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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP

Código Data Emissão Data de Vigência Próxima Revisão Versão nº


CA- POP-GQ 001 NOV/2005 01/DEZ/2005 DEZ/2007 01

ÁREA EMITENTE: GERÊNCIA DA QUALIDADE

ASSUNTO: POP - Procedimento Operacional Padrão


RESPOSTA

OBJETIVO

Padronizar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) em termos de redação, emissão e distribuição.

APLICAÇÃO

Este POP aplica-se unicamente ao Laboratório de Controle Analìtico.

DIVULGAÇÃO

Este POP é divulgado eletronicamente via Rede da PAJ MOREL ficando disponível para consulta somente
para o Laboratório de Controle Analítico.
Uma cópia papel pode ser emitida pelo Responsável Documentação:
• desde que o nome da pessoa ou entidade destinatária desta cópia conste do quadro abaixo de
Usuários Principais com a menção “Cópia papel”.;
• ou, em caso excepcional, com a prévia autorização do emitente deste POP.

EMISSÃO, REVISÃO E APROVAÇÃO

Este POP foi:

• Emitido por : João Guilhermo da Silva – Gerência da Qualidade


• Revisado por : Márcia Teixeira – Gerência do Laboratório de Controle Analítico
• Aprovado por : Adriano Leite – Gerência de Produção

USUÁRIOS PRINCIPAIS

Acesso Nome Área


Via Rede João Guilherme da Silva Gerência Garantia da Qualidade
Via Rede Márcia Teixeira Gerência do Laboratório de Controle Analítico
Cópia papel Laboratório de Controle Analítico Laboratório de Controle Analítico
Via Rede Flávio Brandão Responsável Documentação
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ASSUNTO: POP - Procedimento Operacional Padrão


RESPOSTA

HISTÓRICO

VERSÃO DATA PÁGINA NATUREZA DA MUDANÇA


1 01/11/2005 1a8 Criação do Documento
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ÁREA EMITENTE: GERÊNCIA DA QUALIDADE

ASSUNTO: POP - Procedimento Operacional Padrão


RESPOSTA

1. DEFINIÇÃO

Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são documentos eletrônicos (eventualmente impressos


em papel) que descrevem como conduzir rotinas laboratoriais e gerenciais.
As pessoas envolvidas no sistema de gestão do LCQ (Laboratório de Controle de Qualidade) deverão
sempre respeitar as instruções contidas nos POPs.

2. CRIAÇÃO DE UM POP

2.1. EMISSÃO

Os POPs podem ser criados por instrução ou iniciativa de qualquer pessoa de um laboratório ou
área de apoio, desde que seja um consenso de toda a equipe daquele laboratório ou área.
Os passos da emissão são os seguintes :
1) Redação pelo Emitente.
2) Envio para o Revisor que é escolhido em função do seu conhecimento na área de atuação do
POP.
3) Correções/sugestões sucessivas via E-Mail até acerto entre o Emitente e o Revisor.
4) Envio pelo Emitente para a Gerência da Qualidade.
5) Correções/sugestões sucessivas via E-Mail até acerto entre o Emitente e a Gerência da
Qualidade.
Obs _ Os passos 4) e 5) são dispensados se o Emitente for a própria Gerência da Qualidade.
6) Envio para o Aprovador que é escolhido em função do seu conhecimento e do seu grau de
autoridade na área de atuação do POP.
7) Correções/sugestões sucessivas via E-Mail até acerto entre o Emitente e o Aprovador com
eventuais consultas ao Revisor e à Gerência da Qualidade.
8) Envio do POP final pelo Emitente ao Responsável Documentação

O Emitente do POP é responsável pela sua emissão em arquivo Word, pela sua circulação via E-
Mail para revisão e aprovação (podendo haver várias trocas de E-Mail até revisão e aprovação
definitivas), pelo seu envio ao Responsável Documentação para emissão do documento eletrônico
definitivo e das eventuais cópias papel. Deverá também ser enviada pelo Emitente ao
Responsável Documentação, junto com a versão final do POP, uma cópia de todos os E-Mails
enviados e recebidos pelo Emitente a respeito da emissão deste POP.

A disponibilização destes POPs pelo Responsável Documentação para os usuários é tratada no


CA-POP-RD-001.

2.2. APRESENTAÇÃO DA CAPA DO POP

Apresentar conforme modelo da página 1 deste POP (CA-POP-GQ-001).


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RESPOSTA

Observações:

• A capa deverá ser apresentada, fora raras exceções, em uma única página (a primeira).
• O cabeçalho deverá ser repetido em cada página do POP.

• Página: Colocar o número da página e indicar o número total de páginas do POP, incluindo
também o(s) eventual (ais) anexo(s).

• Código: Indicar o número do POP, obedecendo aos seguintes critérios:

• O número deverá ser apresentado sob a forma: CA-POP-XX-YYY


• Os 5 primeiros caracteres deverão sempre ser "CA-POP", a exceção do Manual da
Qualidade onde estes caracteres deverão ser “CA-MQ”.
• Substituir XX pelo Código da Área ou do tipo de POP´s, como por exemplo :
• RD: Responsável Documentação
• CA: Controle Analítico
• GQ: Gerência da Qualidade
• Substituir YYY pelo número seqüencial, por ordem cronológica, do POP.

• Data Emissão: Colocar nesse campo o mês e ano da emissão do POP.

• Vigência: Colocar nesse campo o dia, mês e ano a partir da qual o POP entra em vigor.

• Próxima Revisão: Fica estabelecido no máximo o período de 2 anos para revisão do POP a
partir do mês e ano de emissão.

• Versão: Colocar nesse campo o número da versão do POP.

• ÁREA EMITENTE: Identificar a área responsável pela emissão do POP.

• ASSUNTO: O assunto, embora deva ser o mais conciso possível, deverá refletir toda a
extensão de atuação do POP. Por exemplo, se o POP tratar de operação, de manutenção e
de ajuste/calibração de um equipamento "X", todos esses termos deverão constar do título.

• OBJETIVO : Descrever o objetivo do POP.

• APLICAÇÃO : Identificar a(s) área(s) de aplicação do POP

• DIVULGAÇÃO : o texto abaixo deverá ser repetido neste item em todos os POPs :
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ASSUNTO: POP - Procedimento Operacional Padrão


RESPOSTA

Este POP é divulgado eletronicamente via Rede da PAJ MOREL ficando disponível para consulta
somente para o Laboratório de Controle Analítico.
Uma cópia papel pode ser emitida pelo Responsável Documentação:
• desde que o nome da pessoa ou entidade destinatária desta cópia conste do quadro abaixo
de Usuários Principais com a menção “Cópia papel”.;
• ou, em caso excepcional, com a prévia autorização do emitente deste POP.

• EMISSÃO, REVISÃO E APROVAÇÃO : Identificar responsáveis e áreas respectivas pela


emissão, revisão e aprovação do POP.
Conforme comentado no item 2.1, deverão ser identificados :
9 o Emitente;
9 o Revisor;
9 a Gerência da Qualidade (exceto se ela for emitente do POP; neste caso, só
consta uma vez como Emitente);
9 o Aprovador.

• USUÁRIOS PRINCIPAIS : Preencher o quadro indicando :

• O tipo de acesso ao documento, ou seja :


• Via Rede;
• Ou Cópia papel;
• O nome do Usuário do procedimento;
• A Área onde o Usuário pertence;

Obs – Deverá sempre constar desta lista o RD (Responsável pela Documentação).

• Histórico: Deverá conter as alterações sucessivas realizadas no procedimento, sendo


preenchido a cada modificação: a versão, a data, a página e a natureza da mudança.

3. ATUALIZAÇÃO DO POP

A emissão de uma nova versão do POP segue as mesmas regras que aquelas mencionadas no item
2.1 deste POP (CA-POP-GQ-001). Salvo exceção, o Revisor e o Aprovador deverão ocupar as mesmas
funções que para a versão anterior.
O número do POP revisado permanece o mesmo que o número das versões anteriores e a versão do
POP revisado deverá ter o número seguinte ao da versão sendo substituída.
O prazo máximo de validade de uma versão determinada de um POP será de dois anos ou quando
houver necessidade de uma mudança em relação à versão em curso.
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4. CONTEÚDO DO POP

O POP deverá sempre responder às perguntas seguintes em relação ao que está sendo exposto:

• Quem faz ?
• O que faz ?
• Quando faz ?
• Como faz ?
• Onde faz ?

Não mencionar o nome de pessoas no POP, mas sim o nome dos cargos.
Quando o POP estabelece o uso de um formulário, anexar o modelo desse formulário ao POP.

5. CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO DOS POPS

Uma cópia eletrônica ou papel da versão em curso de cada POP deve ficar disponível a todos os
usuários do POP.
É conservada uma cópia eletrônica de todas as versões de cada POP dentro da rede.
A rede só permite acessar eletronicamente a última versão de cada POP bem como todas as cópias
papel referentes a versões anteriores devem ser recolhidas e destruídas pelo Responsável
Documentação.

6. POPS EXTINTOS

Quando um POP é extinto, o Responsável Documentação precisa conservar a rastreabilidade deste


POP .

Dois casos podem ocorrer:


• O POP é substituído por um outro (com outra numeração): o arquivista estabelecerá uma tabela de
correspondência mostrando o número do POP antigo e o número do POP substituto. Esta tabela
constitui um registro do sistema da qualidade.
• O POP não é substituído por outro. Neste caso, o rastreamento será feito com a lista dos POPs em
vigor na época do estudo.

7. FORMULÁRIOS ANEXOS

Quando o POP contiver formulários anexos, estes deverão fazer parte integrante do POP, inclusive
sendo incluídos dentro da numeração das páginas do POP. Os formulários deverão comportar um
código do tipo CA-POP-GQ-001-v.1 que permita identificar o POP e a sua versão.
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8. LISTA DOS POPS

A lista dos POPs deverá ser atualizada pelo Responsável Documentação, conforme modelo ANEXO I,
cada 6 meses ou antes, se julgado procedente por este Responsável.
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ANEXO I
MODELO DE LISTA DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

Laboratório Controle Analítico CA-POP-GQ-001-v.1

LISTA DOS POPs


Data :01/12/05

Autor / Versão Emissão Data de Próxima


Número Título Revisor Vigência Revisão