros ficheiros, a ligação a dados existentes noutros ficheiros, a
criação de grupos de dados e subtotais. Contém ainda algumas
ferramentas de análise de dados que possibilitam a criação de cenários de
hipóteses, a validação de dados e consolidação de dados, etc.

Figura 6 – Separador Dados

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Rever: Contém comandos relacionados com a verificação ortográfica, a


revisão de documentos, a gestão de comentários e a protecção de dados.

Figura 7 – Separador Rever

Ver: Contém comandos relacionados com as vistas de um documento, o


zoom, a visualização da régua e de linhas de grelha e ainda a divisão do
ecrã em janelas para visualizar diferentes documentos ou partes de um
mesmo documento.

Figura 8 - Separador Ver

Além destes separadores existem outros separadores contextuais. Estes


surgem quando estamos a executar tarefas relacionadas com essas
funcionalidades.

Por exemplo, quando seleccionamos uma imagem, surgem as ferramentas


da Imagem

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Figura 9 – Ferramentas de imagem

Outro exemplo é quando estamos a trabalhar com tabela, surgem as


ferramentas de tabela. Mais a frente farei referência ao surgimento destas
ferramentas.

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Identificar as funcionalidades do botão do Office
 Trabalhar na área do friso do Excel

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4. Iniciar o Microsoft Excel 2007


Este capítulo [Pinto07], [França08] aborda algumas tarefas elementares na
manipulação de ficheiros do Microsoft Excel, tais como abrir um ficheiro do
Excel, movimentar-se na folha de cálculo, utilizar modelos de folhas de
dados, guardar um ficheiro e utilizar a ajuda.

4.1. Livro em branco


Para criar um novo livro:

Clique no Botão do Office 

4.2. Abrir um livro existente


Quando guarda um livro, este fica gravado no disco rígido.

Para abrir um livro:

Clique no Botão do Office 

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Figura 10- Abrir um livro

Seleccione o ficheiro que pretende abrir e clique em .

4.3. Guardar um livro


Sempre que cria um novo livro é necessário gravá-lo, no caso de querer
mais tarde voltar ao mesmo livro para impressão, reedição ou continuação
da criação da tabela.

Para guardar um livro que está sendo editado:

Clique sobre o botão "Guardar" na barra de ferramentas de


acesso rápido;

ou

Clique no Botão do Office 

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Quando o livro é guardado pela primeira vez, o Excel exibe a caixa de


diálogo Guardar Como, que permite indicar o formato que pretende para o
seu documento: Documento do Excel (formato XML), Modelo do Excel,
Documento do Excel 97, 2003 (*.xls), ou outros.

Figura 11 – caixa de diálogo Guardar uma cópia do Documento

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Formatos do Excel

FORMATO EXTENSÃO DESCRIÇÃO

Livro do Excel .xlsx Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 baseado em
XML. Não permite armazenar código de macro VBA (Microsoft Visual
Basic for Applications) nem folhas de macro do Microsoft Office Excel
4.0 (.xlm).

Livro do Excel .xlsm Formato de ficheiro do Office Excel 2007 baseado em XML e com
(código) suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de
macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Binário do .xlsb Formato de ficheiro binário do Office Excel 2007 (BIFF12).
Excel

Modelo .xltx Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 para modelos do
Excel. Não permite armazenar código de macro VBA ou folhas de
macro do Excel 4.0 (.xlm).

Modelo (código) .xltm Formato de ficheiro do Office Excel 2007 para modelos do Excel com
suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de
macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Excel 97- .xls Formato de ficheiro binário (BIFF8) Excel 97 - Excel 2003.
Excel 2003

Modelo Excel .xlt Formato de ficheiro binário (BIFF8) para modelo Excel 97 - Excel 2003
97- Excel 2003 .

Livro Excel .xls Formato de ficheiro binário (BIFF5) Excel 5.0/95 .


5.0/95

Folha de cálculo .xml Formato de ficheiro XML 2003 (XMLSS).


XML 2003

Dados XML .xml Formatos de dados XML.

Suplemento do .xlam Suplemento do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte
Excel para macros, um programa suplementar concebido para executar
código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA e folhas de
macro do Excel 4.0 (.xlm).

Suplemento do .xla Suplemento do Excel 97-2003, um programa suplementar concebido


Excel 97-2003 para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA.

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Livro do Excel .xlw Formato de ficheiro do Excel 4.0 que só guarda folhas de cálculo,
4.0 folhas de gráfico e folhas de macro. É possível abrir um livro neste
formato de ficheiro do Office Excel 2007, mas não é possível guardar
um ficheiro do Excel neste formato de ficheiro.

Após a escolha do formato com o qual quer guardar o documento, surge a


caixa Guardar como. Seleccione a pasta onde quer guardar o documento
indicando o nome.

No campo Guardar em: deverá escolher a pasta em que deseja gravar o


ficheiro, logo de seguida deverá dar um nome ao ficheiro, no campo Nome
do ficheiro. O nome não deve ter caracteres especiais, como: *, ?, ,, :, ;,
etc. O nome deverá ser intuitivo, isto é, deverá reflectir o conteúdo ou
funcionalidade do livro que está a ser guardado. Depois de tudo feito, é só
clicar no botão Guardar.

Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez

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4.4. Área de trabalho


O Excel é constituído por linhas (identificadas por números) e Colunas
(identificadas por letras), a intersecção de uma Linha com uma Coluna
designa-se por Células.

Cada folha contém 1.048.576 linhas e 16384 colunas.

A cada ficheiro aberto no Excel é designado por Livro, cada livro pode ter
várias folhas de cálculo, com os nomes de Folha1, Folha2.

Folhas do livro Inserir nova folha de cálculo

Ir para a última linha:


CRTL  Tecla direccional para baixo
Ir para a primeira linha:
CRTL  Tecla direccional para cima
Ir para a última coluna:
CRTL  seta direccional para a direita
Ir para a primeira coluna:
CRTL  seta direccional para a esquerda

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4.5. Alterar o espaço destinado às folhas (separadores)


O espaço na parte inferior da janela do livro é partilhado entre os
separadores das folhas de cálculo e a barra de deslocamento horizontal.
Esse espaço pode ser aumentado ou diminuído, conforme mostra a figura
seguinte:

Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal

Para aumentar ou diminuir a área onde se encontram os


separadores (folhas):
Coloque o cursor na área indicada (até que este se transforme
em duas setas a apontar para a esquerda e para a direita),
clique, não largue e arraste para a posição desejada,
aumentando ou diminuindo a área ocupada pelos separadores
das folhas de cálculo.

4.6. Teclado
O quadro apresenta algumas teclas que permitem movimentar-se numa
folha de cálculo.

TECLAS MOVIMENTO DO CURSOR


Movimenta-se entre as células, na
SETAS DO CURSOR direcção da seta do cursor
pressionada.

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TECLAS MOVIMENTO DO CURSOR


PAGE UP Um ecrã para cima.
PAGE DOWN Um ecrã para baixo.
ALT + PAGE UP Um ecrã para a esquerda.
ALT + PAGE DOWN Um ecrã para a direita.
CTRL + PAGE UP / PAGE Transição entre as várias folhas
DOWN existentes.
HOME Início da linha corrente.
CTRL + HOME Início da folha (célula A1).
Início/Fim da linha/coluna
END + SETA DO CURSOR
correspondente.
Posiciona o cursor directamente na
F5
célula a indicar.

4.7. Manipulação das folhas de cálculo


Existe um determinado conjunto de operações básicas que podem ser
executadas directamente sobre uma folha de cálculo.

4.7.1. Mudar o nome da folha de cálculo

O nome serve para identificar cada folha de cálculo, de acordo com o seu
conteúdo ou funcionalidade ou qualquer outro critério que tenha usado.

Para mudar o nome de uma folha de cálculo:


Separador Base  Grupo Células  Formatar  Mudar o
nome da folha.

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Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo

Ou
Posicione o cursor (seta) sobre nome da folha que pretende
alterar. Clique no botão direito do rato  Mudar o nome.
Ou
Faça duplo clique sobre o separador da folha a alterar o nome.

O nome existente fica seleccionado. Escreva o novo nome.

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Pressione ENTER ou clique sobre uma das células da folha.

4.7.2. Inserir uma folha de cálculo


Para inserir uma folha de cálculo:
Separador Base  Grupo Células  Inserir  Inserir Folha.

Ou
Clique com o botão direito do rato sobre uma folha  Inserir 
Inserir Folha.

Um novo separador aparecerá, indicando que existe mais uma folha de


cálculo no seu livro.

4.7.3. Eliminar uma folha de cálculo


Para eliminar uma folha de cálculo:
Separador Base  Grupo célula  Eliminar  Eliminar Folha.

Figura 15 - Eliminar folha de cálculo

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Ou
Clique no botão direito do rato, com o ponteiro deste sobre o
separador da folha a eliminar.
No menu de contexto /Clique com o botão direito do rato) 
Eliminar.

Figura 16 - Eliminar folha utilizando o menu de contexto

Na janela que aparece, clique no botão OK. Se outras folhas tiverem


relacionamentos com a eliminada, esses relacionamentos perder-se-ão e
surgirão erros nessas folhas.

4.7.4. Mover uma de folha de cálculo


Para mover uma folhas cálculo:
Coloque o cursor sobre a folha que pretende mover, pressione
o botão e sem largar arraste para a posição pretendida. Esta é
dada pelo triângulo preto que surge durante a movimentação
do ponteiro do rato.
Largue o botão do rato
Ou

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Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou


copiar  Mover ou copiar….

Figura 17 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde


deseja colocar a folha  Ok

Figura 18 – Mover ou copiar uma folha

Para copiar uma folhas cálculo:

Coloque o cursor sobre a folha que pretende copiar, pressione


o botão do rato em simultâneo pressione a tecla CTRL e sem
largar arraste para a posição pretendida. Esta é dada pelo

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triângulo preto que surge durante a movimentação do ponteiro


do rato.
Largue o botão do rato.
Ou
Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou
copiar  Mover ou copiar….

Figura 19 Mover ou copiar uma folha de cálculo


Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde
deseja colocar a folha  Active a opção Criar uma copia  Ok

Figura 20 – Copiar uma folha

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Copias das Folha3 e Folha1

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo
 Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar
folhas)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “Iniciar o Microsoft Excel 2007” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em


caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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5. Operações na Folha de Cálculo


Ao movimentarmos [Jesus 08], [França08] o cursor dentro de uma folha de
cálculo, este pode assumir três formas distintas:

 Seta e Cursor de movimento (cruz com setas nas extremidades) –


move o conteúdo da (s) célula (s) seleccionada (s)

 Cruz de preenchimento (cruz preta que surge no canto inferior direito


da célula seleccionada) – preenche com o conteúdo da célula, se
este constar na lista personalizada, irá surgir os restantes dados
pertencentes à lista. Caso o valor não pertença à lista irá ser feita
uma cópia do conteúdo da célula.

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 Cruz de selecção (cruz branca) – Activa a célula para iniciar a


introdução de dados ou selecciona um conjunto de células.

5.1. Seleccionar células


Existem várias formas de se seleccionar blocos de células numa folha de
cálculo.

5.1.1. Seleccionar um bloco de células com o rato

Um bloco de células contínuas é um bloco que começa numa determinada


célula e termina noutra, sem quebras a meio.

Para seleccionar um bloco de células contínuas:


Posicione o ponteiro do rato sobre a primeira célula a
seleccionar.
Clique no botão esquerdo e mantenha o botão premido.
Arraste o ponteiro do rato até à última célula a seleccionar.
Ou
Use uma combinação entre o rato e o teclado:

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Clique na primeira célula do bloco a seleccionar.


Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida.
Clique na última célula do bloco a seleccionar.
Ou
Pode usar apenas o teclado:
Use as teclas do cursor para seleccionar a primeira célula do
bloco desejado.
Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida.
Use as teclas direccionais para seleccionar a última célula do
bloco desejado.

No bloco seleccionado, uma das células contínua a ser a célula activa,


pelo que aparece destacada na selecção.

Figura 21 – Selecção de células contíguas

5.1.2. Seleccionar vários blocos de células

Pode também sentir necessidade de seleccionar diversos blocos de


células, separados uns dos outros.

Para Seleccionar o primeiro bloco de células:


Mantenha a tecla CTRL premida.
Com o rato, seleccione os outros blocos de células.

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Figura 22 – Selecção de células intercaladas

5.1.3. Seleccionar todas as células da folha

Para seleccionar todas as células de uma folha de cálculo, clique no


quadrado acima da linha 1 e à esquerda da coluna A.

Figura 23 – Selecção da folha de cálculo

Pode clicar apenas na letra de uma coluna ou no número de uma linha


para seleccionar toda essa coluna/linha. Se clicar e arrastar, seleccionará
colunas/linhas contíguas.

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5.2. Tipos de dados


O Excel é capaz de interpretar e tratar diferentes tipos de dados: texto,
valores numéricos, datas e fórmulas.

5.2.1. Texto

O texto é normalmente utilizado para dar títulos a uma tabela, linha ou


coluna. O texto introduzido pode ser formatado de muitas maneiras, como
normalmente se faz num processador de texto.

5.2.2. Valores numéricos

Os valores numéricos podem ainda ser divididos em diversos formatos:


números positivos ou negativos, números com ou sem casas decimais,
percentagens, valores monetários, etc.

5.2.3. Datas

Também as datas e as horas são interpretadas pelo Excel, mas devem ser
introduzidas de acordo com a configuração do ambiente de trabalho.

5.2.4. Fórmulas

Fórmulas são expressões matemáticas ou lógica, utilizadas para o


processamento de cálculos.

Operadores aritméticos:

Para executar operações matemáticas básicas - como a adição,


subtracção ou multiplicação -, combinar números e produzir resultados
numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos.
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OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO EXEMPLO

+ (sinal de adição) Adição 3+3

- (sinal de subtracção) Subtracção 3–1


Negação –1

* (asterisco) Multiplicação 3*3

/ (barra) Divisão 3/3

% (símbolo de percentagem) Percentagem 20%

^ (acento circunflexo) Exponenciação) 3^2

Funções Lógica:

FUNÇÃO DESCRIÇÃO

E Devolve VERDADEIRO se todos os respectivos argumentos corresponderem a VERDADEIRO

FALSO Devolve o valor lógico FALSO

SE Especifica um teste lógico a ser executado

SE.ERRO Devolve um valor definido pelo utilizador se ocorrer um erro na fórmula, e devolve o resultado da fórmula se não ocorrer
nenhum erro

NÃO Inverte a lógica do respectivo argumento

OU Devolve VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO

VERDADEIRO Devolve o valor lógico VERDADEIRO

As fórmulas podem incluir, para além dos operadores matemáticos,


valores numéricos e referências a células. É através destas referências a
outras células que se estabelecem as relações numa folha de cálculo, pois
estamos a dizer ao Excel para ir buscar valores contidos noutras células e
utilizá-los nos cálculos de uma determinada fórmula.

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5.2.5. Inserção de dados em células

Convém referir que tudo o que inserir será introduzido na célula que
estiver activa. Assim, active antes a célula onde deseja inserir dados.

Quando começa a digitar dados, o Excel activa automaticamente a barra


de fórmula.

Figura 24 – Barra de fórmulas

Os primeiros caracteres digitados levam o Excel a interpretar


automaticamente qual o tipo de informação que está a ser introduzida.

Para finalizar a introdução dos dados:


Premir a tecla ENTER ou TAB.
Premir uma das teclas direccionais.
Clicar em qualquer outra célula da folha de cálculo.

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5.2.6. Inserção de texto

É considerado texto - todas as entradas constituídas por qualquer


combinação de caracteres alfanuméricos, números ou espaços. Se tiver
apenas números, mas separados por espaços, o conteúdo dessa célula
será tratado como texto.

O texto fica automaticamente alinhado à esquerda.

5.2.7. Inserção de números

Para que possa ser interpretado como um número, o conteúdo da célula


terá que ser constituído exclusivamente pelos caracteres:

 0 a 9.
 +, -.
 (, ).
 $
 .
 E, e.

Os números ficam automaticamente alinhados à direita.

Se por lapso inserir um ponto em vez de uma vírgula, o valor da célula fica
com alinhamento à esquerda, o que significa que este valor não pode ser
utilizado para efectuar cálculos, como podemos verificar no exemplo que
se segue:

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5.2.8. Inserção de números como texto

Algumas vezes é necessário introduzir números como texto. O Excel não


poderá fazer qualquer cálculo numérico com estas entradas.

A forma mais fácil de fazer isto é a seguinte: antes de introduzir o número,


digite o caractere apóstrofe („). Esse caractere não aparecerá na célula
(apenas na barra de fórmulas).

5.2.9. Completar automaticamente texto em


colunas

Quando começa a introduzir texto numa célula, o Excel verifica,


automaticamente, se nessa coluna existe alguma célula cujo conteúdo
comece pelos mesmos caracteres que está a digitar. Se sim, mostra-lhe a
possibilidade de apenas pressionar ENTER, de forma a escrever
imediatamente o texto, sem ter de escrever todos os caracteres.

Figura 25 – Conclusão automática

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Para completar texto automaticamente:

Botão Microsoft Office  Opções do Excel  Avançadas 


Opções de edição, seleccione ou desmarque a caixa de
verificação Activar a Conclusão Automática para os valores das
células para activar ou desactivar esta opção.

Figura 26 – Opções da conclusão automática

5.3. Alterar o conteúdo das células


O conteúdo de qualquer célula pode ser eliminado, alterado parcialmente
ou substituído integralmente.

5.3.1. Eliminar o conteúdo das células


Para eliminar o conteúdo de uma ou mais células:
Seleccione as células desejadas e pressione o botão DELETE.
Ou
Separador Base  Grupo Edição  Eliminar

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Figura 27 Limpar

Limpar Tudo – Elimina conteúdos das células e respectivos formatos

Limpar Formatos – Elimina só o formato da célula mantendo o conteúdo

Limpar Conteúdos – Elimina só o conteúdo da célula mantendo o formato

Limpar Comentários – Elimina os comentários das células

5.3.2. Alterar parcialmente o conteúdo das células

Para alterar parte do conteúdo de uma célula é necessário editar a


mesma, de modo a que o seu conteúdo fique disponível para
modificações.

Para alterar parcialmente o conteúdo das células:


Seleccione a célula desejada.
Coloque o cursor na barra de fórmulas e proceda às
alterações.
Ou
Faça um duplo clique sobre a célula desejada.

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Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula

Figura 29 Conteúdo da célula alterado

5.3.3. Substituir totalmente o conteúdo de uma


célula

Isto significa que a célula ficará sem o seu conteúdo anterior, ficando um
novo conteúdo.

Para substituir o conteúdo de uma célula:


Seleccione a célula desejada.
Escreva o novo conteúdo.
Se verificar que se enganou, ainda enquanto escreve,
pressione a tecla ESC; o conteúdo anterior será reposto.

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5.4. Mover e copiar células


O conteúdo das células pode ser copiado ou movido para uma área
qualquer dentro da folha de cálculo corrente, para outra folha de cálculo do
mesmo livro ou para uma folha de cálculo de outro livro. A cópia do
conteúdo mantém o original; se mover, este perde-se.

5.4.1. Combinações de teclas

Existem algumas combinações de teclas que lhe permitem copiar ou


mover o conteúdo de células para outro local.

Para copiar, faça o seguinte:


Seleccione as células cujo conteúdo pretende copiar.
Pressione CTRL + C.
Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo
da nova localização.
Pressione CTRL + V
Para mover:
Seleccione as células cujo conteúdo pretende mover.
Pressione CTRL + X
Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo
da nova localização. CRTL + V

Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células

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5.4.2. Friso

Também é possível copiar ou mover usando o Friso.

Para copiar, através do Friso:


Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar Separador
Base

 Grupo Área de transferência  - copiar


(copia o conteúdo e coloca na área de transferência)

Seleccione a célula onde deseja colocar a copia e clique no

botão para colar o conteúdo da área de transferência

Para mover através do Friso:


Seleccione as células cujo conteúdo deseja mover  Grupo

Área de transferência  - cortar (corta a selecção


do documento e coloca na área de transferência)  Seleccione
a célula que onde deseja colocar os dados que está a mover 

Clique no botão botão para colar o conteúdo da área de


transferência

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5.4.3. Técnica de arrastar e largar

Esta técnica, para quem está à vontade com o rato, deverá ser a técnica
mais rápida para se copiar ou mover conteúdos de células.

Para copiar, através da técnica de arrastar e largar:


Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar.
Pressione a tecla CTRL e não largue. Coloque o ponteiro do
rato em cima de um dos limites que envolve a selecção.

Clique no botão esquerdo e não largue.


Arraste para a nova localização. Largue o botão esquerdo e a
tecla CTRL.

Para mover faça tudo como para copiar, mas sem pressionar a tecla
CTRL.

5.5. Linhas e colunas


É possível inserir mais linhas ou colunas na sua folha de cálculo. Isto pode
acontecer quando, por exemplo, tem uma tabela com informação e verifica
que, no meio dessa tabela, falta informação. De forma análoga, pode ter
necessidade de eliminar registos.

A inserção/eliminação de linhas e/ou colunas não faz aumentar ou diminuir


o total de linhas/colunas existentes numa folha de cálculo. O total de linhas
é de 1 048 576 e o total de colunas 16384 (de A a XFD).
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5.5.1. Inserir células, linhas e colunas utilizando o


botão direito do rato
Para inserir uma Célula:
Clique com o botão direito, no local que deseja inserir a célula
 Inserir.

Figura 31 - Inserir

Logo de seguida seleccione o modo como quer que a célula seja inserida.

Para inserir uma coluna:


Clique, com o botão direito, na letra da coluna onde quer inserir
a nova coluna  Inserir.

Figura 32 – Inserir Coluna

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Para inserir uma linha:


Clique, com o botão direito, no número da linha onde deseja
inserir a nova linha  Inserir.

Figura 33 - Inserir linhas

5.5.2. Inserir células, linhas e colunas utilizando o


friso
Para inserir células, linhas, colunas e folha utilizando o friso:
Separador Base  Grupo Células Inserir.

Figura 34 Inserir células, linhas e colunas

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E clique sobre o que deseja inserir.

Para inserir células terá de indicar como quer que esta seja inserida

Figura 35 – Inserir Células

5.5.3. Eliminar células, linhas e colunas utilizando


o botão direito do rato
Para eliminar uma Célula:
Clique com o botão direito, no local que deseja eliminar a célula
 Eliminar.

Para eliminar uma coluna/linha:


Clique com o botão direito, no número da linha/coluna que
deseja eliminar  Eliminar

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5.5.4. Eliminar células, linhas e colunas utilizando


o friso

Para eliminar uma célula:


Seleccione a célula que pretende eliminar  Separador Base
 Grupo Células Eliminar  Eliminar células

Seleccione como quer eliminar a célula

Para eliminar uma coluna/linha:


Seleccione a linha/coluna que pretende eliminar  Separador
Base  Grupo Células Eliminar.

Figura 36 - Eliminar
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5.5.5. Formatar a altura das linhas e das colunas


Para aumentar ou diminuir a altura de linhas ou de colunas:
Coloque o ponteiro do rato abaixo do número da linha que
deseja alterar, ou à direita da coluna que pretende alterar a
largura e mova o rato no sentido do que pretende.

Repare que aparece um rectângulo amarelo que lhe dá a medida com que
ficará a linha ou coluna.

Figura 37 – Alterar alturas das linhas


Ou
Clique com o botão direito em cima do número da linha que
deseja formatar  Separador Base  Grupo Células 
Formatar  Altura da linha ou largura da coluna.

Na janela que aparece, escreva a altura desejada (a medida é em points).

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Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Seleccionar blocos de células
 Identificar os diferentes tipos de dados aceites no Excel
 Trabalhar nas células, linhas e colunas

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em


caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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6. Formatar células
Neste capítulo [França08], [Pinto07] vamos tratar de dois aspectos da
formatação: a formatação de células que é fundamental para que possa
produzir trabalhos agradáveis e aceites por outras pessoas e a formatação
como tabela, formata rapidamente os dados da folha de cálculo aplicando
um estilo de tabela predefinido.

6.1. Esconder a grelha


Cada folha de cálculo é constituída por uma grelha de células, com linhas
ténues a delimitar cada célula. Se quiser, pode esconder essas linhas
ténues, como mostra a figura seguinte:

As células continuam cá, só que não se vêm


os seus delimitadores. Desta forma,
conseguem-se efeitos de formatação mais
agradáveis.

Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha


Para esconder a grelha:
Separador Esquema de página  Grupo Opções de folha 
Ver

Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha

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6.1.1. Tipo de letra

É provável que ao formatar uma folha tenha que altera o tipo de letra ou o
tamanho do tipo de letra para as células ou intervalos seleccionados numa
folha de cálculo.

Para alterar o tipo de letra:


Seleccione a célula  Separador Base  Grupo Tipo de Letra

Figura 41 – Formatar o tipo de letra

Seleccione Tipo de letra – Arial, tamanho 18, Negrito, Itálico e Sublinhado,


deverá obter o seguinte resultado

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Figura 42 – Aplicação do tipo de letra

Se clicar na seta existente no grupo de tipo de letra abre-se a Caixa


Formatar células, que ontem várias opções para formatar tipo de letra,
para além dos separadores para formatar o tipo de dados, alinhamento,
limites das células, etc . Se pressionar as teclas CTRL+1abre
automaticamente a caixa Formatar células.

Figura 43 – Grupo Tipo de letra

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Figura 44 – Tipo de letra

É possível configurar o Microsoft Excel para que ao criar um novo livro


utilize um determinado tipo de letra e tamanho de letra.

Para predefinir o tipo de letra e tamanho para todos os livros:

Botão do Office   Opção Popular  Área


Quando criar novos livros, especifique o tipo de letra e tamanho
que pretende pré-definir quando criar um novo livro no Excel.

Figura 45 – Opções do Excel


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6.1.2. Tipo de dados

Como vimos anteriormente as células de uma folha de cálculo podem


conter dados de diversos tipos. Também é possível criar formatos de tipos
de dados personalizados, de acordo com as nossas necessidades.

O grupo Números, existente no separador Base, apresenta alguns dos


formatos numéricos mais comuns.

Figura 46 – Formatar células - número

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6.1.3. Alinhamento

No grupo alinhamento existente no separador Base, contém diversos


comandos que permitem formatar as células quanto ao alinhamento do
seu conteúdo: alinhamento horizontal (em relação à largura da célula) e
vertical (em relação à altura da célula). Também é possível modificar a
orientação do texto especificando um ângulo de rotação do mesmo, a
moldagem do texto em relação às dimensões da célula e a união de
células são também comandos muito úteis.

Figura 47 – Alinhamento de dados


Para utilizar o alinhamento horizontal e vertical
Seleccione as células que pretende formatar  Separador
Base  Grupo Alinhamento  Clique no alinhamento
pretendido

 Alinhamento superior – Alinha o texto na parte superior da célula.

 Alinhamento meio – Alinha o texto de modo a ficar centrado entre a


parte inferior e superior da célula.

 Alinhamento inferior - Alinha o texto na parte inferir da célula.

 Alinhamento à esquerda - coloca o texto à esquerda da célula na


horizontal

 Ao centro – coloca o texto ao centro da célula na horizontal


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 Alinhamento à direita - coloca o texto à direita da célula na


horizontal

6.1.4. Moldar o texto

Moldar o texto de uma célula - consiste em tornar todo o seu conteúdo


visível, apresentando-o em várias linhas. Os dados são moldados de forma
a ajustarem-se à largura da célula.

Para moldar o texto:


Seleccione as células que pretende formatar  Separador

Base  Grupo Alinhamento  Moldar texto

Figura 48 – Moldar texto

6.1.5. Unir células

A união das células consiste em juntar duas ou mais células numa única
célula maior, centrando o seu conteúdo relativamente às dimensões da
nova célula. Se as duas células tiverem dados apenas…..COMPLETAR A
FRASE

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Esta funcionalidade é normalmente utilizada para criar rótulos ou tabelas,


que abrangem diversas colunas ou linhas.

Para unir dados nas células:


Seleccione as células que pretende unir  Separador Base 

Grupo Alinhamento  Unir e centrar

Figura 49 – Unir células

- Unir as células seleccionadas a uma célula maior centrada


e centrar os respectivos conteúdos na nova célula.

- Une as células a partir das colunas seleccionadas

- Intercala as células seleccionadas numa só célula

- Divide as células seleccionadas em várias novas


células

6.1.6. Orientação de texto

A orientação consiste em rodar o conteúdo de uma célula na diagonal ou


na vertical. É possível especificar o ângulo de rotação do texto desde -90º
até 90º. Pode assim obter efeitos diversos, conforme rotação definida.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 57 de 135


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Para alterar a orientação das células:


Seleccione as células que pretende a formatar  Separador

Base  Grupo Alinhamento  Orientação  clique na


seta para seleccionar a orientação pretendida.

Figura 50 - Orientação

6.1.7. Limites das células

Para definir limites em volta das células pode utilizar o botão


existente no grupo tipo de letra. A partir deste botão pode seleccionar
limites pretendidos ou seleccionar uma das opções de Desenhar limites.
Neste caso, o cursor toma a forma de um lápis, bastando arrastá-lo pela
folha de cálculo para desenhar as linhas que deseja.

Para definir os limites de uma célula, ou de um bloco de


células:
Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja
definir limites.

Separador Base  Grupo Tipo de letra  Limites 


Clique na seta descendente  Seleccione o local onde
pretende aplicar o limite.

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Figura 51 – Limites

Para colocar limites na diagonal dentro das células:


Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja
definir limites.
Separador Base  Grupo Tipo de letra  Limites  Clique
na seta descendente  Seleccione mais limites.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 59 de 135


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Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células

6.1.8. Cor de preenchimento


Para formatar o fundo das células:
Seleccione as células para as quais deseja definir uma cor de
fundo.

Separador Base  Grupo Tipo de letra  Cor de


preenchimento.

Figura 53 - Cor de Preenchimento

Escolha a Mais cores para obter a paleta de cores.

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Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento

Vejamos um pequeno exemplo:

Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões

6.2. Estilos de células


O Microsoft Excel 2007 oferece uma galeria de estilos de células, que
ajuda a formatar células de uma forma rápida e sem esforço

Para alterar o estilo das células:


Seleccione a célula ou o bloco de células a formatar

Separador Base  Grupo Estilos  


Seleccione um estilo à sua escolha. Repare que ao passar o
cursor nos diferentes estilos o Excel pré-visualiza o efeito de
cada estilo na sua folha de cálculo.
Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 61 de 135
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Figura 56 – Estilo de células

7.
Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Formatar uma tabela no Excel
 Criar e editar um cabeçalho e rodapé
 Prepara uma tabela para imprimir

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “FORMATAR CÉLULAS” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em


caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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Formatação da folha de cálculo


Neste capítulo [Pinto07], [França08] iremos analisar a formatação da folha de
cálculo e a sua preparação para impressão. São abordados aspectos
como a elaboração de cabeçalhos e rodapés, a configuração de páginas, a
formatação do fundo e a adição de temas.

Figura 57 – Vista normal

A partir da barra de estado (existente na parte inferior da janela do


Microsoft Excel) pode alterar entre as diversas vistas da folha de cálculo.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 63 de 135


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Vista de esquema de
página

Pré-visualização quebras
Vista normal de páginas

Figura 58- Modos de visualização

7.1. Criar cabeçalho e rodapés


No Microsoft Excel pode adicionar cabeçalhos e rodapés com informações
úteis aquando da impressão das folhas de cálculo. Os cabeçalhos e
rodapés podem ser pré-definidos ou personalizados com dados
introduzidos pelo utilizador.

Para criar um cabeçalho e rodapé:

Separador Inserir  Grupo texto 

Figura 59 – Cabeçalho e rodapé

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Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé

7.1.1. Cabeçalho e rodapés pré-definidos

O Microsoft Excel 2007 disponibiliza diversos cabeçalhos e rodapés com


texto que se adapta facilmente a qualquer folha de cálculo.

Para inserir um cabeçalho e rodapé pré-definidos:


Nas Ferramentas do cabeçalho e rodapé  Grupo Cabeçalho e

rodapé 

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 65 de 135


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Figura 61 – Cabeçalho pré-definido


Seleccione o cabeçalho que pretende utilizar.

7.1.2. Mudar entre o cabeçalho e o rodapé


Para mudar entre o cabeçalho e rodapé:

No grupo navegação clique em  para poder alternar


entre o cabeçalho e rodapé

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7.1.3. Cabeçalhos e rodapés personalizados

O cabeçalho e rodapé encontram-se divididos em três secções: secção


esquerda, secção do centro e secção da direita.

Para inserir informação numa das secções:


Clique na secção pretendida  clique no botão correspondente
à informação que pretende inserir que se encontra na barra de
Elementos do Cabeçalho e Rodapé

Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé

7.1.1. Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar


página

É possível definir o cabeçalho e rodapé a partir da caixa configurar página,


de forma ao que acontece nas versões anteriores do Excel.

Para inserir cabeçalho e rodapés pelo configurar:


Separador Esquema de página  Configurar

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Figura 63 – Configurar Página

Depois de aceder ao configurar página, clique no botão Personalizar


cabeçalho.

Figura 64 - Cabeçalho e rodapé

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Tem três áreas distintas para escrever o que desejar, cada uma das áreas
com o alinhamento indicado.

Quando clica em alguns deles, aparece um texto pré-definido entre


parêntesis recto. Representa o tipo de informação que o Excel deve pôr
nessa posição.

Permite-lhe formatar o texto que vai escrever.

Insere o número da página actual.

Insere o total de páginas.

Insere a data actual do sistema a que a impressão está a ser feita.

Insere a hora actual do sistema a que a impressão está a ser feita.

Insere o nome do livro e a sua localização (caminho completo).

Insere apenas o nome do livro.

Insere o nome da folha de cálculo a que se refere a impressão.

Permite inserir uma imagem.

Formatação da imagem inserida.

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Veja um pequeno exemplo:

Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho

7.2. Configurar a folha de cálculo para impressão


Antes de imprimir um documento, será útil configurar a sua folha de cálculo
no que respeita às margens, orientação da página, área de impressão,
títulos de impressão (linhas e colunas a repetir no início de cada página
impressa), entre outros.

Figura 66 – Esquema de Página

7.2.1. Margens da página


Para alterar as margens da folha:
O separador Esquema da página  Grupo Configurar a Página
 Margens  Seleccione a opção Personalizar Margens 
Introduza as margens da sua folha de cálculo.

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Figura 67 – Margens

7.2.2. Definir área de impressão

A definição da área de impressão de uma folha de cálculo é útil quando


não se pretende imprimir todo o conteúdo de uma folha cálculo, mas
apenas parte dela.

Para alterar a área de impressão:


Seleccione a área da folha de cálculo que pretende imprimir 
No separador Esquema de página  Grupo Configurar a
Página  Seleccione a opção Área de impressão

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Se imprimir ou pré-visualizar a folha de cálculo, surge apenas a área


definida para impressão.

Repare que a área definida para impressão surge com uma linha
tracejada.

Figura 68 – Área de impressão

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Inserir e editar uma fórmula
 Utilizar as funções básicas do Excel (Soma, Média, Máximo, Mínimo,
Contar)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em


caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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8. Fórmulas e Funções
O Microsoft Excel [Frye07], [França08] é uma ferramenta de cálculo
extremamente poderosa.

Depois da introdução de dados é possível que tenha necessidade de


efectuar cálculos. A forma mais simples de o fazer é através da definição
de fórmulas de cálculo.

Edição de fórmulas
Figura 69 – Barra das fórmulas
Inserir função

8.1. Trabalhar com fórmulas


No Excel, as fórmulas têm o objectivo de efectuar um ou vários conjuntos
de cálculos sobre os dados. Esses cálculos podem ser simples (como uma
adição), ou complexos (como uma equação matemática).

Ao inserir uma fórmula numa célula, apenas vê o resultado do cálculo


efectuado pelo Excel. A fórmula propriamente dita só é visível na barra de
fórmulas.

No Excel, uma fórmula deve começar sempre com o símbolo =. Mas


vejamos a estrutura de uma fórmula simples:

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 73 de 135


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Figura 70 – Exemplo de uma fórmula

O que faz esta fórmula? Ela pega no valor que está armazenado na célula
A7 e multiplica-o por 13%, apresentando o resultado na célula onde esta
célula estiver a ser escrita. Experimente. Coloque o valor 10 na célula A7 e
escreva esta fórmula na célula, por exemplo, B5. Após pressionar ENTER,
com que valor fica em B5? Agora substitua o valor em A7 por 15 (ou outro
qualquer) e pressione ENTER. O valor em B5.

Além disso, no Excel as fórmulas têm de ser lineares. Suponha que tem a
seguinte fórmula:

1 Y
X* 1
X 5

Se quiser passar esta fórmula para o Excel (sem nos importarmos com o
que é o X e o Y), ela teria que ficar assim:

= X * ((1 + Y) / (X - 5)) + 1

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É preciso colocar o parêntesis nos sítios correctos. O parêntesis dá


prioridade à operação que está dentro deles. Assim, é só ver quais as
regras de prioridade se aplicam na fórmula original e, no Excel, usar
parêntesis para manter a ordem de execução dos cálculos. Não é difícil,
mas pode exigir algum treino da sua parte. Vá aos livros de matemática e
pratique com as equações matemáticas que conhecer melhor. Coloque os
valores no Excel. Nas fórmulas do Excel, substitua as letras das equações
pelos endereços das células onde estiver a registar os valores. Por
exemplo, faça uma folha de cálculo que calcule as áreas de várias figuras
geométricas...

8.1.1. Operadores

Um dos elementos fundamentais numa fórmula é, obviamente, os


operadores. Um operador indica qual a operação que queremos realizar. O
Excel utiliza símbolos específicos para cada operação. Vejamos os mais
utilizados, para as operações mais comuns.

TIPO DE
OPERADOR EXEMPLOS
OPERADOR

+ Adição =A4+B7

Aritméticos - Subtracção =2000-C1

/ Divisão =(C10*12)/14

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TIPO DE
OPERADOR EXEMPLOS
OPERADOR

=(2+C1)*(A2-
* Multiplicação
3)

% Percentagem =AB100*13%

^ Exponenciação =A1^3

= Igual =A1=34

> Maior =D1>D2

Relacionais
< Menor =C2<5000
(devolvem
VERDADEIRO ou
>= Maior ou igual =10>=E9
FALSO)

<= Menor ou igual =CD2<=12000

<> Diferente =D3<>D1

Range: conjunto de células


Endereço : compreendidas entre dois B3:E10
endereços.

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TIPO DE
OPERADOR EXEMPLOS
OPERADOR

União entre um conjunto de


; (D5:E9;F1;G2)
células.

=G10&G11
Concatenação: junção de dois
Texto &
ou mais conjuntos de texto.
=C12&” horas”

8.1.2. Fórmulas com referências absolutas

O maior problema das fórmulas surge quando usamos referências a


células e depois queremos copiar essa fórmula para diversas células.
Vejamos o seguinte exemplo (ao lado do primeiro total está a fórmula
usada para calcular esse valor):

Figura 71 – Exemplo de aplicação de uma fórmula

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Por uma questão de facilidade, poderíamos copiar a célula E7 para as


células E8:E10. No entanto, se fizer isso (e deve fazer), o que acontece?
Faça as contas manualmente e vai ver que o resultado não está correcto.
Porquê? Olhe para a fórmula. Em vez de estar G3 (que é a célula, fixa,
que contém a taxa de IVA a aplicar), está G4. Conforme a direcção da
cópia, o Excel automaticamente incrementa as linhas e/ou as colunas. Isto
é excelente, mas torna-se um problema quando temos células que sejam
fixas nas fórmulas. Como resolver isto? Com a chamada referência
absoluta.

Na célula original, E7, substitua a referência G3 por G$3. Agora copie para
as células E8:E10 e verifique os resultados manualmente. Correcto? Claro!
O $ indica ao Excel que deve fixar, neste caso, a linha. Se quiséssemos
fixar a coluna poríamos $G3. Para fixar a coluna e a linha pomos $G$3.

Outra solução seria dar um nome à célula G3. Na fórmula usaríamos o


nome, em vez da referência a G3. Ao darmos um nome a uma célula,
estamos a associá-la com esse nome. Assim, a sua referência é fixa para
o nome dado, para este exemplo poderíamos atribuir o nome Iva, ao
efectuarmos o cálculo seria =C7*D7+(C7*D7)*Iva.

Trabalhar com funções

O Excel possui diversas fórmulas pré-definidas com aplicações bem


específicas, a que iremos chamar de funções. Do ponto de vista do
utilizador, as funções trazem muitas vantagens, pois permitem diminuir o
tempo gasto na elaboração das fórmulas, bem como os eventuais erros na
sua concepção.

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O Excel possui mais de 300 funções, agrupadas pelas seguintes


categorias:

 Funções de bases de dados.


 Funções de data e hora.
 Funções financeiras.
 Funções de informação.
 Funções lógicas.
 Funções de consulta e referência.
 Funções matemáticas e trigonométricas.
 Funções estatísticas.
 Funções de texto.

A estrutura de uma função é a seguinte:

Figura 72 – Estrutura de uma função

Os argumentos são os dados que se passam à função e que esta vai


trabalhar, para produzir um determinado resultado. Por exemplo: uma
função para calcular uma potência precisa de dois argumentos (a base e o
expoente).

As funções podem ser digitadas directamente na célula por si, ou podem


ser escolhidas a partir de um menu específico que o Excel lhe oferece.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 79 de 135


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Algumas funções básicas:

Neste manual vamos trabalhar cinco funções. Se as compreender bem,


está apto a explorar as outras por si, eventualmente com a ajuda de algum
texto que contenha uma breve exposição das funções do Excel.

Para a apresentação das funções que se seguem, vamos utilizar o


seguinte exemplo base (a célula G3 tem o nome de IVA):

Figura 73 – Exemplo de tabela para aplicar funções

8.1.3. Soma

A primeira função é a função SOMA. Esta função recebe até 30


argumentos e devolve o resultado da soma de todos eles.

Vamos usar esta função para calcular o total de preços unitários da folha
anterior.

Para utilizar a função Soma:


Coloque o cursor na célula onde quer que apareça o cálculo do
total (Por exemplo C12)  Clique no fx da Barra das fórmulas

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Figura 74 – Inserir função

Escolha a categoria Matemática e Trigonometria e clique na função SOMA.

Figura 75 – Caixa de diálogo Inserir função

Clique no botão OK. Deverá aparecer outra janela:

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Figura 76 – Caixa de diálogo Argumentos de função

Nos argumentos da função seleccione o intervalo que deseja somar, num


máximo de 30 argumentos.

Clique em OK.

O resultado da soma deverá aparecer na célula. Se activar a célula onde


inseriu a função, irá obter na barra das fórmulas uma expressão idêntica à
que se segue Exemplo: =SOMA(C7:C10)

Ou seja, estamos a pedir ao Excel para somar todas as células entre a C7


e a C10. Você poderia ter escrito esta instrução directamente. O nome da
função pode ser em maiúsculas ou minúsculas, pois o Excel irá sempre
convertê-lo para maiúsculas.

Ponha agora, na célula adequada, a soma de todos os totais. Deverá ter


algo parecido com o que se segue:

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Figura 77 – Exemplo da aplicação da função Soma

Altere um dos preços unitários. O que aconteceu? O Excel


automaticamente recalculou o seu total e os seus totais gerais.
Interessante, não?

Eis alguns exemplos, de utilização da função soma:

=SOMA(A1;B5:C7;A3:A9). Soma os valores que estão nas células A1, B5,


B6, B7, C5, C6, C7,A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9.

=SOMA(A2:B4;SOMA(B3;B5:B7)). Pode colocar funções dentro de


funções! Esta soma os valores que estão nas células B3, B5, B6, B7.
Depois pega nesse resultado e soma-o às células A2, A3, A4, B2, B3, B4.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 83 de 135


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O funcionamento é sempre este. As funções que vamos ver a seguir


seguem a mesma filosofia, por isso a sua explicação será mais breve. Mas
atenção: nem todas as funções são assim tão lineares! Algumas recebem
argumentos e devolvem resultados com os quais é preciso saber lidar;
outras apenas são úteis quando usadas dentro de outras funções... Mas
se perceber a filosofia de base que está por trás das funções, então já
percorreu mais de metade do caminho em direcção a uma boa utilização
do Excel.

8.1.4. Média

Outra função simples e muito útil é a função MÉDIA. Esta função calcula a
média aritmética de todos os seus argumentos. O seu funcionamento
interno é o seguinte:

Ela soma todos os argumentos que recebe.

Conta todos os argumentos que recebe.

Divide o primeiro valor pelo segundo e esse é o valor que devolve.

Usando o nosso exemplo, vamos calcular qual a média de preços unitários


e de totais.

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Figura 78 – Exemplo da aplicação da função Média

Se chegou aos mesmos resultados, então usou a função correctamente:


=MÉDIA(C7:C10).

8.1.5. Máximo e Mínimo

As duas funções que se seguem, MÁXIMO e MÍNIMO, devolvem, como os


nomes sugerem, o maior e menor valor de todos os valores enviados como
argumentos. Assim, vamos calcular automaticamente quais são,
simultaneamente, os nossos maiores e menores preços unitários e totais.

=MÁXIMO(C7:C10), etc...

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Figura 79 – Exemplo da aplicação das funções Máximo e Mínimo

8.1.6. Contar

A função CONTAR é um pouco diferente. Conta as células que contêm


números. No nosso exemplo, vamos ver quantos produtos temos (veja a
fórmula por baixo da célula):

Figura 80 – Exemplo da aplicação da função Contar

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8.1.7. Combinar funções

Figura 81 – Exemplo da combinação de funções

Como vê, é possível combinar funções.

O Excel possui cerca de 300 funções. No entanto, combinadas em


fórmulas bem construídas, podem resolver virtualmente todas as situações
de cálculo, consulta e cruzamento de informação que possa imaginar.

Esperamos que tenha ficado com o conhecimento básico de como


funcionam as funções no Excel e que parta agora à descoberta de outras
funções.

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Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo
 Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar
folhas)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “FÓRMULAS E FUNÇÕES” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em


caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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9. Gráficos
Os gráficos [Pinto07], [França08] são utilizados para representar os nossos
dados numéricos, de uma forma normalmente mais fácil de analisar e
visualizar. São igualmente bons para se fazerem comparações entre
valores.

Quando cria um gráfico no Excel, estabelece uma ligação entre um


determinado conjunto de dados e o próprio gráfico. Assim, qualquer
alteração que faça aos dados é imediatamente reflectida no(s) gráfico(s).

O número máximo de gráficos que podem estar ligados a uma folha de


cálculo depende apenas da memória do seu computador.

9.1. Criar um gráfico


Vamos ver como criamos um gráfico de colunas. Para tal, vamos usar a
tabela do exemplo do capítulo anterior (com algumas alterações, para
termos uma melhor percepção dos valores e possa assim entender melhor
esta funcionalidade).

Figura 82 – Exemplo de tabela para a construção de um gráfico

Os gráficos no Microsoft Excel mantêm ligações aos dados que os


originam, pelo que se alterar esses dados os gráficos são actualizados
automaticamente.
Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 89 de 135
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Para criar um gráfico:


Seleccionar os dados que pretende incluir no gráfico 
Separador Inserir

Figura 83 – Grupo Gráficos

Figura 84 – Tipo de gráfico colunas

Pode optar por seleccionar directamente na lista dos gráficos 3D ou pode


dar um clique em todos os tipos de gráficos.

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Figura 85 – Construção de um gráfico – Todos os tipos de gráfico

Nesta caixa de diálogo surgem as diversas categorias e sub-categorias


dos tipos de gráficos.

Figura 86 - Gráfico

A inserção do gráfico ocorre, por omissão, na folha de cálculo em que está


posicionado. Contudo pode mover o gráfico para outra folha.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 91 de 135


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Para mover um gráfico:


Clique sobre o gráfico para o seleccionar  Separador

Estrutura  Clique em

Indique a folha de cálculo para onde pretende mover o gráfico.

Figura 87 – Mover o gráfico para outra localização

9.2. Formatar o gráfico


Depois de criar o gráfico, pode personalizá-lo ao seu gosto. Os
separadores Estrutura, Esquema e Formatar, existentes no friso do Excel,
contêm diversos comandos relacionados com a formatação e
personalização de gráficos.

Separador Estrutura

Escolher o tipo Trocar dados dos Seleccionar o Seleccionar o estilo


de gráfico eixos e seleccionar esquema do do gráfico
dados gráfico Mover gráfico

Figura 88 – Separador Estrutura

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Separador Esquema

Analisar
dados Propriedades
Seleccionar a Inserir objectos Inserir rótulo de Formatar eixos do gráfico
área do gráfico no gráfico no gráfico Formatar fundo
do gráfico

Figura 89 – Separador Esquema

Separador Formatar

Seleccionar a Estilo e formatação do Ordem e Tamanho do


Formatar com
área do gráfico objecto seleccionado visibilidade gráfico
estilo wordArt
dos objectos

Figura 90 – Separador Formatar

Para alterar o tipo de gráfico:


Clique sobre o gráfico para o seleccionar  Separador

Estrutura  grupo Tipo   Após ter seleccionado o


gráfico pretendido clique em OK

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 93 de 135


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Figura 91 - Alterar o tipo de gráfico

Escolha o tipo de gráfico que pretender, por exemplo cilindro

Figura 92 – Gráfico Cilindros

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9.2.1. Estilo de gráfico

O Microsoft Excel oferece uma galeria de estilos de gráficos, que se


adapta em função do tipo de gráfico que está a elaborar.

Para alterar o estilo de gráfico:


Clique sobre o gráfico para o seleccionar  Separador

Estrutura  grupo Estilos de Gráficos  clique  para


obter mais estilo de gráfico.

Figura 93 - Estilos de gráfico

Deverá obter o seguinte resultado

Figura 94 – Novo estilo de gráfico

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9.2.2. Esquema de gráfico


Para alterar o esquema do gráfico:
Mantenha o gráfico seleccionado  Separador Estrutura 
clique na seta descendente existente no grupo Esquemas de

Gráficos  clique  Escolha um dos


esquemas existentes .

Por vezes é extremamente útil mostrar os valores concretos de cada


coluna (série de dados), dado que os eixos do gráfico não os evidencia de
uma forma exacta.

Para mostrar os valores de cada coluna:


Separador Estrutura  Grupo Rótulos  Seleccione Mostrar

Figura 95 – Mostrar Rótulo de dados

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Figura 96 - Gráfico com rótulo de dados

9.2.3. Formatar o gráfico

A área de um gráfico pode ser formatada sob diversas perspectivas:


quanto à cor de preenchimento, cor da linha em redor do gráfico, estilo da
linha, sombra, efeitos 3D, rotação do gráfico, etc.

Para formatar um gráfico:


Clique sobre a área do gráfico que pretende formatar 
Separador Formatar  Grupo Selecção Actual  Em
preenchimento active a opção Preenchimento com gradação
da cor  Em cores predefinidas, escolha por exemplo: Trigo

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Figura 97 – Formatar área do gráfico

Figura 98 – Gráfico com o fundo – Trigo

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Criar e formatar gráficos

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “GRÁFICOS” no portal.

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caso de dúvida volte a rever este capítulo.

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10. Lista de Dados


A estrutura de linhas [França08], [Jesus 08] e colunas do Microsoft Excel
permite manipular listas de dados como uma tabela do Access ou de outro
sistema de gestão de base de dados. Cada coluna da tabela representa
um campo e cada linha um registo. O Microsoft Excel utiliza a primeira
linha da tabela para identificar os nomes dos campos. É possível inserir
dados de variados tipos: texto, números, datas, fórmulas e hiperligações.

Através do separador Dados, é possível importar dados a partir de outros


ficheiros, gerir as ligações a outros livros do Microsoft Excel, ordenar e
filtrar dados, criar grupos de dados e calcular subtotais por grupo, etc.

Separar texto em colunas, remover


Criar grupo de
Importar dados Gerir ligações Ordenar e filtrar linhas duplicadas, validar
dados e subtotais
dados introdução de dados, etc.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 99 de 135


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10.1. Importar dados


É possível obter dados externos a partir dos mais variados formatos de
texto, de uma página Web ou de outros formatos como uma tabela do
SQLserver, um ficheiro HTML, etc.

10.1.1. A partir do Microsoft Access


Para importar dados do Access:
Separador Dados  Grupo obter dados externos  A partir do
Access

Figura 99 - Obter dados a partir do Access

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Figura 100 – Seleccionar a origem de dados

Seleccione a Base de dados onde vai obter os dados  Abrir 


Seleccione a tabela que pretende importar para a sua folha de cálculo 
OK.

Figura 101 – Seleccionar a tabela

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Indique como pretende ver os dados, neste caso sob a forma de uma
tabela.

Figura 102 – Importar dados

Active a opção Nova Folha de Cálculo, para colocar os dados numa nova
folha  Ok.

Os dados da tabela do Microsoft Access são colocados numa nova folha


de cálculo.

Figura 103 – Tabela resultante da importação do Access

Ao importar dados de um ficheiro, pode definir a forma como pretende


actualizar esses mesmos dados.

Na caixa de diálogo Importar dados  Propriedades

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Figura 104 - Propriedades da ligação

Indique a forma como pretende actualizar os dados a partir da origem de


dados. Neste exemplo, os dados devem ser actualizados sempre que abre
o ficheiro.

10.1.2. A partir de um ficheiro de texto

É possível importar dados a partir de um ficheiro de texto produzido, por


exemplo, com o Bloco de Notas.

Para importar um ficheiro a partir de um ficheiro de texto:


No separador Dados  Grupo obter dados externos  Do texto
 Seleccione o ficheiro de texto neste caso “Clientes” 
Importar  Surge o assistente de importação de texto.

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Figura 105 - Importar um ficheiro de texto

Figura 106 - Assistente de Importações de Texto – Passo 1 de 3

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Seleccione opção Delimitado para indicar que os campos estão separados


por um carácter identificador de coluna  Seguinte  Indique qual o
delimitador utilizado no texto  Seguinte.

Figura 107 - Assistente de importação de texto – Passo 2 de 3

Concluir.

Figura 108 – Intervalo de células onde irá colocar os dados importados

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Active a opção Nova folha de cálculo para colocar os dados numa nova
folha  OK.

Os dados do ficheiro de texto são colocados numa nova olha de cálculo.

Figura 109 - Tabela resultante da importação do Access

10.2. Ver as ligações existentes


Para ver as ligações existentes:
No separador Dados  Grupo Ligações  Ligações

Surge a caixa de diálogo Ligações do livro, que mostra as ligações


existentes.
Criar novas ligações de dados

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Eliminar ligações existentes

Tipo de ligação e forma de actualização

Actualização dados a partir da origem de


dados

Mostra as células da folha de


cálculo que usam ligações
externas

Figura 110 - Ligações do Livro

10.3. Inserir dados numa lista


A conclusão automática e o preenchimento automático facilitam a
introdução de dados numa tabela. A validação de dados, a remoção de
valores duplicados e a identificação de dados inválidos são algumas das
mais-valias, que podemos obter o tratamento de dados numa tabela de
Microsoft Excel.

10.3.1. Conclusão automática

A Conclusão automática é uma funcionalidade muito útil para preencher


uma lista de dados. Ao tentar introduzir um item repetido numa coluna, o
Microsoft Excel reconhece os dados que já foram inseridos nessa coluna e
propõe-se a completar as palavras por si, bastando para isso que
pressione a tecla Enter. Caso os dados a inserir não corresponda ao valor
assumido na conclusão automática continue a escrever normalmente.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 107 de 135


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Figura 111 - Conclusão Automática

10.3.2. Remover valores duplicados

A remoção de valores duplicados elimina linhas da folha de cálculo que


tenham valores idênticos numa ou mais colunas.

No exemplo proposto pretende-se obter na folha de cálculo, apenas um


cliente por localidade.

Para remover valores em duplicado:


Coloque o cursor numa célula qualquer da tabela de dados 

Separador Dados  grupo Ferramentas de dados 

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Figura 112 - Remover dados duplicados

Clique em desmarcar tudo para desactivar todas as colunas  Active a


coluna da localidade  Ok.

Obtêm o seguinte resultado.

Figura 113 - Tabela após remoção dos valores duplicados

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10.3.3. Validação de Dados

A validação de dados tem por objectivo impedir a introdução de dados


inválidos numa célula, impondo regras de validação para esses mesmos
dados. Esta funcionalidade é especialmente útil para garantir a fiabilidade
dos dados quando outras pessoas trabalham com a sua folha de cálculo.

Para estabelecer os critérios de validação de dados em células


e outras opções:
Seleccione as células onde pretende que a validação seja
aplicada Separador Dados  Ferramentas de Dados 
Validação de Dados

Na opção seleccione da Lista em Origem digite a lista de valores válidos


para esta coluna: D; N.

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Figura 114 – Caixa de diálogo da Validação de Dados

Pode criar uma mensagem de erro, para mostrar no caso de algum


utilizador introduzir valores que violem a regra de validação de dados
definida. Neste caso clique no separador Aviso de erro e escreva a
mensagem de erro adequada ao seu caso  Ok.

Figura 115 – Aviso de erro na validação de dados

Caso introduza um valor diferente do que aquele criado na validação de


dados, surge a mensagem de erro criada anteriormente.

Figura 116 - Mensagem de erro

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 111 de 135


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É possível mostrar uma mensagem, ao clicar numa célula. Esta


mensagem pode funcionar como uma ajuda, indicando que tipo de dados
o utilizador deve introduzir na respectiva célula.

Para criar uma mensagem de entrada de valores nas células:


Seleccione as células onde pretende criar a mensagem de
entrada de valores nas células  Separador Dados 
Ferramentas de Dados  Validação de Dados Mensagem de
entrada.

Introduza a mensagem de entrada desejada.

Figura 117 – Criar Mensagem de entrada

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Figura 118 – Exemplo de uma Mensagem de entrada

10.3.4. Destacar dados inválidos

Ao definir uma regra de validação está a definir está assegurar que a


introdução de dados respeita essa regra. No entanto se criar uma regra
numa tabela com dados, estes podem não ir de encontra com as regras
entretanto definidas.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 113 de 135


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Figura 119 – Exemplo de validação para um intervalo de dados

O Microsoft Excel dispõe de um comando que analisa os dados existentes,


assinalando com um círculo, aqueles que violam as regras de validação
definidas.

Figura 120 – Assinalar com um Circulo Dados Inválidos

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10.4. Ordenar uma lista de dados


A forma mais rápida de ordenar uma lista de dados é usar um dos botões
Ascendente ou Descendente. Contudo, se

pretende especificar vários níveis de ordenação, deve usar o comando

Para ordenar uma tabela de dados:


Active uma célula qualquer contida na tabela que se deseja
ordenar  Separador Dados  Grupo Ordenar e Filtrar 
Ordenar.

Figura 121 – Ordenar dados

Pelo botão Ordenar pode especificar diversos critérios de ordenação


consecutivos.

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Figura 122 – Ordenar dados com vários níveis

Na opção ordenar por escolha por exemplo Localidade e mantenha a


Ordenação de A a Z  clique em Adicionar nível para especificar um novo
critério de sub-ordenação  Depois seleccione por Salário e mantenha a
ordenação do mais pequeno para maior  OK

O Excel assume automaticamente que a lista tem linha de cabeçalho.

O resultado é o seguinte:

Figura 123 – Dados depois de ordenados

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10.5. Filtrar uma lista de dados


No Microsoft Excel é possível filtrar os dados, visualizando apenas aqueles
que satisfazem determinados critérios.

10.5.1. Filtros automáticos


Para activar os Filtros:
Formate os dados como uma tabela Separador Base 
Grupo Estilos  Formatar como Tabela.

Ou

Para activar os Filtros:


Seleccione a linha de cabeçalho  Separador Dados  Grupo
Ordenar e Filtrar  Filtrar.

Surge no cabeçalho de cada coluna uma seta que possibilita a filtragem de


dados, e tem o seguinte aspecto:

Figura 124 – Exemplo de uma tabela com aplicação de um filtro

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Figura 125 – Utilização de um filtro

Os pequenos botões que aparecem, contém os diversos critérios possíveis


para cada campo. Clique, por exemplo, no botão que está no campo
Descrição e escolha Produto A.

Está a ver só o registo do Produto A. Se voltar a clicar e escolher


(Seleccionar Tudo), volta a ver todos os registos.

Nesta versão do Excel os filtros estão mais completos, oferecendo mais


possibilidades do que na versão anterior. Pode optar por ordenar a tabela
de dados, seleccionar as linhas que satisfazem determinado conjunto de
ocorrência de dados, definir diversos critérios de visualização (filtros de
texto) ou construir filtros personalizados.

Para saber se um filtro está aplicado, verifique o ícone no cabeçalho da


coluna:
 Uma seta de lista pendente significa que o filtro está disponível,

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mas não aplicado.


 Um botão Filtro significa que o filtro está aplicado.

Para repor os dados como estavam inicialmente, clique no símbolo de filtro


no cabeçalho da coluna seleccione a opção Limpar filtro De “Descrição”.

Figura 126 – Exemplo da aplicação de um Filtro

10.5.2. Filtros personalizados

Os filtros personalizados permitem definir condições para visualizar os


dados existentes.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 119 de 135


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Podemos definir condições em diversas colunas, sendo os dados


visualizados resultam da intersecção das diferentes condições impostas.

Para aplicar um filtro personalizado:


Clique na seta do filtro  Filtros de texto  É igual a ….  ou
Filtros Personalizados

Figura 127 – Filtro automático personalizado

Indique qual o critério que pretende utilizar no filtro.

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Figura 128 - Exemplo da criação de um filtro automático

Figura 129 - Resultado da aplicação do filtro

O filtro automático personalizado oferece mais possibilidades. Por


exemplo, se seleccionar a opção Começa com e digite S, significa que vais
visualizar todas as empresas cujo Concelho começa com o carácter S

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Figura 130 – Filtro personalizado – Começa com S

O resultado é o seguinte:

Figura 131 – Resultado do filtro personalizado

10.5.3. Filtros Numéricos

Se tiver a usar filtros em dados numéricos, O Microsoft Excel adapta as


opções de critérios em função deste tipo de dados.

Para aplicar filtros numéricos:


Clique na coluna do total a pagar  Filtros numéricos 10
Mais

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Figura 132 – Filtro automático dos 10 Mais

O resultado é o seguinte:

Figura 133 – Tabela resultante do filtro

10.5.4. Filtros Avançados

Filtros Avançados permitem definir critérios mais complicados, que não


seriam possíveis com os Filtros Automáticos. Em primeiro lugar é
necessário criar a área de critérios, estes devem ser criados sempre da
seguinte forma: título da coluna e na célula abaixo o valor que queremos

filtrar. Exemplo:

Os filtros avançados podem ser listados no local ou copiados para outro


local.

Para criar um filtro avançado:

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 123 de 135


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Após ter criado os critérios  Separador Dados  grupo


Ordenar e Filtrar  Avançadas.

Figura 134 – Filtro avançado

Filtra os dados Caso esteja posicionado


no mesmo local numa célula da tabela, o
intervalo da lista é
assumido automaticamente
Copia os dados
para um local
especificado Intervalo de células que
local contém o critério criado

Local onde irá ser colocado


os dados resultantes do filtro

Figura 135 - Fitro avançado

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Figura 136 - Resultado do Filtro avançado

10.6. Agrupar dados


A partir de uma tabela de dados é muito fácil agrupar os dados segundo
um determinado critério e adicionar linhas de subtotais. A estas linhas
podemos associar uma função, tal como a soma, a média o máximo, o
mínimo, entre outras. As linhas dos subtotais podem ser utilizadas num
conjunto de registos

10.6.1. Criar linhas de Subtotais

O Excel tem uma ferramenta para o cálculo de subtotais, isto é, dentro de


uma tabela, apresentação de totais para cada categoria definida.

Para calcular subtotais:


Comece por ordenar a tabela pelo campo que pretende obter
um subtotal  active uma célula no interior da tabela 
Separador Dados  Grupo Destaques  Subtotais.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 125 de 135


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Na janela que se segue, na opção A cada alteração feita em: seleccione


Vendedor. Isto significa que veremos os subtotais para este campo.

Utilize a função SOMA, para somar os totais de cada Vendedor.

Na opção Adicionar subtotal a: active a(s) caixa(s) do(s) campo(s) que


deseja efectuar o calculo.

Coluna a agrupar

Função a utilizar no fim de


cada grupo de dados

Coluna onde vamos utilizar


a função

Para colocar um grupo de


dados por página

Figura 137 – Caixa de diálogo Subtotais

O resultado será este:

Figura 138 – Exemplo da utilização dos subtotais

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Após activar a opção subtotais, surgem os botões . Estes servem


para poder visualizar o total da seguinte forma:

- mostra o total gera da tabela;

- mostra as linhas dos subtotais;

- mostra os dados todos.

Além destes botões surgem ainda os seguintes botões: e .

- mostra o sub-total de uma determinada categoria

- mostra os detalhes da categoria que originou um subtotal.

Objectivos a atingir:

Após este capítulo deverá ser capaz de:


 Trabalhar com Listas de dados
 Ordenar, filtrar e agrupar dados de uma lista de dados

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos


para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a
designação “LISTA DE DADOS” no portal.

Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em


caso de dúvida volte a rever este capítulo.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 127 de 135


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11. Conclusão

O Microsoft Excel [França08], [Frye07] é uma poderosa folha de cálculo que


disponibiliza inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para analisar,
partilhar e gerir dados com facilidade. Assim sendo, após a leitura deste, o
leitor deverá ser capaz de utilizar todas a potencialidades que uma folha
de cálculo oferece, como por exemplo, utilizar fórmulas e funções pré-
definidas, elaborar vários tipos de gráficos, ordenação de listas de dados,
filtros, subtotais, protecção e partilha de folhas de cálculo, utilizar
ferramentas de simulação, etc.

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12. Bibliografia

1 - [Pinto07] Pinto, Mário Paulo. 2007. Microsoft Excel 2007. Lisboa : Centro Atlântico, 2007.
2 - [França08] França, Elisabete. 2008. Computador. Manual Excel 2007 - Iniciação. Funchal :
DTIM, 2008
3 - [Jesus 08] Jesus, Pedro Filipe C. 2008 . Manual Prático de Microsoft Excel 2007
4 - [Frye07] Frye, Curtis, 2007. Microsoft Office Excel 2007 Passo a Passo, Bookman
Companhia Ed, 2007

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 129 de 135


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13. Sugestões de Actividades


Ao longo deste manual foram abordados diversos temas, que permitem
aos utilizadores desta ferramenta, Microsoft Excel 2007, poderem ampliar
os seus conhecimentos. Mesmo para quem já utiliza o Excel
frequentemente irão encontrar algumas dicas que o ajudarão a optimizar o
seu trabalho e a descobrir novas potencialidades.

Segue abaixo sugestões de actividades:

 Criar uma tabela com formação simples


 Elaborar uma tabela, com formatação de dados data e horas e/ou
moeda
 Preparar uma tabela para impressão juntamente com um gráfico e
com cabeçalho e rodapé.
 Criar uma tabela com cálculos recorrendo às funções.
 Criar uma tabela de dados onde se possam utilizar as pequenas
bases de dados dos Excel: ordenar uma lista de dados, agrupar
dados e filtrar uma lista de dados.

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14. Índice de ilustrações


Figura 1 – Botão do Office ......................................................................... 9
Figura 2 – Separador Base ...................................................................... 11
Figura 4 – Esquema de Página ................................................................ 11
Figura 6 – Separador Dados .................................................................... 12
Figura 7 – Separador Rever ..................................................................... 13
Figura 9 – Ferramentas de imagem ......................................................... 14
Figura 10- Abrir um livro ........................................................................... 16
Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez ........................................ 19
Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal .......................................... 21
Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo ......................................... 23
Figura 15 - Eliminar folha de cálculo ........................................................ 24
Figura 16 Mover ou copiar uma folha de cálculo ...................................... 26
Figura 17 – Mover ou copiar uma folha .................................................... 26
Figura 18 Mover ou copiar uma folha de cálculo ...................................... 27
Figura 19 – Copiar uma folha ................................................................... 27
Figura 21 – Selecção de células contíguas .............................................. 31
Figura 22 – Selecção de células intercaladas .......................................... 32
Figura 23 – Selecção da folha de cálculo ................................................. 32
Figura 24 – Barra de fórmulas .................................................................. 35
Figura 25 – Conclusão automática ........................................................... 37
Figura 26 – Opções da conclusão automática ......................................... 38
Figura 27 Limpar ...................................................................................... 39
Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula ............................................. 40
Figura 29 Conteúdo da célula alterado .................................................... 40
Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 131 de 135
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Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células .................................... 41


Figura 31 - Inserir ..................................................................................... 44
Figura 32 – Inserir Coluna ........................................................................ 44
Figura 33 - Inserir linhas .......................................................................... 45
Figura 34 Inserir células, linhas e colunas................................................ 45
Figura 35 – Inserir Células ....................................................................... 46
Figura 36 - Eliminar .................................................................................. 47
Figura 37 – Alterar alturas das linhas ....................................................... 48
Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas .............................. 49
Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha .................................. 50
Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha .................................... 50
Figura 41 – Formatar o tipo de letra ......................................................... 51
Figura 42 – Aplicação do tipo de letra ...................................................... 52
Figura 43 – Grupo Tipo de letra ............................................................... 52
Figura 44 – Tipo de letra .......................................................................... 53
Figura 45 – Opções do Excel ................................................................... 53
Figura 46 – Formatar células - número .................................................... 54
Figura 47 – Alinhamento de dados........................................................... 55
Figura 48 – Moldar texto .......................................................................... 56
Figura 49 – Unir células ........................................................................... 57
Figura 51 – Limites................................................................................... 59
Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células ...................... 60
Figura 53 - Cor de Preenchimento ........................................................... 60
Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento ..................... 61
Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões ...................................... 61
Figura 57 – Vista normal .......................................................................... 63
Figura 58- Modos de visualização ............................................................ 64

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Figura 59 – Cabeçalho e rodapé .............................................................. 64


Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé ............................................ 65
Figura 61 – Cabeçalho pré-definido ......................................................... 66
Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé ........................................ 67
Figura 63 – Configurar Página ................................................................. 68
Figura 64 - Cabeçalho e rodapé ............................................................... 68
Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho .................................................... 70
Figura 67 – Margens ................................................................................ 71
Figura 68 – Área de impressão ................................................................ 72
Figura 69 – Barra das fórmulas ................................................................ 73
Figura 70 – Exemplo de uma fórmula ...................................................... 74
Figura 71 – Exemplo de aplicação de uma fórmula.................................. 77
Figura 72 – Estrutura de uma função ....................................................... 79
Figura 73 – Exemplo de tabela para aplicar funções ................................ 80
Figura 74 – Inserir função ........................................................................ 81
Figura 75 – Caixa de diálogo Inserir função ............................................. 81
Figura 76 – Caixa de diálogo Argumentos de função ............................... 82
Figura 77 – Exemplo da aplicação da função Soma ................................ 83
Figura 78 – Exemplo da aplicação da função Média ................................ 85
Figura 79 – Exemplo da aplicação das funções Máximo e Mínimo .......... 86
Figura 80 – Exemplo da aplicação da função Contar ............................... 86
Figura 82 – Exemplo de tabela para a construção de um gráfico ............. 89
Figura 84 – Tipo de gráfico colunas ......................................................... 90
Figura 85 – Construção de um gráfico – Todos os tipos de gráfico .......... 91
Figura 86 - Gráfico ................................................................................... 91
Figura 88 – Separador Estrutura .............................................................. 92
Figura 89 – Separador Esquema ............................................................. 93
Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 133 de 135
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Figura 90 – Separador Formatar .............................................................. 93


Figura 91 - Alterar o tipo de gráfico .......................................................... 94
Figura 92 – Gráfico Cilindros.................................................................... 94
Figura 93 - Estilos de gráfico.................................................................... 95
Figura 94 – Novo estilo de gráfico ............................................................ 95
Figura 95 – Mostrar Rótulo de dados ....................................................... 96
Figura 96 - Gráfico com rótulo de dados .................................................. 97
Figura 97 – Formatar área do gráfico ....................................................... 98
Figura 98 – Gráfico com o fundo – Trigo .................................................. 98
Figura 99 - Obter dados a partir do Access ............................................ 100
Figura 100 – Seleccionar a origem de dados ......................................... 101
Figura 101 – Seleccionar a tabela .......................................................... 101
Figura 102 – Importar dados .................................................................. 102
Figura 103 – Tabela resultante da importação do Access ...................... 102
Figura 104 - Propriedades da ligação .................................................... 103
Figura 105 - Importar um ficheiro de texto.............................................. 104
Figura 106 - Assistente de Importações de Texto – Passo 1 de 3.......... 104
Figura 107 - Assistente de importação de texto – Passo 2 de 3 ............. 105
Figura 108 – Intervalo de células onde irá colocar os dados importados 105
Figura 109 - Tabela resultante da importação do Access....................... 106
Figura 110 - Ligações do Livro ............................................................... 107
Figura 111 - Conclusão Automática ....................................................... 108
Figura 112 - Remover dados duplicados ................................................ 109
Figura 113 - Tabela após remoção dos valores duplicados ................... 109
Figura 114 – Caixa de diálogo da Validação de Dados .......................... 111
Figura 115 – Aviso de erro na validação de dados ................................. 111
Figura 116 - Mensagem de erro ............................................................. 111

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Figura 117 – Criar Mensagem de entrada .............................................. 112


Figura 118 – Exemplo de uma Mensagem de entrada ........................... 113
Figura 119 – Exemplo de validação para um intervalo de dados ........... 114
Figura 120 – Assinalar com um Circulo Dados Inválidos........................ 114
Figura 121 – Ordenar dados .................................................................. 115
Figura 122 – Ordenar dados com vários níveis ...................................... 116
Figura 123 – Dados depois de ordenados.............................................. 116
Figura 124 – Exemplo de uma tabela com aplicação de um filtro........... 117
Figura 125 – Utilização de um filtro ........................................................ 118
Figura 126 – Exemplo da aplicação de um Filtro.................................... 119
Figura 127 – Filtro automático personalizado ......................................... 120
Figura 128 - Exemplo da criação de um filtro automático ....................... 121
Figura 129 - Resultado da aplicação do filtro ......................................... 121
Figura 130 – Filtro personalizado – Começa com S ............................... 122
Figura 131 – Resultado do filtro personalizado ...................................... 122
Figura 132 – Filtro automático dos 10 Mais ............................................ 123
Figura 133 – Tabela resultante do filtro .................................................. 123
Figura 135 - Fitro avançado ................................................................... 124
Figura 136 - Resultado do Filtro avançado............................................. 125
Figura 137 – Caixa de diálogo Subtotais ................................................ 126
Figura 138 – Exemplo da utilização dos subtotais.................................. 126

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região 135 de 135

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