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COMO ORGANIZAR

UM EVENTO
CORPORATIVO
CAPÍTULO 15

Elaborado por: Flávia Candido Alves


INTRODUÇÃO

• Eventos corporativos são muito utilizados para motivar colaboradores e


otimizar a comunicação interna. Suas funções, porém, não param por aí.
• Com um planejamento bem estruturado é possível agregar valor à marca,
oferecer uma experiência engajadora aos consumidores e até mesmo atrair
investidores.
• Os eventos corporativos são ideais para todos os tipos de marcas, desde
aquelas que já estão bem colocadas no mercado até as que ainda não são tão
conhecidas e querem atrair mais audiência.
• Isso porque muitas empresas aproveitam essas oportunidades para divulgar
seu negócio para o mercado, atrair investidores e se colocar como uma
referência em sua área de atuação.
INTRODUÇÃO

• A gestão de eventos corporativos é, talvez, uma das áreas mais desafiadoras


dentro da empresa. Independentemente do caráter da cerimônia, o
responsável por sua realização precisa, além de agradar os envolvidos,
montar e executar um planejamento eficiente.
• Sua responsabilidade vai desde o uso inteligente de recursos para a
publicidade até a elaboração de campanhas de follow-up.
• No mundo corporativo, é comum que eventos sejam organizados para
colaboradores, clientes, associados e até para a caridade. Em todos os casos,
a marca envolvida tem muito a ganhar.
• Mas não pense que o bom relacionamento da empresa deve ser construído
apenas com a sua audiência, investidores e parceiros.
INTRODUÇÃO

• É necessário ser também uma referência para as pessoas que trabalham com
você e até mesmo para seus concorrentes.
• Por isso, nada melhor do que um evento corporativo. Com ele, você cria
oportunidades para mostrar que é uma autoridade em seu mercado, além de
conseguir melhorar a comunicação com todos os envolvidos no evento.
• Para tal, porém, é necessário entender todo o processo. Neste capítulo, vamos
destrinchar a importância dessas atividades e indicar o que deve ser feito
para viabilizar sua realização.
• Além disso, passaremos dicas imperdíveis para facilitar a execução do
planejamento e garantir sua eficiência.
O que são eventos
Corporativos?
Como o próprio nome já explica muito bem,
eventos corporativos são acontecimentos
sociais voltados para um público específico
e com objetivos bem definidos
O que são eventos Corporativos?

• Os eventos são uma estratégia de mercado para que um determinado fim


seja atingido.
• Porém, erra quem acredita que o objetivo de um evento corporativo é apenas
vender.
• É claro que você pode utilizar o evento como um verdadeiro canal de venda,
mas essa é apenas uma das suas funções.
• Alguns são realizados para comemoração, por exemplo, e podem ser restritos
aos funcionários da empresa, ou serem abertos ao público externo, como
investidores e outros empreendedores de seu mercado..
O que são eventos Corporativos?

• Mas, apesar desse conceito básico ser entendido, há algumas diferenças nos
tipos de eventos que podem ser feitos.
• Isso acaba dificultando a escolha do empreendedor na hora de definir qual é o
melhor formato para seu negócio.
Qual a importância
dos eventos
corporativos para um
negócio?
Os eventos corporativos são fundamentais
para ajudar no crescimento da empresa e,
principalmente, para se posicionar em seu
mercado.
Qual a importância dos eventos corporativos
para um negócio?
• Em companhias com a mentalidade menos moderna, você ouvirá que a
realização de eventos corporativos é um gasto desnecessário para a empresa.
• Essa ideia não passa de um pensamento raso e ultrapassado. Sabemos que,
no mercado atual, existe a necessidade de proporcionar uma experiência
positiva tanto para colaboradores quanto para o público geral.
• Isso faz parte não apenas de uma estratégia de vendas, mas sim da formação
de algo muito maior: a cultura organizacional.
• Esse conceito, que diz respeito a ritos, crenças, valores e princípios de uma
organização, é essencial para garantir o engajamento dos profissionais
envolvidos e melhorar a imagem positiva da marca.
Qual a importância dos eventos corporativos
para um negócio?

• Portanto, uma das principais vantagens dos eventos corporativos é o


caminho que eles abrem para aprimorar o relacionamento entre os
integrantes da corporação e, assim, garantir um ambiente de trabalho mais
produtivo.
• Em um momento em que apenas 15% dos trabalhadores ao redor do mundo
estão engajados em suas funções, esse esforço se mostra ainda mais
essencial.
• Mas o engajamento do corpo de colaboradores e a melhoria da comunicação
interna não são as únicas vantagens da realização de eventos corporativos.
Confira outras a seguir!
Qual a importância dos eventos corporativos
para um negócio?

Divulgação da marca
• Mesmo que esse não seja o foco, um evento bem-
sucedido acaba por, de uma forma ou de outra,
divulgar a imagem da marca.
• Esse efeito ainda é potencializado pelo poder das redes
sociais, que servem como canal para os participantes
compartilharem imagens e informações sobre a
cerimônia, de forma completamente espontânea.
Qual a importância dos eventos corporativos
para um negócio?

• Além disso, sabemos que o boca a boca ainda é uma


das formas de marketing que apresenta mais
resultados.
• Portanto, se o seu evento é direcionado a clientes, pode
ter certeza que tudo o que acontecer durante sua
realização será repassado para outras pessoas.
• Se o feedback for positivo, você verá o aumento do
interesse na sua empresa.
Qual a importância dos eventos corporativos
para um negócio?

Geração de networking
• As atividades corporativas são excelentes oportunidades para
criar conexões, tanto para os gestores quanto para os
colaboradores.
• Por essa razão, em muitas companhias, é comum que eventos
de diversos tipos sejam organizados com o intuito de atrair
possíveis investidores.
• A ideia é proporcionar uma experiência satisfatória e
aumentar o conhecimento sobre a marca.
Qual a importância dos eventos corporativos
para um negócio?

• A partir daí, é possível estabelecer contatos valiosos que


podem se interessar em investir na expansão da empresa, em
fazer divulgação de produtos ou em estabelecer parcerias.
• Do mesmo modo, trata-se de uma excelente oportunidade
para quem está buscando determinado perfil de profissional.
• Então, se a sua empresa está procurando um especialista em
Inbound Marketing com experiência no mercado, por exemplo,
organizar um evento focado no assunto pode atrair potenciais
candidatos.
Qual a importância dos eventos corporativos para
um negócio?

Desenvolvimento de profissionais
• No que diz respeito aos profissionais já atuantes na
empresa, as atividades corporativas representam uma
excelente oportunidade para sua capacitação.
• Para começar, elas podem ser o ambiente ideal para
comunicar de forma mais amigável mudanças que
precisam ser feitas nas atividades dos colaboradores.
Qual a importância dos eventos corporativos para
um negócio?

• Visto que permite um contato direto entre gestores e


demais integrantes da equipe, essa prática é uma forma
de eliminar ruídos na comunicação interna.
• Além disso, é possível inserir na programação uma
atividade com foco na capacitação de profissionais.
• Palestras, cursos e workshops podem ser oferecidos para
aprimorar práticas internas, corrigir falhas e possibilitar
que os participantes desenvolvam certas habilidades.
Quais são os tipos
de eventos
corporativos?
A lista de tipos de eventos corporativos
é extensa e, por isso, decidimos falar
apenas dos principais e mais conhecidos.

Dessa forma, ficará mais fácil saber qual


o tipo ideal para cumprir com os objetivos
da sua marca.
CONGRESSO

• Os congressos são eventos pautados na discussão de temas


previamente definidos por grupos que compartilham interesses
e saberes relacionados.
• Geralmente, eles são restritos e classificados de acordo com a
área de conhecimento que será o objeto de discussão.

• Trata-se de um dos tipos de eventos corporativos mais complexos, podendo


englobar outras modalidades e tipos de eventos, como palestras e mesas
redondas.
• É mais provável que você veja esse tipo de evento sendo criado por
associações, universidades, grupos e categorias profissionais.
CONFERÊNCIA
• A conferência é muito parecida com a palestra, sobre a qual falaremos a
seguir, mas uma das maiores diferenças é a formalidade.
• Geralmente, cada conferência conta com a participação de uma grande
autoridade em determinada área, escolhida para fazer uma exposição
aprofundada de um assunto previamente definido.

• A organização de eventos, no caso da conferência, deve ser


bastante cuidadosa já que, nesse formato, apenas a
autoridade convidada pode se pronunciar por mais tempo.
• Porém, nada impede que seja aberto um espaço para o debate
e elaboração de perguntas, quase sempre feitas por escrita.
MESA REDONDA
• Uma mesa redonda funciona mais ou menos como um
debate e é necessário que uma tese tenha sido
previamente apresentada.
• Durante a mesa redonda, várias pessoas se reúnem e
iniciam uma profunda discussão acerca das teses
defendidas por um dos participantes que estão ali.

• Trata-se de um trabalho de construção do conhecimento através da crítica.


• Essa discussão pode acontecer muito antes da elaboração da mesa redonda.
Mas é apenas nesse momento que as críticas são expostas e compartilhadas
com os participantes da mesa redonda.
PAINEL

• O painel é um dos formatos de eventos corporativos mais questionadores.


• Algumas pessoas se reúnem com o propósito de compartilhar com um
grande grupo teses defendidas e apresentadas por um grupo menor.
• Basta imaginar, por exemplo, uma coletiva de imprensa,
em que perguntas são feitas, sobre temas muitas vezes
polêmicos.
PALESTRA
• Esse é sem sombra de dúvidas um dos tipos de eventos
corporativos mais conhecidos.
• Durante uma palestra, uma ou mais pessoas defendem
argumentos e compartilham saberes que podem ser objeto de
questionamentos ao final da apresentação, no momento
indicado para o debate.
• Diferente do que ocorre na conferência, aqui, os participantes podem
participar de forma mais ativa, dada a informalidade do evento.
• É possível, por exemplo, fazer perguntas diretamente para o palestrante.
CONVENÇÃO

• A convenção é um grande encontro entre pessoas


que compartilham gostos semelhantes.
• Um exemplo são as convenções que reúnem
estudantes, engenheiros, geeks e nerds ou cinéfilos.
• No campo empresarial, as convenções são utilizadas
principalmente para promover vendas e anunciar
novidades no mercado.
BRAINSTORMING

• Esse tipo de evento social é ótimo para estimular o


desenvolvimento de ideias.
• Várias pessoas se reúnem para pensar soluções e
alternativas para problemas evidentes e apontados
com antecedência.
• Não há formação de juízo de valor durante o evento, o
que permite que os participantes argumentem e
compartilhem suas ideias sem medo.
SEMINÁRIO

• O seminário é, basicamente, um conjunto de palestras. Pode durar um dia ou


até mesmo várias semanas.

• Nele, várias atividades acontecem, todas de caráter informativo ou educativo


com o objetivo de capacitar ou ajudar no amadurecimento cultural e
científico dos participantes.
QUAIS AS OPÇÕES DE EVENTOS?
• Já que abordamos as vantagens que podem ser
alcançadas com a realização de diferentes tipos de
eventos, vamos nos debruçar nas principais
opções no mundo corporativo.
Reuniões internas

• A realização de reuniões internas é excelente se o seu objetivo é realizar


treinamentos ou estabelecer qualquer tipo de comunicação com os
colaboradores.
• Aqui, vale lembrar a necessidade de manter certo grau de informalidade, a fim
de não perder a atenção dos participantes.
• Esse tipo de reunião não precisa — e nem deve — ser organizada dentro do
local de trabalho.
Reuniões internas

• Para torná-la mais interessante e atrativa, você pode alugar um espaço


específico, reservar um restaurante que agrade a maioria ou até marcar um
encontro em um parque.
• O importante é garantir algum tipo de entretenimento.
• Tal ação diferencia essa atividade daquelas que são realizadas de forma
corriqueira no horário de trabalho.
Lançamento de produtos

• Um bom lançamento de produto é aquele que, antecipadamente, desperta


euforia e ansiedade nos consumidores.
• Esse tipo de evento é um dos únicos que pode reunir em um só lugar gestores,
colaboradores, membros da imprensa, clientes e até concorrentes.
• Tradicionalmente, membros do mercado de tecnologia são grandes
entusiastas desse tipo de atividade.
Lançamento de produtos

• Seja na organização de feiras como a E3, seja em lançamentos específicos


como os da Apple, esse tipo de cerimônia atrai grande atenção do público
geral e garante a divulgação nos meios de comunicação.
• É claro que, para empresas de menor porte, não é possível realizar ações tão
grandiosas.
• Ainda assim, você pode usar criatividade para oferecer atrativos ao público e
garantir uma repercussão positiva.
Lançamento de produtos

• As celebrações corporativas são fundamentais para a formação da cultura


organizacional. Nesse caso, a informalidade deve predominar e os
participantes devem ser encorajados a deixar de lado os assuntos de
trabalho.
• Essas atividades podem ser executadas em feriados comemorativos, como
Natal e Páscoa. Além disso, cerimônias podem ser organizadas para celebrar
metas alcançadas ou premiar membros da equipe que apresentarem os
melhores resultados.
Como organizar um
evento corporativo?
A organização de eventos corporativos
demanda um planejamento completo que
vai desde estabelecer um objetivo até os
arranjos finais, como aqueles relativos à
estrutura, pessoal envolvido e divulgação.
Veja a seguir os passos:
1. Estabeleça um objetivo
• Não é possível começar a organizar um evento corporativo sem ter um
objetivo em mente. Afinal de contas, realizar um evento é também uma
estratégia de mercado e, por isso, precisa ter uma finalidade.
• O objetivo pode variar:
✓ Aproximar a marca dos clientes,
✓ Divulgar um novo produto,
✓ Conseguir parceiros de mercado,
✓ Colocar a marca em uma posição de destaque,
✓ Educar sua audiência.
2. Defina seu orçamento

• O segundo passo é definir o orçamento, ou seja, quanto a empresa está


disposta a pagar para a realização do evento.
• Isso é fundamental porque o custo varia de acordo com o tipo de evento, a
duração, o local, o número de convidados e palestrantes contratados, entre
outros detalhes que você precisa definir se terá, como alimentação a atrações
culturais.
3. Escolha data, local e horário

• A data, local e horário do evento devem ser pensados com antecedência e


principalmente para proporcionar o melhor resultado tanto para você quanto
para quem participará de seu evento.
• Se o evento for em ambiente aberto, por exemplo, a data deve estar alinhada
com a previsão do tempo. Afinal, todos querem evitar dias chuvosos.
• Ao mesmo tempo, é importante pensar no público, para que ele possa se
preparar caso tenha que viajar ou mudar o horário de um dia de trabalho para
participar de seu evento.
4. Encontre os palestrantes perfeitos

• O que vai definir o número de palestrantes de seus eventos corporativos é o


orçamento disponível, já que a qualidade não pode ser questionável aqui.
• É claro que é importante colocar pessoas conhecidas em seu mercado para
palestrar. Afinal, isso chama a atenção do público principalmente quando
planejamos eventos corporativos para nossa audiência.
• Mas não se preocupe em chamar apenas pessoas famosas.
• Seus palestrantes podem ser até mesmo pessoas que já trabalharam na sua
empresa, têm conhecimento avançado na área que atuam e desejam
compartilhar seus conhecimentos.
5. Crie materiais de divulgação

• Sabe aquele velho ditado que diz que a propaganda é a alma do negócio?
• Ele também se aplica aos eventos corporativos, principalmente quando são
voltados para o público externo.
• É preciso colocar em prática várias estratégias de divulgação, como
postagens em mídias sociais, envios de e-mail e outras que você já sabe que
chegará ao seu público.
6. Teste tudo antes

• Não pense que a organização do seu evento terminou assim que você vendeu
todos os ingressos.
• Para fazer bonito, tudo deve ser verificado antes do grande dia. Isso vale para
as apresentações, microfones, iluminação, som e demais aspectos da
infraestrutura.
• Não é nada legal perceber que as coisas não estão funcionando só no dia do
evento.
7. Mantenha o relacionamento com seus clientes

• Um dos principais objetivos de um evento corporativo é criar e aumentar a


comunicação com clientes.
• Por isso é importante pegar os contatos de todos os participantes e manter
uma interação pós-evento. É o chamado marketing de relacionamento.
• Além disso, não deixe de pegar também o feedback de quem participou.
• Assim, você consegue entender o que deu certo e o que ainda pode ser
melhorado.
7. Mantenha o relacionamento com seus clientes

• Todos aqueles que participam de um evento corporativo estão demonstrando,


de certa forma, algum interesse por sua marca.
• Por isso, esse é um público que merece atenção, já que é provável que essas
pessoas adquiram seus produtos e serviços.
• Mas os eventos corporativos são apenas uma maneira de atrair clientes.
Quais ferramentas
podem ser úteis para
a gestão de eventos
corporativos?
Na era pós transformação digital,
utilizar a tecnologia para facilitar o
desenvolvimento de projetos é
praticamente uma obrigação e, com a
gestão de eventos, não é diferente.
Quais ferramentas podem ser úteis para a
gestão de eventos corporativos?

• Já citamos aqui que a utilização de aplicativos especializados pode ser muito


interessante para aprimorar e mensurar a experiência dos convidados.
• Mas, além disso, dependendo da magnitude do evento, é comum que os
organizadores utilizem leitores de QR code para otimizar o entendimento dos
participantes.
• Em uma exposição de produtos que utilize essa tecnologia, por exemplo,
basta uma pessoa escanear o código referente a um item para receber
informações detalhadas em seu smartphone.
Quais ferramentas podem ser úteis para a
gestão de eventos corporativos?

• Ademais, a inscrição em palestras e workshops que contem com espaço


limitado pode ser realizada de forma totalmente digital.
• Isso diminui as filas e o tempo de espera, evitando uma reação negativa por
parte do público.
• Naturalmente, é crucial que o local disponibilize um acesso rápido e eficiente
à internet.
Como garantir a
eficiência do
planejamento?
Nem sempre o produto final faz jus ao
que foi planejado. Ainda assim, é
importante tomar medidas para que o
planejamento seja seguido da forma
mais apropriada possível.
Como garantir a eficiência do planejamento?

• O principal fator para isso é a capacidade da equipe em lidar com


imprevistos. Não adianta, porém, esperar que seus colaboradores resolvam
tudo por intuição.
• Assim, é crucial que os profissionais envolvidos na organização passem por
treinamentos específicos.
• Além de definir as etapas para o cumprimento do que foi planejado, essas
sessões devem incluir orientações para circunstâncias não previstas. Afora
isso, todos devem saber como utilizar as tecnologias necessárias.
Como garantir a eficiência do planejamento?

• A fim de garantir a eficiência, tente prever os problemas que podem ocorrer.


• Elabore planos alternativos a serem executados caso algo não saia como o
planejado.
• Por isso, tenha substitutos bem encaminhados para o caso de um palestrante
não comparecer e certifique-se da credibilidade de seus fornecedores.
• Para assegurar que o evento contará com a divulgação esperada, faça uso de
press releases para chamar a atenção da imprensa para o acontecimento.
Como garantir a eficiência do planejamento?

• Os eventos corporativos são comuns em empresas de todos os segmentos,


com objetivos que vão desde o engajamento de colaboradores até a
divulgação de ações e produtos.
• O caráter da cerimônia é definido de acordo com os objetivos da organização,
mas sua execução sempre depende de um planejamento bem estruturado.
• Para garantir seu sucesso, esteja pronto para imprevistos, faça bom uso da
tecnologia disponível e não deixe passar a oportunidade de coletar dados
valiosos.
BIBLIOGRAFIA/ SITEOGRAFIA

• ALL NET NÚCLEO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL (São Paulo) (ed.). Como organizar um
evento corporativo. In: ALL NET NÚCLEO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL (São Paulo)
(ed.). ProfessionAll Net: Secretariado. São Paulo: Work One Editora, 2015. Cap.15. p. 63 a 65.

• HOTMART (org.). 7 dicas para organizar eventos corporativos. 2018. Disponível em:
https://blog.hotmart.com/pt-br/eventos-corporativos/. Acesso em: 27 maio 2020.

• REDATOR ROCK CONTENT (org.). Aprenda como organizar eventos corporativos de


sucesso. 2020. Disponível em: https://rockcontent.com/blog/eventos-corporativos/.
Acesso em: 27 maio 2020.

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