e-Book

4 DICAS DE OURO
SOBRE GESTÃO
DE FRETES
A importância de automatizar processos
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ...................................................................... 03
4 DICAS DE OURO .............................................................. 05
Reorganize suas Demandas ...................................................... 06
Crie Procedimentos .................................................................... 07
Descreva o Fluxo dos Processos ............................................... 08
Defina Métodos de Trabalho .................................................... 10
SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE TRANSPORTE ........... 12
O que é um TMS Embarcador? ................................................. 13
Funcionalidades .......................................................................... 14
Redução de Custos ..................................................................... 15
Melhorias no Processo ............................................................... 16
Controle Logístico ....................................................................... 17
Gerenciamento de Informações ............................................... 18
Planejamento e Aumento do Nível de Serviço ........................ 19
Análise e Gestão de Indicadores .............................................. 20
CONCLUSÃO ........................................................................ 22
INTRODUÇÃO
Quem conhece o ambiente logístico sabe os desafios com os quais os gestores convivem
diariamente. São inúmeras as atividades envolvidas e toda decisão, além de assertiva, precisa
ser tomada no menor tempo possível: definir a melhor alternativa de transporte ao menor
custo, gerenciar pessoas e conflitos, gerir processos e administrar prazos.

Obviamente, manter-se atento a tudo o tempo todo é humanamente impossível. Garantir que
os resultados ocorram dentro do esperado (e muitas vezes superar as expectativas) é a
cobrança diária, mas difícil de ser alcançada em sua totalidade.

Para transformar este cenário, o profissional precisa de ferramentas de apoio, que o auxiliem
em suas tomadas de decisões. Neste sentido, os recursos tecnológicos aplicados à logística
adquirem caráter estratégico diante da quantidade e qualidade de informações que fornecem.

A relevância da área de transporte no gerenciamento da cadeia logística e a significativa

participação das despesas de frete no custo total dos produtos fazem da gestão de fretes um
diferencial competitivo para as organizações.

Por meio de um Sistema de Gerenciamento de Transporte – TMS – empresas embarcadoras

podem reduzir seus custos e garantir o planejamento, a execução, o monitoramento e o
controle das atividades relativas à consolidação de carga, expedição, emissão de documentos,
entregas e coletas, conferência de fretes, subsídios para negociação, programação de rotas,
escolha de modais e acompanhamento do nível de serviço.

Com esse e-Book vamos conhecer um pouco mais das vantagens obtidas pelo embarcador que
decide automatizar seus processos ao implantar um TMS eficaz e aderente às suas necessidades.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 03

4 DICAS DE OURO
Para melhorar seu processo logístico e
potencializar resultados
O modo como a logística vem sendo aplicada e desenvolvida no meio empresarial
denota a evolução do seu conceito, a ampliação das atividades sob seu comando e
gerência e, mais recentemente, o entendimento de sua importância organizacional.

Um dos principais pilares da cadeia logística, a área de transportes tem extrema

relevância no mercado, visto que toda a capacidade produtiva de um país está na
dependência dessa atividade: ela é responsável por direcionar o fluxo de insumos para
a fabricação, bem como realizar a distribuição de produtos até o consumidor final.

A importância do transporte no gerenciamento da cadeia logística e a significativa

participação das despesas de frete no custo total dos produtos fazem da gestão de
fretes uma necessidade e um diferencial competitivo para as organizações.

Coordenar uma operação de transportes requer desenvolvimento contínuo e

aprimoramento dos processos, onde se busca a todo tempo otimizar os recursos
disponíveis, reduzir os custos envolvidos e aumentar o nível de serviço.

Tão importante quanto os efeitos a curto prazo é perceber ganho no processo por
meio de uma atuação mais focada e estratégica. Neste sentido, várias rotinas
operacionais merecem serem revistas, e cabe ao gestor estudar alternativas para
aumentar sua eficiência e garantir os melhores resultados.

Seguem algumas dicas que podem ajudá-lo a minimizar os impactos criados por uma
situação emergencial – comum no ambiente logístico – ou mesmo em atividades
habituais, mas eventualmente onerosas em função do volume e complexidade de
informações envolvidas.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 05

REORGANIZE
SUAS DEMANDAS
As atividades na logística de transporte são extremamente dinâmicas. Quem
convive diariamente na área e é responsável pelas tomadas de decisões conhece
bem os gargalos do setor. Citamos apenas alguns exemplos:

• Alta concentração de volume em datas específicas;

• Indisponibilidade de veículos e burocracia para contratação;
• Controle precário dos custos da operação e despesas de frete;
• Improdutividade operacional, devido ao excesso de processos manuais e à
falta de ferramentas para automatizar essas atividades.

A lista de dificuldades é extensa, pois sabemos que cada empresa tem suas
particularidades. Mas, se conhecemos nossos problemas e temos a mínima ciência
dos imprevistos que podem ocorrer, por que agimos apenas de forma reativa a
cada situação? É possível minimizar os impactos com ações simples, basta
reorganizar suas demandas. Veja:

I. Busque novas alternativas de transporte de forma prévia: consulte

referências, negocie uma tabela de preços atrativa e favorável às suas
condições de embarque. Procure empresas com o mesmo perfil de carga e
questione de que forma e com quem estão transportando. Tenha mais de
uma opção para cada evento, ou seja, não fique “refém” do seu parceiro
logístico, afinal a concorrência melhora os resultados.

II. Pratique sem moderação o hábito do controle e registro de informações:

mantenha de forma organizada, se possível digital, os documentos mais
relevantes da sua operação, como contratos e tabelas de fretes, apólices de
seguro de carga e relatórios gerenciais.

lll. Busque no mercado uma solução que o apoie na automatização dos

processos operacionais, como auditoria de fretes e faturas. Um software
especialista faz toda a diferença na gestão profissional, além de
proporcionar ganho de produtividade, disponibilidade de informações em
tempo real e redução de custos com frete. Procure um TMS embarcador
aderente às suas necessidades e aproveite os resultados.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 06

CRIE
PROCEDIMENTOS
A criação de procedimentos na logística de transporte visa garantir o atendimento
de requisitos específicos das atividades. Termos ou condições podem ser aplicados
para criar ou aumentar o controle de determinado processo e proporcionar o
tratamento sem distinção, respeitando as regras de negócio.

Veja as oportunidades para criar procedimentos em alguns exemplos práticos:

• Defina critérios para avaliar periodicamente seus parceiros de transporte:

determine uma meta de eficácia de entrega, qualifique por preço e nível de
serviço, efetividade de entregas, pontualidade nas coletas, percentual de
erros de emissão, número de avarias, extravios, etc.

• Crie regras para contratar novas transportadoras: dados completos da

negociação (valores, rotas, taxas adicionais), apólice de seguros e
comprovantes de pagamento, referências comerciais e financeiras, consulta
prévia aos órgãos de proteção ao crédito, relação da frota própria e
agregados, fotos e/ou visita para conhecer a estrutura da empresa,
organização e forma de trabalho.

• Estabeleça procedimentos para aperfeiçoar sua gestão, mantendo

periodicidade na geração de relatórios e indicadores gerenciais, efetividade
nos controles, criticidade nas auditorias de fretes e faturas, comparativos e
simulações de embarque, acompanhamento dos preços praticados no
mercado e análise dos resultados obtidos versus planejado.

Obviamente, o uso de procedimentos na melhoria de um processo visa aplicar uma

metodologia e não o torná-lo constante e inflexível. Pelo contrário, os
procedimentos devem ser revisados com frequência para avaliar possíveis
adequações.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 07

DESCREVA O FLUXO
DOS PROCESSOS
Além de ter seus processos muito bem definidos é imprescindível que o gestor
detalhe ao máximo o fluxo das principais atividades executadas e torne-o visível a
todos os envolvidos. Uma forma comum de representar o detalhamento é por meio
de um fluxograma. Resumidamente, um fluxograma é um diagrama com formas
simples e visuais mostrando as etapas de um processo.

Na gestão logística, o fluxograma pode ser aplicado em diversas rotinas:

I. Processo de faturamento: envolvendo emissão de notas, romaneios e demais

documentos de transporte.

II. Validação de fretes: detalhando auditoria dos valores, registro de divergências,

tratativas com a transportadora, liberação para pagamento da fatura.

lll. Recebimento de materiais: ligado à conferência física e entrada da nota fiscal

em sistema, exemplo abaixo.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 08

DEFINA MÉTODOS
DE TRABALHO
O método de trabalho está relacionado à forma de como a atividade será
operacionalizada, ou seja, quais serão os meios para alcançar os resultados. O gestor
de transporte tem a possibilidade de estabelecer métodos em demandas como:

I. Auditoria de fretes: se serão auditados através de planilhas em Excel ou por

meio de um software especialista.

II. Gestão de prazos de entrega: dependerão do transportador para eventuais

consultas ou contarão com um sistema integrado, atualizando em tempo real as
ocorrências de entrega;

Controle de indicadores e relatórios de desempenho: os dados serão

lll. tabulados manualmente, com o auxílio de planilhas paralelas, ou apoiados por
um TMS embarcador.

No ambiente logístico, a definição de métodos é determinante para garantir o sucesso

da atividade, proporcionar fluidez aos processos e acelerar o fluxo das informações.

Em suma, a gestão eficiente da logística aplicada às organizações reflete a

preocupação com a necessidade de se obter vantagem competitiva diante das
transformações do mercado, onde unicamente serão recompensadas as empresas
que forem capazes de agregar valor em escalas de tempo cada vez mais reduzidas.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 10

SISTEMAS DE
GERENCIAMENTO DE
TRANSPORTE
Na atual circunstância, se separarmos o custo logístico relativo ao processo de
distribuição e transporte, podemos verificar que o resultado se trata de uma das
parcelas mais representativas no Custo Logístico Total.

O gerenciamento de transportes visa garantir maiores margens para a empresa por meio
de reduções de custos. Além disso, há o benefício do aproveitamento coerente dos ativos,
bem como um apropriado nível de serviço para os clientes por conta da elevação da
disponibilidade de produtos e redução dos tempos de entrega.

Neste contexto, a tecnologia da informação não poderia deixar de dar sua contribuição. A
utilização de sistemas especialistas, pode ajudar de forma significativa na redução dos
custos de transporte, bem como na melhoria do nível de serviço aos clientes.

Diante da oportunidade que as organizações têm de monitorar em tempo real a sua

mercadoria, desde a entrada da matéria-prima até a entrega do produto final, são
inúmeras as possibilidades de serviços adicionais. Isso poderá ser revertido em vantagens
competitivas se as empresas souberem explorar estas soluções.

A gestão integrada das organizações utilizando sistemas de informação deve ser

igualmente aplicada em sistemas de gestão de fretes. São conhecidos como TMS
EMBARCADOR – como o transpoFrete. Recursos exclusivos para coletar, processar e
http://www.transpobrasil.com.br/transpofrete/
http://www.transpobrasil.com.br/transpofrete/
http://www.transpobrasil.com.br/transpofrete/
http://www.transpobrasil.com.br/transpofrete/

fornecer dados gerenciais foram desenvolvidos para integrar com qualquer ERP de
mercado.

Os softwares representam uma classe de produto que vem incrementando a qualidade e

produtividade de todo o processo de transporte. Os benefícios proporcionados com a
utilização de um sistema especialista são significativos, pois complementam o conjunto de
informações internas otimizando atividades antes realizadas de modo operacional.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 12

O QUE É UM TMS
EMBARCADOR?
É um software gerenciador de transportes que auxilia no planejamento, execução,
monitoramento e controle das atividades relativas à consolidação de carga, expedição,
emissão de documentos, entregas e coletas de produtos. O software ainda é capaz de
fazer a rastreabilidade da frota e produtos, auditoria de fretes, apoio à negociação,
planejamento de rotas e modais, monitoramento de custos e nível de serviço e ainda,
todo o planejamento e execução da manutenção da frota. Então, há dois tipos de TMS,
cada um com uma finalidade. Acesse o Blog do Embarcador para saber mais.

TMS TRANSPORTADOR

É o software que realiza a gestão de transportadoras ou empresas com frota própria.

Nesta solução, destacam-se recursos como cadastro de motorista, gestão frota, gestão de
cargas, emissão de CT-e, emissão de EDI entre outros.

TMS EMBARCADOR

É o software que realiza a gestão de frete para empresas como indústrias,

distribuidores, e-commerce entre outros setores. Estas empresas são chamadas de
"embarcadores", pois contratam serviços de transportadoras.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 13

FUNCIONALIDADES
O grande diferencial ao usar um software especialista para fazer a gestão de frete é a
redução de custos nas atividades de logística. Estes ganhos são garantidos
principalmente através do planejamento logístico e auditoria de fretes.

Os mecanismos de controle oferecidos

http://www.transpobrasil.com.br/tms-embarcador/
por um TMS EMBARCADOR podem ser
tratados de maneira específica, conforme a atividade a ser gerenciada. Podem ser
monitorados em tempo real por meio de consultas e relatórios dos mais diversos
tipos e personalizados de acordo com a necessidade do embarcador. Da mesma
forma, as particularidades do software podem variar conforme o mercado de atuação
e o modal utilizado.

Em relação à gestão da conta frete, as soluções TMS oferecem diversos recursos que,
por si só, já justificam o investimento: automtização de processos, redução de custos,
controle, aumento do nível de serviço e efetivo ganho de tempo, que é gerado na
operação e se reflete nas demais áreas da empresa.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 14

REDUÇÃO DE CUSTOS
No cenário atual, reduzir custos é pré-requisito para manter-se no mercado e reagir
frente à retração da economia nacional. Independente do setor de atuação, os
profissionais em geral estão sendo “convocados” a otimizar seus recursos e,
literalmente, fazer mais com menos.

No ambiente logístico não seria diferente, principalmente no que se refere às

despesas de frete, cujo custo só aumenta para quem transporta – pedágio,
combustível, pneus, manutenção, entre outras. Do outro lado, o tomador precisa
encontrar a fórmula ideal para equacionar sua conta frete.

O primeiro passo é fazer a lição de casa e aumentar efetivamente o controle. Por meio
da auditoria de fretes, os sistemas permitem a apuração do cálculo de forma precisa
e automatizada, apontando as divergências entre o valor negociado e o realizado. Isso
possibilita ao gestor tomar ações de forma ágil e assertiva, eliminando cobranças
indevidas.

REDUÇÃO DE CUSTOS - É VARIÁVEL, MAS GIRA EM TORNO

DE 5% SOBRE O VALOR TOTAL DO FRETE MOVIMENTADO.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 15

MELHORIAS NO PROCESSO
Tão importante quanto os efeitos a curto prazo é perceber ganho no processo por
meio de uma atuação mais focada e estratégica: reorganização de demandas, criação
de procedimentos, fluxos e métodos de trabalho. Neste sentido, várias rotinas
operacionais merecem ser revistas, e cabe ao gestor estudar alternativas para
aumentar sua eficiência e garantir melhores resultados.

A conferência dos valores de frete, por exemplo, é uma atividade intensa frente à
grande quantidade de particularidades e formas de cobrança. Além disso, geralmente
empresas embarcadoras movimentam centenas (ou milhares) de conhecimentos de
transporte mensalmente. Auditar de forma manual ou em planilha todo esse volume
pode se tornar uma tarefa onerosa, complexa e suscetível a erros.

Com apoio de um software especialista, tempo e esforço de equipe interna são

otimizados. Os efeitos estão diretamente relacionados a ganho de produtividade,
agilidade no fluxo de informações, integrações entre TMS e ERP, confiabilidade dos
dados e melhoria no processo como um todo.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 16

CONTROLE LOGÍSTICO
Os gestores que contratam transportadoras, operadores logísticos, redespachos
ou autônomos conhecem a infinidade de formatos de tabelas de preço praticadas.
Administrar essa gama de informações e decidir pela melhor opção a cada
embarque não é tarefa fácil.

Um cenário comum são empresas embarcadoras pré-definirem um transportador

para cada operação, seja em função do preço, prazo de entrega, eficiência, ou até
mesmo pela relação de confiança diante de uma parceria de longa data.

Ainda assim é preciso tomar alguns cuidados, afinal pode-se pagar caro pela
“comodidade”, falta de tempo ou até mesmo falta de recursos para gerenciar
melhor essas informações.

Um software completo e flexível possibilita definir cobranças específicas,

abrangendo todos os tipos de rotas e componentes. Taxas e demais cobranças
adicionais podem ser facilmente parametrizadas para a correta auditoria do valor
cobrado pela transportadora.

A governança de diferentes tabelas de preços, contratos de transporte e

contratações esporádicas, detalhando as particularidades de cada negociação é
uma importante função desempenhada por um TMS embarcador.

Com base nas informações geradas, o gestor tem a possibilidade de visualizar

pontualmente seu resultado de frete e avaliar, através de simulações e
comparativos, a melhor opção de transporte para sua operação.

A atuação do software em termos de auditoria, validação e controle é efetiva e

abrange desde a entrada dos arquivos eletrônicos até a liberação do pagamento
da fatura. Com isso, mantém-se registro de todas as negociações de forma
integrada, possibilitando inclusive a escrituração de documentos fiscais.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 17

GERENCIAMENTO
DE INFORMAÇÕES
O grande volume de informações envolvido na operação logística requer um
gerenciamento apurado, seguro e que garanta fluidez ao processo do setor e
junto às demais áreas.

VANTAGENS DE USAR UM SOFTWARE ESPECIALISTA

• Integração com ERP em vários níveis;
• Importação automática de documentos eletrônicos (notas fiscais,
conhecimentos de transporte, ocorrências, documentos de cobrança);
• Gerenciamento do fluxo de informações por EDI (Intercâmbio
Eletrônico de Dados);
• Escrituração de documentos.

Desse modo, e tendo em vista a necessidade de as organizações disporem de

informações em tempo real, aperfeiçoarem seus processos e aumentarem sua
eficiência produtiva, as integrações entre ERP e TMS embarcador permitem a troca
de dados e a disponibilidade de subsídios para as tomadas de decisões de forma
rápida e eficiente.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 18

PLANEJAMENTO E
AUMENTO DO NÍVEL
DE SERVIÇO
A área de transportes é responsável por inúmeras atribuições frente à logística da
empresa, sendo papel do gestor atuar de modo planejado diante de atividades como:

• Contratação de transportadoras e gerenciamento das negociações;

• Controle de custos e prazos de entrega;
• Gerenciamento de resultados por meio de indicadores periódicos;
• Busca de melhorias e aumento do nível de serviço, entre outras.

O sistema de gerenciamento de transporte oferece ferramentas de gestão para

que os embarcadores possam aperfeiçoar a logística de seus negócios, operando
de forma segura e planejada, apoiando-os na melhoria contínua dos seus
processos e serviços. Entre outros ganhos, destacam-se:

• Oportunidade de realizar simulações e cotações com informações geradas por

um banco de dados ou captadas em tempo real, contribuindo na contratação de
transportadoras e redução das despesas de frete;
• Indicação das melhores rotas e opções de transporte por percurso;
• Efetividade no controle de pagamentos;
• Otimização de operações internas, oportunizando recursos para o profissional
atuar em outras demandas;
• Integração de notas fiscais e conhecimentos de transporte por tipo de operação;
• Gestão de prazos, eficácia, rastreamento e posicionamento de entrega.

Em tempo, diante da oportunidade que as organizações têm de monitorar em

tempo real a sua mercadoria, desde a entrada da matéria-prima até a entrega do
produto final, são inúmeras as possibilidades de serviços adicionais indicadas por
este cenário, o que poderá ser revertido em vantagens competitivas se as
empresas souberem de fato explorar estas soluções.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 19

ANÁLISE E GESTÃO
DE INDICADORES
A infinidade de informações envolvidas na atividade logística, em especial
relacionada ao processo de transporte, precisa ser corretamente organizada,
medida e gerenciada.
Gerar subsídios e auxiliar o embarcador na definição e acompanhamento dos
principais indicadores, garantindo efetivo ganho na operação logística são
características de um sistema de gerenciamento de transporte eficiente. O que o
gestor ganha ao usar um TMS embarcador:

• Atuação focada e estratégica;

• Geração de informações em tempo real;
• Relatórios gerenciais;
• Monitoramento e controle de indicadores;
• Análise e potencial redução em futuras negociações de tabelas de frete;
• Plataforma BI (Business Intelligence), aprimorando o desempenho através de
gráficos e dashboards.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 20

SOBRE A
TRANSPOBRASIL
HISTÓRICO
S/A de capital fechado, a transpoBrasil é uma empresa especializada no
desenvolvimento de soluções para a gestão de fretes e logística de embarcadores.
Com tecnologia de ponta, a transpoBrasil desenvolve e comercializa um software
especialista que facilita a integração entre processos e sistemas de embarcadores,
fornecedores e transportadoras, assim como desempenha a prestação de serviços
correlatos à implantação das soluções, consultoria em processos de transportes e
outsourcing em gestão de fretes.

O QUE FAZEMOS
As soluções em softwares e serviços são voltadas à empresas dos mais variados
segmentos, como indústrias, redes de varejo, ecommerces, empresas de
agronegócio, distribuidores e atacadistas, operadores logísticos, entre outros.
Havendo necessidade de movimentação de cargas nas operações, a transpoBrasil
consegue auxiliar a empresa na redução de custos logísticos e organização de
processos. Atualmente, mais de 5 milhões de documentos eletrônicos são
tramitados por mês na ferramenta.
Focando todos os esforços no desenvolvimento de soluções 100% web, a
transpoBrasil preza pela facilidade das integrações da sua solução, motivo que torna
a mesma aderente e complementar aos vários principais ERPs de mercado. Os
clientes apresentam diversos cenários de contratação de fretes, seja nos modelos
fracionado, lotação, com contratação de transportadoras terceirizadas ou autônomos.

GESTÃO DE FRETES | A importância de automatizar processos 21

 CONCLUSÃO

Diante da relevância do tema para empresas e profissionais, a área de transportes

merece intenso destaque, tendo em vista sua importância para o atingimento do
objetivo organizacional e sua participação (representatividade) nos custos logísticos.

De acordo com especialistas, o transporte é o braço operacional da função de

movimentação que é realizada pela atividade logística, cuja finalidade é assegurar que
o serviço seja realizado de modo eficiente e eficaz.

Desse modo, dentro de uma visão integrada, a escolha do modal e infraestrutura

adequada para cada operação logística é essencial para atingir os níveis de serviço
esperados, garantindo flexibilidade e velocidade ao menor custo possível.

Por fim, as aplicações apresentadas reforçam a importância do sistema de

gerenciamento de transporte para o embarcador, oferecendo maior disponibilidade,
agilidade e acuracidade das informações, suporte na gestão através de indicadores
gerenciais e redução de custos significativos na operação logística.

http://www.transpobrasil.com.br/transpofrete/
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Acesse e conheça o
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 Licença Creative Commons - Uso Não comercial

Autor: Claudionei de Andrade - comercial@transpobrasil.com.br