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Cheque
Cheque é uma ordem de pagamento, à vista ou a prazo, emitida por uma pessoa
contra um banco, para que este pague uma determinada importância a uma
pessoa, importância esta que o emitente tem junto ao sacado, derivada de
contrato de depósito bancário ou abertura de crédito.
No cheque, estão presentes dois tipos de relação jurídica: uma entre o emitente
e o banco (baseada na conta bancária); outra entre o emitente e o beneficiário.
O cheque pode ser emitido das seguintes formas:
Administrativo: não foi feito para circular, mas sim para ser usado em situações
específicas. O cheque administrativo é emitido pelo próprio banco, servindo
como garantia de pagamento. Ele geralmente é emitido para pagamentos de alto
valor, onde a existência de fundos deve ser garantida.
Para tornar um cheque não à ordem, basta o emitente escrever, após o nome do
beneficiário, a expressão “não à ordem”, ou “não-transferível”, ou “proibido o
endosso”, ou outra equivalente. Cheque de valor superior a R$100,00 tem de ser
nominal, ou seja, trazer a identificação do beneficiário.
No espaço “Pague por este cheque a quantia de”, escreva o valor do cheque por
extenso. Esse valor deve ser igual ao valor em números.
Por último, você precisa assinar o cheque, autorizando o banco a pagar a pessoa
ou a empresa que apresentá-lo para pagamento. A assinatura deverá ser igual
àquela que você registrou no cartão de assinaturas quando abriu sua conta
corrente.
Depósito
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Se você fizer um depósito na conta de outra pessoa, tenha sempre com você os
seguintes dados para facilitar o processo: nome da pessoa ou instituição, número
do banco, agência e conta do beneficiário. Se preferir efetuar o depósito na “boca
do caixa”, basta fornecer os dados do beneficiário e entregar o valor para o caixa.
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Ordem de pagamento
Contudo, estes prazos são muito importantes para que todo o sistema esteja
alimentado com as informações corretas do cliente. Os documentos necessários
para sacar a ordem de pagamento podem variar de banco para banco e agência
para agência. Porém, providencie, sempre, RG, CPF (ambos originais) e contrato
assinado.
Duplicata
A duplicata é o título de crédito emitido com base em obrigação proveniente de
compra e venda comercial ou prestação de certos serviços.
Vejamos um exemplo de como surge uma duplicata: na venda de uma
mercadoria, com prazo não inferior a 30 dias, o vendedor deverá extrair a
respectiva fatura para apresentá-la ao comprador. No momento da emissão da
fatura, ou após a venda, o comerciante poderá extrair uma duplicata que, sendo
assinada pelo comprador, servirá como documento de comprovação da dívida.
Nota promissória
Não será nota promissória o escrito ao qual faltar qualquer um dos requisitos
exigidos. A nota promissória que não indicar a época do vencimento será paga
à vista, assim como no domicílio do emitente caso não apresente local de
pagamento. É importante saber que a NP pode ser emitida para data precisa e
única para toda a soma devida.
Por consistir em uma promessa de pagamento que deve ser honrada pelas
partes, caso a dívida não seja paga na data ajustada, a nota promissória poderá
ser protestada ou, ainda, a parte credora poderá realizar a sua cobrança por
meio de uma ação judicial. Assim, considera-se a nota promissória como um
meio confiável de pagamento.
Isso porque, no caso de não pagamento, o credor tem os mesmos direitos para
uma cobrança de cheque. Ao mesmo tempo, assim que quitado o pagamento, a
nota deve ser devolvida ao devedor, mediante a anotação sobre data e forma de
pagamento, servindo como comprovante de quitação.
Caso o pagamento seja realizado com atraso, pode ser cobrado juros,
informação que deverá constar na nota. A utilização da NP é muito simples e o
interessado pode adquiri-la pela internet ou em papelarias.
Recibo
Um recibo é um documento escrito entregue para registrar e certificar que
alguém pagou aquilo que deveria pagar. Normalmente, o recibo é duplicado ou
triplicado. Isto significa que deverá ser feita uma ou duas cópias, com emissão
em uma ou duas vias - o original para quem firma um pagamento e a cópia para
quem emite.
Isso garante um registro que tal conta ou dívida foi paga dentro do estabelecido.
Como comprovante de pagamento, deve ser emitido e entregue somente
perante o recebimento. No caso de empresas, serve ainda como documento com
validade fiscal, para os sujeitos passivos de IVA que tenham aderido ao regime
de IVA de caixa.
No caso do recibo ser emitido por pessoa jurídica, pode haver necessidade de
especificar a retenção do Imposto de Renda sob o valor bruto. Pode ou não ter
testemunhas.
Nota fiscal
Faturas e duplicatas
A fatura também pode ser usada como controle, onde o cliente pode ver detalhes
de uso, relação e valores das chamadas, vencimento e todas as explicações da
empresa contratada para o serviço depois de utilizar todos os serviços que lhe
foram disponibilizados ao usuário. A fatura normalmente vem acompanhada do
boleto bancário para o pagamento.
Nos contratos de compra e venda no território brasileiro, com prazo não inferior
a 30 dias a partir da data da entrega ou despacho das mercadorias, o vendedor
extrai a fatura para apresentação ao comprador. O documento discrimina as
mercadorias vendidas ou somente os números e valores das notas parciais
expedidas pelas vendas, despachos ou entregas.
No ato da emissão da fatura, dela poderá ser extraída uma duplicata para
circulação como efeito comercial, não sendo admitida qualquer outra espécie de
título de crédito para documentar o saque do vendedor pela importância faturada
ao comprador. Já a duplicata é uma espécie de crédito dado ao contratado ou a
empresa em questão.
O documento pode ser usado para pagar faturas e contas sem notas fiscais,
sendo também uma forma facilitada de pagamento. Por exemplo, um credor
divide uma dívida em várias duplicatas e conforme o devedor vai pagando, essas
são devolvidas ao pagador, até sua quitação total. É um documento legal, que
deve constar o valor, e a assinatura do indivíduo.
A duplicata conterá:
# A denominação "duplicata", a data de sua emissão e o número de ordem;
# O número da fatura;
# A data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata à vista;
# O nome e domicílio do vendedor e do comprador;
# A importância a pagar, em algarismos e por extenso;
# A praça de pagamento;
# A cláusula à ordem;
# A declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a
ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial;
# A assinatura do emitente.
Uma só duplicata não pode corresponder a mais de uma fatura. Nos casos de
venda para pagamento em parcelas, poderá ser emitida duplicata única, em que
se discriminam todas as prestações e seus vencimentos, ou série de duplicatas,
uma para cada prestação distinguindo-se a numeração pelo acréscimo de letra
do alfabeto, em sequência.
A duplicata indicará sempre o valor total da fatura, ainda que o comprador tenha
direito a qualquer rebate, mencionando o vendedor o valor líquido que o
comprador deverá reconhecer. Não se incluirão no valor total da duplicata os
abatimentos de preços das mercadorias feitas pelo vendedor até o ato do
faturamento, desde que constem da fatura.
Nota promissória
Ata de reunião
Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária
executiva, e requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como
neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois
mil e treze…”
Ata
Tipos de atas
As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma
reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são
também os certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo. Além
disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata
de certidão lavrada em cartório. Uma ata deve ser redigida de tal maneira que
não seja possível qualquer modificação posterior.
Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão
registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá
ser enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre
outros.
# Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;
# Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme
os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a
ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;
# Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as
ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
# Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões
e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem
cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;
# Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.
Por último, vale lembrar que em uma ata de reunião, por mais grosseiro que
pareça, sua opinião não interessa. As pessoas devem saber o que foi discutido
e decidido, independente do seu posicionamento sobre os fatos. Dessa forma,
você produzirá uma ata de reunião imparcial e completa, como esperado por
todos. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo,
como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de
dois mil e treze…”
Relatório
Carta de vendas
Para começar, uma carta de vendas não precisa ser uma carta,
necessariamente. Pode ser uma página no site de uma empresa, um post em
um blog ou um e-mail. O que a define não é o meio, mas seu uso.
Os prospects, por sua vez, são aqueles consumidores que se encontram na fase
de decisão de compra, o fundo do funil de vendas, e esse é o momento em que
a equipe de vendas assume a comunicação da empresa.
A carta de vendas, então, surge como uma apresentação direta e formal da sua
empresa e suas propostas para que o prospect, enfim, decida-se por fechar o
negócio ou não. E, como já evidenciado, seu principal propósito é quebrar
objeções com uma descrição clara da solução que a companhia oferece.
Na fase de decisão, porém, seu estudo precisará ser ainda mais detalhado. As
características de uma persona são muito específicas, mas, nessa situação, será
necessário entregar uma atenção maior ao comportamento do seu potencial
cliente.
Lembre-se de que o seu prospect é uma pessoa que se encontra com dúvidas a
respeito do seu produto ou serviço, ou seja, a primeira coisa a fazer antes de
elaborar a sua carta de vendas é identificá-las para ser capaz de levantar
informações que as esclareceram.
Não entenda mal, não há nenhum problema em fazer propostas de venda, afinal,
elas são o oxigênio de qualquer empresa. Ainda assim, é necessário
compreender o contexto em que os indivíduos do mundo de hoje estão inseridos.
Sentenças curtas
Seja em um conteúdo escrito, seja em uma ligação, sentenças longas com
muitos elementos e pormenores desviam o foco das pessoas e, por fim, podem
conduzir ao desinteresse. Procure ser claro e breve em suas frases para que o
seu prospect não se distraia.
Ritmo
O ritmo diz respeito à sua linguagem e entonação ao apresentar seus
argumentos, mas também está relacionado à consistência. Lembre-se de que
você está conduzindo seu leitor ou ouvinte, e alterar bruscamente o seu tom de
voz ou a intensidade das suas palavras pode fazer com que ele perda os rumos
do caminho.
Argumentos específicos
Se, por acaso, as objeções do seu cliente potencial são muito semelhantes, você
pode pensar em elaborar um argumento único para quebrar várias objeções de
uma vez só, mas isso não é recomendável.
Sendo assim, não há tempo a perder. Uma vez identificado o claro interesse do
seu consumidor pelo seu produto ou serviço, a equipe de vendas deve ser
acionada prontamente para que uma proposta seja encaminhada.
Desse modo, sua proposta de venda pode ser apresentada como uma
correspondência, um material de apoio a um contato telefônico ou uma descrição
formal dos detalhes da sua oferta após uma entrevista. Tudo dependerá do seu
modelo de negócios e o perfil do seu público.
Isso não quer dizer que ela não possa ser utilizada em outras etapas do seu
processo de vendas, mas que o seu principal papel é deixar claro o que a sua
empresa realmente entrega.
Um plano de vendas em uma empresa é crucial porque traz clareza para seus
esforços de venda, permite que seu time de vendas tenha um foco específico e
fornece informações essenciais para uma melhora efetiva. Algumas táticas para
a elaboração de um plano de vendas em uma empresa são:
# Estabelecer metas;
# Identificar os resultados esperados;
# Criar um plano de ação;
# Focar no treinamento do seu time.
Relatório de vendas
Tendo em mente o seu objetivo, chegou a hora de definir quais informações vão
te ajudar a acompanhar a evolução da sua empresa, otimizar os resultados e
identificar possíveis problemas.
Lembre-se, não existe uma receita de bolo. É preciso definir o relatório de vendas
de acordo com os processos da sua empresa e avaliar quais informações são
realmente importantes para o seu controle.
Não adianta, por exemplo, mensurar o número de visitas se a sua empresa não
realiza vendas externas. Confira algumas sugestões de dados que podem estar
inclusas no seu relatório:
Para facilitar a sua rotina diária, você pode contar com um software de vendas
que realize o lançamento automático dos dados da sua empresa.
No entanto, você pode optar por realizar este trabalho de forma manual por meio
de um relatório feito no Excel.
Mailing ou CRM
O nome completo do cliente também pode ser óbvio mas é sempre importante
lembrar sua importância. Com ele, além de saber sempre com quem estamos
falando, é possível personalizar qualquer mensagem, conteúdo e ação de forma
mais pessoal.
O mailing também deve contar um mix de informações pessoais e profissionais.
Além das informações básicas acima, o mailing ainda pode conter dados como
telefone, celular, cargo, site da empresa onde trabalha e outras informações do
negócio, como a quantidade de funcionários e segmento de atuação da empresa.
Cada informação que consta na lista de contatos tem seu valor mas nem todas
servirão para todas as ações e todas as empresas. Escolha aquelas que
realmente tem a contribuir com seu objetivo, sempre.
Você pode obter dados de clientes, antes de mais nada, ao efetuar uma venda.
É a forma que muitas empresas, até mesmo as mais tradicionais, utilizam há
bastante tempo. Quem nunca fez uma compra em uma loja de roupas e foi
solicitado a fornecer dados de cadastro em algum momento da vida?
Para quem vai trabalhar com os dados antes do momento de venda, também dá
para obter as informações em um formulário no seu site ou blog. Peça os dados
ao assinar uma newsletter ou preencher dados para baixar um material de
marketing de conteúdo, por exemplo.
Uma dica importante é que, muitas vezes, não é uma boa ideia obrigar o cliente
a oferecer os seus dados. Saiba a hora certa de pedir os dados e encontre
ocasiões em que realmente é possível requisitar informações sem que pareça
invasivo. Para facilitar e deixar o cliente mais inclinado a oferecer os dados, vale
deixar claro o motivo do pedido e explicar o que ele tem a ganhar com isso.
Há plataformar de pesquisa online que você pode utilizar seus contatos e aplicar
questonários de pesquisa online com eles. Essa modalidade de pesquisa pode
ser feita até gratuitamente.
Só vale ressaltar que essa nem sempre é a melhor ideia. Para testar um novo
produto ou ideia de negócio, por exemplo, não ouça pessoas conhecidas. Nesse
e em outros casos em que é preciso ouvir opiniões de pessoas neutras, é melhor
contratar uma pesquisa com um Painel de Respondentes.
Campanhas de e-mail podem ser muito bem sucedidas quando enviadas do jeito
certo para os contatos certos. Conte com plataformas profissionais de
automatização de marketing.
Pesquisa de satisfação
Uma pesquisa de satisfação é uma ótima forma de utilizar seu mailing de clientes
de forma útil e para tirar dados valiosos. Ao medir a satisfação do cliente, é
possível entender os pontos de melhoria e dar feedback para os clientes
insatisfeitos. Assim, você aumenta a fidelização do cliente, encontra novas
oportunidades e entende os desafios que precisam ser encarados.
Use o seu mailing de clientes para enviar uma pesquisa de satisfação. Essa
pesquisa pode ser periódica ou realizada em um momento específico após uma
venda ou fim de contrato. O importante é utilizar os dados do cliente para entrar
em contato e ouvir o que ele tem a dizer sobre seu serviço.
Contrato
Dessa forma, você garantirá que o objeto do contrato esteja bem definido e
adequado ao instrumento que formaliza a relação. Consequência lógica é que
as descrições das obrigações deverão seguir a opção realizada, vinculando os
interessados.
Forma prescrita ou não proibida por lei. Isto é, atentar se o contrato almejado
tem uma forma expressa na lei, a qual deve ser seguida obrigatoriamente, ou se,
pelo menos, aquele tipo contratual não é proibido pela legislação, oportunidade
que a redação do instrumento é livre.
Logo, nesse ponto a redação deve ser clara e incluir todos os encargos e
bonificações. É importante ainda deixar elucidado se os valores serão pagos
integralmente ou em prestações, se haverá prazo de pagamento, se há exigência
de sinal, multa por atraso, juros de mora, dentre outros pontos.
Caso o pagamento seja dividido em prestações, é fundamental que se aponte
expressamente quantas são, o valor de cada uma delas e a data para quitação
individualizada.
6. Descreva as garantias
Caso não seja prevista nenhuma modalidade de garantia no instrumento
contratual, inicialmente você não contará com nenhum bem específico ou
alternativa para assegurar o pagamento de dívidas ou despesas decorrentes do
contrato.
Por outro lado, caso tenha sido prevista alguma modalidade de garantia no
contrato, tal como penhor, anticrese ou hipoteca, o credor pode atacar
diretamente determinado bem do devedor, que foi especificado no contrato.
9. Eleja o foro
Sabemos que não é raro que as discussões baseadas em contratos se tornem
demandas jurídicas. Você sabia que pode definir que comarca será competente
para apreciar as discussões decorrentes do contrato? É para isso que serve a
cláusula de eleição do foro.
Como o contrato é feito justamente para orientar a atuação das partes e facilitar
a resolução de disputas, inclusive na via judicial, é importante eleger o foro em
que futuras demandas serão resolvidas tanto por questões de planejamento
como por questões jurídicas.
Por exemplo, a antecipação do local onde as disputas se darão pode ser muito
útil especialmente nos casos que as partes residam em localidades distantes, ou
sintam que certa comarca julga mais casos como o seu e, por isso, conhece
melhor a matéria e as discussões que podem decorrer do contrato.
Finalizando o contrato
Por fim, tire algum tempo para reler as disposições que escreveu no termo,
fazendo-o quantas vezes julgar necessário. Assegure-se de que todos os pontos
que possam vir a ser conflituosos ganharam ampla descrição e delimitação.
O bom atendimento está muito além de tratar o cliente bem. Ter excelência
demanda muito profissionalismo e esforço para entender o que ele precisa, bem
como suas reais necessidades. O mercado de hoje exige, que além de satisfazer
aos anseios do consumidor, é fundamental criar um relacionamento, onde haja
confiança, respeito e fidelidade. Isso somente pode ocorrer através do contato
entre cliente e empresa, que se realizado com maestria, gera total engajamento.
Imagine que você está prestes a fazer uma compra e o primeiro contato foi pelo
telefone. Se logo nesse primeiro contato o vendedor lhe atende super bem, com
certeza, ao chegar na loja, pessoalmente, você fará questão de ser atendido pela
pessoa com quem falou ao telefone. E se o vendedor nessa hora continua com
o mesmo atendimento, mantendo a simpatia, educação e bom humor, as
chances de efetivar a venda ficam ainda maiores.
Assim, se a sua intenção é encantar o cliente, você pode utilizar algumas das
táticas a seguir e assim conquistá-lo, definitivamente:
Cuide da apresentação
O primeiro passo para um atendimento de excelência é realizar uma abordagem
clara e objetiva. Isso quer dizer que é fundamental que o atendente cuide de sua
apresentação, ou seja, fale o seu nome, a sua função, pergunte
Adotando esta postura, fica mais fácil identificar que tipo de abordagem é a mais
adequada para o seu negócio.
Ouça na essência
Em minha experiência, tanto como cliente, quanto como coach, prestando
serviços de Coaching para empresas, uma das coisas que mais vi e ainda
continuo vendo são atendentes que não ouvem na essência o que seus clientes
estão lhes dizendo. Muitos não esperam o cliente falar o que ele realmente quer
e só fazem suposições, o que acaba por atropelar as necessidades e anseios do
consumidor e fazer com que ele vá embora sem comprar nada ou sem conseguir
resolver o seu problema, o que é pior.
É importante que você saiba que todos nós temos algumas necessidades
básicas e entre elas está a de ser ouvido na essência. Com o seu cliente não é
diferente. Neste sentido, o que o atendente, consultor, vendedor, ou qualquer
outro profissional que trabalhe em contato direto com o cliente deve fazer é
deixá-lo falar o que deseja, prestando atenção e se interessando, de forma
genuína, pelo o que está sendo dito e também por aquilo que ele não está
verbalizando, como seu gestos e expressões, por exemplo.
Fazer isso, vai facilitar ainda mais a conexão com o cliente, potencializar o seu
atendimento de sua empresa e gerar resultados altamente positivos para esta,
já que os consumidores se sentirão bem atendidos e, com certeza voltarão a
procurar os produtos e serviços que a sua marca oferece no mercado.
Tenho certeza que você se sentiu bem e bastante satisfeito com esta postura tão
aberta e disposta por parte do atendente, não é mesmo?! Acredito que, além de
buscar ter seus problemas resolvidos, através de produtos ou serviços que as
empresas oferecem, o cliente também procura ser atendido por uma pessoa que
lhe entenda, de forma genuína, e se coloque em seu lugar, para trazer soluções
eficientes para atender as necessidades de seu dia a dia.
Adotando esta postura, fica mais fácil identificar que tipo de abordagem é a mais
adequada para o seu negócio.
Ouça na essência
Em minha experiência, tanto como cliente, quanto como coach, prestando
serviços de Coaching para empresas, uma das coisas que mais vi e ainda
continuo vendo são atendentes que não ouvem na essência o que seus clientes
estão lhes dizendo. Muitos não esperam o cliente falar o que ele realmente quer
e só fazem suposições, o que acaba por atropelar as necessidades e anseios do
consumidor e fazer com que ele vá embora sem comprar nada ou sem conseguir
resolver o seu problema, o que é pior.
É importante que você saiba que todos nós temos algumas necessidades
básicas e entre elas está a de ser ouvido na essência. Com o seu cliente não é
diferente. Neste sentido, o que o atendente, consultor, vendedor, ou qualquer
outro profissional que trabalhe em contato direto com o cliente deve fazer é
deixá-lo falar o que deseja, prestando atenção e se interessando, de forma
genuína, pelo o que está sendo dito e também por aquilo que ele não está
verbalizando, como seu gestos e expressões, por exemplo.
Fazer isso, vai facilitar ainda mais a conexão com o cliente, potencializar o seu
atendimento de sua empresa e gerar resultados altamente positivos para esta,
já que os consumidores se sentirão bem atendidos e, com certeza voltarão a
procurar os produtos e serviços que a sua marca oferece no mercado.
Esta é uma outra forma de estar atento ao que o cliente quer, de deixar com que
ele se manifeste e expresse suas vontades e de ouvi-lo na essência,
demonstrando interesse genuíno em ajudá-lo no que ele precisar.
A partir deste feedback, você saberá em que pontos está acertando e quais
pontos precisam melhorar, para que a atuação das pessoas que estão em
contato direto com o cliente seja potencializada, de forma a prestar-lhe um bom
atendimento, e para que empresa em si, empregue melhorias em seus
processos de maneira geral.
Gerenciando o tempo
Técnicas de arquivamento
2. Método alfabético
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método
alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com
a ordem alfabética desses, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente.
3. Método numérico
O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para
empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em
determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua
consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.
Nesse método, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos.
Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois dígitos
anteriores. Isso acaba tornando o arquivamento mais ágil e eficiente.
4. Método eletrônico
O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica,
realizando sua digitalização — o que permite não só organizá-los de diversas
formas distintas e de acordo com o método que mais se encaixa na organização
e nas necessidades da empresa, mas fazer sua gestão online e até mesmo
remota.
5. Método geográfico
Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua
organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os
documentos a partir de seu local de origem. No entanto, de acordo com a
literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o método
geográfico seja utilizado de forma adequada. Confira!
6. Método temático
Esse é um método que propõe a organização dos documentos por assunto.
Assim, a classificação é elaborada pelos assuntos e temas básicos, que podem
admitir diversas composições.
Programa 5S
Esses cinco sensos vêm das palavras japonesas seiri, seiton, seiso, seiketsu e
shitsuke. No qual: Seiri - senso de utilização; Seiton - senso de organização;
Seiso - senso de limpeza; Seiketsu - senso de conservação; Shitsuke - senso de
autodisciplina. Veremos as aplicações desses sensos mais a frente.
Voltando ao Programa 5S, ele pode ser considerado como uma ferramenta
enxuta que tem como objetivo básico promover uma ordem sistêmica do
funcionamento de um processo em um ambiente de trabalho. Ele compreende
desde layouts de escritório e organização e manutenção de móveis e materiais,
até disponibilidade de dados e informações eletrônicas em um computador.
Focado na melhoria contínua, é um programa de caráter participativo, sendo uma
ferramenta para educar as pessoas de forma fácil, simples e efetiva dentro e fora
do ambiente de trabalho. E sabe qual é o melhor de tudo? É que o programa 5S
traz resultados imediatos e duradouros para a empresa.
A junção no número “5” com a letra “S” vem de cinco palavras japonesas que
começam com S:
1. Divulgação
Conscientização, é disto que se trata a primeira etapa para implantação do
programa 5S em uma organização. Através de recursos de divulgação, como:
Palestras; Cartazes; Memorandos; Apresentações; Reuniões; Diálogos
semanais de segurança. É importantíssimo deixar claro a todos os funcionários
da companhia a importância do cumprimento dos 5 sensos que serão
implantados e os ganhos esperados com a implantação do programa 5S.
2. Preparação
A etapa de preparação possui como objetivo dividir a implantação do programa
5S em partes menores. Veja bem, talvez um funcionário de um setor estritamente
administrativo não seja o mais adequado para gerenciar a implantação dos 5 S
em uma operação fabril - e vice-versa. Portanto, separar os responsáveis para
implementação do programa em toda a empresa é a tarefa desta fase.
3. Implantação
Esta etapa começa conforme a sequência dos 5 S vistos aqui no artigo - uso,
organização, limpeza, padronização e integridade. Em cada um dos setores da
companhia incluídos, sua implantação deve considerar 5 perspectivas de
atuação: layout (ou arranjo físico), máquinas e equipamentos, instrumentos,
documentos e acessórios administrativos.
4. Manutenção
A última etapa de implantação do programa 5S possui como intuito assegurar o
cumprimento de todas as novas exigências impostas, de forma que a
organização, limpeza e ordem conquistada estejam sendo respeitadas
diariamente. O emprego de auditorias internas e do contínuo uso de recursos de
divulgação para promover a conscientização por todos os membros de uma
empresa é aqui muito importante.