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ÍNDICE

1# O que são gastos

fantasmas?

2# 5 passos para você nunca

mais se assustar com gastos
fantasmas

3# Resumindo

4# Simplifique

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Introdução
Muitas empresas, principalmente as
que estão passando por um rápido
crescimento, vivem o pesadelo dos gastos
fantasmas.

Isso acaba interferindo na lucratividade

das organizações e assusta os
responsáveis pelo controle das despesas.

Pensando nisso, a Conta Simples preparou

algumas dicas valiosas que podem ajudar
os times financeiros na solução desse
problema.

Pronto para conhecer essas sugestões?

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1# O que são gastos
fantasmas?
Os gastos fantasmas são pequenas
despesas desnecessárias que podem
comprometer o orçamento de uma empresa.
Pelo fato de não serem grandes, eles não
são percebidos, mas geram um acúmulo que
prejudica o controle financeiro das empresas
e tiram o sono de quem precisa identificá-
los.

Geralmente, eles acontecem com serviços

ou ferramentas por assinatura contratados
pelos vários departamentos ou centros
de custo da empresa, mantidos no cartão
corporativo e debitados automaticamente
sem que haja um responsável.

A busca por esse tipo de gasto, além de

tomar tempo, causa um desgaste grande
nos departamentos financeiros, afinal, ela
é feita com base em informações que não
foram detalhadas e são difíceis de rastrear.

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2# 5 passos para
você nunca mais se
assustar com gastos
fantasmas
Agora que você já conhece a definição de
gastos fantasmas, fica mais fácil entender
todo o contexto em que eles estão inseridos,
certo?

Basicamente, quando o assunto é gasto

fantasma, é preciso ficar atento a alguns
pontos essenciais, como mudanças nos
times e realidade da empresa.

Por isso, é importante ficar de olho,

acompanhar as alterações de cenário e ter
em mente um passo a passo para organizar
a casa com tranquilidade.

A seguir, é possível conferir 5 passos que

podem ajudar e muito nisso!

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1º passo: Registre

Tenha em mente que todos os gastos devem

ser documentados. Não importa o valor,
tudo deve estar devidamente registrado.
Somente assim vai ser possível ter controle
sobre as transações e localizar os gastos
fantasmas que podem estar comprometendo
o orçamento e o avanço da empresa.

2º passo: Analise

Depois que você documentou tudo, é hora

de analisar os detalhes dessas despesas. A
ideia aqui é muito simples: de que adianta
documentar se o registro não está sendo
analisado com cuidado? Por isso, faça uma
avaliação do que foi apurado. Essa análise
de dados pode trazer boas respostas e
um nível de consciência maior sobre as
operações diárias.

3º passo: Organize

Outro aspecto importante em relação aos

gastos fantasmas é ter tudo mapeado.
Organizar os procedimentos que acontecem
dentro da empresa ajuda a orientar melhor

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a equipe e pode diminuir possíveis erros
no meio do caminho. A partir do momento
em que as pessoas do time conhecem os
processos, tanto as falhas quanto os gastos
fantasmas podem ser reduzidos.

4º passo: Categorize

Depois de ter tudo registrado, analisado

e organizado, chega a vez de categorizar
as despesas nos controles financeiros.
Nesse caso, não vale aquele hábito de
inserir “outros” em despesas em que não
estão bem definidas, certo? Lembre-se de
especificar tudo para que os gastos fiquem
claros e sejam rapidamente identificados.
Depois disso, é só dividi-los em categorias
para facilitar o processo.

5º Descentralize

Por incrível que pareça, descentralizar

também ajuda na hora de controlar gastos
fantasmas. Isso porque a distribuição de

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cartões corporativos pelos departamentos
da empresa pode ser feita com um teto
de gastos. Dessa forma, cada área fica
responsável pelos próprios gastos e sabe
quais serviços e assinaturas estão sendo
utilizados.

Algumas plataformas, como a Conta

Simples, oferecem essa autonomia para
os times, com a possibilidade também
de cadastrar diferentes usuários caso a
gestão financeira seja realizada por mais
de uma pessoa, como o CFO, os heads
de departamentos, analistas financeiros,
contadores ou outros usuários.

Isso faz com que as responsabilidades

sobre as despesas não recaiam somente
sobre uma pessoa, as informações
tenham uma melhor circulação e a gestão
financeira seja mais simplificada.

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3# Resumindo
E aí? Deu para perceber que os gastos
fantasmas exigem um trabalho constante
junto ao que acontece no fluxo de caixa
das empresas, não é mesmo?

Por isso, é importante registrar e analisar

todas as despesas, organizar todos os
gastos e processos dentro da empresa
para o time financeiro, categorizar tudo
o que está envolvido nos valores e saber
que descentralizar ajuda a manter o foco
no que realmente está sendo utilizado,
sem coisas desnecessárias e que se
transformam em uma bola de neve quando
somadas.
Muitas empresas jogam dinheiro fora
com gastos fantasmas e não imaginam o
quanto perdem com essa falta de cuidado.
Por isso, preste atenção e veja se a sua
empresa não está cometendo esse mesmo
erro.

Portanto, pratique esses passos e

acompanhe uma verdadeira experiência de
transformação na sua empresa.

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4# Simplifique
A Conta Simples é uma plataforma que
reúne conta digital, múltiplos cartões
corporativos e gestão de despesas.

Com ela, os clientes podem emitir vários

cartões corporativos, físicos ou virtuais,
definir um responsável e um limite para
cada cartão, facilitando a gestão das
despesas de cada área.

Assim, fica mais simples acompanhar

(por meio de gráficos e relatórios) quando,
quanto e com o quê cada área da empresa
está gastando.

Tudo acontece de forma rápida e

descentralizada, sem que o departamento
financeiro perca o controle dos gastos.

Trajetória da Conta Simples

A Conta Simples foi acelerada duas vezes
pela Y Combinator, a maior aceleradora
do mundo, de onde saíram startups como
Rappi, Airbnb e Dropbox. Na segunda vez,
isso aconteceu na modalidade de seed
extension.

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Ela também foi eleita uma das 50 startups
que mudam o Brasil pela revista Exame
e está entre as 100 startups inovadoras e
altamente escaláveis que se destacaram
em 2020, segundo a publicação Pequenas
Empresas & Grandes Negócios.

Diferenciais da Conta Simples

A Conta Simples é uma solução digital
completa para empresas porque ela
simplifica as operações financeiras
centralizando todos os gastos em um único
lugar, uma conta digital.

Abra sua conta

sem custos

A ferramenta permite a emissão de até

255 cartões virtuais e inúmeros cartões
físicos, de acordo com as necessidades
da empresa, para que cada funcionário ou
setor da organização seja responsável pela
realização dos pagamentos.

Na gestão de usuários da conta e cartões,

define-se não só as camadas de acesso,
mas também o teto de gastos para cada um
desses cartões.

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Com os valores estipulados para cada
área ou para toda a empresa, os gastos
aparecem em um extrato único para cada
cartão. Isso contribui para o monitoramento
das atividades e o controle do limite
definido no orçamento.

Todas as saídas que acontecem no fluxo

de caixa são identificadas de forma
clara e transparente, tornando possível
um controle maior sobre os gastos e a
verificação da origem das autorizações de
pagamentos.

Quer saber como começar a usar a Conta

Simples na sua empresa?

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