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ROTINAS ADMINISTRATIVAS

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ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

O auxiliar administrativo irá auxiliar nas mais


variadas funções e serviços de uma empresa. O
funcionamento de uma empresa depende direta ou
indiretamente do que chamamos de rotinas
administrativas, que são as atividades desempenhadas
por este profissional. Ele é responsável por verificar a
entrada e saída de correspondências, receber e enviar
documentos, atender chamadas telefônicas, recepcionar
o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter atualizados os contatos
da empresa, saber utilizar máquinas comuns em escritório, como por exemplo,
impressoras, máquinas copiadoras, computadores e programas de planilhas em geral.
Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, é necessária a união de quatro
elementos ou recursos, sendo eles:

 Humanos: São os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais


importante para que a empresa alcance seus objetivos.
 Materiais: São as máquinas que se destinam a produzir bens e serviços.
 Técnicos: São as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa.
 Financeiro: é o capital empregado na produção dos bens, na atividade comercial
e/ou serviços.

DEFINIÇÕES IMPORTANTES

PESSOA FÍSICA: É a pessoa natural, ou seja, todo ser humano. A personalidade civil da
pessoa começa do nascimento, com a vida. Possui CPF.

PESSOA JURÍDICA: São entidades (empresas) a que a lei confere personalidade,


conjunto de pessoas ou bens criados com uma finalidade, sempre há uma pessoa física
responsável por uma pessoa jurídica. Possui CNPJ.

CONTRATO SOCIAL: Quando duas ou mais pessoas se unem para abrir uma sociedade,
é necessário elaborar o contrato social, que são as regras que constitui a entidade. Define
o investimento de cada sócio, a participação nos lucros da empresa, e as
responsabilidades de cada um.

RAZÃO SOCIAL: É o nome que a pessoa jurídica é registrada, geralmente, são as inicias
da pessoa física que está constituindo a empresa. É o
“nascimento” da empresa na junta comercial.

NOME FANTASIA: É o nome de divulgação da sua


empresa, também conhecido como nome de fachada. É o
nome pelo o qual os clientes passam a conhecer o seu
negócio.

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MARCAS: É o símbolo que está associado à sua empresa.

ATENÇÃO!!!

Não confunda razão social com nome fantasia. A razão social é


utilizada perante os órgãos públicos, já o nome fantasia serve de
divulgação para os clientes. É como uma pessoa que possui nome e
apelido, o nome é a razão social e o apelido é o nome fantasia.

VOCÊ SABE QUAIS OS PROCEDIMENTOS PARA ABRIR


UMA EMPRESA?
Informações básicas para abrir uma empresa:

TIPOS DE SOCIEDADE

EMPRESÁRIO (INDIVIDUAL): É a pessoa que trabalha com o comércio ou serviço e não


depende de graduação para desempenhar suas funções.

SOCIEDADE EMPRESÁRIA LIMITADA: É a sociedade que possue dois ou mais sócios.


Trabalha com atividades não intelectuais (comercializa produtos e serviços).

SOCIEDADE SIMPLES LIMITADA: É a sociedade que possui dois ou mais sócios,


trabalha com atividades intelectuais. O serviço possui caráter pessoal e realizado pelos
própios donos da empresa (clínica odontológica, escritório de advocacia).

TIPOS DE PARTICIPAÇÃO

SÓCIO ADMINISTRADOR: É o sócio que desempenhas as funções dentro da empresa e


é responsável pela admnistração da mesma. Recebe pró-labore e assina legalmente pela
pessoa jurídica (empresa).

SÓCIO-QUOTISTA: Não trabalha na empresa, ao invés de pró-labore retira a


participação nos lucros ou prejuízos da empresa, e também responde legalmente pela
pessoa jurídica.

SÓCIO INVESTIDOR: É o sócio que investiu uma quantia em dinheiro no negócio para
que a empresa fosse constituída. É considerado o dono da empresa e está desobrigado
de qualquer tarefa operacional.

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SÓCIO ACIONISTA: Pessoa física ou jurídica que possui ações de uma empresa. Não
participa das decisões da empresa, apenas retira o lucro de acordo com o percentual de
ações que foi adquirida.

DANDO INÍCIO AO PROCESSO DE ABERTURA DA


EMPRESA:
CÓPIAS DE DOCUMENTOS

 Cópia autenticada do CPF e RG do titular, no caso


de empresário individual, ou dos sócios
administradores, em caso de sociedade.
 Cópia do comprovante de endereço da empresa,
este documento será utilizado para a emissão do
Alvará de Funcionamento.

CONSULTA DE IMÓVEL, NOME DA EMPRESA E SÓCIOS: Consulte junto à prefeitura


se o imóvel que você pretende abrir sua empresa pode ser usado para os devidos fins,
verifica o carnê do IPTU. Quanto ao nome da empresa, dirija-se a um escritório de
contabilidade e o contador fará os procedimentos necessários de cadastro no site da junta
comercial. Caso tenha sócios, é importante verificar a situação deles perante os órgãos
fiscalizadores.

REGISTRO DE CONTRATO SOCIAL OU REQUERIMENTO DO EMPRESÁRIO: Após as


consultas é o momento de registro do contrato social, que deve se registrado na junta
comercial. O contrato de sociedade simples limitada é registrado no cartório de pessoas
jurídicas. O requerimento de empresário é direcionado para o empresário individual, o
contrato social, é para as empresas que possui dois ou mais sócio. O registro de ambos é
realizado na junta comercial.

CNPJ E INSCRIÇÃO ESTADUAL: Após os registros é hora de obter o CNPJ da sua


empresa junto à Receita Federal. Para obter a inscrição estadual ou saber se e ela é
isenta é necessário comparecer na Secretaria Estadual da Fazenda do seu estado.

INSCRIÇÃO MUNICIPAL E ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO: Toda empresa necessita


da inscrição municipal da cidade onde ela irá funcionar, para isso, é necessário
comparecer na secretaria da fazenda do seu município. Quanto ao alvará de
funcionamento, ele também é solicitado na prefeitura da sua cidade e é a permissão para
que sua empresa possa manter-se aberta.

REGISTRO NO SINDICATO: Cada atividade empresarial possui um representante


sindical. Informe-se no sindicato de sua cidade e registre-se.

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SETORES EMPRESARIAIS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: A área administrativa visa a maximização dos


investimentos e do lucro e controla a entrada e saída de recursos financeiros, objetivando
o desenvolvimento do negócio.

DEPARTAMENTO COMERCIAL: O setor comercial coordena o processo de vendas da


empresa. Esse setor é muito importante, porque é através das vendas que a empresa
obtém recursos financeiros necessários para se manter no mercado.

DEPARTAMENTO FINANCEIRO: É um conjunto de ações e procedimentos


administrativos envolvendo o controle das atividades financeiras da empresa. Podemos
citar como controles financeiros:

 Contas a pagar: São obrigações (despesas) adquiridas pela empresa, que devem
ser pagas dentro do vencimento. Geralmente, as mercadorias compradas pela
empresa são adquiridas a prazo, assim, elas devem ser pagas nos prazos
estabelecidos.

 Contas a receber: São direitos adquiridos (receitas) pela empresa. Quando a


empresa revende uma mercadoria à prazo, automaticamente, já gera para a
empresa o direito de recebimento desse dinheiro no prazo estabelecido.

 Controle de Caixa: Com o controle de caixa é possível encontrar o saldo líquido


após todas as entradas de recursos e todas as saídas de recursos (Entrada –
Saída = Saldo final de caixa). Com isso, você consegue saber qual o valor de
dinheiro que sobrou no seu caixa.

Abaixo um exemplo de controle de caixa:

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FORMULÁRIO DE CONTROLE DE CAIXA


MÊS:
MOVIMENTO DE CAIXA
DIA HISTÓRICO ENTRADA SAÍDA SALDO
Saldo Inicial
21/10/20X1 R$ 20,00 - - R$ 20,00
22/10/20X1 - 600,00 - 620,00
22/10/20X1 - - R$ 200,00 420,00

SALDO ATUAL R$ 420,00

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GERENCIAMENTO BASEANDO-SE NO PODC

O objetivo da administração é trazer resultados positivos para a empresa. Para que


isso ocorra, é necessário um planejamento que possibilite o desenvolvimento empresarial
e a maximização dos lucros. Iremos abordar questões para que o processo administrativo
ocorra de forma eficaz. O gerenciamento deve seguir o princípio da administração, que
tem como base quatro funções essenciais denominadas de PODC: Planejamento,
organização e execução, direção e controle.

 Planejar: No planejamento é o momento de definir os objetivos, diretrizes e as


metas que a organização pretende alcançar. É definir antecipadamente quais os
objetivos e como eles serão alcançados.

 Organizar: A organização irá definir a captação de recursos para que o


planejamento seja executado.

 Dirigir: É o momento de fazer com que o setor operacional execute o que foi
planejado. O administrador deverá expor os objetivos aos colaboradores e motivá-
los a executar, de forma que o objetivo seja atingido.

 Controlar: Controlar é saber se o que foi planejado está sendo executado e


trazendo os resultados esperados.

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REPRESENTAÇÃO EMPRESARIAL
ORGANOGRAMA: Representa a estrutura formal de uma organização. Irá mostrar como
os setores estão representados na hierarquia dentro de uma empresa.

FLUXOGRAMA: É a representação/descrição esquemática de um processo. É o passo a


passo necessário para a execução de um determinado atividade.

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CRONOGRAMA: É a programação do tempo que será gasto para realizar determinado
trabalho, com base nas atividades que serão cumpridas.

TEORIA DO 5W2H
O 5W2H é uma descrição de atividades que precisam ser desenvolvidas por parte
dos colaboradores da empresa. Nele ficará descrito todo o procedimento e por quem será
feita a execução de uma determinada atividade. Esse método também pode ser utilizado
para programar atividades do cotidiano. Mas porque 5W2H? O nome foi estabelecido por
juntar as primeiras letras dos nomes, em inglês, das diretrizes utilizadas nesse processo.

What – O que será feito?


Why – Por que será feito?
Where – Onde será feito?
When – Quando será feito?
Who – Por quem será feito?
How – Como será feito?
How much – Quanto custará fazer? Como utilizar?

Pense o seguinte: Você vai viajar para João Pessoa – PB nas férias de fim de ano, e
precisa fazer uma programação, pois a viagem precisa ser muito bem pensada e
esquematizada, para não haver imprevisto na hora do seu lazer. Utilizando o método do
5W2H faça o planejamento da sua viajem.

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PLANEJAMENTO 5W2H PARA FÉRIAS DE FIM DE ANO

What – O que será feito?

Why – Por que será feito?

Where – Onde será feito?

When – Quando será feito?

Who – Por quem será feito?

How – Como será feito? (Passo a passo


da viagem)

How much – Quanto custará fazer?

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