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CADERNO DE FINANÇAS
Daniel Paz e Virgínia Valdetaro
(com dicas de Paula Padilha)
julho de 2000

1 - Introdução
Bem-vindos!
Se está lendo isto (e tentando ler tudo), é porque está prestes a organizar um Encontro, e
só essa necessidade iria lhe dar paciência para enfrentar este Caderno...

Esse Caderno existe pra tentar ajudar você. Você vai mexer com muita grana, em muito
pouco tempo e isso requer certa organização.

Antes de mais nada: a organização de um Encontro é complexa. Mas isso só vale para
nós, aprendizes de arquiteto. Tem gente que resolveria com uma mão amarrada nas
costas coisas que levamos meses quebrando a cabeça.

- Prejuízos em Encontros não são frutos de acidentes, mas de grandes problemas em um


orçamento (essa regra é geral e não teve exceções até o momento). Ou seja, para que
algum acidente seja a gota d’água, o balde tem que estar cheio.

Daí dá pra ver a importância das Finanças. Um Encontro bem pensado não só não dá
prejuízo, como dá lucro: no mínimo ele tem que se pagar.

- Temos de assumir nossa ignorância em tudo que diz respeito à Administração do


Encontro. E reconhecer nossas limitações em contabilidade. Esse é um bom primeiro
passo.

- Consultar especialistas, lembrando sempre da essência do Encontro. Quais seriam


esses especialistas? Contadores, advogados, publicitários, administradores...

E lembrem-se:
- A criatividade é sempre a forma mais barata, divertida e interessante de resolver as
coisas!

Obs.: A ordem dos capítulos não é necessariamente a ordem em que as coisas


acontecem, ou devem acontecer. Muitas coisas são simultâneas.

2 – Algumas Palavrinhas sobre ser Diretor de Finanças


Boa sorte!! Não é nada fácil mexer com a grana de um encontro, mas fique tranquilo, você
pode pedir ajuda as pessoas que já fizeram isso.

Antes de tudo você deve sempre manter a calma, e ter jogo de cintura. Ser uma pessoa
ciente de que é muita grana, e que necessita de um controle rigoroso. Saber negociar
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com os outros membros da comissão quando esses chegam com orçamentos muito altos,
ou idéias muito mirabolantes.

- Trate de fazer com que cada Setor da Comissão Organizadora incorpore essa
preocupação com os custos do Encontro. Que eles imaginem soluções próprias para
economizar dinheiro, tempo e gente. Seguramente sairão idéias muito boas, ao invés do
recurso fácil de pensar que “o Encontro paga”.

E ainda:
- O Encontro mexe com muito dinheiro, em muito pouco tempo; tenham isso em mente
sempre, antes de formular suas propostas de pagamentos.

- Como o dinheiro só vai entrar nas etapas finais da organização, a princípio Finanças
pode não ter muito o que fazer. Aproveite enquanto é tempo, porque tudo vai mudar...

- Todo gasto deve ter um objetivo determinado e explícito, que venha a colaborar com o
Encontro. Pode parecer óbvio agora, mas nem sempre uma Comissão pensa com essa
clareza...

3 – Registrar a Comissão?
Vamos falar do CNPJ, a famosa Pessoa Jurídica.

Esse registro serve pra quê??


Serve pra vocês terem um CNPJ (CGC) no nome da comissão! Com isso a conta no
banco fica no nome da comissão (é claro que existem as pessoas que assinam e são
responsáveis por ela, geralmente o Diretor Geral e o de Finanças – supondo que vocês
tenham se estruturado assim).

A Pessoa Jurídica pode facilitar o trato com os patrocinadores, já que eles vão ficar bem
mais convencidos da seriedade do encontro; inclusive tem alguns que só depositam em
conta de pessoa jurídica.

Para registrar a Comissão você vai precisar de um Estatuto e da Ata da Assembléia de


aprovação desse estatuto assinada por todos os diretores da comissão e por algumas
testemunhas. Mas se você não tem condições de registrar o estatuto, pode usar o CNPJ
da FENEA.

Nesse estatuto tem que estar bem claro que o encontro é um evento sem fins lucrativos, e
deve possuir uma cláusula falando sobre a “validade” da comissão, isto é, até quando ela
vai existir. (um ou dois meses após o término do encontro).

Claro, isso dependerá muito da escala do Encontro e mesmo das empresas de sua
cidade. A depender dos casos, podem nem se importar se quem paga é Pessoa Física ou
Jurídica.
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4 - Não Confunda Capital com Recursos


Recurso é tudo aquilo que nos permite efetuar uma ação.

Capital é uma dos muitos tipos de recursos possíveis.

Ferramentas e materiais são recursos. Junto com o capital, costumam ser computador

Conhecimento é um recurso fundamental.


Espaço Físico é outro recurso.
Tempo é um recurso esquecido.
Pessoas, os famosos Recursos Humanos, são outro bem preciosíssimo: pode significar
um aporte de conhecimento, tempo, ferramentas e materiais.

Para isso é preciso outra compreensão da organização de uma Comissão.


É aconselhável ver o Caderno de Recursos Humanos.

5 - O Orçamento de cima-pra-baixo x Orçamento de baixo-pra-cima


Quando se monta um orçamento de Encontro, existe um dado a priori: o custo do
Encontro. Evidentemente ele não é fixo, e até o último momento é negociável, em suas
diversas variáveis. E é um dado sempre desconhecido, porque até o último momento
estarão surgindo mais custos, podem ser ínfimos, que foram desprezados na hora do
orçamento.

Ele é, antes de tudo, uma estimativa de custos.

Mas existe um dado que é tomado muitas vezes a priori: as inscrições do Encontro.
Implica em três riscos:
- O primeiro, da dependência estrutural do orçamento ao número de participantes
(e isso dependerá da astúcia dos mecanismos do planejamento financeiro)

- O segundo, do desprezo por outras formas de entrada de capital (a venda direta de


mercadorias, a locação de espaços ou porcentagem sobre serviços, e apoios e
patrocínios, mesmo que em espécie e serviços)

- O terceiro, e mais perigoso: o da majoração do custo-Encontro e acomodação da


Comissão Organizadora.

O primeiro risco é analisado em outros tópicos deste Caderno.


O segundo risco, também.
O terceiro será visto aqui.

Quando se estabelece uma entrada de capital fixa – com a inscrição pré-estabelecida –


cria-se um limite-máximo para o orçamento. Isso é bom porque estabelece um parâmetro
para avaliar os custos parciais.
Por exemplo: se determinarmos que Divulgação seja um 10% de um montante fechado,
todos os esforços serão para acomodar os números nessa porcentagem.

Mas nem sempre isso é verdadeiro.


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A experiência nos demonstra que existe uma elasticidade maior do que a imaginada nos
custos do Encontro: é quase que diretamente proporcional ao tanto de esforço que se
aplica para minimizar os custos.
Isso se faz através de negociações cansativas, solicitações, doações, esforço humano,
etc.
Sempre é possível economizar mais um pouco.

E quando se tem uma “certeza” – que é falsa – em uma entrada de capital vinda de
inscrições – o mais comum é acomodar-se, e parar de baratear os custos.
Porque “está dentro do orçamento”.
Muitas aberrações acontecem, mas há tranqüilidade porque “há dinheiro para isso”.

Nunca se questiona que os itens caros implicam em inscrições mais caras.


Que a inscrição pode baixar de preço se for cortado aquele suco, ou aquele café da
manhã.
O preço (e não o custo) da inscrição torna-se sacramentado, um item de fé, uma
realidade inabalável.
Caso contrário, o Encontro fica impossível de organizar, certo?

E o pior: cada vez que se aumenta um tanto a inscrição, em um Encontro em um ano, o


aumento vira direito adquirido.
Como os impostos do Governo: é sempre fácil criar uma taxa, mas daí a retirá-la... como,
se já se acostumou com esse dinheiro entrando? Economizar é um hábito mais difícil,
certo?

Os ELEAs, por exemplo, já custaram de US$ 30,00 a US$ 40,00. E com os mesmos
serviços básicos oferecidos ao participante – que é o que determina o grosso do
orçamento. Onde está a diferença?
Que eles tinham como limite máximo os tais US$ 40,00 e suaram mais a camisa para
poder adequar ao orçamento.

6 – Onde Buscar Apoio


É muito importante ter apoios. Um dos mais importantes é o da sua Faculdade de
Arquitetura, ou da Reitoria da sua Universidade. O nome disso é Institucionalização do
Evento.

Também podemos citar os órgãos relacionados a arquitetura, como o IAB e o CREA.


Talvez esses apoios não possam te dar dinheiro, mas são boas fontes de serviços e de
contatos com outras empresas. São importantes também na hora em que você vai pedir
patrocínio para outras empresas, pois vão te dar mais credibilidade se você apresentar
apoios significativos.
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7 - Contratos
Esta parte parece fácil mas é onde mora todo o perigo. Vamos lá!

- Para começar: vocês são estudantes, logo, vocês são pobres. Sempre chorem miséria e
falem de suas enormes dificuldades. Alguns ficarão convencidos, outros farão cara feia,
mas é parte do jogo...

- Para piorar: vocês são estudantes, logo, vocês são otários. A maioria vai vê-los como
ingênuos, idealistas, pronto para serem enganados. Além do mais: só fecharão contrato
com esta ou aquela empresa uma vez na vida... Então, eles podem cobrar seu preço
mais caro.

- Se vocês fossem clientes habituais, o preço seria bem menor. Uma solução é tentar o
Apoio de algum cliente importante dessa firma e usar o seu prestígio para baixar o
preço. A depender do caso, podem baixar o preço em até 30% (isso em grandes
contratos de infra-estrutura).

- Vocês são os organizadores de um Encontro, logo, têm a faca e o queijo na mão. Com
dinheiro, e sabendo que se tem dinheiro, dá pra negociar melhor. Vocês são os
pagantes: nada de fazer concessões desnecessárias. Na mente dos outros, o Encontro
é um produto; na de vocês deve ser um sonho, e nisso não se mexe.

- É importantíssimo dominar os processos internos de cada item do orçamento. Isso cabe


às diretorias e subcomissões da Comissão Organizadora: elas têm se saber suas
virtudes, defeitos, alternativas viáveis, dimensionamento de tempo e quantidade (isso é
importante para o Encontro inteiro) e o valor corrente de mercado (isso é importante
para Finanças).
Por exemplo: saber que a impressão de uma camisa por estampa térmica é mais rápido
que serigrafia, mas dura muito menos...

- Seguindo esse princípio, para todas as empresas que executarão serviços ao Encontro,
principalmente as de Infra-Estrutura, conhecer seus antecedentes e a opinião de outros
clientes seus.

- Sendo mais específico: a comissão deve sempre provar a comida das firmas estudadas
e se isso for feito sem a firma saber, melhor ainda.

- Deixar tudo sob contrato (nada de Ordens de Serviço), de preferência amparado com
advogados.

- Assinar só quando tiver tudo certo. Uma dica é avisar verbalmente sobre as condições
do Encontro com muita antecedência e firmar o contrato em cima da hora, com os
valores (quantidade e preço) definidos nesse momento. Assim, a empresa não será
pega de surpresa, nem a Comissão terá se comprometido desnecessariamente.

- Caso o número de inscritos não esteja confirmado, existe uma alternativa; em todos os
grandes gastos exige-se que se pague uma porcentagem antes e outra durante a
prestação do serviço ou após o Encontro. Tentem estabelecer o seguinte acordo: uma
porcentagem antes sobre o número estimado, e o restante sobre o número real; o
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empresário sairá satisfeito, porque verá o dinheiro antes, e a Comissão previne-se


contra um prejuízo desnecessário.

- Sempre incluir uma cláusula que permita o rompimento do contrato caso do não-
atendimento, ou atendimento insatisfatório, do mesmo. E sempre ter a possibilidade de
um segundo contratado, de última hora.

- O custo de firmar contratos de última hora, apesar de ser a única opção quando os
recursos não se conhecem, é a perda do poder de barganha com os prestadores de
serviço.

- No Brasil se fazem seis Encontros por ano: existem experiências das mais variadas de
sucessos e fracassos com contratos. Consultem essas figuras e perguntem sobre as
condições do sucesso e do fracasso. Sobre as lanchonetes, transportes, energia
elétrica...

8 – Arrecadação de Capital
Existem várias formas de arrecadação de grana.
A principal é a que vem das inscrições no encontro, mas como é que você vai saber
quantas pessoas vem?? E com quanto de grana você pode contar??

Bom, um começo é procurar saber do histórico dos encontros anteriores ao seu, daí ter
uma idéia, a outra é ter uma data limite para um preço x da inscrição e após essa data
aumentar o preço da mesma, isso faz com que grande parte das pessoas se inscreva
dentro desse prazo, mas atenção para que ele fique bem divulgado.

Outra grande fonte de renda são os patrocinadores citados acima.

As outras são, basicamente:


- Venda de material do encontro: camisas, chaveiros, qualquer coisa com a marca do
encontro. Ser criativo é fundamental! Pensar em adesivos, cartões telefônicos,
bottons...

- O BAR! Mas tome muito cuidado com ele, faça uma estimativa de custos, lembrando
de tudo: bebida, gelo, freezer.... e é prudente não contar muito com essa grana, tente
deixá-la pro final.

- Aluguel de espaços dentro do encontro, para certos tipos de comércio que interessem
à Comissão Organizadora. Esse tipo de coisa deve ficar bem acertada: o que essas
pessoas podem vender, o horário, e o preço do espaço. Você pode estar pensando
em ter uma porcentagem do lucro desse vendedor ao invés do aluguel, mas lembre-se
de que isso é muito difícil de controlar.

8.1 – O Bar
- Coisa muito importante é o bar. Definam se o bar vai ficar na mão de um particular ou da
comissão. Se o bar for para um particular, menos trabalho para vocês, mas façam de
tudo para que a cerveja fique barata. Se o bar ficar com a comissão, melhor, vai ser
lucro para o encontro.
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- Então o bar vai para a comissão... segundo passo, definir quem vai ficar no bar, se vai
ser uma pessoa paga para isso ou se vai ser a própria comissão. Se for a comissão, é
bom escolher uma ou duas pessoas só para essa função, ou então façam uma tabela
dizendo quem vai ficar tal dia até tal hora, quem vai ficar no balcão e quem vai ficar no
caixa. O bar vai funcionar praticamente o dia todo.

- Nesse caso é só conseguir cerveja por consignação, controlar o número de cervejas


enviadas, e o resto é lucro...

- Exija notas do gelo, cerveja, cadeiras e mesas, freezers, etc. O bar nunca dá prejuízo, a
não ser que se distribua cerveja de graça. O negócio é prestar atenção para que se
tenha o maior lucro possível com o bar.

8.2 - Aluguel e Venda


- Pensar no Encontro como uma Cidade abre as possibilidades de: significa abrir um
leque de serviços bem-vindos pelos participantes; itens de farmácia, banco para saque,
material de desenho, etc.

- O aluguel de espaços tem um problema: como o ideal é fornecer variedade de serviços,


sua natureza será variável, e as vendas também. O interesse do negócio será
proporcional ao lucro potencial, e o interesse dirá os preços. Fixar um preço único é
complexo, e para alguns casos é desvantajoso, principalmente para alimentos e
bebidas. Convenhamos, o lucro de uma barraca de destilados não é a mesma de uma
pequena livraria.

- A porcentagem tem um problema: o controle caso-a-caso do número de vendas é


impossível; a grande vantagem da porcentagem é que aumenta os lucros justamente no
caso de alimentos e bebidas, e é mais justo com todos os vendedores.

- Pode se usar um sistema misto: para serviços onde circula muito dinheiro, usa-se
dinheiro-padrão (como fichas); para os outros, um aluguel fixo (supõe-se que haja
interesse da Comissão Organizadora em que se preste o serviço). Aí pode se pensar em
lugares diferentes, ou instalações de infra diferentes.

- O uso de fichas como dinheiro-padrão exige um controle da Comissão Organização


(para evitar o desvio de fichas e de dinheiro); a escolha do local de venda (verificar os
fluxos e os horários); o estabelecimento de turnos de apoios, com cronograma
estabelecido (é um serviço fácil, apesar de monótono).

- Os comerciantes sempre tentarão enganar a Comissão Organizadora. No caso de venda


por fichas, venderão por dinheiro, quando a Comissão descuidar da vigilância.

- Deve-se pensar nesta perda como obrigatória; é um jogo difícil e por isso a Comissão
pode pedir favores aos comerciantes; é um jogo, sempre vantajosa para os
comerciantes, mas pelo menos tentem tirar uma lasquinha.

- Na venda de fichas, é necessário um momento para o balanço, e uma turma própria


para isso: recomenda-se entre as 5:00h e as 7:00h da manhã.
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- Recomenda-se, em troca da infra-estrutura de local, energia e água, a porcentagem de


25% sobre as vendas, como máximo. Os comerciantes sempre irão reclamar, mas essa
porcentagem (com algumas variações para baixo) mantém a margem de lucro deles.

9 - O Pré-Orçamento
Todo orçamento feito antes do Encontro é um pré-orçamento. O Orçamento Final só
estará concluído depois do Encontro (e às vezes nem tão rápido assim...).

Nesse meio tempo, claro, a Comissão trabalha com um pré-orçamento. Ele não precisa
acompanhar precisamente as definições do Encontro, até porque na maioria das vezes
ele só é definido completamente na véspera, ou até mesmo durante o Encontro. Na
verdade, as primeiras versões correspondem a “esboços de viabilidade”, do próprio
Encontro, e de suas partes.

Usaremos a metáfora do míope: sua visão, à distância, é embaçada. Vê tudo mal


definido, os contornos confusos, tudo maior do que deveria ser.... à medida que se
aproxima, a visão vai ficando mais clara. Muito melhor que abrir os olhos só de cara pro
poste...

Assim é um pré-orçamento. Por exemplo: não tem ainda os transportes definidos, em


quais dias serão? Estipula-se grosseiramente para cima, ônibus para todos os
participantes, todos os dias do Encontro... e por aí vai. A tendência é ir definindo-se o
orçamento, mas nesse meio tempo, dessa maneira dá pra ter uma noção do que vai ter
pela frente.... se existe ou não um poste no meio do caminho.

10 – Controle Orçamentário
O controle do orçamento é importantíssimo!!!! Muito!! não descuide de nenhum centavo!

Antes de tudo você tem o orçamento em mãos, isto é, todo o que vai ser gasto no
encontro, tudo o que cada diretoria vai gastar. Não desgrude desses papéis, eles vão te
ajudar a controlar o fluxo de grana no encontro.

O controle se faz basicamente em três etapas:


Antes, durante e depois do encontro.

- Antes: aqui as coisas são mais fáceis, você tem mais tempo pra pensar, pra tentar
diminuir o orçamento, pra discutir preços, pra fechar os contratos, mas não descuide
do controle. Os gastos já começaram! e a grana também já começou a entrar.

- Durante: aqui as coisas ficam mais complicadas, tudo vai estar acontecendo ao
mesmo tempo, e você ainda vai ter que dar conta de controlar todo o fluxo de dinheiro!
não é nada fácil! mas mantenha sempre a calma, principalmente quando as pessoas
chegarem desesperadas atras de grana, faça tudo com paciência, ANOTE tudo!
Mesmo que seja em um guardanapo! E não saia distribuindo grana pra qualquer
besteira, lembre-se de que sempre existem os imprevistos, sempre vai ter alguma
coisa pra consertar, material pra comprar de última hora, etc....
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- Depois : É isso aí : enquanto as outras pessoas da comissão estão felizes pelo


“trabalho concluído” você, meu amigo diretor de finanças, vai estar ainda com muita
coisa pra fazer, pra organizar, muitas contas, muitas notas fiscais,...... resumindo : seu
trabalho só acaba quando a conta do banco estiver fechada, e isso pode demorar até
meses. Você vai ter que prestar contas à todos de tudo que foi gasto, o quanto sobrou
(se sobrar é claro!), e coisas do tipo.

- Na hora de distribuir o dinheiro para compras e/ou pagamentos, ficar atento para que a
Diretoria ou Subcomissão não ultrapasse o seu orçamento.

- Prepare um documento especificando quanto dinheiro você deu, quanto foi a compra,
quanto foi o troco, para que sub-comissão foi e as assinaturas de quem pegou o
dinheiro e do tesoureiro. Sim, deixe também um espaço para especificar o que foi
comprado.

Exemplo:
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO DATA:
MOTIVO:

_R$_______________ _R$_______________ _R$_______________


VALOR SOLICITADO VALOR GASTO DIFERENÇA

RESPONSÁVEL: ___________________________________________
Assinatura

TESOUREIRO: ___________________________________________
Visto
“ANEXAR NOTA(s) FISCAL(is)”

- É legal separa uma pasta para cada sub-comissão para se ter um controle melhor dos
gastos.

Exemplo:
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
SUB COMISSÃO:

ORÇAMENTO:
VALOR VALOR DIFERENÇA DATA TOTAL
SOLICITADO GASTO
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Na Hora do Encontro ocorre o Assalto ao Trem Pagador.


- Uma vez que todos perceberem que existe dinheiro, a noção de caro e barato
desaparece, e todos pedem mais verba, e consideram uma série de despesas como
necessárias; esse Assalto é ainda mais constante da parte dos Apoios. Poucos
realmente percebem que o Encontro têm despesas.

- A histeria é a norma durante o Encontro; é comum essa histeria atingir a parte de


Finanças da Comissão, porque as despesas são muitas e pulverizadas, o talão de
cheques vai embora rapidamente. Mas são despesas pequenas; a impressão de gastos
só faz aumentar a histeria.

- Na metade do Encontro os maiores gastos já foram feitos (ou previstos, como o caso
dos contratos que tem porcentagens a pagar após o Encontro); salvo uma catástrofe
sem precedentes, os gastos serão pequenos a partir daí.

11 – Montando Orçamento
O Diretor de Finanças tem que ter duas características raras: tem que ser minucioso para
controlar centavo a centavo (mais ou menos o serviço de Tesouraria) e tem que ser capaz
de pensar o global, e se for possível, propôr soluções (algo do tipo de Planejamento). Se
mais de uma pessoa estiver nessa Diretoria, melhor.

Para montar o Orçamento, anotamos o seguinte aviso:


- Primeiro de tudo, deixar claro para todo mundo a parte da FENEA, e contabilize sempre
a taxa da FENEA como uma Saída inevitável. Evita confusões, antes, durante e depois.

E anotamos as seguintes dicas:

- Entender os Conceitos de Entrada e Saída. É simples.


Entrada é todo capital que entra, de qualquer natureza (inscrição, venda de bebidas,
patrocínios).
Saída é todo gasto do Encontro, de qualquer natureza.
Um Orçamento simplesmente é uma tentativa de conciliar os números da Entrada com
os da Saída. Se der um desequilíbrio qualquer, é saudável para os organizadores que
seja no sentido do lucro (Entrada > Saída).

- Para montar o Orçamento, é conveniente, para visualizar melhor, dividir os gastos do


Encontro em categorias, preferencialmente de acordo com as diretorias ou
subcomissões da Comissão Organizadora.
Ex.: Infra-Estrutura, Comunicação, Eventos...

- É mais prático que as Subcomissões montem o seu orçamento e venham discutir com o
Diretor de Finanças.

- Ah, durante a maior parte do tempo, o Encontro terá um Pré-Orçamento. Orçamento


meeesmo só teremos depois do Encontro.

- Quando se monta um Pré-Orçamento, se montam especulações, e não a realidade. Em


um Encontro, ao contrário de uma empresa, não serão as Finanças que ditarão as
decisões do planejamento: elas apenas dizem se é viável, ou mesmo coerente.
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Atenção! O que vem agora é mais sutil e significa trabalho.


Mas...
- Todas as complicações e dores de cabeça com os números do orçamento antes do
Encontro são melhores que o desespero, o descontrole, a incerteza e o medo durante o
Encontro.

- É recomendável que no Orçamento se monte um quadro de gastos sem patrocínios,


apoios e descontos.
Assim se tem idéia, e se dá o devido valor, dos patrocínios de um Encontro.
Evitam-se surpresas desagradáveis (promessas não cumpridas, muito freqüentes em
Encontros).
E se prioriza os patrocínios mais importantes, aqueles que fazem a diferença.

- Tenham grandes margens de erro. Sabe como é: dá uma segurança contra imprevistos
(tanto acidentes quanto descuidos das subcomissões, que subestimaram um gasto ou
se esqueceram de algo tipo segurança contra incêndio).

- Como o número de participantes é imprevisível e a maioria dos prejuízos em Encontros


se deu por uma expectativa exagerada de inscritos...
...recomendamos montar orçamentos com diferentes números de inscritos, prevendo
extremos, para mais e para menos.
(O que corresponde a uma variação na Entrada)

- Recomenda-se que montem três orçamentos: um mínimo necessário, um razoável e


um ótimo. Assim, se a grana apertar, dá pra escolher ou o razoável ou o necessário,
em vez de se ficar martelando no ótimo, tendo que bancar depois do próprio bolso.
(Acreditem, essa opção não é nada agradável)
• o mínimo necessário são os itens essenciais para o Encontro, sem requintes e
exageros – ex.: alimentação básica;
• o razoável tem condições melhores, e certos luxos – ex.: alimentação com
sobremesa ou com bebida, talheres de plástico;
• o ótimo apresenta o que se deseja de melhor – ex.: alimentação com sobremesa e
bebida, pratos de louça, talheres de metal, guardanapos, etc...

É a melhor maneira de se prever um bom destino para recursos a mais, caso as


situações catastróficas do orçamento previsto não aconteça;
(O que corresponde a uma variação na Saída)

- Devido ao pouco tempo em que se recebe e se gasta o dinheiro...


...é recomendável montar lista de pagamentos prioritários, em função de sua
necessidade e/ou tempo de execução. É bom que isso seja discutido com a Comissão
inteira.

- Tenha sempre um plano B, uma alternativa, para cada etapa do Encontro... com
orçamento previsto.

- É um desafio saudável para a Comissão conciliar um orçamento com o menor número


de pagantes possível para uma infra-estrutura capaz de abrigar o maior número de
participantes possível. É isso mesmo! Dinheiro de pouca gente, infra pra muita gente.
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Se conseguir fazer isso, o que vier é lucro, em todos os sentidos. Se duvidar, esta é a
dica mais importante de todas!

Por último, algo sobre Alimentação.


- A melhor opção é incluir a alimentação na inscrição pois assim a firma não terá prejuízo
pois terá que fazer um número fixo de refeições e receberá o equivalente àquela
quantidade. Assim todos ficam felizes e satisfeitos e vocês evitam maiores dores de
cabeça. Sempre sobram refeições, geralmente de quem desistiu de ir ao encontro de
última hora, ou de quem foi passear pela cidade. Essas refeições já podem servir para
os seguranças e para alguma instituição de caridade.

- Se o preço das refeições está incluído na inscrição do encontro, lembrar de que no


mínimo 50 pessoas não vão pagar, são elas:
• comissão;
• seguranças;
• diretores da FENEA, oficinantes e delegados (é facultativo, eles podem apenas
pagar o valor da alimentação);
• talvez o pessoal de limpeza queira, mas evitem isso.

12 – Exemplos

13 – Análise dos Casos


Bem, diante de tanta coisa, ainda há o que dizer?
Como foi dito, o Encontro tem de se pagar. Em outras palavras, todos os serviços
prestados aos participantes têm de ser cobertos por sua inscrição.

Um exemplo desse raciocínio: suponhamos que sejam 7 dias de Encontro, com almoço e
jantar, e que cada refeição saia a R$2,00 a unidade. Ora, por participante, independente
do valor da inscrição e do número de participantes, sai R$28,00. O ideal é que feche
exatamente o número de refeições pagas pela Comissão com o número de participantes.
Assim, os participantes, e não a Comissão, estará pagando realmente pela alimentação.

Um outro exemplo: suponhamos que a sacola do evento custe R$5,00, e que a inscrição
seja R$100,00. Pronto. Independente dos patrocínios, do aluguel de espaços ou do bar,
essa sacola estará custando no mínimo 5% do orçamento do Encontro. E se vocês
fizerem a mais, então, nem se fala...

- Pensando dessa maneira, há dois tipos de gastos: os gastos Fixos, ou Gastos K, e os


gastos Variáveis, ou Gastos X.
Os Gastos K são aqueles independentes do número de participantes: aluguel do local
do Encontro, taxa que se tenha que pagar pelas festas, custo com as bandas....
Os Gastos X são aqueles que dependem diretamente do número de participantes:
sacolas do Encontro, classificadores, alimentação...
Preocupem-se com os Gastos K; eles que representarão o prejuízo ou não do
Encontro. Fechem os contratos que dependerão dos participantes, como
Alimentação, apenas quando tiver estabelecido de fato esse número; caso contrário,
passarão a representar Gastos K, ao invés de Gastos X. Façam os gastos que
dependam do número de participantes realmente depender.
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- E raciocinar os custos com base em quanto significam percentualmente em relação à


inscrição individual e ao orçamento do Encontro é interessante para perceber o seu
peso nas Finanças.

Vamos agora para algumas considerações ainda mais complexas, ligadas à Finanças e à
organização interna de uma Comissão Organizadora:
- A Comissão Organizadora estrutura-se de acordo com peculiaridades próprias
(pessoais, metodológicas, culturais), mas devem solucionar os desafios apresentados
pelo Encontro. Alguns são previsíveis, mas dificilmente pensamos neles.

Alguns exemplos com soluções propostas.

Situação - No I ENEA Córdoba (Argentina), cada Subcomissão tinha a liberdade


para assinar os seus contratos.
Vantagem – rapidez na assinatura de contrato e de gastos próprios; obrigação de
todos economizarem ao máximo, afinal, qualquer problema e sairia de seu bolso.
Desvantagem – descontrole total das Finanças antes e durante o Encontro. Os
riscos de prejuízo, dessa maneira, eram enormes.
Proposta - No ENEA Córdoba, poderíamos, com base em orçamentos de outros
Encontros, fixar porcentagens fixas de gastos, levemente inferiores ao usual, para
margem de segurança e incentivar a criatividade e economia.
Por exemplo: se os Atelieres correspondem a 10% do total do dinheiro, reservar um
teto de 7%, por exemplo. Assim, a Subcomissão estaria sempre trabalhando dentro
de margens específicas (com base em uma estimativa de participantes mínima).
Caso surgisse algum imprevisto, suponhamos por particularidades do lugar, seria
necessária uma reunião com todos os representantes das Subcomissões para
“violar” o acordo prévio, e redimensionar todos os outros tetos.

Situação - No IX ELEA Salvador, apenas os dois Diretores de Finanças poderiam


assinar contratos, e sacar o dinheiro da Conta da Comissão para pagar qualquer
despesa.
Vantagem – controle total o tempo inteiro da situação das Finanças.
Desvantagem – demora relativa para gastos, mesmo os menores, e desgaste físico
e mental dos dois membros responsáveis pelas Finanças. Na prática, ocorreram
empréstimos de contas pessoais, que tinham de ser repostos rapidamente, sob risco
de dívidas e problemas para pessoas físicas.
Proposta - A proposta seria, uma semana antes do Encontro, repassar uma
quantia, por exemplo U$ 5.000, pequena para o orçamento global de um ELEA
porém mais do que o suficiente para resolver imprevistos, para contas pessoais das
demais Subcomissões. Após o Encontro, prestar contas e devolver o excedente.

Nas duas situações, as soluções propostas não alteram as estruturas existentes, mas
criam mecanismos de funcionamento interno que corrigem as deficiências.

Isso não necessita de conhecimentos específicos de Administração, mas a atenção


voltada para esse aspecto do Encontro, que geralmente ignoramos. Para os ritos de
funcionamento, os comportamentos internos, os hábitos pessoais, as capacidades de
cada um, os fluxos de informação e capital, e as condições muito específicas da
Comissão Organizadora.
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14 – Dicas Finais
Estamos terminando, enfim!!
O que nos resta são dicas avulsas e alguns pensamentos.

- É importante que o tesoureiro seja uma pessoa mão fechada, que tenha cara de pau de
cobrar as coisas e seja inflexível, porque o que tem de gente chorona pra pagar as
coisas...

- Nas emergências da organização, muitos membros contribuirão com propriedades


pessoais para resolver problemas do Encontro: é bom que registrar tudo, e que tudo leve
uma etiqueta com o proprietário. Evitará uma série de mal-entendidos e problemas
futuros com reembolsos de perdas e danos, e com a prestação de contas do Encontro.

- Outra coisa é: gastos só com nota fiscal. De tudo. Vai fazer o povo da Comissão
aprender a se policiar, a ser o mais preciso possível, e evitar desconfianças de que
fulano ou sicrano está misturando os gastos e se beneficiando.

- Em todos os ofícios a serem entregues ponham a data, e entreguem com duas cópias
(uma para a entidade, outra para controle interno da Comissão), com assinatura ou
carimbo de recebido.

- Peçam os valores por fax em papel timbrado. Facilita as coisas.

- Pensem seriamente em alugar carros para uso da Comissão Organizadora durante o


Encontro, de preferência pick-ups ou camionetes. Não se iludam com a perspectiva de
carros próprios de membros da Comissão: seu número total não é confiável, e pode
acarretar problemas no abastecimento e na prestação de contas.

- Pensar na escala das atividades, dos muitos encontros dentro de um Encontro, e das
pessoas envolvidas (isso vale para todo mundo, e é uma coisa que economiza tempo e
dinheiro). Um exemplo: mais vale uma grande conferência com um arquiteto
estrangeiro, ou pequenas mesas redondas com bons professores da sua Faculdade?
Qual dos dois vai ser mais democrático, mais aberto, mais participativo, menos
cansativo e mais barato?

- Pensar no esforço humano que as idéias demanda. Às vezes pode ser barato, mas
envolver muita gente, ou desgastar muito a Comissão Organizadora. O típico caso do
barato que sai caro.

- Pensar no que as pessoas levam para casa após o Encontro. Existe um valor emocional
agregado a uma série de coisas que representam o Encontro, após o Encontro.

- Os momentos mais marcantes e emocionantes dos Encontros nunca custaram muito.

- Incluam no orçamento do encontro, ou lembrem a firma para incluir no deles:


• pratos, copos e talheres descartáveis;
• guardanapo;
• palitos de dentes.
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15 - E Caso de Prejuízo?
O quê? Além de tudo que já escrevemos ainda tem essa possibilidade?
O seguro morreu de velho, meu caro.
Não temos solução maravilhosa para esse acidente da natureza (embora você já tenha
visto que isso não é um acidente...). Mas existe um modo de evitar que apenas uma ou
duas pessoas arquem com tudo.

No estatuto da Comissão, caso vocês venham a fazer isso, deve ficar claro a igualdade
de todos, na riqueza ou na miséria. Se feito direitinho (para isso, contem com um
advogado ou alguém que entenda bem do assunto), não precisa nem ir pra cartório: se
todos assinarem, vale como um contrato de todos perante todos. Vocês se tornarão uma
sociedade de direito, e os Foros legais irão reconhecer (para isso tem que estar
direitinho....).

Assim, no caso de prejuízo, todos dividem os custos, de modo mais justo.