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versão n .º

“COFFESTAR – CRIAÇÃO DE UM PROJETO”


UC | gestão de projetos

Gestão de projetos
alinhado pelo PMBOK © 4th edition
REPORT SUBMETIDO AO DOCENTE PEDRO CARNEIRO

Componente prática de avaliação

Esc o la S up er io r d e T ec no l og ia e G est ão
In sti tu t o P o lit éc nic o d e V ia na d o Ca st el o
Cu r so D e si gn de A mbi e nt es 3 º A no
AN O L E TIV O 20 14 / 2 01 5

 Ana Macedo
Nº 13348|macedo.ana@hotmail.com|915028478

sexta-feira, 26 de junho de 2015


Índice
SCOPE 1

Autores / Créditos 1

Designação do ProjetoErro! Marcador não definido.

Metodologia PMBOK ©Erro! Marcador não definido.

Processos 4

Critérios de Aceitação 4

Metodologia de PlaneamentoErro! Marcador não definido.

Ferramentas de Planeamento 5

Baseline 5

Descrição dos Principais Milestones 5

Realização 6

Metodologia de acompanhamentoErro! Marcador não definido.

Controle Erro! Marcador não definido.

Verificação do âmbitoErro! Marcador não definido.

Auditoria de Encerramento 10

Avaliação Geral 10

Arquivo 10

Informação históricaErro! Marcador não definido.


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I N T R O D U Ç Ã O

Introdução
“ Nenhum projeto é viável se não começar a ser construído desde já.”

E ste projeto foi desenvolvido no âmbito da unidade curricular de Gestão de


Projetos. O mesmo consiste na criação de um documento que demonstre todos
(caso do meu projeto foram utilizados numa situação real. Escolhi como projeto
a criação real de um negócio local. Este projeto tem em conta fatores comos os inputs e
outputs, e ainda conhecimentos obtidos nas aulas sobre o PMBOK.

SCOPE
O âmbito do meu projeto consiste na criação de um negócio local real, sendo este um
café/bar, com localização em Esposende. Aqui será demonstrado todos os processos que
utilizei até a abertura do mesmo.

Autores / Créditos
Ana Patrícia Silva Macedo nº13348 Design de Ambientes

Designação do Projeto
A aluna escolheu planear para ela e um colega, o início de um negócio próprio, um
café/bar. Será uma fonte de rendimento para ambos, assim como uma nova experiencia.
A aluna tem como papel principal a gestão do projeto mas será também sponsor. O colega
Tiago Costa (sponsor), trabalhara juntamente com a aluna, num local escolhido
posteriormente. O café/bar será chamado de” CoffeStar”, por uma questão de simbolismo
que representa para a aluna e para o seu colega.

A necessidade de criar o negócio surgiu após a aluna e o sponsor enfrentarem a situação do


desemprego, e ainda a estudar a aluna planeou a criação de um negócio próprio na área em
que estava empregada anteriormente. Para além de ser uma fonte de rendimento, a aluna
tinha mais margem de manobra para assistir às aulas na universidade e ainda viver uma
experiencia diferente.

O principal obstáculo que aluna enfrentou foi a oferta de espaços preparados para receber
instalações próprias para café/bar.

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I N T R O D U Ç Ã O

Para iniciar o processo a gestora e o sponsor começaram por procurar espaços que
correspondessem as espectativas de ambos, e ainda que os mesmos tivessem as condições
adequadas próprias de um negócio deste tipo.

Como primeira fase a gestora marca uma reunião com uma contabilista conhecida e faz o
primeiro balanço sobre os possíveis lucros e gastos que os sponsors poderiam vir a ter,
tudo para não correr o risco de não ser um negócio lucrativo.

A evolução e formalização do projeto acontece quando se contacta as finanças, e assinam-


se os devidos documentos para nos declararmos como comerciantes. Ai contactou-se uma
associação de apoio, reúne-se com a técnica e assinam-se contratos.

A escolha do local, apesar de difícil, ficou dentro dos prazos estabelecidos, a gestora e o
sponsor, em unanimidade decidiram o espaço.

Depois de contactar o senhorio do espaço, a gestora juntamente com a contabilista


prosseguiu com os documentos necessários para o procedimento legal de formalização do
termo de abertura de um negócio, assinado pelos sponsors, que se apresentaram na data
combinada no local.

O documento define as responsabilidades assumidas pelos sponsors, requisitos


necessários, realizando-se então finalmente uma reunião para a apresentação do projeto de
forma a cativar o sponsor que interage com a gestora.

Os inícios de obra estão previstos para o dia 27 de fevereiro de 2016 e prevê-se estar
terminado em 40 dias.

Contactou-se vários fornecedores de café após reunir com os mesmos, foi preciso debater
qual a melhor proposta apresentada, visto que a marca de café é um ponto importante até
a nível de ofertas. A marca escolhida foi a Brunati, cujo fornecedor é Sebastião Costa.

A gestora, prosseguiu então com o andamento do projeto para conseguir água e luz para o
espaço escolhido, apos reunir com as entidades competentes, ao fim de cinco dias, o
espaço estava com as condições mínimas para se começar as obras.

A gestora como designer, tratou do projeto de alteração e escolha de materiais, cores, etc, e
mais tarde reuniu com o sponsor para debater os temas escolhidos.

Concordando o sponsor com o projeto do designer, é contactado o encarregado de obras


e dá-se inicio a formalização de intenção de obras, o senhorio e os vizinhos são então
alertados para o facto das obras que vão decorrer.

Iniciam-se as obras, começa-se pela sinalização do local, e remoção de equipamentos que


ainda estavam no espaço, não pertencentes ao senhorio. Os sponsors com o encarregado
de obras vão agora fazer a verificação do espaço.

Começam as obras com a colocação do isolamento e revestimento das paredes, faz-se a


verificação de todos os focos de iluminação e limpa-se novamente o espaço. Começam as
pinturas das paredes e colocação de logotipo no interior e exterior do espaço, o

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I N T R O D U Ç Ã O

encarregado de obras faz a verificação do andamento das obras, e montam-se os balcões e


as arcas fixas, os sponsors fazem uma verificação da obra e novamente do espaço.

Definimos então a conclusão das obras e os sponsors reúnem para debater sobre possíveis
alterações, não havendo nada revelante, processa-se o pagamento aos trabalhadores e
empresa construtora.

Já com o espaço quase pronto, contrata-se o engenheiro informático Fábio Ribeiro, do


gabinete Plug, e o mesmo processa a instalação de computadores impressora e sistemas de
software, assina-se ainda o contrato de apoio de um ano, sem qualquer custo adicional.

Os sponsors reúnem novamente, e o designer Tiago Costa começa a criação de um


facebook, e cria o desenho e divulgação dos panfletos.

Estando agora na reta final, preparamos a entrevista e analisam-se currículos do centro de


emprego da zona, preparam-se contratos.

Por fim, e prontos para abertura, contacta-se o fornecedor de bebidas, e compra-se o


material necessário para o bom funcionamento do local.

Há novamente, uma reunião de sponsors, em que se verifica que o projeto nesta primeira
fase foi um sucesso, esperando agora que ao longo do tempo aconteça o mesmo.

Metodologia PMBOK ©
O processo de planeamento e gestão de um projeto de acordo com o Project Management
Body of Knowledge (PMBOK), define como primeiro passo no dossier de projeto,
a realização do Termo de Abertura (documento anexo 19), elemento que formaliza e
define os elementos básicos e intenção de cooperação entre as partes interveniente.
Atendendo que o respectivo documento se fará analisar e assinar em reunião própria irá
igualmente fazer-se redigir uma ata lavrada e assinada pelos intervenientes como elemento
vinculador dos assuntos deliberados (Anexo1).

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I N I C I O

Início
“ O futuro será o que começamos a fazer dele no presente”

T odos os documentos em anexo são complemento da apreciação, de autorizações


do projeto, de atribuições principais responsáveis, principais entregas, premissas e
restrições.

Processos
O seguinte documento visa dar a conhecer às pessoas exteriores ao projeto, fora das
metodologias de gestão de projetos, perceber o contexto e o propósito do projeto. Aqui
queremos identificar os documentos criados de forma a melhor organizar o projeto. O
nosso scope é definido pela criação de negócio local, “coffestar”, que tem como objetivo ser
um espaço de lazer com uma estética alternativa..

A gestora de projetos responsável pelo seguinte projeto é Ana Macedo. Que se rege pelo
Código deontológico de gestor de projetos (anexo 7).

Tendo todos os critérios sido oficializados o projeto pode então dar-se como iniciado.
Assinado então o termo de abertura (anexo 1)

Critérios de Aceitação
O espaço deveria estar preparado no mínimo no final do mês de fevereiro. Em termos a
gestora do projeto pode ter problemas quanto à organização, uma vez que realmente
sendo estudante, o gabinete e seria realmente necessário um sponsor exterior, que se
arriscasse a entrar num negócio com um jovem estudante. Em termos de concorrência
existiria a possibilidade de se encontrar elevados espaços na mesma zona.

De qualquer maneira o espaço deve estar dentro de todos os critérios de aceitação, para
que possa ser aberto e deve existir todo o tipo de documentação para o mesmo.

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P L A N E A M E N T O

Planeamento
“ O sucesso sempre foi a criação da ousadia.”

T odo o planeamento deste projeto visa a ideias para um bom exemplo e


para um melhor auxilio de projeto, de forma a corresponder ao idealizado.

Metodologia de Planeamento do Projeto


Em primeira mão a equipa de gestão deferiu um levantamento de todos os
stakholders que pode ser estudado em anexo (anexo 13), e a uma tabela de
requisitos e precedências (anexo 17), identificando assim o nível de influência sobre
o projeto. Neste documento é importante estabelecer um registo de todos os
elementos importantes para que sejam cumpridos de forma correta.

O presente gestor de projeto e o encarregado das obras em questão devem


identificar todos os elementos e requisitos necessários para o avanço do projeto,
mais tarde tendo a gestora que passar os seus planos de requisitos para o WBS,
registando assim e monitorizando todos os recursos, os seus fins e viabilizando os
mesmos. (anexo 9).

Ferramentas de Planeamento
As principais ferramentas utilizadas para o planeamento deste projeto
foram Brainstorming, Mind-Mapping, Microsoft Project.

Baseline
A Baseline está em Microsoft Project, formalmente em WBS, com a respectiva
listagem de actividades a seguir tal como as suas precedências. (Anexo 9) (Anexo 4)

Descrição dos Principais Milestones


Existem alguns pontos no projeto que necessitam de apreciações por parte
do sponsor e gestora que se certificam que o projeto está a desenvolver-se dentro
do previsto e sem problemas. Os Milestones aparecerem principalmente em
reuniões. Os principais Milestones encontrados no nosso projeto encontram-se no
anexo 9, definidos como ” PONTO DE SITUAÇÃO COM SPONSORS”.

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E X E C U Ç Ã O

Execução
“ O sonho é o primeiro passo para a realização de um projeto.”

E stá previsto que nesta parte do relatório este já disposta a calendarização


de todas as fases do projeto, com data de inicio e conclusão,
formalizando-se então os autos de verificação e acompanhamento de
projeto. (Anexo 5)

Realização
O projeto conta com uma calendarização preliminar de cerca de 48 dias, a qual
está dividida nas seguintes fases:

- Contactar contabilista
- Contactar finanças
- Contactar associação de apoio ao comerciante
- Contactar sponsors
- Escolha do local
- Contactar fornecedores de café
- Obter energia elétrica para o espaço
- Obter água para o espaço
- Preparar projeto com alterações do espaço
- Preparar obras no espaço
- Iniciar as obras no espaço
- Obras
- Fim de obras
- Informática
- Publicidade
- Procurar funcionário
- Contactar fornecedores de bebidas

O projeto poderá dar-se por completo e com sucesso, se se verificar que na


sua conclusão se aproveitaram todos os recursos disponibilizados, sem sair de
dentro do orçamento e nos conformes estabelecidos pelos gestores e sponsors
do projeto.

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E X E C U Ç Ã O

Os sponsors considerarão que o projeto foi um sucesso se toda a equipa for capaz
de entregar o produto final terminado no prazo estipulado e sem problemas,
assumindo um limite orçamental de 20.000€.

Orientar e gerir a Execução

A orientação das várias fases do dossier pressupõe que a gestora esteja dentro de
todos os assuntos relacionados com o projeto. Delegar as tarefas menos
importantes é uma fase importante do projeto uma vez que possibilita a execução
de todas elas, compreendendo as reais habilitações dos stakeholders e as suas
possibilidades. Nesta área especifica, poderá haver solicitações de mudança, que
poderão ser abordadas pelos stakeholderes específicos como o encarregado das
obras que estão mais dentro do assunto quanto as obras em si que o sponsor e a
gestora de projetos.

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M O N I T O R I Z A Ç Ã O / C O N T R O L O

Monitorização / Controlo
“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito”

O Capitulo 5 define uma ideia de monitorizar e controlar o projeto, controlando a


baseline, os progressos do âmbito, os custos e os prazos estipulados.

Metodologia de acompanhamento
Neste capítulo procuramos prevenir situações imprevistas, que poderiam ocorrer no âmbito
do projeto de forma a transtornar o seu avanço, assim criamos uma tabela com os preços
dos materiais utilizados (anexo 16). De momento não existindo deslizes orçamentais, o
desenrolar do projeto continua.

Controlo

É responsabilidade da gestora fazer com que o âmbito seja cumprido, mantendo todos os
processos organizados deferindo quando é o termo de abertura, motivo que leva a um
controlo, quando acontecem os milestones definidos no WBS. É assim que uma equipa de
gestores deve gerir as situações de risco processos de contingência para corresponder aos
problemas imprevistos que possam surgir.

• Em termos hipotéticos o projeto estaria a seguir corretamente o seu curso, sem grandes
imprevistos.

Verificação do âmbito

A verificação do âmbito é um processo constante de toda a equipa de gestão do projeto, e é


nesta fase que se analisa todo o projeto a fundo, todas as verificações anteriores efectuadas
desde o início da obra.

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M O N I T O R I Z A Ç Ã O / C O N T R O L O

Se o projeto teve sucesso foi porque se cumpriram todos os requisitos necessários


previstos, tendo em conta o limite orçamental de 20.000€.

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F E C H O / E N C E R R A M E N T O .

Encerramento
“Transportai um punhado de terra todos os dias e fareis uma montanha”

E ste capitulo final determina o processo de encerramento do projeto, é


possível que neste capitulo se encontre auditorias de intervenção e
orçamentos necessários utilizados.

Avaliação Geral
Encerrar o projeto consiste no processo de finalização de todas as atividades, de
todos os grupos de processos que foram considerados na gestão deste projeto, para
de forma formal, dar por encerrado todo o âmbito. A abertura do café é a ultima
fase de todo o projeto que dita que todos os requisitos ficaram cumpridos a 100%.
Esta só se deve uma vez que foram feitas avaliações rigorosas, e foi determinada a
conclusão dos trabalhos. Caso se tivesse encontrado alguma anomalia no projeto o
encarregado da tarefa em questão estaria responsável de a voltar a fazer, corrigindo
assim o problema.

Todos os Stakeholders interessados, no caso os sponsores responsáveis pelo


projeto devem ser avisados da conclusão do projeto.

Uma vez que todas as tarefas estão concluidas, poderá dar-se inicio ao âmbito para
que foi criado o gabinete, neste caso, servir de gabinete para design.

Auditoria de Encerramento

Auditoria de cast flow (Anexo 6)

Auditoria de custos overrun (Anexo 8)

Auditoria de tarefas (anexo 12)

Auditoria de recursos utilizados (Anexo 15)

Auditoria de trabalhos (Anexo 21)

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F E C H O / E N C E R R A M E N T O .

Arquivo
Todos os documentos importantes param a melhor compreensão do dossier
Projectual encontram-se em arquivo do 1 ate ao 21.

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